Sitran Kuntaohjelma Kuntien Palvelukeskus hanke. KPK ICT Oy perustettava yhtiö LIIKETOIMINTASUUNNITELMA

Transkriptio

1 Sitran Kuntaohjelma Kuntien Palvelukeskus hanke KPK ICT Oy perustettava yhtiö LIIKETOIMINTASUUNNITELMA VERSIO

2 VERSIOHISTORIA: Dokumentin tiedot Hankkeen nimi: KPK-kuntaneuvottelut ja yhtiöiden perustaminen Projektin nimi: KPK ICT Hankejohtaja: Kimmo Haahkola Versio: 2.0 Status: Tiedoston nimi: KPK_ICT_LTS_v2.0.docx Hyväksynnät Nimi & rooli (allekirjoitus) Nimi & rooli (allekirjoitus) Nimi & rooli (allekirjoitus) (pvm) (pvm) (pvm) Versiohistoria Versio Pvm Tekijä(t) Kommentit 0.9 Siru-projekti Kunnille julkaistu liiketoimintasuunnitelma Karri Saarelainen, Linda Kallas, Jaakko Virevesi Saku Sairanen Stilisoinnit, kommenttien mukaiset muutokset Valinta Julkisuusluokka Perustelu X Täysin julkinen Neuvotteluihin osallistuvat kunnat Hankkeen sisällä julkinen Kuntaneuvottelu Projektin sisällä julkinen Hankejohto 2

3 Johdon tiivistelmä Perustuen kunta-alan ICT-tarpeiden vahvaan ymmärtämiseen "Kuntien Palvelukeskus ICT" (myöhemmin KPK ICT) toimii valtakunnallisesti kuntasovellusten ja -palvelujen integroinnin asiantuntijana ja ICT-palvelujen järjestäjänä. Palvelukeskus kehittää kuntasektorin ICTpalveluja verkostomaisesti yhteistyössä kuntien sekä muiden julkisten- ja kaupallisten toimijoiden kanssa. KPK ICT järjestää ICT-palvelut kuntatoimijoille kilpailutettujen palveluntuottajien avulla omistaja-asiakkaiden ostovoimaa hyödyntäen. KPK ICT palvelukeskus yhdistää uudella tavalla yksittäisen kuntatoimijan tietohallintotarpeet ja -resurssit osaksi kansallista, asiakasomistajien tiiviissä ohjauksessa toimivaa IT -ratkaisujen kehittämis- ja toimitusverkostoa. Kuntien palvelutoiminnan kehittämistarpeista ja tietohallinnon kasvavista haasteista lähtevä KPK ICT:n perustaminen on asiakasomistajien strateginen toimenpide ICT -toimintojen tehostamiseksi ja uudistamiseksi. Kuntaliitto kannattaa kuntien tietotekniikkatoimintojen kokoamista nykyistä kattavampiin ja suurempiin palvelukeskuksiin. Julkisen sektorin IT - toimintakentän rakenteen kehittämistä ja työnjakoa koskevissa Valtiovarainministeriön ja Sitran tavoitelinjauksissa KPK ICT:lle on määritelty keskeinen rooli kuntien yhteisien ICT -palvelujen järjestäjänä ja tuottajana. KPK ICT toimii kuntien 100%:sessa omistuksessa mahdollistaen kuntien suorahankinnat palvelukeskukselta. Sen tavoitteena ei ole tuottaa enemmän tulosta kuin mitä tarvitaan kuntien toiminnan tuottavuuden kehittämiseksi ICT:n avulla sekä vakaan ja kehittyvän toiminnan rahoituksen turvaamiseksi. Yhteiskunnallisesti merkittävänä toimijana KPK ICT luo läpinäkyvyyttä ja vahvistaa kuntasektorin koordinaatiota julkishallinnon ICT-ratkaisujen ja palvelujen kehitystoiminnassa. Toiminnan tavoitteena on varmistaa yhteisten tavoitteiden, periaatteiden ja prioriteettien toteutuminen palvelujen kehittämisessä. Palvelukeskuksen tarkoituksena on koota yhteen ja kehittää vahva ICT-osaamisen verkosto, jossa yksityisen ja julkisen sektorin kehitysorganisaatiot yhteistyössä luovat uusia ICT-pohjaisia ratkaisuja kuntatoimijoiden toimintatapamuutosten tukemiseksi. Palvelukeskuksen visio on mahdollistaa kuntien kehitysvoimavarojen kohdistaminen toimintaprosessien kehittämiseen ja kuntalaisten palvelujen parantamiseen. Nykyennusteiden valossa kaikkien kuntien ulkoiset menot olisivat vuonna 2015 yhteensä noin 47 mrd.. Tavoitteena on että KPK ICT:n palvelut ovat siihen mennessä mahdollistaneet merkittävän omistajakuntien vaikuttavuuden kasvun sekä tuottavuuden nousun, joka näkyy parantuneena palvelun laatuna ja kuntien menojen kasvun rajoittumisena. Tähän liiketoimintasuunnitelmaan tuotteistetut kärkipalvelut ja kehityssalkkuun tunnistetut palvelut mahdollistavat ICTrakennemuutoksen ja niiden arvioidaan osaltaan mahdollistavan 500 milj. kumulatiivisen vaikuttavuuden omistajakunnissa vuoden 2015 loppuun mennessä. Kun lisäksi huomioidaan uuden sukupolven ICT-ratkaisujen tukeman palvelurakenneuudistuksen hyötypotentiaali, omistajakuntien toimintamenojen kasvusta jäisi toteutumatta kumulatiivisesti vuosina n. 2 mrd.. Vaikuttavuuspotentiaalin realisoituminen merkitsee, että vuonna 2015 palvelukeskuksen omistajakuntien kustannustason nousu toteutuisi keskimäärin n. 330 / kuntalainen alhaisempana kuin on ennustettu. Suurin hyötypotentiaali on sosiaali- ja terveyssektorilla sekä asiakaspalvelussa ja asianhallinnassa. Palveluprosessien hyötypotentiaalin realisoiminen vaatii vahvoja päätöksiä sekä olennaisia investointeja kunnissa. Palvelukeskus vahvistaa merkittävästi kuntasektorin neuvotteluasemaa ja kumppanuutta suhteessa ICT-alan kaupallisiin toimijoihin. Näin syntyy kyky toteuttaa yhtenäinen avoin

4 kuntasektorin tarpeita palveleva ICT-arkkitehtuuri, joka mahdollistaa nykyistä useampien markkinaehtoisten toimijoiden osallistumisen ratkaisujen kehittämiseen ja toteuttamiseen. Toiminnallaan palvelukeskus vapauttaa resursseja ylläpitävästä toiminnasta kuntien peruspalveluiden ja ICT:n kehittämiseen sekä kompensoi omalta osaltaan eläköitymisen aiheuttamaa työvoimapulaa. Palvelukeskus keskittyy omistaja-asiakkaiden tarpeiden mukaisten asiantuntija- sovellus- ja infrapalveluiden järjestämiseen. KPK ICT Oy:n perustamista varten ensimmäisessä vaiheessa mukaan liittyvät kunnat sijoittavat yhtiöön 1 / kuntalainen. Käynnistämisvaiheessa tarvittavia investointeja voidaan rahoittaa Sitran ja muiden markkinaehtoisten rahoittajien pääomalainoilla. Palvelukeskuksen käynnistämisvaiheen investoinnit kohdistuvat ennen kaikkea palveluiden tuotteistamiseen ja jalkauttamiseen. Laitteisto- ja toteutusinvestoinnit pyritään välttämään ostamalla sovellukset palveluna kaupallisilta toimijoilta. Investoinnit sekä käyttö- ja ylläpitokulut jyvitetään palvelua ostaville kuntatoimijoille palvelumaksuina. Tavoitteena on laskeva vuotuinen trendi palvelukeskuksen tarjoamien ICT-palvelujen hinnoissa. Palvelukeskuksen tavoitteena pienentää kuntien ICT-kustannuksia ja parantaa palvelutasoa ja ICT-palvelujen vaikuttavuutta. Palvelukeskus perustetaan mukaan lähtevien kuntatoimijoiden yhteisenä hankkeena. Palvelukeskus on alueellisesti toimiva verkosto, jossa kehittämisvastuut on jaettu alueittain tunnistettujen osaamisvahvuuksien ja kyvykkyyksien mukaan. Hajautettujen palveluiden onnistuneen järjestämisen mahdollistaa laadukas, yhdenmukainen ja keskitetty verkoston johtaminen, ohjaus ja toimintatavat. Asiakkuudenhoitomalli mukautetaan asiakkaiden yhteistyöja toimintarakenteisiin. Tämän liiketoimintasuunnitelman lisäksi kiinnostuneille kuntatoimijoille tehdään erillinen kuntatoimijakohtainen selvitys päätöksenteon tueksi. Tavoitteena on, että mukaan tulevien kuntatoimijoiden osalta päätökset tehdään viimeistään vuoden 2010 syksyllä, jonka jälkeen KPK ICT Oy perustetaan ja toiminta käynnistyy vuoden 2010 aikana. KPK ICT on kuntasektorille strategisesti merkittävä hanke, joka tähtää ICT-palvelujen rakennemuutokseen mahdollistaen siten ydintoiminnan rakennemuutoksen. 4

5 1 YHTEENVETO PALVELUKESKUKSEN TAVOITE JA VAIKUTTAVUUS KUNTASEKTORIN TOIMINNAN MUUTOKSESSA VAIKUTTAVUUDEN KVALITATIIVISET TAVOITTEET Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Vaikuttavuus kuntatoimijan näkökulmasta Vaikuttavuus loppukäyttäjän näkökulmasta VAIKUTTAVUUDEN TALOUDELLISET TAVOITTEET JA HYÖDYT Tuotteistettujen kärkipalvelujen ja kehityssalkkuun Palvelurakennemuutosta tukevien uuden sukupolven ICT-palvelujen vaikuttavuus PALVELUKESKUS KUNTIEN ICT-TOIMINNAN KEHITTÄJÄNÄ NYKYTILAN HAASTEET KYSYNNÄN TRENDIT KPK ICT:N MAHDOLLISTAMAT HYÖDYT KUNTIEN ICT-TOIMINNAN KEHITTÄMISEEN VISIO, STRATEGISET PÄÄMÄÄRÄT, TOIMINTA-AJATUS JA LIIKEIDEA VISIO STRATEGISET PÄÄMÄÄRÄT TOIMINTA-AJATUS LIIKEIDEA KPK ICT:N ASIAKKAAT KPK ICT STRATEGISET TAVOITTEET JA KEHITYSPOLKU V TOIMINTAYMPÄRISTÖ JA TOIMINTAMALLI TOIMINTAYMPÄRISTÖ TOIMINTAMALLI PROSESSIKARTTA PROSESSIKARTAN SUUNNITTELUN POHJANA KÄYTETYT VIITEKEHYKSET PROSESSIKARTAN TOIMINNOT Asiakkuuden hoito, sidosryhmä- ja toimittajahallinta & omistajaohjaus Suunnittelu ja kehitys Toimitus ja tuki Hallinto ICT-PALVELUMALLI PALVELUMALLI ICT PALVELURYHMITTELY Ratkaisujen hallinta ICT-asiantuntijapalvelut Sovelluspalvelut Infrastruktuuripalvelut Kuntasektorin palvelukonseptien jalkautus TUOTTEISTETUT ICT-PALVELUT TUOTTEISTETUT ICT-ASIANTUNTIJAPALVELUT TUOTTEISTETUT SOVELLUSPALVELUT

6 7.3 TUOTTEISTETUT INFRASTRUKTUURIPALVELUT SALKUNHALLINNAN MALLI JA SISÄLTÖ PALVELUSTRATEGIAN JALKAUTTAMINEN PALVELUIDEN TUOTTEISTAMINEN SALKUNHALLINNAN PÄÄTÖKSENTEKOPROSESSI KEHITYSHANKESALKUN SISÄLTÖ, INVESTOINTITARVE JA AIKATAULU PROJEKTISALKUN SISÄLTÖ KOKONAISARKKITEHTUURI ICT-ARKKITEHTUURIN JA SOVELLUSTEN NYKYTILA Kunnan toimintoja tukeva tietotekniikka ja toimintaprosessit Tietojärjestelmäarkkitehtuurit ja teknologia Informaatio/rekisterit Suorituskyvyn hallinta ICT-ARKKITEHTUURIN TAVOITTEET KUNTASEKTORIN KOKONAISARKKITEHTUURIN HALLINTAMALLI ARKKITEHTUURIPERIAATTEET, SIDOSARKKITEHTUURIT JA LINJAUKSET Arkkitehtuuriperiaatteet Sidosarkkitehtuurit Linjaukset PERUSTIETOVARANNOT UUSI PALVELUARKKITEHTUURI TIETOTURVA JA VARAUTUMINEN UUSIEN PALVELUIDEN MÄÄRITTÄMINEN JA TUOTTEISTAMINEN ARKKITEHTUURIN AVULLA ORGANISAATIO JA JOHTAMINEN YHTIÖN RAKENNE JA OMISTUS ORGANISAATIO PALVELUIDEN KEHITTÄMISEN ORGANISOINTI Ohjausryhmät KPK THH OY ASIAKKAANA JA SIDOSRYHMÄNÄ ROOLIT, OSAAMISTARPEET JA VASTUUT AVAINHENKILÖIDEN ROOLIT JA VASTUUALUEET KPK ICT:n johtoryhmä, hallitus ja ohjausryhmät KPK ICT organisaation avainhenkilöt KPK ICT:n toimintaan liittyvät kuntatoimijat YDINOSAAMINEN JA ESIMERKINOMAINEN ELÄMÄNKAARIMALLI Yhtiön osaamisalueet (alustava listaus) Verkoston yleiset osaamisalueet (alustava listaus) Verkoston yleiset erikoistumisalueet (alustava listaus) Elämänkaarimallin mukaiset verkoston erikoistumisalueet (alustava listaus) PALVELUKESKUKSEN PERUSTAMISSUUNNITELMAN TALOUS, RAHOITUS JA RISKIANALYYSI TALOUDELLISTEN LASKELMIEN OLETUKSET Liikevaihto

7 Kannattavuus Tuloslaskelma Tarjottavien palveluiden yhteys kuntien nykyisiin toimintoihin Tase ja kassavirta KPK ICT:N TALOUDELLISET LASKELMAT Tuloslaskelma Tase Kassavirtalaskelma KPK ICT:N PERUSTAMISVAIHEEN RISKIANALYYSI YHTEENVETO JATKOTOIMENPITEISTÄ LIITTEET Liite 1: KPK ICT Palvelukortit Liite 2: KPK ICT Tavoitetilan prosessikartta ja avainprosessit Liite 3: KPK ICT Palvelusopimusluonnos 7

8 1 Yhteenveto Liiketoimintasuunnitelma sisältää perustettavan osakeyhtiön Kuntien Palvelukeskus ICT (myöhemmin KPK ICT) perustamisen lähtökohdat, vision, liikeidean, strategisen kehityspolun, tavoiteltavat hyödyt ja vaikuttavuus, liiketoimintakuvauksen ja organisoitumisen, palvelutarjonnan, salkunhallinnan mallin ja sisällön sekä kokonaisarkkitehtuurin. Perustamisen lähtökohdat Lähtökohta KPK ICT:n perustamiselle on lähitulevaisuuden makroekonomiset toimintaympäristön muutokset, kuten väestön ikääntyminen ja eläköityminen, pienenevä työssäkäyvien ihmisten määrä sekä lisääntyvät vaatimukset vaikuttavuuden ja tuottavuuden kasvattamiselle sekä kuntien ICT-toiminnan kehittämiselle. Lisäksi kasvava ja moniulotteisempi palvelutarve ja kuntatoimijoiden 1 kilpailukyvyn varmistaminen ovat lähitulevaisuuden merkittäviä haasteita. Kuntien on kyettävä lisäämään omaa vaikuttavuuttaan sekä tuottavuuttaan kuntalaisiin, alueelliseen toimintaympäristöönsä sekä yhteiskuntaan päin. Rakennemuutos kuntakentän tuottavuuden ja kuntalaisten kokeman palvelunlaadun parantamiseksi edellyttää nykyistä nopeampaa, laadukkaampaa, yhtenäisempää ja läpinäkyvämpää asiakaspalvelua, palveluprosessien automatisointia, itsepalveluun perustuvien ratkaisujen kehittämistä sekä joustavampia ICT-palveluita. Toinen merkittävät lähtökohta KPK ICT:n perustamiselle on kuntatoimijoiden hajanaiset kuntaja toimialakohtaiset ICT-ratkaisut ja-käytännöt sekä laaja ja monoliittinen ICT-järjestelmäkirjo. Kunnilla on käytössään runsaasti erilaisia järjestelmiä, sovelluksia ja tekniikoita, jotka ovat osittain vanhentuneet tai vanhentumassa. Järjestelmien suuri määrä aiheuttaa sen, että samaa tietoa joudutaan hakemaan ja päivittämään useasta eri järjestelmästä. Toimialakohtaisuus heijastuu ratkaisujen siilomaisuutena, koska kunnat ja toimialat ovat itsenäisiä päätöksentekijöitä ICT-ratkaisujensa suhteen. Siten historian saatossa on laadittu paljon osaoptimoituja, päällekkäisiä ja pitkälle räätälöityjä ICT-ratkaisuja. Kuntien itsenäisen aseman sekä kuntakonsernien monimuotoisien rakenteiden vuoksi kuntatoimijoilla on hyvin erilaisia tarpeita, jolloin yhden yhtenäisen toimintamallin periaate mielletään usein haasteelliseksi toteuttaa. Tämän vuoksi kuntien ICT-toiminnassa ja sen kehittämisessä onkin useita erilaisia käytäntöjä. Toiminnan kehittämisen resurssien niukkuuden vuoksi usein toteutetaan vain pakolliset asiat ja monet teknologian mahdollistamat hyödyt jäävät saavuttamatta. Kuntien ICT-toiminnan tulevaisuuden haasteina ovat ICT-alueen osaamisen varmistaminen ja kyky hyödyntää ICT-ratkaisuja siten, että kunnat voisivat tulevaisuudessa keskittyä entistä enemmän ydintoimintoihin ja kuntalaisten palveluiden tuottamiseen. Tahtotilatasolla useat kunnat ovat valmiit luopumaan itse tekemisestä ICT-palveluiden osalta. Kuntaliiton selvitysten mukaan Suomen kuntasektorin kuntien ICT- menot olivat vuonna 2007 n. 750 milj. eli n. 2,2 % kyseisen vuoden toimintamenoista. Kuntien ICT-menot kasvavat samassa tahdissa kuntien kokonaismenojen kanssa eli n. 5-7 % vuodessa. Kuntaliiton tilaston mukaan kuntien ulkoiset menot olivat vuonna , 43 mrd. ja ennusteen mukaan ulkoiset menot ovat vuonna ,02 mrd.. Nykyisellä kasvuvauhdilla kuntasektorin ICT-menot olisivat 1,20 mrd. vuonna KPK ICT:n asiakaspotentiaalin muodostavat kaikki kunnat ja kuntayhtymät riippumatta siitä, kuinka niiden ICT-toiminnot on nykytilassa hoidettu. Visio, liikeidea ja strateginen kehityspolku 1 Kuntatoimijalla tarkoitetaan kuntia, kuntayhtymiä ja muita kuntakonsernien yksiköitä 8

9 Tulevaisuudessa KPK ICT on arvostettu, laadukas ja osaava kumppani kuntien ja muun julkishallinnon toimintakentässä. Palvelukeskus järjestää asiakkaiden strategia- ja toimintalähtöisistä tarpeista johdettuja laadukkaita tietohallinnon palveluita. KPK ICT toimii verkostomaisesti yhteistyössä kuntien sekä muiden julkisten- ja kaupallisten toimijoiden kanssa kuntien toiminnan kehittäjänä ja ICT-ratkaisujen järjestäjänä omistajaasiakkaiden yhteistä ostovoimaa hyödyntäen. Sen toiminta perustuu ylivertaiseen kunta-alan strategian ja toimintalähtöisten ICT-tarpeiden ymmärtämiseen. KPK ICT kehittää ICT-pohjaisia konsepteja, prosesseja ja palveluita asiakkaittensa vaikuttavuuden ja tuottavuuden parantamiseksi sekä toimintaprosessien yhtenäistämiseksi ja integroimiseksi. KPK ICT toimii kuntien omistuksessa mahdollistaen omistajakuntien suorahankinnat, ja sen tavoitteena ei ole tuottaa enemmän voittoa, kuin mitä vakaan ja kehittyvän toiminnan rahoituksen turvaamiseksi tarvitaan. Strategisena tavoitteena on, että KPK ICT:n palvelut ovat vuoteen 2014 mennessä mahdollistaneet merkittävän omistajakuntien vaikuttavuuden kasvun sekä tuottavuuden nousun, joka näkyy parantuneena palvelun laatuna ja kuntien menojen kasvun rajoittumisena. KPK ICT mahdollistaa toimintamallien ja kuntapalveluiden uudistamisen sekä on aktiivinen verkostoituja ja palveluiden kehittäjä yhteistyössä toimittajien kanssa. Tavoiteltava vaikuttavuus ja hyödyt KPK ICT mahdollistaa kuntasektorilla merkittäviä rakennemuutoksia ja uudistumista sekä tuottavuuden kasvua. Merkittävä yhteiskunnallinen vaikuttavuus saavutetaan innovatiivisten ja yhdenmukaisten ICT-palveluiden sekä kustannustehokkaamman palveluiden järjestämisen toimintamallin avulla. KPK ICT tavoittelee vaikuttavuutta lisäämällä julkishallinnon eri sidosryhmien ICT-kehityshankkeiden välistä läpinäkyvyyttä salkunhallinnan keinoin. Lisääntynyt läpinäkyvyys mahdollistaa kehitysinvestointien kohdentamisen suurinta vaikuttavuutta sisältäviin hankkeisiin. Näin varmistetaan kuntatoimijoiden tarvelähtöinen keskitetty ja tehokas kehityshankkeiden koordinointi ja läpivienti. Yksittäisen kuntatoimijan näkökulmasta KPK ICT:n tavoitteena on mahdollistaa kunnan tarjoamien palveluiden laadun parantaminen hilliten kustannusten nousua. Tämä saavutetaan kehittämällä ja automatisoimalla kuntien prosesseja hyödyntäen tietotekniikkaa. Palvelukeskus ratkaisee useita haasteita, jotka ovat vaikeuttaneet ICT:n hyödyntämistä kuntasektorin toiminnan tehostamisessa. Tavoitetilassa KPK ICT mahdollistaa kuntatoimijoiden palvelutuotannon rakenteellisen uudistamisen ja toiminnan tehostamisen, kun kuntien henkilösidonnainen työ ja kehitysvoimavarat voidaan kohdistaa kuntien ydintoimintaprosessien kehittämiseen sekä kunta-asiakkaiden palveluiden parantamiseen. KPK ICT:n toiminnan avulla kuntatoimijat varmistavat ICT-toiminnan osaamisen ja jatkuvan kehittämisen tulevaisuudessa, kun palvelukeskuksen asiantuntijaverkosto tukee kuntatoimijaa ja minimoi ICTosaamisvajeisiin liittyviä riskejä. Palvelukeskus vahvistaa merkittävästi kuntatoimijoiden neuvotteluasemaa suhteessa ICT-alan kaupallisiin toimijoihin sekä luo edellytykset yhtenäisen ja avoimen ICT-arkkitehtuurin synnyttämiselle kuntasektorilla. Lisäksi KPK ICT:n kautta kunnat ja kuntien työntekijät saavat käyttöönsä ajanmukaiset ja teknologisesti laadukkaammat välineet ja työkalut. Kuntalaisten näkökulmasta KPK ICT:n järjestämillä palveluilla voidaan muuntaa nykyisiä kuntien manuaalisia tehtäviä sähköisiksi itsepalveluprosesseiksi, joilla loppukäyttäjät voivat hoitaa asioitaan helposti, nopeasti ja kustannustehokkaasti silloin kun se heille parhaiten sopii. Verkossa tarjottavien palveluiden saatavuus ja käytettävyys ovat perinteisiä 9

10 palveluntoteutustapoja paremmat. Ennen kaikkea joustavammat ICT-järjestelmät mahdollistavat nykyisten kunnallisten palveluiden käyttäjäystävällisemmän, läpinäkyvämmän ja yhtenäisemmän tuotannon. Lisäksi asiakaspalvelun saatavuus paranee, kun kunnan työntekijät voivat keskittyä paremmin kuntalaisten palvelemiseen hallinnollisten tehtävien sijaan. ICT-pohjaiset ratkaisut mahdollistavat myös täysin uudenlaisia ja innovatiivisia palveluita. ICTratkaisut ovat joustavia, joten niillä voidaan esimerkiksi järjestää palveluita pienille ja erikoistuneemmille käyttäjäryhmille, joita ei ole mahdollista palvella kustannustehokkaasti perinteisin menetelmin. Loppukäyttäjät hyötyvät palvelukeskuksesta myös nykyaikaisten ICT-ratkaisujen tuoman läpinäkyvyyden myötä. Kuntien kyky tuottaa tietoa omasta toiminnastaan paranee merkittävästi. Samalla kuntalaisille on helpompaa tarjota pääsyä kunnallisiin rekistereihin tai kuntalaisten omiin tietoihin. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen KPK ICT:n liiketoiminnan ansaintamalli perustuu siihen, että KPK ICT toimii kustannustehokkaammin kuin yksittäiset kuntatoimijat tuottaessaan ICT-palvelunsa itse. KPK ICT on palveluiden järjestäjä ja kehittäjä, ei tuottaja. Palvelut ovat standardoituja, selkeästi tuotteistettuja ja ne on määritelty KPK ICT:n ja asiakaskunnan välisissä palvelusopimuksissa. Jotta hinnoittelu pysyy kilpailukykyisenä markkinoilla vallitsevaan hintatasoon nähden, kustannustasoa minimoidaan jatkuvasti toimintaa tehostamalla. KPK ICT ei tavoittele voittoa enemmän kuin tarvitaan vakaan ja kehittyvän toiminnan rahoituksen turvaamiseksi. KPK ICT on liiketoimintarakenteeltaan keskitetyn konserniohjauksen alla verkostomaisesti toimiva ja useamman alueellisen toimipisteen muodostama osakeyhtiö. Yhtiö ohjaa ja kehittää alueellisia toimipisteitään yhtenäiseen toimintatapaan ja vastaa siitä, että käytäntöjen yhtenäistäminen ja prosessien sekä palveluiden kehittäminen etenee yhtiön tavoitteiden ja strategian mukaisesti. KPK ICT:n hallituksen alaisuudessa toimiva toimitusjohtaja vastaa koko palveluyhtiön toiminnasta, sekä toiminnallisesti että taloudellisesti. Prosessikohtaiset ohjausryhmien asettamat viiteryhmät, joissa on mukana asiakkaiden ja mahdollinen KPK THH 2 :n edustus, tarkastelevat vastuualueensa kehitys- ja palvelutarvekysymyksiä ja toiminnan kehittämistä valtakunnallisella tasolla. Julkisen sektorin ICT-kehitysorganisaatioiden (JulkIT, JIP, KuntaIT jne.) linjaukset ja painopisteet nivoutuvat osaksi KPK ICT:n toimintaa. KPK ICT:n asiakkuuden hoito malli kattaa korostaa yhteistyön ja asiakaspalvelun merkitystä ja sisältää toimintamallit operatiivisen ja strategisen tason yhteistyöhön asiakkaiden ja KPK ICT:n välillä. Asiakkuuksien hallinnan tavoitteena on asiakastyytyväisyyden varmistaminen ja parantaminen, asiakastarpeiden tunnistaminen ja asiakkaiden päivittäinen asiakassuhteen hoitaminen. Asiakkuudenhoitomalli mukautetaan asiakkaiden yhteistyö- ja toimintarakenteisiin. Palvelutarjonta Nykytilassa kuntatoimijat vastaavat itsenäisesti ICT-palveluiden järjestämisestä työntekijöilleen ja asiakkailleen. Tämä on johtanut epäyhtenäisiin ja pirstaloituneisiin ICT-palveluihin, kun palvelut määritellään, kehitetään ja tuotetaan toimiala- ja kuntakohtaisesti. KPK ICT keskittää 2 KPK THH on kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus 10

11 ICT-palveluiden järjestämisen, joka mahdollistaa yhtenäisen arkkitehtuurin ja edullisemmat toimittajasopimukset. KPK ICT järjestää asiakkailleen heidän tarpeidensa pohjalta kehitettyjä asiantuntija-, sovellusja infrastruktuuripalveluita. KPK ICT tarjoaa ICT-palvelut myös KPK THH:n käyttöön edelleen kuntatoimijoille tarjottavien talous- ja henkilöstöhallinnon prosessipalveluiden tukena. KPK ICT:n palvelutarjonta muodostuu uusista kehittävistä palveluista, KPK ICT:n toimesta kilpailutettavista palveluista, kuntatoimijoilta haltuunotetuista sovelluspalveluista sekä muiden organisaatioiden määrittelemistä ja toteuttamista palveluista, jotka viimeistään käyttöönoton yhteydessä siirretään KPK ICT:n hallintaan. KPK ICT:n asiantuntijapalvelut sisältävät asiakastilanteeseen räätälöityjä kehitys- ja muutostöitä, jotka tukevat KPK ICT:n teknologiapohjaisten palveluiden käyttöönottoja. Palveluita tuottavat yhtiön oman henkilöstön lisäksi ulkoiset konsultit ja tätä kautta asiakas saa käyttöönsä kunta-alan parhaan ICT-toiminnan osaajaverkoston. Asiantuntijapalvelut sisältävät esimerkiksi tietohallinnon johtamisen palvelut, tietoturvan asiantuntijapalvelut, ICTarkkitehtuurien asiantuntijapalvelut, hankintojen ICT-asiantuntijapalvelut, ICT-projektipalvelut ja prosessien kehittämisen asiantuntijapalvelut. KPK ICT:n tarjoamat sovelluspalvelut jakautuvat kunnan ydinpalveluprosesseja tukeviin sovelluspalveluihin sekä toimialasovelluksia yhteisillä ominaisuuksilla tukeviin palveluihin. Palvelun tuottamisesta vastaavat pääasiassa kilpailutetut palveluntuottajat. KPK ICT:n infrastruktuuripalvelut sisältävät vakioitujen perustietotekniikkaratkaisujen hankinnan sekä ylläpidon kuntatoimijoiden tarpeisiin. Infrastruktuuripalvelut sisältävät käyttäjä-, tietoliikenne-, kapasiteetti- ja toimistoohjelmistopalvelut. Lisäksi KPK ICT tarjoaa asiakkailleen ratkaisujen hallinnan palvelua, joka sisältää yhdessä kunnan kanssa tehtävää palvelu- ja kehityssuunnittelua sekä kunnan KPK ICT:n kautta hankkimien palveluiden seurannan ja tuen. KPK ICT:n palvelusalkkuun on tuotteistettu kuusi asiantuntijapalvelua, 18 sovelluspalvelua ja neljä infrastruktuuripalvelua, jotka julkaistaan vuoden 2010 ja 2011 aikana. Lisäksi KPK ICT:n kehityssalkkuun on tunnistettu seuraavan vaiheen sovelluspalveluita kehitettäviksi ja järjestettäviksi. Salkunhallinnan malli ja sisältö KPK ICT:n tavoitteena on tuoda muutos kuntasektorin ICT-toiminnan kehittämiseen. KPK ICT:n salkunhallinnan mallin ohjaavana periaatteena on luoda läpinäkyvyys yli kuntasektorin ja valtion hallinnon relevanttien ICT-kehityshankkeiden ja varmistaa yhteiset tavoitteet, periaatteet ja prioriteetit. KPK ICT:n kehityssalkkuun on listattu KPK ICT:n omien kehitysaloitteiden lisäksi muissa organisaatioissa käynnissä olevia kuntasektorin valtakunnallisesti ja omistaja-asiakkaiden kannalta merkittävimpiä ICT-hankkeita. Hankkeista on pyritty kirjaamaan vastuullinen taho, status, aikataulu ja tuotokset. Kattava hankesalkku mahdollistaa sen, että uusia kehitysideoita voidaan suoraan peilata jo käynnissä oleviin hankkeisiin ja välttää päällekkäisyydet. KPK ICT:n projektisalkku sisältää yhtiön omat määrittely- ja toteutusprojektit sekä muiden organisaatioiden jalkautushankkeet siltä osin kuin KPK ICT vastaa tai tukee niiden käyttöönottoa. 11

12 KPK ICT:n kehityssalkku sisältää yhteensä 32 kehityshanketta, jotka on ryhmitelty seitsemän strategisen ohjelman alle. Salkkuun listattujen hankkeiden investointitarve on yhteensä 44,6 milj. ja hankkeet on alustavasti aikataulutettu käynnistymään vuoden 2010 ja 2011 aikana. Kehityshankkeet hyödyntävät olemassa olevien kuntasektorin ICT-hankkeiden tuotoksia ja investoinnit painottuvat ICT-palveluiden käyttöönottoihin ja jatkokehitykseen. Kehityssalkun investointien avulla suunniteltu palveluiden käyttöönottoaikataulu on mahdollista toteuttaa. Merkittävä osa KPK ICT:n omaan toimintamalliin sekä palveluiden järjestämiseen liittyvistä hankkeista tulee käynnistää jo vuoden 2010 aikana. Kokonaisarkkitehtuuri Kokonaisarkkitehtuuri rakentaa kokonaisvaltaisen näkemyksen KPK ICT:n ja KPK THH:n strategiasta, sidosryhmistä, prosesseista, palveluista, tiedosta ja näitä tukevista ICT-ratkaisuista KuntaIT:n kokonaisarkkitehtuurimenetelmän mukaisesti. Kokonaisarkkitehtuurin avulla varmistetaan, että osa-alueet toimivat saumattomasti yhteen säilyttäen kasvun aikanakin palveluyritykselle elintärkeän joustavuuden ja muutoskyvykkyyden. KPK ICT:n kokonaisarkkitehtuurin avulla muutetaan toimialakohtaista ja siiloutunutta nykytilaa tukemalla kuntatoimijoiden ICT-arkkitehtuurien siirtämistä KPK ICT:n kokonaisarkkitehtuurin mukaisiin linjauksiin, tehostamalla kuntatoimijoiden toimintaa esim. uudelleenkäytettävien ratkaisujen kautta, mahdollistamalla siirtyminen elämänkaaripohjaisiin palveluihin sekä tukemalla uusien palveluiden innovointia. Lisäksi mahdollistetaan itsepalvelu ja prosessien automaatio sekä tehokas palvelukehitys aidosti kilpailutetussa toimintaympäristössä. KPK ICT toimii aktiivisesti koko kuntasektorin arkkitehtuurin kehittämisverkostossa. KPK ICT:n arkkitehtuurin kulmakivinä toimivat perustietovarannot ja integroitu palveluympäristö. KPK ICT edistää kansallisten perustietovarantojen, kuten asiakastietovaraston, synnyttämistä. Sähköisten ratkaisujen kehittämiseksi KPK ICT rakentaa integroidun palveluympäristön. Se hyödyntää perustietovarantoja ja näkyy operatiivisille järjestelmille omana teknisenä avoimena rajapintakerroksena, joka pohjautuu standardeihin ja jonka avulla voidaan yhdistää käytettävien operatiivisten järjestelmien erilaiset tekniikat ja standardit. Integroidun palveluympäristön komponentteja ovat mm. asianhallinta, master datakone, verkkopalvelualusta, käyttövaltuushallinta ja SOA-palvelu/integraatioalusta. KPK ICT määrittelee myös tietosuojatarpeet, -politiikan ja suunnitelman riskien hallitsemiseksi sekä toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi. Toteutussuunnitelma KPK ICT on kuntatoimijoiden kokonaan omistama yhtiö. Perustamisvaiheessa perustajatoimijat sijoittavat osakepääomana yhtiöön 1 /kunnan asukas. Sijoituksen hinta on korkeampi myöhemmässä vaiheessa mukaan tuleville kunnille. Yhtiö tarvitsee lisäksi ulkopuolista rahoitusta, minkä vuoksi Sitra ja muut markkinaehtoiset rahoittajat sijoittavat käynnistämisvaiheen investointeihin tarvittavan lisäpääoman lainana. Lainasta osa tulee olemaan oman pääoman ehtoista ja osa vieraan pääoman ehtoista. Lainoille tarvitaan mahdollisesti omistajien takaus. KPK ICT:n liiketoimintasuunnitelma ja kehityspolku on laadittu vuosille asti ja se sisältää neljä vaihetta: Käynnistysvaihe (v.2010), jolloin palvelukeskus pystyttää toimintansa, organisoituu sekä ottaa hoidettavakseen asiakkaiden ICT-palveluiden järjestämisen. Vaiheen tavoitteena on, että yhtiö on perustettu, henkilöstön rekrytointia on toteutettu sekä palveluiden järjestäminen yhteistyössä 12

13 palvelutuottajien kanssa on asiantuntijapalveluiden osalta käynnistetty. Käynnistysvaiheen jälkeen myös strategiset linjaukset kuntien rakenteellisen muutoksen mahdollistavista tavoitetilan palveluista on laadittu sekä keskeisten palveluiden kehittämishankkeet on käynnistetty. Sisäänottovaihe (v.2011), jolloin palvelukeskus yhdistää eri kunnilta tulleet toiminnot ja palvelutarpeet sekä pystyttää palveluiden pitkäjänteiseen kehittämiseen vaadittavat organisaatiorakenteet, prosessit ja hallinnon. Vaiheen tavoitteena on, että KPK ICT on ottanut vastuun tärkeimmistä asiakaskuntien toimialasovelluksista ja kehittää niitä edelleen. Uusien palveluratkaisujen ja hankintojen yhdistämisen hyödyt alkavat realisoitua. KPK ICT:n palveluarkkitehtuuri tukee uusien sähköisen asioinnin palveluiden tarjoamista sekä olemassa olevien järjestelmien sisäänottoa ja integrointia palvelukeskuksen järjestämään infrastruktuuriin. Sisäänottovaiheen aikana tavoitetilan palveluita kehitetään yhteistyössä asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa. Järjestäytymisvaihe (v.2012), jolloin kunnat saavat merkittäviä palvelukeskuksen tuomia hyötyjä sekä ICT-toiminnan tehostumisen että kunnan ydintoiminnan palveluiden kehittämisen kautta. Vaiheen tavoitteena on, että KPK ICT tarjoaa merkittävän osan koko kuntakentän sähköisen asioinnin palveluista, sillä on vastuu tärkeimmistä asiakaskuntien toimialasovelluksista sekä merkittävä yhdistämistyö on käynnistetty. Järjestäytymisvaiheen aikana tavoitetilan palveluiden käyttöönotot alkavat. Samaan aikaan kunta-asiakkaat investoivat merkittävästi toimintatapojen muutokseen ja palveluiden onnistuneen käyttöönoton mahdollistamiseksi. Rationalisointivaihe (v ), jolloin parantuneet palvelut ovat mahdollistaneet tuotantouudistuksia kunnissa ja kunnat saavuttavat merkittäviä hyötyjä. KPK ICT:llä on selkeä kuva asiakkaiden strategioista ja kehitystarpeista, kuntalaisten elämänkaariajattelu ohjaa toimintaa, sektorikohtaiset sovellukset ovat vöhentyneet sekä sähköiset palvelut ovat laajamittaisesti käytössä ja itsepalveluratkaisut parantavat loppukäyttäjien elämänlaatua. Rationalisointivaiheessa (tavoitetilassa) seuraavan sukupolven palveluprosessit ovat vakiintuneena osana kuntien toimintaa ja kuntatoimijoiden käytössä olevia järjestelmiä on vähemmän. Yhtiön talous KPK ICT Oy:n perustamista varten kunnat sijoittavat yhtiöön 1 / kuntalainen. Talouslaskelmissa on oletettu, että vuoteen 2014 mennessä on saavutettu noin 40 %:n markkinaosuus väestöpohjan mukaan laskettuna. Toiminta rahoitetaan Sitran ja muiden markkinaehtoisten rahoittajien yhteensä n. 18 milj. :n suuruisilla pääomalainoilla. Palvelukeskuksen taloudellisen mallinnuksen pohjaksi on määritelty palvelukohtaiset investointitarpeet sekä vuosittaiset käyttö- ja ylläpitokustannukset. Palvelukeskuksen investoinnit kohdistuvat ennen kaikkea toimintatapojen määrittämiseen sekä palveluiden tuotteistamiseen ja jalkauttamiseen. Laitteisto- ja toteutusinvestoinnit pyritään välttämään ostamalla sovellukset palveluna kaupallisilta toimijoilta. Investoinnit sekä käyttö- ja ylläpitokulut jyvitetään palvelua ostaville kuntatoimijoille palvelumaksuina. Tavoitteena on laskeva vuotuinen trendi tarjottavien ICT-palvelujen hinnoissa. Palvelujen hintoihin lisätyllä katteella (14,4, %) rahoitetaan KPK ICT:n hallinto ja toiminnan kehittäminen. Palvelukeskuksen tavoitteena ei ole tuottaa enemmän voittoa kuin mitä vakaan ja kehittyvän toiminnan rahoituksen turvaamiseksi tarvitaan. 13

14 2 Palvelukeskuksen tavoite ja vaikuttavuus kuntasektorin toiminnan muutoksessa Kuntaliiton selvitysten mukaan Suomen kuntasektorin ulkoiset menot olivat vuonna ,43 mrd. ja kokonaismenot kasvavat tällä hetkellä 5-7 % vuodessa. Ennusteen mukaan ulkoiset menot tulevat olemaan 47,02 mrd. vuonna Kuntien ICT-menot olivat vuonna milj.. Nykyisellä kasvuvauhdilla kuntasektorin ICT-menot olisivat vuonan ,20 mrd. Kuva 2.1 Kuntaliiton tilasto kuntakentän ulkoisista menoista vuonna 2008 Kuntatoimialan toimintaympäristö kokee jatkuvasti yhä kasvavia ja moniulotteisempia haasteita ja muutostrendejä, jotka luovat painetta tuottavuuden ja laadun parantamiseen kunnissa. Kuntatoimijoiden merkittävimmät makrotason ongelmat ovat: 1. Lisääntyvät vaatimukset tuottavuuden kasvattamiselle ja toiminnan kehittämiselle: paremmalla tuottavuudella voidaan hillitä kustannusten kasvua ja vähentää näin painetta kunnallisverojen korotuksiin 2. Väestön ikääntyminen ja vähenevät resurssit: suurten ikäryhmien eläköityminen tuo lähivuosina lisääntyviä rekrytointihaasteita. Uudet, vähemmän resursseja sitovat palveluprosessit mahdollistavat resurssien uudelleenkohdentamisen kuntien ydintoimintoihin sekä vähentävät akuuttia uuden työvoiman tarvetta 14

15 3. Kasvava palvelutarve ja kuntatoimijan kilpailukyvyn varmistaminen: tuottamalla enemmän ja parempia palveluita kuntatoimija muuttuu houkuttelevammaksi asiakkailleen (veronmaksajat, yritykset, matkailijat jne.) Rakennemuutos kuntakentän tuottavuuden ja kuntalaisten kokeman palvelunlaadun parantamiseksi edellyttää nykyistä nopeampaa, laadukkaampaa, yhtenäisempää ja läpinäkyvämpää asiakaspalvelua, palveluprosessien automatisointia, itsepalveluun perustuvien ratkaisujen kehittämistä sekä joustavampia ICT-palveluita nykyisten monoliittisten järjestelmien sijaan. Uusilla järjestelmillä ja niiden mahdollistamilla tehokkaammilla prosesseilla kyetään parantamaan kuntien tuottavuutta ja kunta-asiakkaiden kokemaa palveluiden laatua. Kuntasektorin palvelurakenteen muutosta tukevat ICT-ratkaisut tulee suunnitella ihmis- ja prosessilähtöisesti. Kuva 2.2 Ihmis- ja prosessilähtöinen tarve kuntasektorin palvelurakenteen muutokselle Kuntatoimijat voivat saavuttaa merkittävän tuottavuuden nousun KPK ICT:n järjestämien palveluiden avulla. Vaikutus alkaa näkyä asteittain palvelukeskuksen toiminnan käynnistyttyä parantuneena palvelun laatuna ja kustannussäästöjen kasvamisella. Pitkällä tähtäimellä tavoitteena on rajoittaa kuntien toimintamenojen kasvua merkittävästi ennustettua pienemmiksi. Verrattuna nykyisiin kuntien toimintamenoihin ja niiden odotettuun kasvuun saavutetaan seuraavien viiden vuoden kuluessa merkittävästi edullisempi kustannustaso kuin tilanteessa, jossa 348 kuntaa hoitaisivat toimintaa itsenäisesti, paikallisilla tai seudullisilla yhteistyöjärjestelyillä. Yrityssektorilla on useita esimerkkejä toteutuneista ja mitatuista 15

16 säästöistä. Yksityissektorin hyvänä esimerkkinä ovat pankit ja julkisella sektorilla vastaavasti Verohallinto, joka on toteuttamillaan sähköisen verokortin ja veroehdotuksen ratkaisuillaan arvioinut saavuttaneensa merkittävää säästöä toimintamenojensa osalta. 16

17 2.1 Vaikuttavuuden kvalitatiiviset tavoitteet Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Palvelukeskus luo vaikuttavuutta yhteiskunnallisella tasolla neljällä tavalla. tuottavuuden kasvu: KPK ICT:n uudet kustannustehokkaat tavat toteuttaa parempia palveluita kasvattavat tuottavuutta toiminnan yhdenmukaistaminen: KPK ICT:n tavoittelema prosessien ja järjestelmien yhdenmukaistamisen mahdollistaa merkittävät rakennemuutokset keskitetty kehityshankkeiden seuranta: KPK ICT luo läpinäkyvyyden kaikkiin merkittäviin kuntasektorin ICT-kehityshankkeisiin ja investoinnit voidaan kohdentaa omistaja-asiakkaiden kannalta suurinta vaikuttavuutta sisältäviin hankkeisiin toimintavarmuuden ja valmiussuunnittelun paraneminen: nykytilassa kuntien omat järjestelmät ovat erittäin haavoittuvia ja keskitettyjen palveluiden myötä myös edellytykset asianmukaiselle valmiussuunnittelulle ja toimintavarmuuden kasvattamiselle paranevat Vaikuttavuus kuntatoimijan näkökulmasta KPK ICT:n tavoitteena on mahdollistaa kunnan tarjoamien palveluiden laadun parantamisen hilliten kustannusten nousua. Tämä tapahtuu kehittämällä ja automatisoimalla kuntien prosesseja hyödyntämällä tietotekniikkaa. Palvelukeskus ratkaisee useita haasteita, jotka ovat vaikeuttaneet ICT:n hyödyntämistä kuntasektorin toiminnan tehostamisessa. palvelutuotannon rakenteellinen uudistaminen: KPK ICT kuntatoimijoiden kehitysvoimavarojen kohdistamisen ydintoimintaprosessien kehittämiseen ja kuntaasiakkaiden palveluiden parantamiseen ylläpitokustannusten sijaan toiminnan tehostaminen: KPK ICT:n tarjoamat uuden sukupolven sähköiset palvelut mahdollistavat henkilöstösidonnaisen työn kohdentamisen kuntatoimijan ydintoimintaan osaamisen ja jatkuvuuden varmistaminen: KPK ICT:n asiantuntijaverkosto tukee kuntatoimijan toimintaa ja minimoi ICT osaamistarpeisiin liittyviä riskejä neuvotteluaseman vahvistaminen: KPK ICT vahvistaa kuntasektorin neuvotteluasemaa suhteessa ICT-alan kaupallisiin toimijoihin välineiden ja työkalujen kehittäminen: KPK ICT:n avulla kuntatoimijan henkilöstön käyttöön saadaan laadukkaammat ICT-työkalut Yksittäisen kuntatoimijan näkökulmasta palvelukeskuksen mahdollistamat hyödyt pohjautuvat keskitettyjen palveluiden käytöstä saataviin suoriin ja välillisiin kustannussäästöihin. Yhteenveto kuntatoimijan saavuttamista hyödyistä ja tarvittavista investoinneista on kuvattu kuvassa

18 Hyödyt kuntatoimijalle Palveluprosessit: Vähemmän henkilötyötä sitovista palveluprosesseista saatavat kustannussäästöt, jotka lisääntyvä sähköinen asiointi mahdollistaa Järjestelmäintegraatioista saatavat toiminnan tehostumisen säästöt (esim. asiointihistorian parempi saatavuus) sekä tiedon parempi käytettävyys ICT: ICT infrapalveluiden keskittämisestä ja kilpailutuksesta saatavat ostoihin liittyvät kustannussäästöt Ylläpito- ja tukikustannusten pieneneminen siirryttäessä standardoituihin ICT-ratkaisuihin Tietohallintoa johdetaan ammattimaisemmin Kuntatoimijan järjestelmäkirjon vähentymisestä saatavat kustannussäästöt Tasaiset palvelumaksut ja vähentyvä tarve investointipiikeille Tietohallinnon kehittäminen Investoinnit kuntatoimijalle Palveluprosessit: Viestintään ja koulutukseen liittyvät kustannukset Uudistettavien palveluprosessien kehittämiskustannukset Uudistettavien palveluprosessien käyttöönottokustannukset Muutosjohtamisen sekä muutosten läpiviemisen kustannukset ICT: KPK ICT:n asiakasomistajaksi liittymisen kustannus ICT-kehityssuunnitteluun osallistumisen kustannukset Uusien sovelluspalveluiden käyttöönottokustannukset ja palvelumaksut Keskittämiseen liittyvät kustannukset Kuva 2.3 Kuntatoimijan saavuttama hyöty ja tarvittava investointipanos Vaikuttavuus loppukäyttäjän näkökulmasta Loppukäyttäjille tarkoitetaan kuntien työntekijöitä, luottamushenkilöitä, kuntalaisia, yrityksiä ja yhteisöjä sekä loma-asukkaita ja matkailijoita. Palvelukeskuksen ICT-palvelut tuottavat seuraavia hyötyjä loppukäyttäjilleen: edullisemmat, laadukkaammat ja läpinäkyvämmät palvelut: kunnan tarjoamien palveluiden hinta-laatusuhde sekä saatavuus paranevat. ICT-pohjaisilla ratkaisuilla voidaan parantaa kuntalaisten elämänlaatua merkittävästi. ICT-palveluilla voidaan muuntaa myös nykyisiä kuntien manuaalisia tehtäviä sähköisiksi itsepalveluprosesseiksi, joilla loppukäyttäjät voivat hoitaa nopeasti ja kustannustehokkaasti asioitaan. Asiakaspalvelun saatavuus paranee, kun kunnan työntekijät voivat keskittyä paremmin kuntalaisten palvelemiseen hallinnollisten tehtävien sijaan. Ennen kaikkea nykyistä joustavammat ICTjärjestelmät mahdollistavat nykyisten kunnallisten palveluiden käyttäjäystävällisemmän, läpinäkyvämmän ja yhtenäisemmän tuotannon. Kuntien kyky tuottaa tietoa omasta toiminnastaan paranee merkittävästi. Samalla kuntalaisille on helpompaa tarjota pääsyä kunnallisiin rekistereihin tai kuntalaisten omiin tietoihin. uudenlaisten palveluiden kehittäminen: Suurempana kuntasektorin tarpeet kokoavana toimijana KPK ICT:llä on yksittäistä kuntatoimijaa paremmat edellytykset kehittää myös täysin uudenlaisia palveluita yhdessä kuntatoimijoiden kanssa. Näin voidaan mahdollistaa joustavampi palvelutarjonta myös pienille ja erikoistuneemmille käyttäjäryhmille, joita ei ole mahdollista palvella kustannustehokkaasti perinteisin menetelmin. tietosuojan ja -turvan paraneminen: KPK ICT huomioi tietosuojan ja turvan jo palveluiden suunnitteluvaiheessa osana kehittämismenetelmiään ja loppukäyttäjien tietoja käsitellään asianmukaisesti. 18

19 2.2 Vaikuttavuuden taloudelliset tavoitteet ja hyödyt Tavoitetilan vaikuttavuuden kokonaiskuva ja kvantitatiivinen analyysi jakautuvat kahteen toistensa päälle rakentuvaan aaltoon: 1. Perustamissuunnittelun aikaan tuotteistetut kärkipalvelut ja kehityssalkkuun tunnistetut palvelut, jotka mahdollistavat ICT-rakennemuutoksen o o tuotteistetut kärkipalvelut ovat alkuvaiheen asiantuntija-, sovellus- ja infrapalveluita, joiden vaikuttavuutta on analysoitu palvelukohtaisesti kehityssalkkuun tunnistetut palvelut sisältävät kärkipalveluiden päälle rakentuvaa toiminnallisuutta, muissa organisaatioissa kehitettyjä KPK ICT:n palveluiksi tuotteistamia ratkaisuja sekä täysin uusia sovelluspalveluita, jotka ovat pohja kuntasektorin ICT-rakennemuutokselle 2. Palvelurakennemuutosta tukevat uuden sukupolven ICT-palvelut o o o kuntatoimijoiden muutoksen keskeisiä mahdollistajia ovat tuotteistettujen ja tunnistettujen palveluiden päälle rakentuvat uudet toiminnallisuudet sekä kokonaisvaikuttavuuden kannalta tärkeimmät eri toimialojen kokonaisratakisut painopiste on erityisesti SOTE-sektorin sekä asiakaspalvelun ja asianhallinnan toimintarakenteiden muutoksessa ICT:n keinoin palvelukeskus tulee tunnistamaan ja kehittämään tavoitetilan rakennemuutoksen mahdollistavat ICT-palvelut kuntatoimijoiden yhteisen tahtotilan mukaisesti Seuraava kuva havainnollista kahdessa aallossa saavutettavan vaikuttavuuden kokoluokkaa ja realisoitumisen ajoittumista. Vaikuttavuus voidaan saavuttaa toteuttamalla ICT-rakennemuutos ja sen mahdollistama palvelurakennemuutos. 19

20 2000 milj. Vaikuttavuuspotentiaali: 2016 lopussa: ~3 mrd. 2 1 ~500 milj / Kuva 2.4 KPK ICT:n vaikuttavuusanalyysi Tuotteistettujen kärkipalvelujen ja kehityssalkkuun tunnistettujen palvelujen vaikuttavuus Yhtiön perustamissuunnittelun aikana tuotteistettujen asiantuntija-, sovellus- ja infrapalvelujen sekä kehityssalkkuun tunnistettujen palvelujen vaikuttavuutta on arvioitu analysoimalla palvelujen prosessihyötypotentiaalia ja ICT-kustannusten pienenemisen potentiaalia. Kärkipalveluiden kvantitatiivinen kokonaisvaikuttavuus on arvioitu palvelukohtaisesti ja se koostuu kuntatoimijoiden palveluprosessien hyötypotentiaalista ja ICT:n kustannusten pienenemisestä. Kehityssalkkuun tunnistettujen sovelluspalveluiden vaikuttavuusarvio perustuu kärkipalveluiden vaikuttavuusanalyysin tuloksista tehtyihin oletuksiin ja skaalaamiseen. Kärkipalveluiden euromääräinen kokonaisvaikuttavuusarvio merkitsisi, että kuntakentän menojen kasvusta jäisi toteutumatta kumulatiivisesti vuoteen 2015 mennessä 250 milj.. Tunnistetut palvelut kasvattavat KPK ICT:n mahdollistamaa euromääräisen kokonaisvaikuttavuuden kaksinkertaiseksi (yhteensä 500 milj. ). Kokonaisvaikuttavuus vaatii toteutuakseen kehityshankkeiden nopean käynnistyksen sekä selkeän suunnitelman palveluiden tuotantoonviennin toteutusaikataulusta, jota seurataan tarkasti. ICT-investoinnit (arvio n milj. ) toteutetaan KPK ICT:n kautta. Kuntatoimijoiden palvelurakenteiden muutosta toimialakohtaisista järjestelmistä yhtenäisiin ratkaisuihin tulee edistää määrätietoisesti. Nopea muutos voidaan saavuttaa vain hyödyntämällä jo kuntatoimijoilla käytössä olevia keskitettyjä toimintamalleja. Laadukas palveluiden käyttöönotto sekä muutoksen mahdollistaminen tarkoittavat ICT-investointiin verrattuna arviolta kaksinkertaista kuntatoimijoiden sisäistä investointia ( milj. ). 20

21 Seuraavassa kuvassa on esitetty kärkipalveluiden vaikuttavuus ja tarvittavat investoinnit. Investointeja ei voi suoraan vähentää kokonaisvaikuttavuudesta nettovaikuttavuuden arvioimiseksi milj milj. (2015 lopussa) milj. * milj / *Laskentaan tehty oletus: ~2 x ICT investointi *Laskentaan tehty oletus: ~2 x ICT investointi Kuva 2.5 Tuotteistettujen ja kehityssalkkuun tunnistettujen palveluiden vaikuttavuus Palveluprosessien hyötypotentiaali syntyy kustannustason nousun välttämisestä ja työajan käytön tehostumisesta. Uusien yhtenäisien järjestelmien avulla voidaan automatisoida osa nykyisistä työtehtävistä. Automaatioasteen nostaminen mahdollistaa suuremman palvelukysynnän käsittelemisen olemassa olevalla resursseilla ja kustannuksilla. Myös nykyistä kustannusrakennetta voidaan tehostaa etenkin talous- ja henkilöstöhallinnon osa-alueella. Kuntatoimijoiden ICT-kustannus on pienempi verrattuna nykyiseen hajautetussa rakenteessa tapahtuvaan kehitykseen. Kehitysinvestointien keskittämisen ansiosta vältytään päällekkäisiltä investoinneilta. Yhtenäistyvien järjestelmien ylläpidossa voidaan hyödyntää mittakaavaetuja. Keskittämällä hankinnat taataan mittakaavaedut ostovoimassa. On huomattava, että palveluprosessien hyötypotentiaalin realisoiminen vaatii vahvoja päätöksiä sekä olennaisia investointeja kunnissa. Palveluprosessien hyötypotentiaali muodostaa 75% koko hyötypotentiaalista ja ICT-kustannusten pienempi toteutuminen 25%. 21

22 Kuva 2.6 Tunnistettujen palvelujen vaikuttavuuden jakautumisen prosessihyötyihin ja ICT-tehokkuuteen Palvelurakennemuutosta tukevien uuden sukupolven ICT-palvelujen vaikuttavuus Kokonaisvaikuttavuuden voidaan arvioida kasvavan noin 2 mrd. vuoden 2015 loppuun mennessä. Vaikuttavuuden saavuttaminen perustuu odotettavissa olevien kustannusten kasvun hillitsemiseen ja kysynnän parempaan ennakointiin palveluohajuksen tehostamisen avulla. Arvioitu vaikuttavuus vastaa sitä että kuntien ulkoisten menojen kasvu toteutuu vajaata prosenttiyksikköä arvioitua matalampana. Vaikuttavuuspotentiaalin realisoituminen merkitsee mukaan tulevien kuntien kustannusnousun toteutumista 330 /kuntalainen alhaisempana kuin on ennustettu. Kokonaisvaikuttavuuden saavuttaminen edellyttää KPK ICT:n omistajaasiakkaiden määrän ennakoitua kasvua, yhtenäistä tahtotilaa ja ohjauksen tehokasta toteuttamista. Kuva 1.7 kuvaa tavoitetilan palvelujen vaikuttavuuspotentiaalin realisoitumisen ajoittumista ja siihen liittyviä ICT-investointeja ja kuntien sisäisiä toiminnanmuutoksen mahdollistamiseen 22

23 vaadittavia investointeja. Sisäiset investoinnit sisältävät koulutusta, toimintatapamuutoksien jalkauttamista ja organisaatiomuutosten toteuttamista. Vaikuttavuuspotentiaali: 2016 lopussa: ~3 mrd. 2 mrd. * (2015 lopussa) milj. ** ICT-investoinnit milj. *** 06-12/ * Pohjautuu oletukseen siitä että kuntien ulkoisten menojen kasvuvauhti toteutuu 0,7%-yksikköä ennakoitua pienempänä 5 ** Laskentaan tehty oletus: 2-3x ICT-investointi *** Perustuu asiantuntija-arvioon Kuva 2.7 Tavoitetilan palveluiden vaikuttavuus Tavoitetilan palvelujen edellyttämän ICT-investoinnin kokoluokaksi arvioidaan milj.. ICT-investointi on omistaja-asiakkaiden investointitarpeiden kokoamista, uudelleenkohdentamista ja siirtämistä palvelukeskuksen koordinoitavaksi. Toiminnan tehostumisesta ja ICT-kustannussäästöistä käynnistyvaiheen palveluiden mahdollistamana saatava hyötypotentiaali kohdennetaan palveluiden kehittämiseen. Prosessien muutos vaatii palvelukeskuksen tekemien ICT-investointien lisäksi merkittävän panostuksen kunnilta toimintatapamuutoksen varmistamiseksi. Uusien toimintamallien käyttöönotto edellyttää onnistunutta muutosjohtamista, jota tuetaan palvelukeskuksen osaamisverkostolla ja yhteisillä ICT-ratkaisuilla. 5 Tavoitetilan vaikuttavuutta eniten luovat palvelut ovat laaja ja yhtenäinen sähköinen asiakaspalvelu ja asianhallinta sekä rakenteellisen muutoksen mahdollistavat sosiaali- ja terveystoimen palvelut sekä hallinnon työvoimavaltaisten prosessien automatisoiminen. Uuden sukupolven ICT-ratkaisut mahdollistavat palveluprosessien olennaisen muutoksen ja tehostumisen, joka on välttämätöntä palvelutarpeen kasvaessa ja työvoiman vähentyessä. Kuntien työntekijöistä kolmasosa siirtyy eläkkeelle 2010-luvulla, mikä osaltaan lisää tarvetta 23

24 hyödyntää sähköisiä palveluprosesseja. Kuva 1.8 havainnollistaa vaikuttavuuden kohdentumista verrattuna tuotteistettujen palvelujen vaikuttavuuden kohdentumiseen hyötyalueittain. Kuva 2.8 KPK ICT:n mahdollistaman tavoitetilan vaikuttavuuden ennustettu kohdentuminen suhteessa tunnistettujen palvelujen vaikuttavuuteen Suurin vaikuttavuus on saavutettavissa sosiaali- ja terveyssektorilla sekä asiakaspalvelun ja hallinnon toimintamalleja tehostamalla. Sosiaali- ja terveyssektorin kustannukset muodostavat suurimman erän kuntien ulkoisista menoista ja niihin kohdistuu kovimmat kasvupaineet lähivuosina väestön ikääntyessä. Vaikuttavuuden saavuttamiseksi sosiaali- ja terveyssektorin sekä asiakaspalvelun ja asianhallintatoimintamallien jo aloitettua muutosta tulee suunnitelmallisesti edistää tulevaisuuden toimintaympäristöä vastaaviksi ICT-ratkaisujen tukemana. Muutos vaatii lisäpanostuksia. Tavoitetilan ICT-palveluihin liittyvä kehitys tulee aloittaa viimeistään syksyllä 2010 ja ensimmäisten versioiden käyttöönotot tapahtuvat vuoden 2011 aikana ja tämän jälkeen niitä pitää kehittää jatkuvasti. 24

25 3 Palvelukeskus kuntien ICT-toiminnan kehittäjänä Kuntaliiton selvitysten mukaan Suomen kuntasektorin kuntien ICT- menot olivat vuonna 2007 n. 750 milj. eli n. 2,2 % kyseisen vuoden toimintamenoista. Kuntien ICT-menot kasvavat samassa tahdissa kuntien kokonaismenojen kanssa eli n. 5-7 % vuodessa. Nykyisellä kasvuvauhdilla kuntasektorin ICT-menot olisivat 1,20 mrd. vuonna Alla on esitetty kevään liiketoimintasuunnitelmassa esitetty Kuntaliiton ICT-menojen tilasto vuodelta Kuva 3.1 Kuntien ulkoiset menot ja ICT-menot toimialoittain Market-Visio Oy tutkimuksen 3 sekä kunnille tehtyjen kyselyiden perusteella ICT-menot jakaantuvat karkeasti siten, että perusinfrastruktuuriin kuluu n. 50 %, sovelluksiin n. 45 % ja yleiseen kehitystyöhön 5 %. Sovelluspalveluihin menevä osuus kuntasektorin ICT-menoista on 337,5 milj., joka jakautuu keskimääräisesti sektoreittain seuraavan kuvan esittämällä tavalla. Tämä keskimääräinen jako on arvioitu kunnilta saatujen tietojen perusteella. Jako vaihtelee paljon eri kuntien kesken. Alla esitetyissä on arvioitu sovellusten ja perustietotekniikan jakautuminen toimialoittain. 3 IT-kustannusten kehitys kunnissa ja kaupungeissa , Market-Visio Oy sekä kuntien edustajien haastattelut 25

26 Kuva 3.2 Sovellusten jakautuminen toimialoittain Kuva 3.3 Perustietotekniikan jakautuminen toimialoittain 26

27 Markkinapotentiaalin peruslähtökohta on nykyiset 750 milj. suoria ICT-kuluja. Vapautuvien resurssien uskotaan olevan parhaiten käytössä, jos kustannussäästöjen sijaan ne käytetään kehitykseen, jolla voidaan tehostaa toimintaa ja vaikuttaa alentavasti koko kuntasektorin menojen kasvuun. Kuntien ICT-menojen kasvun pienentäminen ja järkevämpi kohdentaminen ylläpidosta kehittämiseen edellyttävät ICT-ratkaisujen keskittämistä ja yhtenäistämistä, joka on mahdollista vain KPK ICT:n kaltaista palvelukeskusta hyödyntämällä. Palvelukeskuksen tarkoitus on tehostaa kuntien operatiivisia toimintoja joustavammilla järjestelmillä ja ICT-kehityksellä sekä välillisesti kasvattaa kunta-asiakkaiden kokemaa palvelun laatua. 27

28 3.1 Nykytilan haasteet Kuntasektorin ICT-palveluiden nykytilan haasteiden ratkaiseminen tulee olemaan mahdollista vain määrätietoisen yhtenäistämisen kautta. Nykytilassa kuntatoimijoiden suurimmat ICTalueen haasteet ovat: 1. Suuri järjestelmäkirjo käytössä runsaasti erilaisia järjestelmiä, sovelluksia ja tekniikoita samaa tietoa joudutaan hakemaan ja päivittämään useasta eri järjestelmästä tekniikka osin vanhaa 2. Toimialakohtaisuus toimialat ovat itsenäisiä ICT-ratkaisujensa suhteen ja ICT-ratkaisut ovat tämän seurauksena siiloutuneet ICT-ratkaisut ovat osaoptimoituja kokonaisnäkyvyyden puuttumisen seurauksena 3. Kuntakohtaisuus samoilla toimialoilla ja toiminnoissa on käytössä erilaisia ICT-ratkaisuja samoja toimialasovelluksia räätälöidään ja käytetään eri tavoin eri kunnissa samoista toimialasovelluksista on käytössä useita eri versioita ohjelmalisenssien hankinta ja hallinta ei ole kustannustehokasta, kun se tapahtuu kuntatoimijakohtaisesti 4. Kustannuskehitys nykyisen mallin jatkuessa ICT-toimintojen kustannuskehitys jatkuu ongelmallisena, eikä toiminnan kehittämiseen pystytä panostamaan tarpeeksi ylläpitokustannuksien kasvaessa 3.2 Kysynnän trendit Kuntien ICT-markkinoilla on selkeitä trendejä, jotka pohjautuvat kunnallisen palvelutuotannon ja järjestämistapojen uudistumiseen sekä ICT-markkinoiden muutokseen. KPK ICT:n kannalta merkittävimmät kysynnän trendit ovat: 1. Tietojohtaminen kuntatoimijoilla on tarve parantaa asiakas-, palvelu- ja henkilöstötietojen hallintaa ja yhteiskäyttöisyyttä tiedot tulee kerätä tarvelähtöisesti ja sellaisessa muodossa että ne ovat integroitavia päätöksentekijät tarvitsevat laadukkaampaa ja tehokkaampaa tietoa johtamisen ja päätöksenteon tueksi 2. Asiakaslähtöisyys kuntatoimijoiden tulee siirtyä toimialakohtaisista palveluprosesseista kuntalaisten elämänkaarimallin mukaisiin prosesseihin palveluratkaisujen ja konseptien kehittämisen tulee olla asiakaslähtöisempiä 28

29 sähköiset itsepalveluiden tarve ja kysyntä lisääntyvät palveluprosessien lisääntyvä automatisoituminen ja integroituminen tulee olemaan välttämätön kehityspolku 3. Siirtyminen teknologiahankinnasta palvelupohjaiseen ratkaisujen hyödyntämiseen ICT-markkinoiden kypsyminen mahdollistaa erilaiset tuotantotavat ja kuntatoimijoille edellytykset markkinoiden tehokkaampaan ja järkevämpään hyödyntämiseen kuntatoimijat voivat harkita onko heille edullisempaa ostaa ICT-palvelut palveluna (SaaS), vai tuottaa ne itse hankkimalla teknologia omistukseensa kun teknologiaa ei tarvitse enää ostaa omaksi, palvelut voidaan skaalata kulloisenkin tarpeen mukaan ja niistä voidaan maksaa vain todellisen käytön, kiinteät ICTkustannukset muuttuvat joustavammiksi ICT-toimialalla vallitsee merkittävä teknologioiden uudistukseen liittyvä murros ja trendejä, jotka mahdollistavat uusien mahdollisuuksien hyödyntämistä myös KPK ICT:n toiminnassa. Ajoitus kuntien rakenteellisten muutosten mahdollistamiseksi ICT-toiminnan ja KPK ICT:n avulla ja tukemana on sopiva. Alla on listattu esimerkkejä teknologiatrendeistä: 1. Pilvipalvelut, SaaS (Software as a Service) ICT-ratkaisut tarjotaan palveluna maksu määräytyy käytön mukaan, kustannukset ovat ennustettavia ja tasaisia palvelun ostajan ei tarvitse tehdä suuria investointeja kehittämiseen ja etenkin pienten palvelun tarvitsijoiden riskit pienenevät 2. Avoimet arkkitehtuurit arkkitehtuurit mahdollistavat toimintaprosesseja tukevien uusien ratkaisujen luomisen toteutetaan avoin arkkitehtuuri, jonka päälle palvelutuotanto rakennetaan ICTosaamisverkoston toimesta 3. Green ICT / Vihreä IT mahdollisuus organisoida palvelutuotanto alusta lähtien ekologisesti otetaan ympäristönäkökohdat huomioon palvelutuotannossa 3.3 KPK ICT:n mahdollistamat hyödyt kuntien ICT-toiminnan kehittämiseen ICT:n hyödyntäminen selittää pitkälti yksityisen sektorin nopean tuottavuuden kasvun kolmen viime vuosikymmenen aikana. Samalla on pystytty luomaan uusia kustannustehokkaita tapoja toteuttaa parempia palveluita. ICT-pohjaisia tuottavuuden ja palvelun laadun parantamiseen tähtääviä investointeja ei ole pystytty toteuttamaan samassa mittakaavassa kuntasektorilla ja ICT-ratkaisuilla voidaankin tulevaisuudessa vaikuttaa merkittävästi kuntien toiminnan kehittämiseen. Uusiutuvat teknologiat ja ICT-palvelut tarjoavat kuntasektorille tehokkaita keinoja ratkaista aiemmin esitettyjä nykytilan haasteita sekä hyödyntää tunnistettua tuottavuuden kehityspotentiaalia. KPK ICT tuottaa hyötyjä kuntien tietohallinnon ja ICT-resurssien kohdentamisessa. Tietohallinnon vaikuttavuutta, ICT:n laatua ja kustannustehokkuutta voidaan parantaa mm.: 29

30 tietohallinnon asiantuntijatuen ja IT -hallinnan kyvykkyyden vahvistamisen avulla prosessien sähköistämisen aiheuttamaa resurssitarpeen kasvua voidaan hallita yhteiseen, avoimeen arkkitehtuuriin perustuvien ratkaisujen avulla perustietotekniikkapalveluiden palveluaikavaatimuksien kasvuun (mm. 24/7) ja tehostamiseen voidaan vastata vakioinnilla, ICT -tuotannon kokoamisesta ja yhteishankinnasta saatavilla volyymieduilla. Alla on yhteenveto siitä, miten KPK ICT:n avulla kyetään vaikuttamaan kuntien ICT menojen alenemiseen ja uudelleen kohdentamiseen. Kuva 3.4 Kuntotoimijan ICT-menojen skenaariot nykymallilla sekä KPK ICT:n asiakkaana Alla on yhteenveto kuntatoimijoiden tärkeimmistä syistä ja niiden perusteluista, minkä vuoksi ne ovat kiinnostuneita tulemaan KPK ICT:n omistaja-asiakkaiksi. 30

31 Kuva 3.5 Kuntatoimijoiden syitä liittyä KPK ICT:n asiakkaaksi 31

32 4 Visio, strategiset päämäärät, toiminta-ajatus ja liikeidea 4.1 Visio KPK ICT on arvostettu, laadukas ja osaava kumppani kuntien ja muun julkishallinnon toimintakentässä. Palvelukeskus järjestää asiakkaiden strategia- ja toimintalähtöisistä tarpeista johdettuja laadukkaita palveluita. 4.2 Strategiset päämäärät KPK ICT strategiset päämäärät ovat: 1. Palvelukeskuksen palvelut mahdollistavat merkittävän omistajakuntien vaikuttavuuden kasvun sekä tuottavuuden nousun, joka näkyy parantuneena palvelun laatuna ja kuntien menojen kasvun rajoittumisena 2. Palvelukeskus mahdollistaa kuntapalveluiden toimintamallien uudistamisen 3. Palvelukeskus on aktiivinen verkostoituja ja palveluiden kehittäjä yhteistyössä sidosryhmien kanssa 4.3 Toiminta-ajatus KPK ICT toiminta-ajatus on tiivistetty seuraaviin neljään asiaan: 1. Palvelukeskuksen toiminta-ajatus perustuu ylivertaiseen kunta-alan strategian ja toimintalähtöisten ICT-tarpeiden ymmärtämiseen 2. Palvelukeskus toimii verkostomaisesti yhteistyössä kuntien sekä muiden julkisten- ja kaupallisten toimijoiden kanssa ICT-palveluiden järjestäjänä ja kuntien toiminnan kehittäjänä omaa ostovoimaansa hyödyntäen 3. Palvelukeskus kehittää ICT-pohjaisia konsepteja, prosesseja ja palveluita asiakkaittensa vaikuttavuuden ja tuottavuuden parantamiseksi sekä toimintaprosessien yhtenäistämiseksi ja integroimiseksi 4. Palvelukeskus toimii kuntien omistuksessa mahdollistaen omistajakuntien suorahankinnat, ja sen tavoitteena ei ole tuottaa enemmän voittoa kuin mitä vakaan ja kehittyvän toiminnan rahoituksen turvaamiseksi tarvitaan 4.4 Liikeidea KPK ICT liikeidea on: 1. Palvelukeskuksen asiakkaina ovat kunnat, kuntayhtymät ja muut kuntakonsernien yksiköt, joista tässä esityksessä käytetään nimitystä kuntatoimija. Palvelukeskus palvelee asiakkaitaan kaksikielisesti. 2. Palvelukeskuksen keskeiset kilpailuedut ovat kuntatoimijoiden ydintoimintojen ja prosessien tuntemus ICT-alueen asiantuntemus ja palvelut, joiden avulla asiakkaat saavuttavat vaikuttavuutta ja tuottavuutta ICT-markkinatuntemus ja toimittajariippumattomuus ylivertainen ostovoima ja implementointikyky verrattuna yksittäiseen kuntatoimijaan 32

33 ICT-toiminnan ja -palveluiden jatkuva strategia- ja toimintalähtöinen kehittäminen ja ohjaus 3. Palvelukeskuksen kehittämisen painopiste on toiminnassa ja kustannustehokkaasti markkinoilta hankittavista järjestelmissä ja ratkaisuissa. Yhtiö toimii kaupallisin periaattein verkottaen toimittajia avoimesti keskenään. 4.5 KPK ICT:n asiakkaat KPK ICT:n potentiaalisia asiakkaita ovat kaikki kunnat, kuntayhtymät ja kuntien liikelaitokset sekä osa kuntien omistamista yhtiöistä. Palvelukeskuksen järjestämät ICT-palvelut ovat käytössä asiakkaiden omilla työntekijöillä ja luottamushenkilöillä tuotannollisissa ja hallinnollisissa prosesseissa sekä kunta-asiakkaille sähköisinä palveluina. Asiakasorganisaatiot ovat segmentoitavissa tarpeidensa mukaisesti: kunnat kuntayhtymät: sairaanhoitopiirit, koulutuskuntayhtymät, ym. muut kuntakonsernien yksiköt: kuntien liikelaitokset ja 100 %:sti omistamat yhtiöt, jotka ovat hankintalain mukaisia hankintayksiköitä Asiakkuudet muodostetaan niiden kuntien tai muiden kuntasektorin toimijoiden kanssa, jotka ovat palvelukeskuksen osakkeenomistajia. KPK ICT:n tärkeimmät yhteistyörajapinnat asiakkaiden organisaatioissa ovat: ylin johto ja toimialojen johto tietohallinnot ja ICT-koordinoijat kuntien työntekijät, jotka ovat palveluiden loppukäyttäjiä tai tietyn palveluprosessin asiantuntijoita kuntalaiset, jotka ovat 24/7-itsepalveluprosessien loppukäyttäjiä 33

34 Palveluiden loppukäyttäjiä ovat: kuntien työntekijät ja luottamushenkilöt kuntalaiset yritykset ja yhteisöt loma-asukkaat ja matkailijat 4.6 KPK ICT strategiset tavoitteet ja kehityspolku v Strategiset tavoitteet ohjaavat toimintaa läpi elinkaaren vaiheiden. KPK ICT:n liiketoimintasuunnitelma ja kehityspolku on laadittu vuosille asti ja se sisältää neljä peräkkäistä suunnittelujaksoa. Suunnitelma on alustava ja omistajat tulevat tarkentamaan sitä yhtiön perustamisen yhteydessä. Käynnistysvaihe (v.2010), jolloin palvelukeskus aloittaa toimintansa, organisoituu sekä ottaa hoidettavakseen asiakkaiden ICT-palveluiden järjestämisen. Vaiheen tavoitteena on, että yhtiö on perustettu, henkilöstön rekrytointia on toteutettu ja palveluiden järjestäminen yhteistyössä palvelutuottajien kanssa asiantuntijapalveluiden osalta on käynnistetty. Käynnistysvaiheen jälkeen myös strategiset linjaukset kuntien rakenteellisen muutoksen mahdollistavista tavoitetilan palveluista on laadittu sekä keskeisten palveluiden kehittämishankkeet on käynnistetty. Sisäänottovaihe (v.2011), jolloin palvelukeskus yhdistää eri kunnilta tulleet toiminnot ja palvelutarpeet sekä pystyttää palveluiden pitkäjänteiseen kehittämiseen vaadittavat organisaatiorakenteet, prosessit ja hallinnon. Vaiheen tavoitteena on, että KPK ICT on ottanut vastuun tärkeimmistä asiakaskuntien toimialasovelluksista ja kehittää niitä edelleen sekä uusien palveluratkaisujen ja hankintojen yhdistämisen hyödyt alkavat realisoitua. KPK ICT:n palveluarkkitehtuuri tukee uusien sähköisen asioinnin palveluiden tarjoamista sekä olemassa olevien järjestelmien sisäänottoa ja integrointia palvelukeskuksen järjestämään infrastruktuuriin. Sisäänottovaiheen aikana tavoitetilan palveluita kehitetään yhteistyössä asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa. Järjestäytymisvaihe (v.2012), jolloin kunnat alkavat kokea palvelukeskuksen tuottavan konkreettisia hyötyjä sekä tuotannon tehostumisen kautta että palveluiden kehittämisen kautta. Vaiheen tavoitteena on, että KPK ICT:llä on merkittävä rooli kuntakentän sähköisen asioinnin palveluiden järjestämisessä, vastuu tärkeimmistä asiakaskuntien toimialasovelluksista sekä merkittävä yhdistämistyö on käynnistetty. Järjestäytymisvaiheen aikana myös tavoitetilan palveluita käyttöönotetaan sekä tuotantouudistukset kunnissa käynnistyvät. Samaan aikaan kunta-asiakkaat investoivat merkittävästi toimintatapojen muutokseen ja palveluiden onnistuneen käyttöönoton mahdollistamiseksi. Rationalisointivaihe (v ), jolloin kunnat ovat saavuttaneet merkittäviä hyötyjä ja parantuneet palvelut mahdollistavat tuotantouudistuksia kunnissa. Tavoitetilassa KPK ICT:llä on selkeä kuva asiakkaiden strategioista ja kehitystarpeista, elämänkaariajattelu ohjaa toimintaa, sektorikohtaiset sovellukset ovat poistuneet sekä sähköiset palvelut ovat laajamittaisesti käytössä ja itsepalveluratkaisut parantavat loppukäyttäjien elämänlaatua. Rationalisointivaiheessa (tavoitetilassa) seuraavan sukupolven palveluprosessit ovat vakiintuneena osana kuntien toimintaa sekä asiakkaiden käytössä olevia järjestelmiä on vähemmän. 34

35 Alla on esitetty kehityspolku tavoitetilaan sekä strategiset välitavoitteet jaoteltuna tuloksellisuuteen, palveluihin, asiakkuuden hallintaan, sisäisiin prosesseihin sekä osaamiseen ja henkilöstöön. Vastaavan kehityspolun mukaisesti on määritelty KPK ICT:n palvelusalkku, jota esitellään tarkemmin luvussa 6. Kuva 4.1 Kehityspolkuja tavoitteet vuosille

36 5 Toimintaympäristö ja toimintamalli 5.1 Toimintaympäristö KPK ICT toimii julkishallinnon ICT-toimintaympäristössä kuntasektorin palveluiden järjestäjänä ja kehittäjänä. Yhtiön päätehtävä on kehittää ratkaisuja kuntien vaikuttavuuden kasvattamiseen ja tuottavuuden parantamiseen. KPK ICT:n toimintaympäristölle on ominaista, että kuntia kannustetaan lisäämään yhteistoimintaa palveluiden järjestämisessä ja uusien yhteisten ratkaisujen löytämiseksi kustannusten kasvun hillitsemiseksi. Palveluiden turvaaminen kustannustehokkaalla tavalla edellyttää palvelurakenneuudistuksia. Uusia järjestämis- ja tuottamistapoja vaaditaan kuntien ydinprosesseissa ja niitä voidaan mahdollistaa ICT:n avulla. Kuntien omistajapolitiikka määrittelee millaista omaisuutta kunta hankkii ja missä hankkeissa kunta on mukana omistajana ja rahoittajana. Kunnan omistajapoliittisista linjauksista on viime kädessä vastuussa kunnanvaltuusto. Lisääntyneet toimintamallimuutokset aiheuttavat yhtenäistämistarpeita ICTpalveluiden osalta. Palveluiden yhtenäistäminen myös helpottaa yhteistyön lisäämistä ja mahdollisia kuntaliitoksia. KPK ICT:n toimintaympäristössä korostuu myös kiristynyt taloudellinen tilanne sekä suurten ikäluokkien eläköitymisen myötä heikentyvä työvoiman saatavuus. Kuntien työvoimavaltaiselle palvelutuotannolle tämä kehityssuunta luo voimakkaita uudistumispaineita. Kunnissa joudutaan tekemään merkittäviä tehostamis- ja säästöpäätöksiä peruspalveluiden turvaamiseksi. Kuntien omia resursseja on keskitettävä tukitoiminnoista ja hallinnosta ydinprosesseihin. Toimintaympäristön teknologiakehitys on mahdollistanut sähköisten palveluiden ja sähköisen asioinnin lisääntymisen ja siten lisänneet palveluiden järjestämisen tai tuottamisen paikkariippumattomuutta. Itsepalveluteknologia parantaa kunta-asiakkaan kokemaa asiakaspalvelua ja vähentää henkilöstösidonnaisuutta. Uuden teknologian hyödyntäminen edellyttää kuitenkin mittavia investointeja palveluihin ja koulutukseen, jotka yksittäiselle kuntatoimijalle voivat olla kannattamattomia, ellei niitä tehdä yhteistoimintana. Löytääkseen ratkaisuja kuntien tuottavuuden parantamiseksi KPK ICT:n tulee vaikuttaa erilaisilla kuntasektorin yhteistyöfoorumeilla sekä osallistua julkishallinnon ICT-toimintaan tai kuntasektorin kehitykseen liittyviin hankkeisiin. Samalla se kasvattaa kuntaosaamistaan sekä löytää valmiita ratkaisuja ongelmiinsa. KPK ICT:llä on merkittävä rooli tulevaisuudessa kuntakentän ja koko julkishallinnon toimijana. KPK ICT:n keskeisiä sidosryhmiä ovat henkilöstö, rahoittajat, Kuntaliitto, järjestöt sekä muut valtiohallinnon ja julkisen hallinnon toimijat, kuten VM:n KuntaIT ja ValtIT, VIP (Valtiokonttori) ja keväällä 2010 valmisteluvaiheessa oleva JulkIT -palvelutuotanto-organisaatio (JIP). KPK ICT:n suhdetta julkisen hallinnon keskeisimpiin sidosryhmiin on kuvattu alla. 36

37 Kuva 5.1 Julkishallinnon ICT-toimijat Valtiovarainministeriön ja KPK ICT valmisteluhankkeen yhteisen tavoitelinjauksen mukaan koordinoitu, julkisen hallinnon ICT-palvelutuotanto tapahtuu pitemmällä tähtäimellä pääasiassa kuvion muodostamien kolmen yksikön toimesta: VIP (Valtiokonttori), tuleva JulkITpalvelutuotanto-organisaatio (JIP) ja tuleva KPK ICT (+pienemmät kuntien palveluyhtiöt). Toimijoiden työnjaossa lähtökohtana on, että VIP (Valtiokonttori) toimii nykyroolissaan tuottaen valtion ja osin valtion ja kuntien yhteisiä palveluja (tukipalveluja), tuleva JIP tuottaa yhteisissä kehittämishankkeissa kehitettyjä KuntaIT- ja SADe-ohjelmassa kehitettyjä julkisen hallinnon yhteisiä palveluja (tukipalveluja) sekä substanssipalveluja, ja tuleva KPK Oy järjestää ja tuottaa kuntien yhteisiä palveluja. Tiivistyvällä JulkIT -koordinaatiolla ja yhteistyöllä huolehditaan siitä, että päällekkäisyyksiä ei synny ja roolit pysyvät selkeinä. KPK ICT:n muut kumppanit ja sidosryhmät ovat mm. Kuntaliitto, KL Kuntahankinnat Oy, valtiohallinnon muut organisaatiot, puitejärjestelyjen piiriin kilpailutetut palvelutoimittajat sekä omistaja-asiakkaiden in house -yksiköt. Liiketoimintasuunnitelmaluonnosta koskevassa lausunnossaan Kuntaliitto suhtautuu erittäin myönteisesti kuntaohjelman tavoitteiseen koota kuntien tietotekniikan ja talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalveluja nykyistä kattavampiin ja suurempiin palvelukeskuksiin. Kuntaliitto näkee, että se on omiaan lisäämään kuntien toiminnan tehokkuutta ja luomaan parempia ja pitemmälle erikoistuneita palveluja. Lausunnossaan Kuntaliitto yhtyy täysin mm. niihin liiketoimintasuunnitelmaluonnoksissa esitettyihin näkemyksiin siitä, mitä vaikuttavuutta saa aikaan palveluprosessien yhdenmukaistaminen ja palvelutuotannon rakenteiden uudistaminen. 5.2 Toimintamalli Liiketoimintasuunnitelman toimintamalli kuvaa tavan, jolla KPK ICT toimii omistajaasiakkaiden ohjauksessa järjestäen asiakkaidensa tarpeisiin perustuvia palveluita. Toiminnan on oltava liiketoiminnallisesti kannattavaa, jotta KPK ICT kykenee jatkuvaan toiminnan ja 37

38 palveluiden kehittämiseen. Liiketoiminnan tavoitteena ei ole tuottaa voittoa enemmän kuin tarvitaan jatkuvan toiminnan ja kehittämisen varmistamiseksi. KPK ICT toimii verkostomaisesti ja valtakunnallisesti. KPK ICT:n osaamisalueet muodostetaan verkoston toimijoiden tunnistettujen vahvuuksien mukaisesti. Operatiivisen toiminnan näkökulmasta jokainen osaamisverkoston toimija järjestää tietyt peruspalvelut omalla osaamisalueella ja vastaavasti kehittämistoiminnan näkökulmasta osaamisverkoston toimijat erikoistuvat omien vahvuuksien ja kyvykkyyksien mukaisesti sekä vastaavat oman erikoistumisalueen jatkuvasta kehittämisestä kansallisesti. Alla on kuva operatiivisen toiminnan ja toiminnan jatkuvan kehittämisen toimintamallista. OPERATIIVINEN TOIMINTAMALLI ASIAKKAAN NÄKÖKULMASTA KEHITTÄMISEN JA ERIKOISTU- MISEN TOIMINTAMALLI Kuva 5.2 Operatiivisen toiminnan ja toiminnan jatkuvan kehittämisen toimintamallist KPK ICT toimii lähtökohtaisesti palveluiden järjestäjänä ja käyttää ICT-toimialan alihankkijoita palveluiden tuottajina. Palvelukeskus järjestää palveluja kuntatoimijoille yhdistelemällä, konseptoimalla ja kehittämällä uusia palveluita sekä hyödyntämällä ICT-markkinoiden toimittajien olemassa olevia ICT-palveluita. Yhtiön pitkän tähtäimen tavoitetila on keskittyä pääsääntöisesti kuntien ydintoimintoja tukevien ICT-ratkaisujen järjestämiseen, joissa yhtiö kykenee tuottamaan aitoa lisäarvoa ja kustannustehokkaita ratkaisuja kuntatoimijoille. KPK ICT on aktiivinen verkostoituja ja se toimii vahvassa yhteistyössä muiden julkisenhallinnon sidosryhmien kanssa. Tässä suunnitelman luvussa on kuvattu KPK ICT:n korkean tason toimintamalli, prosessikartta ja avainprosessit. Avainprosessien tarkemmat kuvaukset löytyvät liiketoimintasuunnitelman liitteestä 3 Tavoitetilan prosessikartta ja avainprosessit. Verkostoon oleellisena osana liittyvät roolit, osaamistarpeet ja vastuunjako on kuvattu tarkemmin tämän suunnitelman luvussa 11. Seuraavassa kuvassa on esitetty yhteenveto KPK ICT:n korkean tason toimintamallista. 38

39 Kuva 5.3 KPK ICT toimintamalli 5.3 Prosessikartta Prosessikartta kuvaa palvelukeskuksen tavoitetilan tarkemman tason toimintamallin luomalla yhden kokonaisvaltaisen näkymän ICT-palveluiden kehittämisen ja järjestämisen tavoitetilasta. Prosessikarttaa käytetään johtamisen, ohjauksen, päätöksenteon ja suunnittelun välineenä. Prosessien kehittäminen liittyy aina organisaation muuhun suunnitteluun ja kehittämiseen ja siksi prosessikartan pohjana ovat samat visiot, strategiat ja toimintaperiaatteet, jotka ohjaavat KPK ICT:n toimintaa. Prosessikartta määrittää kuinka KPK ICT:n oma organisaatio toimii sekä auttaa ymmärtämään miten vastuut jakautuvat ja yksilön tehtävät linkittyvät kokonaisuuteen. Prosessikartan avulla asetetaan toiminnan seurannan mittarit ja raportointi, jotta toimintaa voidaan arvioida ja toisaalta yksittäinen toimija näkee miten hänen työtään mitataan. Prosessikartta osoittaa sekä sisäisesti omalle henkilökunnalle, että ulkoisesti toimittajien ja sidosryhmien edustajille, mitkä ovat KPK ICT:n toimintatavat. Prosessikartta auttaa määrittämään, miten päätökset tehdään ja mitkä ovat prioriteetit. Sen avulla estetään päällekkäiset toiminnot organisaatiossa ja yli organisaatiorajojen. Yhteinen prosessikartta luo edellytykset toimintojen keskittämiselle ja rinnakkaisvaiheiden lisäämiselle läpimenoajan nopeuttamiseksi. KPK ICT:n prosessikartta huomioi palvelukeskuksen toimijaketjun ja järjestelmäkirjon. Prosessikarttaa ja toimintatapoja ei päästä rakentamaan tyhjästä, koska mukana on paljon erilaisia toimijoita (järjestelmätoimittajia), joilla on jo vakiintuneita prosesseja käytössään (mm. tukimallit, pienkehitys jne.). Prosessikarttaan voidaan linjata ne asiat, jotka KPK ICT:ssä tehdään yhteisen mallin mukaan ja vastaavasti ne kokonaisuudet, joissa voidaan nojautua toimijakohtaisiin prosesseihin. Myös palvelu/järjestelmäkirjo vaikuttaa olennaisesti prosessikarttaan, koska esimerkiksi erityyppiset palvelut vaativat prosessikartalta erilaisia painopisteitä. Seuraavassa kuvassa on esitetty KPK ICT:n tavoitetilan prosessikartta. 39

40 Kuva 5.4 KPK ICT:n Prosessikartta 5.4 Prosessikartan suunnittelun pohjana käytetyt viitekehykset KPK ICT:n prosessikartan kuvauksessa on hyödynnetty yleisesti omaksuttuja kansainvälisiä viitekehyksiä (COBIT ja ITIL) sekä Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan suositusta prosessien kuvaamisesta. Viitekehykset on esitelty seuraavissa luvuissa. COBIT-viitekehys (Control Objectives for IT and related Technology) on avoimen standardin kansainvälisesti omaksuttu ICT-palvelujohtamisen kontrollimalli. COBIT on valvonnan viitekehys, joka perustuu kokoelmaan yleisiä ICT-prosesseja liiketoimintajohtajien, ICT-toimittajien ja auditoijien ymmärtämässä muodossa. COBITin lähestymistapa on liiketoimintakeskeinen, prosessiorientoitunut, kontrollipohjainen ja mittausta suosiva. ITIL-viitekehys (Information Technology Infrastructure Library) on globaalisti tunnustettu ja vapaasti käytettävissä oleva prosessikehys, jota on käytetty ja kehitetty yli 20 vuotta. ITIL on ICT-palveluiden tuottamisen ja johtamisen viitekehys, jota voidaan soveltaa organisaation tarpeiden mukaan. ITIL soveltuu kaikenkokoisten yritysten ICT-prosessikehykseksi. Pääpaino on ICT-palveluiden johtamisessa prosessien avulla. ITIL-rakenne ja ydin koostuvat viidestä alueesta, jotka sisältävät palveluiden koko elinkaaren palvelustrategian luomisesta niiden suunnitteluun, käyttöönottoon, tuottamiseen ja jatkuvaan kehittämiseen. JHS 152 Prosessien kuvaaminen - KPK ICT:n prosessikartan kuvauksessa on hyödynnetty Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (JUHTA) julkaisemaa suositusta numero 152 prosessien kuvaamisesta. Kyseisen suosituksen tarkoitus on yhdenmukaistaa ja selkeyttää julkisen hallinnon prosessien kuvaamista. Suositus on tarkoitettu kaikille julkisen sektorin toimijoille, jotka työssään kuvaavat prosesseja. 40

41 5.5 Prosessikartan toiminnot KPK ICT:n prosessikartta jakautuu ylätasolla palveluiden kehittämisen ja palveluiden järjestämisen toimintoihin. Palveluiden kehittämisen avulla vastataan uusiin palvelutarpeisiin kehittämällä ja parantamalla asiakkaille toimitettavia palveluita ja omaa toimintaa. Palveluiden järjestäminen keskittyy toimittamaan kehitettyjä palveluja asiakkaille sovituin palvelutasoin ja - ehdoin sekä pitämään KPK ICT:n oman organisaation pyörät pyörimässä. Nämä ylätason toiminnot jakautuvat edelleen prosesseiksi. Prosessit jakautuvat edelleen aliprosesseiksi kuvan 4.7. mukaisesti Asiakkuuden hoito, sidosryhmä- ja toimittajahallinta & omistajaohjaus Asiakkuuden hoito, sidosryhmä- ja toimittajahallinta ja omistajaohjaus -prosessi ulottuvat palveluiden kehittämisen ja palveluiden järjestämisen osa-alueille. Asiakkuuden hoidon tavoitteena on aktiivinen yhteistyö asiakkaiden kanssa kaikissa palvelun elinkaaren vaiheissa. Asiakkaan kehitys- ja palvelusuunnitteluprosessissa KPK ICT toimii kokonaisvastuullisena tahona, samoin asiakkuuden hankinta ja hoito -prosessissa. Asiakaspalveluprosessissa KPK ICT toimii kontaktipisteenä asiakkaiden ja palveluntuottajien välisissä prosesseissa välittäen asiakkaiden tarpeet ja tukipyynnöt edelleen palveluntuottajien toteutettaviksi. Sidosryhmä- ja toimittajahallinta varmistaa, että KPK ICT:n toiminta on linjassa muiden julkisen hallinnon organisaation ICT-hankkeiden kanssa ja että KPK ICT:n järjestämiä palveluita tuottavat toimittajat järjestävät palveluita kilpailukykyiseen hintaan ja ehdoin. Omistajaohjaus syöttää KPK ICT:n strategista suunnittelua omistajien linjausten muodossa. Kuva 5.5 KPK ICT:n prosessien jakautumisen osaprosesseiksi Prosessit on kuvattu lyhyesti tässä liiketoimintasuunnitelman päädokumentissa. Tarkemmat prosessikuvaukset on esitetty liitteessä 3 Tavoitetilan prosessikartta ja ydinprosessit Suunnittelu ja kehitys Suunnittelu jakautuu strategiseen - ja kokonaisarkkitehtuurisuunnitteluun. Strateginen suunnittelu vastaa asiakastarpeiden, omistajien linjausten, teknologiatrendien ja uusien innovatiivisten ratkaisujen muokkaamisesta konkreettisiksi strategisten ohjelmien sisällöiksi. 41

42 Kokonaisarkkitehtuurisuunnittelun avulla KPK ICT:n palveluiden kehityksessä varmistetaan arkkitehtuuriperiaatteiden toteutuminen. Kokonaisarkkitehtuurisuunnittelu vastaa KPK ICT:n arkkitehtuuriperiaatteiden linjauksesta sidosryhmien arkkitehtuuriperiaatteiden suhteen. Kehitys-toiminto jakautuu palveluiden kehityksen - ja oman toiminnan kehittämisen prosesseihin. Palveluiden kehitys kattaa kehitysprojektit. Oman toiminnan kehittäminen tähtää KPK ICT:n toimintatapojen jatkuvaan kehittämiseen raportoidun suorituskyvyn ja asiakastarpeiden pohjalta. Salkunhallinta menee läpi suunnittelun ja kehityksen toimintojen. Salkunhallinnasta on kerrottu tarkemmin luvussa Toimitus ja tuki Hallinto Toimitus ja tuki toiminto sisältää palveluiden käyttöönotto-, palveluiden tukimalli-, palveluiden hallinta- ja palveluiden ylläpito- prosessit. Palveluiden käyttöönoton prosessi varmistaa, että uudet ja/tai edelleen kehitetyt ICT-palvelut saadaan käyttöön hallitusti siten, että palvelun toimittajalla ja asiakasorganisaatioilla on valmius palvelun käyttöönottoon ja häiriöt asiakasorganisaation toimintaan voidaan pitää minimissään. Palveluiden tukimallin prosessit varmistavat, että käyttäjien havaitsemat poikkeamat palvelussa sekä palvelupyynnöt rekisteröidään ja ohjataan korjattaviksi tai toteutettaviksi ja että käyttäjät saavat palveluihin liittyvät tiedotteet. Palveluiden hallinta koordinoi muutostarpeita, käyttäjäpalautteita ja palvelutasojen hallintaa. Palveluiden ylläpidon prosessit toteutetaan useimmiten palvelukohtaisesti ja niistä vastaa käytännön tasolla palvelun toimittaja. Hallinto- toiminnon KPK ICT ostaa oletusarvoisesti ostopalveluna KPK THH:lta. Taloushallinto kattaa yrityksen rutiinin budjettisuunnittelun ja rahaliikenteen. Henkilöstöhallinto sisältää rekrytoinnin, palkanlaskennan, koulutuksen ja resurssisuunnittelun. Toiminnan seuranta linkittyy Oman toiminnan kehittämiseen ja palveluiden toimitukseen ja tukeen. Toiminnan seuranta tuottaa rutiininomaisesti määritellyt raportit jatkotoimenpiteitä varten oikeille tahoille ja seuraa KPK ICT:n toimintaa raportoinnin pohjalta. 42

43 6 ICT-palvelumalli Nykytilassa kuntatoimijat ja niiden erityyppiset tietotekniikkapalvelukeskukset vastaavat suurelta osin itse ICT-palveluiden toimittamisesta ja järjestämisestä kuntatoimijan työntekijöiden ja kunta-asiakkaiden tarpeisiin. Usein vaiheittain rakentunut pirstaleinen sähköisen asioinnin järjestelmäarkkitehtuuri hidastaa kuntatoimijoiden kykyä uudistaa palvelutuotantoaan ja johtaa irrallisiin ICT-hankintoihin sekä epäedullisiin toimittajakytköksiin. Palveluiden keskittämisestä saatavien mittakaavaetujen sekä osaamisen verkostoitumisen seurauksena KPK ICT mahdollistaa kunta-asiakkaille tarjottavien palveluiden laadun parantamisen, hilliten samalla kustannusten nousua. Palvelukeskus vahvistaa merkittävästi kuntatoimijoiden neuvotteluasemaa suhteessa ICT-alan kaupallisiin toimijoihin sekä luo edellytykset yhtenäisen ja avoimen ICT-arkkitehtuurin synnyttämiselle kuntasektorilla. 6.1 Palvelumalli KPK ICT kehittää ja järjestää ICT-pohjaisia palvelutuotteita ja -prosesseja omistajaasiakkaittensa tuottavuuden parantamiseksi, mahdollistamalla samalla toimintaprosessien yhtenäistämisen. Palvelukeskuksen palvelumalli kattaa asiakkaiden tarpeisiin kehitettyjä asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalveluita. Kuva 6.1 KPK ICT:n palvelumalli 43

44 6.2 ICT Palveluryhmittely KPK ICT:n järjestämät palvelut ryhmitellään asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalveluihin, joita kukin kuntatoimija hyödyntää valitsemansa kehityspolun mukaisesti. Lisäksi palvelukeskuksen palvelusalkku käsittää yhdessä kuntatoimijoiden johdon ja henkilöstön kanssa toteutettavan kehityssuunnittelun sekä palveluiden seurannan ja tuen. Palvelut on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Palvelukortit. Kuva 6.2 KPK ICT:n palvelusalkku Ratkaisujen hallinta Ratkaisujen hallinta on osa KPK ICT:n laajempaa asiakkuudenhallinnan hoitomallia. Se linkittää palvelukeskuksen palvelut ja niiden järjestämisen tukiprosessit kunkin omistajaasiakkaan oman toiminnan kehittämiseen ja varsinaiseen palvelutoimintaan. Ratkaisujen hallinnassa toimivat KPK ICT:n asiakasvastaavat ja ratkaisupäälliköt määrittävät yhdessä kuntatoimijan henkilöstön kanssa palvelu- ja kehityssuunnitelmat, joiden tavoitteena on löytää parhaat ratkaisut asiakkaan ICT-haasteisiin toiminnan kehittämiseksi. Kehityssuunnitelmia seurataan ja päivitetään jatkuvasti yhdessä asiakkaan kanssa. Asiakasvastaavan tulee tuntea asiakaskuntansa hyvin ja toimia asiantuntijana johdon ja henkilöstön suuntaan niin teknisestä kuin toiminnallisesta näkökulmasta. Suuremmissa asiakkuuksissa asiakasvastaavaa tukevien ratkaisupäälliköiden tehtävänä on kehittää kuntatoimijoiden ICT-palveluita yhteistyössä toimiala-/palveluprosesseista vastaavien henkilöiden kanssa ja vastata palveluiden järjestämisestä asiakkaiden suuntaan. 44

45 Kuva 6.3 Ratkaisujen hallinnan kannalta oleelliset segmentoinnin tasot ICT-asiantuntijapalvelut KPK ICT:n asiantuntijapalvelut sisältävät kehitys- ja muutostöitä, jotka tukevat palvelukeskuksen tarjoamien teknologiapohjaisten palveluiden käyttöönottoa kuntatoimijalla. Asiantuntijapalveluita tarjotaan myös erillisenä palvelukokonaisuutena sovellus- ja infrastruktuuripalveluiden rinnalla, jolloin asiakas hyödyntää asiantuntijaosaamista töissä, jotka eivät suoraan liity KPK ICT:n muihin palveluihin. Hyödyntämällä palvelukeskuksen asiantuntijapalveluita kuntatoimija saa käyttöönsä alan parhaan tietohallinnon asiantuntijaverkoston, joka koostuu KPK ICT:n omasta henkilöstöstä ja ulkopuolisista konsulteista. Seuraavassa kuvassa on esitetty KPK ICT:n käynnistysvaiheessa tarjoamat asiantuntijapalvelut. 45

46 Kuva 6.4 KPK ICT:n käynnistysvaiheen asiantuntijapalvelut Sovelluspalvelut KPK ICT:n sovelluspalvelut jakautuvat toimialasovelluksiin, jotka tuottavat lisäarvoa kunnan palveluprosesseihin sekä toimialasovelluksia yhteisillä ominaisuuksilla tukeviin sovelluksiin. Sovelluspalvelut sisältävät niin kuntatoimijan henkilöstön kuin kunta-asiakkaiden hyödyntämiä palveluita. Uudet sovelluspalvelut rakentuvat KPK ICT:n suorassa ohjauksessa tai muun julkisen sektorin valtakunnallisen ICT-kehittäjän ohjauksessa. Palvelut siirretään KPK ICT:n ohjauksen ja tuen piiriin viimeistään käyttöönoton yhteydessä. Palvelukeskus järjestää sovelluspalvelut kuntatoimijoille. Palveluiden tuottamisesta vastaavat pääsääntöisesti kaupalliset palvelutuottajat. Seuraavassa kuvassa on esitetty käsitteellinen esimerkki KPK ICT:n tarjoamista sovelluspalveluista. 46

47 Kuva 6.5 Esimerkki KPK ICT:n tarjoamista sovelluspalveluista Tavoitetilassa KPK ICT:n sovelluspalvelusalkku sisältää uusia sovelluksia sekä jo olemassa olevia sovelluksia, jotka otetaan KPK ICT:n hallinnan piiriin, konsolidoidaan ja tarjotaan mahdollisesti keskitetysti myös muille omistaja-asiakkaille. Uudet, yhteisiä ominaisuuksia sisältävät sovellukset tulee standardoida ja viipaloida käytettäväksi läpi kuntakentän. Uudet sovellukset perustuvat avoimuuteen ja hyödyntävät olemassa olevaa tietoa integraatioiden avulla. Nykyiset toimiala-/toimintakohtaiset sovellukset vaativat usein räätälöidyn asiakaskohtaisen instanssin. KPK ICT pyrkii kehittämään kuntakentän ICT-sovelluskarttaa suuntaan, joka mahdollistaa siilomaisesti toimivista sovelluksista luopumisen. Seuraavassa kuvassa esitetään sovelluspalveluiden yhdenmukaistamisen vaiheet. 47

48 Kuva 6.6 Sovelluspalveluiden yhdenmukaistamisen vaiheet Infrastruktuuripalvelut KPK ICT:n palvelusalkku kattaa kolmantena merkittävänä alueena infrastruktuuripalvelut, joita voidaan järjestää kuntatoimijoille tarvelähtöisesti. Infrastruktuuripalveluiden tavoitteena on hankkia ja pitää yllä kustannustehokkaalla tavalla asiakkaiden vakioituja perustietotekniikkaratkaisuja niin, että ne ovat käyttäjilleen tehokas, luotettava ja helppokäyttöinen työväline. Infrastruktuuripalveluiden järjestäminen jakautuu karkeasti neljään kategoriaan: 1. KPK ICT hankkii tarvittavan infrastruktuurin palveluna itselleen, joka mahdollistaa palvelukeskuksen toiminnan ja palveluiden tarjonnan kuntakentälle 2. KPK ICT tarjoaa perustietotekniikan hankinnan asiantuntijapalveluita kuntakentälle hyödyntäen suuruuden ekonomiaa 3. KPK ICT ottaa järjestämisvastuun kuntatoimijan infrastruktuuripalveluiden järjestämisestä ja toimittajasuhteiden ylläpidosta 4. KPK ICT järjestäen infrastruktuuriratkaisut kuntakentälle pilvestä hyödyntäen palvelutuottajia ja optimoi kustannuksia yhtenäistämisen ja keskittämisen kautta Seuraavassa kuvassa on esitetty esimerkki KPK ICT:n järjestämistä infrastruktuuripalveluista. 48

49 Kuva 6.7 Esimerkki KPK ICT:n järjestämistä infrastruktuuripalveluista Kuntasektorin palvelukonseptien jalkautus KPK ICT tukee kuntatoimijoita uusien palvelukonseptien jalkautuksessa erityisesti asiantuntijaja sovelluspalveluiden kautta. Palvelukeskus huomioi palvelukehityksessään valtakunnalliset palvelukonseptit, kuten esimerkiksi OmaHoito ja asiakaspalvelukonsepti. Asiantuntija- ja sovelluspalveluiden eri komponenttien yhdistelmänä tarjottava kokonaispalvelu tukee kuntia palvelukonseptien soveltamisessa ja jalkauttamisessa. Alla on esimerkki palvelukonseptin jalkautuksessa hyödynnettävistä sovellus- ja asiantuntijapalveluista. 49

50 Kuva 6.8 Esimerkki palvelukonseptin jalkautuksessa hyödynnettävistä sovellus- ja asiantuntijapalveluista 50

51 7 Tuotteistetut ICT-palvelut KPK ICT:n palvelusalkku sisältää joukon tuotteistettuja asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalveluita, joilla palvelukeskuksen palvelutarjonta käynnistetään. Tuotteistettujen palveluiden valinnassa on huomioitu kuntatoimijoiden esiin nostamat yleiset tarpeet ja suurimmat kipupisteet. Seuraavissa luvuissa on kuvattu asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalveluiden korkean tason palvelukuvaus ja julkaisuajankohta. Palvelut on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Palvelukortit. 7.1 Tuotteistetut ICT-asiantuntijapalvelut KPK ICT:n palvelutarjonta käynnistetään vuoden 2010 aikana ICT-asiantuntijapalveluilla. Palvelu Kuvaus Julkaistaan Tietohallinnon johtamisen palvelut Tietohallinnon johtamisen palvelut tukevat kuntatoimijan johdon / kunnan toimialajohdon palvelutoiminnan tavoitteiden saavuttamista ICTnäkökulmasta. Palvelut keskittyvät palvelutoiminnan ja tietohallinnon yhteensovittamiseen ja läpinäkyvyyden varmistamiseen 2010 Tietoturvan asiantuntijapalvelut Tietoturvan asiantuntijapalveluiden tavoitteena on varmistaa hyvien tietoturvakäytäntöjen ja -periaatteiden mukainen toiminta ja kehitys kuntatoimijoissa ja täten parantaa kuntatoimijan varautumista ICT-riskeihin 2010 ICT- Arkkitehtuurien asiantuntijapalvelut Arkkitehtuurien asiantuntijapalveluissa KPK ICT:n asiantuntijat tukevat kuntatoimijaa palvelutoiminnan prosesseihin linkittyvässä teknisessä arkkitehtuurisuunnittelussa 2010 Hankintojen ICT-asiantuntijapalvelut keskittyvät kilpailutusten (vaatimusten määrittely, tarjouspyynnön laatiminen, tarjousten vertailu, suositukset päätöksenteon tueksi) ja hankintasopimusten määrittelyn tukemiseen 2010 Hankintojen ICTasiantuntijapalvelut ICTprojektipalvelut ICT-projektipalveluilla tuetaan kuntatoimijaa sen ICT-muutos- ja - kehitysprojektien läpiviennissä. Projektipalvelut kattavat projektisalkun hallintaan liittyvät projektien tuki- ja seurantapalvelut, projektipäällikköpalvelut ja projektien toteutustyöt 2010 Prosessien kehittämisen asiantuntijapalvelut Prosessien kehittämisen asiantuntijapalvelut sisältävät palvelukonseptien, toimintamallien ja prosessien kehittämistä tunnistettujen ideaalimallien pohjalta. KPK ICT kehittää, ylläpitää ja jalkauttaa kuntakentällä parhaiksi todennettuja malleja kuntien toiminnan kehittämiseksi 2010 Taulukko 7.1 KPK ICT:n asiantuntijapalveluiden kuvaus ja julkaisuajankohta 51

52 7.2 Tuotteistetut sovelluspalvelut Ensimmäiset sovelluspalvelut ovat kuntien käytössä vuonna Sovelluspalvelut sisältävät osittain myös nykyisen VIP:n ja suunnitteilla olevan JIP:n järjestämiä palveluja. Yhteistyön muotoa ja työnjakoa näiden palveluiden osalta tarkennetaan vielä. Palvelu Kuvaus Julkaistaan Palveluseteliportaalin avulla asiakas voi hakea tietoa palvelusetelistä, sen käyttö-ominaisuuksista, sekä arvioida hoidon kustannusta itselleen eri tavoin tuotettuna 2011 Sähköinen palveluseteli Sähköinen palveluseteli tehostaa palvelusetelimallin hyödyntämistä kunnissa lisäten samalla asiakkaan valintamahdollisuuksia ja yksityisten palvelutuottajien hyödyntämistä 2011 THH-järjestelmät palveluna KPK ICT tarjoaa kuntatoimijoille kilpailukykyisen talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäratkaisun palveluna. Samaa palvelua hyödynnetään myös KPK THH:ssa kuntatoimijoille tuotettavissa talous- ja henkilöstöhallinnon prosessipalveluissa 2011 Asianhallinnan palvelut Asianhallinnan sovelluspalvelut sisältävät kunnallista päätöksentekoprosessia tukevia ICT-ratkaisuja, kattaen sähköiset kokoukset ja niitä tukevan asiakirjahallinnan vaiheet asian vireille panosta tehdyn päätöksen arkistointiin Kunta-asiakkaiden sähköinen asiakaspalvelu Sähköinen asiakaspalvelu ohjaa kunta-asiakkaan tekemän palvelupyynnön käsiteltäväksi oikealle taholle ennalta määritetyn palveluprosessin mukaisesti. Prosessiohjaus integroituu kuntaorganisaation operatiiviisiin järjestelmiin ja hyödyntää niitä 2011 Tiedolla ohjaamisen palvelu Tiedolla ohjaamisen palvelulla kuntatoimijan henkilöstö-, talous- ja toimintatiedot yhdistetään siten, että eri tuotantolukujen seuranta, ennustettavuus, vaikuttavuus ja raportointi tehostuu 2011 Palveluseteliportaali SOTEjärjestelmäpalvelut KPK ICT järjestää kapasiteettipalveluja kuntatoimijan sosiaalitoimen ja terveydenhuollon järjestelmille sekä ottaa vastuun kuntatoimijan SOTEalueen toimittajasuhteiden ja -sopimuksien hallinnasta joko toimeksiannolla tai kokonaisulkoistuksena 2011 Keskitetty käyttövaltuushallinta Palvelu sisältää keskitetyn identiteettituottajapalvelun (Identity provider - IDP) sekä toisena osakomponenttina identiteetin hallinnan 2011 Yhteisölliset työkalut Palvelu koostuu helppokäyttöisistä yhteisöllisistä teknologiapalveluista, jotka läpileikkaavat kuntatoimijan ydintoiminnallisuuksia ja linkittyvät kuntatoimijan palveluprosesseihin

53 Palvelu Kuvaus Julkaistaan Mahdollistavat Integraatiopalvelu Integraatioalusta tarjoaa kuntatoimijoille keskitetyn palveluiden hallinnan ja siihen liittyvät tukisovellukset, palvelukatalogin (UDDI) ja standardisoidut rajapinnat jo aikaisemmin muiden toteuttamiin palvelukokonaisuuksiin sekä KPK ICT tuotantoon tuleviin palveluihin 2011 Maksaminen Maksamisen palvelu mahdollistaa VETUMA-palvelun tarjoaman sähköisen maksamisen hyödyntäminen useissa eri järjestelmissä saman taustatoiminnallisuuden ja samojen avoimien palvelurajapintojen kautta VRK Liittymä VRK/VTJ integraaatio palvelu tukee kunnan MDM ratkaisujen tiedon päivitystä ja uusien tietojen hakua ja luontia MDM rekistereihin Suostumus ja Valtuutus Valtuutuksella tarkoitetaan kansalaisen toiselle henkilölle antamaa valtuutusta, eli joku muu on saanut oikeuden toimia luonnollisen henkilön puolesta terveydenhuollon asioinnissa ikään kuin olisi henkilö itse LDAP integraatio Käyttäjähakemistointegraatio Microsoft AD ja LDAP ympäristöihin. Integraatiopalvelun avulla voidaan kunnan verkkopalveluihin liittyvät tunnistautumismekanismit liittää yhdeksi ja samaksi kokonaisuudeksi ns. META Hakemiston avulla 2011 Vetuma tunnistus Vetuma-tunnistus palvelu tukee kaikkia kunnan vahvaa tunnistusta tarvitsevia palveluita. Vetuma tunnistusta voidaan käyttää käyttäjien tunnistamisessa palvelukokonaisuuksiin tai yksittäisten toimintojen suorittamiseen tarvittavissa tilanteissa Lokitietojen hallinta Lokitietojen hallinta on tarkoitettu tiedon jäljitettävyyden, kiistämättömyyden ja eheyden varmistamiseksi. Lokitieto tallennetaan tilattomien palveluiden avulla jossa pääkomponenttina toimii Sanomajono toteutus ja Web service rajapinta Prosessipankki käyttöönottoon ja versiointiin. Palvelun avulla voidaan mallintaa organisaation osa-alueet ja sen riippuvuudet ml. prosessit, toimijat, tieto ja ICT sekä viestiä sisältö sidosryhmille useissa formaateissa mm. web-raportti 2011 Komponenttipankki Komponenttipankki on WWW-perustainen tietovarasto, johon voidaan tallettaa Kuntasektorille toteutettuja ratkaisuja avoimen lähdekoodin periaattein Taulukko 7.2 KPK ICT:n sovelluspalveluiden kuvaus ja julkaisuajankohta 53

54 7.3 Tuotteistetut infrastruktuuripalvelut Infrastruktuuripalvelut sisältävät laiteympäristön suunnittelun sekä laitteet ja perusohjelmistot "kapasiteettipalveluna" (hankinta, asennus, ylläpito, käyttäjätuki ja elinkaaren hallinta). Palvelu (kapasiteettipalvelu) järjestetään tarvittaessa soveltuvin osin useammasta (vähintään kahdesta) konesaliympäristöstä. Palvelu kattaa palvelukokonaisuuden tietojen varmistuksen ja palautukset, laitteiden tietoturvan hallinnan (virustorjunta ja työasemien puhdistaminen, tietoturvan päivitykset) sekä palvelun jatkuvan kehittämisen. Palvelu Kuvaus Julkaistaan Käyttäjäpalvelut Palvelu sisältää päätelaiteympäristön suunnittelun sekä laitteet ja perusohjelmistot "kapasiteettipalveluna. Tuettuina päätelaitteina: mm. työasemat, älypuhelimet, thin client, tulostimet.. Palvelu sisältää myös etätyön tukipalvelun (yhteyden tilaus ja käyttöönoton tuki, muut em. palvelut) sekä valtuuksien hallinnan (oikeuksien hallinta hakemisto- ja toimialuejärjestelmissä, etäyhteyksien kirjautumisen hallinta) 2011 Palvelu sisältää palvelin-, tallennus- ja varmistuslaiteympäristön suunnittelun sekä laitteet ja perusohjelmistot "kapasiteettipalveluna" Palvelu käsittää mm. konesali- ym. tilapalvelut, konesalien tietoliikenteen ja konesalien välisen tietoliikenteen sekä palvelukokonaisuuden valvonnan Kapasiteettipalvelut Tietoliikennepalvelut Palvelu sisältää toimiston lähiverkon teknisen ympäristön suunnittelun sekä laitteet ja perusohjelmistot "kapasiteettipalveluna sekä valvonnan ja tuen Toimistopalvelut Palvelu sisältää suunnittelun sekä laitteet ja perusohjelmistot "kapasiteettipalveluna" Palvelu kattaa toimisto-ohjelmat, sähköpostin ja työryhmäsovellukset sekä näiden hallinnan, tuen ja ratkaisujen kehittämisen Taulukko 7.3 KPK ICT:n infrastruktuuripalveluiden kuvaus ja julkaisuajankohta 54

55 8 Salkunhallinnan malli ja sisältö KPK ICT:n salkunhallinnan malli perustuu KuntaIT:ssä rakennettuihin kehittämisen hallinnan menetelmiin, joita on muokattu soveltumaan KPK ICT:n toimintamalliin. Salkunhallintamallin ytimen muodostavat kolme salkkua: kehityssalkku, projektisalkku ja palvelusalkku. Salkut ovat tiukasti linkittyneet toisiinsa ja niitä ohjataan keskitetysti omistajaohjauksen linjausten mukaisesti. Kuva 8.1 KPK ICT:n salkunhallintamalli Palvelusalkku: Palvelusalkku sisältää KPK ICT palvelukeskuksen palvelutuoteportfolion sovelluspalveluiden, asiantuntijapalveluiden sekä infrastruktuuripalveluiden osalta. Palvelusalkun sisältämät palvelut on tuotteistettu ja tarjolla kuntien hyödynnettäviksi sovitun aikataulun mukaisesti. Kehityssalkku: kehityssalkku sisältää KPK ICT:n omien kehityshankkeiden lisäksi näkyvyyden muissa organisaatioissa käynnissä oleviin KPK ICT:n kannalta relevantteihin hankkeisiin kehityshanke-ehdotukset valmistellaan asiaankuuluvan prosessin mukaisesti kehityshanke-esityksiksi, joiden pohjalta niiden eteenpäin viemisestä tehdään päätökset hyväksyttyjen kehityshanke-esityksien perusteella hankkeet projektoidaan ja ne siirtyvät projektisalkkuun kehityshankkeet ryhmitellään strategisten ohjelmien alle Projektisalkku: projektisalkku sisältää KPK ICT:n hankehallinnan piiriin kuuluvat hankekokonaisuuksien alle ryhmittyvät toteutusprojektit. Projektisalkussa seurattavat projektit hyödyntävät KPK ICT:n projektihallintametodologiaa KPK ICT:n kehityssalkun hallinta perustuu läpinäkyvyyteen, jotta eri tahojen hallinnoimat kehityshankkeet saadaan linjattua tukemaan yhteisiä tavoitteita. KPK ICT:n palvelusalkkuun valittavat kehitteillä olevat palvelukokonaisuudet rakentuvat joko KPK ICT:n suorassa ohjauksessa tai KPK ICT:n sidosryhmään kuuluvan toimijan ohjauksessa. Palvelusalkkuun valittavat palvelut siirretään KPK ICT:n ohjauksen ja tuen piiriin viimeistään käyttöönoton yhteydessä. KPK ICT:n projektisalkku sisältää uuskehitykseen liittyvien toteutus- ja jalkautusprojektien lisäksi myös tuotantopalveluiden siirtoprojekteja. KPK ICT:n palvelutarjonta kattaa myös olemassa olevien järjestelmien siirrot kuntaorganisaatiosta KPK ICT:n hallintaan. KPK ICT ottaa vastuun valituista kuntatoimijan aiemmin hallinnoiman palvelun ylläpidosta ja kehittämisestä. Keskittämisen kautta mahdollistetaan järjestelmien keskittämiset ja koordinoitu 55

56 siirtyminen yhtenäisiin järjestelmiin. Olemassa olevien ICT-ratkaisuiden keskittäminen mahdollistaa panosten siirtämisen ylläpidosta kehittämiseen. 8.1 Palvelustrategian jalkauttaminen KPK ICT:n strategia jalkautuu tavoitetilassa strategisten ohjelmien kautta hankekokonaisuuksiksi ja edelleen yksittäisiksi projekteiksi/kehityshanke-esityksiksi, joita hallitaan salkunhallintamallin avulla. Kuva 8.2 KPK ICT:n strategia jalkautuu strategisiksi ohjelmiksi ja niihin liittyviksi hankkeiksi Strategisia ohjelmia on tunnistettu kuntien tarpeiden pohjalta seitsemän, jotka ovat listattu alla: 1. Hallinnon kehittäminen 2. Sivistys ja kulttuuri 3. Hyvinvointi 4. Asiakkuudenhallinta ja palveluohjaus 5. Yhdyskuntatekniikka 6. ICT-tehokkuus 7. KPK ICT toimintamalli Strategisten ohjelmien suunnittelu on oma prosessinsa (katso luku 5:5), joka on osa strategisen suunnittelun toimintoa. KPK ICT:n hankesalkkuun listatut hankkeet on ryhmitelty yllä mainittujen strategisten ohjelmien alle. Ohjaus ja priorisointi tapahtuvat pääasiassa ohjelmatasolla. 56

57 8.2 Palveluiden tuotteistaminen KPK ICT:n palvelusalkku ja sen sisältämä palveluiden tuotteistusprosessi linkittyy KPK ICT:n kehityshankkeiden ja projektien hallintamalliin. Tuotteistusprosessissa palvelukuvaukset täydentyvät kehityshankkeiden edetessä. Kuva 8.3 KPK ICT:n ylätason tuotteistusprosessi Tuotteistamisella tarkoitetaan palvelun ominaisuuksien ja tuotannon määrittelyä, suunnittelua ja toteutusta siinä tarkoituksessa, että samaa palvelua voitaisiin järjestää useammalle asiakkaalle ja/tai useampia kertoja. Tuotteistamisen idea on toistamisella saavutettava tehokkuus. Palvelutarjontaa kehitetään, eli palveluita/niiden ominaisuuksia lisätään tai poistetaan palvelutarjonnasta esimerkiksi asiakkailta tulleen palautteen perusteella. Palvelutarjonnan kehittäminen sisältää myös olemassa olevan palvelun korvaamisen uudella palvelulla. 57

58 8.3 Salkunhallinnan päätöksentekoprosessi Alla olevassa kuvassa on kuvattu hankkeiden ja projektien ylätason päätöksentekoprosessi. Kuva 8.4 Salkunhallinnan ylätason päätöksentekoprosessi Kehityshankkeiden ja projektien osalta arviointi tapahtuu KPK ICT:n ohjausryhmissä sovittujen kriteerien pohjalta. Päätöksenteossa käytettävät kriteerit ovat: strategian mukaisuus asiakkaiden tarpeet liiketoiminnallisen hyödyn nopeus liiketoiminnallisen hyödyn merkittävyys käyttöönoton nopeus keskittämismahdollisuudet ajankohtaisuus/merkittävyys soveltuvuus KPK ICT arkkitehtuuriin elinkaaren vaihe elämänkaarimallin tukeminen Investointipäätökset tekee johtoryhmä. 8.4 Kehityshankesalkun sisältö, investointitarve ja aikataulu Tällä hetkellä KPK ICT:n kehityssalkkuun on listattu 32 hanketta, jotka tähtäävät tuotteistettujen palveluiden ja muiden priorisoitujen kehitysaloitteiden määrittelyyn ja toteuttamiseen. Kehityssalkkuun listattujen KPK ICT:n omien kehityshankkeiden investointitarpeeksi on ensivaiheessa arvioitu yhteensä 44,6 milj.. Palvelukeskuksen investoinnit kohdistuvat ennen kaikkea toimintatapojen määrittämiseen sekä muissa organisaatioissa määriteltyjen ja toteutettujen ITC-ratkaisujen tuotteistamiseen ja jalkauttamiseen. Laitteisto- ja toteutusinvestoinnit pyritään välttämään ostamalla sovellukset palveluna kaupallisilta toimijoilta. Investoinnit sekä käyttö- ja ylläpitokulut jyvitetään palvelua ostaville kuntatoimijoille palvelumaksuina. Aikataulullisesti listatut hankkeet tähtäävät käynnistysvaiheen ja sisäänottovaiheen palveluiksi, joten määrittely- ja toteutusprojektit 58

59 ajoittuvat vuoden 2010 loppuun ja vuoden 2011 alkuun. Asiakaspilotoinnit ja käyttöönotot sijoittuvat ajallisesti välittömästi toteutusprojektien jälkeiseen aikaan. Alla on yhteenveto kehityssalkun hankkeista, niiden aikataulusta ja investointitarpeesta. Investointitarve on taulukon jälkeen avattu hankekohtaisesti tarkemmin. Strategiset ohjelmat ja investointitarve* Hallinnon kehittäminen ~17,7 milj. Kunnan asianhallinta Tiedolla ohjaamisen palvelu Yhteisölliset työkalut kunnan työntekijöille Yhteisölliset työkalut kunta-asiakkaiden palvelemiseksi Tulevaisuuden yhteisölliset työkalut Kunnan työntekijän sähköinen työpöytä Sähköisen kilpailuttamisen välineet Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät palveluna 2011 Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät (ERP) Kehitysorganisaatioiden ICT-palvelut Ateriapalvelujen toiminnanohjausjärjestelmä Sivistys ja kulttuuri ~3,3 milj. Avoin Koulu Hyvinvointi ~9 milj. Sosiaalitoimen ja terveydenhuollon järjestelmäpalvelut Uudet terveydenhoidon sähköiset (itse)palvelut - jalkautus Kohti Kumppanuutta - jalkautus Asiakkuuden hallinta ja palveluohjaus ~2,3 milj. Sähköinen palveluseteli & palveluseteliportaali Kunta-asiakkaiden sähköinen asiakaspalvelu Yhdyskuntatekniikka ja toimitilat ~2,7 milj. Kunnan rakennetun ympäristön sähköiset palvelut Toimitilojenhallinto, ylläpito ja toiminnanohjaus Muut suunnittelun sovelluspalvelut ICT tehokkuus ~4,6 milj. ICT-Infrapalvelut Yhteinen integraatioratkaisu Keskitetty käyttövaltuuksienhallintaratkaisu MasterDatan määrittely, MDM Kone Arkkitehtuurikomponenttien jalkautus (Vetuma, VRK liittymä, Maksaminen, LDAP, Suostumuksen ja valtuutuksenhallinta ) KPK ICT Toimintamalli ~5,0 milj. Asiantuntijapalveluiden jalkautus (sis. salkunhallintatyökalu) Asiakkuuden hoitomallin jalkautus KPK ICT IT-toiminnanohjausjärjestelmänjalkautus KPK ICT Sisäisten prosessien määrittäminen KPK ICT Arkkitehtuurin määrittäminen KPK ICT perusit:nja kollaboraatioratkaisujenjalkautus Avoin prosessipankki ja avoin komponenttipankki Q Q4 Q1 Q Q3 Q4 Investointitarve yhteensä 44,6 milj. Kuva 8.5 KPK ICT Hankesalkku Investointitarve jakautuu ohjelmittain ja hankkeittain seuraavasti: Hallinnon kehittäminen 17,7 milj. THH-järjestelmät palveluna 0,4 milj. Asianhallinnan palvelut 0,8 milj. Tiedolla ohjaamisen palvelu 2,4 milj. Yhteisölliset työkalut vol.1 1 milj. Yhteisölliset työkalut kunta-asiakkaille 0,9 milj. Tulevaisuuden yhteisölliset työkalut 1,7 milj. Kunnan työntekijän sähköinen työpöytä 1,2 milj. THH järjestelmät ,8 milj. 59

60 Hallinnon kehittäminen 17,7 milj. Sähköisen kilpailuttamisen välineet 0,7 milj. Kehitysorganisaatioiden ICT-palvelut 0,4 milj. Ateriapalveluiden toiminnanohjausjärjestelmä 0,4 milj. Taulukko 8.6 Hallinnon kehittämispalvelu-ohjelman hankkeet ja niiden investointitarve Sivistys ja kulttuuri 3,3 milj. Avoin koulu 3,3 milj. Taulukko 8.7 Sivistys ja kulttuuri-ohjelman hankkeet ja niiden investointitarve Hyvinvointi 9,0 milj. Sosiaalitoimen ja terveydenhuollon järjestelmäpalvelut 2,7 milj. SOTE-järjestelmän kehittäminen 2,5 milj. Uudet terveydenhoidon sähköiset (itse)palvelut - jalkautus 0,6 milj. Kohti Kumppanuutta 3,2 milj. Uusi potilastietojärjestelmä ei vielä budjetoitu Taulukko 8.8 Hyvinvointi-ohjelman hankkeet ja niiden investointitarve Asiakkuuden hallinta ja palveluohjaus 2,3 milj. Palveluseteliportaali 0,1 milj. Sähköinen palveluseteli 0,8 milj. Kunta-asiakkaiden sähköinen asiakaspalvelu 1,4 milj. Taulukko 8.9 Asiakkuuden hallinta ja palveluohjaus-ohjelman hankkeet ja niiden investointitarve Yhdyskuntatekniikka ja toimitilat 2,7 milj. 60

61 Yhdyskuntatekniikka ja toimitilat 2,7 milj. KRYSP - kunnan rakennetun ympäristön sähköiset palvelut 1,5 milj. Toimitilojen hallinto, ylläpito ja toiminnanohjaus 0,7 milj. Muut yhdyskuntekniikan ja toimitilojen suunnittelun sovelluspalvelut 0,5 milj. Taulukko 8.10 Yhdyskuntatekniikka ja toimitilat -ohjelman hankkeet ja niiden investointitarve ICT-tehokkuus 4,6 milj. Keskitetty käyttövaltuuksien hallintaratkaisu 2,1 milj. Integraatiopalvelu 0,3 milj. Infrastruktuuripalvelut 0,6 milj. Arkkitehtuurikomponentti - Vetuma tunnistaminen 0,25 milj. Arkkitehtuurikomponentti - VRK liittymä 0,25 milj. Arkkitehtuurikomponentti - Maksaminen 0,25 milj. Arkkitehtuurikomponentti - LDAP integraatio 0,25 milj. Arkkitehtuurikomponentti - Suostumuksen ja valtuutuksenhallinta 0,25 milj. Arkkitehtuurikomponentti - Lokitietojen hallinta 0,25 milj. Master Datan määrittely ja hallinta, MDM kone 0, 1 milj. Taulukko 8.11 ICT-tehokkuus-ohjelman hankkeet ja niiden investointitarve KPK ICT toimintamalli 5,0 milj. Asiakkuuden hoitomallin suunnittelu ja jalkautus 0,6 milj. Asiantuntijapalveluiden konseptointi ja jalkautus 0,6 milj. KPK ICT toiminnanohjausjärjestelmä 1 milj. 61

62 KPK ICT toimintamalli 5,0 milj. KPK ICT prosessien määritys ja jalkatus 2,1 milj. KPK ICT ja THH tietoarkkitehtuuri 0,1 milj. KPK ICT kokonaisarkkitehtuuri 0,5 milj. KPK ICT infrastruktuuri ja kollaboraatioratkaisujen jalkautus 0,1 milj. Avoin komponenttipankki 0 Avoin prosessipankki 0 Taulukko 8.12 KPK ICT toimintamalli-ohjelman hankkeet ja niiden investointitarve 8.5 Projektisalkun sisältö Projektisalkku sisältää KPK ICT:n käynnissä olevat projektit. Tällä hetkellä projektisalkussa on ensimmäisenä projektina KPK ICT:n perustamisprojekti. Projektisalkkuun siirtyy lisää projekteja, kun työn alla olevat kehityshanke-esitykset hyväksytään ja projektit käynnistetään. 62

63 9 Kokonaisarkkitehtuuri Kokonaisarkkitehtuuri rakentaa kokonaisvaltaisen näkemyksen KPK ICT:n ja KPK THH:n strategiasta, sidosryhmistä, prosesseista, palveluista, tiedosta ja näitä tukevista ICT-ratkaisuista. Kokonaisarkittehtuurin avulla varmistetaan, että osa-alueet toimivat saumattomasti yhteen säilyttäen kasvun aikanakin palveluyritykselle elintärkeän joustavuuden ja muutoskyvykkyyden. Seuraavissa luvuissa on keskitytty kuvaamaan arkkitehtuuria ICT-näkökulmasta. 9.1 ICT-arkkitehtuurin ja sovellusten nykytila Kunnan toimintoja tukeva tietotekniikka ja toimintaprosessit Kullakin kuntatoimijalla on omat tietotekniset ratkaisunsa, jotka ovat perinteisesti toimialakohtaisia. Tämä ja toimialojen itsenäisyys on tuottanut hyvin erillisiä tietojärjestelmiä, jotka parhaassa tapauksessa ovat toimialalle tehokkaita mutta kunnan kokonaisuuden kannalta osaoptimoituja. Tilanne on karkeasti alla olevan kuvan mukainen. Sosiaali- ja terveystoimi Kuntatoimija Työntekijä (virastot) Kunnan asiakkaat Kumppanit Sivistystoimi Tekninen toimi Hallintopalvelut Kunnan tietotekniikka tukee toimialaa hyvin, mutta erillisenä Arkkitehtuuri ja sovellusvalikoima eroavat merkittävästi kunnittain Toimialueen Toimialueen sovellus sovellus Toimialueen Toimialueen sovellus sovellus Toimialueen Toimialueen sovellus sovellus Toimialueen Toimialueen sovellus sovellus Johtaminen Talous, HR Tietorekisteri Tietorekisteri Tietorekisteri Tietorekisteri Tietorekisteri Tietorekisteri Tietorekisteri Tietorekisteri Muut tukitoimet Yhteydet sidosryhmiin: VRK, Kela, Vero Kunnan yhteisten toimialueriippumattomien järjestelmien käyttö työllistää integraation puutteiden takia Kuva 9.1 Toimialakohtaiset tietojärjestelmät Eri toimialojen palvelukehityksestä vastaavat pääsääntöisesti toimialat itse ja ne kehittävät toimintaansa vuotuisen budjetin puitteissa. Kuntien toimialat ovat tyypillisesti muodostuneet vahvoiksi yksiköiksi, joissa palveluihin liittyviä toimintaprosesseja koordinoidaan yksikön sisällä. Toimintaprosesseihin liittyvät tukitoiminnot eivät yleensä ole kiinteästi mukana näiden prosessien suunnittelu- tai kehitystyössä. Tietohallinto kytkeytyy tähän kehitysprosessiin vaihtelevasti. 63

64 Elinvoimaisuuden turvaaminen Kuntalaisten hyvinvoinnin lisääminen Kuntalaisten vaikutusmahdollisuuksien edistäminen Päätöksenteko ja johtaminen Palvelutuotannon järjestäminen Sosiaali- ja terveystoimi Sivistystoimi Tekninen toimi Hallinto Perusterveydenhuolto Effica, Pegasos Päivähoito ProConsona Kaavoitus ja maanmittaus XCity, Fakta, Mapinfo Johtaminen ja raportointi BI-rakaisut Sosiaalihuolto ProConsona Lastensuojelu, perhetuki ProConsona Vanhustenhuolto ProConsona, Effica, Pegasos Perusopetus Primus, Aura, Hellewi Toisen asteen opetus Primus Kirjasto Origo Kunnossapito XCity, XStreet, Wintimmi Rakennusluvat XCity, Mapinfo Vesi- ja energiahuolto Aqua, Ellarex Taloushallinto Raindance, Basware, Rondo, Analyste, SAP Henkilöstöhallinto Feenix, SAP, Pegasos Asia- ja asiakirjanhallinta Dynasty Kiinteistöhuolto Wintimmi, kiinteistörekisteri Arkistointi DW-ratkaisut Kuva 9.2 Esimerkki kuntien ydinprosesseissa käytettävistä sovelluksista Kunnan näkökulmasta tietohallinnon tuen ja tietojärjestelmien tulisi mahdollistaa kuntien palveluiden ja toimintojen tehokas tuottaminen. Kuntien tietohallinnon näkökulmasta toimialojen toiminnan kehityshankkeissa ei useinkaan kyetä ottamaan huomioon palveluprosessiin liittyviä ICT-komponentteja riittävän aikaisin. Kehityshankkeiden osalta toimialueet pyrkivät itsenäisesti laatimaan mahdollisimman valmiita suunnitelmia, joiden toteuttamiseen pyydetään apua organisaation tukitoiminnoilta kuten tietohallinnolta ja taloushallinnolta. Tämä johtaa hyvin siiloutuneisiin järjestelmäratkaisuihin, joita kuvat 8.2 ja 8.3 havainnollistavat. = asiakasrekisteri = reskontra = resurssisuunnittelu = kiinteistötiedot = sähköinen asiointi Sosiaali- ja terveystoimi Sivistys- ja opetustoimi Tekninen toimi Hallinto ja päätösprosessit Lasten ja nuorten palvelut Lapsiperheiden palvelut Työikäisten palvelut Seniorien palvelut Terveys Effica, terveyden- ja vanhustenhuollon asiakastietojärjestelmä (liittymä: laskutus) Pegasos, terveyden- ja vanhustenhuollon asiakastietojärjestelmä (liittymä: laskutus) Sosiaali Effica, elatustukiasoiden hoito ja maksatus (liittymä: laskutus) ProConsona, elatustukiasoiden hoito ja maksatus (liittymä: Fakta, laskutus) Fakta, väestötietojärjestelmä (liittymä: ProConsona) MS-Titania, työvuorojen hallinta (liittymä: Effica, Pegasos, ProConsona) Origo, kirjastojärjestelmä (liittymä: laskutus) Primus, oppilashallintojärjestelmä (liittymä: laskutus) Hellewi, oppilas- ja opettajarekisteri, palkkatiedot (liittymä: palkat) ProConsona, päivähoidon laskutus (liittymä: laskutus, palkat) Musketti, museoiden luettelointijärjestelmä Wintimmi, tilanvarausjärjestelmä (liittymä: laskutus) Facta, väestötietojärjestelmä (liittymä: xcity) XCity, paikkatietojärjestelmä (liittymä: Fakta, laskutus, kirjanpito) XStreet, katujen suunnittelu ja kunnossapitojärjestelmä Aqua, vesilaitoksen johtotieto-ja kuntorekisteri (liittymä: laskutus, kirjanpito) Atop, siivoustyön hallintajärjestelmä (liittymä: laskutus) MapInfo, karttojen käsittely järjestelmä (liittymä: Xstreet, Xcity) Reindance, kirjanpito (liittymä, laskutus) Dynasty, asianhallintajärjestelmä BasWare, laskutus (liittymä: kirjanpito) Rondo, ostolaskujen kierrätys (liitymä: kirjanpito) Kunnan järjestelmät tukevat yksittäisiä palveluja Lähes jokaisessa järjestelmässä on jonkinlainen asiakasrekisteri, johon tulee syöttää asiakkaan tiedot palvelun alussa Kirjanpitojärjestelmän ja laskutusjärjestelmän merkitys korostuu, sillä lähes jokaisesta järjestelmästä on liittymä laskutukseen Useat perustietorekisterit ja liittymät lisäävät henkilöstön työtä merkittävästi Kuva 9.3 Esimerkki kunnan järjestelmäkartasta 64

65 Yhteenvetona voidaan todeta kuntien ICT:tä nykytilannetta leimaavan erityisesti seuraavat piirteet: 1. Toimialakohtaisuus a. Toimialat toimivat itsenäisesti ICT ratkaisujensa suhteen b. Toteutettu / toteutetaan osaoptimoituja ICT ratkaisuja 2. Kuntakohtaisuus a. Erilaisia ratkaisuja samoilla toimialoilla tai toiminnoissa b. Samoja toimialasovelluksia käytetään eri tavoin (kuntakohtaisia räätälöintejä) c. Samoista toimialasovelluksista eri versioita 3. Suuri järjestelmäkirjo a. Runsaasti erilaisia järjestelmiä, sovelluksia ja tekniikoita b. Samaa tietoa joudutaan hakemaan ja päivittämään useasta eri järjestelmästä c. Tekniikka on osin vanhaa Tietojärjestelmäarkkitehtuurit ja teknologia Kuntien käytössä olevat järjestelmät vaihtelevat arkkitehtuuriltaan yksittäisistä sovelluksista asiakas-/palvelinmallin mukaisten kautta nykyaikaisiin palvelukeskeisiin järjestelmiin. Suurimmassa osassa vanhoja järjestelmiä tiedonsiirto tapahtuu manuaalisina tiedostosiirtoina tai eräajoina. Tämä on aiheuttanut sen, että esimerkiksi laskutukseen ja kirjanpitoon on huomattava määrä liityntöjä eri valmistajien eri järjestelmistä (havainnollistava esimerkki kuvassa 9.4). Kuva 9.4 Esimerkki tyypillisestä kirjanpidon järjestelmäarkkitehtuurista kunnissa Eri valmistajien tekemät toimintokohtaiset sovellukset on kehitetty pääasiassa vanhoilla tekniikoilla ja tiedonsiirto järjestelmien välillä tai tiedon hyödyntäminen muista järjestelmistä on jäänyt vähemmälle huomiolle. Erikoistuneiden sovellusten integraatiossa on jouduttu turvautumaan kuntakohtaisesti tehtyihin räätälöityihin ja suljettuja rajapintoja hyödyntäviin 65

66 ratkaisuihin, jotka eivät ole sellaisenaan aina siirrettävissä kuntien välillä eri sovellustoimittajista johtuen Informaatio/rekisterit Eri järjestelmien yhteisten tietorekistereiden hyödyntäminen ja toteutus on kunnissa vaihtelevaa. Pääsääntöisesti yhteisiä tietorekistereitä on toteutettu vähän, ja yleensä kunnan jokainen toimiala hyödyntää omia rekistereitään omissa erillissovelluksissaan. Tietorekistereiden yhtenäistämistarpeet ovat nousseet enenevässä määrin kuntien kehityshankelistoille paljolti uusien sähköisten palveluiden kehityshankkeiden myötä. Lisäksi erilaisia tietovarastoraportoinnin kehityshankkeita on suunnitteilla tai toteutuksessa lähinnä johtamisen raportoinnin kehittämistarpeisiin. Perustietotekniikkaselvityksessä kerättiin tietoa kunnissa käytetyistä tietokannoista. Tietokantojen jakauma on esitetty alla olevassa kuvassa. Kategoriaan Muut kuuluu mm. seuraavia tietokantoja: RDB, Ingres, Prettylib, Pervasive, DB2, Progress ja Solid. Kuva 9.5 Perustietotekniikkaselvityksen jakauma kuntien käyttämistä tietokannoista Useissa kunnissa on tällä hetkellä käynnissä suunnitelmia ja kehityshankkeita, jotka tähtäävät erilaisten tietorakenteiden- ja rekistereiden yhdistämiseen ja yhdenmukaistamiseen. Tältä osin pyritään yhä laajempaan yhteistyöhön yli kuntatoimijoiden ja toimialojen. Mahdolliselle valtakunnan tason yhteistyölle asetetaan myös paljon odotuksia Suorituskyvyn hallinta Kunnissa tehtävä ICT-suorituskyvyn mittaus vaihtelee huomattavasti ja koetaan monilta osin riittämättömäksi antamaan tukea päätöksenteolle ja toimintojen johtamiselle. Eri kunnissa suorituskykyä mitataan eri määreillä ja mittareilla; toisissa kunnissa voidaan mitata enemmän prosessien läpimenoaikoja, kun taas toisissa keskitytään enemmän suoritemäärien mittaamiseen. Uusissa käyttöön otetuissa ICT-ratkaisuissa on selkeillä mittareilla pystytty osoittamaan toiminnan tehostuminen, mutta vanhoissa erikoistuneissa järjestelmissä on yleisenä puutteena järjestelmän ja toimintojen kannalta keskeisten määreiden mittaaminen ja raportointi. Kuntien 66

67 välillä ei ole yhtenäisiä mittareita, mikä aiheuttaa sen, ettei kunnista tuleva tieto ole täysin vertailukelpoista. 9.2 ICT-arkkitehtuurin tavoitteet KPK ICT:n ja THH:n ICT-arkkitehtuurien tavoitteet johdetaan kyseisten yritysten strategioista, jotka määrittelevät keskeisimmät päämäärät lyhyellä, keskipitkällä ja pitkällä aikavälillä ja toimivat siten syötteenä muihin kokonaisarkkitehtuurin näkökulmiin. Strategioista johdetut keskeisimmät ICT-arkkitehtuurin tavoitteet ovat: Tavoitetilassa kuntien ICT-toiminta ja järjestelmäkehitys pohjautuu KPK ICT:n kokonaisarkkitehtuuriin Elämänkaarimallia tuetaan rikkomalla nykyiset siiloutuneet rakenteet uudistetulla palvelurakenteella, standardoituja avoimia rajapintoja toteuttavilla integraatioratkaisuilla ja master datan hallinnalla Uusien innovatiivisten palveluiden syntymistä kiihdytetään järjestämällä avoin pääsy dataan alati uudistuvien kansallisen lainsäädännön ja EU:n asettamien rajoitteiden puitteissa Arkkitehtuuriratkaisujen tulee tukea sähköistä asiointia ja optimoitujen prosessien automaatiota kuntakentällä soveltuviksi todistettujen ratkaisujen avulla Ratkaisujen uudelleenkäyttöön ohjataan arkkitehtuuristandardeilla, uudelleen käytettävillä komponenteilla (ml. SaaS-palvelut) ja avoimen lähdekoodin periaatteilla (ml. kuntien ja toimittajien avoimuusjulistus), joita käytetään kilpailutusten arviointikriteereinä Arkkitehtuurit mahdollistavat tehokkaan palvelukehityksen aidosti kilpailutetussa monitoimittajaympäristössä 9.3 Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli KPK ICT sitoutuu toimimaan osana kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurin hallintamallia alla kuvatuin roolein. Tämä hallintamalli kuvaa kuntasektorin arkkitehtuurin toiminta- ja ohjausmallia sekä tähän liittyviä organisatorisia rakenteita. KuntaIT:n kokonaisarkkitehtuurimenetelmän mukaan kyseisen hallintamallin avulla pidetään huolta arkkitehtuurilinjausten ja menetelmien yhtenäisyydestä, kehittämisen johdonmukaisuudesta sekä kuvataan, miten olemassa olevia arkkitehtuurilinjauksia sovelletaan kehittämisprojekteissa ja versionvaihdoissa. Arkkitehtuurin hallintamalli sisältää myös arkkitehtuurin kehittämisen ja ylläpidon sekä hyödyntämisen vastuut. Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurin hallinta on kuvattu alla olevassa kuvassa. KuntaIT:n kokonaisarkkitehtuurimenetelmän mukaan arkkitehtuurinhallinta ja arkkitehtuurikuvaukset jäsentyvät kuntasektorilla hierarkkisesti pääsääntöisesti kahden päätöksentekotason arkkitehtuureihin koko kuntasektoria koskeviin arkkitehtuurilinjauksiin ja malleihin sekä yksittäistä kuntatoimijaa koskeviin arkkitehtuurilinjauksiin. Näiden yläpuolella ovat vielä koko julkishallintoa koskevat arkkitehtuuriperiaatteet, mutta nämä eivät ole enää yksinomaan kuntasektorin päätöksenteon piirissä. Julkishallinnon yhteiset arkkitehtuurilinjaukset toimivat kuitenkin rajaavina ja ohjaavina tekijöinä koko kuntasektorin arkkitehtuurille. Kuntasektorilla 67

68 luodaan kaikkia kuntatoimijoita koskevat kokonaisarkkitehtuuri, joka sisältää kaikille kuntatoimijoille yhteiset periaatteet ja arkkitehtuurilinjaukset. Kuva 9.6 Arkkitehtuurin hallinta kuntasektorilla ja kuntatoimijoissa KPK ICT toimii aktiivisena kuntasektorin arkkitehtuurin kehittäjänä. Yhtiön asiantuntijat ja verkosto tukee mm. JHS-suositusten määrittelyä, osallistuu kansallisten arkkitehtuurien määrittelyyn ja vaikuttaa kuntatoimijoiden kokonaisarkkitehtuuriin yhdenmukaistaen ja tehostaen kuntatoimijoiden toimintamalleja ja ICT-ratkaisuja. KPK ICT:n tarkempi rooli kuntakentän arkkitehtuurin hallinnassa on kuvattu seuraavassa kuvassa. Tarvittaessa KPK ICT:n pääarkkitehti toimii Kurkona ollen näin kuntasektorin arkkitehtuurikoordinaattori, joka vastaa kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen ja hyödyntämisen ohjauksesta ja edistämisestä. Kurttu on kuntasektorin arkkitehtuuriryhmä, joka vastaa kuntasektorin arkkitehtuurimallista, -linjauksista sekä arkkitehtuurin kehittämisestä ja muutoshallinnasta. KPK ICT:n rooli ja työnjako muiden julkisen sektorin toimijoiden kanssa tarkennetaan yrityksen perustamisvaiheessa. 68

69 Kuva 9.7 Tarkennettu KPK ICT:n rooli kuntakentän arkkitehtuurin hallinnassa 9.4 Arkkitehtuuriperiaatteet, sidosarkkitehtuurit ja linjaukset Arkkitehtuuriperiaatteet Arkkitehtuuriperiaatteet toimivat yleisohjeena ICT-arkkitehtuurikehitykselle. Ne muodostava kaikkein keskeisimmät koko ICT- palveluympäristön kehittämisen ja rakentamisen perusperiaatteet. Näitä periaatteita ovat: Avoimet rajapinnat - Arkkitehtuuri tarjoaa ja käyttää ohjelmallisia avoimia dokumentoituja rajapintoja. Avointen rajapintojen käytöllä varmistutaan siitä, että sähköiseen, integroituun palveluympäristöön voidaan kytkeä muita ohjelmistokomponentteja tai palveluita helposti, koska rajapintojen protokolla ja/tai tiedostomuoto/skeema ovat kaikkien saatavilla. Tällöin kuntatoimija voi kustannustehokkaammin hyödyntää tekemiään palveluita. Käytettyjen rajapintojen tulee olla jonkin kansallisen tai kansainvälisen standardointiorganisaation hyväksymiä. Palvelukeskeisyys - Arkkitehtuuri tulee olemaan palvelukeskeinen, eli järjestelmän tarjoama toiminnallisuus olisi ohjelmallisen avoimen dokumentoidun rajapinnan takana. Avoimella dokumentoidulla rajapinnalla tarkoitetaan rajapintaa, jonka teknologiana on käytetty jotain laajassa käytössä olevaa ja dokumentoitua protokollaa ja tiedostomuotoa. Tämä antaa mahdollisuuksia sekä eristää palveluita erillisiksi toimiviksi osiksi että yhdistää palveluita tarvittaessa. Järjestelmän toiminnallisuuden (liiketoimintalogiikan) tulee aina olla ohjelmallisen rajapinnan takana vastakohtana palvelut, joita voi käyttää vain loppukäyttäjän käyttöliittymän kautta. Tällöin on mahdollista hyödyntää palvelua ohjelmallisesti muissa palveluissa. Palvelut voivat olla eri toimittajien tuottamia, jolloin kunnan valinnanvapaus palveluiden kehittämiselle ja palveluiden yhdistymiselle on korkea. Julkishallinnon standardien noudattaminen ml. JHS-suositukset (JUHTA) - Suomen julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta (JUHTA) on luonut huomattavia määriä erilaisia suosituksia. Näitä tulee tarkoituksenmukaisesti hyödyntää. JHS:n omat kotisivut kertovat, että JHS-järjestelmän tavoitteena on parantaa tietojärjestelmien ja niiden tietojen yhteentoimivuutta, luoda edellytykset hallinto- ja sektorirajoista riippumattomalle toimintojen kehittämiselle sekä tehostaa 69

70 9.4.2 Sidosarkkitehtuurit olemassa olevan tiedon hyödyntämistä sekä suosituksilla pyritään myös saamaan aikaan hyviä ja yhdenmukaisia käytäntöjä julkishallintoon. KPK ICT:n ja THH:n arkkitehtuuri toimii samojen periaatteiden mukaan. Yhdenmukaisuus edistää käytettävyyttä. Sidosarkkitehtuurit ovat muualla määritettäviä arkkitehtuurilinjauksia, joilla on tai voi olla vaikutusta KPK ICT:n ja KPK THH:n arkkitehtuurityöhön ja linjauksiin. Näistä vaikuttavuudeltaan tärkeimmät ovat: ValtIT kokonaisarkkitehtuurimenetelmä (Valtiovarainministeriö) Menetelmä määrittelee keinot tuottaa ja ohjata valtionhallinnolle, hallinnonaloille ja hallinnonalojen alaisille organisaatioille yhdenmukainen kokonaisarkkitehtuuri sisältäen toiminta-, informaatio-, järjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuurinäkökulmat. Menetelmää hyödynnetään kytkettäessä KPK-yhtiöt julkishallinnon tavoitearkkitehtuureihin. KuntaIT:n kokonaisarkkitehtuurimenetelmä (Valtiovarainministeriö) Kuntasektorille suunnattu kokonais-arkkitehtuurin jäsentämisen, kehittämisen ja kommunikoinnin väline kattaen yhteiset työkalut, suositukset ja linjaukset. KPK ICT:n arkkitehtuuri mallintaa menetelmän mukaisesti KPK ICT:n ja THH:n toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuuri-näkökulmat käsitteellisellä, loogisella ja fyysisellä tasolla. Kuntasektorin SOA-linjaukset (Valtiovarainministeriö) Tuottaa kuntasektorille yhteinen käsitys palvelukeskeisen arkkitehtuurin käsitteestä ja ohjeistaa ICTarkkitehtuuriin liittyvien valintojen tekemisessä. Menetelmässä kuvataan palvelukeskeisen arkkitehtuurin vaikutuksia, sen tuomia hyötyjä ja haasteita, teknologialinjauksia sekä sen suhdetta kokonaisarkkitehtuuriin. Näitä kuvauksia hyödynnetään KPK ICT:n ja KPK THH:n tavoitearkkitehtuureissa. VALTASA Hankkeen tehtävänä on tuottaa kaikki arkkitehtuurinäkökulmat kattava mutta karkealla tasolla oleva kuvaus valtiotason kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilasta. Hanke luo siten pohjan valtiotason kokonaisarkkitehtuurin jatkokehittämiselle. Hankkeeseen sisällytetään myös valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen ensimmäisessä vaiheessaan. KPK ICT:n arkkitehtuuri hyödyntää hankkeen lopputuotoksia omissa määrittelyissään Linjaukset Kansalliset kehityshankkeet (KANTA, SADE) KANTA-hankkeessa rakennetaan Kansallinen Terveysarkisto (KanTa) ja siihen liittyvät 3 palvelua. KanTa edistää hoidon jatkuvuutta ja potilasturvallisuutta sekä tehostaa terveydenhuollon palveluja. SADE ohjelman tavoitteena on edistää sähköistä asiointia siten, että kansalaisten ja yritysten sähköinen asiointi on mahdollista vuoteen 2013 mennessä kattaen kaikki keskeiset palvelut. Tavoitteena on myös koko julkisen hallinnon (valtio, kunnat, Kela ja muu välillinen julkinen hallinto) tietojärjestelmien yhteentoimivuuden kehittäminen. KPK ICT tekee yhteistyötä KANTA- ja SADE-hankkeiden kanssa arkkitehtuureiden määrittelyssä. Linjauksissa nostetaan esiin tavoitearkkitehtuuriin osa-kokonaisuuksiin liittyviä periaatteita, jotka toimivat ohjenuorina kyseisten alueiden arkkitehtuurien kehityksessä. Tässä dokumentissa määritetyt linjaukset kohdistuvat tieto-, tietojärjestelmä- ja toimintoarkkitehtuureihin. 70

71 Yleisenä arkkitehtuurilinjauksena KPK ICT / KPK THH sisäisten järjestelmien toteutuksessa käytetään samoja ratkaisuja kuin kunnille tarjottavissa palveluissa, mikäli ne ovat taloudellisesti ja toiminnallisesti parhaat vaihtoehdot. Näin tuetaan maksimaalista kuntasektori palveluiden hyödyntämistä. Ensisijaisesti KPK ICT:n tuottamien palveluiden tavoitteina on löytää synergiat kuntien kesken. Haltuunotto-vaiheen jälkeen pyritään siihen, että KPK ICT:ltä ulos tarjottavien palveluiden osalta tulee olla ainoastaan yksi toteutus tapa. KPK-yhtiöt tarjoavat Web-pohjaisia itsepalvelukanavia kaikille sidosryhmille ja tuetaan näin. palveluiden, löydettävyyttä, saatavuutta ja käytettävyyttä. Kuntalaiselle ja tilaajan palvelukumppanille tarjottavan käyttöliittymän toteutuksena tulee olla selainkäyttöliittymä. Kuntien ja KPK-yhtiöiden työntekijöille tarjottavat palvelut tuotetaan selainpohjaisen Webkäyttöliittymän avulla, mutta tästä voidaan poiketa, jos toimisto-ohjelmiston tekninen ratkaisu niin vaatii. Palveluiden kehitykseen ja ylläpitoon liittyvät linjaukset ovat: KPK-arkkitehtuuri ohjaa vahvasti sekä KPK ICT:n, THH:n että tavoitetilassa myös jatkossa Suomen kuntasektorin ja heidän ICT-palveluntarjoajien arkkitehtuurivalintoja Pysyvät KPK ICT:n sisäiset ja kunnille tarjottavat integraatiot tulee toteuttaa keskitetyn integraatioalustan kautta KPK ICT:n tuottamaa tietomallia ja standardointeja tulee noudattaa, kun toteutetaan KPK ICT / uusia palveluita / integraatioita Arkkitehtuuri ei sido toteutusalustaa niin kauan, kun palveluiden kehitys ja toteutus toimii kustannustehokkaasti Palveluiden tulee olla määriteltyjä käytettävyyden, luotettavuuden, suorituskyvyn, skaalautuvuuden ja ylläpidettävyyden näkökulmista. Nämä määritellään KPK ICTmäärityksiin tukeutuen siten, että palvelut saadaan saumattomasti mittaamisen ja SLA:n piiriin Minimivaatimus palveluiden SLA-toteutumistasojen seuraamiselle on koko elinkaaren aikainen saatavuus, jota tulee voida mitata, toteuttaa ja määritellä KPK ICT vaatimalla tavalla Palvelun tarjoajan tulee integroitua KPK ICT:n tukiprosessiin KPK ICT asettaa peruslinjaukset kehitys- ja testausympäristöille KPK ICT antaa tarvittavan arkkitehtuurikoulutuksen toimittajille ja palveluiden kehitysprojekteille KPI ICT:n arkkitehtuuri seuraa ja analysoi jatkuvasti ulkopuolisia mahdollisuuksia ja uhkia ja nostaa ne esille koko Kunta-kenttää koskevissa arkkitehtuuri-foorumeissa 9.5 Perustietovarannot Perustieto on operatiivisen toiminnan kannalta olennaista tietoa, jonka tulee olla kiistätöntä, eheää ja ajantasaista. Perustietovarannot ovat luotettavia, järjestelmien näkökulmasta julkisia ja helposti hyödynnettävissä olevia tietolähteitä, joissa ylläpidetään kyseisen tiedon mestarialkioita. 71

72 Kansallisen toimijan, kuten VIP:n, VRK:n, Veron, Kelan tai ministeriön omistamat tietovarastoja ovat sellaisia, joita voidaan hyödyntää sekä julkisella että yksityisellä sektorilla ja jotka voidan teknisesti ja kustannustehokkaasti toteuttaa keskitetysti ja joille löytyy selkeä omistaja. Tällaisia tietovarastoja ovat mm. KANTA-arkisto, erilaiset koodistot ja asiakastiedot ml. kansalaiset, yritykset ja yhteisöt. KPK ICT:n/THH:n omistamat perustietovarannot on tarkoitettu kyseisten yhtiöiden asiakkaiden käyttöön. Tällaisia tietovarantoja ovat KPK ICT:n omistamat palvelutuotteet, kokonaisnäkymä asiakastietoihin (asiakkaan palvelut), paikkatieto, rakentamiseen liittyvä tieto sekä sähköinen arkisto. Lähtökohtaisesti yhtiö omistaa itse kehittämänsä tiedot, kuten kuntien yhteisen tilikartan, laskentatunnisteet ja yhtenäisen kunta-arkkitehtuurin määrittelyt ja ratkaisut. Tuotantoprosessissa syntyvät tiedot, kuten kirjanpitoaineiston ja tietojärjestelmissä käytettävät kuntatiedot, omistavat asiakaskunnat. KPK ICT ja KPK THH hyödyntävät toiminnassaan toistensa perustietovarantoja. KPK-yhtiöt hyödyntävät arkkitehtuureissaan kansallisten toimijoiden ylläpitämiä perustietovarantoja. Kuntatoimijoille jää paikallisesti tiedot, jotka ovat kuntatoimijakohtaisia, tulee liian kalliiksi yhdistää tai joita ei voi esimerkiksi tietosuojalain vuoksi keskittää (esim. terveystiedot, sosiaaliset tiedot, opetustiedot). Kuva 9.8 Kuntatoimijoiden käyttämät tavoitetilan tietovarannot ja omistajuus 9.6 Uusi palveluarkkitehtuuri KPK ICT:n palveluarkkitehtuurissa lähtökohtana on KuntaIT:ssä esitetty avoin arkkitehtuuri. Tämä merkitsee vanhojen suljettujen järjestelmien jäädyttämistä ja avoimen rajapinnan rakentamista niihin. Uudet palvelut ja uusi toimintalogiikka rakennetaan avoimeen arkkitehtuuriin perustuen ja palveluille yhteisten työkalujen avulla. KPK ICT:n rooli on integroida toimittajien tarjoamia sovelluksia valmiiksi palveluiksi. KPK ICT ottaa kokonaisvastuun keskitetysti hallitun arkkitehtuurin rakenteista. Elinkaarensa loppuvaiheessa olevat järjestelmät jäädytetään eli niiden aktiivinen kehitys lopetetaan ja 72

73 KPK ICT Oy Kunta Kuntien palvelukeskushanke kehityksessä käytetyt resurssit siirretään uuden korvaavan järjestelmän luomiseen. Tarpeen vaatiessa jäädytettyyn sovellukseen kuitenkin hankitaan korjaukset, esimerkiksi lakisääteiset muutokset. Tämä edellyttää toisaalta sitä, että järjestelmässä on tai siihen voidaan luoda rajapinta, jonka avulla integraatio on mahdollinen. Kunnan työntekijät ja luottamushenkilöt Palvelukanava kunnan työntekijöille ja luottamushenkilöille Asiakkaat (internet) Kumppanit (extranet) Palvelukanavat asiakkaille (virastot, palvelupisteet, internet, mobiili jne.) Jakelukanavat asiakkaille, kumppaneille, luottamushenkilöille ja työntekijöille KPK ICT Oy KPK THH Oy Lapsiperheiden ja nuorten palvelut Muut palvelut Asuminen ja rakentaminen Terveydenhuolto Senioripalvelut Hallintopalvelut Taloushallinto Tukipalvelut Henkilöstöhallinto Työvoimavuokraus Uudet palvelut ja käyttöliittymät Yhteiset palvelut Standardit tietomallit ja rajapinnat Asianhallinta Verkkopalvelualusta Käyttövaltuushallinnan alusta (tunnistaminen*, globaali SSO, identiteetin federointi ja käyttöoikeuksien hallinta) Taloushallintojärjestelmät Prosessipankki Master datakone Komponenttipankki Uudet työkalut ja alustat Tietovarasto SOA-palvelu / Integraatioalusta Henkilöstöhallintajärjestelmät Standardit tietomallit ja rajapinnat Kunta, kaupallinen palveluntarjoaja tai poikkeustapauksessa KPK ICT Oy Nykyjärjestelmät Kunnan tietovarastot Uudet järjestelmät Yhteydet VRK, Kela, Vero Vanhat ja kehitettävät sovellukset sekä yhteydet muihin palveluihin *Tuetaan yksilön ja organisaation tunnistamista 3. osapuolten menetelmillä (Vetuma, pankit, työasemat, teleoperaattorit,...) Kuva 9.9 Uusi palveluarkkitehtuuri Uusien sähköisten ratkaisujen kehittämiseksi KPK ICT rakennuttaa integroidun palveluympäristön, joka on merkitty ylläolevassa kuvassa keltaisella. Se näkyy operatiivisille järjestelmille omana teknisenä avoimena rajapintakerroksena, joka pohjautuu standardeihin ja jonka avulla voidaan yhdistää käytettävien operatiivisten järjestelmien erilaiset tekniikat ja standardit. Integroituun palveluympäristöön sisältyy: Asianhallinta pitää sisällään ratkaisun sisäisten asioiden ja asiakirjojen käsittelyn hallintaan. Tämä mahdollistaa näiden paperittoman käsittelyprosessin. Master data-kone tukee tiedon saatavuutta ja hallintaa huolehtien sen eheydestä ja ajantasaisuudesta Tietovarasto sisältää operatiivisista järjestelmistä raportointitarkoituksiin haettua tietoa Verkkopalvelualusta pitää sisällään Web-käyttöliittymiin liittyvät ratkaisut ml. portaali ja sisällönjulkaisu Käyttövaltuushallinnan alusta sisältää keskitetyn identiteettituottajapalvelun (Identity provider - IDP), joka sisältää perustason tunnistamisen (käyttäjätunnus/salasana) ja integroituu kolmansien osapuolten tunnistusmekanismeihin (VETUMA, TUPAS,...). 73

74 Identiteettituottajapalvelun kautta mahdollistetaan globaali kertakirjautuminen palveluihin ja luottamusverkoston luominen, joka pohjautuu identiteetin federointiin. Lisäksi mukana on identiteetin hallinta, jolla voidaan hallinnoida rooleja ja käyttöoikeussäännöstöjä sekä liittää näitä käyttäjiin ja käyttökohteisiin SOA-palvelu/integraatioalusta tarjoaa keskitetyn integraatioiden hallinnan ja siihen liittyvät tukisovellukset, rajapinta-/palvelukatalogi ja standardisoidut rajapinnat jo aikaisemmin muiden toteuttamiin palvelukokonaisuuksiin sekä KPK ICT tuotantoon tuleviin palveluihin. Lisäksi komponentti sisältää prosessimoottorin ja sääntökoneen Prosessipankki tarjoaa keskitetyn hallinnan kuntasektorille toteutettavien prosessien sähköistämiseen, käyttöönottoon ja versiointiin. Palvelun avulla voidaan mallintaa organisaation osa-alueet ja sen riippuvuudet ml. prosessit, toimijat, tieto ja ICT sekä viestiä sisältö sidosryhmille useissa formaateissa mm. web-raportti Komponenttipankki on WWW-perustainen tietovarasto, joka sisältää kuntasektorille toteutettuja ratkaisuja avoimen lähdekoodin periaattein Taloushallintojärjestelmät tukevat KPK THH:n tuotteistamia taloushallintoprosesseja Henkilöstöhallintajärjestelmät tukevat KPK THH:n tuotteistamia henkilöstöhallintoprosesseja Integroidun palveluympäristön kautta erilaisia operatiivisia järjestelmiä voidaan liittää yhteiseen palvelukehikkoon. Integrointirajapintaan mukaan liitettävien järjestelmien pitää olla riittävän avoimia, jotta integroituminen on mahdollista. Yhdistämällä nykyisiä kuntakohtaisia järjestelmiä suuremmiksi kokonaisuuksiksi KPK ICT saa neuvotteluvoimaa suljettujen rajapintojen avaamiseksi. Avoin arkkitehtuuri mahdollistaa siirtymisen uudenlaiseen palveluiden toteutustapaan. Nykyisessä toimintamallissa uudet ominaisuudet on hankittava olemassa oleviin sovelluksiin niiden toimittajilta ja ollaan täysin sidoksissa niiden toimituskykyyn ja hinnoitteluun. Uudessa toimintamallissa palvelut voidaan rakentaa komponentteina, jotka integroidaan vanhoihin sovelluksiin integraatioalustan avulla. Komponenttien toimittajina voi olla laajempi toimittajajoukko, eikä palvelukeskus asiakkaineen ole sidoksissa yhteen toimittajaan. Samalla syntyy myös mahdollisuus kilpailuttaa laajempaa toimittajajoukkoa kuin aikaisemmin. Seuraavassa kuvassa on havainnollistettu siirtymistä uuteen toimintamalliin. 74

75 Kuva 9.10 Uusi palveluiden toteuttamisen toimintamalli KPK ICT asettaa verkostolle vaatimuksia yhteisten työkalujen osalta kolmella tasolla: a) suositukset, b) standardit ja mallit ja c) ohjelmistot. Vaatimuksista voidaan poiketa KPK ICT:n arkkitehtuurin poikkeusluvalla. Suositukset ovat toimittajille suunnattuja ohjeistuksia. Standardit ja mallit pitävät sisällään tiukemmin määriteltyjä työtapoja ja dokumenttimallipohjia. Tällä tasolla tuetaan mm. vaatimustenhallintaprosessia. Vaatimusmäärittelylle, versionhallinnalle ja web-pohjaiselle koulutukselle rakennetaan ohjelmistot, mikä on tiukin vaatimustaso yhteisistä työkaluista. 9.7 Tietoturva ja varautuminen KPK ICT määrittelee tietosuojatarpeet, -politiikan ja suunnitelman riskien hallitsemiseksi ja toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi. Näiden avulla varmistetaan, että toteutukset toteuttavat vaatimukset liittyen tiedon luottamuksellisuuteen, eheyteen, saatavuuteen ja kiistämättömyyteen. KPK ICT:n ja KPK THH:n tietoturvassaohjeissa hyödynnetään olemassa olevia määrityksiä. Näistä tärkein on Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmän laatimat VAHTItietoturvaohjeet, joita täydennetään ISO/IEC Information technology - Security techniques standardeilla (ISO/IEC 27002:2005, ISO/IEC 27000:2009, ISO/IEC 27001:2005, ISO/IEC 27006:2007). Käyttöoikeudet määritellään roolipohjaisesti ja työnkulut toteutetaan siten, että ehkäistään vaarallisten työyhdistelmien syntyminen. 9.8 Uusien palveluiden määrittäminen ja tuotteistaminen arkkitehtuurin avulla Hyvin määriteltyä kokonaisarkkitehtuuria voidaan hyödyntää esimerkiksi organisaation kyvykkyysanalyysin tekemiseen, jonka avulla voidaan ideoida uusia palveluita. Toinen luonnollinen kanava uusille palveluideoille on asiakastarpeet. Lisäksi tuotannossa olevat 75

76 palvelut vaativat kehitystä. Kaikissa tapauksissa kokonaisarkkitehtuuri tehostaa merkittävästi uusien palveluiden määrittelyä erityisesti esiselvitys vaiheessa. KPK ICT:n kokonaisarkkitehtuuria voidaan hyödyntää palveluiden määrittämisessä seuraavien askelten mukaisesti: 1. Määritetään palvelun laajuus ja riippuvuudet tunnistamalla palveluun liittyvät muut palvelut, sidosryhmät, roolit, käsitteet, tietojärjestelmäpalvelut ja teknologiapalvelut 2. Määritetään palvelun looginen toteutustapa tunnistamalla palvelun tarvitsemat prosessit, tietomallit, tietovarannot, perustietovarannot, looginen järjestelmäarkkitehtuuri, integraatiotavat, olemassa olevat liittymät ja teknologiakomponentit 3. Määritetään palvelun fyysinen toteutustapa tunnistamalla fyysiset tietovarannot, rajapinnat, järjestelmät, standardit ja teknologiat, joita palvelun tuottamisessa tulee hyödyntää Kokonaisarkkitehtuuri ei ole koskaan valmis. Yllä kuvattu prosessi tunnistaa palveluiden suunnasta tulevat kokonaisarkkitehtuurin täydennystarpeet ja kiihdyttää näin sen kehittymistä. Tavoitetilassa kokonaisarkkitehtuurin määrittelemät rakenteet on toteutettu KPK ICT:n ja THH:n raportointijärjestelmään näyttäen kustannuksia esimerkiksi prosessien-, palveluiden tai järjestelmien näkökulmasta. Kyseisen järjestelmän dataa voidaan hyödyntää kustannusanalyysissa, mikä asettaa reunaehtoja palvelun hinnoittelulle ja tukee liiketoimintahyötyjen analysointia. 76

77 10 Organisaatio ja johtaminen KPK ICT toimii valtakunnallisesti ja verkostomaisesti. Yhtiön organisoituminen toteutetaan siten, että sen palveluiden järjestämisen kattavuus ja peitto ovat valtakunnallisia. Kaikki osaamisverkoston toimipisteet järjestävät ainakin alkuvaiheessa kaikkia tuotteistettuja ICTpalveluita omistaja-asiakkailleen. Toimipisteiden lukumäärä on vahvistamatta, mutta se voi tulevaisuudessa muodostua hyvinkin suureksi kattaen potentiaalisesti huomattavan osan kaikista Suomen kunnista, sairaanhoitopiireistä ja muista kuntayhtymistä sekä näiden tytär- ja osakkuusyhteisöistä ja vastaavista kuntakonserniin kuuluvista organisaatioista. Tulevaisuudessa toimipisteiden lukumäärää ja sijaintia peilataan jatkuvasti omistaja-asiakaskuntien määrään, kokoon, ostovolyymeihin ja maantieteelliseen kattavuuteen. Palveluiden kehittämisen näkökulmasta KPK ICT organisoituu erikoistumisen kautta. Valtakunnallinen palveluiden kehittämis- ja konseptointivastuu organisoidaan osaamisverkoston nykyisten toimipisteiden vahvuuksien ja osaamisalueiden mukaisesti. Toimipisteille annetaan kokonaisvastuu jonkin erityisalueen kehittämistoiminnasta KPK ICT:n omistaja-asiakkaiden keskuudessa. Erikoistumisalueet on alustavasti tunnistettu (luku 11), mutta niiden maantieteellinen sijoittuminen on vielä avoinna. KPK ICT:n johtaminen, ohjaus ja seuranta toteutetaan keskitetysti konsernijohtoisesti ja virtuaalisesti. Palvelukeskusorganisaatiota johdetaan keskitetysti konserniohjauksen kautta siten, että yhtiöllä on yhtenäinen hallinto, johto ja toimintamalli. Hajautettujen palveluiden onnistuneen järjestämisen mahdollistaa laadukas, yhdenmukainen ja keskitetty verkoston johtaminen, ohjaus ja toimintatavat. Osaamisverkoston toimijoiden yhtenäistäminen varmistetaan yhtiön yhteisen strategian, tavoiteasetannan, kokonaisarkkitehtuurin sekä mahdollisimman pitkälle standardoitujen toimintatapojen ja työvälineiden avulla. Palvelukeskuksen asiakkuuden hallinta ja palvelu organisoidaan siten, että KPK ICT:ssä on henkilöitä, joiden vastuualueeseen kuuluu asiakaskuntien hoitaminen sekä asiakkaan kanssa yhteisen toiminnan ja -palveluiden suunnittelu ja kehittäminen. Kyseiset asiakasvastuulliset henkilöt omaavat myös asiakkaan ydintoimintaan liittyvää erityisosaamista. Siten heidän roolinsa ei pelkästään keskity asiakkuuden hoitoon, vaan he toimivat myös oman sisältöalueensa ratkaisupäällikkönä. Asiakkuuden hallinnan hoitomallia ja asiakaspalvelukonseptia suunnitellaan yhteisesti KPK THH:n kanssa Yhtiön rakenne ja omistus Palvelukeskuksen juridinen rakenne toteutetaan osakeyhtiömuotoisena. Osakeyhtiön valintaa juridiseksi malliksi puoltaa sen laaja tunnettuus ja vakiintuneisuus. Osakeyhtiömuoto sopii tarkoitukseen myös osakeyhtiölain (624/2006 myöhempine muutoksineen, jäljempänä OYL ) mahdollistaman joustavuuden osalta. Osakeyhtiömuotoon liittyy lisäksi läpinäkyvyyttä, esimerkiksi yhtiöjärjestyksen julkisen saatavuuden osalta. Myös yhtiöoikeudellinen päätöksentekojärjestys, tuloksenmuodostusmalli ja varojenjakoon liittyvät kysymykset ovat osakeyhtiössä varsin selkeitä verrattuna esimerkiksi osuuskuntamalliin. Osakeyhtiö mahdollistaa parhaiten myös erilaisten omistajaintressien toteuttamisen. Kuntatoimijat ovat KPK ICT:n 100-prosenttisia perustajia ja omistajia, jolloin yhtiöllä on in house -asema. In house -asema tarkoittaa sitä, että kuntatoimijoiden ei tarvitse kilpailuttaa palveluhankintojaan KPK ICT:ltä. Yhtiö ei toimita palveluita eikä osallistu tarjouskilpailuihin, mikäli palvelunostaja ei ole yhtiön nykyinen tai tuleva omistaja-asiakas. Yhtiö toimii ainoastaan 77

78 in house -markkinalla tuottaen palveluita, jotka kunnat ovat strategisena päätöksenä päättäneet hankkia in house -palveluina. Yhtiön perustamisvaiheessa perustajakunnat sijoittavat 1 / kunnan asukas osakepääomana KPK ICT:n. Osakepääomaan tarvittava sijoitus nousee ajan kuluessa ja on jälkeen mukaan tuleville kunnille 3 ja jälkeen 6 / asukas. Sitralla ja muilla markkinaehtoisilla rahoittajille on yhtiössä merkittävä rooli. Näiden rahoittajien mukaantulo on välttämätöntä erityisesti yhtiön toiminnan käynnistämisvaiheessa, jotta yhtiön toiminta saadaan ripeällä aikataululla käyntiin. Suunnitelman mukaan Sitra ja muut markkinaehtoiset rahoittajat myöntävät käynnistämisvaiheessa tarvittavan rahoituksen pääomalainana yhtiölle. Omistajakunnat antavat rahoitusjärjestelyn edellyttämän takuun. Alla on kuvattu perustettavan yhtiön omistaja- ja rahoitusmalli. Kuva 10.1 KPK ICT:n omistajat ja rahoittajat KPK ICT voi ostaa kuntien/kunnan omistaman esim. palvelukeskuksen tai muun toimijan, kun seuraavien kriteerien täyttyessä: ICT Oy voi ostaa 100 % yhtiön osakekannasta tai liiketoiminnasta Yhtiöllä on palveluvalikoima, joka hyvin täydentää tai tukee KPK ICT:n palvelutarjoamaa (kyseessä ei voi olla ICT-tuotantoyksikkö) Yhtiöllä on oikeaa osaamista ja riittävä määrä osaajia Yhtiön omistajat tekevät vähintään 5 vuoden sopimuksen palveluiden ostosta KPK ICT:n kanssa 78

79 Kauppahinta määritellään palvelusopimusten perusteella laskettavasta nettokassavirran nykyarvosta Alla on esitetty tarkemmin yhtiön toimielimien eri roolit ja vastuualueet. Kuvassa esitettyjen toimielinten ja laadittavan osakassopimuksen mukaan toteutetaan esimerkiksi uusien osakkaiden mukaantulo, osakkaiden irtautuminen, hallituksen jäsenten valinta, yhtiön strategian kehittäminen ja sen jalkauttaminen sekä johdon palkitsemisjärjestelmistä päättäminen. Strategian kehittäminen Riskien hallinta Toiminnan laillisuuden valvonta Hankesalkun hallinta Suorituksen ohjaus Yhtiökokous Hallitus Toimitusjohtaja Johtoryhmä Hallituksen nimeäminen Vastuuvapauden myöntäminen Vision viestintä hallitukselle Strategian toteutus ja raportointi Tulosten seurantaprosessi ja raportointi Toiminnan suunnittelu ASIAKKUUDEN HOITOMALLI Uusien asiakkaiden hankintaprosessi Toimitusprosessi Asiakassuhteenhoitoprosessi Asiakaspalveluprosessi Ohjausryhmät Tuotetarjooman hallinta- ja kehitysprosessi Kuva 10.2 Omistajaohjausta toteuttavien toimielimien roolit ja vastuut KPK ICT:n toiminnan kannalta keskeiset vallankäytön periaatteet ja menettelysäännöt on kirjattu yhtiöjärjestykseen. Kuntien omistuksen lisäksi Sitran ja muiden rahoittajien oikeudet on otettava yhtiöjärjestyksessä huomioon. Yhtiöjärjestykseen otetaan tarkat ehdot päätöksentekoelimistä ja niiden keskinäisistä suhteista. Yhtiöjärjestyksessä käsiteltäviä asioita ovat muun muassa: mahdollisia irtautumistilanteita koskevat säännöt, esimerkiksi osakkeiden lunastaminen tai mitätöinti yhtiön liiketoiminta yhtiön päätöksenteko ja keskeiset toimielimet (hallitus, toimitusjohtaja ja osakeyhtiölaissa mainitsemattomat päätöksentekoelimet) yhtiöjärjestyksen muuttaminen 10.2 Organisaatio KPK ICT:n toiminta jakautuu kolmeen palvelualueeseen, jotka on esitetty kuvassa 9.3 ja joista vastaavat kunkin alueen johtajat. Jokainen palvelualue kehittää KPK ICT:n palveluita ja tuottaa lisäarvoa asiakkailleen koordinoimalla ja johtamalla kuntasektorissa olevia kehityshankkeita ja 79

80 niistä johdettavien ICT-ratkaisujen ja palveluiden kehitystä KPK ICT:ssa. Organisaation oma henkilöstö minimoidaan siten, että yhtiön oma henkilökunta keskittyy esimerkiksi: Osaamisverkoston johtamiseen, ohjaukseen ja seurantaan Asiakkuuden hallintaan sekä ICT-toiminnan ja palveluiden kehittämisen suunnitteluun ja toimeenpanoon yhteistyössä omistaja-asiakaskuntien kanssa Teknologiavaatimusten ja kokonaisarkkitehtuurin määrittelyyn ja ylläpitoon Palveluiden järjestämiseen (asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalvelut) Kunnille järjestettävien ICT-palveluiden tilaus-toimitusketjun sekä laadun valvomiseen ja kehittämiseen Kuntien ICT-palveluiden asiakaspalvelun ja palvelutason johtamiseen KPK ICT kehityssalkun ja -hankkeiden johtamiseen ja koordinointiin, Kehityshankkeiden koordinointiin ja läpivientiin Varsinainen sovelluskehitystyö sekä ICT-palveluiden toimittaminen kunnille hankitaan KPK ICT:n kumppaneilta eli markkinoilta olevilta ICT-toimittajilta. Seuraavassa kuvassa esitetään KPK ICT:n organisaatio. Siihen liittyvät roolit, osaamistarpeet ja vastuunjako on kuvattu tarkemmin luvussa 10. Kuva KPK ICT Organisaatio 10.3 Palveluiden kehittämisen organisointi KPK ICT:n roolina palveluiden kehittämisessä on seurata ja kerätä kuntien palvelutarpeita sekä organisoida näiden tarpeiden pohjalta palveluiden kehittämisprojekteja yhdessä kuntien, avainsidosryhmien ja ICT-toimittajien kanssa. Roolijako palveluiden kehittämisprojekteissa on seuraava: 80

81 Kuntien rooli palveluidenkehittämisessä on tuoda esiin toiminnasta tulevia tarpeita uusien palveluiden kehittämiseksi tai vanhojen palveluiden muuttamiseksi. Kunnat osallistuvat alueidensa osaamiskeskusten kautta palveluiden määrittelytyöhön. Ohjausryhmien rooli on tuottaa palveluideoita kuntien toimintatarpeista ja tehdä niiden pohjalta toteutettavien palveluiden tarvemäärittelyjä. Ohjausryhmät valmistelevat käynnistettävät palveluiden kehittämisprojektit ja niiden käynnistämisestä tekee päätökset KPK ICT:n ylin johto. KPK ICT:n rooli palveluiden kehittämisessä on seuloa palveluideat ja organisoida palveluiden kehittämisprojektit ja niiden hallinta salkunhallinnan metodologian mukaisesti. KPK ICT vastaa palveluiden toteuttamiseen liittyvistä hankinnoista, projekteista ja käyttöönotosta. ICT-toimittajien rooli on osallistua tarvittaessa määrittelytyöhön teknisinä asiantuntijoina ja toteuttaa KPK ICT:n tilaamat palvelut. KPK ICT:ssa on määritelty salkunhallinnan malli ja metodologia kokonaisuuden kehittämiseksi. Näin vältetään projekti kerrallaan tehtävä kehitys. Kehitys- ja projektisalkkuja johdetaan joko yhtiön tai ohjausryhmien tasolla. KPK ICT luo tarkat palvelutason määritykset ja valvontakäytännöt, joiden avulla eri toimittajien palvelutasoa tullaan mittaamaan ja valvomaan. Vastaavasti yhtiön ja palvelua ostavan kunnan väliset palvelutasot määritetään tarkasti ja niitä tullaan valvomaan formaalien käytäntöjen avulla. KPK ICT:n oma suorituskyvyn hallinta keskittyy kustannustehokkaaseen palvelutuotannon hallintaan, joka luo lisäarvoa kuntien peruspalveluiden kehittämiseen ja tehokkuuden monitorointiin Ohjausryhmät Asiakkaiden pääasiallinen vaikuttamiskanava on organisoitu ohjausryhmämuotoon. Ohjausryhmät ovat KPK ICT:n sisäisiä organisaatioita, joissa on omistaja-asiakkaiden ja KPK THH:n edustus. Niiden tarkoitus on yhdistää kuntien, kuntayhtymien ja muiden asiakkaiden vaatimukset ja tulevaisuuden tarpeet yhteen. Ohjausryhmät asettavat tarvittaessa viiteryhmiä tärkeimpien asiakastarpeiden prosessikuvauksiin ja kehityspolun suunnitteluun. Määrittely sisältää myös teknologiavalinnat sekä -reunaehdot, kehitysvaiheet, aikataulun ja resurssitarpeen. Mikäli asiakas haluaa yhteisestä määrittelystä poikkeavan ratkaisun ja on valmis kattamaan lisäräätälöinnistä aiheutuvat kustannukset, palvelukeskus voi tuottaa myös oletuskonseptista eroavia palveluita. Ohjaus- ja viiteryhmät siis yhdistävät asiakkaiden tarpeita ja kokoavat ideoita järjestelmistä sekä omistavat jokaisen palveluna tuotetun järjestelmän konseptin. Palvelukeskus puolestaan omistaa järjestelmän toteutuksen. Viiteryhmiä voidaan tulevaisuudessa luoda esimerkiksi asiakaskuntien ydinprosessien, ICT-toiminta-alueittain tai muun perusteen mukaisesti siten, että toiminnan kehittäminen on mahdollisimman laadukasta ja tehokasta. Alla on kuvaus ohjausryhmien roolista ja mallista. 81

82 Yhtiökokous Hallitus Toimitusjohtaja Johtoryhmä Ohjausryhmä Ohjausryhmä Ohjausryhmä Viiteryhmä 1 Viiteryhmä 2 Viiteryhmä 3 Viiteryhmä 1 Viiteryhmä 2 Viiteryhmä 3 Viiteryhmä 1 Viiteryhmä 2 Viiteryhmä 3 Kuva Ohjausryhmät pysyvinä KPK ICT:n ja kuntien edustajien toimieliminä 10.4 KPK THH Oy asiakkaana ja sidosryhmänä THH-alueen ICT-palveluita järjestetään (KPK ICT) ja tuotetaan (KPK THH) omistajaasiakaskunnille kahdella eri tavalla. 1. KPK THH tuottaa asiakkaalle THH-alueen kokonaispalvelun sisältäen THH ICTpalvelut. Tässä vaihtoehdossa KPK ICT järjestää THH ICT palvelut sisäisesti yhtiöiden välillä. 2. KPK ICT järjestää asiakkaalle THH-alueen ICT-palveluna, jolloin asiakas operoi omalla organisaatiollaan ja toimintamalleillaan hyödyntäen THH alueen ICT palveluita Lisäksi KPK ICT ja KPK THH suunnittelevat ja konseptoivat yhtenäisen asiakkuuden hallinnan hoitomallin, jonka avulla luodaan yhteiset näkemykset, käytännöt ja toimintatavat asiakkuuden hallinnan sekä asiakaspalvelun osalta. Alla on yhteenveto palveluiden tuottamisen mallista. Kuva KPK ICT ja KPK THH Oy palveluiden järjestäjänä KPK ICT ja KPK THH pyrkivät palveluiden järjestämisessä sekä toiminnan jatkuvassa kehittämisessä huomioimaan potentiaaliset yhtiöiden liiketoimintojen väliset synergiahyödyt. Molemmat yhtiöt tuottavat ristiin toisilleen palveluja oman palvelutarjooman ja vahvuuksiensa 82

83 puitteissa. KPK ICT järjestää asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalveluita KPK THH:lle. Vastaavasti KPK THH tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon sekä muita tukitoiminnon palveluita KPK ICT:lle. Ristiin myytävät palvelut on listattu alla olevassa kuvassa. Kuva KPK ICT ja KPK THH Oy väliset synergiahyödyt 83

84 11 Roolit, osaamistarpeet ja vastuut 11.1 Avainhenkilöiden roolit ja vastuualueet KPK ICT:n roolien suunnittelussa huomioidaan palvelukeskuksen organisaatiorakenne ja tavoitetilan määritelty toimintamalli. Roolit, niissä tarvittava avainosaaminen ja prosessivastuut palvelukeskuksen eri organisaatiotasoilla on kuvattu alla KPK ICT:n johtoryhmä, hallitus ja ohjausryhmät KPK ICT johtoryhmän jäseniltä edellytetään oman vastuualueensa syvää osaamista ja pitkäaikaista kokemusta sekä hyvää yhteiskunnallista näkemystä ja verkostoitumistaitoa asiakaskunnassa. Toimitusjohtaja nimittää johtoryhmän. Johtoryhmälle ei ole kaavailtu omaa prosessivastuuta, johtoryhmän jäsenille on omia prosessivastuita rooliensa perusteella. KPK ICT hallituksen jäseniltä edellytetään pitkäaikaista ICT-toimialan osaamista julkisella sektorilla sekä hyvää yhteiskunnallista näkemystä ja verkostoitumistaitoa sidosryhmissä. Hallitus vastaa Omistajaohjauksen prosesseista. Omistajat nimeävät hallituksen jäsenet ja päättävät jäsenmäärän. Hallituksen kokouksiin voivat osallistua hallituksen kutsumat pysyvät asiantuntijat. Palvelukehityksen ja toiminnan kehityksen ohjausryhmät ovat työryhmiä, joissa on mukana asiakkaiden edustus. Ohjausryhmät osallistuvat palveluiden ja palvelukeskuksen toiminnan kehittämiseen. Ohjausryhmien jäseniltä edellytetään oman erikoisalueensa osaamista, tiimityöskentelytaitoa ja julkisen sektorin toiminnan erikoispiirteiden ymmärrystä. Ohjausryhmillä ei ole nimettyä prosessivastuuta KPK ICT organisaation avainhenkilöt KPK ICT Toimitusjohtajan vastuulla on organisaation operatiivisen toiminnan kehittäminen organisaation strategian mukaisesti sekä organisaation tavoitteiden asetanta ja henkilöstöjohtaminen. Toimitusjohtajalla on yleistoimivalta yhtiön kehittämiseen ja kokonaisvastuu yhtiön toiminnasta ja tuloksesta. Toimitusjohtaja raportoi yhtiön hallitukselle. Johtajalla tulee olla kokemusta ICT-palveluiden johtamisesta, laaja kuntasektorin vaikuttajaverkosto ja hyvä toimialaosaaminen sekä näkemystä julkisen sektorin tulevaisuuden ICT-kehityksestä. Toimitusjohtaja on vastuussa strategisen suunnittelun prosessista. Asiakkuuden hoito prosessin omistaja johtaa asiakkuuden hoitoprosessia ja sen kehittämistä, vastaa KPK ICT:n sidosryhmäyhteistyöstä ja toimii esimiehenä aluevastaaville. Johtajalla tulee olla kokemusta myynti- ja vaikuttamistyöstä sekä hyvä verkosto- ja toimialaosaaminen kuntasektorilla. Johtaja toimii prosessin omistajana Asiakkuuden hoito ja sidosryhmäyhteistyö prosessialueille. Palveluiden johtaminen prosessin omistaja vastaa palveluiden kehittämisestä, konseptoinnista ja tuotteistuksesta. Johtaja vastaa myös palveluiden tehokkuudesta, jatkuvuudesta ja palvelutuotannon ohjauksesta sekä käytäntöjen yhtenäisyydestä. Alueellisten kehittämisvastuiden ohjaaminen kuuluu Palveluiden johtaminen osa-alueen johtajan vastuulle. Johtaja toimii esimiehenä ohjelmavastaaville ja palveluvastaaville. Johtajalla on oltava pitkä kokemus ICT-palveluiden johtamisesta, kehittämisestä ja hallinnasta sekä näkemys kuntasektorin tulevaisuuden ICT-kehityksestä. Johtaja omistaa 84

85 salkunhallinnan, palveluiden kehityksen, kokonaisarkkitehtuurisuunnittelun, toimittajahallinnan, hankintojen hallinnan ja palveluiden toimituksen ja tuen prosessialueet. Hallinto ja kehittäminen prosessin omistaja vastaa KPK ICT:n taloushallinnon, toiminnan seurannan ja henkilöstöhallinnon järjestämisestä. Johtaja vastaa lisäksi KPK ICT:n oman toiminnan ja osaamisen kehittämisestä. Oman toiminnan kehittäminen kattaa mittareiden ja raportoinnin suunnittelun, prosessi- ja organisaatiosuunnittelun, menetelmistöt ja laadunhallinnan. Johtajalla tulee olla kokemusta organisaation toiminnan kehittämisestä (verkostot, governance, ITG) sekä hallintopalveluiden järjestämisestä. Johtajan vastuulla ovat prosessialueista oman toiminnan kehittäminen ja hallinto (taloushallinto, toiminnan seuranta, henkilöstöhallinto). Innovaatiot ja teknologiat prosessin omistaja osallistuu KPK ICT:n strategian, toiminnan ja palveluiden kehittämiseen, visioi uusia innovatiivisia ratkaisuja ja seuraa globaaleja ICTtrendejä. Prosessin omistaja on luova kehittäjä, joka kykenee innovointiin. Johtajalla on vastuulla innovoinnin ja teknologiastrategioiden prosessialueet. Aluevastaava vastaa alueellisesti KPK ICT:n palvelulupauksista alueella sekä kehityslupauksista konsernille. Aluevastaava vastaa lisäksi alueellisesta asiakashoidosta ja sidosryhmäyhteistyöstä. Aluevastaava toimii esimiehenä alueellisille asiakasvastaaville ja ratkaisupäälliköille. Aluevastaavalla tulee olla kokemusta esimiestyöstä ja johtamisesta, myynti- ja vaikuttamistyöstä sekä hyvä kuntasektorin toimialaosaaminen. Aluevastaava vastaa alueellisesta sidosryhmäyhteistyön prosessista. Asiakasvastaava toimii asiakkaan kontaktipintana palvelun järjestämiseen ja kehittämiseen liittyvissä asioissa (esimerkiksi palvelusopimusasiat ja asiakaspalautteen toimittaminen) Asiakasvastaavalla tulee olla kokemusta myynti- ja vaikuttamistyöstä sekä hyvä kuntasektorin toimialaosaaminen. Asiakasvastaava ei omista prosesseja. Ratkaisupäällikkö tekee kehityssuunnittelua ja toteutustyötä yhdessä asiakkaan kanssa. Ratkaisupäällikkö erikoistuu valitun toimialan prosesseihin ja mahdollisesti johonkin ICTkyvykkyyteen. Ratkaisupäälliköllä tulee olla vahva toimiala- ja ICT-osaamisen yhdistäminen. Ratkaisupäällikkö ei omista prosesseja. Ohjelmavastaava vastaa omalla vastuullaan olevasta strategisesta ohjelmasta ja siihen kuuluvista projekteista ja kehityshankkeista. Ohjelmavastaavalla tulee olla toimiala- ja esimiesosaamista sekä kokemusta laajojen ICT-hankkeiden läpiviennistä. Ohjelmavastaava vastaa uusien palveluiden kehityksen ja salkunhallinnan prosesseista. Palveluvastaava vastaa nimetyllä palvelualueella sovitun palvelutason mukaisen palvelun järjestämisestä sekä palvelun tuotannon aikaisesta kehityksestä. Tukimallista, käyttöönotosta ja toimittajahallinnasta vastaavat nimetyt palveluvastaavat yhtenäisesti yli kaikkien palveluiden. Asiantuntijapalveluiden palveluvastaava toimii esimiehenä asiantuntijoille. Palveluvastaavalla tulee olla kokemusta toimittajayhteistyöstä ja ICTpalveluiden tuottamisesta ja järjestämisestä. Substanssipalveluiden palveluvastaavat eivät omista prosesseja, toimituksen ja tuen osa-alueiden nimetyt palveluvastaavat omistavat oman vastuualueensa prosessit: käyttöönotto, tukimalli ja palveluiden hallinta. Menetelmävastaava kehittää KPK ICT:n omaa toimintaa ja osaamista (mittareiden ja raportoinnin suunnittelu, prosessi- ja organisaatiosuunnittelu, menetelmistöt, laadunhallinta) Menetelmävastaavalla tulee olla kokemusta yleisten ICT-viitekehysten soveltamisesta 85

86 käytäntöön ja mittaamisen ja raportoinnin asiantuntijuutta. Menetelmävastaava vastaa oman toiminnan kehittämisen prosessista. Asiantuntija KPK ICT:n toimintaan liittyvät kuntatoimijat Pääkäyttäjä vastaa käyttäjien ja kunnan työntekijöiden ICT-palveluiden ensimmäisen tason prosessi- ja teknisestä tuesta ja koulutuksesta kunnassa. Pääkäyttäjä vastaa usein myös käyttövaltuushallinnasta. Pääkäyttäjiä on yleensä useita ja vastuut ovat usein jakautuneet toimialoittain tai järjestelmittäin. Pääkäyttäjä liittyy osaksi KPK ICT:n tukimallia ja häiriönhallintaprosessia, mutta pääkäyttäjällä ei ole varsinaista prosessivastuuta KPK ICT:n näkökulmasta. Pääkäyttäjä on kuntatoimijan nimeämä henkilö. Kuntatoimijan sopimusvastaavana toimii usein kunnanjohtaja/kaupunginjohtaja, tai keskushallinnon tai toimialajohtotason henkilö, joka vastaa yhteistyöstä KPK ICT:n kanssa. Sopimusvastaava on kuntatoimijan nimeämä henkilö, jolla KPK ICT:n näkökulmasta ei ole kuitenkaan varsinaista prosessivastuuta. Yhdellä palvelukeskuksessa työskentelevällä voi olla monen eri roolin tehtäviä. Esimerkiksi ratkaisupäällikkö saattaa toimia myös asiantuntijan roolissa. Toiminnan perustamisvaiheessa avainhenkilöitä ovat toimitusjohtaja, asiakkuuden hoidosta vastaava johtaja ja Palveluiden johtaminen-toiminnosta vastaava johtaja, joiden tulee olla mukana hankkeessa jo ennen varsinaisen palvelukeskustoiminnan aloittamista, sillä palveluiden ja toiminnan kehittäminen, yhteydenpito asiakkaisiin ja osaamisverkoston kokoaminen tulee aloittaa hyvissä ajoin. Asiakas päättää mitä KPK ICT: järjestämiä palveluita se ottaa käyttöön ja mikä tarjotuista palvelutasoista on sen tarpeisiin sopivin. Laajimmillaan KPK ICT voi tarjota kuntatoimijalle ICT-alueen kokonaispalvelun ja suppeimmillaan vain yksittäisiä palveluita kuntatoimijan itse tuottamien tai muuta kautta hankkimien ICT-palveluiden täydentämiseksi. KPK ICT:n tarvitsema kokonaishenkilöstön tarve on riippuvainen asiakkaaksi tulevien kuntien lukumäärästä, koosta, ensimmäisen vaiheen palveluiden kompleksisuudesta ja volyymimääristä. Asiakkaiden mukaantulon on tarkoitus tapahtua portaittain vuosien aikana, joten henkilöstötarve kasvaa vastaavasti portaittain näiden muuttujien kautta Ydinosaaminen ja esimerkinomainen elämänkaarimalli KPK ICT:n toiminta perustuu vahvaan kunta-ala toiminnan osaamiseen (esim. lait, asetukset, toimintaympäristö, toimintamallit, prosessit, jne) sekä kuntatoimijoiden tarpeiden ymmärtämiseen ja yhdistämiseen. Kuntakentän ICT-kokonaiskuvan ymmärrys ja kehityskyky syntyvät osittain olemassa olevan tiedon perusteella ja osittain se pitää rakentaa palvelukeskukseen. Tietoa on olemassa ja sitä löytyy sekä tutustumalla asiakaskuntien ydinprosesseihin, arkkitehtuuri- ja ICT-ratkaisuihin sekä toimialan eri sidosryhmien kehittämiin näkemyksiin, olemassa oleviin palveluihin tai valmiisiin materiaaleihin. Kuntien tarpeiden ja toimintatapojen ymmärrystä ja osaamista kerrytetään onnistuneen ja laadukkaan asiakkuuden hallinnon hoitomallin avulla. Asiakkuuksista saadun tiedon avulla palvelukeskus päivittää säännöllisin väliajoin liiketoimintastrategiaansa sekä laatii tarvittavat päätökset palvelutarjontansa laajentamisesta ja kehittämisestä. Yhtiön on tarkoitus toimittaa 86

87 korkean jalostusasteen valmiita palveluita, jolloin asiakastarpeiden täsmällinen ymmärrys ja asiakkaiden sitouttaminen kehityshankkeisiin on avainkriteeri toiminnan menestymiselle. Asiakkuuksiin liittyviä toimintatapoja ja osaamista palvelukeskuksessa ei voida alkuvaiheessa olettaa olevan, vaan ne pitää rakentaa. Toimivien asiakaskonseptien rakentaminen on erityisen tärkeä yhtiön alkuvaiheen tehtävä. ICT-palveluiden strategian mukainen järjestäminen sekä tavoiteltavien hyötyjen saavuttaminen vaatii palvelukeskukselta vankkaa kykyä hallita kehitys- ja projektisalkkuja. Yhtiö vastaa sekä koko kuntakentän ICT-projektisalkun seurannasta, että omien hankkeidensa hallinnasta. Sillä pitää olla kokonaiskoordinoinnin vastuu eri projekteissa sekä käytännön työkalut, joilla kokonaissalkkua seurataan ja hallitaan. Sen pitää kyetä tuottamaan luotettavia budjetti-, resursointi- ja aikataulusuunnitelmia sekä viemään projekteja läpi suunnitelmien mukaisesti. Samalla toimiva salkunhallinta lisää palvelukeskuksen läpinäkyvyyttä asiakkaille ja antaa hyvän pohjan toimivan hallintomallin luomiselle. Valtakunnallisen palvelukeskuksen on tärkeää pitää huolta tuottavuudestaan, tehokkuudestaan ja vaikuttavuudestaan johtuen pitkäaikaisista asiakkuuksista. Jotta palvelukeskus kykenee pitämään huolta tuottavuudestaan ja uudistamaan toimintaansa, täytyy sen jatkuvasti tehdä ulkopuolista vertailua ja etsiä organisaationsa sisältä uusia ideoita toiminnan tehostamiseen. Palvelukeskuksen tehtävänä on suunnitella, toteuttaa ja ylläpitää yhtenäiset toimintamallit, arkkitehtuuri ja sovelluskartta kuntakentälle. KPK ICT tulee aina suunnitella palvelutarjontaansa yhtenäisen toimintastrategian ja kokonaisarkkitehtuurin linjausten ja periaatteiden kautta, eikä yksittäisten toimintojen tai asiakkaiden näkökulmasta. Merkittävin riski yhtenäisen ja hyvin integroidun palvelutarjonnan synnyttämiselle on päätöksenteon ja suunnittelun siilomaisuus. Tunnistetut organisaation kyvykkyys- ja osaamistarpeet on jäsennetty ja yhteenvedetty seuraavaan kolmeen kokonaisuuteen: 1. yhtiön osaamisalueet 2. verkoston yleiset osaamisalueet ja 3. verkoston erikoistumisalueet Yhtiön osaamisalueet (alustava listaus) Palvelukeskus toimii konsernijohtoisesti yli alueellisten toimipisteiden. Alla on listattu yhtiön osaamisalueet, joiden kautta valtakunnallista ja verkostomaisesti toimivaa KPK ICT:tä johdetaan, ohjataan ja seurataan. 87

88 YHTIÖN OSAAMISALUEET 1. Strategia ja johtaminen 2. Asiakkuuksien hankinta ja hallinta 3. KPK ICT verkoston johtaminen 4. Kehitys-, palvelu- ja projektisalkun hallinta 5. Uusien palveluiden kehittäminen ja palvelukonseptointi (sis. kustannushyötylaskelma-konsepti) 6. Palveluketjun ohjaus 7. Palveluiden järjestäminen 8. KPK ICT organisaation kehittäminen 9. Liiketoiminnan tukitoiminnot Henkilöstöhallinto (ostetaan KPK THH:lta) Taloushallinto (ostetaan KPK THH:lta) 10.Kansallinen sidosryhmien hallinta Kuva 11.1 Konsernijohtoisen yhtiön tunnistetut osaamisalueet Verkoston yleiset osaamisalueet (alustava listaus) KPK ICT toimii valtakunnallisesti ja verkostomaisesti. Verkoston toimipisteille on tunnistettu seuraavia kaikille yhteisiä osaamistarpeita, joiden varaan palveluiden järjestäminen, asiakkuuden hallinta ja hoitaminen, asiakaspalvelu sekä toiminnan muu operatiivinen pyörittäminen tullaan organisoimaan. VERKOSTON YLEISET OSAAMIS- ALUEET 1. Kunta-alan toiminnan tuntemus, esim. Lait ja asetukset Toimintaympäristö Toimintamallit Prosessit 2. Asiakas- ja ratkaisuosaaminen 3. ICT kehittämishankkeiden läpivienti sekä muutoksenhallinnan tuki 4. Alueellinen ICT markkinatuntemus 5. Kustannushyötyanalyysin laatiminen Kuva 11.2 Verkoston yleiset osaamisalueet Verkoston yleiset erikoistumisalueet (alustava listaus) KPK ICT:n toiminnan jatkuvan kehittämisen näkökulmasta osaamisverkosto erikoistuu omien vahvuuksien ja osaamisten mukaisesti siten, että jokainen osaamiskeskittymä tai toimipiste vastaa oman vastuualueen kansallisten ratkaisujen, palveluiden tai konseptien suunnittelusta ja käyttöönotoista. Alla on tunnistettu alustava listaus mahdollisista verkoston erikoistumisaluevaihtoehdoista. 88

89 VERKOSTON ERIKOISTUMIS- ALUEET 1. Kansallinen markkina- ja teknologiatuntemus sekä toimittajan- ja sopimuksenhallinta 2. ICT hankinnat ja osto-osaaminen (sis. ICT ulkoistus) 3. PMO ja projektinhallinta 4. Kokonaisarkkitehtuuri (ml. MDM/DW/BI) 5. Tietoturva ja riskienhallinta 6. Tietosuoja 7. IAM 8. Asiakastukimalli ja tapahtumanhallinta (sis. service desk) 9. Sovellusten ylläpito 10. Infrastruktuuri 11. Loppukäyttäjien osaamispalvelut 12. Ruotsinkieliset palvelut 13. Asiahallinto (ml. arkistointi) 14. Talous- ja henkilöstöhallinto 15. Kunta-asiakkaiden sähköinen asiakaspalvelu (ml. sähköinen asiointi) 16. Palveluohjaus ja palvelusetelijärjestelmät 17. SOTE/Perusterveydenhuolto 18. SOTE/Erikoissairaanhoito 19. SOTE / Sosiaalityö 20. SOTE / Vanhustyö 21. SOTE / Kotihoito 22. SOTE / Päivähoito 23. SIVISTYS / Perusopetus 24. SIVISTYS/ Toinen aste 25. TEKNINEN TOIMI / Yhdyskuntatekniikka 26. Hankintatoimi ja logistiikka 27. Paikkatietopalvelut 28. Tiedolla johtaminen 29. Yhteisölliset työkalut & etäpalvelut Kuva 11.3 Verkoston erikoistumisalueet Elämänkaarimallin mukaiset verkoston erikoistumisalueet (alustava listaus) Kuntatoimijoiden palvelutuotantoa ja järjestämistä sekä toiminnan kehittämistä ohjaa malli yksittäisen asiakkaan ja kuntalaisen elämänkaaresta, mistä on alla esitetty yksi esimerkki. Lapsiperheet ja nuorten palvelut Asuminen ja rakentaminen Hallintopalvelut Senioripalvelut Muut palvelut Terveydenhuolto Kuva 11.4 Elämänkaarimalli KPK ICT:n tavoitteena on luoda laadukkaita ja kustannustehokkaita palveluinnovaatioita ja ratkaisuja koko loppuasiakkaan elämänkaaren ajan. Varmistaakseen palveluiden järjestämisen ja toiminnan kehittämisen kattavuuden sekä luodakseen loistavia erikoistumismahdollisuuksia osaamisverkoston toimijoille, alla on esitetty edellisessä luvussa esitettyjen erikoistumisalueiden jaottelu elämänkaarimallin mukaisesti. 89