EAZYBREAK PALVELU - YRITYKSEN REKISTERÖINTI

Transkriptio

1 1. Yleistä 2. Rekisteröinnin aloitus 3. Yrityksen perustiedot (1/7) 4. Käyttäjätietojen vahvistus ja kirjautuminen Eazybreak Palveluun (2/7) 5. Työntekijät ja ryhmät (3/7) 6. Toimipaikat (4/7) 7. Seteliasetukset 7.1. Yrityskohtaiset seteliasetukset (5/7) Lounas- ja motivointisetelit Sopimuslounassetelit Sopimusmotivointisetelit Työmatkasetelit 8. Ryhmäkohtaiset seteliasetukset (6/7) 9. Rekisteröinnin päättäminen (7/7) 10. Sopimusasetukset sivu 1

2 1. Yleistä Yrityksen pääkäyttäjä rekisteröi työnantajatilille Yrityksen perustiedot Toimipaikat, työntekijäryhmät ja työntekijät Yrityksen setelikäyttöön liittyvät asetukset valitun palvelumallin mukaisesti. Eazybreak Palvelumallit ovat: Postpaid (sopimuslounassetelit, sopimusmotivointisetelit) Eazybreak laskuttaa käytetyt setelit työnantajalta ja suorittaa tilityksen kauppiaalle työnantajan maksettua laskun. Työnantaja veloittaa käytetyistä seteleistä omavastuuosuudet työntekijän palkasta. Selfpaid (sopimuslounassetelit, sopimusmotivointisetelit) Työntekijä lataa setelit tilillensä maksaen ennakkoon omavastuuosuutensa verkkomaksuna. Eazybreak laskuttaa työnantajan tukiosuuden käytetyistä seteleistä työnantajalta ja suorittaa tilityksen kauppiaalle työnantajan maksettua laskun. Prepaid (lounassetelit, motivointisetelit, työmatkasetelit) Työnantaja tilaa ja maksaa ennakkoon tulevan kuukauden setelit. Setelit latautuvat työntekijöiden käyttöön kuukauden 1. päivä yrityksen maksettua laskun. Työnantaja veloittaa tilattujen seteleiden omavastuuosuudet työntekijän palkasta. Eazybreak tilittää kauppiaille käytetyt setelit. 2. Rekisteröinnin aloitus Rekisteröinti aloitetaan sivulla. Siirry rekisteröintilomakkeelle kohdassa Työnantajalle Rekisteröidy. 3. Yrityksen perustiedot (1/7) Tallenna yrityksesi perustiedot. Yrityksen nimi, osoite ja Y-tunnus Eazybreak-tiedotteiden sähköpostiosoite: tähän osoitteeseen saat mm. infokirjeet, tiedotteet uusista toiminnallisuuksista tai häiriötilanteista. Laskutustiedot: Osoitetiedot ja asiakkaan oma viite laskulla. Verkkolaskun osoite ja operaattori 1. 1 Mikäli verkkolaskuosoitetta ei ilmoiteta, toimitamme asiakkaalle paperilaskun sisältäen palveluhinnastomme mukaisen maksun paperilaskun toimittamisesta. sivu 2

3 Yrityksen käyttäjätuen tiedot: Yrityksen oma Eazybreak-tuki voi olla esim. pääkäyttäjä, ylläpitäjä tai muu nimetty käyttäjätuki. Tuki vastaa työntekijöiden yrityskohtaisiin kysymyksiin mm. o työntekijän käyttäjätietojen lisäys, muutos ja tilin sulkeminen o seteleiden jakoon ja käyttöön liittyvät säännöt o yrityskohtaiset ohjeet työntekijöille Tallenna vähintäänkin oman tuen nimitieto ja yksi yhteystieto, joihin työntekijä voivat olla tarvittaessa yhteydessä. Www-sivu voi olla esim. linkki yhteydenottolomakkeelle. Yhteyshenkilö: Rekisteröinnin tekijä ja Eazybreak-yritystilin pääkäyttäjä. Annettuun sähköpostiin lähetetään tilin aktivointiin tarvittava viesti. Sähköpostiosoite toimii käyttäjätunnuksena. Käyttöehdot ja hinnasto: Hyväksyttyäsi ehdot ja palveluhinnastomme tallenna yrityksen perustiedot. 4. Käyttäjätietojen vahvistus ja kirjautuminen Eazybreak Palveluun (2/7) Yrityksen perustietojen ja pääkäyttäjätietojen tallennus on valmis. Mikäli pääkäyttäjän käytössä ei ole vielä Eazybreaktiliä, lähettää Palvelu ilmoitettuun sähköpostiin tili aktivointilinkin. Käyttäjätili aktivoidaan sähköpostin ohjeiden mukaisesti ja rekisteröintiä voidaan jatkaa. Jos käyttäjätiedot on jo aktivoitu Eazybreak Palvelussa (esim. toisen yrityksen yhteydessä), ei aktivointilinkkiä toimiteta. Siirry kirjautumissivulle ( ja kirjaudu tunnuksillasi käyttäjätilillesi jatkamaan rekisteröintiä. Unohditko salasanasi toiminto lähettää annettuun sähköpostiosoitteeseen ohjeet salasanan muuttamiseen. Mikäli tilille kirjautumisessa on ongelmia, tyhjennä selaimesi historiatiedot ja/tai sulje selain kokonaan. Kirjoita käyttäjätunnus ja salasana uudelleen ja Kirjaudu. 5. Työntekijät ja ryhmät (3/7) Työntekijät, ryhmät ja toimipaikat voidaan tuoda Palveluun HR-integraation 1 kautta, csv tiedoston 2 avulla tai lisätä manuaalisesti yksitellen. Työnantajan tilitiedoissa voidaan muokata tai poistaa tilitiedot. Eazybreak Palvelu lähettää työntekijän sähköpostiin ohjeet käyttäjätilin aktivoimiseksi heti, kun tiedot tallennetaan. 1 Mikäli yrityksen käytössä on Eazybreak HR-integraatio, työntekijä-, toimipaikka- tai ryhmätietoja ei tallenneta rekisteröinnin yhteydessä. 2 Ohjeet löydät valitsemalla Tuo tiedostosta tai erillisestä dokumentista, joka toimitetaan pyynnöstä. Uudet toimipaikka- ja ryhmätiedot tallentuvat Palveluun csv-latauksen yhteydessä. sivu 3

4 Toimipaikat: Toimipaikan osoitetiedon perusteella Palvelu suosittelee lähimpiä palveluntarjoajia mobiilisetelin tilaajalle. Oletustietoa Päätoimipaikka käytetään, mikäli työntekijäkohtaista toimipaikkaa ei ole määritelty. 6. Toimipaikat (4/7) Voit halutessasi tarkentaa toimipaikkatietoja. Osoitetietojen perusteella Palvelu osaa suositella lähimpiä palveluntarjoajia työntekijälle. Oletustieto on Päätoimipaikka, jota käytetään mikäli työntekijäkohtaista toimipaikkaa ei ole määritelty. Jatka seteliasetuksiin. 7. Seteliasetukset (5/7) Seteliasetuksilla hallinnoidaan yrityksen käytössä olevia setelityyppejä sekä niiden jako- ja maksuperusteita. Työntekijöitä voidaan jakaa ryhmiin (esim. kustannuspaikat) ja antaa niille ryhmäkohtaiset asetukset. Valitse yrityksessä käytettävät setelityypit: lounassetelit, jotka käyvät maksutapana kaikissa Eazybreak-toimipaikoissa. motivointisetelit, jotka ovat tarkoitettu liikunnan ja kulttuurin tukemiseen ja käyvät maksutapana kaikissa Eazybreak-toimipaikoissa. sopimussetelit (lounas, motivointi), joilla voidaan maksaa ainoastaan työnantajan sopimuspaikoissa (toimipaikossa, joilla on sopimus yrityksen kanssa Eazybreak Palvelussa). työmatkasetelit: ole yhteydessä myyntimme mikäli haluat työmatkaseteli käyttöösi 7.1. Yrityskohtaiset seteliasetukset Määrittele seteleiden jakoon ja käyttöön tarvittavat säännöt ja tallenna tiedot. sivu 4

5 Lounas- ja motivointisetelit Lisäyskuukaudet Kuukaudessa lisättävä määrä Lisäystapa Määritellyn osuuden maksaja Usean setelin käyttö päivässä Seteleiden lisäys joka kuukausi tai valittuina kuukausina. Kalenteripäivien mukaisesti: arkipäivien lukumäärä Ryhmäkohtaisesti 1 : ilmoita lisättävä seteleiden kappalemäärä ryhmäkohtaisissa asetuksissa Lisätään / tilataan yrityksen ilmoittama maksimimäärä seteleitä, mikäli työntekijä ei ole alentanut lisättävää määrää omissa seteliasetuksissaan Työnantaja: prosenttia tai euroja Työntekijä: euroja Kyllä (motivointiseteleissä aina kyllä) / Ei Sopimuslounassetelit Laskutus käytön jälkeen Anna työntekijöiden tilata omat setelinsä 2 Näytä vain sopimusruokailutunniste 3 Lisäyskuukaudet Kuukaudessa lisättävä määrä Määritellyn osuuden maksaja Usean setelin käyttö päivässä Kyllä: Eazybreak laskuttaa kaksi kertaa kuukaudessa setelit yritykseltä sen mukaan, miten seteleitä on käytetty. Ei: Yritys tilaa ja maksaa setelit ennakkoon. Kyllä: Työntekijä lataa setelit tililleen maksamalla omavastuuosuudet verkkomaksuna. Ei palkkahallinnon veloituksia. Ei: Työnantaja velottaa palkkahallinnon kautta omavastuuosuudet käytetyistä seteleistä. Yrityksellä on yksi lounashinta/ravintola. Seteleissä ei ilmoiteta sopimushintaa. Työntekijätilillä ilmoitetaan vain työntekijän omavastuuosuus setelistä. Seteleiden lisäys joka kuukausi tai valittuina kuukausina. Kalenteripäivien mukaisesti: arkipäivien lukumäärä Ryhmäkohtaisesti 4 : ilmoita lisättävä seteleiden maksimimäärä ryhmäkohtaisissa asetuksissa Työnantaja: prosenttia tai euroja Työntekijä: euroja Kyllä / Ei 1 Voit käyttää ainoastaan ryhmäkohtaista määrää, jos käytössä on a) motivointisetelit b) sekä lounas- että sopimuslounassetelit 2 Vain jos laskutus käytön jälkeen 3 Vain Postpaid-sopimuslounasseteleissä. Mikäli hintaa ei esitetä setelissä työnantajan tulee varmistaa, että kauppiaan kassahenkilöt ovat tietoisia yrityskohtaisesta sopimushinnasta. 4 Voit käyttää ainoastaan ryhmäkohtaista määrää, jos käytössä on sekä lounas- että sopimuslounassetelit sivu 5

6 Sopimusmotivointisetelit Laskutus käytön jälkeen Anna työntekijöiden tilata omat setelinsä 1 Lisäyskuukaudet/ jaksot 2 Kuukaudessa / Jaksossa lisättävä määrä Määritellyn osuuden maksaja Usean setelin käyttö päivässä Kyllä: Eazybreak laskuttaa kaksi kertaa kuukaudessa setelit yritykseltä sen mukaan, miten seteleitä on käytetty. Kyllä: Työntekijä lataa setelit tililleen maksamalla omavastuuosuudet verkkomaksuna. Ei palkkahallinnon veloituksia. Ei: Työnantaja velottaa palkkahallinnon kautta omavastuuosuudet käytetyistä seteleistä. Seteleiden lisäys joka kuukausi tai valittuina kuukausina/jaksoina. Ryhmäkohtaisesti: ilmoitetaan lisättävä seteleiden määrä ryhmäkohtaisissa asetuksissa. Työnantaja: prosenttia tai euroja Työntekijä: euroja Kyllä Työmatkasetelit Ole yhteydessä myyntiimme (myynti@eazybreak.com), mikäli haluat työmatkasetelit yrityksenne käyttöön. 8. Ryhmäkohtaiset seteliasetukset (6/7) Ryhmäkohtaisissa asetuksissa määritellään kaikille työntekijöille tai työntekijäryhmille setelin maksimiarvo jaettavien seteleiden maksimimäärä Määritykset tehdään setelityypeittäin. Jatka tilaussopimuksen hyväksyntään. 1 Vain jos laskutus käytön jälkeen 2 Selfpaid-palvelumallissa määritellään kuinka monta seteliä työntekijä voi enintään ostaa jakson aikana. Valitse kuukaudet, joista jakso alkaa esim. valittaessa kuukaudet tammi- ja heinäkuu, on jaksoja 2 (tammi-kesäkuu ja heinäjoulukuu). sivu 6

7 9. Rekisteröinnin päättäminen (7/7) Päätä rekisteröinti hyväksymällä tilaussopimus. Katso yksityiskohtaiset ohjeet työnantajan tilitiedoista ja käyttäjätilin toiminnoista käyttäjätilisi Työnantajan ohjeista. Työnantajatilisi tiedot on rekisteröity. 10. Sopimusasetukset Yrityksen käyttäessä sopimuslounas- ja sopimusmotivointiseteleitä, tallennetaan työnantajatilille vielä sopimusasetukset. Sopimukseen perustuva seteleiden käyttö edellyttää voimassaolevaa sopimusta Eazybreak Palvelussa 1. Et voi ehdottaa sopimuksia ennen kuin asetukset on tehty. Sopimustunniste näytetään mobiilisetelissä. Kauppias varmistaa sopimustunnuksesta setelin aitouden. Sopimustunnus on 8 merkkinen, yleisimmin käytössä yrityksen nimi ja lyhenne nimestä. Jälkikäteislaskun maksuehto (14, 21 tai 30 pv) ilmoitetaan myös sopimusasetuksissa. Mitä lyhyempi maksuaika laskulla on, sitä nopeammin Eazybreak voi tilittää yrityksen käyttämät ja maksamat setelit kauppiaille. Varmista, että tilitiedot ovat oikein. Palvelu on nyt valmis käyttöönotettavaksi. Tutustu vielä pääkäyttäjälle tarkoitettuihin ohjeisiin, joissa on kuvattu työnantajatilin tiedot ja toiminnallisuudet (Laaja kuvaus Eazybreak Palvelusta). 1 Katso yksityiskohtaiset ohjeet sopimuksista käyttäjätilisi Työnantajan ohjeista. sivu 7