Reilun Pelin työkalupakki: Sähköpostietiketin tekeminen

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Reilun Pelin työkalupakki: Sähköpostietiketin tekeminen"

Niina Jaakkola
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Reilun Pelin työkalupakki: Sähköpostietiketin tekeminen

2 Toimintamallin eteneminen Osallistujat ja vastuut Mallin hyödyt Ongelmien analysointi Ratkaisujen etsiminen yhdessä 2

3 Osallistujat ja vastuut Työnantaja takaa hankkeelle toimintaedellytykset. Yhdessä määritellään ongelmat ja tavoitteet sekä etsitään ratkaisut. Esimies johtaa prosessia. Yhdessä tekemiseen tarvitaan jokaista!

4 Hyödyt ja tavoitteet Tiedon määrä kasvaa, siksi on yhä tärkeämpää, että organisaatiolla on yhdessä sovitut käytännöt tiedonvälityksessä. Yhtenäinen linja karsii päällekkäistä työtä. Kiireen tuntu vähenee. Työilmapiiri ja työn tuloksellisuus paranee. Keskeytykset vähenevät. Tiedon hallinnan tuntu kohenee.

Yhtenäinen linja karsii päällekkäistä työtä. Kiireen tuntu vähenee.

5 Näin päästään alkuun Nimetään työryhmä, jolle valitaan koollekutsuja. Pyydetään henkilöstöä listaamaan sähköpostiliikenteen tai muun viestinnän ongelmia aiheuttavat kohdat ja mahdollisia ratkaisuehdotuksia. Työryhmä miettii vastausten perusteella yhteneväiset käytännöt sekä organisaation sisäiselle että asiakkaiden kanssa tapahtuvalle liikenteelle.

aiheuttavat kohdat ja mahdollisia ratkaisuehdotuksia.

6 Hyvän sähköpostin tunnuksia Otsikkorivi: kuvailee lyhyesti keskeisen asiasisällön. Sovitaan yhdessä, miten otsikoidaan. (Esim. A= asia, T = tiedoksi jne.) Teksti: tiivis ja informatiivinen. Huom. ISOJEN KIRJAINTEN käyttö tulkitaan huutamiseksi. Allekirjoitus: Sovitaan organisaatiossa yhtenäinen käytäntö sekä sisäisille että asiakkaille tarkoitetuille viesteille.

) Teksti: tiivis ja informatiivinen. Huom. ISOJEN KIRJAINTEN käyttö tulkitaan huutamiseksi.

7 Tehosteita ei tarvita Tekstikentässä on syytä välttää erikoismerkkejä ja tekstitehosteita. Vastaanottajan postiohjelma ei aina ymmärrä niitä, jolloin teksti ei avaudu luettavassa muodossa. Sähköpostiohjelma on ensisijaisesti kehitetty pelkän tekstin (plain text) lähettämiseen.

Vastaanottajan postiohjelma ei aina ymmärrä niitä, jolloin teksti ei

8 Viestiin vastaaminen Päällekkäistyötä syntyy, jos moni saa saman viestin ja vastaa siihen. Suurissa organisaatioissa kannattaa teknisellä ratkaisulla varmistaa, että saapunut posti ohjautuu oikeille henkilöille. Tällöin viestiin vastaa vain yksi.

Suurissa organisaatioissa kannattaa teknisellä ratkaisulla

9 Päällekkäistyön torjuminen Määritellään, ketkä vastaavat minkin aihepiirin viesteihin. Sovitaan, miten ilmoitetaan viestiin vastaamisesta. Luodaan yhtenäinen käytäntö automaattisiin poissaoloilmoituksiin. Tarvitaanko vakiovastauspohjia? Esimerkiksi allekirjoitusten yhtenäistäminen antaa asiakkaalle käsityksen yhteisistä toimintatavoista.

Luodaan yhtenäinen käytäntö automaattisiin poissaoloilmoituksiin.

10 Miten nopeasti vastataan Sähköposti ei aina vaadi välittömiä toimenpiteitä. Automaattinen kuittausviesti on huomaavainen tapa kertoa asiakkaan tärkeän viestin tulleen perille. Yhdessä voidaan sopia, miten usein sähköpostit luetaan. Priorisoidaan, missä ajassa eri tyyppiset yhteydenotot vaativat toimenpiteitä.

11 Viestiketjun osalta Mietitään, miten laajasti viestejä on syytä laittaa kopiona (cc) organisaation sisällä? Onko tarpeen kierrättää koko viestiä / viestiketjua vai säilytetäänkö pelkästään viestin alku tai mahdollisesti tiivistelmä?

Onko tarpeen kierrättää koko viestiä / viestiketjua vai

12 Viestien arkistointi Osa viesteistä on sellaisenaan säilytettäviä dokumentteja. Osasta saattaa olla hyötyä myöhemmin. On tarpeen miettiä kriteerit ja luokitukset. Varsinkin, jos ne arkistoidaan yhteiseen tietokantaan. Huomioi henkilötietosuojalaki, kun arkistoit sähköposteja. Saapuneita sähköposteja varten voi perustaa itselleen esim. seuraavat kansiot: KIIRE JA TÄRKEÄ kansio (= vaatii toimenpiteitä tänään) ODOTTAA(= ei vaadi heti toimia) LUETTAVAT(=viestit jotka haluan myöhemmin lukea)

Huomioi henkilötietosuojalaki, kun arkistoit sähköposteja. Saapuneita sähköposteja varten voi perustaa itselleen esim.

13 Luodun sähköpostietiketin käyttöönotto Hankitaan valmiille sähköpostietiketille johdon hyväksyntä. Pidetään yhteinen sähköpostin käytön kertaustunti ja lanseerataan samalla uudet sähköposti käytännöt. Sovitaan seurannasta ja tarkistuspäivästä.

Pidetään yhteinen sähköpostin käytön kertaustunti ja

14 Menestystä matkalle parempaan työelämään opintokeskus.fi

Samankaltaiset tiedostot

Reilun Pelin työkalupakki Toimenkuvien täsmentäminen

Reilun Pelin työkalupakki Toimenkuvien täsmentäminen Toimintamallin eteneminen Mallin tavoitteet ja hyödyt Osallistujat ja vastuut Mallin hyöty yksilöille ja organisaatioille Toimenkuvien analysointi Ratkaisujen