Microsoft Dynamics NAV 5.0

Transkriptio

1 Microsoft Dynamics NAV 5.0 Yleistä NAVin käytöstä 1

2 Mikä ERP on? Microsoft in sivuilta: Microsoft Dynamics NAV on täysin integroitu relaatiotietokantajärjestelmä, joka mahdollistaa talous- ja muiden liiketoimintatapahtumien syötön ja ylläpidon yhdessä paikassa, sisältäen mm.: Pääkirja Varasto Myynnit & myyntisaatavat Ostot & ostovelat Resurssit Valmistus Näin ollen se luokitellaan toiminnanohjausjärjestelmäksi. 2

3 NAVista ja muista ERPeistä - yleistä NAV on toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP kevyimmästä päästä valmisohjelmien hyödyt ymmärretään nykyään laajasti, ja räätälöidyt ERP-järjestelmät alkavatkin siirtyä historiaan. Yrityksille on kustannustehokkaampaa muuttaa omia prosesseja kuin lähteä räätälöimään ohjelmia toimintaa vastaaviksi. integroidaan yrityksen eri toimintoja kokonaisuus perustuu yhteisiin tietokantoihin eri toimintojen reaaliaikaiset seurantamahdollisuudet 3

4 ERPillä tehdään (myyntipuolella) tarjouspyyntö tai tarjous ja siitä eteenpäin tietoa käsitellään eri sovelluksissa aina ketjun loppuun asti eli tavaran toimittamiseen ja taloushallinnon puolella kirjanpitoon asti voidaan ottaa käyttöön vaiheittain taloushallinto usein ensin tilaus toimitus ketju prosessit ja parametrointi käyttöönotossa keskeistä konsultit 4

5 Tyypilliset ERP-kokonaisuudet SCM HR Myynti & Markkinointi (~CRM) Liiketoimintaprosessit = tarinat Finance 5

6 Parametrointi ERPit ovat mahdollisimman yleispäteviä valmisohjelmistoja, jotta ne soveltuisivat mahdollisimman monelle yrityksille miten mahdollista? sovitetaan valmisohjelmiston ominaisuuksia vastaamaan yrityksen omia tarpeita = parametroidaan parametroinnilla ohjataan - toiminnallisuutta - prosesseja 6

7 Nimikekortin tietoja 1 Estetään tapahtumat Saatavuustarkistus 7

8 Nimikekortin tietoja 2 Ohjaavat oikeille kirjanpidon tileille Voi olla eri kuin ostoissa 8

9 Nimikekortin tietoja 3 Osto tai Tuotantotilaus Varasto-ohjattu tai Tilausohjattu 9

10 Nimikekortin tietoja 4 Ohjaavat varaston täydennystä 10

11 Toimintonäkökulma - ei kerro kuinka ERPpiä käytetään - missä asiakas? 11

12 Toimintonäkökulma: Myynti ja markkinointi 12

13 NAVin heikkous on HR eikä siksi käsitellä harjoituksissa Toimintonäkökulma: HR 13

14 Toimintonäkökulma: Logistiikka 14

15 Toimintonäkökulma: Taloushallinto Dimensiot mahdollistavat kustannuslaskennassa ja myynnin raportoinnissa halutut summatasot 15

16 Pääkirja = engl. General Ledger (G/L) Juoksevan kirjanpidon pitämisen tuloksena syntyvät kirjanpitokirjat: päiväkirja ja pääkirja Päiväkirjassa liiketapahtumat ovat tositenumero - eli aikajärjestyksessä Pääkirjassa samat liiketapahtumat esitetään järjestettyinä tileittäin Kirjausketju eli audit trail Liiketapahtumat on merkittävä kirjanpitoon siten, että kirjausten yhteys tositteesta peruskirjanpitoon ja pääkirjanpitoon sekä pääkirjanpidosta tuloslaskelmaan ja taseeseen on vaikeuksitta todettavissa. (Kirjanpitolaki, 2. luku, 6 ) Tilikartta (Chart of Accounts) päivittyy esim. kun yritys suorittaa maksuja tai laskuttaa 16 Lähde:

17 Tilikartta Taloushallinto Pääkirja Tilikartta 17

18 Kirjauksen asetukset - ohjaavat liiketapahtumat halutuille KP-tileille 18

19 Prosessinäkökulma - yksittäiset toiminnot saavat merkityksen - asiakas mukana Asiakasnäkökulma ERPin rooli prosessissa 19

20 Ennen käyttöönottoa mm. Käyttäjät ja käyttöoikeudet Valikoiden muokkaukset Numerosarjat asiakkaat, toimittajat, nimikkeet oston ja myynnin tapahtumat tilaukset, laskut, hyvitykset, toimitukset, vastaanotot jne. Mittayksiköt, varastot ym. Pääkirjanpidon asetukset, kaudet, tilit, kirjausryhmät Dimensiot eli laskentakohteet/tasot

21 Miksi ERP -projekti alkaa usein talousohjauksen moduuleista? Organisaatiorakenteen ja laskentatunnisteen määrittäminen ja mallintaminen kerralla oikein keskeistä koko toiminnanohjausjärjestelmälle Kirjanpito on lakisääteistä Kirjanpidon prosessit jo entuudestaan strukturoituja, usein ei niin suuria muutoksia olemassa oleviin prosesseihin aloitetaan helposta Useimpien ERP-moduleiden tapahtumista syntyy kirjanpidon kirjauksia Lähde: Sumner, Mary Enterprise Resource Planning. Pearson Education, Inc. 21 Heli Lankinen

22 Lokalisointi Tuotteen sovittaminen paikallisiin olosuhteisiin Paljon muutakin kuin kääntämistä paikalliselle kielelle, huomioitava esimerkiksi: Lainsäädäntö Vakiintuneet tavat 22 Heli Lankinen

23 Käyttäjät jokainen avataan erikseen tyypillisesti kootaan käyttäjäryhmiksi ja liitetään rooleihin kevyempi ylläpitää vrt. prosessikuvaukset toimijoina roolit käyttöoikeudet jaetaan tarkoituksenmukaisesti luku, muutos, luonti, täydellinen toiminnon esto avainkäyttäjät; superkäyttäjät; superuser it keskeisessä tehtävässä määritysvaiheessa, kouluttautumisessa, osaamisen jakamisessa 23

24 NAVin käytöstä tunnilla noudatetaan aina harjoituksen kulkua ei omia kokeiluja, etenkään tietojen poistamista syynä, että harjoitukset etenevät tietyn ennalta määrätyn mallin mukaisesti ja niistä poikkeaminen voi aiheuttaa ylimääräisiä ongelmia Työkalut > Käsittelypvm > voidaan vaihtaa useissa harjoituksessa välttämätöntä mikään ikkuna ei saa olla auki vaihdettaessa! Työkalut > Kieli > suomi tai englanti 24

25 NAVin käytöstä harjoituksissa jokaisella on oma yritys opettaja jakaa henkilökohtaisen yritysnumeron ja opastaa kirjautumisen samalla koneella työskennellessä sisäänkirjautuminen vie suoraan omaan yritykseen ja siihen tilanteeseen, johon uloskirjautuessasi jäit konetta vaihdettaessa kirjautuminen aina uudestaan alusta lähtien 25

26 NAVin ominaisuuksia ei SAVE painiketta muutokset/lisäykset jäävät heti voimaan kaikki avatut ikkunat täytyy sulkea yksitellen, sillä muuten ne kaikki jäävät auki näytölle Esc tai oikean yläkulman ruksi pakolliset kentät NAV ei kerro, mutta prosessi voi myöhemmin antaa ilmoituksen että jokin pakollinen tieto puuttuu noudata tarkkaan harjoitusten kulkua Kenttien nimet osa täytyy vaan opetella Varasto = varastosaldo Sijainti = fyysinen varasto Territorio = (myynti)alue 26

27 Online Help (1) klikkaa F1 missä tahansa kentässä Show 27

28 Show avaa koko ohjeiston <> Hide sulkee 28

29 Online Help (2) - työkalurivin kautta - Lisätietoja TAI oikeassa yläkulmassa oleva? - klikkaa kerran ja vie osoitin haluttuun kohteeseen 29

30 Funktionäppäimet ja AssistButton F1 Help (erittäin hyvä, kannattaa käyttää) F2 Edit F3 New uusi kortti (nimike, asiakas jne.) F4 Delete F5 List luettelo (kortilta luetteloon) F6 Lookup F7 Field filter F8 Copy previous F9 Statistics tilastot F10 Focus on menu bar F11 Post kirjaus F12 Focus on Navigation Pane 30

31 Työkalurivi F3 F4 Ctrl+F Vaihto+F8 F5 linkit uusi poista etsi lajittele tietueet: ensimmäinen, edellinen, seuraava, viimeinen luettelo lähetä Wordiin, lähetä Exceliin 31

32 Luettelot aina kortin kautta Halutessasi luettelon kaikista nimikkeistä, asiakkaista, tapahtumista tms. NAV tuo näytölle vain yhden (viimeksi käsitellyn) tietueen sen jälkeen valitaan jokin vaihtoehdoista: F5 Luettelo painike yläpalkista alapainikkeista ensimmäinen Luettelo 32

33 Olemassa olevan nimikkeen ym. haku aina luettelon F5 kautta ei syöttämällä Nro-kenttään 33

34 Uuden nimike- tai muun kortin perustaminen: NAV avaa aina viimeksi käytetyn hae uusi tyhjä pohja F3:lla tai 34

35 Kaikissa tarjouksissa/tilauksissa: yksi otsikko + N kpl rivejä Otsikkotiedot Rivitiedot 35

36 Päivämäärien syötöstä (1) Syötettävä tieto k t Tulos Käsittelypvm (syötetty Työkalut Käsittelypvm) Tänään (Today's date) # Päivän numero kuluvassa kuukaudessa ppkkvv ( ) viikonpäivä viikon numero - vuosi pe5207, pe 52 07, pe-52-02, pe/52/02 36

37 Päivämäärien syötöstä (2) Syötettävä tieto ma ti ke to pe la su ma2 Tulos maanantai tiistai keskiviikko torstai perjantai lauantai sunnuntai Viikon 2 maanantai kuluvaa vuotta 37

38 Päivämäärien syötöstä (3) Syötettävä tieto 1K 2V 3PV Tulos Yksi kuukausi Kaksi viikkoa Kolme päivää 38

39 Laskutoimitukset Operaattori Toiminto + Yhteenlasku - Vähennyslasku * Kertolasku / Jakolasku 39

40 Tärkeimmät paikat NAVissa - huomaa samankaltainen rakenne Nimikkeet Toimittajat Asiakkaat

41 Cronus Finland = oma yrityksesi kansainvälinen yritys pääkonttori vähittäis- ja jälleenmyyntiä, tuotantoa, ostoja varastoja (Sijainti = SININEN, KELTAINEN...) valmistaa ja myy ainakin polkupyöriä, huonekaluja, tietokoneita... aika sekavalta vaikuttava kokonaisuus 41

42 Lähdetään liikkeelle 1. harjoituksesta: (opettaja jakaa paperilla) Etsi-toiminto ja tutustumisharjoituksia omaan yritykseen ja NAViin Siirry luettelonäkymään F5 Klikkaa saraketta, josta etsit Etsi 42