HALLITUS HUS:N KIINTEISTÖ- JA TILAHALLINNON JATKOKEHITTÄMINEN 493/00/01/03/2008 HALL 3

Transkriptio

1 HALLITUS HUS:N KIINTEISTÖ- JA TILAHALLINNON JATKOKEHITTÄMINEN 493/00/01/03/2008 HALL 3 HUS:in tila- ja kiinteistöhallintoa koskeva esitys on hallituksen kokouksessa päätetty laittaa pöydälle ja käsitellä Asia tulee pöydältä käsittelyyn aikaisemmassa muodossa ja aikaisemmalla päätösesityksellä, mutta esittelijä on halunnut täydentää esittelyä alla olevalla: Toimitusjohtaja on suorittanut tilahallintojen ja kiinteistöteknisten palveluiden hallintomallien vertailun kunnallisissa organisaatioissa, joissa kiinteistövolyymin suuruusluokka vastaa HUS:ia tai on suurempi. Tämä tarkoittaa maamme kuutta suurinta kaupunkia. Muihin sairaanhoitopiireihin HUS:n tilannetta ei ole vertailtu, mutta yliopistollisten sairaaloiden osalta se on tiedossa. Kuudessa suurimmassa kaupungissa on tilahallinnon ja kiinteistöteknisten palveluiden osalta toteutettu selkeä tilaaja-tuottaja -mallin mukainen eriyttäminen lukuun ottamatta Tampereen kaupunkia. Helsingissä lautakuntien alaiset kiinteistövirasto, johon tilakeskus kuuluu, ja rakennusvirasto vastaavat tilojen suunnittelusta, rakennuttamisesta, omistuksesta ja hallinnasta ja kiinteistöteknisten palveluiden tuotannosta vastaavat teknisen palvelun lautakunnan alainen Stara ja Palmia-liikelaitos. Oulussa tilahallinnosta vastaava tilakeskus on liikelaitos ja palvelut tuottaa Oulun tekninen liikelaitos. Espoossa tilakeskus on liikelaitos kuten myös palvelut tuottavat Espoo kaupunkitekniikka ja Espoo kiinteistöpalvelut. Turussa tilakeskus on liikelaitos ja palvelutuottajat on vuoden 2012 alusta lukien muutettu liikelaitoksista osakeyhtiöiksi. Vantaalla tilakeskus on lautakunnan alainen ja palvelutuotanto on vuoden alusta lukien siirretty osakeyhtiöille. Tampereen tilakeskus-liikelaitos tuottaa itse alayksiköidensä toimesta kiinteistötekniset palvelut ja tilaaja-tuottaja -asetelma toteutuu liikelaitoksen sisäisenä. Verrattaessa HUS:in tilakeskuksen ja HUS-Kiinteistöt Oy:n väliseen työnjakoon ovat tilakeskuksien toiminnot edellä mainituissa kaupungeissa laajemmat, mikä näkyy myös henkilöstöjen määrissä. Yleisperiaatteena on se, että omistaminen, tilojen hallinta ja viranomaistyyppiset palvelut kuuluvat tilakeskukselle ja varsinainen kiinteistötekninen palvelutuotanto liikelaitoksille tai yhtiöille. Kaupunkien välillä on eroja yhtiöittämisessä ja sille asetetuissa tavoitteissa. Eräät kaupungit ovat suunnitelleet, että tietyn siirtymäkauden jälkeen yhtiöiden palvelut kilpailutetaan.

2 hallitukselle esitetyn mukaisesti en pidä perusteltuna, että HUS:issa käynnistettäisiin nyt uudelleen laaja hallinnollinen muutos tilahallinnossa, vaan jatkettaisiin valtuuston vuonna 2008 päättämän ja vuodesta 2009 käytössä olleen hallintomallin mukaisesti, joka periaatteiltaan vastaa muiden HUS:in kokoluokkaa olevien kunnallisten toimijoiden mallia ja on myös HUS:in hyväksytyn strategian mukainen. Mahdollisten Tilakeskuksen ja HUS-Kiinteistöt Oy:n päällekkäisten toimintojen osalta on välittömästi ns. Pöyryn raportin valmistumisen jälkeen tehty toimenpiteitä, jotka on dokumentoitu (uusi liite 1). On silti syytä suorittaa vielä HUS:in yhtymähallinnon sisäinen, mutta toiminnan "osapuolista" riippumaton selvitys, jossa esitetään mahdolliset toiminto- ja henkilöstösiirrot. Tämän suorittajaksi olen esittänyt investointijohtaja Anne Prihaa. Toisena asiana varmistetaan sairaanhoitoaluekohtaisten kiinteistöpäälliköiden toimintaedellytykset siten, että he toimivat sairaaloissa ja välittömässä yhteydessä niiden toiminnalliseen johtoon. Samalla vahvistetaan sairaanhoitoalueiden johtajista ja yhtymän ylimmistä johtajista muodostuvan laajennetun johtoryhmän suora vaikutusvalta tilahallinnossa. Päätösesitys on esityksen mukainen. Aikaisempi esittely kokonaisuudessaan liitteineen on seuraava: HUS:n koko kiinteistöhallinnon ja tilapalveluiden tilanne analysoitiin vuonna 2007 ja analyysin tulos oli se, että vastuut eri toimijoiden välillä olivat epäselvät, oli olemassa päällekkäisiä toimintoja, yhtenäinen tilojen käyttöä ohjaava vuokrajärjestelmä puuttui ja lisäksi HUS:n kiinteistörakenne oli osin epätarkoituksenmukainen (mm. asunnot ja osa maa-alueista). Selvitystyö johti kesäkuussa 2008 HUS:n valtuuston päätökseen, jolla perustettiin koko HUS-yhtymän kattava HUS-Tilakeskus -tulosalue alkaen ja samalla toteutettiin tilaaja-tuottajamalli kiinteistöhallintoon ja -palveluihin päätöksessä kuvatulla tavalla, liite 2. Valtuustossa hyväksyttiin vastuu- ja tehtävämatriisi HUS tila- ja kiinteistöpalveluille, liite 3. Toimitusjohtaja pyysi lokakuun lopulla 2011 nyt käsillä olevaa asian käsittelyä varten ajankohtaiset kuvaukset HUS-Tilakeskuksen toiminnasta ja HUS-Kiinteistöt Oy:n toiminnasta. Nämä ovat liitteinä 4 ja 5. Uusi tila- ja kiinteistöhallinnon toimintamalli aloitti siis Saman vuoden marraskuun 19. päivänä valmistui Ernst & Young Julkispalvelut Oy:n ja KPMG Kunta Oy:n "Selvitys HUS:n talouden ohjauksen toimivuudesta", joka perustui HUS:n jäsenkuntien toimeksiantoon. Siinä ei suoranaisesti käsitellä kiinteistö- ja tilahallintoa, mutta useassa kohdassa viitataan HUS:n organisaatiorakenteeseen, omistajaohjaukseen, tilaaja-tuottaja -malliin ja mm. pitkän tähtäimen investointisuunnittelun tarpeeseen. Seuraavan suosituksen

3 voidaan tulkita tarkoittavan myös kiinteistö- ja tilahallinnon toimintamallin arviointia: "Konserniohjausta ja konsernin sisäistä tilaaja-tuottaja -mallia tulee kehittää ylhäältä ohjattuun ja keskitettyyn malliin, jotta vältetään eri yksiköiden osaoptimointi. Lisäksi konserniorganisaatiota ja sen rakenteita tulisi tarkastella tarkemmin toiminnan tehostamiseksi. Suosittelemme tekemään selvityksen asiasta." HUS:n hallitus päätti kohdassa 30 Muut asiat, että HUS-Kiinteistöt Oy:n ja Tilakeskuksen tehtäviä ja asemaa selvitetään ulkopuolisen konsultin toimesta. Va. toimitusjohtaja teki hankintapäätöksen, jolla tilattiin Pöyry Building Services Oy:ltä HUS:n kiinteistö- ja tilahallinnan sekä ylläpito- ja rakennuttamispalveluiden järjestämistavan arviointi. Työ luovutettiin HUS:lle , liite 6. Arviointiraportti esiteltiin hallituksen liiketoimintajaostolle Johtavien luottamushenkilöiden kanssa käydyissä keskusteluissa sovittiin syksyllä 2010, että samaan aikaan meneillään ollut muu tukipalveluiden selvittely saatetaan ensin loppuun ja sen jälkeen käsitellään kiinteistö- ja tilahallinnon jatkokehittäminen. Myös useita muita strategisesti tärkeitä kehittämis- ja selvittämishankkeita oli samaan aikaan meneillään ja kriittiset operatiiviset asiat - mm. hoitotakuun uhkasakko - vaativat uuden johdon vahvaa osallistumista. Samalla sovittiin, että arviointiraporttiin sisältyviä käytännön toimenpidesuosituksia toteutetaan. Niiden etenemisestä sai liiketoimintajaosto raportin. Asian esittely ja käsittely kokouksessa oli seuraava, liite 7. Toimitusjohtaja on tavannut useaan kertaan sekä HUS-Tilakeskuksen että HUS-Kiinteistöt Oy:n johdon. Näissä tilaisuuksissa ja niiden ulkopuolella on toimitusjohtajalle toimitettu runsaasti kirjallista materiaalia mainittujen yksiköiden toiminnasta. HUS:n johtoryhmä perehtyi tila- ja kiinteistöhallinnon aihepiiriin perusteellisesti teemakokouksessa , jossa sekä HUS-Tilakeskus että HUS-Kiinteistöt Oy esittelivät yksityiskohtaisesti toimintaansa. Samalla käytiin läpi Pöyryn arviointiraportti. Toimitusjohtaja kävi yhdessä tilakeskuksen johtajan läpi kaikkien tilakeskuksen 25 henkilön tehtävät. HUSin uudessa hyväksytyssä strategiassa todetaan tilaaja-tuottaja -mallista seuraavaa: "8.7. Sisäinen tilaaja-tuottaja -malli Tilaaja-tuottaja -mallia hyödynnetään sairaanhoidollisten tukipalveluiden, yleisten tukipalveluiden ja varsinaisten sairaalapalveluiden välillä. Tukipalveluita tuottavia erillisiä hallinnollisia yksiköitä vähennetään. Tavoitteena on konsernin

4 kokonaisohjauksen parantaminen asiakkaiden muuttuvat tarpeet huomioiden. Sairaalat ovat toiminnan etulinjassa ja varsinaisessa asiakasvastuussa. Tukipalveluiden tulee tuottaa niille laadukkaita, kustannustehokkaita ja asiakaslähtöisiä palveluita. Silloin kun on HUS:n kokonaisedun mukaista, voidaan tukipalveluyksiköissä palvella myös jäsenkunta-asiakkaita ja ulkoisia asiakkaita. Omien tukipalveluiden tuotantoa saatetaan harkitusti myös kilpailun alaiseksi." Pöyryn arviointiin sisältyvä suositus oli seuraava: "Konsultti suosittelee selvempää siirtymistä Tilaaja-Tuottaja -malliin eli vaihtoehtoon, jossa Tilakeskus toimii konsernin keskitettynä kiinteistöyksikkönä: Tilakeskus toimii tilaajana HUS-Kiinteistöt toimii pääasiallisena toimittajana Kustannusvertailun mahdollistamiseksi selkeästi eritelty kokonaisuus kannattaa kilpailuttaa myös ulkopuolisilla toimittajilla. Ennen kilpailutusta tulee määritellä kilpailutettavan osan kriittisyys esimerkiksi ostosalkkuanalyysin avulla. Konsultti suosittelee, että nykytila-analyysissä esille tulleet puutteet korjataan riippumatta siitä, minkä mallin HUS-konserni valitsee." Lisäksi arviointiin sisältyy seitsemän jatkotoimenpidesuositusta. Jatkokehittämisen vaihtoehdot Asian selvittelyssä on käynyt ilmi, että eri tahoilla on vahvasti toisistaan eriäviä näkemyksiä siitä, miten HUS:n kiinteistö- ja tilahallinnon rakennetta tulisi muuttaa. Sen sijaan konkreettisista toimenpiteistä vallitsee suurempi yksimielisyys. Periaatteessa vaihtoehtoja on neljä: 1. Toimitaan Pöyryn suosituksen mukaisesti. Siinä Tilakeskuksen asemaa vahvistetaan ja osa HUS-Kiinteistöt Oy:n nykyisin tuottamista palveluista saatetaan ulkoisen kilpailutuksen piiriin. 2. HUS-Tilakeskuksen tehtäviä vähennetään ja siirretään toimintoja ja resursseja HUS-Tilakeskukselta HUS-Kiinteistöt Oy:lle. 3. Toimitaan pääosin nykyisen tilaaja-tuottaja -mallin pohjalta ja samalla viedään loppuun Pöyryn ehdottamien jatkotoimenpiteiden toteutus sekä nimetään erillinen selvityshenkilö HUS-organisaatiosta tekemään konkreettiset henkilö- ja toimintokohtaiset ehdotukset vielä havaittavissa olevien päällekkäisyyksien poistamiseksi. 4. Lakkautetaan HUS-Kiinteistöt Oy ja yhdistetään sen ja HUS-Tilakeskuksen toiminnot uudeksi HUS:n kiinteistö- ja teknisten palveluiden tulosalueeksi, jonka johtaja (HUS:n teknillinen johtaja) toimii suoraan toimitusjohtajan alaisuudessa.

5 Esittelijä ehdottaa hallitukselle, että toimitaan vaihtoehdon kolme mukaisesti. Keskeiset perustelut ovat seuraavat: nykyinen tilaaja- tuottaja -malli on käynnistetty vasta vuonna 2009 ja sen uudelleen arviointi on käynnistetty epäselvin perustein vasta yhden toimintavuoden jälkeen sisäinen tilaaja-tuottaja -malli on HUS:n strategian mukainen arvioinneissa havaitut puutteet ovat luonteeltaan toiminnallisia, eivät periaatteellisia. Niiden poistaminen onnistuu parhaiten omana työnä. Samalla esittelijä kiinnittää huomiota siihen, että keskusteluissa HUS:n sisällä on tullut esille ongelmia, jotka eivät liity HUS-Tilakeskuksen ja HUS-Kiinteistöt Oy:n väliseen työnjakoon, vaan siihen, että sairaanhoitoalueet eli tilojen käyttäjät kokevat, että niillä ei ole riittävästi vaikutusmahdollisuuksia käyttämiensä tilojen korjaamiseen, kiinteistö- ja tilapalveluihin ja tiloista aiheutuviin kustannuksiin. Tähän on löydettävissä asiaintilaa parantavia ratkaisuja vahvistamalla sairaanhoitoalueiden ohjausvaikutusta tilahallinnossa. Toimitusjohtaja tulee tekemään muutoksia, joilla em. tavoitteeseen päästään. Näitä ovat, mm. laajennetun johtoryhmän, jossa kaikki sairaanhoitoalueet ovat edustettuina, aseman vahvistaminen ja keskeisten tilahallinnollisten asioiden säännöllinen käsittely siellä sekä Tilakeskuksen sairaanhoitoaluekohtaisten kiinteistöpäälliköiden työskentelyn lisääminen sairaaloiden välittömässä yhteydessä. Päätösesitys Hallitus päättää, että HUS:n kiinteistö- ja tilahallinnon kehittämistä jatketaan käynnistetyn tilaaja-tuottaja -mallin mukaisesti, Pöyryn Building Services Oy:n ehdottamien jatkotoimenpiteiden toteuttaminen viedään loppuun ja asetetaan investointijohtaja Anne Priha selvityshenkilöksi tekemään konkreettiset henkilö- ja toimintokohtaiset esitykset mahdollisesti havaittavien HUS-Tilakeskuksen ja HUS-Kiinteistöt Oy:n päällekkäisyyksien poistamiseksi. Asian käsittely Päätös Ote Esittelijä esitti, että investointijohtaja Anne Prihan ohella asetetaan selvitysmieheksi Lohjan sairaanhoitoalueen johtaja Raimo Kekkonen. Selvityksen tulee olla valmis mennessä. Esitys hyväksyttiin esittelijän muuttamassa muodossa. Anne Priha, va. HUS-Tilakeskuksen johtaja Hannu Lähteenmäki ja HUS-Kiinteistöt Oy:n hallitus Lisätietoja Aki Lindén, p

6