Lapin yliopisto Arktisen keskuksen toiminta- ja organisaatiokäsikirja. Versio

Transkriptio

1 Arktisen keskuksen toiminta- ja organisaatiokäsikirja Versio

2 2 Sisällysluettelo 1. Arktisen keskuksen toiminta- ja organisaatiokäsikirja ( ) n organisaatio ja hallinto Arktisen keskuksen organisaatio ja hallinto Arktisen keskuksen hallinto Arktisen keskuksen johtoryhmä Arktisen keskuksen johtokunta Arktisen keskuksen kansainvälinen tieteellinen neuvottelukunta Arktisen keskuksen johtaminen Tulossopimus, TUSO Strategia 2020 ja strategian toimeenpanosuunnitelma (TPS) Toimintakertomus Kehityskeskustelut Tiedonkulku Arktisen keskuksen toiminta Tutkimus Laadunvarmistus Tiedeviestintä ja kirjasto Laadunvarmistus Tiedekeskus Laadunvarmistus Koulutus ARKTIS, Arktinen tutkijakoulu Laadunvarmistus Arctic Studies- ohjelma (ASP) Laadunvarmistus The Barents Arctic Network of Graduate Schools (BANG)/ Barentsin arktinen tutkijakouluverkosto Laadunvarmistus Luontoselvitys ja YVA-palvelut Laadunvarmistus Arktisen keskuksen talous- ja henkilöstöasiat Projektit ESS -järjestelmä Reportronic Palkkaus Matkustaminen Lomakkeet Toimitilat Arktisessa keskuksessa Muita henkilöstöasioita...31 Liitteet...32

3 3 1. Arktisen keskuksen toiminta- ja organisaatiokäsikirja ( ) Arktisen keskuksen toiminta- ja organisaatiokäsikirjan tarkoitus on antaa yleiskuva Arktisesta keskuksesta, sen toiminnasta ja laadunvarmistusjärjestelmästä. Se kuvaa Arktisen keskuksen sekä n organisaatio- ja johtamisen järjestelyt, Arktisen keskuksen ja sen yksiköiden laadunvarmistusjärjestelmän sekä antaa tietoa käytännöistä työntekijöille. Tämän käsikirjan teossa on käytetty apuna n laatukäsikirjaa (hyväksytty n hallituksessa ). Käsikirjaa päivitetään vuosittain. n on tutkimuslaitos, tiedeviestijä ja tiedekeskus. Valtakunnallisena yksikkönä, mutta osana a, sillä on tärkeä rooli arktisessa ja pohjoisessa tutkimusosaamisessa Suomessa. Arktisen keskuksen tutkimus tuottaa tietoa arktisesta luonnosta sekä sen fyysisistä ja sosiaalisista ympäristöistä. Tutkimus ja koulutus on monitieteistä ja se tuottaa monenlaisia tuloksia, kuten tieteellisiä artikkeleita ja monografioita, luento- ja kenttäopetusta, jatko-opiskelijoiden ohjausta, kirjoja, näyttelyitä, audiovisuaalista materiaalia, taidetta ja filmejä. Arktisen keskuksen tutkimus palvelee hallintoa ja päätöksentekoa. Näyttelyn asiakkaita ovat koulut, paikalliset asukkaat ja matkailijat. Tiedeviestinnän tietotuotteiden asiakkaita ovat useat eri ammattiryhmät, yritykset ja päättäjät. Kaavio 1.

4 4 Arktisen keskuksen visio on olla Arktisen tutkimuksen huippuyksikkö Suomessa. on eurooppalainen maailmanluokan asiantuntija kestävässä kehityksessä, globaalimuutoksessa sekä vähemmistö- ja ympäristöoikeudessa. tulee vakiinnuttamaan itsensä sosiaalisten ja ympäristövaikutusarvioiden keskeisimpänä tutkimusinstituuttina Lapissa ja Barentsin alueella. Tämä tieto on relevanttia paikallisille ja kansallisille päätöksentekijöille, poliitikoille ja yleisölle. tulee lisäämään näkyvyyttään arktisen ja antarktisen tiedon keskeisenä tuottajana 2. n organisaatio ja hallinto Yliopiston hallinnosta on säädetty yliopistolaissa ja asetuksessa sekä n johtosäännössä.. Opetusministeriö linjaa toimintaa strategioilla ja kehittämissuunnitelmilla, jotka konkretisoituvat vuotuisissa yliopistojen ja opetusministeriön tulossopimusneuvotteluissa. Laadunvarmistuksen organisoituminen ja vastuunjako perustuu yliopiston johtosäännössä oleviin määrittelyihin organisaatiosta ja vastuunjaosta. Hallitus linjaa yliopiston laatupolitiikan ja laatustrategian,

5 5 sekä hyväksyy yliopistotasoisen laatukäsikirjan. Hallituksen tehtävänä on myös arvioida miten laadunvarmistusjärjestelmä tukee yliopiston strategisten tavoitteiden saavuttamista. Yliopiston strategia toimii laadunvarmistusjärjestelmän perustana. Laadunvarmistuksen kokonaisuus kattaa tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan, opetuksen, yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen, johtamisen sekä hallinto- ja tukipalvelut. Yliopiston strategia määrittelee jokaiselle osa-alueelle tavoitteet, joiden pohjalta on asetettu kolmen seuraavan vuoden laatutavoitteet. Yliopiston organisaatio, hallinto ja laadunvarmistusjärjestelmä on kuvattu n laatukäsikirjassa ( 3 Arktisen keskuksen organisaatio ja hallinto 3.1 Arktisen keskuksen hallinto on n erillislaitos. Arktisella keskuksella on johtaja, johtokunta, johtoryhmä ja sekä kansainvälinen tieteellinen neuvottelukunta. Ks. kappaleet Arktisen keskuksen monitieteiseen tutkimukseen ja opetukseen kuuluvat globaalimuutoksen ja kestävän kehityksen tutkimusryhmät, Pohjoisen vähemmistö- ja ympäristöoikeuden instituutti, luontoselvitys- ja YVA-palvelut, Arktis-tutkijakoulu sekä Arctic Studies-ohjelma. Tiedekeskusnäyttely, tiedeviestintä ja kirjasto hoitavat tiedonvälitystä. Kaavio 2. Arktisen keskuksen hallinto.

6 6 3.2 Arktisen keskuksen johtoryhmä Arktisen keskuksen johtoryhmään kuuluu johtaja, yksiköiden päälliköt, johtajan varahenkilö ja Arktisen keskuksen hallintosihteeri. Johtoryhmä on vastuussa päivittäisestä toiminnasta, hallinnollisista asioista ja kehityksen yleisistä suuntaviivoista. Johtoryhmä kokoontuu säännöllisesti tarpeen mukaan. Johtaja: Paula Kankaanpää Tutkimusprofessori, globaalimuutos: Bruce Forbes Tutkimusprofessori, kestävä kehitys: Monica Tennberg (johtajan varajäsen) Tutkimusprofessori, Pohjoisen ympäristö- ja vähemmistöoikeuden instituutin (PYVI) johtaja: Timo Koivurova Tiedeviestinnän päällikkö: Liisa Kurppa Päätuottaja: Nicolas Gunslay Hallintosihteeri: Kari Haverinen

7 7 3.3 Arktisen keskuksen johtokunta Arktisen keskuksen johtokuntaan kuuluvat edustajat n tiedekunnista, n ylioppilaskunnasta ja Arktisen keskuksen henkilökunnasta. n ulkopuoliset edustajat ovat Helsingin, Turun, Oulun ja Joensuun yliopistoista, Metsäntutkimuslaitoksesta sekä Saamelaiskäräjiltä. Johtokunnan jäsenet, ks. liite 1. Arktisen keskuksen johtokunta tapaa n. 2-4 kertaa vuodessa. Päätösasioiden lisäksi johtokunta keskustelee Arktisen keskuksen toiminnan kannalta tärkeistä asioista. 3.4 Arktisen keskuksen kansainvälinen tieteellinen neuvottelukunta Arktisella keskuksella on tieteellinen neuvottelukunta, joka on nimetty kolmivuotiskaudelle Tieteellinen neuvottelukunta kokoontuu kerran vuodessa. Neuvottelukunnan jäsenet, ks. liite 2. Arktisen keskuksen johtoryhmä valmistelee materiaalit tieteelliselle neuvottelukunnalle. Neuvottelukunnalla on neuvoa-antava ja ohjaava rooli, jonka tehtävät ovat seuraavat: - Neuvottelukunta tukee Arktisen keskuksen johtamista antamalla neuvoa tutkimussuunnittelussa tiedekoulutuksessa, tiedonhallinnassa, viestinnässä ja tutkimuspalvelujen tarjonnassa. - Neuvottelukunta neuvoo Arktisen keskuksen strategian 2020 toteuttamisessa. Neuvottelukunta arvioi onko strategiaan asetettuja tavoitteita saavutettu. - Neuvottelukunta neuvoo Arktisen keskuksen työn laadun arvioinnissa. - Neuvottelukunta tukee Arktisen keskuksen kansallista ja kansainvälistä yhteistyötä ja verkostoitumista sekä tieteellisten kumppaneiden, julkisen että yksityisen sektorin kanssa. - Neuvottelukunta tukee Arktista keskusta saamaan ulkoista rahoitusta antamalla neuvoa ja arvovaltaa keskukselle. 3.5 Arktisen keskuksen johtaminen Tulossopimus, TUSO on n valtakunnallinen yksikkö. Se tarkoittaa sitä, että 60% sen perusrahoituksesta tulee erillisenä määrärahana opetusministeriöltä ja rahoittaa 40% perusbudjetista. Budjetista neuvotellaan yliopiston rehtorin kanssa vuosittain. Arktisen keskuksen rahoitus on osa yliopiston laajempaa budjettijärjestelmää. saa syksyisin ohjeet yliopiston suunnittelu- ja rahoitusyksiköltä tulevan vuoden toiminnan ja talouden suunnitteluun. Samalla se pyytää yksikön esitykset tulevan vuoden tulossopimukseen (TUSO). Arktisen keskuksen

8 8 TUSO-esitys on valmis marraskuussa. Loka-joulukuussa yliopiston johdon kanssa käytävissä tulosneuvotteluissa käydään läpi seuraavan vuoden TUSO-esitys määrällisine ja laadullisine tavoitteineen, määrärahoineen sekä hankkeineen. Samalla arvioidaan kulunutta vuotta. n toiminnanohjauksen vuotuinen sykli, kaavio 3: Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu Helmikuu Maaliskuu Yliopiston TUSO:n Raportointiohjeet TPS:n Yliopiston Yliopiston kehittämispäivät valmistelu valmistelu TPS ja TUSO toimintakertomus yksiköissä Tuloskeskustelut ministeriössä ja tilinpäätös yksiköissä, rehtori-yksikön johtaja Yksiköiden itsearviointi ja raportointi Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Heinäkuu Elokuu Ministeriön TUSOn Rehtorin kurkistukset Kehityskeskustelut Kehityskeskustelut Kehityskeskustelut vastaesitys yksiköissä, koko henkilökunta VPJ-keskustelut osallistuu Tuloskeskustelu, OPM-rehtori Lyhenteet: TUSO = tulossopimus, TPS = toimeenpanosuunnitelma, VPJ = valtion palkkausjärjestelmä, OPM = opetusministeriö Strategia 2020 ja strategian toimeenpanosuunnitelma (TPS) laatii vuosittain strategian toimeenpanosuunnitelman eli TPS:n (ennen talous- ja toimintasuunnitelma, TTS) yliopistolle joulukuun loppuun mennessä. Arktisen keskuksen strategia 2020 ohjaa keskuksen toimintaa sekä määrittelee sen profiilialueet ja kehittämisen painopisteet.

9 Toimintakertomus raportoi toiminnastaan ja voimavarojensa käytöstä vuosittain toimintakertomuksessa. Arktisen keskuksen tutkimushenkilöstön toiminnasta kerätään vuosittain tiedot julkaisuista, hankkeista ja muusta tieteellisestä, kansainvälisestä ja yhteiskunnallisesta toiminnasta Kehityskeskustelut Arktisen keskuksen yksiköiden johtaja ja päälliköt käyvät jokaisen työntekijän kanssa keväällä kehityskeskustelun sekä palkkaneuvottelut. Kuitenkin tutkijat, joiden vaativuustaso on 5 tai korkeampi, käyvät palkkaneuvottelut joka kolmas vuosi, vaikka kehityskeskustelut käydään kaikkien kanssa vuosittain Tiedonkulku Sisäisen tiedonkulun välineitä Arktisessa keskuksessa ovat: - johtoryhmän kokoukset - yksikköpalaverit - toimistohenkilökunnan kokoukset - henkilöstöpalaverit ja kehittämispäivät - viikoittainen sähköpostimemo - sähköpostilista (ak-lista) - intranet ja ilmoitustaulut (esim. johtokunta ja muu kirjallinen materiaali) - n viestinnän sähköpostiviestit ja muu tiedotus Arktisen keskuksen sähköpostilistalle (ak-lista) kaikki henkilökuntaan kuuluvat voivat laittaa ilmoituksia tulevista tapahtumista tai muita tiedotuksia. Säännöllisessä käytössä on myös Arktinen viikkomemo, joka lähetetään viikoittain sähköpostilla henkilökunnalle. Siinä tiedotetaan Arktisen keskuksen ajankohtaisista asioista, esim. vieraista, rahoitusuutisista, luennoista, kokouksista, matkoista ja lomista. Koko henkilökunnalta pyydetään aineistoa sähköpostimemoon viikoittain. Ajankohtaisista asioista tiedotetaan myös ilmoitustauluilla. Arktisen keskuksen syyskuisten henkilöstöpäivien lisäksi keväisin järjestetään yhteinen kevätretki tai tapahtuma. Henkilökuntatilaisuuksissa johtaja antaa katsauksen asioista ja käydään keskustelua ajankohtaisista asioista.

10 10 Arktisen keskuksen jokainen yksikkö pitää säännöllisesti omia palaverejaan, joissa käsitellään ajankohtaisia yliopiston, Arktisen keskuksen ja yksikön asioita. Myös kehityskeskustelut ovat osa Arktisen keskuksen tiedonkulkua. Arktisen keskuksen ja yliopiston välinen tiedonkulku jaksottuu TUSO-vuoden raportointi- ja sopimuskierron mukaan. Arktisen keskuksen edustaja on läsnä kokouksissa yliopiston hallituksen, tiedekuntien ja muissa työryhmissä pitkin vuotta. Arktisen keskuksen johtaja on yliopiston vararehtori ja tiedeneuvoston puheenjohtaja. on tärkeässä asemassa yliopiston Arktisen ja pohjoisen tutkimusohjelmassa. n viestinnän tiedotteet tulevat Arktiseen keskukseen ja puolestaan toimittaa kaikki tiedotteensa ylipiston viestinnälle. Lapin ylipiston ja Arktisen keskuksen verkkosivut on linkitetty ristiin. Arktisen keskuksen jatko-opiskelijat ovat n tiedekuntien opiskelijoita ja osallistuvat omien tiedekuntiensa seminaareihin ja muihin tilaisuuksiin. Arktisella keskuksella on talon ulkopuolisia hankkeita ja partnereita. Arktisen keskuksen johtokunta toimii myös tiedonvälityksen kanavana Arktisen keskuksen ulkopuolelle. Arktisen keskuksen tiedeviestintäyksikkö ja kirjasto sekä tiedekeskusnäyttely välittävät tietoa päätöksentekijöille, Arktiselle neuvostolle, Barentsin neuvostolle, ministeriöille, alueellisille ja paikallisille yhteistyökumppaneille, suurelle yleisölle sekä koululaisille. Arktisen keskuksen kirjastoa käyttävät sekä tutkijat että vierailijat. IPY-verkkosivut tiedottavat Kansainvälisestä polaarivuodesta (International Polar Year). Arktinen keskus ja sen tutkijat osallistuvat aktiivisesti Kansainvälisen polaarivuoden tutkimus- ja tiedonvälityshankkeisiin. välittää tietoa arktisen tutkimuksen tuloksista myös kansalliselle ja kansainväliselle medialle. Palautteen antaminen Arktisen keskuksen sisällä tapahtuu normaalin päivittäisen toiminnan ja arkisen kanssakäymisen kautta. Arktisen keskuksen kahvihuoneessa on palautelaatikko, johon työntekijät voivat nimettöminä jättää ehdotuksia yms.

11 11 4. Arktisen keskuksen toiminta 4.1 Tutkimus on kansainvälinen tiedeinstituutti, joka houkuttelee tutkijoita kaikkialta maailmasta. Arktisen keskuksen tutkimus on monitieteistä. Tästä syntyvä luova työ mahdollistaa tutkimusyhteistyön uusia ja kokeellisia muotoja. Monitieteinen tutkimus myötävaikuttaa jokaisen yksittäisen tutkijan erityisalan kehittymiseen. Arktisen keskuksen monitieteisyyttä toteutetaan laadukkaasta erikoistumisesta tinkimättä. Arktisessa keskuksessa tehdään tutkimusta kolmessa tutkimusryhmässä: - Globaalimuutoksen tutkimusryhmä johtajana tutkimusprofessori Bruce Forbes Luontoselvitys ja YVA-palvelut Ilmastonmuutoksen ja glasiologian tutkimusryhmä - Kestävän kehityksen tutkimusryhmä johtajana tutkimusprofessori Monica Tennberg Arktisten alkuperäiskansojen ja saamen tutkimuksen toimisto - Pohjoisen ympäristö- ja vähemmistöoikeuden instituutti (PYVI) johtajana tutkimusprofessori Timo Koivurova Laadunvarmistus Yliopistossa toimii hallituksen asettama tiedeneuvosto, jonka puheenjohtaja on tutkimuksesta vastaava vararehtori. Tiedeneuvosto on asiantuntijaelin tutkimustoiminnan edistämisessä, tutkimusedellytysten, tutkimuspolitiikan, tutkimuksen laatuun ja arviointiin sekä tutkijan uran edistämiseen liittyvissä asioissa. Se valmistelee hallitukselle esityksiä yliopiston tutkimuksen painopistealoiksi sekä laatii yliopiston sisäisten tutkimusmäärärahojen jaon periaatteet. Tiedeneuvosto on myös yliopiston tutkimuseettinen elin. Yliopisto on sitoutunut siihen, että yliopiston tutkimustoiminnassa noudatetaan tutkimuseettisen neuvottelukunnan n tutkimuseettiset toimintaohjeet oppaaseen koottuja ohjeita. Yliopistossa on lisäksi eettinen säännöstö ssa

12 12 noudatettavista eettisistä periaatteista ja menettelytavoista. Ks. liite 3 Tutkimusprojektiopas ( ja liite 4 n tutkimuseettiset toimintaohjeet ( Tutkimusta sääntelevät monet lait ja asetukset sekä yliopiston sisäiset ohjeet, joista keskeisimpiä ovat seuraavat: Yliopistolaki Valtion talousarviosta annettu laki ja asetus Valtion maksuperustelaki ja asetus Arvonlisäverolaki Valtion virkamieslaki ja -asetus Laki viranomaisten toiminnasta julkisuudessa Hallintolaki Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta Yhdenvertaisuuslaki Tekijänoikeutta koskeva lainsäädäntö Patenttilaki Laki korkeakouluissa tehtäviin keksintöihin Laki kilpailunrajoituksista Hankintoja koskeva lainsäädäntö n taloussääntö n projektiohjeet: KTK, TTK ja Mela Hankehallinnon ohje Hyvä tieteellinen käytäntö ja sen loukkausten käsitteleminen opas Tutkimuksen projektiopas ssa (tekeillä) Hyvä tieteellinen käytäntö ssa (tekeillä) Tieteellistä laatua arvioidaan jatkuvasti tiedeyhteisön vakiintuneiden arviointikäytäntöjen avulla. Tieteellinen vastuu on jokaisella tutkijalla, mutta yliopiston strategisten linjausten mukaisesti kunkin tiedekunnan ja yksikön johtaja on vastuussa yksikössä suoritettavan tutkimuksen alueesta, laadusta, hallinnoinnista ja voimavaroista tutkimuksen johtajien ja professorien kanssa. Tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan laatutavoitteet vv : - Yliopiston strategisen toiminnanohjauksen avulla ohjataan ja seurataan tiedekuntia

13 13 - ja yksiköitä toteuttamaan painopistealueille suuntautuvaa tutkimustoimintaa. - Muodostetaan tutkimusryhmiä erityisesti yliopiston, tiedekuntien ja tutkimusyksi- - köiden painopistealueille. - Tutkimushenkilökunnan rekrytoinneissa tiedekunnat ja yksiköt noudattavat yliopiston tutkimusprofiilia ja vahvistavat omia painoalueitaan. - Tehostetaan kansainvälistä tutkijarekrytointia. - Tutkijoiden ja jatko-opiskelijoiden rekrytointi suunnitellaan pitkäjänteisesti ja tavoitteellisesti. - Järjestetään koulutusta tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan sekä innovatiivisten - työryhmien johtamiseen. - Organisoidaan kansainvälisen tutkimusrahoituksen tukipalvelut. - Tiedekunnille ja yksiköille asetetaan ulkopuolisen tutkimusrahoituksen määrärahatavoitteet. - Asetetaan julkaisutavoitteet tutkimus- ja opetushenkilökunnalle ja huomioidaan - julkaisemiseen tarvittava ajankäyttö. - Referee-sarjoissa julkaistaan vähintään yhtä paljon kuin kyseessä olevalla tutkimus- - alalla keskimäärin. - Osallistutaan tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan ulkopuolisiin arviointeihin. - Yliopistossa on vähintään yksi tutkimuksen huippuyksikkö. Tutkimustulokset ovat pääsääntöisesti julkisia, tiedeyhteisön ja yhteiskunnan käytettävissä. Tutkijat itse valitsevat tieteellisen julkaisufoorumin ja muut julkaisemistavat. Täydentävän rahoituksen tutkimuksen raportoinnissa noudatetaan rahoituspäätöstä, rahoittajan antamia ehtoja ja mahdollista tutkimussopimusta. Yliopiston viestintäpalvelut ja Arktisen keskuksen tiedenäyttely tiedottavat omalta osaltaan tuloksista suurelle yleisölle. Yliopistolla on omia tiedekuntien ja yksiköiden julkaisusarjoja, jotka tarjoavat kanavan väitöskirjoille ja muille yliopistossa tehdyille tutkimuksille ja selvityksille. Yliopiston kirjaston yhtenä vastuualueena toimiva yliopistopaino julkaisee yliopiston monografioita. Tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan tuloksellisuutta yliopisto mittaa arviointi-indikaattoreiden avulla. Ne kuvaavat tutkimuksen laatua, tutkimusverkostoja, rahoitusta ja julkaisujen määrää. Julkaisutiedot kootaan vuosittain yliopiston HILLA-tietokantaan ja Kota-tietokantaan.

14 14 Tutkimusta tukeva hallinto ja tutkimusprosessien sujuvuus auttavat tutkijoiden työtä sekä tutkimuksen johtamista, ohjausta ja kehittämistä. Ks. tutkimuksen prosessikaaviot, kaavio 3: Ideasta suunnitelmaan ja kaavio 4: Tutkimuksen toteuttaminen. Tutkimusprosessi ssa Kaavio 4. Ideasta suunnitelmaan.

15 15 Tutkija/tutkijat Yhteistyökumppanit Yksikkö Hallinto Rahoittaja Viestintäpalvelut Tutkimussuunnitelman aloitus Tutkimusidea syntyy LaY:n strategian tuki Muodostetaan tutkimusryhmä (tutkijat ja jatko-opiskelijat) Neuvotellaan y hteisty östä sidosryhmän kanssa Tiedotus Tutkimussuunnitelma Kommentointi Kommentointi Kielenhuolto Konsultointi / Mahdollinen aiehaku Budjetoidaan tutkimushanke Neuvotellaan rahoitussuunnitelmasta (tilat, sivukulut ym.) Neuvottelut Valmis hakemus esiteltäväksi Kielentarkastus Konsultointi Johtaja hyväksyy Rehtori hyväksyy - yliopisto sitoutuu Tarvittaessa hakemuksen täydentäminen Hakemuskäsittely Saadaan tieto rahoittajalta Rahoituspäätös Tiedotetaan Tiedotus Tiedotus Tiedotus rahoituspäätöksestä Projektin avaus Projekti käynnistyy

16 16 Kaavio 5. Tutkimuksen toteuttaminen. Tutkija/tutkijat Yksikkö Hallinto Rahoittaja Viestintäpalvelut Tutkijoiden ja jatko-opiskelijoiden rekrytointi Palvelussuhde syntyy (HAS) Tutkijat aloittavat ty önsä Tutkimussopimusneuvottelut Infrapalvelut (ATK, HATI, kirjasto ja kielenhuolto) TUTKIMUS-/ TAITEELLINEN TYÖ Tutkimusryhmän toiminta: julkaiseminen, konferenssit ja v erk ostot, laadunvalvonta, tutk imuk sen tunnetuksi tekeminen ja yhteiskunnallinen vaikuttaminen, uusien tutkimuideoiden synty minen Toimintakertomus - raportointi Yksikön tulossopimusneuv ottelu ja kehityskeskustelu Tutkimuksen hyödyntäminen opetuksessa Tulosneuvottelu rehtorin kanssa Väliraportti Tiedotus Tutkimus valmistuu ja julkaistaan Loppuraportti 4.2 Tiedeviestintä ja kirjasto Arktisen keskuksen tiedeviestintä, tiedekeskusnäyttely ja kirjasto välittävät tietoa arktisen alueen uusimmasta tutkimuksesta. Tiedeviestinnän päätehtävä on tarjota ammattimaista tietoa internetissä tutkijoille ja erityisasiantuntijaryhmille. Se myös tuottaa popularisoituja verkkosivuja sekä tiedekeskuksen muokkaamasta että muusta arktisesta tiedosta laajemmalle yleisölle, esim. asiasta kiinnostuneille, opiskelijoille ja koululaisille.

17 Laadunvarmistus Tiedeviestinnän laadunvarmistusjärjestelmällä tarkoitetaan menettelytapoja, joiden avulla turvataan toiminnan järjestelmällistä toteuttamista, kehittämistä ja tavoitteiden saavuttamista. Järjestelmällä varmistetaan strategisten tavoitteiden toteutuminen. Tiedeviestinnän laadunvarmistusjärjestelmä on dokumentoitu toimintakäsikirjaan, joka koostuu prosessikartasta ja kartan toimintojen kuvauksista (saatavilla Arktisen keskuksen laatua käsitteleviltä verkkosivuilta). Tiedeviestintä, osana Arktista keskusta, lisää tietämystä ja ymmärrystä arktisista aiheista kokoamalla ja viestittämällä niistä tietoa asiantuntijoille ja suurelle yleisölle. Se kokoaa, välittää ja popularisoi tietoa arktisista aiheista kotimaisille ja kansainvälisille asiantuntijoille ja suurelle yleisölle Arktisen keskuksen tutkimuksen ja tiedekeskusnäyttelyn strategisena kumppanina. Kaavio 6.

18 18 Tiedeviestinnän laadunhallinta muodostuu seuraavista osista: prosessikartta toiminnoista eli prosesseista kirjalliset prosessikuvaukset, jotka löytyvät tiedeviestinnän Intrasta Optimasta, jossa ne ovat koko tiedeviestinnän henkilöstön käytössä. Prosessikartta ja toimintojen kuvaukset toimivat tiedeviestinnän laatu- ja toimintakäsikirjana. Prosessikartta koostuu tiedeviestinnän ydin-, tuki- ja kehitysprosesseista. Ydinprosessit muodostuvat niistä keskeisistä tehtävistä, joita varten tiedeviestintä on olemassa: YDINPROSESSIT Y1 Tiedon tuottaminen Y1.1 Verkkoaineiston sisällöllinen tuottaminen Y1.2 Verkkoaineiston tekninen tuottaminen Y1.3 Verkkoaineiston ylläpito Y2 Y3 Y4 Y5 Y6 Kehittämishankkeiden toteuttaminen Tiedon välittäminen Y3.1 Verkkotiedottaminen Y3.2 Lehtiartikkeleiden ja tiedotteiden tuottaminen Y3.3 Toiminnan esittelyt Y3.4 Esitteiden tuottaminen Y3.5 Julkaisujen vaihto Y3.6 Julkaisujen myynti Y3.7 Teemaviestintä/Kirjanäyttelyt Y3.8 Kouluyhteistyö Asiakaspalvelu Y4.1 Tiedonhaut Y4.2 Henkilökohtainen neuvonta Y4.3 Lainaus Y4.4. Kirjaston ylläpito Tiedonhankinnan koulutus Atk- ja AV-asiantuntijapalvelut Y6.1 Konferenssi- ja kokouspalvelut Y6.2 Käytön tuki ja neuvonta Y6.3 Tiedekeskuksen tekniikan ylläpito Y6.4 Atk-suunnittelu Y6.5. Atk-hankinnat Y6.6. Koneiden asentaminen Y6.7. Ohjelmistojen asentaminen Y6.8. Korjaaminen

19 19 Tukiprosessit tuottavat palveluita ydinprosesseille tai toisille tukiprosesseille. Kehitysprosessit parantavat sekä ydin- että tukiprosessien suorituskykyä esim. tietämyksen hallinta (mm. hiljaisen tiedon siirtäminen). Prosesseille on nimetty prosessivastaavat, jotka huolehtivat prosessikuvauksen päivittämisestä Optimaan. Tiedeviestintä työskentelee tiiminä. Säännöllisissä palavereissa käydään läpi tehtäviin liittyviä prosesseja ja palautteita. kehittämistavoitteiden seuranta työtulosten arviointia kehitetään, jotta vaikutuksia voidaan seurata laaditaan suunnitelma palautteen keräämiseksi määräajoin selvitetään resurssikartoituksella työpanoksen kohdistuminen eri prosesseille. Tulosten perusteella voidaan katsoa onko henkilöstöresurssit kohdennettu oikein. Toimintatapojen kehittäminen on jatkuvaa. Toimintaympäristön ja tietojärjestelmien muutosten asettamat haasteet nostavat esiin uusia palvelujen ja toimintojen kehittämistarpeita. Uudenlainen toimintaympäristö edellyttää myös osaamisen jatkuvaa kehittämistä ja tarvittaessa myös resurssien uudelleen kohdentamista. Yhteyshenkilö: Liisa Kurppa 4.3 Tiedekeskus Muuttuva Arktis-tiedekeskusnäyttely popularisoi arktista tietoa näyttelyvieraille. Se esittelee pohjoisten alueiden olosuhteita, luontoa, kulttuureja ja arktisiin olosuhteisiin sopeutumista sekä monitieteistä arktista tutkimusta. Näyttelyssä tuodaan esille pohjoisten alueiden muutoksia, kuten ilmastonmuutosta ja alkuperäiskansojen asemaa muuttuvassa maailmassa. Tiedekeskuksen tehtävä on: - Kehittää näyttelyä ja siihen liittyviä toimintoja, joissa tieteestä kerrotaan ja sitä koetaan opettavalla ja viihdyttävällä tavalla laajalle yleisölle;

20 20 - Tiedottaa ajankohtaisista arktisista tutkimuksista ja sen tuloksista yleisölle, matkailijoille, perheille ja kouluille; - Tiedeviestintäkoulutus osa tiedekeskuksen strategiaa lähentyä yliopiston perustehtävää eli opettamista n opiskelijoille järjestetty seminaari, jota suunnitellaan toteuttavaksi uudestaan, mahdollisesti vakiintuneena osana opetustarjontaa Tiedekeskuksen strategiset tavoitteet: - Lisätä yleisön tietoisuutta arktisesta tutkimuksesta sekä sen mielenkiintoa arktisiin asioihin näyttelyiden avulla; - Osaltaan parantaa arktisen tiedon välitystä ja sen ymmärrystä arktisen tutkimuksen popularisoinnin avulla; - Tehdä tiede houkuttelevaksi nuorisolle sekä tiedottaa yleisöä ajankohtaisista arktisista asioista verkostoitumalla koulujen ja koulutuspalvelujen kanssa; - Olla koulutuksen ja turismin alalla merkittävä toimija näyttelyn aktiviteettien kehittämisen kautta; - Osallistumalla kansainvälisiin projekteihin tiedekeskus osaltaan myötävaikuttaa tiedeviestinnän työkalujen kehittämiseen yhteistyössä kansallisten ja kansainvälisten partnereiden kanssa. - Toimia Edutainment palvelujen tuottajana (turismin ja vapaa-ajan aktiviteetteihin kohdentamalla markkinointia turismin alan toimijoihin Laadunvarmistus Operatiiviset laadunvarmistusta tukevat metodit: Näyttely-yksikön laadunvarmistus pohjautuu useisiin sisäisiin prosesseihin, jotka liittyvät näyttelyn aktiviteetteihin. Prosessikuvaus on ohjenuorana työn laadun takaamisessa (prosessikuvaukset löytyvät Arktisen keskuksen laatu-verkkosivuilta internetistä). Laaduntarkkailun metodit pohjautuvat neljään päälähestymistapaan: Yksikkökokous: - yksikkökokous, - suunnittelukokous, - näyttelyn ylläpitopäiväkirja, - palaute käyttäjiltä

21 21 Näyttely-yksikkö pitää säännöllisiä kokouksia, joissa henkilökunta raportoi, jos näyttelyssä tai muissa aktiviteeteissa on huomattu ongelmia. Sitten tiimi tekee ratkaisusuunnitelman ja tehtävät ongelman ratkaisemiseksi jaetaan tiimin kesken. Suunnittelukokous: Suunnittelukokoukset liittyvät näyttelyn ja projektien tuottamiseen. Se ovat pääväline, jonka avulla seurataan prosessia, jaetaan tehtävät ja laaditaan aikataulu. Kokouksissa suunnitelmaa sovitetaan tarpeisiin ja henkilökunnan vaatimuksiin sekä arvioidaan sen edistymistä. Suunnittelukokouksiin osallistuvat näyttelytiimin jäsenet ja lopulta myös konsultit, asiantuntijat, tiedemiehet, sekä urakoitsijat ja aliurakoitsijat. Ylläpitopäiväkirja: Näyttely-yksikkö seuraa ja varmistaa näyttelyn osien ja teknologian laatua ylläpitopäiväkirjan avulla. Päiväkirjassa on kaikki tekninen informaatio, tavaran toimittajat, tieto ja päivämäärät tehdyistä ylläpitotöistä eli tarkistukset, korjaukset, vaihtamiset jne. Näyttelytilojen ylläpito ja tarkistaminen on yksikön teknisen henkilökunnan työtä. Heistä on aina ainakin yksi paikalla teknisten ongelmien varalta. Käyttäjien palaute: Näyttelyvierailta kootaan palautetta, jotta varmistetaan asiakaspalvelun laatu. Palaute kootaan systemaattisesti kyselylomakkeen avulla, jonka vieraat saavat näyttelyssä käynnin jälkeen. Näyttelyyksikkö kerää säännöllisesti myös perusteellisempia asiakastutkimuksia kyselylomakkeiden sekä asiakaskeskustelujen ja haastattelujen avulla. Näkyvyys mediassa on myös yksi keino kerätä palautetta ja se toimii indikaattorina työn ja aktiviteettien kehittämisen arvioinnissa. Yhteyshenkilö: Nicolas Gunslay, päätuottaja 4.4 Koulutus

22 22 Arktisessa keskuksessa ARKTIS-tutkijakoulu ja Barents Arctic Network of Graduate Schools (BANG) vastaavat jatkokoulutuksesta ja Arctic Studies Program perusopintotason koulutuksesta. Erityisesti opiskelijoiden ohjauksessa eräs ohjauksen ja laadun kehittämiseen tähtäävä laadun varmistamistoimenpide on itsearviointi. n jatkokoulutusta antavien yksiköiden käyttöön on kehitetty itsearviointityökalu (Tieteellisen jatkotutkintokoulutuksen itsearviointimatriisi), jonka avulla yksiköt arvioivat eri osatekijöiden suhteen tieteellisen jatkotutkintokoulutuksensa laatua neliportaisen kriteeristön avulla (puuttuva, alkava, kehittyvä, edistynyt). Yksiköt tekevät jatkokoulutuksen itsearvioinnin kerran vuodessa. Tulokset raportoidaan rehtorille osana yliopiston toiminnanohjaus- ja laatujärjestelmää kurkistusneuvottelujen yhteydessä. Itsearvointien yhteenvedot lähetetään kerran vuodessa tiedoksi opetusneuvostolle ARKTIS, Arktinen tutkijakoulu ARKTIS-tutkijakoulun perustehtävä on kouluttaa tohtoreita, joilla on erityistä asiantuntemusta arktisissa tutkimuskysymyksissä. Tutkijakoulu tuottaa väitöskirjoja, korkean tason kansainvälistä tutkimusta ja ammattimaisia tutkijoita. ARKTIS-tutkijakoulu rekrytoi jatko-opiskelijoita, tarjoaa heille ohjausta ja jatkokoulutusta, auttaa opiskelijoita löytämään rahoitusta, tukee opiskelijoiden liikkuvuutta ja muodostaa kansallisen ja kansainvälisen Arktisen tutkimuksen verkoston. Koululla on 20 jatko-opiskelijaa, jotka ovat kirjoilla Lapin, Oulun, Helsingin ja Joensuun yliopistoissa. Koulu on saanut kaksi kertaa opetusministeriön rahoitusta viiteen kokopäiväiseen jatkoopiskelijapaikkaan toimintansa aikana (kausille ja ). Suomalaisten opiskelijoiden lisäksi ARKTIS kouluttaa kansainvälisiä opiskelijoita, jotka väittelevät tutkijakoulun suomalaisissa yhteistyöyliopistoissa. Ulkomaalaisten opiskelijoiden osuus on n. 25 %. Koulun työkielenä on englanti. ARKTIS-tutkijakoulun erityiset tavoitteet ovat: - edistää erilaisten tieteenalojen yhteistyötä ja vuoropuhelua arktisessa tutkimuksessa - nostaa arktisten kysymysten monitieteellisen tutkimuksen tieteellistä tasoa ja arvostusta - tehostaa tutkijankoulutusta