Riskien kartoitus, 2018 tilinpäätöksen liite - toiminnan kehittämisen väline - arviointia kehitettävä jatkuvasti

Transkriptio

1 1 Riskien kartoitus, 2018 tilinpäätöksen liite - toiminnan kehittämisen väline - arviointia kehitettävä tkuvasti Kunta: Vimpeli Laatit: Vt. kunnanjohta Sei Kinnunen, tekninen johta Ville Karlainen, Ympäristösihteeri Kirsi Syynimaa, Laskentasihteeri Sirpa Takala, Kunnanhallituksen pj. Mar-Leena Laakso, Hallintosihteeri Riitta Bergbacka Pvm: Kunnanhallitus: TOIMINTAYMPÄRISTÖ (sisäinen ulkoinen) JA TOIMIN- NAN ORGANISOINTI Ulkopuoliset vaikutukset (ympäristö, elinkeinoelämä, rakenteelliset muutokset) Perustelut - riskin kuvaus (tunnistaminen) - mikä voi aiheuttaa/mahdollistaa - seurauksen laadullinen kuvaus - seurauksen vaikuttavuus - toteutumisen todennäköisyys Suhdanteet, taloudellinen lama, yritysten toimintaedellytysten heikkeneminen, Sotemaku:n kaatuminen Järvipohnmaan perusturvan yhteistoiminnan laajeneminen, Asukasluvun lasku Ilmaston muutos poikkeukselliset sääolot, Energiakriisi siitä johtuvat poikkeusolot kustannusten nousu Vaikutus 1-6 Todennäköisyys 1-6 Yhteensä Toimenpiteet/ kehittämisehdotukset riskin ennakoimiseksi hallitsemiseksi Kunnan elinvoiman vahvistaminen Taseen vahvistaminen, ennakoiva talous Varautumissuunnitelman päivittäminen an tasalle. Vastuuhenkilö/ toimiala Kunnanjohta Kunnanhallitus, johtoryhmä Riskien hallinnan toimenpiteiden seuranta - miten, milloin - kuka - kenelle Kunnanhallitukselle Lainsäädännön muutokset (uudistusten seuranta huomiointi toiminnassa) Kunnan tehtävien lisääntyminen edelleen ilman että se näkyy kunnan saamassa rahoituksessa Lainvastaiset päätökset Koulutus lainsäädännön muutosten aktiivinen seuranta antasaisesti Viranhaltit Kunnanhallitukselle Taseen vahvistaminen, ennakoiva talous

2 2 Hallintosäännön muiden sääntöjen ohjeiden antasaisuus, kattavuus niiden tunteminen Hallintosäännöt muut ohjeet ovat antasaisia, riskinä on toimivallan ylitys, mikäli hallintosääntöä ei tunneta päätöksenteko päätösten lainvoimaisuus saattaa viivästyä Koulutus, huolellinen valmistelu Kunnanhallitus, tekninen lautakunta, valmistelit Valtuuston osalta laillisuusvalvonta kunnanhallituksella, tarkastuslautakunnan arviointi Toimielintyöskentelyn pelis ääntöjen määrittely Valtuuston päättämät sisäisen valvonnan riskienhallinnan periaatteet Tehtävien, vastuiden toimivaltuuksien selkeys (antasaiset tehtävänkuvaukset, prosessikaaviot jne.) delegointi ottooikeus päätöksenteossa Erilliset toimenpideohjelmat (toimialoittain), esim. elinkeinopolitiikka, maapolitiikka, henkilöstöpolitiikka Pelisääntöjä ei ole määritelty, avoimuus luottamus toimielintyöskentelyssä saattaa muodostua riskiksi, oikea-aikainen tiedottaminen >< julkisuuslaki, päätösten lainvoimaisuus viivästyy, hankinta-asioissa tarjousten jättäneiden oikeusturva vaarantuu Sisäisen valvonnan riskien hallinnan periaatteet on määritelty ohjeet päivitetty Toimivalta on määritelty hallintosäännössä, tehtäväkuvat tulee antasaistaa Hallintosäännöt muut ohjeet ovat antasaisia, riskinä on toimivallan ylitys, mikäli hallintosääntöä ei tunneta Päätöksenteko päätösten lainvoimaisuus saattaa viivästyä Elinkeinostrategia on päivitetty, elinkeinostrategian lkauttaminen konkreettisiksi toimenpiteiksi vaatii kaikkien toimijoiden aktiivista osallistumista kehittämiseen toimeenpanoon riskinä kehittämisen hidastuminen tai pysähtyminen kokonaan Koulutus, huolellinen valmistelu Kunnanjohta luottamushenkilöt Pelisääntöjen määrittely Koulutus Kunnanhallitus, tekninen lautakunta, valmistelit Kunnanhallitus, tekninen lautakunta, valmistelit Koulutus huolellinen valmistelu Kuntastrategian täsmentäminen Tehtäväkuvien antasaistaminen, selkeät toimeksiannot Aktiivinen osallistuminen elinkeinostrategian lkauttamiseen Kunnanhallitus, tekninen lautakunta, valmistelit Esimiehet Luottamushenkilöt, yrittäjät, kunnanjohta, JPYP arviointi arviointi arviointi Kunnanhallitus kunnanvaltuusto

3 3 Palvelujen järjestäminen (itse tuotettu, ostopalvelu, yhteistoiminta tms.) Tehtävien häiriötön toiminta toimialalla (esim. odottamattomien tapahtumien vaikutukset) Organisaatiorakenteen selkeys tarkoituksenmukaisuus Konserniohjeistus (ml. riskienhallinta) Konsernivalvonnan järjestäminen seuranta Omistaohus Maapolitiikkaa kiinteistöstrategiaa ei ole linttu tai päivitetty, kaavoitus an tasalle, riskinä kehittämisen hidastuminen tai pysähtyminen kokonaan Palvelujen järjestämisessä tulee edustajien vaikuttaa aktiivisesti Yhteiset linukset Valmiussuunnitelma tulee päivittää an tasalle Organisaatiorakenne on selkeä, mutta kapea Konserniohjeistus on päivitetty hyväksytty kuntakonserniin kuuluvissa yhtiöissä Konsernivalvonta seuranta on sovittu konserniohjeessa Konserniyhtiöt eivät toimi kunnan strategian mukaisesti Säännöllinen valvonta Kunnanjohta Johtoryhmä Kunnanjohta kunnanhallitus Omistaohusta annetaan aktiivisesti Kunnanjohta kunnanhallitus Kunnan edustat eri toimielimissä, edustajien aktiivinen tiedottaminen edustamistaan yhteisöistä tai toimielimistä Edustajien perehdyttäminen tehtäväänsä Varautumissuunnitelman päivittäminen an tasalle. Kunnanjohta, hallinto- talousjohta Kunnan edustat eri toimielimissä yhteisöissä arviointi Eri yhteisöjen tiedottaminen kunnanhallitukselle Kunnanhallitukselle Tehtäväkuvien päivitys Varahenkilöjärjestelmä Konserniyhtiöiden hallintoon alan ammattilaisia Kunnanhallitukselle Kunnanjohta kunnanhallitus arviointi arviointi arviointi SUUNNITTELU- JA SEURAN-

4 4 TAJÄRJESTELMÄ Kuntastrategian laatiminen (toimintaympäristön analyysi, kokonaisnäkemys kunnan kuntakonsernin toiminnasta, henkilöstön johtamisen, palvelurakenteiden -prosessien sekä taloudenpidon tuottavuuden kehittämisen linukset) Strategian tavoitteiden päämäärien seuranta toteutuminen Talousarviotavoitteiden johtaminen kuntastrategiasta Tavoitteet kattavat olennaiset asiakokonaisuudet perustehtävät (ml. konserni) Kuntastrategia on laadittu v Kuntastrategiasta johdetaan vuosittainen palvelusuunnitelma talousarvioon toimintasuunnitelmaan. Käsitellään valtuustoseminaareissa Perustelu: - talouden toiminnan tulee olla valtuuston asettamien tavoitteiden mukaista, mikäli näin ei ole, taloudenhoito toiminnan palvelujen suunnittelu toteutus muuttuu hallitsemattomaksi Strategian noudattaminen päätöksenteossa yhteisesti sovitun päätetyn linn mukaan eri toimielimissä Strategian noudattaminen päätöksenteossa yhteisesti sovitun päätetyn linn mukaan eri toimielimissä Kunnanhallitus kunnanvaltuusto Kunnanjohta,, valmistelit Kunnanjohta,, valmistelit Kunnanhallitus Toimielimet kokouksissaan talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden mukaan Käsitellään valtuustoseminaareissa arviointi Tavoitteiden selkeys, mitattavuus, yhteys resursseihin jne. Talousarvion täydellisyys (kaikki tiedossa olevat menot tulot on budjetoitu) Tavoitteiden mitattavuutta tulee edelleen parantaa Toteutuu Talousarvion huolellinen valmistelu Tavoitteiden tarkentaminen mittareiden kehittäminen > koulutuksen järjestäminen Kunnanjohta,, valmistelit Kunnanjohta,, valmiste- arviointi Kunnanvaltuustolle

5 5 Talousarvion seuranta talousarviomuutokset Tavoitteiden toteutuminen (toteutumista uhkaavien riskien tunnistaminen) Talousarvio-ohjeiden mukaisesti seurataan kuukausittain toimielimissä Yllättävien tapahtumien esim. kosteusvaurioiden sisäilmaongelmien ilmeneminen odottamatta Kuukausittain toimielimissä lit Kunnanjohta,, valmistelit Toimielimet, kunnanhallitus maksuosuuskausittain PÄÄTÖKSENTEKO Päätöksenteossa noudatetaan säädöksiä määräyksiä Päätösten valmistelu ennakkoarviointi (riittävän laasti, vrt. Suomen Kuntaliiton suositus Vaikutusten ennakkoarvioinnista kunnallisessa päätöksenteossa ) Päätösten tiedoksianto Päätösten täytäntöönpanon seuranta Päätöksenteon delegointi ottooikeus Lainvastaiset päätökset Huolellinen valmistelu, antasainen tieto noudatettavista säännöksistä määräyksistä päätöksenteon pohksi Vaikutusten ennakkoarviointia ei ole otettu käyttöön. Erityisesti investointien osalta, investointien vaikutus käyttötalouteen tulee arvioida etukäteen. Kunnossa Jos virheitä, päätösten täytäntöönpano viivästyy Vaikutusten ennakkoarviointi käyttöön Toimenpidelista, johon kirtaan, kenelle päätökset on lähetetty, diaarikirus Hallintosäännön noudattaminen, delegointiohjeiden noudattaminen Asioiden valmistelit Asioiden valmistelit Pöytäkirnpitäjä, johtoryhmä, toimihenkilöt tilintarkasta, Kunnanhallitus tilintarkasta, Tiedottamisen vastuiden selkeyttäminen

6 6 HENKILÖSTÖ Henkilöstöä koskeva toimenpideohjelma Henkilöstön riittävyys/saatavuus Henkilöstö- koulutussuunnitelma laaditaan vuosittain Avoimet toimet virat on toistaiseksi saatu täytettyä pätevillä henkilöillä Suunnitelma laaditaan noudatetaan Johtoryhmä Johtoryhmä Kunnanvaltuustolle hyväksyttäväksi Varahenkilöjärjestelmä Perehdytys Varahenkilöjärjestelmän rakentamista vaikeuttaa organisaation keveys Perehdytyssuunnitelma antasainen eri tehtäväkokonaisuuksissa Täydennyskoulutus, tehtäväkuviin kirtaan varahenkilö Perehdytyskansiot an tasalle, kouluttaminen Työhyvinvointi Työterveyshuolto Työturvallisuus Jatkuva seuranta työterveyshuollon toimintasuunnitelma on antasainen. Vuoden aikana vähintään kolme neuvottelua työterveyshuollon kanssa Työturvallisuus toimenpideohjelma an tasalle, riskien arviointi an tasalle Riskien arviointi an tasalle ohjeisiin perehdytys, koulutus ohjeiden noudattamiseen Esimiehet Esimiehet Työtehtävien eriyttäminen Kunnossa sisäisen riskin kannalta Prosessit estävät vaaralliset työyhdistelmät esim. laskutus Talousarvion täytäntöönpanoohjeet Johtoryhmä, laskujen hyväksyjät Toteutus toimintasuunnitelman mukaan Esimiehet, itse kukin työntekijä Esimiehet Työsuojelupäällikkö Henkilöstötilinpäätös Raportointi työsuojelutoimikunnalle henkilöstöostolle sekä henkilöstötilinpäätöksessä TIETOJÄRJESTELMÄT Tietosuunnitelma (perustuu kuntastrategiaan) Tiedonhallintasuunnitelman vanhentuminen Tiedonhallintasuunnitelman tkuva päivitys Tietosuovastaava, arkistoinnista vastaavat Kunnanhallitus Tietojärjestelmien toimivuus Ulkoistettu, Järvinet Oy vastaa Johtoryhmä tilintarkasta, Tietojärjestelmien antasai- Yhteistyö kuntien kanssa Johto-

7 7 suus ryhmä tilintarkasta, Tietojärjestelmien turvallisuus Menetelmä- järjestelmäkuvaukset, yhteensopivuus Käyttöoikeudet salassapito Ulkoistettu, Järvinet vastaa. Riski liittyy käyttäjän tekemisiin virheisiin Koulutus Johtoryhmä Järvinet vastaa Johtoryhmä Käyttöoikeuksien myöntäminen keskitetty. Salassapito ohjeistettu Johtoryhmä tilintarkasta, tilintarkasta, tilintarkasta, TALOUS Talouden tasapaino Rahoitus (oma rahoitus, lainarahoitus ehtoineen, elinkaarimalli tms.) Valtionavustusten yms. hakeminen Taloudelliset vastuut Verotulojen lasku aiheuttaa riskin talouden tasapainolle, kunta on riippuvainen valtiontalouden toimenpiteistä siellä tehtävät muutokset vaikuttavat välittömästi kunnan talouteen Lakisääteisten palvelujen turvaaminen ensisiisesti, Menojen kasvun hillintä, uusia käyttömenojen lisäyksiä vain talouden niin salliessa Rahoitus on kunnossa, korkoriski Ennakoiva taloudenhoito Kunnossa Ennakoiva valmistelu Suhteellinen velkaantuneisuus korkea Velanoton kasvu hallitsemattomasti johtaa maksuvalmiusongelmiin, korkomenojen kasvuun talouden tasapainon häiriötilaan. Yleishallinto, kunnanhallitus, kunnanjohta hallinto talousjohta, johtoryhmä Kunnanjohta, hallinto talousjohta Johtoryhmä Investointien maltillisuus suhteessa velkaantumiseen pidettävä hallinnassa Kunnanvaltuusto, kunnanhallitus, kunnanjohta tilintarkasta, tilintarkasta, tilintarkasta, tilintarkasta,

8 8 Maksuvalmiusennusteet Pidettävä riittävällä tasolla Ennakoiva taloudenhoito hallinto talousjohta, johtoryhmä Hallinto talousjohta Päivittäin / viikottain tiliotteet HANKINNAT Julkiset hankinnat (kilpailutus) Pienhankinnat (omat hankintaohjeet) Hankintavaltuudet Hankintojen toteutumisen seuranta (ml. määrärahat) Hankintakoulutus järjestetty, hankintaohjeen päivitys työn alla Pienhankintaohje laadittu, mutta ei hyväksytty Määritellään talousarvion täytäntöönpano-ohjeessa Riskinä toimivallan ylitys Talousarvion toteutumaseurannan yhteydessä Riskinä: tavoitteet eivät toteudu, talousarvioylitykset Hankintaohjeen selkeys tkuva koulutus Hankintaohjeen selkeys tkuva koulutus Ohjeistus / tietoisuus omasta toimivallasta Toteutuman säännöllinen antasainen seuranta Hankintapäätökset netissä Viranhaltit Viranhaltit Viranhaltit, Toimielimet viranhaltit tilintarkasta, tilintarkasta, tilintarkasta, tilintarkasta, SOPIMUKSET JA PROJEKTIT Sopimusten hallinta (sopimuksen noudattaminen, voimassaolo, irtisanominen, optiovuodet) Riskinä sopimusten vanhentuminen, sopimusten rakenne ei vastaa säännöksiä määräyksiä Sopimukset tullaan siirtämään sähköiseen muotoon vv Viranhaltit tilintarkasta, Projektit (käynnissä olevat suunnitellut): asettaminen, ohjeistus, talousarvio, toteutuminen, seuranta rahoituksen hakeminen Projektien toiminnallisen taloudellisen vaikutuksen arviointi jää usein ttä Vaikutusarvioinnin käyttöönotto Viranhaltit tilintarkasta, OMAISUUS Kiinteistöjen kunnossapito, kuntoarviot, toimitilat, kulun- Omaisuuden vahingoittuminen Alivakuuttaminen Vikailmoitukset korusilmoitukset Tekninen toimi, Tekninen johta tekninen lautakunta

9 9 valvonta, vakuutukset, arvostus Koneet laitteet Omaisuuden vahingoittuminen Alivakuuttaminen sähköisenä, tkuva seuranta Vakuutukset tarkistetaan vuosittain aina uuden kohteen valmistuttua Vikailmoitukset korusilmoitukset sähköisenä, tkuva seuranta tekninen johta Tekninen toimi, tekninen johta Tekninen johta tekninen lautakunta Investointisuunnitelma; tarvekartoitukset, kustannusarviot, tulorahoituksen riittävyys, poistotaso Velkaantuminen Tietoisuus investointien vaikutuksesta kunnan käyttötalouteen vaarantaa talouden tasapainon Talousarvioraami Investointien vaikutusarviointi tehtäväksi Viranhaltit tilintarkasta, TALOUS- JA HENKILÖSTÖ- HALLINNON PROSESSIT Ostot Kunnossa Hankintapäätösten mukaan Myynnit ( perintä) Kunnossa, perintä ulkoistettu Perintäraportit Hallinto talousjohta Pysyvien vastaavien kirnpito Kunnossa, ulkoistettu Järvinet Hallinto talousjohta Kirnpito tilinpäätös (ml. konsernitilinpäätös) Prosessi kunnossa, Järvinet, prosessi kuvattu vastuut kuvattu sopimuksessa Tiedot aikataulussa toimielimiltä Maksuliikenne Kunnossa Laskujen tarkastaminen hyväksyntä huolellisesti Hallinto talousjohta Hallinto talousjohta Hallinto talousjohta tilintarkasta, tilintarkasta, tilintarkasta, tilintarkasta, tilintarkasta, rapor-

10 10 Kassanhallinta Kunnossa Tiliotteet säännöllisesti Hallinto talousjohta Varasto Hävikki Varastokirnpito Hallinto talousjohta Palkanlaskenta palvelussuhdeasiat Kunnossa, ulkoistettu Järvinet,, prosessi kuvattu vastuut kuvattu sopimuksessa Työsopimukset allaan, määräaikana palkanlaskentaan Matkalaskut Populus Matkalaskujen tarkastaminen tarvittaessa palauttaminen hakille Hallinto talousjohta Hallinto talousjohta tointi tilintarkasta, tilintarkasta, tilintarkasta, tilintarkasta, TIEDONKULKU Tiedonkulku (johdolle, kuntalaisille, henkilöstölle, sidosryhmille) Tiedottaminen (kuntalaisille, sidosryhmille) Sähköpostilla, riskinä on ettei sähköpostia lueta säännöllisesti, jolloin tieto ei kulje Sähköpostilla, kunnan nettisivuilla, kuntatiedotteessa Facebookin kautta Kuntatiedote Riskinä on ettei sähköpostia lueta säännöllisesti, jolloin tieto ei kulje Antasainen osoitteisto Antasainen osoitteisto Viranhaltit Viranhaltit SEURANTA Toteuma, määrärahaseuranta, poikkeamat Suoriutumisen seuranta (ml. ostopalvelut) Talousarvioylitykset Jatkuva seuranta sovitut raportit Talousarvioylitykset Suoritetaan kuukausittain Viranhaltit Viranhaltit Sovitut raportoinnit talousarvio-ohjeen mukaan Sovitut raportoinnit talousarvio-ohjeen mukaan

11 11 Tuloksellisuus Mikäli ei tkuvaa toiminnan arviointi voi syntyä tehottomuutta > vaikuttaa myös talouteen, mikäli yliresurssointia Jatkuva arviointi Tarve- henkilöstömitoitukset antasalle Tietotekniikan hyödyntäminen Asiakaspalautteet/valitukset Käsittely kuvattu päätetty Palautteiden välitön käsittely, tarvittaessa toimintojen kehittäminen saadun palautteen pohlta Tiedottaminen Viranhaltit Viranhaltit Sovitut raportoinnit talousarvio-ohjeen mukaan Viranhaltit

12 12