HAMINAN SEURAKUNTA KOKOUSKUTSU 4/2011 Kirkkoneuvosto. Simeon-talon kokoushuone

Transkriptio

1 KOKOUSKUTSU 4/2011 Kirkkoneuvosto Kokousaika klo Kokouspaikka Simeon-talon kokoushuone Käsiteltävät asiat Asia nro Liite nro 55 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 56 Pöytäkirjantarkastajien valinta 57 Kirkon talous- henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen asiakkaaksi liittyminen 58 Tiedoksi omaisuudenhoitosopimus 59 1 Flyygelin hankkiminen Kulmakiven seurakuntataloon 60 a Seurakuntamestari Matti Kuisman irtisanoutuminen 61 Kausityönjohtajan palkkaaminen hautausmaille 62 Hamina-Vehkalahden seurakunnan vuoden 2010 tilinpäätös 63 Virolahden seurakunnan vuoden 2010 tilinpäätös 64 Kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpano 65 Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulille, että 4. kanttorin virkaa ei julisteta haettavaksi 66 Viranhaltijoiden päätöspöytäkirjat tiedoksi 67 2 Muutoksenhaku 60 b Vuosilomajärjestyksen vahvistaminen puheenjohtaja

2 PÖYTÄKIRJA 4/2011 Kirkkoneuvosto Sivu 42 Aika klo Paikka Osanottajat Simeon-talon kokoushuone jäsenet varajäsenet Jari Pennanen, kirkkoherra läsnä Vesa Aurén läsnä Esko Kiri Liisa Hanski läsnä Heidi Suurnäkki Nina Janes läsnä Anne Urpalainen Arto Kivelä läsnä Tuula Joenpolvi Osmo Näkki läsnä Simo Suutari Outi Silander poissa Jaana Suikkanen läsnä Muut läsnäolijat Seppo Kiri, kirkkovaltuuston puheenjohtaja Tarja Partanen, pöytäkirjanpitäjä Allekirjoitukset puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat Pöytäkirjan tarkastus Paikka ja aika Hamina Hamina Allekirjoitukset Nina Janes Arto Kivelä Pöytäkirjan nähtävänä pito Pöytäkirja on asetettu nähtäville ja on ollut nähtävänä kirkkoherranvirastossa Nähtävänä pidosta on ilmoitettu kirkkoherranviraston ilmoitustaululla Pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan otteet oikeaksi todistaa

3 Kirkkoneuvosto Sivu 43 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 55 Asialista on lähetetty Kokous on päätösvaltainen kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Todetaan laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS 56 Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Päätetään valita pöytäkirjan tarkastajiksi Nina Janes ja Arto Kivelä. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Nina Janes ja Arto Kivelä.

4 Kirkkoneuvosto Sivu 44 KIRKON TALOUS- JA HENKILÖSTÖHALLINNON PALVELUKESKUKSEN ASIAKKAAKSI LIITTYMINEN 57 Kirkon kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelukeskuksen (HETA) valmistelu etenee ja se aloittaa toimintansa vuonna Kirkkohallitus on istunnossaan päättänyt perustaa ensimmäisen toimipisteen Ouluun, joka on myös palvelukeskuksen pääpaikka. Lahti ja Kuopio valittiin seuraaviksi toimipisteiksi, ruotsinkielisen toimipisteen sijaintipaikka on Porvoo. Pilottiseurakunnat on myös valittu, niitä on yhteensä 14, joista yksi seurakuntayhtymä. Palvelukeskuksen avainhenkilöiden virat on perustettu ja ne ovat julistettu haettavaksi. Tietojärjestelmät hankitaan neuvottelumenettelyllä ja päätökset tehdään kevään 2011 aikana. Kirkkohallitus tekee selvitystä siitä, milloin kukin seurakuntatalous haluaisi liittyä kirkon talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen asiakkaaksi. Kirkkohallitus pyytää seurakuntien kirkkoneuvostoja ilmoittamaan, mikä olisi seurakunnalle paras ajankohta liittyä palvelukeskuksen asiakkaaksi. Siirtymäaikaa on vuoteen 2017 asti. Haminan seurakunnan taloushallinnon työntekijät eivät ole halukkaita siirtymään palvelukeskuksen työntekijöiksi. Täten meille olisi paras liittymisajankohta kun ensimmäinen työntekijä eläköityy. Työntekijän ilmoituksen mukaan ajankohta olisi Päätetään ilmoittaa kirkkohallitukselle, että Haminan seurakunnalle paras ajankohta liittyä palvelukeskuksen asiakkaaksi on vuosi 2017.

5 Kirkkoneuvosto Sivu 45 TIEDOKSI OMAISUUDENHOITOSOPIMUS 58 Hamina-Vehkalahden seurakunta on tehnyt sijoituspalvelusopimuksen Haminan Seudun Osuuspankin kanssa. OP-Private sopimus sisältää sekä täyden valtakirjan omaisuudenhoitoa sekä OP-Private sijoituskonsultointia. Palkkion hinta on euroa vuodessa. Annetaan talousjohtaja Tarja Partaselle valtuudet tehdä päätökset sijoituksiin liittyvissä asioissa. Hyväksytään seurakunnan sijoitussuunnitelma, joka lähetetään esityslistan mukana merkitään tiedoksi voimassaoleva sijoituspalvelusopimus, 2. - annetaan talousjohtaja Tarja Partaselle valtuudet tehdä sijoituspäätökset ja 3. - hyväksytään seurakunnan sijoitussuunnitelma FLYYGELIN HANKKIMINEN KULMAKIVEN SEURAKUNTATALOON 59 Kanttori Pekka Soranummi jättänyt seuraavanlainen kirjelmän: Flyygelin myyntitarjous Tarjoan Hamina-Vehkalahden seurakunnalle ostettavaksi mustan Yamaha G2 flyygelini penkkeineen euron myyntihinnalla. Uusi vastaavan kokoinen soitin, Yamaha C2, maksaa varusteineen yi euroa. Flyygelin sijoituspaikaksi tulee seurakuntakeskus Kulmakiven yläsali, jossa siitä on suurta hyötyä niin kuoroharjoitus-, muistotilaisuuskuin konserttikäytössäkin. Tarjoudun samalla ostamaan seurakunnalta vanhan, Yamaha U1 ruskean pianon, jonka sijoituspaikkana on ollut Leirikankaan kappeli, 500 euron kauppahinnasta. Kulmakiven yläsalin piano on jo siirretty Leirikankaan kappeliin. Täten myyjän tilille (Haminan Op ) maksettava kauppasumma tästä vaihtokaupasta olisi euroa.

6 Kirkkoneuvosto Sivu 46 Haminassa , kunnioittaen PEKKA SORANUMMI Pekka Soranummi kanttori Hamina-Vehkalahden seurakunnan kirkkoneuvosto käsitteli asiaa kokouksessaan ja jätti asian pöydälle uudelleen valmistelua varten. Sekä flyygelistä, että pianosta on pyydetty pianonvirittäjä Timo Perkolan lausunto. Sen mukaan tarjouksen soitinten hintapyyntö vastaa niiden kuntoa ja ikää. Asiaa on valmistellut talousjohtaja Tarja Partanen, kanttori Kai Huopainen ja kirkkovaltuuston jäsen Jaana Suikkanen. Kanttori Kai Huopaisen asiasta laatima lausunto liitteenä 1. Talousarviossa ei ole varattu rahaa flyygelin hankintaan. Koska hankinta on yli euroa, täytyy hankinta kirjata taseeseen investointien kautta. Päätetään 1. hankkia kanttori Pekka Soranummelta käytetty Yamaha G2 -flyygeli hintaan euroa sijoituspaikkana Kulmakiven yläsali 2. myydä hänelle käytetty piano hintaan 500 euroa 3. myönnetään talousarvioon ylioikeus tehtäväalue 918 Taseirtaimiston hankinta euroa. SEURAKUNTAMESTARI MATTI KUISMAN IRTISANOUTUMINEN 59 Seurakuntamestari Matti Kuisma on jättänyt seuraavanlaisen kirjeen: Matti Kuisma Muurolantie 710 As Ahomäki Kirkkoneuvosto HAMINA Irtisanoutuminen

7 Kirkkoneuvosto Sivu 47 Sanoudun irti Miehikkälän kappeliseurakunnan seurakuntamestarin virasta alkaen eläkkeelle siirtymisen johdosta. Kunnioittaen MATTI KUISMA Matti Kuisma Päätetään merkitä Matti Kuisman irtisanoutuminen tiedoksi. Viran aukijulistamiseen palataan seuraavassa kokouksessa. KAUSITYÖNJOHTAJAN PALKKAAMINEN HAUTAUSMAILLE 61 a Hamina-Vehkalahden seurakunnan hautausmaille on useamman vuoden aikana palkattu kausityönjohtaja huhti-lokakuun väliseksi ajaksi. Taru Uutelan palkkaus väliseksi ajaksi on tehty viranhaltijapäätöksellä. Kausityönjohtajan huhtikuisiin tehtäviin kuuluu seuraavia asioita: - käyttöturvallisuustiedotteiden päivitys (uutena Miehikkälän hautausmaa) o jokaisessa työpisteessä tulee olla käyttöturvallisuustiedotteet niissä käytettävistä kemikaaleista (torjunta-aineet, poltto- ja voiteluaineet, siivouksessa käytettävät aineet yms.) o päivitys tehtävä vuosittain, sillä käyttöturvallisuustiedotteiden sisältö voi muuttua myrkyllisyyteen liittyvien lausekkeiden osalta. - lääkekaappien sisältöjen inventointi ja tarvittavien täydennysten hankinta - työsuojelu- ja suojavälineiden hankintaan osallistuminen - hoitokautta tarkentavan toimintasuunnitelman valmistelu yhdessä seurakuntapuutarhurin kanssa - ammattitaitoa vaativien pensaiden leikkaus hautausmailla ja kiinteistöpihoilla o esim. tuijien leikkaus ei ole mahdollista talvella alle -5 asteen pakkasilla o puiden ja pensaiden talvivauriot tulisi korjata kasvien ollessa lepotilassa - hautojen, joihin on haudattu talvella, siivous, sitä mukaa kun lumet sulavat - sankarihautausmaiden siivous kynttilöistä ja kukkalaitteista Huhtikuu on kaiken kaikkiaan varsin hektistä aikaa hautausmaiden ylläpidossa ja asiakaspalvelussa. Hautaustoimen vakinainen työväki ei ehdi tekemään kaikkia tarvittavia töitä, joten lisätyövoimaa tarvitaan. Valmistelu: seurakuntapuutarhuri Tommi Nukarinen

8 Kirkkoneuvosto Sivu 48 Palkataan hautausmaiden kausityönjohtajaksi Taru Uutela väliseksi ajaksi. Palkka on vaativuusryhmä 403 mukainen. VUOSILOMAJÄRJESTYKSEN VAHVISTAMINEN 61 b Virkasääntö 7: 33 : Vuosiloman myöntävä viranomainen Vuosiloman myöntää ja sen ajankohdan päättää kirkkoneuvosto, jollei asia ohje- tai johtosäännön mukaan kuulu muulle viranomaiselle. Ennen päätöksen tekemistä viranhaltijalle on varattava tilaisuus esittää toivomuksensa vuosiloman ajankohdasta. 34 Lomajärjestys ja sijaisuudet 1. mom. Viranhaltijoille on vahvistettava lomajärjestys ja se on annettava heille tiedoksi, mikäli mahdollista, kuukausi ja viimeistään kaksi viikkoa ennen loman alkamista. Lomajärjestyksen vahvistanut viranomainen voi viranhaltijan pyynnöstä tai erityisen painavasta viranhoidollisesta syystä sekä viranhaltijaa mahdollisuuksien mukaan kuultuaan muuttaa lomajärjestystä. Lomajärjestyksestä ja sen muutoksista on viipymättä ilmoitettava myös palkan maksamisesta huolehtivalle viranomaiselle. 2. mom. Lomien ajankohtia on samankaltaisissa tehtävissä olevien viranhaltijoiden kesken eri vuosina sopivasti vuoroteltava ja lomat tulee sijoittaa siten, että vältytään tarpeettomilta sijaisuusmääräyksiltä. Kirkon yleiseen virka- ja työehtosopimus KirVESTES , 106 Vuosiloman ajankohdan määrääminen 1 mom. Vuosiloma annetaan työnantajan määräämänä aikana siten, että lomavuoden lomakauteen ( ) sijoitetaan vähintään 65

9 Kirkkoneuvosto Sivu 49 prosenttia lomanmääräytymisvuodelta ansaitun loman kokonaismäärästä ja loput lomakauden jälkeen, jollei 2 momentista muuta johdu. Vuosilomaa ei saa määrätä siten, että viranhaltijan/työntekijän työssäoloajan säännöllinen työaika muuttuisi olennaisesti vuosiloman vuoksi. 2 mom. Työtehtävien kausiluonteisuuden tai muun vastaavan työtehtävien vuosittaiseen sijoittumiseen vaikuttavan perustellun syyn vuoksi vuosiloma voidaan määrätä annettavaksi 1 momentista poikkeavasti. Viranhaltijan/työntekijän kanssa voidaan myös sopia loman antamisesta 1 momentista poikkeavasti. Loma on annettava kuitenkin viimeistään lomakautta seuraavana kalenterivuonna ennen syyskuun loppua. Vuosilomajärjestys, joka on tehty viran- ja toimenhaltijain toivomusten perusteella ottaen huomioon virkasäännön sekä Kirkon yleisen virka- ja työehtosopimuksen määräykset, lähetetään esityslistan mukana. Päätetään vahvistaa vuosilomajärjestys ja antaa kirkkoherralle, talousjohtajalle ja työalavastaaville oikeus alaisensa henkilöstön osalta virkasäännön 34 :n 1 momentin mukaisissa tapauksissa muuttaa vuosilomajärjestystä. HAMINA-VEHKALAHDEN SEURAKUNNAN VUODEN 2010 TILINPÄÄTÖS Kirkkojärjestyksen 15 luvun 9 :n mukaan Tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, johon kuuluvat tuloslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja 9 luvun 6 :n 1 momentissa tarkoitettu toimintakertomus. Samassa yhteydessä on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelyä sekä talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi. Kirkkoneuvoston on laadittava tilinpäätös tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Tilinpäätöksen allekirjoittavat päätösvaltainen kirkkoneuvosto ja taloudesta vastaava viranhaltija.

10 Kirkkoneuvosto Sivu 50 Allekirjoitettu tilinpäätös on annettava viipymättä tilintarkastajille. Tilintarkastuskertomus on laadittava toukokuun loppuun mennessä. Kirkkoneuvoston on esitettävä tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus sekä siihen mahdollisesti liittyvät vastineet kirkkovaltuuston käsiteltäviksi. Kirkkovaltuuston on päätettävä tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapaudesta kesäkuun loppuun mennessä. Tilinpäätöstä varmentamaan on laadittava tase-erittelyt (KPL 3:13,1). Tilinpäätöstä varmentavat asiakirjat eli tase-erittelyt, liitetietojen erittelyt, tililuettelo, tehtäväalueluettelo ja erillistunnisteluettelot sidotaan erikseen omaksi asiakirjakseen. Liitetietojen erittelyt ovat seurakunnan sisäisiä tilinpäätösasiakirjoja, joita ei tarvitse julkistaa. Hautainhoitorahaston tuloslaskelma ja tase liitetietoineen sisältyy seurakunnan tilinpäätöksen liitetietoihin, jolloin se hyväksytään kirkkovaltuustossa seurakunnan tilinpäätöksen yhteydessä. Toimintakulut ovat ,13 ja -tuotot ,59, toimintakate ,54. Investointimenot ovat ,65 ja pysyvien vastaavien myynti (voitto) ,55 Kassavarojen muutos on ,28. Verotulot ovat ,99. Vuosikate on ,50, suunnitelman mukaiset poistot ,02 ja tilikauden ylijäämä 8.856,91. Seurakunnan taseen loppusumma on ,75. Hautainhoitorahaston toimintakulut ovat ,82, toimintatulot ,79 ja tilikauden ylijäämä 2.487,70. Hautainhoitorahaston taseen loppusumma on ,15. Tilinpäätösasiakirjat lähetetään esityslistan mukana. Hyväksytään Hamina-Vehkalahden seurakunnan vuoden 2010 tilinpäätös ja annetaan se tilintarkastajien tarkastettavaksi. 62 Tilintarkastajien kertomus lähetetään esityslistan mukana.

11 Kirkkoneuvosto Sivu 51 Kirkkoneuvosto esittää tilinpäätöksen ja tilintarkastajien tarkastuskertomuksen kirkkovaltuustolle sekä esittää, että kirkkovaltuusto päättää tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille. VIROLAHDEN SEURAKUNNAN VUODEN 2010 TILINPÄÄTÖS Kirkkojärjestyksen 15 luvun 9 :n mukaan Tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, johon kuuluvat tuloslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja 9 luvun 6 :n 1 momentissa tarkoitettu toimintakertomus. Samassa yhteydessä on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelyä sekä talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi. Kirkkoneuvoston on laadittava tilinpäätös tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Tilinpäätöksen allekirjoittavat päätösvaltainen kirkkoneuvosto ja taloudesta vastaava viranhaltija. Allekirjoitettu tilinpäätös on annettava viipymättä tilintarkastajille. Tilintarkastuskertomus on laadittava toukokuun loppuun mennessä. Kirkkoneuvoston on esitettävä tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus sekä siihen mahdollisesti liittyvät vastineet kirkkovaltuuston käsiteltäviksi. Kirkkovaltuuston on päätettävä tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapaudesta kesäkuun loppuun mennessä. Tilinpäätöstä varmentamaan on laadittava tase-erittelyt (KPL 3:13,1). Tilinpäätöstä varmentavat asiakirjat eli tase-erittelyt, liitetietojen erittelyt, tililuettelo, tehtäväalueluettelo ja erillistunnisteluettelot sidotaan erikseen omaksi asiakirjakseen. Liitetietojen erittelyt ovat seurakunnan sisäisiä tilinpäätösasiakirjoja, joita ei tarvitse julkistaa. Hautainhoitorahaston tuloslaskelma ja tase liitetietoineen sisältyy seurakunnan tilinpäätöksen liitetietoihin, jolloin se hyväksytään kirkkovaltuustossa seurakunnan tilinpäätöksen yhteydessä. Toimintakulut ovat ,59 ja -tuotot, toimintakate ,68. Investointimenot ovat ,17 Kassavarojen muutos ,71 on.

12 Kirkkoneuvosto Sivu 52 Verotulot ovat ,66. Vuosikate on ,11, suunnitelman mukaiset poistot ,29 ja tilikauden alijäämä ,05. Seurakunnan taseen loppusumma on ,97. Miehikkälän hautainhoitorahaston toimintakulut ovat ,63, toimintatulot ,30 ja tilikauden alijäämä -675,90. Hautainhoitorahaston taseen loppusumma on ,91. Virolahden hautainhoitorahaston toimintakulut ovat ,11 toimintatulot ,22 ja tilikauden alijäämä ,23. Hautainhoitorahaston taseen loppusumma on ,10. Tilinpäätösasiakirjat lähetetään myöhemmin. Hyväksytään Virolahden seurakunnan vuoden 2010 tilinpäätös ja annetaan se tilintarkastajien tarkastettavaksi. 63 Tilintarkastajien kertomus lähetetään esityslistan mukana. Kirkkoneuvosto esittää tilinpäätöksen ja tilintarkastajien tarkastuskertomuksen kirkkovaltuustolle sekä esittää, että kirkkovaltuusto päättää tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille.

13 Kirkkoneuvosto Sivu 53 KIRKKOVALTUUSTON PÄÄTÖSTEN TÄYTÄNTÖÖNPANO 64 Kirkkoneuvoston asiana on, jollei toisin ole säädetty tai määrätty, huolehtia kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpanosta. (KL 10:1,5) Jos kirkkoneuvosto katsoo, että kirkkovaltuuston päätös on tehty virheellisessä järjestyksessä tai menee valtuuston toimivaltaa ulommaksi taikka muutoin on lainvastainen, kirkkoneuvoston tulee jättää päätös täytäntöön panematta ja syyn tähän ilmoittaen viipymättä saattaa asia valtuuston uudelleen käsiteltäväksi. (KL 10:6,1) Todetaan, että kirkkovaltuuston kokouksissaan ja tekemät päätökset on tehty oikeassa järjestyksessä, eivät mene valtuuston toimivaltaa ulommaksi eivätkä ole muutoinkaan lainvastaisia, ja päätetään panna ne täytäntöön. ESITYS MIKKELIN HIIPPAKUNNAN TUOMIOKAPITULILLE, ETTÄ 4. KANTTORIN VIRKAA EI JULISTETA HAETTAVAKSI 65 KJ 6:21 momentti säätää: Jos on pantu vireille kysymys seurakunnan liittämisestä toiseen seurakuntaan tai jos tuomiokapituli muuten katsoo seurakuntaa koskevien järjestelyjen voivan aiheuttaa sen, että virka siellä tulee tarpeettomaksi, tai jos siihen muuten on erityisiä syitä, tuomiokapituli voi päättää enintään yhden vuoden ajaksi kerrallaan, ettei virkaa julisteta haettavaksi. Hamina-Vehkalahden ja Virolahden seurakuntien yhdistyminen toteutui vuoden 2011 alusta. Uuden, Haminan seurakunnan kanttorien tehtävätarpeet ja työnkuvat ovat vasta selkiintymässä. Asian valmistelua ovat hidastanut kaksi seikkaa: - yksi viranhaltijoista on ollut ja on edelleen vanhempainlomalla - yksi viranhaltija selvittää vielä työterveyden kanssa mahdollisuutta palata puolikkaalta täysiaikaiseksi työntekijäksi Tästä syystä kirkkoneuvosto esittää tuomiokapitulille, että Haminan seurakunnan 4. kanttorin virkaa ei vielä julisteta haettavaksi, vaan tehtävä hoidetaan ajalla viransijaisuutena.

14 Kirkkoneuvosto Sivu 54 Päätetään esittää Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulille ettei avoinna olevaa 4. kanttorin virkaa julisteta haettavaksi vaan tehtävä hoidetaan viransijaisuutena ajalla VIRANHALTIJOIDEN PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJAT TIEDOKSI 66 Viranhaltijoiden päätöspöytäkirjat ajalta ovat nähtävillä kokouksessa. Merkitään päätöspöytäkirjat tiedoksi. pöytäkirjat merkittiin tiedoksi. MUUTOKSENHAKU 67 Liite 2, 67.