Johdanto toiminnanohjaukseen

Transkriptio

1 Johdanto toiminnanohjaukseen Jokaisella yrityksellä on joka tapauksessa käytössään jonkinlainen menetelmä operatiivisen toiminnan ohjaukseen, vaikka mitään varsinaista tietojärjestelmää ei käytössä olisikaan.

2 Orientaatio opintojaksoon tehtävä 1 Oletko tällä hetkellä töissä opiskelusi ohella? Missä? (Voit pohtia myös aiempia työpaikkojasi.) Millä osastolla? Mieti toimenkuvaasi. Käytätkö työssäsi tietokonetta/kassapäätettä/tietojärjestelmää? Voitaisiinko työtäsi tehdä ilman sitä? Tiedätkö järjestelmän nimeä/toimittajaa? Onko se valmisohjelmisto? Mikä tapahtuma käynnistää oman työsi? Mitä tiedoille tapahtuu oman osuutesi jälkeesi? Pystytkö hahmottamaan koko tapahtumien ketjun eli prosessin? 2

3 Orientaatio opintojaksoon tehtävä 1 Jos/kun käytät työssäsi tietotekniikkaa: Millä tavalla? väline, järjestelmä Mikä tapahtuma käynnistää työsi? prosessin aiempi vaihe (heräte, trigger) Mihin tiedot etenevät jälkeesi? prosessin seuraavat vaiheet yhteydet muihin toimijoihin tai muihin prosesseihin 3

4 Orientaatio opintojaksoon tehtävä 2 Mielipidekirjoitus HS Pohtikaa yksin/pareittain/pienryhmissä Millaisia syitä löydätte huonoon asiakaspalvelun tasoon? Mitkä tekijät voivat siihen vaikuttaa? Mitä ratkaisuja kirjoittaja ehdottaa? 4

5 4. Jne. jne. 3. Tiedotus 2. Tietotekniikka 1. Kuljetus ASIAKAS PROSESSI Liiketoiminnan toimivuus HENKILÖSTÖ TEKNIIKKA Kirjastotoiminnan prosessit Tukiprosessit: Ydinprosessit: 1. Kokoelman muodostaminen ja hoito 2. Käyttöönasettaminen 3. Asiakkaiden palvelu PROSESSIEN KEHITTÄMINEN 5

6 Mistä tällä opintojaksolla on kyse? Enterprise Resource Planning = toiminnanohjaus (erppi) Google osumaa, 12/2010 Toiminnanohjausjärjestelmän avulla integroidaan yrityksen eri toimintoja kokonaisuus perustuu yhteisiin tietokantoihin eri toimintojen reaaliaikaiset seurantamahdollisuudet 6

7 B2B B2C Front Office, CRM Back Office, ERP

8 Yrityksellä useita eri tietojärjestelmiä ERP Pahimmillaan esim. samat asiakastai tuotetiedot useassa eri tietokannassa hankala hallita Tieto tallennetaan vain yhteen tietokantaan, jota yrityksen eri toiminnot käyttävät 8

9 ERPin historia Manufacturing Resource Planning (tuotannon resurssisuunnittelu) Material Requirements Planning (materiaalien tarvelaskenta) 9

10 ERPillä tehdään (myyntipuolella) tarjouspyyntö tai tarjous ja siitä eteenpäin tietoa käsitellään eri sovelluksissa aina ketjun loppuun asti eli tavaran toimittamiseen ja taloushallinnon puolella kirjanpitoon asti tilaus toimitus ketju erillisiä CRM- ja HR-järjestelmiä on kehitetty ERP-järjestelmien rinnalla erikoistumaan omiin tarpeisiinsa. Valmisohjelmien hyödyt ymmärretään nykyään laajasti, ja räätälöidyt ERP-järjestelmät alkavatkin siirtyä historiaan. Yrityksille on kustannustehokkaampaa muuttaa omia prosesseja kuin lähteä räätälöimään ohjelmia toimintaa vastaaviksi. Voidaan ottaa käyttöön vaiheittain ja käyttäjämäärää lisäten laajennettavuus, skaalautuvuus taloushallinto usein ensin! (Inka Vilpola, Ilkka Kouri (toim.): Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta C-CEI -menetelmän avulla.) 10

11 Valmiusaste Itse tehty vs. valmistuote Räätälöity ohjelmisto Käyttöönottoprojekti Perinteinen pakettiohjelmisto Käyttöönottoprojekti Lokalisoitu Käyttöönottoprojekti Lokalisointi Toimialakohtaiset piirteet Käyttöönottoprojekti Toimialakohtaiset Lokalisointi Pakettiohjelmisto Pakettiohjelmisto Pakettiohjelmisto Tuotekehitys Ajan ja kustannusten säästö (Ari Kulku/Solteq 2005) 11

12 CRM (Asiakkuuden hallinta) Käsitteitä: Kilpailijaseuranta Kalenteri Sopimus Myyntitilaus Prospekti Tarjous Prosessit: Reklamaatiotapahtuma Asiakaspalaute Asiakassuhteet, asiakashistoria Liidi Key Account Manager (KAM) = Avainasiakaspäällikkö Markkinointi Myynti Palvelu Segmentointi Asiakaspalvelukeskus Kampanjat Toimittajasuhteet Mahdollisuudet Point of Sales/Service (POS) = Myynti-/Palvelupiste Nykyiset + potentiaaliset uudet asiakkaat Asiakkaat Tuotteet Toimittajat Nykyiset asiakkaat ERP Prosessit: Käsitteitä: Myyntitilaus Tarjous Sopimus Saatavuuden tarkistus Myynti Tuotanto Varasto Lähettämö Toimitus Laskutus Taloushallinto Reklamaatiohyvitys Lähetyslista Supply Chain Management (SCM) = Toimitusketjun hallinta Ostotilaus Bill Of Material (BOM) Luottotiedot = Tuoterakenne Varastokirjanpito Kirjanpito, tilikartta Valmistuksen kuittaus Poimintalista Ostolaskukirjaus Lasku Työmääräin Material Requirements Planning (MRP) = materiaalien tarvelaskenta Tilausvahvistus Reskontrat (myynti/osto) Organisaatioiden välinen tiedonsiirto (OVT) = EDI (engl.)

13 Parametrointi ERPit ovat mahdollisimman yleispäteviä valmisohjelmistoja, jotta ne soveltuisivat mahdollisimman monelle yrityksille miten mahdollista? sovitetaan valmisohjelmiston ominaisuuksia vastaamaan yrityksen omia tarpeita = parametroidaan parametroinnilla ohjataan - toiminnallisuutta - prosesseja 13

14 Lokalisointi Tuotteen sovittaminen paikallisiin olosuhteisiin Paljon muutakin kuin kääntämistä paikalliselle kielelle, huomioitava esimerkiksi: Lainsäädäntö Vakiintuneet tavat 14 Heli Lankinen

15 Hinnoitteluesimerkkejä (Microsoft Finland, 11/2010) Lisenssit + ylläpitomaksu MS Dynamics NAV: n /yhtäaikainen käyttäjä + 16%/vsi ylläpitomaksu Pilvipalvelut (tulossa), ei enää ylläpitomaksua MS Dynamics NAV: n. 100 /kk/nimetty käyttäjä em. hinta 1-10 käyttäjälle, isoimmat yritykset saavat jopa puoleen hintaan 15

16 ERP-järjestelmän hankintaprojekti ERP:n käyttöönotto on iso liiketoiminnan kehittämishanke. Kysymys ei ole vain tietojärjestelmien uusimisesta vaan muutoksesta toimintatapoihin ja -prosesseihin. Yrityksen koko toimintamalli on tarkastelun kohteena. ERP -hankintaprojektin vaiheet ovat: 1. Yrityksen päätös hankkeesta Liiketoimintaprosessien kuvaukset 2. Vaihtoehtoisiin järjestelmiin (toimittajiin) perehtyminen ja vaatimusten määrittely esim. konsulttien avulla 3. Järjestelmän ja toimittajan valinta 4. Järjestelmän muokkaus ja testaus 5. Käyttöönoton suunnittelu 6. Käyttäjien kouluttaminen 7. Järjestelmän käyttöönotto ja muokkaus 8. Järjestelmän käyttö ja hyödyntäminen (Inka Vilpola, Ilkka Kouri (toim.): Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta C-CEI -menetelmän avulla.) 16

17 Alan palvelut työllistävät Lisenssi- tai pilvipalvelun myynti Konsultit oman osa-alueensa asiantuntijoita Projektipäälliköt koordinoivat käyttöönottoprojekteja Kouluttajat Käyttöönotto (implementointi) on vaativaa ja työlästä. Monesti koulutus maksaa enemmän kuin itse järjestelmä. Lähes aina yrityksen prosesseja joudutaan muokkaamaan järjestelmän toiminnallisuuden mukaiseksi. Erilaiset IT-palvelut ja -tekniikat 17

18 Tiedot ovat jo vanhentuneita, mutta tällaisia raportteja on erittäin hankalaa/kallista saada. 18

19 ERP-järjestelmiä voidaan tarkastella kahdesta eri näkökulmasta: 1. Toimintonäkökulma 2. Prosessinäkökulma

20 1. Toimintonäkökulma

21 Toimintonäkökulma: Kaikki ERP-toiminnallisuus jaetaan ao. pääalueisiin, jotka löytyvät kaikista ERPeistä. Logistiikka (SCM) Taloushallinto (F/A) Markkinointi & Myynti (~CRM) Prosessit = tarinat Henkilöstöhallinto (HRM) Mieti: kun kaupan kassalla vedetään tuotteen viivakoodi lukulaitteen läpi ja lisäksi asiakkaan kanta-asiakaskortti, mitä tietoa siitä kertyy näille osa-alueille?

22 Toimintonäkökulma NAVissa: Osastot > Myynti ja markkinointi (~CRM) Osastot > Henkilöstöhallinto (HRM) HR on NAVin heikkous, siksi aiheesta ei harjoituksia Osastot > Ostot (Logistiikka) Osastot > Varasto (Logistiikka) Osastot > Tuotanto (Logistiikka) Osastot > Taloushallinto (F/A) Dimensiot eli summatasot tärkeitä laskennassa/raportoinnissa ym. 22

23 Toimintonäkökulma: Taloushallinto Pääkirja = engl. General Ledger (G/L) Juoksevan kirjanpidon pitämisen tuloksena syntyvät kirjanpitokirjat: päiväkirja ja pääkirja Päiväkirjassa liiketapahtumat ovat tositenumero - eli aikajärjestyksessä Pääkirjassa samat liiketapahtumat esitetään järjestettyinä tileittäin Kirjausketju eli audit trail Liiketapahtumat on merkittävä kirjanpitoon siten, että kirjausten yhteys tositteesta peruskirjanpitoon ja pääkirjanpitoon sekä pääkirjanpidosta tuloslaskelmaan ja taseeseen on vaikeuksitta todettavissa. (Kirjanpitolaki, 2. luku, 6 ) Tilikartta (Chart of Accounts) yrityksen kirjanpitotilit luettelona tilit päivittyvät reaaliaikaisesti kirjaustapahtumien yhteydessä 23 Lähde:

24 2. Prosessinäkökulma

25 ERP-järjestelmä - Prosessinäkökulma Yrityksen tietojärjestelmä, jonka avulla pyritään tehostamaan liiketoimintaprosessien hallintaa Prosessilähtöinen ajattelutapa hoidetaan kokonaisia prosesseja eikä yksittäisiä toimintoja Järjestelmän eri toimintojen (~yrityksen eri osastojen) välinen integraatio tehostuu käyttäjän huomioitava ajatusmalli, jossa järjestelmän tehtäviä ei välttämättä tehdäkään itseä varten vaan prosessille joissakin organisaation toiminnoissa työmäärä saattaa lisääntyä muutosvastarinta 25

26 Prosessinäkökulma - yksittäiset toiminnot saavat merkityksen - asiakas mukana Asiakasnäkökulma ERPin rooli prosessissa 26

27 Microsoft Dynamics NAVin valinta HAAGA- HELIAn opetukseen Vuonna 2010 yli käyttäjää yli yrityksessä ja yli 150 maassa. Valmiit integraatiot muihin Microsoft-tuotteisiin, kuten Excel, Outlook, Word, SharePoint, SQL ja Windows lisäävät integroidun kokonaisratkaisun arvoa järjestelmän loppukäyttäjille. NAV markkinajohtaja pk-yrityksillä Suomessa SAP markkinajohtaja Suomen 100 suurimmassa yrityksessä SAP yhä HAAGA-HELIAn tarjonnassa valinnaisissa opinnoissa NAV on ERPpien kevyimmästä päästä Kun ymmärtää yhtä ERPpiä, helppo omaksua muitakin 27

28 Microsoft Dynamics NAVia käyttävien yritysten määrä

29

30 Tutkimus: Microsoft Dynamics ostajien suosikki Suomessakin Lähde: Aaran tutkimus

31 Microsoft Dynamics NAV -asiakkaita