Asio Tapahtumavaraus. Tapahtumapalveluiden upotus omalle kotisivulle

Transkriptio

1 Asio Tapahtumavaraus Asio Tapahtumavaraus on kaikenlaisten tapahtumien ja koulutusten varausohjelmisto. Asio Tapahtumavaraus on kytkettävissä Asio Tilavarausohjelmistoon ja tilahallintoon sekä muihin Asio Varausohjelmistoperheen ohjelmakokonaisuuksiin. Ohjelmisto on tarkoitettu tapahtumavarausten hallinnoinnille sekä responsiivisten ja kohdennettujen tapahtuma- ja ilmoittautumispalveluiden tuottamiselle varausjärjestelmästä omalle kotisivulle. Asio Tapahtumavaraus soveltuu esimerkiksi koulutuksille, kursseille, leireille, retkille, uimakouluille, ohjattuun liikuntaan, esityksille, konserteille, elämystapahtumille, opastetuille kierroksille, seminaareille ja muunlaisille tapahtumille. Tapahtumien ja koulutusten Nettivaraus- ja ilmoittautumispalvelut tuotetaan Asio Tapahtumavarausohjelmistosta tosiaikaisesti, kohdennetusti ja asiakaskohtaisesti omalle kotisivulle. Nettivarauspalveluiden käyttöliittymä on responsiivinen eli varauspalvelut ja ilmoittautuminen tapahtumiin toimivat myös mobiililaitteiden ja tablettien selaimilla. Tapahtumapalvelut, nettivaraaminen ja tapahtumailmoittautuminen sovitetaan asiakkaan omiin varaus- ja ilmoittautumisprosesseihin, oman kotisivun visuaaliseen ulkoasuun, omiin varaus- ja ilmoittautumiskäytäntöihin sekä käyttöoikeushallinnointiin. Palvelukäyttöliittymä voidaan kohdentaa julkisille käyttäjille ja/tai edellyttää kirjautumista sopimusasiakkaille, sisäisille käyttäjille tai muille käyttäjäryhmille. Käyttäjän omille tapahtumavarauksille on tarjolla oma tuotteistettu Omat varaukset -nettikäyttöliittymä. Tapahtumapalveluiden upotus omalle kotisivulle o Responsiivinen nettikäyttöliittymä o Ulkoasu oman sivuston visuaalisen ilmeen mukaisesti o Käyttökokemus omien varauskäytäntöjen ja ilmoittautumisprosessien mukaisesti o Hakukone-ystävällinen upotus oman kotisivurakenteen sisälle o Omat varaukset -nettipalvelu o Omat käyttöliittymät eri asiakasryhmille ja sisäisille käyttäjille o Asiakaskohtaisesti ylläpidetty tietoturvallinen pilvipalvelu

2 Nettipalveluiden pohjalla toimii Asio Varausjärjestelmä ja sen varaus- ja tapahtumatietokanta ja asiakasrekisteri. Kaikki nettikäyttöliittymässä esitettävä aineisto tuotetaan järjestelmän tietokannasta dynaamisesti ja tosiaikaisesti. Nettipalvelut voidaan upottaa oman kotisivurakenteen sisälle ja omaan kotisivu-tyylipohjaan. Tapahtumapalvelun sisältö, ulkoasu ja toiminnallinen logiikka kustomoidaan asiakaskohtaisesti. Nettipalveluihin voidaan liittää erilaisia tapahtumahakukoneita, varausten ja ilmoittautumisten maksaminen asiakaslaskutuksella, verkkomaksuna tai paikan päällä käteismaksuna, online-ostoskori oheistuote- ja palvelumyynnille sekä käyttäjän tai käyttäjäryhmien kirjautuminen ja tunnistautuminen nettipalveluun ja Omat varaukset -palveluun. Tapahtumapalvelunäkymät voidaan tuottaa tapahtumalista-, kalenteri-, tapahtumaportaali-, tapahtumaopas-, koulutustarjotin tai yhdistettynä grid -muotoisena varauskarttanäkymänä. Tapahtumat voidaan järjestää ja esittää käyttäjän haluamalla tavalla, esimerkiksi tapahtumaryhmittäin, aikajärjestyksessä, aakkosjärjestyksessä tai muunlaisella halutulla logiikalla. KOULUTUKSET, KURSSIT JA ILMOITTAUTUMINEN Tapahtumavarausohjelmisto soveltuu koulutusten ja kurssien ja niiden perustietojen hallinnoinnille sekä osallistujien netti-ilmoittautumiselle. Koulutustapahtumia tai kursseja varten ohjelmistosta voidaan tuottaa omalle kotisivulle responsiivinen koulutustarjotin tai nettikalenteri, jonka kautta käyttäjä pääsee näkemään tarjolla olevat koulutukset, niiden saatavuus- ja paikkatiedot sekä ilmoittautumaan niihin.

3 Ilmoittautuminen koulutukseen tapahtuu nettipohjaisesti netti-ilmoittautumislomakkeella. Tulevat koulutukset voidaan esittää myös kalenteripinnalla, josta pääsee ilmoittautumaan.

4 TAPAHTUMAPORTAALIT JA ILMOITTAUTUMINEN TAPAHTUMIIN Tapahtumille kuten uimakoulut, leirit, retket, opastetut kierrokset, seminaarit, konsertit ja esitykset, ohjattu liikunta ja elämystapahtumat voidaan tuottaa asiakaskohtainen tapahtumaportaali. Tapahtumaportaalin kautta käyttäjä pääsee ilmoittautumaan haluamiinsa tapahtumiin ja maksamaan ilmoittautumisensa. Ilmoittautuminen tapahtumaan tapahtuu netti-ilmoittautumislomakkeella.

5 Lomake tarkistaa paikkojen saatavuuden tosiaikaisesti ja mahdollistaa myös jonotuksen varapaikoilta. Nettipalvelu näyttää viimeiset ilmoittautumispäivät, sekä täynnä olevat tapahtumat ja tapahtumat, joissa on enää vähän paikkoja jäljellä. Ilmoittautumislomakkeet ovat tapahtuma- tai tapahtumaryhmäkohtaisesti kustomoitavissa, ja niitä on helppo tehdä tapahtumille ohjelmiston hallinnointikäyttöliittymän lomake-generaattorilla. Tapahtumailmoittautumisen voi maksaa verkkomaksuna tai laskutuksella itselle tai esimerkiksi työnantajalle, tai paikan päällä käteismaksuna. Ilmoittautumiseen voidaan kytkeä tapahtuman oheistuote- ja palvelumyyntiä. Käyttäjälle tuotetaan digitaalinen lippu tai osallistumisvahvistus ja kuitti omista tapahtumailmoittautumisista. Omia varauksia pääsee tarkastelemaan ja hallinnoimaan Omat varaukset -nettipalvelusta. HAKUKONEET Netti-hakukoneilla tapahtuma tai koulutus löytyy ja on varattavissa nopeasti ja helposti. Hakukoneita on erilaisia, esimerkiksi haku tapahtuman nimen tai nimen osan pohjalta tai haku tapahtumasuodattimien pohjalta kuten esimerkiksi päivämäärän, osallistujien lukumäärän, sijainnin tai muun kriteerin pohjalta.

6 Hakukoneet voidaan toteuttaa myös täsmähakukoneina tapahtuman tarkoituksen tai käyttäjäryhmän kohdennuksen pohjalta. OSALLISTUMISEN MAKSAMINEN Tapahtumavaraukset voidaan maksaa laskulla, verkkomaksuna tai käteismaksuna paikan päällä. Kun valintana on verkkomaksu, maksu suoritetaan esimerkiksi Paytrail-verkkomaksupalvelun välityksellä.

7 OSALLISTUMISEN VAHVISTAMINEN Käyttäjä saa ilmoittautumisestaan osallistumisvahvistuksen ja suoritetusta maksutapahtumasta kuitin. Asiakkaalle on myös mahdollista tuottaa digitaalinen mobiilipääsylippu tapahtumaan. KÄYTTÄJÄN TUNNISTAUTUMINEN Tapahtumapalvelut voivat olla julkiseen käyttöön tarkoitettuja tai edellyttää käyttäjän kirjautumista palveluun. Eri käyttäjäryhmille tai käyttäjille voidaan luoda ohjelmiston käyttöoikeushallinnolla nettikäyttöön tarkoitetut tunnukset palveluun kirjautumista varten.

8 OMAT VARAUKSET Nettipalveluissa on oma käyttöliittymä käyttäjän omien tapahtumavarausten hallinnoinnille. Omat varaukset palvelun käyttö edellyttää käyttäjän kirjautumista. Käyttäjä pääsee helposti näkemään omat tapahtumavarauksensa sekä tekemään muutoksia varauksiinsa kuten peruuttamaan ilmoittautumisensa sallittujen peruutusehtojen pohjalta ja viestimään tapahtumajärjestäjän kanssa. Varausvahvistukset ja kuitit löytyvät Omat varaukset - nettipalvelusta. KIELIVALINNAT JA ASETUKSET Nettipalvelut voidaan toteuttaa halutuilla kielillä. Käyttöliittymän kieltä ja muita asetuksia kuten käyttäjän henkilökohtaista salasanaa Omat varaukset -nettipalveluun on helppo muuttaa nettipalvelun asetuksissa. TAPAHTUMAHALLINTO Ohjelmiston pääkäyttäjä hallinnoi pääkäyttäjälle asetetuilla käyttöoikeuksilla tapahtumia ja ilmoittautumisia sekä järjestelmän aineistoja ohjelmiston hallinnointikäyttöliittymällä. Asio Hallinnointikäyttöliittymän käyttö edellyttää käyttäjän kirjautumista. Ohjelmiston pääkäyttäjä hallinnoi myös hallinnointikäyttöliittymän käyttöoikeuksia ja järjestelmään kirjattujen henkilötietojen GDPR-toimintoja. Hallinnointikäyttöliittymässä on lukuisia pääkäyttäjälle tarkoitettuja tapahtumahallintoon liittyviä toimintoja, joilla tapahtumia voidaan hakea, lisätä, muokata, poistaa ja asettaa julkiseen nettimyyntiin.

9 Pääkäyttäjä voi hakea tapahtumia monipuolisilla hakukriteereillä. Pääkäyttäjä voi luoda uusia tapahtumia ja muokata olemassa olevia tapahtumia. Pääkäyttäjä voi julkaista tapahtumat nettimyyntiin, valita tapahtumalle tapahtumakohtaisen ilmoittautumislomakkeen, määrittää tapahtuman osallistujamäärät ja varapaikat sekä maksutavat. Tapahtumien hintatiedot määritellään ohjelmiston hinnastotoiminnoilla.

10 Pääkäyttäjä voi kuvata tapahtuman tiedot ja kuvat sekä liitetiedostot kuten tapahtumaesitteet, jotka näkyvät kotisivulla tapahtuman yhteydessä. Pääkäyttäjä voi luoda ja asettaa tapahtumille tapahtumakohtaisia viestipohjia, kuten ilmoittautumisten vahvistusviestit. Viestipohjia voi olla useita, kuten esimerkiksi oma viestipohja ilmoittautumisen vahvistukselle ja erillisesti viestipohja ilmoittautumisen vahvistukselle, kun ilmoittautuminen on tehty varasijalle tai kun ilmoittautuminen on maksettu verkkomaksuna.

11 Tapahtumiin voidaan kytkeä maksullisia tuotteita ja palveluita. Tuotteet voivat olla luonteeltaan pakollisia, kuten esimerkiksi tapahtuman osallistumismaksu. Tuotteet voivat olla myös vapaavalintaisia, kuten esimerkiksi oheistuotteet tai palvelut, jotka ovat saatavilla ja erillisesti tilattavissa tapahtumaosallistujalle. Tapahtumalle voidaan luoda tapahtumaesite, lokalisoituna kielille, joka esitetään nettipalvelussa tai linkitetään nettipalveluun.

12 Tapahtuman ilmoittautumislomake, lokalisoituna kielille, luodaan lomakegeneraattorilla. Lomakkeiden lukumäärää ei ole rajoitettu. Pääkäyttäjä voi halutessaan luoda oman ilmoittautumislomakkeen jokaiselle tapahtumalle tai tapahtumaryhmälle. Pääkäyttäjän tapahtumahallintotoimintoihin sisältyy ilmoittautumisten hallinnointi.

13 Pääkäyttäjä pääsee käsittelemään uusia ilmoittautumisia kuten esimerkiksi hyväksymään ja kiinnittämään ilmoittautujan tapahtumaan ja viestimään ilmoittautujille. Pääkäyttäjä pääsee käsittelemään hyväksyttyjä ja hylättyjä ilmoittautumisia ja viestimään tapahtumaosallistujille. Osallistujaviestintä tapahtuu Asio viestintäohjelmalla. Viestintä on mahdollista sähköpostilla ja tekstiviesteillä. Viestintä on mahdollista tehdä kohdennetusti valituille vastaanottajille tai tapahtumaosallistujaryhmälle.

14 Tapahtumavarausohjelmiston hallinnointitoimintoihin sisältyy lisäksi paljon pääkäyttäjätoimintoja, kuten varauksien hakutoiminnot, monimuotoiset listaus ja raportointitoiminnot, laskutustoiminnot, henkilörekistereihin liittyvät GDPR toiminnot ja ohjelmiston ylläpito- ja asetustoiminnot. Asiakaslaskutusta varten ohjelmistosta voidaan tuottaa yhteysohjelma Asiakkaan taloushallintoon. Taloushallinnon yhteysohjelmalla laskutusaineisto sekä verkkomaksutransaktiot siirretään käytettyyn taloushallinnon ohjelmaan laskutusta varten. Laskutustoiminnot sisältävät myös hyvityslaskutuksen. Ohjelmiston ylläpitotoiminnoilla hallinnoidaan järjestelmään kytkettyjä lomakkeita, esitteitä, avainsanoja, viestipohjia, asiakasrekisteriä, henkilörekisteriä ja tuotetietoja. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan GDPR-lainsäädäntöä. Ohjelmiston GDPR-toiminnoilla järjestelmään kirjatut ja tallennetut henkilötiedot voidaan poistaa, anonymisoida tai pseudonymisoida, ja pääsy henkilötietoihin on vain nimetyillä henkilöillä ja käyttöoikeuksilla.

15 WEB-INTEGRAATTORIN API RAJAPINTA Erillisesti koulutus- ja kurssimyyntiä varten Tapahtumavarausohjelmistosta on saatavilla tuotteistettu Web-integraattorin rajapinta (API). Rajapinnan avulla Asiakkaan Web-integraattorilla on pääsy varausohjelmiston kurssi- ja koulutustapahtumatietoihin, jotka voidaan rajapinnan välityksellä nostaa kotisivulle tosiaikaisesti. Web-integraattorin rajapinnalla Asiakas voi itse tuottaa kotisivuillensa kursseihin ja koulutuksiin liittyvää sisältöä ja esittää ne haluamassaan tyylimuodossa. Web-integraattorin rajapinnalla on mahdollista tuottaa esimerkiksi lista-, tila- tai karttapohjainen tapahtumaopas omille kotisivuille. INTEGRAATIOT JA YHTEYSOHJELMAT Asio Tapahtumavarausohjelmistoon on saatavilla lukuisia integraatioita ja yhteysohjelmia erilaisiin ulkoisiin ohjelmistoihin ja taustajärjestelmiin. Tapahtumavarausohjelmistosta voidaan tuottaa integraatio ja yhteysohjelmat esimerkiksi ulkoisiin taloushallinnon ohjelmistoihin, verkkomaksupalveluun, pääsynhallintaan/kulunvalvontaan, SMSpalvelimelle sekä ulkoisiin graafisiin raportointi- ja analyysiohjelmiin. Esimerkkejä yleisimmistä integraatioista ovat esimerkiksi tapahtumailmoittautumisten verkkomaksu, pääsynhallinta ja taloushallinto.

16 Järjestelmän hallinnointikäyttöliittymässä on sisäänrakennettuna valmius tuotteistettuihin integraatioihin raportoinnin, viestinnän, verkkomaksujen ja pääsynhallinnan ohjelmistoihin. o Raportointialusta integraatiot Operatiivista raportointia varten Asion hallinnointikäyttöliittymässä on sisäänrakennettuna dynaaminen listamuotoinen listageneraattori. Listageneraattorilla on mahdollista tehdä myös valmis-raportteja usein käytettyihin raportointitarpeisiin kuten ilmoittautumisten seuranta, laskutuksen koontiraportit tai tapahtumalistaukset. Raportit ovat siirrettävissä exceliin ja raporteille voidaan valikoida halutut tietosisällöt varausjärjestelmän varaustietokannasta. Strategista johdon raportointia varten varausjärjestelmän hallinnointikäyttöliittymään on kytkettävissä erillisellä tilauksella graafiset analyysit pilvi-integraationa Qlik -raportointialustaan. Graafiset raportit toimivat klikkaus-periaatteella, ja haluttu tietoaineisto voidaan esittää ja suodattaa missä tahansa halutussa graafisessa esitysmuodossa. Graafiset analyysit soveltuvat hyvin esimerkiksi myynnin seurantaan, tapahtumien täyttöasteen seurantaan, ostoskori analyyseihin ja geo-pohjaiseen analytiikkaan. Qlik raportointialustan käyttöä varten Asiakas tarvitsee erillisesti Qlik lisenssisopimuksen. o Verkkomaksupalvelun yhteysohjelma Verkkomaksamista varten Asiossa on valmiina yhteysohjelma ja verkko-ostoskorikytkentä mm. Paytrail -verkkomaksupalveluun. Paytrailin käyttöä varten Asiakas tarvitsee erillisesti Paytrail verkkomaksupalvelusopimuksen.

17 o Viestinnän yhteysohjelmat Viestintää varten Asiossa on tuotteistettuna ja sisäänrakennettuna luotettava Mandrill sähköpostiviestipalvelu ja erillisesti saatavilla kustannustehokas Quriiri SMS viestipalvelu. Viestintäohjelmat soveltuvat myös ryhmäviestintään ja automatisoituihin viesteihin kuten ilmoittautumisten vahvistukset ja asiakaskuitit. Asion sähköpostiviestintäpalvelun luotettavuus on luokassa erinomainen. o Pääsynhallinnan ja kulunvalvonnan integraatiot Pääsynhallintaa ja kulunvalvontaa varten Asiossa on tuotteistetusti valmiina yhteysohjelma Bitwards pääsynhallinnan pilvipalvelualustaan. Bitwards on älylukkoriippumaton ja ohjelmistopohjainen pilvipalvelu ja mahdollistaa sovelluspohjaisen sekä PIN-koodeilla toimivan pääsyn tiloihin. Asiosta tuotetaan varauksen tiedot ja varausmuutokset sekä peruutukset Bitwards - pääsynhallinnan pilvipalveluun, joka ohjaa ovien avaamista paikan päällä varauksen aikana. Bitwardsin käyttöä varten Asiakas tarvitsee erillisesti Bitwards palvelusopimuksen. Integraatio voidaan tehdä myös suoraan asiakkaan käyttämään pääsynhallinnan ohjelmistoon. Tuotteistettujen integraatioiden ohella Asio varausjärjestelmä on integroitavissa suoraan erillisellä toimeksiannolla ja rajapinnan välityksellä Asion toimittamilla yhteysohjelmilla asiakaskohtaisesti asiakkaan omiin taustajärjestelmiin. o Taloushallinnon ohjelmistojen integraatiot Taloushallinnon ohjelmistoissa tyypillisimmin käytetyt yhteysohjelmat ovat laskutusaineistojen ja verkkomaksutransaktioiden siirto yhteysohjelmalla ja rajapinnan välityksellä Asiosta Taloushallinnon ohjelmistoon.

18 Yhteysohjelmia on lukuisia, kuten esimerkiksi Procountor, Pro-E, Netvisor, Aditro Intime, myclub, Rondo, Lemonsoft ja SAP. o Pääsynhallinnan ohjelmistojen suorat integraatiot Pääsynhallinnan suora-integroinnilla Asiosta siirretään varaus pääsynhallinnan ohjelmistoon, joka ohjaa oven avaamista ja käyttäjän pääsyä varattuun tilaan paikan päällä ja varauksen keston aikana. Yhteysohjelmia on lukuisia, kuten iloq, Esmikko, Abloy, Timecon ja Megaflex. Asio Tapahtumavarausohjelmisto ja integraatiot toimitetaan asiakaskohtaisesti ja sovitetaan asiakkaan käyttöympäristöön, käyttöoikeushallinnointiin, varaus- ja ilmoittautumisprosesseihin, taustajärjestelmiin sekä varauslaskutus- ja varauskäytäntöihin. Taphtumapalveluiden kotisivu-upotukset ja niiden toiminnallisuus sekä visuaalinen ulkoasu sovitetaan asiakkaan oman kotisivun tyylipohjaan. GDPR YHTEENSOPIVUUS Asio on GDPR yhteensopiva varausjärjestelmäratkaisu. Pääkäyttäjän GDPR-toimintoihin sisältyvät seuraavat toiminnot: o Toiminto, jolla voidaan listata, pseudonymisoida ja/tai poistaa kaikki henkilöön Asion eri tietojoukoissa liittyvät kirjaukset. o Toiminto, jolla voidaan käyttäjäkohtaisesti nähdä, millä hakuehdoilla hän on hakenut henkilötietoja ja kuinka monta vastausta on saanut. o Toiminto, jolla voidaan nähdä, kuka on siirtynyt selailemaan tietyn henkilön perustietoja. o Toiminto, jolla voidaan käyttäjäkohtaisesti listata, mitä henkilön perustietoja on muutettu ja minä ajankohtana. o Toiminto, jolla voidaan siirtää henkilön perustiedot rajapintatiedostoon. o Toimintoperhe, jolla voidaan massaoperaatiolla poistaa, anonymisoida tai pseudonymisoida vanhentuneiksi katsottuja tietoja eri tietojoukoissa siten, että tietojen sisäinen integriteetti ei vahingoitu. Ohjelmistokehitys on jatkuvaa ja Asio ohjelmistojen GDPR-ominaisuuksia ja muita toimintoja kehitetään jatkuvasti. Uudet ohjelmistoon kehitetyt lisäpiirteet toimitetaan versiopäivityksinä Asio Asiakkaille.

19

20 Asio-Data Oy Luotettava asiantuntijayritys Asio-Data on Suomen johtava varausohjelmistojen toimittaja yli 20 vuoden kokemuksella. Asio- Datan luottoluokitus on korkein mahdollinen. Asio-Data Oy on Luotettava Kumppani. Asio Varausohjelmistot ja ohjelmistopalvelut toimitetaan asiakaskohtaisesti ylläpidettyinä tietoturvallisina pilvipalveluina. Asio Tapahtumavaraus Ohjelmistokuvaus on päivitetty Asio-Data Oy,