273 Tarkastustoimi (sisäinen tarkastus) Helsingin seurakuntayhtymässä

Transkriptio

1 438/ Tarkastustoimi (sisäinen tarkastus) Helsingin seurakuntayhtymässä Päätösehdotus Tarkastuspäällikkö Kari Liinakoski 1) hyväksyy tarkastustoimen kehittämisen ja resursoinnin lähtökohdaksi 2) perustaa Helsingin seurakuntayhtymä konsernille tarkastustoimikunnan ja vahvistaa sille liitteen 30 mukaisen toimeksiannon, jäsenet toimikuntaan nimeää vaalien jälkeen nimettävä yhteinen kirkkoneuvosto 3) nimittää Heta Laurellin sisäisen tarkastajan vakinaiseen työsuhteeseen 4) esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle tarkastustoimen johtosäännön muuttamista siten että yksikön nimi tarkastustoimi muutetaan kuulumaan sisäinen tarkastus ja tarkastuspäällikön virkanimike sisäisen 5) esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle sisäisen tarkastajan viran lakkauttamista alkaen Käsittely Merkittiin, että päätösehdotus muutettiin kokouksessa kuulumaan seuraavasti: 1) hyväksyy tarkastustoimen kehittämisen ja resursoinnin lähtökohdaksi 2) pitää perusteltuna, että Helsingin seurakuntayhtymä konsernille perustetaan tarkastustoimikunta, jonka tehtävät ja toimeksianto kuvataan liitteessä 30 3) nimittää Heta Laurellin sisäisen tarkastajan vakinaiseen työsuhteeseen

2 4) esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle tarkastustoimen johtosäännön muuttamista siten että yksikön nimi tarkastustoimi muutetaan kuulumaan sisäinen tarkastus ja tarkastuspäällikön virkanimike sisäisen 5) esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle sisäisen tarkastajan viran lakkauttamista alkaen Päätös 1) hyväksyi tarkastustoimen kehittämisen ja resursoinnin lähtökohdaksi 2) piti perusteltuna, että Helsingin seurakuntayhtymä konsernille perustetaan tarkastustoimikunta, jonka tehtävät ja toimeksianto kuvataan liitteessä 30 3) nimitti Heta Laurellin sisäisen tarkastajan vakinaiseen työsuhteeseen 4) päätti esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle tarkastustoimen johtosäännön muuttamista siten että yksikön nimi tarkastustoimi muutetaan kuulumaan sisäinen tarkastus ja tarkastuspäällikön virkanimike sisäisen 5) päätti esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle sisäisen tarkastajan viran lakkauttamista alkaen Selostus nimesi kokouksessaan työryhmän selvittämään vaihtoehtoja seurakuntayhtymän organisaatiomalliksi. Tarkastuspäällikkö pyysi, että työryhmä muodostaisi samalla kannan tarkastustoimen asemaan ja rooliin organisaatiossa sekä tehtäviin ja resursointiin suunnittelukaudelle Asia on ajankohtainen, koska tarkastuspäällikkö on alustavasti suunnitellut jäävänsä eläkkeelle vuoden 2015 aikana ja sisäisen tarkastajan virkaa hoitaa Heta Laurell määräaikaisena päättyen Tarkastuspäällikkö laati työryhmälle kartoituksen Sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan strategian peruskysymyksiä Helsingin seurakuntayhtymässä 2015, tarkastustoimen asemointi , liite 29. Muistiossa on kuvattu päätöksentekotilanteen taustaa ja päätösvaihtoehtoja.

3 Sisäisen tarkastuksen asema organisaatioissa ja henkilöresurssit Vuonna 2009 vahvistetun tarkastustoimen johtosäännön mukaan: Tarkastustoimi vastaa Helsingin seurakuntayhtymän sekä sen muodostaman konsernin hallinnon ja talouden sisäisestä tarkastuksesta ja sisäisen valvonnan tukemisesta yhteisen kirkkoneuvoston alaisena. Tarkastustoimessa on tarkastuspäällikön virka ja tarpeellinen määrä muuta henkilökuntaa. voi asettaa tarkastustoimen toiminnan tueksi toimikuntia tai työryhmiä. Selvitystyöryhmä käsitteli asiaa kokouksessaan Työryhmä päätyi esittämään sisäisen tarkastuksen jatkamista yhteisen kirkkoneuvoston alaisena nykyisellä tavalla resursoituna. Tämän suosituksen perusteella esitetään nyt vahvistettavaksi tarkastustoimen asema, henkilöresurssit ja talousarvion mitoituksen lähtökohdat suunnittelukaudelle Samalla esitetään sisäinen tarkastaja Heta Laurellin nimittämistä sisäisen tarkastajan työsuhteeseen alkaen Heta Laurell on hoitanut sisäisen tarkastajan virkaa alkaen ja on ensimmäisen vuoden aikana suoriutunut tehtävästä erittäin hyvin, hän on työssään osoittanut tehtävän hoitamisessa vaadittavaa aloitekykyä ja osaamista. Heta Laurell saa työn ohessa opiskellen suoritettua tradenomin tutkinnon kesään 2015 mennessä. Tarkastustoimikunta Sisäinen valvonnan järjestäminen ja riskien hallinta ovat yhteisen kirkkoneuvoston ja johtavien viranhaltioiden vastuulla, sisäisen valvonnan toimivuudesta vastaavat kaikki esimiesasemassa toimivat. Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on arvioida sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan riittävyyttä ja tehokkuutta suorittamalla suunnitelman mukaisia sekä akuuttien tilanteiden vaatimia tarkastuksia. Selvitystyöryhmässä käsiteltiin myös tarpeita ja mahdollisuuksia lisätä yhteisen kirkkoneuvoston ohjausvoimaa suhteessa seurakuntayhtymän sisäisen valvonnan järjestämiseen ja sisäisen tarkastuksen työhön. Yhteisen kirkkoneuvoston rooli tarkastustoimen työn ohjaamisessa on ollut hyväksyvä ja kannustavakin mutta silti passiivinen. on vuosina lähes keskustelutta hyväksynyt tarkastustoimen seuraavan vuoden työsuunnitelman ja edellisen vuoden työstä sille esitellyn toimintakertomuksen. Tästä johtuen on tarkastuspäällikkö ehdottanut että, tarkastustoimen työtä ohjaamaan nimetään tarkastustoimikunta, jossa jäseninä on neljä yhteisen kirkkoneuvoston jäsentä ja hallintojohtaja. Liitteenä 30 on ehdotus tarkastustoimikunnan toimeksiannosta ja jäsenistä. Tarkastustoimikunta on kuitenkin perusteltua nimetä vasta vuonna 2015 työnsä aloittavan yhteisen kirkkoneuvoston jäsenistä. Tarkastustoimikunnan tehtävänä on edistää hyvän hallintotavan mukaisia käytäntöjä, huolehtia tarkoituksenmukaisesta valvontaympäristöstä sekä riittävällä tavalla järjestetystä sisäisestä valvonnasta ja riskien hallinnasta. Helsingin seurakuntayhtymän toiminnan laajuus ja monipuoli-

4 suus edellyttävät että yhteinen kirkkoneuvosto voi varmistua hyvän hallintotavan periaatteiden ja käytäntöjen toteutumisesta Helsingin seurakuntayhtymän kaikessa toiminnassa. Yhteiselle kirkkoneuvostolla pitää olla mahdollisuus seurata ja ohjata toimintaa vastuullisuuden edellyttämällä tasolla, syventyä tarvittaessa talouden ja toiminnan ohjaukseen myös yksityiskohtaisesti. Yleinen mielipide edellyttää kirkon toimijoilta esimerkillisyyttä hyvän hallintotavan noudattamisessa. Tarkastustoimikunnista on muualla julkishallinnossa myönteisiä kokemuksia, mallina on nyt soveltuvin osin käytetty mm. Tampereen kaupungin tarkastustoimikunnan johtosääntöä. Tarkastustoimen nimen muuttaminen sisäiseksi tarkastukseksi Tarkastustoimen yksikkö perustettiin 1990-luvulla, jolloin yksikön tehtävänä oli pääosin avustaa ja koordinoida tilintarkastajien työtä; valtuusto valitsi vielä 2000-luvun alussa tilintarkastusyhteisön lisäksi ja viisi henkilötilintarkastajaa. Tarkastustoimen johtosääntö oli kuitenkin jo tuolloin muutettu vastaamaan sekä yksityisellä että julkisella sektorilla yleistyneiden sisäisen tarkastuksen yksiköiden roolia ja tehtäviä. Nyt on perusteltua muuttaa yksikön nimi vastaamaan yleistä käytäntöä, muilta osin tarkastustoimen johtosääntö on kaikin puolin ajan tasalla. Liitteet 29 Tarkastustoimi Helsingin seurakuntayhtymän tarkastustoimikunta 31 SISÄISEN TARKASTUKSEN JOHTOSÄÄNTÖ 2014 ehdotus

5