TIETOSUOJA JA TIETEELLINEN TUTKIMUS

Transkriptio

1 TIETOSUOJA JA TIETEELLINEN TUTKIMUS Tutkimuksen päätyttyä huomioitavat tietosuoja-asiat Ylitarkastaja Heljä-Tuulia Pihamaa Tietosuojavaltuutetun toimisto Tilastokeskus , Helsinki

2 LUENTOAIHEET Yleistä tietosuojasta Henkilötietojen käsittelyn edellytykset ja rekisteripidon vastuu Rekisterin hävittäminen ja arkistoiminen Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 2

3 Tietosuoja on: 1) kansainvälistä 2) suomalainen yksilön perusoikeus 3) oikeusturvaa rekisteröidylle ja rekisterinpitäjälle 4) oikein toteutettuna palvelun laatua 5) tietosuojalainsäädännön tehtävänä on luottamuksen luominen ja ylläpito Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 3

4 Tietosuojaperiaatteet: (HetiL) suunnitteluvelvoite ja tietojen käsittelyn oltava asiallisesti perusteltua käyttötarkoitussidonnaisuuden periaate tiedon laatua koskevat periaatteet avoimuuden periaate suojaamisvelvoite rekisteröidyn oikeudet HUOM! tietosuoja on välineriippumatonta Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 4

5 Keskeisiä käsitteitä (HetiL 3 ) Mikä on henkilötieto? Mikä on henkilörekisteri? Kuka on rekisterinpitäjä? Kuka on rekisteröity? Mitä on henkilötietojen käsittely? Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 5

6 TSV:n tehtävät Edistää hyvää tietojen käsittelytapaa Suorittaa rekisterien tarkastuksia Ratkaista rekisteröityjen tietojen tarkastusoikeus- ja korjaamisasiat TSV:lle varattava tilaisuus tulla kuulluksi Kansainvälinen yhteistyö Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 6

7 Henkilötietolain tavoitteet Toteuttaa yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden turvaavia perusoikeuksia sekä Edistää hyvän tietojen käsittelytavan kehittämistä ja sen noudattamista Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 7

8 Henk.tietojen käsittelyn edellytykset tieteellisessä tutkimuksessa Henkilön suostumus jos käsittely asianmukaista rekisterinpitäjän toiminnan kannalta Jos käsittelystä säädetään laissa tai jos käsittely johtuu rek.pitäjälle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä/velvoitteesta HetiL:n 14 :n nojalla ja jos hetil:n yleiset käsittelyn edellytykset täyttyvät Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 8

9 HetiL:n 14 :n edellytykset HetiL:n 14 :n mukaan tieteellistä tutkimusta varten saa käsitellä henkilötietoja myös ilman tutkittavan suostumusta jos tutkimusta ei voi suorittaa ilman yksilöintitietoja ja; tietojen suuren määrän, iän, tms. vuoksi suostumus ei ole mahdollinen tutkimus perustuu asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan ja tutkimuksella vastuullinen johtaja/ryhmä Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 9

10 rekisteriä käytetään ja siitä luovutetaan tietoa vain tieteelliseen tutkimukseen ja toimitaan niin, ettei tiettyä henkilöä koskevat tiedot paljastu ulkopuolisille rekisteri hävitetään, arkistoidaan tai muutetaan tunnisteettomaan muotoon heti kun tiedot eivät enää ole tarpeen tutkimuksen suorittamiseksi tai asianmukaisuuden varmistamiseksi Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 10

11 Tutkimukseen osallistuvien määrittely ja vastuut Kuka on rekisterinpitäjä? kenen käyttöä varten rekisteri perustetaan olennaista kuka käyttää viimekädessä määräysvaltaa Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 11

12 Yhteistyötutkimus ja rekisterinpito Nimettävä henkilötietojen käsittelystä vastaava organisaatio Rekisterinpitovastuu voi olla myös jaettu vastuukysymykset määriteltävä sopimuksessa mikä rooli kullakin osallistujalla on henk.tietojen käsittelyssä Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 12

13 Ulkopuolisten palveluiden hankkiminen Suunniteltava osana rekisterinpitoa Kirjallinen tietojen käsittelyä koskeva sopimus, josta ilmettävä sen oikeudellinen luonne toimeksiantosopimus: tilaajalla määräysvalta henkilötietojen käsittelyn suhteen muut sopimukset: rekisterinpidon vastuu palvelun toteuttavalla taholla Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 13

14 Henkilötietojen luovutus tieteellistä tutkimusta varten Muut kuin salassa pidettävät tiedot tai arkaluonteiset tiedot viranomaiset: julkisuuslaki 16.3 muut rekisterinpitäjät: Hetil. 14 Salassa pidettävät tiedot asianomaisen henkilön suostumuksella julkisuuslain 28.n perusteella potilaslain 13 :n perusteella muun lain nimenomaisen säännöksen nojalla Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 14

15 Tietoja pyytävän tutkijan on esitettävä selvitys oikeudestaan saada tietoa, mm mistä eri lähteistä tietoja pyydetään tutkimuslupahakemus, rekisteriseloste, informointi-ja suostumuslomakkeet tieto siitä miten tiedot suojataan eri käsittelyvaiheiden osalta rekisterin säilyttämisaika Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 15

16 Esimerkkejä lakiin perustuvista luovutusperusteista THL:n terveydenhuollon valtakunnalliset rekisterit THL:n luvalla Potilasasiakirjat, JulkL:n 28 ao. toimintayksikön luvalla jos tietoja pyydetään vain ao. toimintayksiköltä STM:n luvalla jos tietoja pyydetään useammalta toimintayksilöltä Yksityisen terv.huollon potilasasiakirjat vain STM:n luvalla, potilaslaki Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 16

17 KELA, luovutusperuste Kelan ao.lakien säännökset Kelan luvalla Väestörekisterikeskus, luovutusperuste väestötietolaki Tilastokeskus Tilastokeskuksen luvalla Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 17

18 Suostumuksesta Henkilötietolain mukaan suostumus on vapaaehtoinen yksilöity ja tietoinen tahdonilmaisu, jolla henkilö hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn arkaluontoisten tietojen osalta nimenomainen (kirjallinen) Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 18

19 Tiedollinen itsemääräämisoikeus ns. tiedollisen itsemääräämisoikeuden periaate, joka tarkoittaa yksilön pääsääntöistä oikeutta tietää omien tietojensa käsittelystä sekä oikeudesta vaikuttaa niiden käsittelyyn Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 19

20 Tutkittavalle annettava informaatio Informointivelvollisuus toteutetaan pääsääntöisesti henkilötietoja kerättäessä, esim. suostumusta pyydettäessä kyselyhaastattelua tehtäessä Informaatiota annettava tutkimuksesta ja sen yhteydessä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä Informaatiota annettava myös siitä, mitä tutkimusaineistolle tapahtuu tutkimuksen päätyttyä Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 20

21 Poikkeukset informointivelvoitteesta Jos henkilötietoja kerätään eri rekistereistä/asiakirjoista ja jos tiedon antaminen on mahdotonta tai siitä aiheutuu kohtuutonta vaivaa eikä tietoja käytetä päätöksenteossa Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 21

22 Tietojen suojaaminen Rekisterinpitäjän tulee toteuttaa tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet tietojen suojaamiseksi luvattomalta käsittelyltä (HetiL 32 ) käyttäjätunnukset rajatut käyttöoikeudet käytön rekisteröinti lukitut tilat jne Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 22

23 Tutkimuksen toteuttajan tulee huolehtia siitä, ettei rekisteröityjen yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta henkilöiden tunnistetietoja ei tule kerätä silloin, kun tutkimus voidaan suorittaa ilman tunnistetietoja tutkimus suoritetaan siten, että mahdollisimman harva käsittelee tietoja tunnisteellisena aineistot analysoidaan ilman tunnistetietoja tai kryptattuna henkilön tunnistetiedot hävitetään heti kun ne eivät ole välttämättömiä Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 23

24 Salassapitovelvollisuus Asiakirjasalaisuus ja vaitiolovelvollisuus Salassapitovelvollisuutta sääntelevät esim. Henkilötietolain 33 Potilaslain 13 Julkisuuslain 24 Salassapitosäännökset toisiaan täydentäviä Vaitiolositoumus tutkijoilta jotka käsittelevät salassa pidettäviä henkilötietoja Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 24

25 Tutkimusrekisterin hävittäminen ja arkistointi HetiL:n suunnitteluvelvoitteen mukaan ennen rekisterin perustamista suunniteltava rekisterin säilyttäminen, hävittäminen ja arkistointi Rekisterin hävittäminen tai arkistoiminen on ajankohtaista, kun rekisterin aktiivikäyttö lopetetaan Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 25

26 Kuinka kauan tutkimus voi ajallisesti kestää? Tutkimuksen kokonaiskesto määriteltävä ja ilmoitettava milloin tutkimuksen on määrä alkaa ja milloin päättyä Yli 5- vuotta kestävien tutkimuksien kohdalla huomioitava hetil:n 12 :n 2 mom., jonka mukaan arkaluonteisten tietojen säilyttämisen perustetta tulee arvioida aina vähintään viiden vuoden välein Yksilöity, vapaaehtoinen ja tietoinen suostumus antaa mahdollisuuden eliniän kestävään tutkimukseen Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 26

27 Tutkimusrekisterin hävittäminen Tutkimuksen päätyttyä henkilörekisteri hävitetään tai muutetaan tunnisteettomaan muotoon kuka hävittämisestä vastaa miten hävittäminen tapahtuu toimintayksikön ohjeet tarpeettomien tietojen hävittämiseen Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 27

28 Tutkimusrekisterin arkistoiminen Tutkimusrekisteri voidaan arkistoida jos rekisterin tiedot on säädetty tai määrätty arkistoitavaksi tai jos aineisto on tieteellisen tutkimuksen kannalta tai muusta syystä merkityksellinen viranomaistyönä tehtävä tutkimus arkistolain säännösten mukaan yksittäiset tutkijat, yhteisöt, säätiöt jne. kansallisarkiston luvalla Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 28

29 Muistilista rekisterinpitäjälle Suunnitelmallisuus etukäteisen suunnittelun vaatimus määriteltävä rekisterin käyttötarkoitus (tutkimuksen yksilöity kohde) Vastuiden määrittely rekisterinpitäjä rekisterinpidon tehtävien vastuut Yleisvelvoitteet (HetiL) suojaamis- ja huolellisuusvelvoite tarpeellisuus- ja virheettömyysvaatimus rekisterinpidon avoimuus rekisteröityjen oikeudet salassapitovelvoitteet Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 29

30 Hyödyllistä lisätietoa Tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivut: Asiaa tietosuojasta: Tietosuoja ja tieteellinen tutkimus henkilötietolain kannalta Hyvä tietää: Rekisteritutkimuksen tietosuojaopas tutkijoille ja tietopyyntöjä käsitteleville viranomaisille Tietosuojavaltuutetun toimisto/ Pihamaa 30