SAUVON KUNTA SISÄISEN VALVONNAN OHJEET

Transkriptio

1 1 SAUVON KUNTA SISÄISEN VALVONNAN OHJEET Hyväksytty kunnanhallitus

2 2 1. SISÄISEN VALVONNAN PERUSTA JA MÄÄRITELMÄ 1.1 Säädösperusta Kunnan tarkastussäännön 1 :n mukaan kunnan hallinnon ja talouden valvonta järjestetään niin, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän ja edelleen että sisäinen valvonta on johtamisen apuväline ja sen järjestämisestä vastaa kunnanhallitus. Kuntalain 73 :n mukaan tilintarkastajan on tarkastettava, onko kunnan sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti. Tällä yleisohjeella täydennetään kunnan hallintosääntöä ja muita johtosääntöjä, jotka ovat ensisijaisia tähän yleisohjeeseen nähden. 1.2 Mitä sisäinen valvonta tarkoittaa? Kunnan toiminnan valvonta jakautuu ulkoiseen ja sisäiseen valvontaan. Ulkoisesta valvonnasta vastaa toimivasta johdosta riippumaton tarkastuslautakunta ja ammattitilintarkastaja. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kunnanhallitus ja järjestelmän toimeenpanoa johtaa kunnanjohtaja. Jokainen tilivelvollinen on vastuussa riittävän sisäisen valvonnan järjestämisestä toimialallaan. Sisäisen valvonnan tärkein tehtävä on riskien hallinta. Sisäinen valvonta on sekä ennalta ohjaavaa että toimintarutiineihin sisältyvää jatkuvaa toimintojen ja varojen käytön seurantaa tai jälkikäteen tapahtuvaa valvontaa. Sisäisellä valvonnalla pyritään: - toiminnan tuloksellisuuden ylläpitämiseen, edistämiseen ja parantamiseen - toiminnan jatkuvuuden turvaamiseen - kirjanpidon ja muiden informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmistamiseen - erehdysten, virheiden ja väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn ja toteamiseen - varojen huolellisen ja taloudellisen hoidon turvaamiseen Sisäinen tarkkailu on jatkuvaa toimintaan liittyvien työvaiheiden tai erillisten toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaa. Sillä varmistetaan, että tehtävät hoidetaan oikeaan aikaan, hyväksytyllä tavalla ja voimavarojen puitteissa. Sisäinen tarkastus on aktiivista, systemaattista ja julkista toimintaa kohteinaan mm. rahavarat ja varastot. Mutta se on myös strategioiden, toimenpiteiden ja tavoitteiden toteutumisen ja informaatiojärjestelmien tarkastusta. 1.3 Sisäisen valvonnan järjestämisvastuu ja tilivelvolliset Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaavat kunnan osalta kunnanhallitus ja kunnanjohtaja. Hallintojohtaja vastaa sisäisen tarkastuksen suunnittelusta ja toimeenpanosta kunnanjohtajan antamien yleisohjeiden mukaisesti. Käytännön toteuttamisvastuu on tilivelvollisilla toimielimillä ja niiden jäsenillä sekä toimialajohdolla yhdessä vastuu/tehtäväalueiden päälliköiden kanssa.

3 3 Kuntalain 75 :n mukaan valtuusto päättää vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille samassa yhteydessä kun se hyväksyy tilinpäätöksen. Lainsäädäntö ei määrittele sitä, ketkä ovat tilivelvollisia vaan tämä on ratkaistava kuntakohtaisesti ja siihen vaikuttavat organisaation koko, talousarvion rakenne, toimielinten määrä ja niiden tehtävät sekä asioiden esittely toimielimissä. Sauvon kunnan kuntalain mukaisia tilivelvollisia ovat kaikki toimielinten - pois luettuna valtuuston - jäsenet sekä kunkin toimielimen vastuu/tehtäväalueen johtavat viranhaltijat. Johtavina viranhaltijoina pidetään kaikkia johtosäännössä mainittuja kunnan johtoryhmän jäseniä ja toimielinten esittelijöitä. Kukin esittelijä on tilivelvollinen esittelyynsä ja asianomaisen toimielimen tehtäviin kuuluvista asioista. Mitä tässä ohjeessa on sanottu luottamushenkilöstä ja viranhaltijasta, koskee sama myös heidän sijaisiaan. Talousarviossa määrärahajaon on vastattava organisaatiorakennetta niin, että jokaiselle määrärahalle voidaan määrätä siitä vastaava tilivelvollinen viranhaltija. 2. SUUNNITTELU JA SEURANTAJÄRJESTELMÄ 2.1 Strateginen suunnittelu Kunnan strategiset suunnitelmat ja toimintalinjaukset tarkistetaan kerran valtuustokaudessa joko osana talousarviota tai erillisenä asiakirjana. Nämä strategiset linjaukset toimivat perustana lyhyemmän aikavälin suunnittelulle. Suunnitelmat ja toimintalinjaukset on laadittava niin, että kunnan lakisääteiset tehtävät hoidetaan kunnallistalouden tasapaino ylläpitäen. Kunnan toimintoja suunniteltaessa ja kehitettäessä on tutkittava ja huomioitava kuntayhteistyön mahdollisuudet. 2.2 Organisaatio ja johtosääntö Valtuuston lisäksi kunnassa on pakollisina toimieliminä kunnanhallitus ja tarkastuslautakunta sekä vaalilain edellyttämät lautakunnat. Lisäksi toimivat sosiaali- ja terveyslautakunta, koulutuslautakunta, vapaan sivistystyön lautakunta ja tekninen- ja ympäristölautakunta Kunnanhallituksen alaisena operatiivisena johtona toimii johtoryhmä, jonka muodostavat kunnanjohtaja, hallintojohtaja, sosiaalijohtaja, sivistysjohtaja ja tekninen johtaja. Kuntaa johtaa kunnanjohtaja. Toiminta jakaantuu valtuuston päättämiin vastuu/tehtäväalueisiin. Kunnanhallitus päättää vastuu/tehtäväalueiden jakamisesta vastuu/tulosyksiköihin.

4 4 2.3 Taloussuunnitelma ja talousarvio Työnjako- ja koordinointisääntöjen lisäksi toimintaa ohjataan kalenterivuodeksi kerrallaan hyväksyttävällä talousarviolla sekä vuosittain tarkistettavalla kolmeksi vuodeksi laadittavalla taloussuunnitelmalla. Valtuusto hyväksyy talousarviossa käyttötaloudessa vastuualueittain toiminnalliset tavoitteet ja antaa tavoitteiden toteuttamiseen sitovan määrärahan sekä asettaa sitovan tuloarvion tai nettomäärärahan. Toiminnalliset tavoitteet voivat olla luonteeltaan määrällisiä, laadullisia tai taloudellisia. Toiminnallisten tavoitteiden toteutumisen seurantaan asetetaan mittarit. Mittareiden tulee mitata toiminnan tuloksellisuutta. Tuloksellisuus koostuu taloudellisuudesta, tehokkuudesta ja vaikuttavuudesta. Investointien osalta valtuusto hyväksyy hankekohtaisen menomäärärahan ja tuloarvion. Talousarvion ja -suunnitelman laadintaa sekä toteutumista ohjataan kunnanhallituksen erityisillä laadinta- ja täytäntöönpanoohjeilla. Toimielimet hyväksyvät valtuuston vahvistamia määrärahoja ja tuloarvioita koskevat käyttösuunnitelmat. Hyväksytyt käyttösuunnitelmat rekisteröidään kirjanpitojärjestelmään toiminnan ohjausta, johtamista ja valvontaa varten. Tilivelvollisen velvollisuutena on huolehtia talousarvion ja taloussuunnitelman valmistelusta em. periaatteiden mukaan sekä em. erityisohjeet huomioiden. 2.4 Raportointi Talousarvion toteutumisen raportointi suoritetaan kolmiportaisesti. Valtuustolle toiminnallisen ja taloudellisten tavoitteiden sekä määrärahojen ja tuloarvioiden toteutumisesta raportoidaan 30.6 annettavassa osavuotiskatsauksessa. Kunnanhallitukselle raportoidaan talouden kehityksestä talouskatsauksen muodossa kuukausittain. Hallintokuntien laatimat toimialaraportit liitetään valtuuston osavuotiskatsaukseen. Erityistä huomiota on kiinnitettävä hallintokuntien toimialaraportteihin ja analysointiin lautakunnissa. Tilivelvollisten velvollisuutena on huolehtia seurantaraporttien laatimisesta sekä tehdä tarvittaessa esitykset toimintojen ja/tai talousarvion muuttamisesta mikäli seuranta osoittaa muutostarvetta määrärahoissa tai tuloarviossa pysymiseksi. 2.5 Tilinpäätös ja toimintakertomus Tilinpäätöksen laatimisessa noudatetaan kuntalakia, kirjanpitolakia ja -asetusta, kirjanpitolautakunnan kuntajaoston antamia ohjeita sekä Suomen Kuntaliiton suosituksia, malleja ja ohjeita. Toimintakertomus annetaan kunnanhallituksen hyväksymässä muodossa. Tilivelvollisten velvollisuutena on toimittaa toimintakertomukseen sisältyvä materiaali annetussa aikataulussa ja muodossa.

5 5 Tilivelvollisten tulee toimittaa aineisto toimintakertomusta varten seuraavan vuoden helmikuun loppuun mennessä. 2.6 Henkilöstö Henkilöstö on keskeinen resurssi kunnan palveluiden tuloksellisuudessa ja laadussa. Henkilöstöhallinto jakaantuu seuraaviin osa-alueisiin: o henkilöstösuunnittelu o henkilöstöhankinta o henkilöstön kehittäminen o palkka- ja muut palvelussuhdeasiat o työsuojelu ja työterveydenhuolto o työkykyä ylläpitävä toiminta o yhteistoimintajärjestelmät o henkilöstön perehdyttäminen Palkkauksessa noudatetaan kunnallisen alan virka- ja työehtosopimuksia. Päätettäessä vakinaisen viran- tai toimenhaltijan tai sijaisen palkkauksesta, on palkkaperusteiden oikeellisuus varmistettava palkanlaskijalta. Harkinnanvaraisesta palkkauksesta päättää kunnanhallitus. Päätäntävalta henkilöstöasioissa on määritelty hallintosäännössä. 3. RAHATOIMEN HOITO 3.1 Kassanhallinta ja käteiskassat Rahatoimi on hoidettava tuottavasti ja taloudelliset riskit minimoiden. Vieraan pääoman käytön on oltava toiminnallisesti ja taloudellisesti perusteltua. Luvan käteiskassan perustamiseen tai lopettamiseen antaa hallintojohtaja, joka voi myöntää oikeuden kassalle käyttää kattamiaan tuloja menojen suorittamiseen. Alitilittäjien on huolehdittava käteiskassojen saldojen ajantasaisuudesta. Käteiskassojen saldoja tarkistetaan vuoden aikana pistokokein. Käteiskassojen saldoja ei saa kasvattaa toimintaan nähden liian suuriksi. 3.2 Sijoitus- ja lainapolitiikka Kunnan rahatointa on hoidettava tuottavasti ja taloudellisesti. Mikäli kassavaroja on siinä määrin, että ne kannattaa sijoittaa, on huolehdittava, että sijoituspäätös ei vaaranna maksuvalmiutta. Sijoittamisessa ei saa ottaa sellaisia riskejä, joka vaarantaisi sijoitettavan pääoman. Kassavarojen tilapäisestä sijoittamisesta päättää hallintojohtaja. Kunnanjohtaja päättää valtuuston päätösten rajoissa lainojen ottamisesta, takaisinmaksusta ja lainaehtojen muuttamisesta.

6 6 Pitkäaikaisten lainojen ottaminen suuremmissa hankkeissa vahvistetaan talousarviossa. Lainan ottaminen tapahtuu eri rahoittajien kilpailuttamisen jälkeen. 3.3 Tilien avaaminen ja käyttövaltuudet Tilien avaamisesta ja lopettamisesta päättää kunnanhallitus. Hallinto- ja taloustoimiston on pidettävä luetteloa kaikista rahalaitoksissa olevista kunnan tileistä ja niiden käyttäjistä. Pankkitilien käyttöoikeus on kunnanjohtajalla ja hallintojohtajalla sekä kunnanhallituksen erikseen määräämillä henkilöillä. Sosiaalitoimessa sosiaalijohtajalla sekä lautakunnan esittämällä henkilöllä on oikeus toimeentuloturva- ja välitystiliasioissa käyttää hallinto- ja taloustoimiston ko. tarkoitukseen osoittamia pankkitilejä. Sosiaalitoimen tulee pitää tilien käyttöoikeuksista luetteloa ja ilmoittaa työntekijöiden vaihtumisista ym. muutoksista viipymättä hallinto- ja taloustoimistolle. 3.4 Maksuliikenteen hoito Maksuliikenne hoidetaan hallinto- ja taloustoimistossa. Maksuliikenteen hoidosta on sopimukset pankkien kanssa. Maksuliikenne hoidetaan konekielisesti. Maksuliikenteen menetelmistä ja työtavoista päättää hallintojohtaja tarvittaessa yhteistyössä rahalaitoksen kanssa. Rahavarat säilytetään rahalaitoksissa hallintojohtajan määräämillä tileillä. Arvopaperit säilytetään taloustoimistossa lukitussa ja paloturvallisessa paikassa. Arvopapereista pidetään hallinto- ja taloustoimistossa luetteloa. Käteiskassat on tilitettävä riittävän usein pankkiin, jotta käteisrahaa ei ole koskaan liian suurina summina yksiköiden toimistoissa ja työpaikoissa. Käteiskassan enimmäismäärä on 200 euroa. Kassanhoitajan ottaessa vastaan kunnalle tulevia maksuja, on maksajalle annettava juoksevalla numerolla ja päiväyksellä varustettu kuitti. Kuittiin on otettava myös maksajan allekirjoitus. Tämä määräys on pääsääntö. Maksujen luonteesta ja euromäärästä johtuen on joissakin tapauksissa järkevää kerätä maksut koontilistoille. Tällöin kassanhoitaja laatii kuittitositteen, johon on liitettävä koontilista. Numeroiduista tulotositesarjoista sekä tositteiden luovutuksista ja tilityksistä pidetään hallinto- ja taloustoimistossa luetteloa, johon kaikki tulojen perimiseen käytettävät kuitit on kuitattava.

7 7 3.5 Menojen ja tulojen valvonta Tilivelvollisten on seurattava kunnan menojen kehittymistä ja tulojen kertymistä. Kunkin vastuuyksikön esimiehen on huolehdittava, että menot suoritetaan ja tulot kannetaan oikeamääräisinä ja ajallaan. Jokaisen vastuuyksikön on vuosittain päätettävä tavaran, työsuorituksen tai palveluksen vastaanottajat. 4. LASKUJEN KÄSITTELY JA SAAMISTEN PERINTÄ 4.1 Tosite Kirjanpito perustuu päivättyihin ja numeroituihin tositteisiin, joilla meno- ja tulotapahtumat dokumentoidaan. Tosite on varustettava asianmukaisin merkinnöin seuraavasti: Menotositteesta on käytävä ilmi seuraavat asiat: 1. Laskuttajan nimi ja muut riittävät yhteystiedot 2. Laskun aihe (vastaanotettu tuotannontekijä); mikäli käytetään koodeja tai vastaavia, on aihe kirjoitettava myös selväkielisesti 3. Mikäli laskutus koskee työkorvausta, josta ei suoriteta ennakonpidätystä sen vuoksi, että saaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin tulee ennakkoperintärekisteriote vaatia ensimmäisen laskun yhteydessä ja muulloinkin tarvittaessa 4. Arvonlisäverokanta ja arvonlisäveron määrä 5. Toimituspaikka ja aika 6. Tavaran ja työsuorituksen vastaanottaja 7. Hyväksyjä 8. Tilimerkinnät: kirjanpidon menotili 9. Maksettava euromäärä 10. Eräpäivä 11. Että menon suorittamiseen on riittävästi määrärahaa. Mikäli kunnanhallituksen päättämä asia; hallituksen kokouksen päivämäärä ja pykälä Tulotositteesta on käytävä ilmi seuraavat asiat: 1. Maksajan nimi ja muut riittävät yhteystiedot 2. Tulon aihe selväkielisesti 3. Saatavan suorituksen määrä 4. Arvonlisäverokanta ja arvonlisäveron määrä 5. Tilimerkinnät: kirjanpidon tulotili ja laskentatunniste 6. Tavaran tai palvelun luovutusajankohta

8 8 4.2 Hyväksyjä 4.3 Vastaanottaja Tilivelvolliset viranhaltijat toimivat hyväksyjinä kukin oman vastuuyksikkönsä osalta. Kunnanjohtaja ja hallintojohtaja voivat hyväksyä myös muiden vastuu/tulosyksiköiden laskuja ao. tilivelvollisen ollessa esteellinen tai estynyt. Hyväksyjä vastaa siitä, että 1. Tositteeseen on merkitty siihen merkittäväksi edellytettävät tiedot 2. Menojen peruste on asiallisesti oikea 3. Tilimerkinnät ovat oikeat 4. Menojen suorittamiseksi on käytettävissä määräraha 5. Hyväksyjällä on valtuus toimia hyväksyjänä 6. Hyväksyjä ei ole esteellinen Hyväksyjä on esteellinen hyväksymään suoritusta (mm. kun suoritus kohdistuu häneen itseensä) hyväksyjänä toimii hänen esimiehensä. Kunnanjohtajan olleessa esteellinen, hyväksyjänä toimii hallintojohtaja. Vastaanottajan toimii tavaran tai työsuorituksen tilaaja tai muu henkilö, joka voi todentaa vastaanoton. Tilaajan on ennen tilauksen tekemistä varmistettava hyväksyjältä tilauksentekovaltuus. Vastaanottajan on tarkastettava, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelus on saatu ja että se on tilauksen mukainen. Vastaanottajan on varustettava tosite tai siihen liittyvä selvitys päivämäärällä ja nimikirjoituksellaan. Tarvittaessa vastaanottajan on täydennettävä tositetta. Mm. tavaran käyttötarkoitus on merkittävä tositteeseen aina silloin, jos tositteen sisältö muutoin jäisi epäselväksi. Vastaanottaja ja hyväksyjä ei saa olla sama henkilö. 4.4 Saatavien perintä ja poistaminen Kunnan saatavat on laskutettava ja perittävä tehokkaasti, nopeasti ja taloudellisesti. Toistuvaislaskutus on hoidettava vähintään kuukausittain ja kertalaskut välittömästi tapahtuman jälkeen. Tilivelvollisten on seurattava tulojen laskutuksen ajantasaisuutta. Laskujen laatimisesta ja asiakkaille lähettämisestä huolehtii se toimipiste, joka on suorittanut työn tai luovuttanut hyödykkeen taikka, jonka toiminnasta syntyy muu laskutusperuste. Lasku rekisteröidään laskutuksen yhteydessä myyntireskontraan. Laskujen perintää tarkkailevat laskutuksesta vastaavat yksiköt. Maksutarkkailu tulee suorittaa heti kunkin laskutuskerran eräpäivän jälkeen, kun ajoissa tapahtuneet suoritukset on kirjattu kunnan tileille.

9 9 Saamisten perinnässä noudatetaan kunnanhallituksen hyväksymää viivästyskorkoa ja perintäkuluja. Maksukehotuksia lähetetään yksi, jonka jälkeen maksu siirtyy perittäväksi. Saatavien poistamisesta kunnan taseesta päättää kunnanhallitus. Saatavat poistetaan taseesta viipymättä, kun on varmistettu velallisen maksukyvyttömyys. Poistettuja saatavia ja niiden perintää jatketaan hallinto- ja taloustoimistossa taikka jälkiperinnästä huolehtii perintätoimisto. 5. OMAISUUDEN LUETTELOINTI, IRTAIMISTOKIRJANPITO JA VARASTOT 5.1 Omaisuuden luettelointi Kiinteästä ja irtaimesta omaisuudesta, arvopapereista, saamisista ja muusta omaisuudesta sekä sopimuksista ja sitoumuksista on pidettävä luetteloa tai atkrekisteriä. Tietojen ylläpidosta vastaa hallinto- ja taloustoimisto tai asianomainen vastuuyksikkö erikseen sovittavalla tavalla. Kunnan omistamista kiinteistöistä pidetään hallinto- ja taloustoimistossa luetteloa, johon on merkitty kiinteistön sijaintitiedot, pinta-ala, lainhuutotiedot, kiinnitykset, hankintahinta ja palovakuutusarvo (tai vastaava) Investointiosan määrärahoilla hankituista, poistonalaisista hankinnoista pidetään hallinto ja taloustoimistossa erillistä hyödyke- tai hyödykeryhmäkohtaista käyttöomaisuuskirjanpitoa käyttöomaisuuskirjanpito-ohjelmalla. Omaisuusesineisiin on tehtävä tunnistusmerkinnät. 5.2 Irtaimistokirjanpito Irtaimistoon kuuluvista koneista ja laitteista ylläpidetään tietoja, jotka ovat tarpeen ko. omaisuuden yksilöimiseksi ja arvon määrittelemiseksi. Irtaimistoluetteloon merkitään esineet ja esineryhmät, jotka ovat arvoltaan vähintään 300 euroa ja/tai joiden käyttöikä on vähintään kolme vuotta. Irtaimistoluetteloon voidaan ottaa arvoltaan vähäisempiäkin esineitä, mikäli se on tarkoituksenmukaista. Hallintokunnat nimeävät irtaimistoluetteloiden ylläpitäjät. Irtaimistoluettelo on tarkastettava ja allekirjoitettava vuosittain. Luettelon ylläpitäjä vastaa ko. irtaimistoluettelon omaisuudesta. Irtaimistoluettelosta on poistettava esineet, joilla ei enää ole käyttö- tai vaihtoarvoa. Poistosta ja poistetun mutta käyttökelpoisen irtaimiston myynnistä päättää toimialapäällikkö. Irtaimiston poistoesitykset on tehtävä kerran vuodessa. Kaikista poistoista laaditaan poistoluettelo.

10 10 Irtaimiston siirroista vastuuyksiköstä taikka tilasta toiseen laaditaan kahtena kappaleena siirtoilmoitus, jonka allekirjoittavat lähettäjä ja vastaanottaja. 5.3 Materiaalihallinto ja varastot Kunnan varastoa on hoidettava siten, että varastoon sitoutuva pääoma on mahdollisimman pieni. Varastotoiminnassa on tarkasteltava kuntien yhteistoimintamahdollisuuksia. Varastoista on pidettävä erillistä kirjanpitoa, joista ilmenevät varastossa olevan tavaran nimikkeet, yksikköhinnat, vastaanotetut, luovutetut sekä jäljellä olevat määrät. Erillinen kirjanpito ei ole tarpeen silloin, jos varastotiedot on helposti varaston luonteesta johtuen muutenkin selvitettävissä. Varaston arvo on kuitenkin voitava milloin tahansa kohtuullisella vaivalla selvittää. Varastot on inventoitava vähintään kerran vuodessa. 5.4 Vuosikuluiksi kirjattavat laite- ja kalustohankinnat Vuosikuluiksi kirjataan alle euroa maksavat laite- ja kalustohankinnat. Vuosikuluiksi kirjattavat laite- ja kalustohankinnat sisältyvät käyttötalousosan määrärahoihin. 5.5 Rahastojen, varastojen ja irtaimiston tarkastus Kunnanhallituksen keskuudestaan valitseman kahden jäsenen tulee vähintään kerran vuodessa tarkastaa kunnan hallussa olevien kassojen varat, arvopaperit ja vakuudet sekä kunnan hallinnassa olevat varastot. Irtaimen käyttöomaisuuden hankinnasta, luetteloinnista ja tarkastuksesta vastaa kunkin vastuuyksikön esimies. 6. SISÄINEN LASKENTA 6.1 Kustannuslaskenta Kustannuslaskennalla tarkoitetaan lähinnä tavaroiden tai palvelusten tuotantokustannusten selvittämistä. Tavallisimmin kustannuslaskennalla pyritään selvittämään suoritteiden tuottamisen omakustannushinta, joka sisältää välittömät ja välilliset tuotantokustannukset sekä poisto- ja korkokustannukset. Kustannuslaskentaa tarvitaan mm. hinnoitteluun, tuotantomenetelmien vertailuun, toiminnan analysointiin ja taloudellisuuden valvontaan, investointien suunnitteluun ja tavoitteiden asettamiseen ja budjetointiin. Kustannuslaskentaa voidaan tehdä, joko perinteisen kustannuslaskennan avulla jakamalla välittömät kustannukset suoraan suoritteille ja välilliset kustannukset kustannuspaikkojen kautta tai toimintolaskennan avulla.

11 Suoritteiden hinnoittelu Suoritteiden hinnoittelussa käytetään hyväksi kustannuslaskentaa. Erityisesti kunnan ulospäin myytävissä suoritteissa tulee selvittää ja periä pääsääntöisesti omakustannushintaa vastaava korvaus. Kustannuslaskentaa ja suoritteiden hinnoittelua varten kunnanhallitus tai hallintojohtaja antavat tarvittaessa lisäohjeita. 7. PROJEKTIEN JA VALTIONOSUUKSIEN HALLINNOINTI 7.1 Projektit Jokaisesta projektista tulee laatia projektisuunnitelma, joka sisältää projektin kuvauksen, aikataulun, vastuuhenkilön, rahoituksen ja seurannan. Jokaisen projektin kustannukset kirjataan projektikohtaisesti. Projektin vastuuhenkilö on velvollinen huolehtimaan asianmukaisten tilitysten ja seurannan järjestämisestä sekä loppuraportin valmistelusta. Projektia koskevat sopimukset ja sitoumukset allekirjoittaa kunnan nimenkirjoitukseen oikeutetut henkilöt. Kukin projekti toimii ao. lautakunnan tai suoraan kunnanhallituksen alaisena silloin kun sitä ei ole toiminnallisesti tai taloudellisesti sijoitettu minkään hallintokunnan alaisuuteen. Kaikki projektien hankinnat ovat hankintalain piirissä ja ne tulee kilpailuttaa. Projektin puitteissa hankittu omaisuus on kunnan omaisuutta, joka merkitään joko kunnan käyttöomaisuuskirjanpitoon tai irtaimistokirjanpitoon. Projektiin osallistumisesta ja sen käynnistämisestä päättää kunnanhallitus. Kunnanhallitukselle on tuotava tiedoksi projektin loppuraportti (yhteenveto projektin toteutuksesta ja tuloksista). EU-rahoituksesta annetaan erilliset ohjeet. 7.2 Valtionosuudet Hallintokunnat ja tilivelvolliset henkilöt vastaavat alaisensa toiminnan valtionosuushankkeiden ja niihin verrattavista hakemuksista ja selvityksistä, jotta myönnettyjen avustusten tilitykset saapuvat kuntaan ajallaan. Valtionosuusselvityksistä on ilmoitettava viipymättä taloustoimistolle maksuvalmiussuunnittelua varten.

12 12 8. RISKIEN HALLINTA JA VAKUUTTAMINEN 8.1 Tietoturvallisuus Tietoturvallisuus on koko organisaation yhteinen asia ja se ei koske pelkästään sähköisessä muodossa olevaa tietoa vaan tietojen, järjestelmien ja palveluiden asianmukaista suojaamista. Kunnan atk-tuki huolehtii palomuurien ym. järjestelmien rakentamisesta, joiden tarkoituksena on estää asiattomien pääsy kunnan tietojärjestelmiin. Tietojärjestelmiin ja niiden sisältämiin tietoihin liittyvät varmuuskopiot tulee ottaa säännöllisesti ja säilyttää paloturvallisesti. Käyttöoikeuksia tulee rajoittaa ja tarkistaa tietyin väliajoin. Riittävän tietoturvallisuuden varmistamiseksi kunnalle laaditaan erillinen tietoturvallisuusohjelma. 8.2 Rakenteellinen turvallisuus Kiinteistöjen avaimet luovutetaan henkilöstön käyttöön vain kuittausta vastaan. Avaimia on jokaisen säilytettävä huolellisesti ja sen jälkeen kun niitä ei enää tarvita tulee ne välittömästi palauttaa kunnalle. 8.3 Toiminnan riskit Toiminnan riskien hallinta toteutetaan sisäisellä valvonnalla ja tarkkailulla. Toiminnan riskien hallintaa toteutetaan varmistamalla toiminta- ja työketjujen sujuvuus, varahenkilöjärjestelmän aukottomuus sekä korvaavan järjestelmän käyttömahdollisuudet yllättävissä keskeytyksissä. 8.4 Riskeiltä suojautuminen ja vakuutukset Osana riskienhallintaa suoritetaan riskienkartoitusta. Riskiensuojautumisvaihtoehtoina ovat vakuuttaminen tai omat suojautumistoimenpiteet, jolloin riski kannetaan itse. Vakuutukset keskitetään tarjouskilpailun perusteella yhteen vakuutusyhtiöön. Tarjouskilpailu järjestetään pääsääntöisesti kerran valtuuskaudessa.

13 13 9. HANKINNAT 9.1 Yleiset hankintaperiaatteet Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla tekemistä. Hankinnat jaetaan KTM:n vuosittain vahvistamien kynnysarvon ylittäviin ja alittaviin hankintoihin, joka vaikuttaa tietyiltä osin hankintamenettelyyn. Hankinnat on suoritettava taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti olemassa olevat kilpailumahdollisuudet hyödyntäen. Hankinnoissa on huomioitava kestävä kehitys, ympäristövaikutukset ja -kuormitukset sekä kierrätysmahdollisuudet. Lisäksi hankinnoissa on noudatettava suuruudesta riippuen avoimuuden ja tasapuolisuuden periaatteita. 9.2 Hankintamuodot Hankintamuotoja ovat avoin menettely, rajoitettu menettely, neuvottelumenettely ja suorahankinta. Avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen julkaistun ilmoituksen perusteella. Rajoitetussa menettelyssä tarjous pyydetään etukäteen rajatulta sekä luotettavilta ja toimituskykyisiltä toimittajilta. Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää poikkeustilanteissa (tarvittaessa käyttö kyettävä perustelemaan) tietyissä erikoishankintatilanteissa. Suorassa hankinnassa tilaus suoritetaan ilman tarjouspyyntöä yhdeltä toimittajalta, jos kyseessä on esim. vähäinen hankinta-arvo, kilpailun hyödyttömyys, kiire tai tavaraa/palvelua ei ole muualta saatavissa. 9.3 Tarjousmenettely Tarjouspyyntö tehdään pääsääntöisesti kirjallisena. Suullista tarjouspyyntöä voi käyttää ainoastaan suorassa hankinnassa. Tarjouspyyntö lähetetään samanaikaisesti ja samansisältöisenä kaikille ehdokkaille. Tarjouspyynnöstä tulee ilmetä tekniset ja juridiset vaatimukset sekä mahdollisuuden mukaan hankintapäätöksen arviointiperusteet. Saapuneet tarjoukset kirjataan ja päällykseen merkitään saapumisaika ja vastaanottajan nimi. Tarjoukset säilytetään avaamattomina avaamistilaisuuteen saakka, jossa avatut tarjoukset varmistetaan päivämäärällä ja läsnäolevien nimikirjoituksella. Avaustilaisuudesta tehdään pöytäkirja, johon tarjouksista laadittu luettelo liitetään. 9.4 Tarjousten arviointi ja hyväksyminen Tarjoukset on käsiteltävä niin hyvissä ajoin, että hyväksyminen voidaan saattaa tarjouksentekijän tietoon tarjouksen voimassaoloaikana. Tarjouksentekijälle saadaan myöntää tilaisuus oikaista ilmeinen kirjoitus- tai laskuvirhe (ennen hankintapäätöstä).

14 14 Tarjouksista on hyväksyttävä joko se, joka on arviointiperusteiden mukaan kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin (laki julkisista hankinnoista). Hankintoja koskevien asiakirjojen julkisuus riippuu asian käsittelyvaiheesta. Sääntönä noudatetaan lakia yleisten asiakirjojen julkisuudesta. 9.5 Hankintatoimen järjestäminen Kunnan hankintatoimi on järjestettävä tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa on pyrittävä keskittämiseen vastuualueiden sisällä ja välillä, jolloin saatavissa on parhaat suuruusalennukset sekä mahdollisimman pienet toimituskustannukset. Hallintokunnat nimeävät hankintoja koordinoivat vastuuhenkilöt sekä määrittelevät tarvittaessa alaisensa hankintojen toimivaltarajat ja muut toimintaohjeet. Hankinnat on suoritettava Kuntaliiton ohjeistuksen mukaisesti (yleiset hankintaohjeet). Kunnan omattaloudenhoitoa koskevat keskeisimmät määräykset sisältyvät Hallintosääntöön sekä seuraaviin voimassa oleviin ohjeisiin: - Hankintaohjeet Suomen Kuntaliitto; yleiset hankintaohjeet