Taloushallinnon käytänteitä PKsektorin. Tieke ebusiness Forum, Harri Kanerva ValueFrame Oy. Suuntaa menestykseen

Transkriptio

1 Taloushallinnon käytänteitä PKsektorin B-to-B -yrityksissä Tieke ebusiness Forum, Harri Kanerva ValueFrame Oy

2 Sisältö ValueFrame Oy Kysely Kyselyn vastaukset Avoimet kysymykset Yhteenveto ja johtopäätökset Sivu 2

3 ValueFrame Oy Perustettu vuonna 2001 Kotimainen asiantuntijapalveluyritysten toiminnanohjauksen (PSA) ja asiakkuudenhallinnan (CRM) asiantuntija Viisi vuotta peräkkäin Deloitten Fast 50 listalla Suomen nopeimmin kasvaneiden teknologiayritysten joukossa Osa TietoAkseli yhtiöitä, joka työllistää 60 henkilöä. Konsernin liikevaihto vuonna 2011 n. 4,7 MEUR Sivu 3

4 ValueFrame Oy Palvelut ja asiakastoimialat Pilvipalveluna eli sovellusvuokrauksena tarjottavat ValueFrame PSA, CRM ja PSA Pro tuotteemme tehostavat toimintaa ajasta ja paikasta riippumatta mm. seuraavilla aloilla: Arkkitehtitoimistot Asianajotoimistot Insinööritoimistot IT-alan yritykset Konsulttiorganisaatiot Myyntiorganisaatiot Mainos- ja viestintätoimistot Tilitoimistot

5 Kaikki tieto yhdestä paikasta Sivu 5

6 Tutkimuksen taustaa Tutkimuksella haluttiin selvittää taloushallinnon käytänteitä pk-sektorin B-to-B -yrityksissä. Erityisiä kiinnostuksen aiheita olivat seuraavat kysymykset: Miten laajalti verkkolaskutusta ja ostolaskujen sähköistä käsittelyä hyödynnetään? Kuinka suuri osa yrityksistä on ulkoistanut taloushallinnon? Onko taloushallinnon ulkoistaneiden ja taloushallintoa itse tekevien yritysten välillä eroa esimerkiksi verkkolaskutuksen ja ostolaskujen sähköisen käsittelyn hyödyntämisen osalta? Millä tavalla tiedonsiirto taloushallinnon palvelut ulkoistaneen yrityksen ja palveluntarjoajan välillä tyypillisesti tapahtuu keskeisten tietojen osalta? Vaikuttaako sähköisten palveluiden käyttäminen taloushallinnon ulkoistaneen asiakkaan näkemyksiin palvelun kustannustehokkuudesta tai näkemyksiin raportoinnin ajantasaisuudesta ja hyödyllisyydestä Sivu 6

7 Kyselyn toteutus Kysely toteutettiin toukokuussa 2012 Kysely lähetettiin 5044 henkilölle Vastauksia saatiin kaikkiaan 186 kappaletta eli 3,7 prosenttia otoksesta Kysely toteutettiin ZEF-kyselytyökalulla, josta osallistujille lähetettiin linkki kyselyyn Sivu 7

8 Vastaajien taustatiedot Taustatiedot Vastaajien henkilöstömäärät (N = 186) Vastaajista 61% oli alle 20 hengen yrityksiä. Hieman alle 90% vastaajista edusti alle 100 hengen yrityksiä. 86,3% vastaajista tuottaa asiantuntijapalveluita tai muita liike-elämän palveluita. Vastaajien toimialat (N = 176) Sivu 8

9 Vastaajien taustatiedot Taustatiedot 58,7% vastaajista oli alle 2 miljoonaa euroa liikevaihtoa. Yli 10 miljoonan liikevaihtoa edusti 18,6% vastaajista. Vastaajista n. 80% oli yrityksen johdon edustajia. Yrityksen liikevaihto (N = 176) Vastaajan asema (N = 176) Sivu 9

10 Laskujen lähetys ja vastaanotto verkkolaskuna sekä ostolaskujen sähköinen kierrätys Sivu 10

11 Laskujen lähetys verkkolaskuna 173 vastaajasta 60,8% ilmoitti lähettävänsä laskut verkkolaskuna. Vertaamalla tietoa taloushallinnon ulkoistaneiden ja itse taloushallinnon hoitaneiden kesken voidaan havaita, että ulkoistetun taloushallinnon käyttäjillä laskujen lähettäminen verkkolaskuna oli hieman yleisempää kuin itse taloushallintoa tekevillä (N = 165). Sivu 11

12 Laskujen lähetys verkkolaskuna Verkkolaskutuksen käyttäminen on harvinaisinta alle viiden hengen yrityksissä (N = 165). Tämä on loogista johtuen tämänkokoisten yritysten pienistä laskuvolyymeistä henkeä työllistävien yritysten keskuudessa verkkolaskutus näyttää levinneen varsin laajalti. Sivu 12

13 Ostolaskujen vastaanotto verkkolaskuna 175 vastaajasta 54,8% ilmoitti vastaanottavansa ostolaskut verkkolaskuna. Vertaamalla tietoa taloushallinnon ulkoistuksen suhteen voidaan havaita, että ulkoistetun taloushallinnon käyttäjillä ostolaskujen vastaanottaminen verkkolaskuna oli selvästi yleisempää kuin itse taloushallintoa tekevillä (N = 165). Sivu 13

14 Ostolaskujen vastaanotto verkkolaskuna Kuten verkkolaskujen lähetyksessäkin, ostolaskujen vastaanottaminen verkkolaskuna on harvinaisinta alle viiden hengen yrityksissä mihin vaikuttanee ostolaskujen pienet volyymit. Ostolaskujen vastaanottaminen verkkolaskuna oli kuitenkin harvinaisempaa kuin laskujen lähetys verkkolasskuna myös hengen yrityskokoluokassa. Sivu 14

15 Ostolaskujen hyväksyntä sähköisesti Ostolaskujen sähköinen hyväksyntä on käytössä kaikkiaan 47,6% vastaajista (N = 170) Vertaamalla tietoa taloushallinnon ulkoistuksen suhteen (N = 161) myös tämän kysymyksen kohdalla voidaan todeta että ostolaskujen sähköinen hyväksyntä on yleisempää taloushallinnon ulkoistaneiden yritysten keskuudessa. Näistä 52,08% hyväksyy ostolaskut sähköisesti. Sivu 15

16 Ostolaskujen hyväksyntä sähköisesti Kuten aiemmissakin kohdissa, myös ostolaskujen sähköinen hyväksyntä on harvinaisempaa alle viiden hengen yrityksissä (N = 164). Selkeimmät erot edellisiin kohtiin verrattuna on kuitenkin havaittavissa 5-49 henkeä työllistävissä yrityksissä, joissa ostolaskujen sähköinen kierrätys on selvästi harvinaisempaa kuin laskujen lähetys tai vastaanotto verkkolaskuna. Sivu 16

17 Taloushallinnon ulkoistuspalveluiden käyttö Sivu 17

18 Ulkoistetut taloushallinnon palvelut Kysymyksellä Onko yrityksenne ulkoistanut taloushallinnon tilitoimistolle haluttiin selvittää miten suuri osa vastaajista ylipäätään on ulkoistanut taloushallintonsa. Vastauksia saatiin 166 joiden mukaan 59,3% oli ulkoistanut taloushallintonsa ja yksi vastaaja oli aikeissa ulkoistaa sen. Sivu 18

19 Ulkoistetut taloushallinnon palvelut Taloushallinnon ulkoistuksessa selvästi yleisimpiä palveluita ovat kirjanpito ja palkanlaskenta. Alle puolet taloushallinnon ulkoistaneista yrityksistä oli ulkoistanut myös ostolaskujen käsittelyjan ja laskujen maksupalvelun. Avointen saatavien seurannan ja laskujen perinnän palveluita käytti vastaajista n. joka kolmas (N = 96). Sivu 19

20 Taloushallinnon ulkoistus vs. yrityskoko Ristiintaulukoimalla vastaukset taloushallinnon ulkoistuksen osalta yrityksen henkilömäärän suhteessa voidaan todeta, että taloushallinnon ulkoistaminen on epätodennäköisempää yrityksen koon kasvaessa (N = 99). Sivu 20

21 Taloushallinnon kustannustehokkuus Kysymyksellä Hoituuko yrityksenne taloushallinto riittävän kustannustehokkaasti? haluttiin tarkastella vastaajien näkemystä yrityksen taloushallinnon kustannustehokkuudesta. 166 vastaajasta suurin osa oli sitä mieltä, että taloushallinnon hoitaminen yrityksessä on kustannustehokasta. Pieni ero oli havaittavissa sen välillä onko taloushallinto ulkoistettu vai ei. Sivu 21

22 Tiedon riittävyys ja ajantasaisuus Merkittävä ero syntyi kysyttäessä vastaajilta kokevatko he saavansa taloushallinnosta riittävää ja ajantasaista tietoa toiminnan johtamiseen. 164 vastauksen perusteella ulkoistettua taloushallintoa käyttävissä yrityksissä joka viides oli sitä mieltä että he eivät saa. Yrityksissä jotka hoitavat itse taloushallinnon vain joka kymmenes oli tätä mieltä. Seuraavissa kohdissa keskityttiin selvittämään mahdollisia syitä tälle havainnolle.tiedon riittävyydestä ja täsmällisyydestä puhuttaessa käytetään yksinkertaisuuden vuoksi otsikoinnissa termiä Tiedon laatu Sivu 22

23 Asiointi tilitoimiston kanssa Sivu 23

24 Tyypillinen asiointitapa tilitoimiston kanssa Tutkimuksessa haluttiin myös selvittää millä tavoin yritykset asioivat tilitoimiston kanssa. Selvästi yleisimmät tavat ovat puhelin tai sähköposti. Joka kolmas asioi tyypillisesti henkilökohtaisesti ja alle viidesosa vastaajista ilmoitti käyttävänsä asiointiin verkkopalvelua (N = 97). Sivu 24

25 Laskutusaineiston toimittaminen tilitoimistolle Laskutusaineiston toimittaminen tilitoimistolle on yksi vaihe ulkoistetun taloushallinnon palveluntuotannossa. Kysymyksellä selvitettiin miten aineisto toimitetaan tilitoimistolle. 96 vastauksen perusteella hieman alle kolmanneksella yrityksistä aineiston toimitus on automatisoitu. Lähes joka viides yritys lähettää tiedot sähköpostilla ja yhtä monen osalta tilitoimisto noutaa tiedot järjestelmästä. Hieman alle viidennes toimittaa aineistot paperilla. Sivu 25

26 Miten tilitoimisto toimittaa raportit Taloushallinnon palvelutuotannon kannalta keskeisimpiä tuotoksia ovat taloushallinnon raportit. Tällä kysymyksellä selvitettiin miten tilitoimisto tyypillisesti jakavat raportit asiakkaille. (N = 96) Yli puolet yrityksistä saa raportit sähköpostilla, mikä joidenkin vastaajien kohdalla herätti myös kysymyksiä tietoturvan osalta. Hieman yli kolmannes vastaajista ilmoitti saavansa raportit suoraan jonkin verkkopalvelun kautta. Sivu 26

27 Mitkä seikat vaikuttavat ulkoistettua taloushallintoa käyttävien yritysten kokemukseen tiedon riittävyydestä ja ajantasaisuudesta? Sivu 27

28 Tiedon laatu vs. verkkolaskutus Taloushallinnon tuottaman tiedon riittävyys ja ajantasaisuus koetaan paremmaksi sellaisissa taloushallintopalvelut ulkoistaneissa yrityksissä, joissa laskut lähetetään verkkolaskuna, kuin yrityksissä joissa laskuja ei lähetetä verkkolaskuna (N = 92). Sivu 28

29 Tiedon laatu vs. ostolaskut verkkolaskuna Taloushallinnon tuottaman tiedon riittävyys ja ajantasaisuus koetaan paremmaksi sellaisissa taloushallintopalvelut ulkoistaneissa yrityksissä, joissa ostolaskut vastaanotetaan verkkolaskuna, kuin yrityksissä joissa ostolaskuja ei vastaanoteta verkkolaskuna. (N = 92). Sivu 29

30 Tiedon laatu vs. ostolaskujen kierrätys Hieman yllättäen taloushallinnon tuottaman tiedon riittävyys ja ajantasaisuus koettiin jossakin määrin huonommaksi sellaisissa taloushallintopalvelut ulkoistaneissa yrityksissä, joissa ostolaskujen hyväksyntä tapahtuu sähköisesti (N = 90). Sivu 30

31 Tiedon laatu vs. asiointitapa Taloushallintopalvelun ulkoistaneen yrityksen kokemukseen tiedon riittävyydestä ja ajantasaisuudesta vaikuttaa myös asiointitapa tilitoimiston kanssa. Vähiten tyytyväisiä tiedon laatuun olivat yritykset joiden ensisijainen asiointitapa on joko puhelin tai sähköposti. Sensijaan verkkopalvelut ja henkilökohtainen tapaaminen asiointitapana paransivat kokemusta tiedon laadusta. (N = 97). Sivu 31

32 Tiedon laatu vs. laskutustietojen toimitus Laskutustietojen toimitustavalla on myös suuri merkitys vastaajien kokemukseen taloushallinnon tuottaman tiedon riittävyydestä ja ajantasaisuudesta. Sähköpostilla tai paperilla tiedot toimittavien yritysten osalta lähes 30% vastaajista oli sitä mieltä, että tuotettu tieto ei ole riittävää ja ajantasaista yrityksen johtamisen näkökulmasta (N = 91). Sivu 32

33 Tiedon laatu vs. raporttien toimitustapa Myös raporttien toimitustavalla on merkitystä vastaajien kokemuksiin taloushallinnon tuottaman tiedon riittävyydestä ja ajantasaisuudesta. Sähköpostilla tai muulla tavalla raportit vastaanottavista joka neljäs on tyytymätön tiedon riittävyyteen ja ajantasaisuuteen (N = 91). Parhaat kokemukset oli vastaajilla jotka saavat raportit verkkopalvelun kautta. Sivu 33

34 Yhteenveto ja johtopäätökset Verkkolaskutus vaikuttaa yleistyneen B-to-B sektorin yrityksissä viime vuosina melko hyvin. Vastaajista n. 60% ilmoitti lähettävänsä laskut verkkolaskuna. Vastaajista 60% ilmoitti ulkoistaneensa taloushallinnon tai aikovansa ulkoistaa sen. Yrityksen henkilöstömäärä korreloi taloushallinnon ulkoistuksen kanssa siten, että todennäköisyys ulkoistukseen pienenee henkilöstömäärän kasvaessa. Taloushallinnon ulkoistaneiden ja itse taloushallintoa tekevien yritysten välillä on jonkin verran eroa verkkolaskutuksen hyödyntämisen osalta. Suurin ero taloushallinnon ulkoistaneiden eduksi oli havaittavissa ostolaskujen vastaanottamisessa verkkolaskuna. 61% ulkoistaneista vastaanottaa ostolaskuja verkkolaskuna. Taloushallintoa itse tekevillä luku on 44%. Sivu 34

35 Yhteenveto ja johtopäätökset Tilitoimistojen tulisi kiinnittää huomiota taloushallinnon tuottaman tiedon riittävyyteen ja ajantasaisuuteen. Tällä osa-alueella joka viides taloushallinnon ulkoistanut vastaaja ei kokenut saavansa riittävästi ja ajantasaista tietoa. Taloushallinnon ulkoistaneen yrityksen ja taloushallintopalveluiden tarjoajan välisillä toimintatavoilla ja tiedon välitystavoilla on havaittavissa yhteys vastaajien näkemykseen taloushallinnon tuottaman tiedon riittävyydestä ja ajantasaisuudesta. Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että ulkoistettua taloushallintapalvelua käyttävien yritysten osalta taloushallinnon palveluiden tuotannossa sähköisillä tiedonvälitykseen ja toimintatapoihin liittyvillä toimintatavoilla on positiivinen vaikutus ulkoistuspalvelun käyttäjien palvelukokemukseen. Taloushallintopalveluiden tarjoajien tai näille ohjelmistoja kehittävien yritysten kannattaisi kehittää erityisesti taloushallinnon palveluntuotannon ja tiedon välittämisen sähköistämiseen liittyviä verkkopalveluita. Sivu 35

36 Kehitysehdotuksia tilitoimiston raportoinnille Vapaamuotoisen palautteen perusteella tilitoimistojen raportointiin liittyen voidaan nostaa esiin seuraavia kehityskohteita: Raporttien tuottaminen excel-muotoon jotta niitä voidaan jatkojalostaa Enemmän valmiita raportteja, ei pelkkää tulolaskelmaa ja tasetta. Sisäisen raportoinnin ja budejttien seurantaa tulisi parantaa. Raportit pitää saada tehtyä itse ja luettua raakaa dataa esim. HTTP REST APIn kautta. Kassavirran hallintaan tulisi kehittää lisää raportteja ja työkaluja Tarttuvampaa otetta asioihin, tulkintaa ja nopeutta. Raporttien analyysia ja konsultointia. Raportointi suoraan esim. verkkopalveluun tai pilvipalvelusovellukseen. Enemmän tunnuslukuja ja graafeja Paremmat vertailumahdollisuudet Verkkopalvelu, josta voi seurata taloushallinnollisia asioita ja suorittaa tarvittavia toimenpiteitä. Pääsy raportointijärjestelmään, omien raporttien teko Sivu 36

37 Kysymyksiä? Harri Kanerva Sivu 37