Ajankohtaista työnantajan Kela-hakemuksista

Transkriptio

1 Ajankohtaista työnantajan Kela-hakemuksista Verohallinnon ohjelmistotalopäivä Kela

2 Ajankohtaista työnantajan Kela-hakemuksista Kela-hakemusten toimitustavat nyt ja jatkossa Kokemuksia tulorekisterin kautta saaduista Kela-hakemuksista suomi.fi tunnistus ja valtuutuskoodit käyttöön tämän vuoden aikana? Katson rinnakkaiskäyttö ja vaikutukset peräkkäistiedostoihin ja XMLskeemaan 6 kk:n työtuloja ei esitetä lukien alkaviin etuuksiin 2

3 Kela-hakemusten toimitustavat nyt ja 2020 Toimitustapa asti lukien Tulorekisterin käyttöliittymä Kyllä Kyllä esara XML-tiedosto/Ilmoitin.fi-selainsovellus Kyllä Kyllä esara XML-tiedosto/APITamo rajapinta * Kyllä Ei Työnantajan asiointipalvelu selainsovellus Kyllä Kyllä esara peräkkäistiedosto/ilmoitin.fi-selainsovellus Kyllä Ei? esara peräkkäistiedosto/apitamo-rajapinta * Kyllä Ei Paperilomakkeet Y17 ja SV18 Kyllä Kyllä APITamo-rajapintaan ei toteuteta suomi.fi muutoksia eikä oteta käyttöön Tulorekisterin varmennepalvelua.

4 Päivärahojen ja perhevapaakorvauksen hakemusten sähköiset saapumiskanavat 01-04/2019 Saapumiskanava 01/ / / /2019 Kela.fi selainsovellus - Päivärahat - Perhevapaakorvaus esara-tiedostot - Päivärahat - Perhevapaakorvaus Tulorekisteri - Päivärahat - Perhevapaakorvaus

5 Tulorekisterin kautta hakeminen Hakemuksia saadaan tulorekisterin kautta useista eri palkkaohjelmista ja tulorekisterin käyttöliittymän kautta, mutta määrät ovat vähäisiä. Saatujen hakemusten lukumäärät Sairauspäiväraha 1574 kpl Vanhempainrahat 85 kpl Kuntoutusraha 8 kpl Perhevapaakorvaus 15 kpl ( lukien)

6 Miten Kela-etuuksien hakeminen on muuttumassa? Päivärahojen ja perhevapaakorvauksen hakemukset toimitetaan tulorekisterin kautta. Peräkkäistiedostojen lähettäminen päättyy Katson lakkauttamisen vuoksi eikä yksikään palkkaohjelma ole ilmoittanut kiinnostusta XML-muutoksiin. Lomakustannuskorvausta haetaan Kelan selainsovelluksella tai paperilomakkeella Hakemuksia n kpl/vuodessa Palkkaohjelmaa pyydetään ilmoittamaan, jos lomakustannuskorvausta halutaan hakea XML-tiedostoina. Osaa etuuksista voi hakea vain Kelan selainsovelluksella tai paperilomakkeella Osasairauspäiväraha: ratkaisuja n kpl/v vain osassa työnantaja hakijana Osakuntoutusraha: ratkaisuja n kpl/v vain osassa työnantaja hakijana Tartuntatauti- ja luovutuspäiväraha: ratkaisuja n 300 kpl/v vain osassa työnantaja hakijana

7 Miten tulorekisterin ilmoituksesta muodostaan hakemus?

8 Näillä tiedoilla tulorekisterin ilmoituksesta muodostetaan sairauspäivärahan hakemus: 1) Maksutiedon tyyppi (PaymentType) ja Poissaolojakso (PaidAbsencePeriod)/Poissaolon syy (CauseCode) = 1 2) Aineiston yhteyshenkilö (ContactPerson)/Nimi (Name)/Puhelinnumero (Telephone)/Sähköpostiosoite ( )/Vastuualue (ResponsibilityCode)= 1 3) Ammattiluokka tai -nimike (Profession)/Ammattiluokan tai nimikkeistön tyyppi (Type) =1/Ammattiluokan tai nimikkeen tunniste (Code) Vaihtoehtoisesti Ammattinimike (vapaamuotoinen) (Title) 4) Palvelussuhteen voimassaoloaika (Period)/Alkupäivä (StartDate) 5) Poissaolojakso (PaidAbsencePeriod)/Alkupäivä (StartDate) ja Loppupäivä (EndDate) 6) Palkan määrä palkalliselta poissaoloajalta (Amount) 7) Poissaolo jatkuu, mihin asti (AbsenceUntil) 8) Palkkauksen muoto (PaymentType) 9) Maksajan ilmoitusviite (ReportId) ja Ilmoituksen versionumero (ReportVersion)

9 Havaintoja saaduista hakemuksista 1. Hakemus lähetetään tulorekisterin kautta, mutta työnantaja ei ole suostunut sähköisten päätösten vastaanottoon. Tulorekisterin kautta hakeminen edellyttää työnantajan suostumusta sähköisten päätösten vastaanottoon. Tilitoimisto ei voi antaa suostumusta, ellei työnantaja ole antanut tarvittavaa Katso-roolia tilitoimistolle. Suostumuksen puuttuminen aiheuttaa lisätyötä hakemuksen lähettäjälle, työnantajalle ja Kelalle. Sähköisten päätösten osuus on nykyisin n. 7 %. Kysymys: - Voiko palkkajärjestelmä jakaa Kelan ohjeita asiakkailleen?

10 Havaintoja saaduista hakemuksista 2. Etenkin alkuvaiheessa hakemuksia lähetettiin vahingossa alle omavastuun jatkuvasta sairauspoissaolosta. Käsittely on ollut hidasta, koska kaikki saapuneet hakemukset on pitänyt käsitellä ja päätökset on pitänyt toimittaa postitse, koska suostumus sähköisiin päätöksiin on puuttunut. Kysymys: Voiko palkkaohjelma huomauttaa, jos Maksutiedon tyyppi Kela, päivärahahakemus muodostetaan alle 10 päivän sairauspoissaolosta eikä Poissaolo jatkuu mihin asti -päivää ole lisätty? Huomautus ei saisi estää lyhyen jakson ilmoittamista, koska omavastuuaika voi olla myös 0 tai 1 arkipäivää.

11 Havaintoja saaduista hakemuksista 3. Kelan prosesseihin on tehtävä parannuksia, jotta korvaavilla ilmoituksilla muutettujen hakemustietojen ja mitätöityjen ilmoitusten käsittely olisi sujuvaa. Hakemusasiakirjaan muodostetaan Korvaava ilmoitus teksti, jos hakemustietoja on muutettu korvaavalla ilmoituksella tai hakemustiedot on kokonaan poistettu. Hakemusasiakirjaan muodostetaan Mitätöity asiakirja teksti, jos hakemustiedot sisältävä ilmoitus on mitätöity. Hakemusasiakirjan muodostamista on tarkennettava, jos saman päivän aikana on saatu useampi hakemustiedot sisältävä ilmoitus samalle tulonsaajalle. Nykyisin hakemusasiakirja muodostetaan tällaisessa tilanteessa niin monta kertaa kuin hakemuksen sisältäviä ilmoituksia on saatu.

12 Havaintoja saaduista hakemuksista 4. Ilmoitukselta puuttuu Poissaolo jatkuu mihin asti päivä Puuttuuko toiminnallisuus palkkaohjelmasta vai eivätkä käyttäjät osaa lisätä tietoa? Tietoa on ilmoitettu myös Tarkenne-kentässä, esim. Palkkaa maksetaan 9.3. asti. Tarkenne maksun yksilöivä tieto, jonka Kela välittää pankkiin ja pankki näyttää tiliotteella. Esim. sairauspoissaolo ja ensimmäinen hakemus ajalta ja kuukauden kuluttua hakemus ajalta Jos päivämäärä on ilmoitettu, hakemus voidaan siirtää automaattiprosessissa odottamaan lääkärintodistusta ja seuraavan palkanmaksukauden ilmoitusta. Jos päivämäärää ei ilmoiteta, palkanmaksun jatkuminen on selvitettävä muutoin. Kysymys: Voiko palkkaohjelma antaa huomauksen, jos poissaolojakson päättymispäivä on sama kuin palkkakauden päättymispäivä eikä Poissaolo jatkuu mihin asti päivää ole ilmoitettu?

13 Havaintoja saaduista hakemuksista 5. Isyysrahaa haetaan väärällä maksutiedon tyypillä, jolloin hakemuksesta muodostetaan Perhevapaakorvauksen hakemus. Käsittelijän on haettava jaksojen palkat Kelan tulorekisteri-käyttöliittymältä käsin ja siirrettävä ne järjestelmään. Kysymys: Voiko palkkaohjelma estää Kela/Perhevapaakorvaus Maksutiedon tyypin, jos tulonsaaja on mies?

14 Esimerkkihakemus Tekniset muutokset: Näytetään hakemuksen saapumisaika tulorekisteriin, vaikka hakemus vastaanotetaan Kelaan seuraavana päivänä. Plussat: Tarkenne ilmoitettu - helpottaa tiliotteen käsittelyä Yhteyshenkilön tiedot ilmoitettu täydellisesti Samalla hakemuksella ilmoitettu 2 palkkajaksoa Ilmoitettu mihin asti palkallinen poissaolo jatkuu Miinukset Työnantaja ei ollut ilmoittanut suostumusta sähköisiin päätöksiin Poissaolo jatkuu mihin asti -oli ilmoitettu väärin Poissaolo jatkuu mihin asti päivä = mihin asti palkallinen poissaolo tulee jatkumaan Tulonsaajan nimen ilmoittaminen Tarkenne-tietona ei ole suositeltavaa.

15 Suostumus sähköisten päätösten vastaanottoon Suostumuksen voi antaa vain Kelan asiointipalvelussa. Suostumuksen antaja voi olla Katso-pääkäyttäjä tai rinnakkaispääkäyttäjä tai hänellä tulee olla Kela Suostumus sähköisiin päätöksiin rooli. Suostumusta annettaessa on ilmoitettava sähköpostiosoite impulssiviestin lähettämistä varten sille taholle, joka tarkistaa päätöstiedot. Ohje suostumuksen antamisesta: Näin ilmoitat työnantajan suostumuksen sähköisten päätösten vastaanottoontyönantajan asiointipalvelussa Ohje päätösten tarkistamisesta: Näin tarkistat työnantajan päätökset asiointipalvelusta Mahdolliset lisäselvitykset Kela pyytää soittamalla tai sähköpostitse.

16 Sähköisten päätösten tarkistaminen Takaisinperintäpäätöksessä myös etuuden nimi 2. Tarkenne = max. 29 merkkiä 3. Päätös alkaen = mistä lukien päätös annettu 4. Päätös asti = mihin asti päätös annettu 5. Maksetaan asti = mihin päivään asti etuus maksetaan annetulla päätöksellä työnantajalle - Jos Maksetaan asti päivää ei ole, päätös on hylky tai etuutta ei makseta tai sitä ei jää maksuun työnantajalle. - Perhevapaakorvauksessa Maksetaan asti on lapsen laskettu synnytysaika tai adoptiolapsen syntymäpäivä

17 Yhteistestaus ja pilottiasiakas Kela suosittelee yhteistestausta ja pilottikäyttäjää ennen kuin palkkaohjelman asiakkaat ilmoittavat hakemustietoja tulorekisteriin. Yhteistestauksesta voi sopia sähköpostitse jaakko.makela(at)kela.fi. Kelasta voi saada testi-henkilötunnukset, jotka soveltuvat sekä tulorekisterin että Kelan testaukseen. Pilottiasiakkaan yhteystiedot ilmoitetaan sähköpostiin. Kela on yhteydessä pilottiasiakkaaseen ja seuraa saapuneita hakemuksia. Pilottiasiakas raportoi palkkaohjelmalle ja Kelaan, jos järjestelmään tai ohjeistukseen tarvitaan muutoksia ennen kuin kaikki asiakkaat siirtyvät hakemusten lähettämiseen tulorekisterin kautta.

18 Katsosta suomi.fi:hin Työnantajan asiointipalvelussa on tarkoitus siirtyä suomi.fi tunnistautumisen ja valtuutusten käyttöön tämän vuoden puolella. Katso on tarkoitus saada rinnakkaiskäyttöön Katson alasajoon asti. Peräkkäistiedostoja voi lähettää vain Katso-tunnisteella. XML-tiedostojen lähettäminen mahdollistetaan myös suomi.fi tunnistautumisen tavoilla ja suomi.fi valtuuskoodeilla Aikataulu vielä avoin, sovitaan Ilmoitin.fi palvelun kanssa. Skeemaan ei tule muutoksia. Lähettäjällä tulee olla Valtuuskoodi Palvelussuhteeseen liittyvien etuuksien hakeminen.

19 Päivärahojen määräytyminen muuttuu lukien Vuositulon laskennassa käytettävät Palkkatulot saadaan tulorekisteriin ilmoitetuista tiedoista. Palkkatulot huomioidaan vakuuttamistietojen perusteella vuosituloon, jos maksupäivä on tarkastelujaksolla. Tarkastelujakso on pääsäännön mukaan 12 kalenterikuukautta ja poikkeustilanteissa 3 kk etuusoikeuden alkamista edeltävällä jaksolla. Välissä ns. puskurikuukausi (poikkeus alkavat etuudet) Esim. päivärahaa haetaan ajalta tai kuukauden tarkastelujakso on kk:n tuloja ei ilmoiteta lukien alkaviin etuuksiin. Ennen lainmuutosta päiväraha määräytyy verotuksessa todettujen työtulojen tai hakemuksessa esitettyjen työtulojen tai edeltävän etuuden perusteella tai minimimääräisenä. 19

20 Lisätietoja Kela tiedottaa muutoksista Nettisivuilla Asioinnin oppailla Uutiskirjeessä Työnantajainfo Kysymykset esara(at)kela.fi jaakko.makela(at)kela.fi (testaus)

21 Kiitos!