Miten toteutan käytännössä sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa?

Transkriptio

1 Miten toteutan käytännössä sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa? Kuntamarkkinat 10. Erityisasiantuntija Marja-Liisa Ylitalo

2 Sisältö Sisäinen valvonta ja riskienhallinta mitä tarkoittavat? Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan säännökset Riskienarvioinnin mallilomake

3 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta mitä tarkoittavat?

4 Sisäinen valvonta Sisäinen valvonta on osa kunnan johtamis- ja hallintojärjestelmää Ei erillinen prosessi Johtavat viranhaltijat ja esimiehet järjestävät valvonnan ja toiminnan kunnanhallituksen määräämällä tavalla Henkilöstö toimii tavoitteiden, ohjeiden ja päätösten mukaisesti Toisin sanoen: jo viranhaltijoiden ja työntekijöiden päivittäiseen työhön sisältyy valvontaelementtejä 4 M-L Ylitalo, Kuntamarkkinat

5 Sisäinen valvonta Sisäisellä valvonnalla pyritään varmistamaan, että» Kunnan toiminta on taloudellista ja tuloksellista» Päätösten perusteena oleva tieto ja riittävää ja luotettavaa» Lain säännöksiä, viranomaisohjeita ja toimielinten päätöksiä noudatetaan» Omaisuus ja voimavarat turvataan 5 M-L Ylitalo, Kuntamarkkinat

6 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Sisäinen valvonta on osa johtamista» Sisältyy kunnan kaikkiin toimintoihin» Toiminnot tunnistettava Toimintojen vaikutukset» Miten käy, jos toiminto tai tehtävä epäonnistuu tai jää tekemättä?» Vaikutuksen suuruus ja toteutumisen todennäköisyys» Varmistuskeinot!» riskienhallintaa! Tulevaisuus ja pitkän tähtäimen näkökulma 6 M-L Ylitalo, Kuntamarkkinat

7 Sisäisen valvonnan keinoja» Lait ja asetukset yms. (mm. kirjanpitolaki, hankintalaki)» Kirjalliset ohjeet ja säännöt (mm. hallintosääntö, Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto)» Päätökset (mm. ylin johto, rahoittajat)» Prosessikuvaukset» Tehtävänkuvaukset» Valtuudet» Täsmäykset» Käyttöoikeudet» Kulkuluvat» Tiedonkulku» Vastuut (ml. seuranta ja raportointi, reagointi poikkeamiin) 7 M-L Ylitalo, Kuntamarkkinat

8 Sisäinen valvonta käytännössä Kun varmistamisesta huolimatta kaikki ei mennytkään niin kuin piti Mitä otetaan opiksi miten toimitaan? Uudet päätökset, ohjeet, kontrollit, vastuutukset, seurantaraportointi ja lisäksi sisäinen tarkastus Analyysi ja hyvien käytäntöjen levitys 8 M-L Ylitalo, Kuntamarkkinat

9 Riskienhallinta Varmistuskeinoja mm. käyttöoikeudet, lokitiedot, kulkuluvat, toimivallat ja niiden rajoitukset sekä normaali esimiesvalvonta Kun tehtävien onnistumiseen liittyvistä varmistuskeinoista on päätetty, on vielä päätettävä mm.» Kuka varmistaa?» Miten varmistaa?» Milloin ja miten usein raportoidaan?» Miten ja kenelle raportoidaan?» Miten seurataan tilanteen kehittymistä? 9 M-L Ylitalo, Kuntamarkkinat

10 Riskienhallinta Riskienhallinnan pitäisi olla osa vuotuista strategista suunnittelua ja tavoitteiden asettamista Dokumentoinnin tärkeys!» Henkilövaihdoksiin liittyvät tiedot (päätökset, tehtävänkuvaukset) pidettävä ajan tasalla» Sopimusrekisteri (sopimuskausi, aihe, vastuuhenkilö, euromäärä)» Päätösten sekä niiden perustelujen ja liitteiden dokumentointi 10 M-L Ylitalo, Kuntamarkkinat

11 Tehokkaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan edellytyksiä Johdon tuki ja sitoutuminen Yhteisen kielen määritteleminen Selkeästi määritellyt tavoitteet Selkeästi määritellyt vastuut ja roolit Riittävät resurssit Käytännönläheinen lähestymistapa ja monimutkaisten teorioiden välttäminen Riskienhallinta viety johtamisen perusprosessien sisälle Oikea lähestymistapa» Tarkoitus kehittää toimintaa, ei etsiä syyllisiä» Ymmärrys siitä, että kyseessä on prosessi, ei projekti (Lähde: Ilkka Ilmonen, Tilintarkastus 6/2010) 11 M-L Ylitalo, Kuntamarkkinat

12 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan säännökset

13 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet Valtuuston päätettävä kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista (KL 13 )» Tarkoitetaan ko. tehtävien ja vastuiden, toimintatapojen sekä raportointivelvoitteiden määrittelyä» Voidaan kuvata kunnan riskienhallinnan toimintaperiaatteet: miten riskejä luokitellaan millaisiin riskeihin erityisesti kiinnitetään huomiota miten todettuihin riskeihin suhtaudutaan (hyväksytään, pidetään silmällä, poistetaan) miten niistä raportoidaan» Voidaan viitata kunnan hallinto- ja johtosääntöön sekä muihin ohjeisiin ja määräyksiin 13 M-L Ylitalo, Kuntamarkkinat

14 Hallintosääntö Valtuusto ohjaa sitovasti kunnanhallitusta sen hoitaessa hallinnon ja talouden vastuutehtävää sekä toiminnan johtotehtävää Keskeinen ohjausväline on hallintosääntö, jonka valtuusto hyväksyy (KL 50 ) Hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset ainakin» Hallinnon ja talouden tarkastuksesta» Sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta Myös: lähinnä sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvä tehtävien ja vastuun jako sekä raportointi kunnan sisällä Voidaan viitata muihin sääntöihin (sisäisen valvonnan yleisohje, taloussääntö, tarkastussääntö, konserniohje jne.) 14 M-L Ylitalo, Kuntamarkkinat

15 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta tehtävien ja vastuun jako Konsernitasolla:» Asetetaan konsernin strategiset, toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet (omistajapoliittiset tavoitteet)» Päätetään riskienhallinnan pääperiaatteista ja menettelytavoista sekä organisoinnista ja raportoinnista (konserniohjeet) Tilivelvolliset johtavat viranhaltijat (esim. toimialajohto, konserniyritysten johto):» Ohjaavat ja valvovat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamista vastuualueellaan (toimeenpano)» Ohjeistavat alaisiaan toimintayksiköitä tarpeen mukaan, raportoivat hallituksen ohjeistuksen mukaisesti Toimintayksiköiden esimiehet:» Vastaavat riskien tunnistamisesta, arvioinnista, riskienhallinnan toimenpiteiden toteutuksesta ja toimivuudesta sekä raportoinnista Henkilöstö:» Toimii tavoitteiden, ohjeiden, prosessikuvausten sekä toimenkuvansa edellyttämällä tavalla sekä raportoi havaitsemistaan epäkohdista esimiehilleen 15 M-L Ylitalo, Kuntamarkkinat

16 Toimintakertomus Hallituksen raportoitava sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä (KL 69 ) Selvitys konsernivalvonnasta ja merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä (kuntajaoston yleisohje) 16 M-L Ylitalo, Kuntamarkkinat

17 Riskienarvioinnin mallilomake

18 Riski ja riskienhallinta Riski = epävarmuuden vaikutus tavoitteisiin Vaikutus on poikkeama odotetusta, niin myönteisessä kuin kielteisessä mielessä Riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa Tavoitteena on saada kohtuullinen varmuus organisaation tavoitteiden saavuttamisesta sekä toiminnan jatkuvuudesta ja häiriöttömyydestä Riskienhallintaprosessi:» Riskin tunnistaminen ja kuvaaminen» Riskin toteutumisen vaikutusarviointi (merkittävyys) ja riskin toteutumisen todennäköisyys» Mahdollisuus hallita riskiä eri menetelmillä (valvonta)» Riskeistä raportoiminen ja riskien seuranta 18 M-L Ylitalo, Kuntamarkkinat

19 Riski ja riskienhallinta Riskejä voidaan luokitella:» Strategiset riskit» Toiminnalliset riskit» Taloudelliset riskit» Omaisuusriskit Ulkoiset riskit vs. kunnan sisäiset riskit Riski voi toteutuessaan vaikuttaa mm. kunnan asemaan, talouteen, palvelukykyyn, työvoiman saatavuuteen ja yleiseen kilpailukykyyn asukkaista ja yrityksistä 19 M-L Ylitalo, Kuntamarkkinat

20 Riskienarviointi Riskin vaikutuksen arviointi 1 6 Riskin toteutumisen todennäköisyyden arviointi 1 6 Riskin kokonaisarviointi 1-36» Esimerkki kokonaisarviosta: Lajitellaan saadun luvun perusteella riskit merkittävyyden perusteella ryhmiin 1-2 mitätön riski 3-4 pieni riski 5-8 kohtalainen riski 9 16 tuntuva riski merkittävä riski sietämätön riski 25 M-L Ylitalo, Kuntamarkkinat

21 Riskin toteutumisen vaikutusarviointi Riskin todennäköisyys Riskin vaikutus 21 M-L Ylitalo, Kuntamarkkinat

22 Riskienhallinta Vastaavasti on päätettävä:» Miten riskeihin suhtaudutaan?» Mitä toimenpiteitä ne edellyttävät? Mitä merkittävämpi riski, sitä nopeammin ja tehokkaammin on hallintakeinot luotava ja otettava käyttöön. 27 M-L Ylitalo, Kuntamarkkinat

23 Riskienarvioinnin lomakemalli Laadintatiedot Perustelut:» Riskin kuvaus (tunnistaminen)» Mikä voi aiheuttaa/mahdollistaa» Seurauksen laadullinen kuvaus» Seurauksen vaikuttavuus (myös 1 6)» Toteutumisen todennäköisyys (myös 1 6) Toimenpiteet/kehittämisehdotukset riskin ennakoimiseksi ja hallitsemiseksi Vastuuhenkilö/toimiala Riskien hallinnan toimenpiteiden seuranta ja raportointi: miten, milloin, kuka, kenelle 28 M-L Ylitalo, Kuntamarkkinat

24 Riskienarvioinnin lomakemalli: osa-alueet Toimintaympäristö (sisäinen ja ulkoinen) ja toiminnan organisointi Suunnittelu- ja seurantajärjestelmä Päätöksenteko Henkilöstö Tietojärjestelmät Talous Hankinnat Sopimukset ja projektit Omaisuus Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit Tiedonkulku Seuranta Muut näkökulmat 29 M-L Ylitalo, Kuntamarkkinat

25 Kunta: Laatijat: Pvm: Perustelut - riskin kuvaus (tunnistaminen) - mikä voi aiheuttaa/mahdollistaa - seurauksen laadullinen kuvaus - seurauksen vaikuttavuus - toteutumisen todennäköisyys Vaiku tus 1-6 Todenn äköisyy s 1-6 Yhtee nsä Toimenpiteet/ kehittämisehdotu kset riskin ennakoimiseksi ja hallitsemiseksi Vastuuh enkilö/ toimiala Riskien hallinnan toimenpiteiden seuranta ja raportointi - miten, milloin - kuka - kenelle PÄÄTÖKSENTEKO Päätöksenteossa noudatetaan säädöksiä ja määräyksiä Päätösten valmistelu ja ennakkoarviointi (riittävän laajasti, vrt. Suomen Kuntaliiton suositus Vaikutusten ennakkoarvioinnista kunnallisessa päätöksenteossa ) Päätösten tiedoksianto Päätösten täytäntöönpanon seuranta Päätöksenteon delegointi ja otto-oikeus

26 Kunta: MALLIKUNTA Laatijat: NN & PP Pvm: SOPIMUKSET JA PROJEKTIT Sopimusten hallinta (sopimuksen noudattaminen, voimassaolo, irtisanominen, optiovuodet) Projektit (käynnissä olevat ja suunnitellut): asettaminen, ohjeistus, talousarvio, toteutuminen, seuranta ja rahoituksen hakeminen Perustelut - riskin kuvaus (tunnistaminen) - mikä voi aiheuttaa/mahdollistaa - seurauksen laadullinen kuvaus - seurauksen vaikuttavuus - toteutumisen todennäköisyys - sopimusta ei ole merkitty sopimusrekisteriin - sopimusta ei muisteta irtisanoa ajoissa - sopimuskausi jatkuu optiovuodella - kilpailuttamalla olisi saanut nykyistä paremman sopimuksen - sopimusehdot puutteelliset eli sopimusta ei voi irtisanoa vaikka olisi perusteltu tarve - tulee kalliiksi - todennäköisyys on pieni, sillä kunnassa on ohjeistettu sopimusrekisterin käytöstä Vaiku tus 1-6 Todenn äköisy ys 1-6 Yhtee nsä Toimenpiteet/ kehittämisehdot ukset riskin ennakoimiseksi ja hallitsemiseksi tuntuva riski - varmistetaa n, että sopimusreki steriä ja sopimusten laatimista koskevat ohjeet tunnetaan ja niitä noudatetaan Vastuuh enkilö/ toimiala PP tekniikka Riskien hallinnan toimenpiteiden seuranta ja raportointi - miten, milloin - kuka - kenelle PP raportoi puolivuosittain NN:lle, tarvittaessa useammin yksiköille tiedotettu sopimuste n seurantav astuista ja raportoinni sta

27 Palveluksessanne kuntatalousyksikkö Palvelualueemme ovat: kuntatalouden tilastot, julkaisut ja tuotteet budjetointi ja taloussuunnittelu kirjanpito konserniohjaus ja omistajapolitiikka kuntatalous ja valtio kustannuslaskenta maksu- ja myyntitulot talous- ja toimintatilaston luokitukset tarkastus ja valvonta tuottavuus valtionosuudet varainhankinta ja sijoitustoiminta verotus Lisää tietoa näistä aiheista löydät netistä osoitteesta Maksuttomia palveluitamme ovat: Kuntataloustiedote Kuntatalousuutiskirje Sähköpostilistat kuntien ja kuntayhtymien talousasioista vastaaville Maksullisia palveluitamme ovat: Kuntien verotulojen ennustekehikko Kuntien talouden tunnuslukutiedosto Kuntien palvelutoiminnan kustannuksia kuvaava tiedosto Talouteen liittyvät kysymykset on kätevä lähettää suoraan palvelusähköpostiimme 27

28 Yhteystiedot: Suomen Kuntaliitto ry Erityisasiantuntija Marja-Liisa Ylitalo Puh. (09) , kuntatalous(at)kuntaliitto.fi etunimi.sukunimi(at)kuntaliitto.fi