PORNAISTEN SEURAKUNTA Kirkkoneuvosto PÖYTÄKIRJA 5 / 2018

Transkriptio

1 Kirkkoneuvosto PÖYTÄKIRJA 5 / 2018 Kokousaika Tiistai klo :10 Kokouspaikka Kirkon Wanha Sali Osallistujat Pertti Asikanius poissa, tilalle kutsuttu Mika Vilén, poissa Riina Felt poissa Laura Kolehmainen varapuheenjohtaja Tapani Lempinen Jouni Lignell Helena Metsola Ninna Mäenpää poissa Terhi Niinikoski poissa varalla Satu Kippilä, poistui klo 20:04 Kari Pietarinen Liljan-Kukka Runolinna Kari Tuovinen puheenjohtaja Muut osallistujat Jokinen Eija-Sisko kirkkovaltuuston pj. Mia Yrtti kirkkovaltuuston vpj., poissa Rauno Saarnio sihteeri Poissa Pertti Asikanius Riina Felt Ninna Mäenpää Mika Vilén Mia Yrtti Asiat Allekirjoitukset Kari Tuovinen puheenjohtaja Rauno Saarnio sihteeri Pöytäkirjan tarkastus / 2018 / 2018 Allekirjoitukset Liljan-Kukka Runolinna Laura Kolehmainen Kuulutus kokouksesta on ollut nähtävillä seurakunnan ilmoitustaululla Tarkistettu pöytäkirja on ollut nähtävillä Pornaisten seurakunnan kirkkoherranvirastossa, Kirkkopolku 4, ma-ke klo Kari Tuovinen kirkkoherra

2 Alkuhartaus Helena Metsola piti alkuhartauden 69 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18:43 70 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kirkkoneuvoston ohjesäännön 4 :n mukaan kirkkoneuvoston kutsuu koolle puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtaja, joka määrää kokoontumisen ajan ja paikan. Kirkkoneuvosto voi myös etukäteen vahvistaa kokousaikansa suunnitelman. Kirkkoneuvosto on lisäksi kutsuttava koolle, kun vähintään neljäsosa jäsenistä sitä kirjallisesti pyytää ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Kirkkoneuvoston ohjesäännön 5 :n mukaan kutsu toimitetaan jäsenille viimeistään viisi (5) päivää ennen kokousta. Kutsuun on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Kokouskutsu asialistoineen sekä esityslista on postitettu Kirkkolain 7. luvun 4 :n mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Kirkkoneuvoston 11 jäsenestä oli paikalla 8 jäsentä. Esitys: Kirkkoneuvosto toteaa kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös: Esityksen mukaisesti 71 Pöytäkirjan tarkastus ja nähtävillä pitäminen Pöytäkirjan tarkastamisesta määrätään KJ 7:6 :ssä. Kirkkoneuvoston ohjesäännössä 2 luvussa sanotaan, että kirkkoneuvosto valitsee kokouksen kaksi pöytäkirjantarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto tarkastaa itse kokouksessaan. Pöytäkirjan tarkastamisessa on ollut käytäntö, että aakkosjärjestyksessä on valittu pöytäkirjan tarkastajat. Pöytäkirjan nähtävillä pitämisestä säädetään kirkkolain 25:3 :ssä, jossa mainitaan, että pöytäkirja on saatettava seurakunnan tai seurakuntien jäsenille yleistiedoksi panemalla päätökset ja ilmoitus julki seurakunnan ilmoitustaululle. Tämä koskee niitä päätöksiä, joita ei ole pidettävä salassa tai alistettava. Ensimmäinen kuulutus nähtävillä olosta on pantava julki ilmoitustaululle vähintään 7 päivän ajaksi. Kirkkoneuvoston pöytäkirja on pidettävä nähtävillä vähintään 14 päivää. Esitys: Kirkkoneuvosto valitsee tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajiksi Liljan-Kukka Runolinna ja Pertti Asikanius Päätös: Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Liljan-Kukka Runolinna ja Laura Kolehmainen 1/7

3 72 Työjärjestyksen hyväksyminen Esitys: Kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan työjärjestykseksi. Päätös: Hyväksyttiin seuraavin lisäyksin: Muihin asioihin lisättiin Lastenkirkon sopimus, pajuistutukset seurakuntakeskuksen edessä sekä Isojärven leiritoimikunnan ehdotus hinnoittelusta. 73 Tilintarkastuskertomus vuodelta 2017 Talouspäällikkö: Kirkkovaltuuston valitsema tilintarkastaja on suorittanut seurakunnan hallinnon, kirjanpidon ja tilinpäätöksen tarkastuksen tilivuodelta 2017 ja jätti tarkastuksesta tilintarkastuskertomuksen, (Liite 1). Tilintarkastusmuistio (Liite 2) Esitys: 1) kirkkoneuvosto merkitsee tilintarkastuskertomuksen tiedoksi ja 2) päättää jättää sen kirkkovaltuustolle 3) merkitsee tiedoksi tilintarkastusmuistion Päätös: Esityksen mukaisesti 74 Vuoden toiminta- ja taloussuunnitelma 2/7 Talouspäällikkö: Seurakunnan toiminnan ja taloudensuunnittelu on rullaavaa, suunnitelmat tehdään kolmeksi vuodeksi eteenpäin. Seurakunnan taloudellisessa tilassa ei ole näkyvissä merkittäviä muutoksia, liikkumavara on kohtuullisen niukka. Merkittävin kulu on henkilöstökulut, merkittävimmät tulolähteet ovat verotulot ja valtionosuus. Tuleviin korjausinvestointeihin tulee varautua hyvissä ajoin. Seurakunnan strategia vuodesta 2018 eteenpäin on vahvistettu kirkkovaltuuston kokouksessa. Esitys: Kirkkoneuvosto keskustelee vuosien toiminta- ja taloussuunnitelmasta ja evästää suunnitelmien laadintaa strategian pohjalta. (Liite 3 Strategia) Päätös: Jatketaan hyväksytyn strategian toteuttamista. 75 Työterveyshuolto - työpaikkaselvitys Talouspäällikkö: Työterveyshuollon työpaikkaselvityksessä nousi esiin mm. joidenkin työhuoneiden tavaramäärä, joka on raportin mukaan myös työturvallisuusriski. Raportin mukaan tiloista pitää tyhjentää ylimääräiset tavarat. Ongelmana on että esim. se nuorisotyön (varhaisnuoriso, rippikoulu, nuorisotyö) käytössä on yksi pieni työhuone ja toisena tilana on huone, jonka jakaa kaksi eri työalan ihmistä. Nuorisotyöllä eri erillistä kerhotilaa, jonka kaappeihin tavarat voisi tallettaa. Työntekijöiden tasapuolisen kohtelun vuoksi, nuorisotoimen tavaroille tulisi löytää riittävät säilytystilat. Ongelmana on, ettei ylimääräisiä vapaita tiloja ole tiedossa. Talouspäällikkö ja kirkkoherra kartoittivat mahdollisia hyllyjen sijoituspaikkoja. Vaihtoehto 1: Takkahuoneen vasen reuna, kerhohuoneen seinän vierusta. Paikalle voisi asentaa 2-3 kaappia. Vaihtoehto 2: Kerhotilan aulassa oleva vitriini siirretään saliin (oikea reuna), nykyisen virsikirja kärryn

4 paikalle. Virsikirjat, videotykki jne. sijoitettaisiin kaappiin. Vitriinissä olisi esillä vanha ehtoollisvälineistö. Vitriinin tilalle hankitaan tarkoitusta palvelevat kaapit. Esitys: Kirkkoneuvosto keskustelee tilakysymyksestä ja valitsee henkilöt valmistelemaan asiaa. Päätös: Valittiin Kari Tuovinen ja Rauno Saarnio, joille annettiin valtuus asian hoitamiseksi. Vitriinikaappi voidaan siirtää saliin. 76 KirVESTES / ylimmän johdon peruspalkkojen järjestelyerä Kirkon virka- ja työehtosopimus on voimassa Sopimuksessa on määritelty yleiskorotukset lukien. Peruspalkkoja tarkistetaan lukien 1,1, %. Vuoden 2018 lomarahan maksamisen yhteydessä maksetaan erillinen 108 euron kertaerä kaikille viranhaltijoille ja työntekijöille, jotka ovat seurakunnan palveluksessa yhtäjaksoisesti Ylimmän johdon palkkausjärjestelmä Seurakunta päättää lukien 1,6 % suuruisen järjestelyerän käyttämisestä J- ja/tai K- hinnoitteluryhmän viranhaltijan peruspalkkaan. Järjestelyerällä voidaan tarkistaa kaikkien järjestelmän piiriin kuuluvien palkkoja tai sitä voidaan suunnata vain jonkun tai joidenkin palkkoihin. Ns. yleiskorotuksella johdon peruspalkkoja ei sopimuskauden aikana tarkisteta. Järjestelyerä lasketaan ylimmän johdon palkkausjärjestelmän piiriin kuuluvien viranhaltijoiden vuoden 2018 tavanomaisen kuukauden peruspalkoista muodostetusta palkkasummasta. Yksittäisessä seurakunnassa palkkasumma muodostetaan kirkkoherran ja johtavana talous- ja henkilöstöhallinnon viranhaltijan peruspalkasta. Vuoden 2019 järjestelyerä lasketaan samoin. Päätöksen järjestelyerän suuntaamisesta tekee seurakunnan kirkkoneuvosto tai muu asiassa toimivaltainen elin. Sille asian esittelee ohjesäännössä määrätty viranhaltija tai luottamushenkilö. Valmistelu on hyvä tehdä erillisessä luottamushenkilöistä koostuvassa ryhmässä. Ehdotus: Kirkkoneuvosto valitsee luottamushenkilöistä koostuvan ryhmän valmistelemaan ylimmän johdon järjestelmäerän käyttöä. Päätös: Asiaa valmistelemaan valittiin Laura Kolehmainen, Eija-Sisko Jokinen ja Liljan-Kukka Runolinna 77 Tietosuojavastaavan nimittäminen 3/7 Kirkkoherra: EU:n yhteisen tietosuoja-asetuksen siirtymäaika päättyy Uudistus vaikuttaa tietojärjestelmien lisäksi myös päivittäiseen toimintaan henkilötietoja käsiteltäessä Kun tietoja käsittelee viranomainen tai muu julkishallinnon elin, on sen asetuksen mukaan nimettävä tietosuojavastaava. Sama tietosuojavastaava voidaan nimetä useamman seurakunnan tai seurakuntayhtymän tai muun kirkon viranomaisen yhteiseksi tietosuojavastaavaksi. Yleisen tietosuoja-asetuksen 39 artiklassa nimetään tietosuojavastaavan keskeiset tehtävät: a) antaa rekisterinpitäjälle tai henkilötietojen käsittelijälle sekä henkilötietoja käsitteleville työntekijöille tietoja ja neuvoja, jotka koskevat niiden tämän asetuksen ja muiden unionin tai jäsenvaltioiden tietosuojasäännösten mukaisia velvollisuuksia; b) seurata, että noudatetaan tätä asetusta, muita unionin tai jäsenvaltion tietosuojalainsäännöksiä ja rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän toimintamenettelyjä, jotka liittyvät henkilötietojen suojaan, mukaan lukien vastuunjako, tiedon lisääminen ja käsittelyyn osallistuvan henkilöstön koulutus ja tähän liittyvät tarkastukset;

5 c) antaa pyydettäessä neuvoja tietosuojaa koskevasta vaikutustenarvioinnista ja valvoa sen toteutusta 35 artiklan mukaisesti; d) tehdä yhteistyötä valvontaviranomaisen kanssa; e) toimia valvontaviranomaisen yhteyspisteenä käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä, mukaan lukien 36 artiklan mukainen ennakkokuuleminen ja tarvittaessa kuuleminen muista mahdollisista kysymyksistä. Tietosuojavastaavan tehtävänä on toimia asiantuntijana, neuvonantaja, valvojana ja yhdyshenkilönä. Tietosuojavastaava ei kuitenkaan ole vastuussa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta, vaan siltä osin vastuu kuuluu edelleenkin rekisterinpitäjälle ja organisaation johdolle. Tietosuojavastaavan tulee olla organisaatiossa riippumattomassa asemassa, ja hän on raportointivelvollinen rekisterinpitäjän tai tietojen käsittelijän ylimmälle johdolle. Tietosuojavastaavalle on tehtäviensä hoitamiseksi taattava tarvittavat resurssit sekä asianmukainen pääsy henkilötietoihin ja niiden käsittelytoimiin. Tietosuojavastaavan vastuulla ei ole mm. tietosuoja-asetuksessa määritellyt rekisterien dokumentoinnit selosteineen eikä prosessien kuvaaminen tai muutosehdotukset. Rooli rajautuu neuvontaan ja oheistukseen, sekä tarvittaessa viestintään valvontaviranomaisen suuntaan. Rannikon IT:n johtokunta on nimennyt Rauno Saarnio Rannikon IT-alueen tietosuojavastaavaksi. Kustannusvaikutus Pornaisten seurakunnalle on suuruudeltaan / vuosi. Esitys: 1. Pornaisen Seurakunta nimeää Rannikon IT:n tietosuojavastaavan (Rauno Saarnio) myös omaksi tietosuojavastaavakseen. 2. Asetuksen edellyttämän tietosuojavastaavan lisäksi seurakuntien on nimettävä erillinen seurakuntakohtainen tietosuojaryhmä tarvittaessa ja\tai tietosuojan yhteyshenkilö. Tietosuojan yhteyshenkilö voi olla sama kuin jo olemassa oleva tietoturvavastaava seurakunnassa. Jos tietoturvavastaavalla ei ole aikaa tähän tehtävään on nyt mahdollista vaihtaa henkilöä. Päätös: Rauno Saarnio poistui pykälän käsittelyn ajaksi olleessaan esteellinen. Tämän pykälän sihteeriksi valittiin Laura Kolehmainen. Päätettiin nimetä seurakunnan 1) tietosuojavastaavaksi ja 2) seurakunnan tietosuojan yhteyshenkilöksi Rannikon IT:n tietosuojavastaavana toimiva Rauno Saarnio. 78 Maksupääte Talouspäällikkö: Talouspäällikkö on hankkinut seurakunnalle izettle maksupäätteen / kassajärjestelmän. Järjestelmää on kokeiltu kammarin ruokailujen sekä Yhteisvastuukeräyksen myynneissä. Järjestelmä on osoittautunut helppokäyttöiseksi ja toimivaksi. Järjestelmä voitaisiin ottaa käyttöön kaikessa toiminnassa, myös kolehtien kannossa. Kolehtia voisi kerätä ennen ja jälkeen jumalanpalveluksen (ovella tai Wanhassa Salissa). Järjestelmän hankintakustannus oli 79, maksutapahtumasta toimittaja perii 1,95 %:n provision. Käteisen rahan käsittelystä peritään 6 / laskenta + provisio. Esitys: Kirkkoneuvosto keskustelee maksupäätteen käytöstä ja päättää periaatteet maksupäätteen käyttämiselle. Päätös: Päätettiin, että jumalanpalveluksen jälkeen kirkkokahvilla on mahdollista tehdä kolehtilahjoitus maksupäätteen avulla. 4/7

6 79 Ei julkinen 80 Seurakuntavaalit 2018 ja vaalilautakunnan asettaminen Kirkkoherra: Vaalilautakunnan jäsenen menettäessä vaalikelpoisuutensa, hänet vapautetaan luottamustoimesta. Vapauttamisesta päättää se toimielin, joka on valinnut luottamushenkilön, eli seurakunnassa kirkkovaltuusto ja seurakuntayhtymässä seurakuntaneuvosto. (Kirkkolaki 23 luku 4, 6, 19 ja 20 ). Kirkkoherra ei voi olla vaalilautakunnan jäsen, jos hän ei ole seurakunnan jäsen. Vaalilautakunnan jäsenet ovat luottamushenkilöitä, joihin sovelletaan luottamushenkilön vaalikelpoisuutta koskevia säännöksiä, myös seurakunnan jäsenyyden osalta. On tärkeää, että kirkkoherra toimii tiiviissä yhteistyössä vaalilautakunnan kanssa ja turvaa edellytyksen sen tehtävän hoitamiselle. Kirkkoherra, joka ei ole seurakunnan jäsen, voi toimia vaalilautakunnassa asiantuntijana. (kirkkolaki 23 luku 2 ) Vaalikirje/ilmoituskortti Vaalikirje/ilmoituskortin massatulostus- ja postitukseen seurakunta voi ilmoittautua mukaan välisenä aikana. Kirkkohallituksen kautta tarjottava paketti sisältää sekä tulostuksen että postituksen. Seurakuntavaalikirjeen tulostuspalvelu on kilpailutettu ja palvelusta vastaa Postnord Strålfors. Kirjeet lähetetään asiakassuorana ja postituksesta vastaa Posti Oyj. Strålfors ja Posti lähettävät kummatkin seurakunnille omat laskut palveluistaan. Tämän vuoksi seurakunnan laskutusosoitetta kysytään tilauslomakkeella. Palvelun hinta on Pornaisten seurakunnalle 1.853,27, normaalin postitaksan mukaan kulu on 2.434,66. Esitys: 1) Kirkkoneuvosto tarkistaa vaalilautakunnan jäsenten vaalikelpoisuuden ja esittää, että kirkkovaltuusto nimeää vaalikelpoisuuden menettäneiden tilalle uudet jäsenet ja varajäsenet. 2) Pornaisten seurakunta tilaa massapostituksen. Päätös: Esityksen mukaisesti 81 Talous- ja tietosuojakatsaus Taloustilanne EU:n tietosuoja-asetuksen voimaantulo , tilannekatsaus Merkittiin tiedoksi tilannekatsaukset. 82 Ilmoitusasiat - Merkiittiin tiedoksi viranhaltijapäätökset (kirkkoherra, talouspäällikkö) Seuraavat kokoukset: Kirkkoneuvoston kokousaikataululuonnos: 5.6. (varalla) 21.8, Hautausmaakatselmus 18.9, 9.10, Toiminta- ja taloussuunnitelma Kirkkovaltuuston kokousaikataululuonnos 5/7

7 29.5 Toimintakertomus ja tilinpäätös, vastuuvapauden myöntäminen sekä kirkollisveroprosentti Toiminta- ja taloussuunnitelman hyväksyntä 83 Muut asiat 1) Seuraavan kokouksen hartauden pitää Kari Tuovinen. 2) Talouspäällikkö: Seurakuntakeskuksen parkkipaikan edessä on pajuistutuksia. Paju on allergisoiva kasvi ja siinä on keväällä runsaasti pölyttäviä hyönteisiä, jotka saattavat pistää. Ehdotus: kirkkoneuvosto keskustelee pajuistutusten korvaamisesta muulla kasvilla. Päätös: Päätettiin antaa talouspäällikölle valtuudet ratkaista ongelma 3) Ei julkinen 4) Kirkkoherra: Lastenkirkko (Nuori kirkko ry) on lähestynyt ehdotuksella tehdä sopimus digitaalisen materiaalin tuottamiseksi. Sopimuksen arvo on arviolta noin 192,20 / vuosi. Päätös: Päätettiin hyväksyä sopimus, sopimuksen tilanne arvioidaan vuoden päästä. 84 Jäsenten esille tuomat asiat Ei jäsenten esille ottamia asioita. 85 Valitusosoitus Oheisen liitteen mukaisesti 86 Kokouksen päätös Puheenjohtaja päätti kokouksen 20:10 6/7