Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) Tarkastuslautakunta

Transkriptio

1 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) Aika , klo 14:08-16:22 Paikka Kokoustila Narvik, 1.krs Käsitellyt asiat 141 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 142 Pöytäkirjan tarkastus 143 Työjärjestyksen hyväksyminen 144 Ajankohtaiset asiat 145 Talouskatsaus lokakuu Salassa pidettävät päätökset tarkastuslautakunnan arvioinnissa 147 Talousarvion valmisteluprosessin arviointia 148 Laatutyö osana johtamisen arviointia 149 Kaupungin johtoryhmä osana johtamisen arviointia 150 Ennakkokäsityksen hankinta 151 Tarkastuslautakunnan tammi- ja helmikuun 2019 kokousaikataulu 152 Kokouksen päättäminen

2 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) Saapuvilla olleet jäsenet Jaakko Huttunen, puheenjohtaja Mari Jolanki, 1. varapuheenjohtaja Anna Suomalainen Antti Liikkanen Matti Pöykkö Sanna Luoma Heikki Poranen, varajäsen Muut saapuvilla olleet, kaupunkitarkastaja, sihteeri Jari Kotimäki, tarkastuspäällikkö Riitta Erola, kehitysjohtaja, kuultavana 148, saapui 14:20, poistui 15:00 Poissa Petri Keihäskoski Allekirjoitukset Jaakko Huttunen Puheenjohtaja Sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty Sanna Luoma Pöytäkirjan nähtävänäolo Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla alkaen.

3 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) 141 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus rauni.jokelainen@rovaniemi.fi kaupunkitarkastaja Kokouksen päätösvaltaisuuden osalta todetaan Kuntalain 103 :n määräys, jonka mukaan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Valtuusto on kuntalain 90 :n nojalla määrännyt hallintosäännössä toimielinten kokousmenettelystä. Määräykset koskevat mm. kokouksen koollekutsua sekä kokouksesta ilmoittamista ja esityslistan julkaisua. Hallintosäännössä ei ole määräaikaa kokouksen koollekutsumiseksi. Hallintosäännön 138 :n mukaisesti avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä onko kokous laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen". Puheenjohtaja avaa kokouksen ja toteaa läsnäolijat. Keskustelun jälkeen puheenjohtaja toteaa tarkastuslautakunnan kokouksen olevan laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen. Puheenjohtaja totesi läsnäolijat. Kokous todettiin olevan laillinen ja päätösvaltainen.

4 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) 142 Pöytäkirjan tarkastus rauni.jokelainen@rovaniemi.fi kaupunkitarkastaja Hallintosäännön 150 :n mukaisesti pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjan tarkastaja. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Hallintosäännön mukaan pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa myös sähköisesti. Toimielin päättää pöytäkirjan tarkastajan valinnan lisäksi tarkastuksen aikarajasta, joka ajoittuu kokouspäivästä lukien seuraavan seitsemän päivän sisälle. Pöytäkirja julkaistaan kokouksesta kahdeksantena päivänä kaupungin verkkosivuilla. Julkaisun päivämäärä merkitään pöytäkirjaan, eikä pöytäkirjoja kuuluteta ilmoitustaululla. Kokouksen päättyessä ei ole erillistä päätösasiaa pöytäkirjan tarkastamisesta. Kokouksen pöytäkirjantarkastajaksi valitaan tarkastusvuorossa seuraavana oleva Sanna Luoma. Todetaan, että pöytäkirjan tarkastuksen aikaraja on Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Sanna Luoma ja todettiin tarkastuksen aikaraja.

5 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) 143 Työjärjestyksen hyväksyminen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi kaupunkitarkastaja Käsiteltävät asiat ilmoitetaan ennalta jaetussa kokouskutsussa ja sen mukana seuranneessa esityslistassa. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä (Hallintosääntö mom). Toimielin voi esittelijän ehdotuksesta tai jäsenen ehdotuksesta, jota on kannatettu, ottaa yksimielisellä päätöksellä käsiteltäväksi asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa (Hallintosääntö mom). Tarkastuslautakunta käsittelee asiat esityslistan mukaisessa järjestyksessä. Tarkastuslautakunta päätti esittelijän esityksen mukaisesti.

6 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) 144 Ajankohtaiset asiat rauni.jokelainen@rovaniemi.fi kaupunkitarkastaja Kokouskäytännön mukaan toimielimen kokouksen alussa pidetään esittelijän katsaus ajankohtaisista asioista : - tarkastuslautakunnan koulutus- ja opintomatka Ouluun , lyhyt palautekeskustelu asiasta - muut ajankohtaiset asiat Tarkastuslautakunta kuulee esittelijän esitykset ja merkitsee ne tiedoksi. Tarkastuslautakunta kuuli ja merkitsi tiedoksi ajankohtaiset asiat. Lautakunnalle jaettiin Kuntaliiton julkaisu nimeltään "Kehittyvä tarkastuslautakunta tavoitteiden toteutumisen ja tuloksellisuuden arvioijana". Lauatkunnalla ei ollut muita ajankohtaisia asioita.

7 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) 145 Talouskatsaus lokakuu 2018 ROIDno rauni.jokelainen@rovaniemi.fi kaupunkitarkastaja Tarkastuslautakunta seuraa talouden toteutumaa säännöllisesti kokouksissaan (HS 65 ). Tilikaudelle 2018 on valtuusto hyväksynyt lautakunnan toimintakatteeksi euroa. Kyse on lautakunnan koko vuoden bruttokuluista, sillä erillisiä tuloja ei lautakunnalla ole. Tammi - lokakuun aikana toimintakuluja on kertynyt euroa, joka on 68, 5 % talousarviosta. Jos kulut olisivat toteutuneet saman määräisenä joka kuukausi, talousarvioista olisi toteutunut tähän mennessä 83 % / euroa. Tarkemmat lokakuun luvut esitetään kokouksessa. Tarkastuslautakunta merkitsee talouskatsauksen lokakuu 2018 tiedoksi. Tarkastuslautakunta merkitsi tiedoksi lokakuu 2018 talouskatsauksen. Tiedoksi -

8 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) 146 Salassa pidettävät päätökset tarkastuslautakunnan arvioinnissa ROIDno Jari Kotimäki jari.kotimaki@rovaniemi.fi tarkastuspäällikkö Valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan hallinnon ja talouden tarkastuksen sekä arvioinnin järjestämistä varten. Tarkastuslautakunta vastaa mm. tilintarkastusta koskevan tarjouskilpailun järjestämisestä sekä tilintarkastuksen painopisteiden määrittelystä. Lautakunnan arvioinnissa lähtökohtana ovat valtuuston asettamat talouden ja toiminnan tavoitteet koko konsernitasolla. Lautakunnan arvioinnin piirissä on myös tuloksellisuus ja tarkoituksenmukaisuus. Arvioinnin lähteenä tarkastuslautakunnalla on mm. talousarvio, osavuosikatsaukset, tilinpäätös sekä kokousten päätöspöytäkirjat. Lautakunnan jäsenet seuraavat ns.nimikkolautakuntia. Kuntalain 124 1mom varmentaa, että kaikki oleellinen hallinnon tieto ja päätöksentekoaineisto on lautakunnan käytettävissä: "Tarkastuslautakunnalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tiedot ja nähtäväkseen asiakirjat, joita se pitää tarpeellisena arviointitehtävän hoitamiseksi". Erityinen tiedonsaantioikeus ei kuntalain nojalla ulotu konserniyhteisöihin ja osakkuusyhtiöihin. Tarkastuslautakunnan tiedonsaantioikeutta voidaan kuitenkin laajentaa: "Erityisesti yhtiöjärjestykseen ja osakassopimuksiin voidaan ottaa luottamushenkilöiden tiedonsaantia turvaavia määräyksiä ottaen huomioon kulloinkin kyseessä olevan yhtiön toimiala ja siihen liittyvät tiedonsaantitarpeet" (Eduskunnan hallintovaliokunnan mietintö 55/2014). Tarkastuslautakunnan käytäntönä on ollut käsitellä kerran vuodessa kaupunginhallituksen salassa pidettäviä päätöksiä. Perehtyminen on ollut mahdollista kaupunginjohtajan viranhaltijapäätöksen perusteella. Uudempana järjestelynä konsernihallinnolta on pyydetty lautakunnan viranhaltijoille (tarkastuspäällikkö, kaupunkitarkastaja) pysyvää lukuoikeutta salassa pidettäviin päätöksiin. Seuranta olisi täten mahdollista läpi vuoden. Ja salassa pidettävien asioiden osalta lukuoikeus ulottuisi myös muihin kuin kaupunginhallitukseen. Hallintopäällikkö on päätöksellä myöntänyt tarkastuslautakunnan viranhaltijoille lukuoikeuden kaikkiin CaseM järjestelmän salassa pidettäviin päätöksiin. Järjestely mahdollistaa salassa pidettävien kaupunginhallituksen käsittelyn tarkastuslautakunnassa esimerkiksi kahdesti vuodessa. Käsittely toimielimessä on mahdollista yksinomaan lautakunnan lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi ja julkisuuslain määräykset huomioiden

9 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi hallintopäällikön viranhaltijapäätöksen , jonka perusteella lautakunnan alaiset viranhaltijat voivat seurata salassapidettäviä päätöksiä. Tarkastuslautakunta keskustelee salassapidettävien asioiden käsittelystä lautakunnassa. Merkitään tiedoksi. Tarkastuslautakunta merkitsi tiedoksi hallintopäällikön viranhaltijapäätöksen , Tarkastuslautakunta keskusteli asiasta ja päätti velvoittaa viranhaltijat tuomaan kaupunginhallituksen salassa pidettävät päätökset lautakunnan kokoukseen huhtikuussa, syyskuussa ja tammikuussa. Seuraavan kerran salassa pidettävät päätökset tuodaan tammikuun kokoukseen, jossa käsitellään vuoden 2018 aikana tehdyt päätökset. Jatkossa lautakunta käsittelee salassa pidettäviä päätöksiä kolme kertaa vuodessa.

10 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) 147 Talousarvion valmisteluprosessin arviointia ROIDno , Jari Kotimäki rauni.jokelainen@rovaniemi.fi, jari.kotimaki@rovaniemi.fi kaupunkitarkastaja, tarkastuspäällikkö Liitteet 1 Kaupunkikonsernin rakenne Tarkastuslautakunta on arvioinnissa seurannut talousarvion valmisteluprosessia keväästä saakka. Valtuusto hyväksyi vuoden 2019 talousarvion, sekä taloussuunnitelman vuosille 2020 ja Lautakunta käy keskustelun seuraavista teemoista: 1) talousarviorakenne, 2) valmistelupakko valtuuston päätöksissä 3) alibudjetoinnin tilanne ja 4) lisätalousarvio Talousarvion rakenne Talousarvio- ja taloussuunnitelma on keskeinen kunnan toiminnan ohjausväline (KuntaL 110 ). On huomioitavaa, että laki määrää vain emokaupungin talousarviokäytäntöä, ei kaupunkikonsernin tasolla. Lain velvoite on suppea määrätessään talousarvion vähimmäissisällöksi käyttötalous- ja investointiosan sekä tuloslaskelma- ja rahoitusosan. Se millaiseksi kaupunkikonsernin tasolla talousarvio muodostuu, ei voida päätellä sillä tytäryhteisöjen talousarviot esitetään erikseen eikä tietoja yhdistellä talousarviossa (ks. Liite 1. Kaupunkikonsernin rakenne). Talousarvio ei siten riittävällä tasolla toimi koko kaupunkikonsernin toiminnan ja talouden ohjausvälineenä. Valmistelupakko valtuustoasioissa Valtuusto tekee päätöksensä vain valmistelusta. Poikkeuksen muodostavat valtuuston sisäiset asiat. Valmistelusta valtuustolle vastaa kaupunginhallitus, tarkastuslautakunta tai tilapäinen valiokunta. Valtuusto ei edes yksimielisenä voi päättää asiasta, joka on hallintosäännössä määrätty jollekin toimielimelle ensin valtuuston on muutettava hallintosääntöä. Valmistelupakolla pyritään varmistamaan, että valtuutetuilla on riittävästi tietoa päätettävästä asiasta, sen ratkaisuvaihtoehdoista ja päätöksen seurauksista (Harjula- Prättälä, Kuntalaki 1, 2015, s. 642). Se kuinka laajaa valmistelun on oltava, ei ole laissa määritelty. Alibudjetoinnin kielto Kuntalain 110 mukaisesti talousarvio- ja suunnitelma on laadittava siten, että kunnan tehtävät voidaan toteuttaa tiedossa olevalla rahoituksella. Tiedossa olevia tuloja tai menoja ei voi jättää budjetista pois. Kunnan toiminnan ja eri hankkeiden on oltava mahdollista talousarviossa osoitetuilla varoilla. Tietoinen asioiden poisjättäminen tai esimerkiksi ilmeinen epärealistisuus tuloissa tai menoissa ovat kiellettyä alibudjetointia.

11 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) Talousarviovuosi on oikeudellisesti sitova. Taloussuunnitelmavuodet sen sijaan ovat vain ohjeellisia ja enintään poliittisesti sitovia. Joissain kunnissa onkin nähty mahdolliseksi laatia taloussuunnitelma ylimalkaisin luvuin tai kepein perustein koska merkittäväkään poikkeama todellisesta toteutumasta ei myöhemmin nouse juridiseksi kysymykseksi. Lisätalousarvio ja talousarviomuutokset Kuntalaki ei lausu lisätalousarviosta. Ohjeen talousarvion muutoksiin antaa 110 5mom: Kunnan toiminnassa ja taloudessa on noudatettava talousarviota. Siis kun taloudesta vastaava kunnanhallitus näkee kesken tilivuotta muutostarvetta talousarvioon, asia on vietävä valtuustolle esityksenä talousarvion muuttamiseksi. Muutostarve voi aiheutua esimerkiksi jonkun talousarvioon sisältyvän investoinnin lykkääntymisestä. Tai muutostarve voi aiheutua siitä että alun perin esitetty talousarvio on kesken vuoden osoittautunut tuloiltaan epärealistiseksi. Myös toiminnalliset muutokset edellyttävät talousarvion muuttamista. Talousarviomuutokset kesken vuotta päättää valtuusto. Tarkastuslautakunta käy keskustelun talousarvion rakenteesta ja talousarvion valmistelusta. Merkitään tiedoksi. Lautakunta jatkaa arviointia asiassa. Tarkastuslautakunta kävi keskustelun ja päätti esittelijän esityksen mukaisesti. Tiedoksi -

12 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) 148 Laatutyö osana johtamisen arviointia ROIDno rauni.jokelainen@rovaniemi.fi kaupunkitarkastaja Tarkastuslautakunta käsitteli kokouksessaan kaupungin johtamisjärjestelmää ja laatutyötä. Lautakunta jatkaa kyseistä arviointia. Kuntaorganisaation johtaminen Kuntalaki (38 ) määrittelee kunnan johtamisen tarkoittavan niitä toimenpiteitä, joilla varmistetaan että kunnan perustehtävä toteutuu. Johtaminen voidaan jakaa poliittiseen johtamiseen ja viranhaltioiden suorittamaan johtamiseen. Käytännön johtamisen perusteet määritellään hallintosäännössä (2 4. mom). Poliittisen johtamisen keskiössä on kaupunginhallitus (KH). Sen on johdettava kaupungin toimintaa, hallintoa ja taloutta valtuuston edellyttämällä tavalla. KH vastaa myös hallinnon rakenteen ja organisaation toimivuudesta, ts. organisaation tuloksellisuudesta ja riskien hallinnasta. Sisäinen tarkastus on osa johtamista. Viranhaltijoita johtaa kaupunginhallituksen alaisuudessa kaupunginjohtaja. Hän toimii toimialajohtajien esimiehenä ja päättää hallinnon toimialan henkilöstön käytöstä, tehtävistä ja toimialajohtajien varahenkilöjärjestelyistä. Kaupunginjohtajan sijaisesta päättää kaupunginhallitus. Laatutyö Kaupunginhallitus hyväksyi Laatu- ja toimintajärjestelmätyön. Kyse on kaupunkikonsernin johtamisjärjestelmää koskeva muutosprojekti, jossa luodaan Rovaniemen kaupungille oma tiedolla johtamisen laatupolitiikka. Laatupolitiikkaa voidaan tarkastella asiakkaan/ kuntalaisen ja palvelun tuottajan, kaupungin näkökulmasta. Asiakkaan näkökulmana laatupolitiikkaa on se, että heidän on mahdollista antaa palveluista palautetta, osallistua ja myös vaikuttaa niihin. Palvelun tuottajan laatupolitiikassa on onnistuttu kun palvelut vastaavat kuntalaisten tarpeisiin ja odotuksiin sekä ne ovat tuotettu taloudellisesti, sujuvasti ja joustavasti. Toiminnan laadun mittareina ovat mm. henkilöstön osaamisen arvioinnit ja työtyytyväisyys. Laatupolitiikka vahvistaa siten julkisten palvelujen tuottamista tarkoituksenmukaisesti ja tuloksellisesti (vrt. KuntaL 121 ). Laatutyön toteutus ja eteneminen Muutosprojektissa kehitetään toimintatapoja. Työkaluksi on otettu yhtenäinen laatu ja toimintajärjestelmä (IMS), jossa toimintaprosessit kuvataan, seurataan ja arvioidaan. Järjestelmä on siten alusta toiminnan ja laadun kehittämiseksi ja johtamiseksi.

13 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) Laatuprojektin vuoden 2018 tavoitteiksi on määritelty mm. käsikirjojen laadinta, mittareiden asetanta ja raportti pohjien valmius. Järjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön elokuussa Kaupungin johtoryhmä muodostaa projektin ohjausryhmä (KH ). KH:n päätöksessä edellytettiin säännöllistä raportointia projektin etenemisestä kaupunginhallitukselle. pöytäkirjat osoittavat, ettei säännöllistä raportointia ole ollut vuoden 2018 aikana. Tilinpäätöksessä 2017 strategisen hallinnon mittareiden mukaan laatutyö on lähtenyt liikkeelle. Laatutyön kehittäminen on strategisen hallinnon vuoden 2018 tavoitteissa, mutta ilman euromääräistä budjettia. Laatutyön hallinnointi Laatu- ja toimintajärjestelmätyön kestoksi on arvioitu kahdesta kolmeen vuotta (12 /2016- ). Kaupunginhallitus ei ole määritellyt projektille euromääräistä budjettia vaikka suunnitelmassa todettiin projektille lankeavista eri kuluista kuten mm. kuukausittain maksettavat IMS lisenssi maksut eur /kk. Lisäksi IMS - toimintajärjestelmän osaajan kustannukset laatutyön koordinointiin ja prosessien mallinnukseen. Se kuinka paljon kuluja on kertynyt projektille vuosien aikana ei voida todentaa, koska kulujen seurantaan vaadittava projektinumero on puuttunut. Laatu- ja toimintajärjestelmätyöstä on vastannut asti kehitysjohtaja. Kaupunginhallitus päätti väliakaisratkaisuista kehitysjohtajan tehtävien hoidosta saakka. KH:n päätöksestä eikä johtoryhmän pöytäkirjoista (vrt ) käy ilmi, kenelle kehitysjohtajan vastuulla ollut laatu- ja toimintajärjestelmätyö on vastuutettu Kuuleminen Tarkastuslautakunta kuulee laatu- ja toimintajärjestelmätyöstä kehitysjohtaja Riitta Erolaa, joka johtaa strateginen kehittäminen, tulosohjaus ja hallintopalvelut - vastuualuetta. Tarkastuslautakunta kuulee kehitysjohtaja Riitta Erolaa laatutyöstä ja johtamisesta. Lautakunta merkitsee kuulemisen tiedoksi. Tarkastuslautakunta kuuli kehitysjohtaja Riitta Erolaa laatutyöstä ja johtamisesta sekä merkitsi kuulemisen tiedoksi. Lauatkunta päätti että laatuprojektin toteutumisen etenemistä seurataan.

14 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) 149 Kaupungin johtoryhmä osana johtamisen arviointia ROIDno Jari Kotimäki jari.kotimaki@rovaniemi.fi tarkastuspäällikkö Tarkastuslautakunta on päättänyt sisällyttää vuoden 2018 arviontiin kaupungin johtamisjärjestelmän ja laatutyön. Asiaa on käsitelty mm. kokouksessa Tässä tarkastelussa taustoitetaan johtamista ja johtoryhmän roolia. Kaupungin johtamisjärjestelmästä määräys hallintosäännössä Rovaniemen kaupungin johtamisjärjestelmästä määrätään hallintosäännön 2 :ssä. Kuntalaissa olevan määräyksen mukaisesti Kaupunginhallitus johtaa toimintaa, hallintoa ja taloutta. Kaupunginhallituksen alaisuudessa toimii kaupunginjohtaja, joka vastaa asioiden valmistelusta kaupunginhallitukselle. Johtaminen ja tiedon kulku yli toimialarajojen Tarkastuslautakunta on kiinnittänyt arvioinnissa huomiota johtamiseen. Esimerkiksi 2016 arviointikertomuksessa todettiin, että Kaupunginhallitus ja muut toimielimet tekevät merkittäviä päätöksiä ja antavat julkisuuteen kannanottoja ilman, että talouden ja kaupungin eri toimialojen asiantuntijat ovat jo alkuvaiheessa osallisia valmistelussa. Tästä seuraa tehottomuutta ja häiriöitä palveluihin sekä riski taloudellisiin menetyksiin. Ilmiöstä kertoo havainto (tarkltk ) kaupunginhallituksen lausuntopyynnöstä. Kaupunginhallitus oli pyytänyt lausuntoja ympäristöhankkeesta, ilman että kaupungin ympäristöviranomainen oli hankkeesta tietoinen. Talousjohtamisen järjestelyt Vuoden 2017 arviointikertomuksessa lautakunta suositti taloudelle keskitetympää roolia ja organisaatiossa vahvempaa asemaa. Nykyisessä organisaatiossa talousarviopäällikkö on kaupunginkamreerin alainen. Kaupunginkamreeri on puolestaan kehitysjohtajan alainen. Ja kaupunginjohtajan ja kehitysjohtajan tehtäväjaon mukaan kehitysjohtaja vastaa taloudesta (KH ). Kehitysjohtajan ollessa estyneenä noin 8kk virkatehtävien hoidosta, kaupunginhallitus määräsi kehitysjohtajalle kuuluvat talousasiat kaupunginsihteerille hoidettavaksi hänen muiden tehtävien ohella. Kehitysjohtajalle kuuluvan rahoituksen seurannan kaupunginjohtaja määräsi kaupunginkamreerille. Iltakoulun asemasta ei ole selkeää päätöstä Kaupunginhallitus ja eri poliittisten ryhmien edustajat osallistuvat viikoittain iltakouluksi nimettyyn kokoukseen. Iltakoulun roolista, tehtävistä, julkisuudesta, koollekutsumisesta, sen asemasta jne. eivät päätösasiakirjat

15 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) kerro. Iltakouluun toisaalta viitataan päätösasiakirjoissa kuin se olisi virallinen valmisteluelin (esim. KH ). Iltakoulua voitaneen statukseltaan pitää hallintosäännön 164 mukaisena muuna kokouksena tai tilaisuutena. Iltakoulu on 2018 kokoontunut lokakuun loppuun mennessä 10 kertaa. Kokoontumisista laaditaan muistio. Kaupunginhallituksen puheenjohtaja on päätoiminen luottamushenkilö Myös kaupunginhallituksen puheenjohtaja mainitaan Hallintosäännön 2 :ssä osana johtamisjärjestelmää. Puheenjohtaja on oikeuksien ja velvollisuuksien osalta luottamushenkilö, joka voi toimia tehtävässään päätoimisena tai osa- aikaisena. Näin on sittemmin päätetty (KH ). Hallintosäännön 5 mukaan puheenjohtaja vastaa poliittisesta yhteistyöstä, keskusteluista poliittisten ryhmien välillä sekä yhteydenpidosta asukkaisiin ja muihin sidosryhmiin. Hallintosääntö kytkee puheenjohtajan virkavalmisteluun kaupunginjohtajan "esimiehisyyden" kautta: Puheenjohtajan vastuulla on johtajasopimuksen valmistelu, vuosittaiset tavoite- ja arviointikeskustelut, matkalaskujen/korvausten hyväksyminen sekä eräät kaupunginjohtajaan liittyvät HS 6 luvun henkilöstöasiat. Johtoryhmästä ei mainintaa hallintosäännössä voimaan tulleessa hallintosäännössä ei ole enää määräystä johtoryhmästä. Aiemmin johtoryhmän kautta haluttiin mm. varmistaa toimialarajat ylittävien asioiden yhteen sovittaminen. Johtoryhmätyön tukena oli kaupunginjohtajan antama ohje. Ohje on vanhentunut sisältönsä, tehtävämääräyksien ja kokoonpanon osalta. Kaupungin johtoryhmäksi nimetty toimielin kokoontuu säännöllisesti ja pitää pöytäkirjaa. Pöytäkirjat tallennetaan CaseM järjestelmään, mutta ne eivät ole avoimesti kuntalaisille nähtävissä. Johtoryhmä kokoontui 33 kertaa ajalla Kaupunginhallituksen puheenjohtaja on vuodesta 2017 saakka osallistunut johtoryhmän kokouksiin. Kaupungin johtoryhmän toiminnan arviointia Tarkastuslautakunnan arviointia varten viranhaltijavalmistelussa on perehdytty johtoryhmätyöskentelyyn pöytäkirjojen ja viranhaltijakeskustelujen kautta. Kysymyksen asettelu on ollut seuraavanlainen: mikä on kaupungin johtoryhmän kokoonpano mitä asioita johtoryhmässä tulee käsitellä mitkä asiat tulevat johtoryhmän listalle kuka valmistee/esittelee kuka tekee valinnan käsiteltävistä asioista kenelle kuuluu valmisteluvastuu taloutta koskevissa asioissa erikseen erikoisairaanhoito; kuka esittää tiedot/eurot/budjettiylitykset; miten tiedostetaan kaksi ulottuvuutta 1) erikoissairaanhoito sote- asiana ja 2) erikoissairaanhoito/lshp omistaja- asiana

16 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) Arvioinnissa johtoryhmätyön syvempään tarkasteluun on edetty erilaisten asiakokonaisuuksien kautta. Arvioinnissa on kartoitettu käsittelyä seuraavissa asioissa henkilöstöasiat väistötila- asiat osavuosikatsaukset ja talouden analyysi uimahalli- investointi skaalaus (johtoryhmässä käsiteltävien asioiden kokoluokkatarkastelu) Tarkastuslautakunta kuulee kaupunkitarkastajaa ja tarkastuspäällikköä kaupungin johtoryhmätyöhön liittyvistä havainnoista. Tarkastuslautakunta jatkaa johtamisen arviointia kuulemisilla. Merkitään tiedoksi. Tarkastuslautakunta päätti esittelijän esityksen mukaisesti. Lautakunta päätti merkitä tarkastuspäällikön keskustelumuistion pöytäkirjaan salaiseksi liitteeksi (JulkL 24 1 mom 15k). Tiedoksi -

17 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) 150 Ennakkokäsityksen hankinta ROIDno rauni.jokelainen@rovaniemi.fi kaupunkitarkastaja Liitteet 1 Ennakkokäsityksen hankinta, Pori Tarkastuslautakunta käsitteli lokakuun kokouksessaan ennakkokäsityksen hankkimisesta omistajalta ( ). Lautakunta jatkaa arviointia. Ennakkokäsityksen hankinnassa kyse on kaupunkikonsernin omistajaohjauksen toteuttamisesta, jossa tytäryhteisö hankkii merkittävässä ja tulevaisuuteen kauas vaikuttaviin päätöksiin omistajan eli emokaupungin kannanoton. Kannanoton hankinta on osa yhtiössä tehtävään päätöksen valmistelua, joten sen on hankittava ennakkokäsitys ajoissa emokaupungilta/ omistajalta. Ennakkokäsityksen hankinta tapahtuu salaisena asiakirjana. Kuten Porin kaupungissa tytäryhteisön toimitusjohtaja lähettää pyynnön konsernihallinnon omistajaohjausyksikköön, josta asia viedään edelleen salaisena asiana kaupunginhallituksen ei - julkiselle listalle. Kaupunginhallitus käsittelee pyynnön ja lähettää päätöspöytäkirjastaan otteen tytäryhteisölle. Kun tytäryhteisö on päättänyt asiasta, se lähettää päätöspöytäkirjasta otteen kaupunginhallitukselle. Kaavio Porin toimintamallista on liitteessä 1. Ne asiat, joista tytäryhteisöjä velvoitetaan hankkimaan ennakkokäsitys omistajalta/ emolta, määritellään konserniohjeessa. Siinä ilmaistaan omistajan tahto, jota tytäryhteisöjen on noudatettava. Ennakkokäsityksen hankkimisen velvoite on Suomen kuntakonserneissa jo yleistä, se on käytössä mm. Inarissa, Oulussa, Vaasassa, Tampereella, Mikkelissä. Rovaniemen kaupunkikonsernin konserniohjeessa (kpl 8) velvoitetaan tytäryhtiöitä ja - yhteisöjä" neuvottelemaan kaupungin konsernijohdon kanssa ja hankittava kaupungin kanta mm. periaatteellisista tai taloudellisesti merkittävistä sopimuksista, merkittävistä liiketoiminta- kaupoista ja muista toiminnan laajakantoisista muutoksista". Tarkastuslautakunta ei ole voinut todeta ja varmentaa valtuustolle onko konsenriohjetta noudatettu, koska neuvotteluja ei ole dokumentoitu (Arviointikertomus 2017 s.5). Tarkastuslautakunta merkitsee esittelijän esityksen tiedoksi. Tarkastuslautakunta päätti esittelijän esityksen mukaisesti.

18 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) Tiedoksi -

19 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) 151 Tarkastuslautakunnan tammi- ja helmikuun 2019 kokousaikataulu rauni.jokelainen@rovaniemi.fi kaupunkitarkastaja Kaupunginvaltuusto on hallintosäännössä ( ) määrännyt kaupungin toimielimen kokousajasta ja paikasta sekä kokouskutsusta. Hallintosäännössä todetaan mm. että: Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti ja saattaa sähköisesti saataville. Tässä vaiheessa tarkastuslautakunta päättää vain tammi- ja helmikuun kokousaikataulun, loppuvuoden aikataulusta päätetään kun kaupungin koko vuoden kokousaikataulu julkistetaan. Viranhaltijavalmistelussa esitetään alustaviksi ajankohdiksi: ti klo ti klo Hyväksytään alustava kokousaikataulu esittelijän ehdotuksen mukaan. Tarkastulautakunta päätti esityksen mukaisesti tammi- helmikuun kokousten ajankohdiksi ti klo ti klo Tiedoksi -

20 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 11/ ( 20) 152 Kokouksen päättäminen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi kaupunkitarkastaja Hallintosäännön 150 :n mukaan toimielimen pöytäkirjan tulee kertoa mm. kokouksen alkamis- ja päättymisajat. Puheenjohtaja toteaa kokouksen päättyväksi, sekä toteaa kokouksen päättymisajan. Puheenjohtaja toteaa seuraavan kokouksen ajankohdan, joka on keskiviikko alkaen klo Kokouspaikka ilmoitetaan myöhemmin Puheenjohtaja päätti kokouksen klo ja totesi seuraavan kokouksen ajankohdan olevan ja alkavan klo 9. Kokouspaikka ilmoitetaan myöhemmin.