Talousprosessit ja ulkoistaminen - Talousjohdon toimintaympäristö nyt ja muutossuunnat

Transkriptio

1 Talousprosessit ja ulkoistaminen - Talousjohdon toimintaympäristö nyt ja muutossuunnat Markus Granlund Professori, vararehtori Turun kauppakorkeakoulu

2 Muutos ja kilpailu on pysyvää Globalisaatio e-business Ympäristöasiat Lakimuutokset ja standardit Uudet sovellusalueet Uudet kilpailijatahot Hankintojen keskittäminen Konsolidoituminen Teknologinen kehitys Yllätykset 2

3 Corporate Governance, SOX Total Quality Mgt. Business Intelligence Value Based Mgt. 3 Customer Relationship Mgt. Knowledge management Activity-based Mgt. Corporate citizenship, green values (Corporate) Brand Management Time-Based Mgt. IFRS Supply Chain Mgt. Business Process Re-engineering Six Sigma

4 Taloushallinnon keskeiset muutostrendit Taloushallinnon organisointi ja prosessit Kehittyvät roolimallit --> strateginen tuki Laskenta-ajattelu: strateginen johtaminen --> uudet laskentatekniikat Yhä kehittyneemmät tietojärjestelmät Teknologisella kehityksellä on ollut valtava vaikutus siinä prosessissa, jossa taloushallintoa on asteittain muutettu numeronmurskauksesta kohti tietopalvelua (tutkimus USA:ssa, 1400 talousjohtajaa) 4

5 Uuden teknologian vaikutukset... Teknologian ja bisneksen linkitys Integroidut yritysjärjestelmät Internet ja tukitoimintojen palveluperusta Työskentely IT-ammattilaisten kanssa (ml. konsultit) Ajankäyttö ja prosessien automatisointi Osa töistä häviää, uusia vaatimustasoja töille, enemmän aikaa liiketoimintaan ja sen strategiseen tukemiseen... Kilpailu pakottaa hakemaan kustannussäästöjä kaikista toiminnoista IT:n oltava kunnossa Tehokkaat IT-arkkitehtuurit (nopeus, laatu, kustannukset) Infra, transaktiokäsittely, analyyttiset sovellukset Strategiset vaikutukset? 5

6 Taloushallinnon organisointi Yleisesti: keskitys vs. hajautus Ulkoistaminen Sisäinen ulkoistaminen Palvelukeskukset (Shared Service Centers) Uusi teknologia mahdollistaa uusia toimintamalleja tukee myös taloushallinnon roolimuutosta. 6

7 Keskitys vs. hajautus Perinteinen esikunta Tulosyksikköorganisaatiot ja päätöksenteon hajautus --> taloushallinnon hajautus Hybridimallit Esimerkiksi keskitetty ulkoinen laskenta ja maksuliikenne, hajautettu sisäinen laskenta Tietojärjestelmät mahdollistajina (joustavasti?) 7

8 Palvelukeskusmalli Keskitetty asiantuntijaorganisaatio Sisäistä ulkoistamista Tyypillisesti ulkoinen laskenta ja maksuliikenne Asiakaslähtöisyys Palvelusopimukset Tulosvastuu(?) Siirtohinnat Tietotekniikka mahdollistajana Standardointi; mm. yhtenäinen tiedon siirto ja varastointi 8

9 Ulkoistaminen Tehokkuusvaade: jopa business-prosesseja ulkoistetaan (myös offshoring) Keskittyminen ydinosaamiseen Taloushallinto on tärkeä, muttei ydinfunktio Kokemukset esim. tietohallinnon ulkoistamisesta pääsääntöisesti hyviä Lisäksi evidenssiä suorista rahamääräisistä eduista --> samoin palvelukeskusmallista Vrt. selvitykset taloushallinnon sähköistämisen eduista --> hyödyt selkeitä (siirtyminen silti edelleen hitaan puoleista ) 9

10 Kiiskinen, Satu Linkoaho, Anssi Santala, Riku (2002) Prosessien johtaminen ja ulkoistaminen. 10

11 SIIS: Taloushallinnon prosessien kehittäminen Yritysjohto tarvitsee aikaa tuloksen analysointiin ja muutoksen hallintaan Tavoite: reaaliaikainen(?) ja ennustava tieto Toimintojen automatisointi ja sähköistys aina kun mahdollista Kilpailu pakottaa hakemaan kustannussäästöjä myös tukitoiminnoista Ei sähköistetä nykyprosesseja sellaisinaan Arvioitava ensin prosessien tavoitetiloja Mitkä toiminnot hoidetaan miten ja kenenkin toimesta 11

12 Ulkoistaa vai ei ja missä määrin? Tilannekohtainen analyysi Kustannustehokkuus? Parempi asiakaslähtöisyys? Parempi business-tuki? Kompetenssit ja niiden kehittäminen? Parhaiden käytäntöjen levittäminen? Ulkoistamisen määrä lisääntyy koko ajan Ml. sisäisen laskennan toiminnot --> kokemukset...? Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä hyviä kokemuksia (lähes) koko taloushallinnon ulkoistamisesta --> kumppanuus Palvelun laatu!? 12

13 Esimerkkiprosessi: myyntilaskutus Projektihenkilöt: Projektihenkilöt: laskurivit laskurivit wordlomakkeelllomakkeelle --> --> word- laskun laskun liitteeksi liitteeksi Taloushallinto Taloushallinto tekee tekee laskut laskut liitteiden liitteiden mukaan mukaan X-ohjelmalla X-ohjelmalla (sis. (sis. myyntireskontra) myyntireskontra) Virheiden Virheiden korjaus korjaus Viitesiirtojen Viitesiirtojen nouto nouto pankkiohjelmalla pankkiohjelmalla ja ja kohdistus kohdistus myyntireskontraan myyntireskontraan joka joka päivä päivä Prosessin kesto noin 60 h/kk Perintä Perintä Turhat toiminnot pois, yksi tietojärjestelmä, toimintojen ulkoistus, Laskujen Laskujen tulostus tulostus ja ja postitus postitus (postitse) (postitse) Ohjelma X Virheiden Virheiden korjaus korjaus Myyntireskontran Myyntireskontran yhteenveto yhteenveto ja ja kirjaus kirjaus kirjanpitoon kirjanpitoon KP-ohjelma Y 13

14 Projektihenkilöt: Projektihenkilöt: laskurivit laskurivit suoraan suoraan ASP-järjestelmään ASP-järjestelmään Virheiden Virheiden korjaus korjaus Prosessin kesto noin 25 h/kk Asiakkaan tal. hallinnon tehtävänä periaatteessa vain laskujen tarkastus. Tarkistus Tarkistus Sovittu kumpi hoitaa kunkin toiminnon (tai yhdessä). Laskujen Laskujen tulostus tulostus ja ja postitus postitus (postitse (postitse tai tai verkkolasku) verkkolasku) ASP-järjestelmä (sis. KP, RESK., LASK.) Perintä Perintä Viitesiirtojen Viitesiirtojen nouto nouto pankkiohjelmalla pankkiohjelmalla ja ja kohdistus kohdistus myyntireskontraan myyntireskontraan joka joka päivä päivä Asiakas Palveluntarjoaja 14

15 Milloin on syytä analysoida tilanne Sisäinen tarkastus ja/tai tilintarkastus huomauttaa epäkohdista Informaation käyttäjät eivät ole tyytyväisiä palvelun tarkkuuteen tai nopeuteen Taloushallinnosta vastaavilla henkilöillä kuluu paljon aikaa epäselvyyksien setvimiseen ja rutiinien pyörittämiseen/valvontaan Ei näkemystä oman taloushallinnon kustannustehokkuudesta (kustannushyötysuhteesta) 15

16 Odotuksia Tiedot rekisteröidään niiden alkulähteellä Kirjanpidon ja laskennan tapahtumat syntyvät reaaliaikaisesti alkuperäisistä tapahtumista Virheet korjataan siellä missä ne on aiheutettu Omalla laskentahenkilöstöllä enemmän aikaa business-tukeen 16

17 Odotuksia/vaatimuksia ohjelmistoilta Moniulotteisen tiedon hallintamahdollisuus Erilaiset organisaatiorakenteet, tuoteryhmittelyt, Joustavuus muutosten suhteen Eri laskentatavat mahdollisia Erilaiset kohdistussäänöt mahdollisia Monivaluuttamahdollisuus Hyvät linkit muihin järjestelmiin Mahdollisuudet porautua lähtötietojen taakse Hajautettu käyttö mahdollista Monitasoiset käyttäjäoikeudet mahdollisia 17

18 Taloushallinnon ajankäyttö ja resursointi Strat. Operatiivinen taso Kirjanpito Strateginen taso Operat. taso KP Ulkoistus 18

19 TAIDOT/ KOKEMUS/ SOVELTAMINEN KONTRIBUUTIO BUSINESS- TULOKSIIN Virheettömästi Virheettömästi Systemaattisemmin Systemaattisemmin Oikea-aikaisemmin Oikea-aikaisemmin Entistä nopeammin Entistä nopeammin Elektronisemmin Elektronisemmin Kustannustehokkaammin Kustannustehokkaammin TIEDOT FUNKTIONAALINEN TEHOKKUUS TEKNISTEN JA PEHMEIDEN KOMPETENSSIEN KEHITTÄMINEN 19 ASENTEET/SITOUTUMINEN

20 Kehityssuuntia Erityisen suuria uutuuksia ei (ehkä) näkyvissä Projektien sulattelua, ohjelmistojen kehitystä Prosessikehitystä, ulkoistamista, palvelukeskuksia Muutoksia toimintatavoissa Järjestelmien integrointitarpeet ovat realiteetti Taloushallinnon prosessien sähköistys Hitaampaa kuin odotettiin, mutta ehkä nyt... Ulkoistuksen eri muodot lisääntyvät Business Intelligence tarpeet lisääntyvät 20

21 Varsinaista lisäarvoa päätöksentekoon ja ohjaukseen tuottava johdon laskenta: Perinteinen vuosibudjetointi hylätään? BSC:n diffuusio kaikkialle (+ uudet muodot)? Yritysverkostojen talousohjaus Tietopääoman mittaus ja raportointi? 21