Vantaan kaupunki / Päivitetty

Transkriptio

1 Vantaan kaupunki / Päivitetty Vantaan kaupungin kriisiviestintäohjeet 1

2 Vantaan kaupungin kriisiviestintäohjeet I KAUPUNGIN VIESTINTÄ KRIISITILANTEISSA JA POIKKEUSOLOISSA Johdantoa, kriisi- ja poikkeusolojen viestintävastuut Tilanteet, jotka edellyttävät kriisiviestintää... 4 II VANTAAN KAUPUNGIN KRIISIVIESTINTÄOHJEET Kriisiviestinnän periaatteet Ensitoiminta ja vastuut kriisitilanteessa Nopea viestintäsuunnitelma Viestinnän kohderyhmät Viestinnän välineet Lyhyt tiedotteen laatimisohje, mallitiedotteet Yhteistyö tiedotusvälineiden kanssa LIITTEET/linkit

3 I KAUPUNGIN VIESTINTÄ KRIISITILANTEISSA JA POIKKEUSOLOISSA 1. Johdantoa, kriisi- ja poikkeusolojen viestintävastuut Kriisi on normaalioloissa tai normaaliolojen häiriötilanteissa esiintyvä tehostettuja toimia edellyttävä tilanne. Normaalioloissa syntyvistä kriiseistä selviydytään ja toivutaan käyttämällä olemassa olevia toimivaltuuksia ja voimavaroja tilanteen edellyttämällä tavalla. Poikkeusoloja voivat olla valmiuslain mukaan suuronnettomuus, taloudellinen kriisi, vieraiden valtioiden välinen sota tai sodanuhka ja sodanuhkaa merkitsevä vakava kansainvälinen jännitystila, Suomen alueelliseen koskemattomuuden vakava loukkaus ja maahan kohdistuva sodanuhka ja Suomeen kohdistuva aseellinen hyökkäys ja sota sekä sodan jälkitila. Valmiuslain perusteella mm. kunnat ovat velvollisia varautumaan poikkeusoloihin tekemällä valmiussuunnitelmia ja muita etukäteisvalmisteluja. Viranomaistiedottamisen vastuu normaaliolojen häiriö- ja kriisitilanteissa sekä valmiusajan poikkeustilanteissa Kriisitilanteissa toimintaa johtava toimivaltainen viranomainen vastaa myös tilanteen edellyttämästä viestinnästä. Muut viranomaiset tukevat viestintävastuussa olevaa viranomaista. Kriisitilanteessa välitön johtovastuu ja samalla myös viestintävastuu on usein alueellisella pelastuslaitoksella, joka johtaa toimintaa onnettomuustilanteissa tai useimmissa ihmisille tai omaisuudelle uhkaa aiheuttavissa tilanteissa, kuten myrskyissä ja tulvissa. Toinen kriisitilanteissa toimintaa johtava viranomainen on poliisi, joka puolestaan johtaa toiminta rikostapahtumisissa sekä rikosuhkaan liittyvissä tilanteissa. Kriisitilanteita voi aiheutua myös kaupungin vastuulla olevien palvelujärjestelmien häiriöistä, erityisen suurta merkitystä voi olla esimerkiksi vesihuollon tai terveydenhuollon häiriöillä. Onnettomuustilanteissa ja rikostapahtumissa kaupunki tukee pelastuslaitoksen ja poliisin viestintää tilanteen edellyttämässä laajuudessa ja tilannetta johtavien viranomaisten tarpeiden mukaisesti. Kaupungin vastuulla on viestintä kriisitilanteen mahdollisista vaikutuksista kaupungin palvelujen tarjontaan ja asukkaiden elämän sujumiseen kaupungin alueella. Palvelujärjestelmien häiriöistä viestittäessä ensisijainen vastuu on palveluista vastaavalla toimialalla. Huomattavissa häiriöissä kaupungin viestintäyksikkö organisoi kaupungin viestinnän verkostosta lisävoimavaroja tilanteen edellyttämässä laajuudessa. Normaaliolojen yllättävien kriisien hoitoon on laadittu tämän asiakirjan osana II olevat Vantaan kriisiviestintäohjeet. Poikkeusolojen viestinnän järjestelyt esitetään erillisessä viranomaiskäyttöön tarkoitetussa valmiussuunnitelmassa. Myös poikkeusoloissa kaupunki toimii pääsääntöisesti normaalilla organisaatiolla huolehtien kaupungin vastuulla olevista kansalaisten selviytymiseen kannalta elintärkeistä palveluista. Valtion viranomaisten saamien lisävaltuuksien perusteella voidaan kunnille osoittaa tilanteen vaatimia lisätehtäviä ja kansalaisten turvallisuuden varmistamiseksi on kuntien mm. varauduttava perustamaan yhdessä pelastuslaitosten kanssa väestönsuojeluorganisaatio. Viestinnän valmiussuunnitelmassa käsitellään kaupungin viestinnän painopisteet poikkeusoloissa huomioiden Vantaan valmiussuunnittelun 3

4 lähtökohtana olevat kaupunkitason riskit. Valmiussuunnitelmassa suunnitellaan henkilöstön, toimitilojen ja materiaalisen valmiuden tarpeet ja varaukset poikkeusolojen toiminnan varmistamiseksi Hätä- ja viranomaistiedottaminen Valtioneuvoston asetuksessa viestintämarkkinoihin liittyvästä varautumisvelvollisuudesta ja viranomaistiedotteiden välittämisvelvollisuudesta (838/2003, asetuksen muutos 644/2007) on säädetty velvoitteet ja vastuut viranomaistiedotteiden lähettämisestä. Liikenne- ja viestintäministeriö on antanut asetukseen perustuvat varsin yksityiskohtaiset ohjeet viranomaistiedotteiden lähettämisestä ja välitysjärjestelmän toiminnasta. Viranomaistiedotteet ovat joko hätätiedotteita, joissa tiedotetaan ihmishenkeen, omaisuuteen tai ympäristöön kohdistuvasta välittömästä vaarasta tai muita viranomaistiedotteita, jolloin kyseinen uhka ei ole välitön. Viranomaistiedotteen sisällön laatii aina tiedotteen antava viranomainen eikä tiedotteen välittävä tiedotusvälineet (kuten STT, Yle) saa muuttaa tiedotteen sisältöä. Esimerkiksi onnettomuustilanteessa tarvittavan viranomaistiedotteen antaa pelastuslaitos ja rikostilanteeseen liittyvän tiedotteen poliisi. Tiedotusvälineet ovat velvollisia välittämään hätätiedotteen, jos tiedote tulee välitettäväksi pelastus-, poliisi- tai rajavartioviranomaiselta, lentopelastuskeskukselta tai hätäkeskukselta. Myös säteilyturvakeskuksen, Ilmatieteen laitoksen tai Tiehallinnon liikennekeskuksen toimialoilla ilmenneistä vaaratilanteista viestintävälineet ovat velvollisia välittämään ensimmäisen hätätiedotteen. Muun viranomaistiedotteen voi antaa myös ministeriö, jonka toimialaan tapahtuma kuluu. Vantaan kaupunkia koskevissa tapahtumissa hätä- tai viranomaistiedotteen antaja on pääsääntöisesti pelastuslaitos tai poliisi. Kaupungin omassa toiminnassa voi tarve viranomaistiedottamiseen tulla esille esim. energiahuollon tai vesihuolloin vakavassa häiriössä tai terveyteen tai terveydenhuoltoon liittyvässä vakavassa uhkassa. Jos kaupungin organisaatiossa havaitaan hätä- tai viranomaistiedotteen antamista edellyttävä uhka tai vaara, on asiasta oltava välittömästi yhteydessä Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen päivystävään päällikköön tai palomestariin. Yhteys pelastustoiminnasta vastaaviin viranomaisiin saa myös Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen valvomon kautta. Koko alueen päivystävän palopäällikön tavoittaa numerosta (09) Pelastuslaitos levittää tiedotteen tiedotusvälineille hätätiedotteena (jonka tiedotusvälineet välittävät kansalaisille viipymättä) tai muuna viranomaistiedotteena (jonka tiedotusvälineet välittävät eteenpäin heti, kun se on mahdollista ohjelmatoimintaa kohtuuttomasti häiritsemättä). 2. Tilanteet, jotka edellyttävät kriisiviestintää Vantaan kaupungin viestinnän on yllättävissä kriisi- ja häiriötilanteissa vastattava nopeasti ja avoimesti median ja kansalaisten lisääntyvään tiedontarpeeseen ja pidettävä media ja kansalaiset ajan tasalla tilanteesta ja sen kehittymisestä. Ensisijainen vastuu viestinnästä on toimialalla, jota kriisin aiheuttanut tapahtuma tai tilanne koskettaa. Merkittävässä kriisitilanteessa korostuu lisävoimavarojen saanti ja kaupungin koko viestinnän organisaation osallistuminen ja yhteistyö tilanteessa mukana olevien muiden viranomaisten, yritysten ja järjestöjen kanssa. 4

5 Esimerkkejä kriiseistä Onnettomuudet Onnettomuuksissa (kuten kolarit ja tulipalot) tiedotuksen hoitaa pelastuslaitos. Kaupungin omaisuuteen, palveluiden asiakkaisiin tai henkilöstöön kohdistuvasta onnettomuuksien vaikutuksien viestinnästä huolehtii onnettomuuden kohteena olevan toimialan viestintä. Suurissa onnettomuuksissa kaupunki tukee pelastuslaitoksen viestintää ja huolehtii palveluiden saatavuutta ja tarvetta koskevasta viestinnästä. Merkittävimmät suuronnettomuusriskit Vantaalla ovat liikenteessä (kuten junaonnettomuudet, lentoonnettomuudet, suuret maantieonnettomuudet). Rikokset ja rikoksen uhkatilanteet Rikostapahtumissa poliisi huolehtii rikoksen välittömistä seurauksista, syistä ja syyllisyyttä koskevasta tiedottamisesta. Jos väkivaltarikos kohdistuu kaupungin henkilöstöön tai palveluiden asiakkaisiin, keskittyy kaupungin viestintä kertomaan tapahtuman kaupungilta edellyttävistä toimista, sen on myös ilmaistava osanotto ja oltava mukana tarvittavassa yhteisöllisessä surutyössä. Väkivaltarikoksiin verrattavia ovat terroriteot ja erilaiset kaappaustilanteet. Myös tarjolla olevasta kaupungin kriisiavusta ja muista palveluista tiedotetaan. Kaupungin henkilöstöön ja palvelulaitoksiin kohdistuvista uhkauksista ilmoitetaan aina poliisille. Uhkatilanteista viestitään uhkauksen kohteena olevan toiminnan toimialan ja poliisin tapauskohtaisen arvion perusteella asiakkaille ja henkilöstölle. Kaupungin toimintaan kohdistuvat tietoturvarikokset, varkaudet ja ilkivalta voivat olla perusteena kaupungin tehostetulle viestinnälle Luonnonmullistukset Myrskyjen ja tulvien aiheuttamaa pelastustoimintaa ja turvallisuusuhkien torjuntaa johtaa pelastuslaitos ja tilanteeseen mahdollisesti liittyvästä hätä- ja viranomaistiedotuksesta vastaa pelastuslaitos. Luonnonmullistukset voivat aiheuttaa suurta häiriötä kaupungin toimintaan ja kaupunkilaisten elämään. Tulvien tai myrskyjen vaikutuksista kaupungin palveluihin ja mm. liikkumiseen kaupungin alueella kaupungin viestintä kertoo aktiivisesti. Palvelutuotannon häiriöt Kaupungin vastuulla olevien tärkeiden palvelujen tuotannossa ja järjestämisessä tapahtuvat häiriöt edellyttävät välitöntä viestintää. Asukkaiden elämään merkittävimmin vaikuttavat palvelut ovat vesihuolto, terveyspalvelut sekä koulut ja päivähoito. Palveluihin liittyvässä häiriötiedottamisessa on ensisijainen vastuu ko. palveluista vastaavalla kaupungin toimialalla, yksiköllä tai yhtiöllä. Kaupungin osaomistaman Vantaan Energia Oy:n vastuulla olevien sähkönjakelun ja kaukolämmön tarjonnan vakavat häiriöt voivat edellyttää myös kaupungin viestintää. Ensisijainen vastuu energiahuollon häiriöistä tiedottamisessa on toiminnasta vastaavalla Vantaan Energialla. 5

6 Toimintaympäristön kriisit Merkittävät valtakunnalliset ja kansainväliset kriisit voivat edellyttää kaupungin tehostettua viestintää. Esimerkiksi tietojärjestelmien ja tietoliikenteen ongelmat, energiahuollon valtakunnalliset häiriöt, vakavat tartuntataudit (esim. pandemia) tai kaupungin toimintaan merkittävästi vaikuttava talouskriisi. Kaupungin toimintaan tai kaupunkilaisten elämään huomattavasti vaikuttava muu palvelutuotantoon kohdistuva häiriö (esim. työtaistelu) voi edellyttää tiedottamista palvelujen tarjonnasta. Tapahtumat kaupungin organisaatiossa Monenlaiset kaupungin toimintaan tai työyhteisöihin liittyvät todelliset tapahtumat tai huhut voivat aiheuttaa tehostetun viestinnän tarvetta, jotta vältetään mahdollisesti syntymässä oleva mediakriisi. Tällaisia voivat olla työtapaturmat, väärinkäytökset, vakavat henkilöstön sisäiset ristiriidat, asiakkaiden tai työntekijän kokema vääryys. 6

7 II VANTAAN KAUPUNGIN KRIISIVIESTINTÄOHJEET 1. Kriisiviestinnän periaatteet 2. Ensitoimet ja vastuut kriisitilanteessa 3. Nopea viestintäsuunnitelma 4. Viestinnän kohderyhmät 5. Viestinnän välineet 6. Lyhyt tiedotteen laatimisohje, mallitiedotteet 7. Yhteistyö tiedotusvälineiden kanssa 8. Liitteet/linkit 1. Kriisiviestinnän periaatteet Kaupungin viestinnän periaatteita ovat kaikissa oloissa luotettavuus, tilanteen edellyttämä nopeus ja vuorovaikutteisuus. Viranomaisten toiminnan uskottavuuden kannalta on tärkeää välitettyjen tietojen oikeellisuus. Tietojen sisällöstä päävastuun tulee olla asiayhteyden kannalta toimivaltaisella viranomaisella. Kaupungin on pystyttävä vastaamaan mahdollisimman nopeasti ja avoimesti tiedotusvälineiden ja kansalaisten kriisitilanteessa kasvavaan tiedontarpeeseen. Jos tilanne edellyttää toimivaltaisten viranomaisten ohjeiden tai määräysten antamista kansalaisille, on viestinnän oltava erityisen selkeää. Kaupungin erityistehtävänä on kaikissa tilanteissa tiedottaa muutoksista tai keskeytyksistä kaupungin vastuulla olevien palvelujen tarjonnassa. Avoimuus Kriisitilanteessa asiat kerrotaan avoimesti tiedossa olevine syineen ja seurauksineen. Avoimuus vahvistaa henkilöstön ja asukkaiden luottamusta kaupungin toimintavalmiuteen ja -kykyyn. Oma-aloitteisuus ja ennakoivuus Aloite viestinnästä on pidettävä kaupungilla. Huhujen syntymistä voidaan ehkäistä suunnitelmallisella ja oikea-aikaisella viestinnällä. Vähäisestäkin asiasta voi syntyä ns. mediakriisi, jos oma organisaatiomme toimii reaktiivisesti. Heikkojen signaalien tunnistaminen on erityisen tärkeää. Nopeus ja tehokkuus Kriisissä aika on kriittinen tekijä. Asukkaiden ja henkilöstön tiedon tarve korostuu ja tiedottamisen nopeuteen ja jatkuvuuteen kohdistuu tavallista suurempia odotuksia ja vaateita. Luotettavuus, johdonmukaisuus Kriisitiedottaminen perustuu oikeaan ja todellisuuteen perustuvaan tietoon. Lähtökohtana on, että viestintävastuu keskitetään. Joskus kuitenkin on tarpeen, että informaatiota jakamassa on useampia henkilöitä. Tällöin on varmistettava, että kaikilla on käytettävissään yhdenmukainen ja ajantasainen tieto. Tasapuolisuus Kriisitilanteissa varmistetaan erityisryhmien tiedonsaanti (kotona hoidettavat potilaat, vammaiset, kieli- ja kulttuuriryhmien edustajat, etätyötä tekevät, internetin ja intranetin ulottumattomissa olevat jne.) Mediaa kohdellaan tasapuolisesti tietoja annettaessa. Vuorovaikutteisuus Asukkaiden, henkilöstön ja muiden sidosryhmien palautetta kuunnellaan ja siihen ollaan valmiita reagoimaan tarpeellisella tavalla. 7

8 Sisäinen viestintä ensin Tehokas sisäinen viestintä luo pohjaa onnistuneelle ulkoiselle viestinnälle. Yhtenäinen näkemys tilanteesta ehkäisee huhujen ja väärinkäsitysten syntymistä. Sananvapaus Kaupungin henkilöstöllä on oikeus kertoa omaan työhönsä liittyvistä asioista, mutta kriisitilanteessa viestintää keskitetään. Sisäiset ristiriidat ratkaistaan ensisijaisesti omassa organisaatiossa. Yksityisyyden suoja ja vaitiolovelvollisuus Kaupunki ottaa viestinnässään huomioon asiakkaidensa ja henkilöstönsä yksityisyyden suojan vähintään lainsäädännön määrittämässä laajuudessa. Henkilöstön tulee pyrkiä huolehtimaan, että alaikäisten sekä arviointikyvyltään heikentyneiden yksityisyydensuojaa kunnioitetaan etenkin kriisitilanteissa. Onnettomuuksien uhreilla ja heidän omaisillaan on oikeus kieltäytyä julkisuudesta. Vaitiolovelvollisuuden piiriin kuuluvat asiat on muistettava sisäisessä tiedonkulussa sekä tiedotettaessa ulkoisille kohderyhmille. 2. Ensitoiminta ja vastuut kriisitilanteessa Kun onnettomuus tai muu kriisi havaitaan, suoritetaan tilanteen edellyttämät toimenpiteet (esim. hätäilmoitus, tilasta poistuminen, ensiapu). Tilanteen havainneen henkilön velvollisuus on ilmoittaa omalle esimiehelleen poikkeuksellisesta tilanteesta mahdollisimman pian. Esimiehen vastuulla on arvioida pikaisesti ongelman/kriisin laajuus, vakavuus ja vaikutukset sekä ilmoittaa tilanteesta omalle esimiehelleen tai muulle johdolle sekä viestinnästä vastaavalle. Esimies huolehtii tarpeen mukaan tiedottamisesta kaupunginjohtajalle ja johtoryhmälle. Myös johtavat luottamushenkilöt on informoitava vakavammista poikkeus- ja häiriötilanteista. Tarvittaessa asiasta ilmoitetaan myös työsuojeluvastaavalle. Toimialojen omissa suunnitelmissa on tarkemmat yhteystiedot sekä erityisohjeet. Kriisin tunnistaminen on vaativaa erityisesti silloin, jos kriisi ei tapahdu Vantaalla tai ei suoranaisesti kosketa kaupunkia tai sen organisaatiota, mutta sillä voi olla heijastusvaikutuksia myös Vantaalle. Tällöin tulee tunnistaa välilliset vaikutukset organisaatiolle, asukkaille, asiakkaille ja henkilöstölle. Tällaisissa tapauksissa tieto voi tulla tiedotusvälineiden kautta, mutta myös suoraan muilta viranomaisilta. Tilannearvio voidaan tehdä mm. seuraavanlaisilla kysymyksillä: Mitä on tapahtunut? Mitä EI ole tapahtunut? Missä tapahtumapaikka sijaitsee, mitä on välittömässä läheisyydessä, keitä kaikkia asia koskee välittömästi ja välillisesti? Mikä oli tapahtuman ajankohta? Miksi on tapahtunut (tiedossa olevat syyt)? Uhkaako tapahtuma jonkun terveyttä tai turvallisuutta? Mitä seurauksia tapahtumasta on asukkaille, henkilöstölle, asiakkaille, organisaatiolle, maineelle? Onko kuolleita tai loukkaantuneita, mitä tuhoja on syntynyt? Mitä tilanteen korjaamiseksi ja normalisoimiseksi tehdään ja millä aikataululla (suojaustoimenpiteet)? Millaisia toimintaohjeita tilanteesta tulee antaa ja keille kaikille? Mistä saa lisätietoja, koska seuraavan kerran tiedotetaan? 8

9 Vastuu viestinnästä Mikäli asia on viranomaisen (esim. poliisi- tai pelastusviranomaisen) hoidossa tai selvitettävänä, asiasta antaa lausuntoja ja tiedotteita kyseinen viranomainen. Tällöin kaupungin tehtävänä on yhdessä tilannetta johtavan viranomaisen kanssa sopia tiedotuksen raameista. Kaupunki tiedottaa omien palvelujensa sen hetkisestä tilanteesta ja jatkuvuudesta. Yhteistyöstä ja työnjaosta sovitaan viranomaisten kesken tapauskohtaisesti. Tilanteen vakavuudesta riippuen johtovastuu voi olla kaupungin valmiusorganisaation johtokeskuksella tai toimialojen kriisiryhmillä tms. Vastuu viestinnästä on aina ko. toiminnan johtajalla. Kaupungin viestintähenkilöstö toimii kaupungin johdon / toimialajohdon / yksikön johdon alaisena ja apuna viestinnän käytännön toteuttamisessa. Johtaja, asianosaiset ja viestintää hoitavat henkilö toimivat hyvässä yhteistyössä niin, että viestintää hoitavalla henkilöllä on ajan tasalla olevat tiedot tapahtumista. Kriisitilanteessa viestintä pääsääntöisesti keskitetään. 3. Nopea viestintäsuunnitelma Nopean viestintäsuunnitelman tavoitteena on valita tilanteeseen sopivat tiedotustoimenpiteet ja sopia työnjaosta. Sovitaan kuka tekee, mitä, milloin, millä välineillä, mille kohderyhmille. Tiedotustilaisuuksia ja tiedotteiden laatimista varten Vantaan kaupungin viestintä on varautunut sekä tulkkaus- että kääntämispalveluiden käyttämiseen ja se on sopinut näiden palveluiden hankkimisesta niin kaupungin omien kielenkääntäjien kuin Helsingin seudun asioimistulkkikeskuksen kanssa. Tärkeitä kysymyksiä ovat: - kuka vastaa, ohjeistaa ja koordinoi viestinnän - mikä on tärkein viesti - mikä on asian viestinnän kannalta tärkein kohderyhmä, mitä muita kohderyhmiä on tarpeen lähestyä pikaisesti - miten ko. kohderyhmät tavoittaa parhaiten: radio, tv, sanomalehdistö, verkkosivut, sähköposti, ryhmätekstiviestit, kotiin jaettava tiedote, onko tarpeen harkita viranomais-/hätätiedotetta - miten laajasti tiedotetta on tarpeen jakaa (paikalliset / valtakunnalliset tiedotusvälineet), onko tiedotustilaisuus tarpeellinen - miten sisäinen viestintä hoidetaan ja ketkä kaikki on tarpeen pitää ajan tasalla - mitkä asiat ovat lainsäädännön tai muiden normien vuoksi ei-julkisia (esim. yksityisyyden suoja, liikesalaisuudet) - ketkä vastaavat henkilöstön, asukkaiden ja median kyselyihin; käytetäänkö apuna puhelinvastaajatiedotetta 4. Viestinnän kohderyhmät Ensin määritellään asian hoitamisen kannalta olennaiset kaupungin sisäiset kohderyhmät (kenen on ryhdyttävä toimenpiteisiin, kenen on tiedettävä) - toimenpiteisiin ryhtyvät vastuuhenkilöt tai vaikeammissa tilanteissa valmiusorganisaation mukaiset vastuuhenkilöt - henkilöstön, jota asia koskee, on alusta alkaen oltava perillä siitä, mitä on tapahtunut ja miten se vaikuttaa oman organisaation toimintaan - johto (riittävän ylös asti) ja esimiehet, joita asia koskee - työturvallisuusvastaavat ja -valtuutetut - luottamushenkilöjohto - henkilöstö - työterveyshuolto - muut toimialat - kriisikeskus 9

10 Ulkoisia kohderyhmiä ovat - asukkaat (otetaan huomioon erityisryhmät kuten liikuntaesteiset, vammaiset, kieli- ja kulttuuriryhmät) ja eri asiakasryhmät kuten huoltajat, rakentajat, maan- tai metsänomistajat, seurat ja yhdistykset - alueella toimivat yritykset sekä yksityiset palveluntuottajat - kaupungin kannalta tärkeät mediat (sähköpostijakelulistan nimi, varalla journalistiliiton sivut) - kaupungin kannalta tärkeät paikalliset mediat (liite) - yhteistyöviranomaiset (liite) - yhteistyötahot ja auttavat järjestöt (SPR, seurakunnat jne.) - jos kriisitilanne sitä vaatii, käännytään pelastuslaitoksen puoleen: viranomais- ja hätätiedotteet; alueen päivystävä palopäällikkö (09) On tärkeää kartoittaa, ketkä ovat kriisin kannalta keskeisiä yhteistyötahoja. Kriisissä otetaan huomioon yhteistoiminta läänin, naapurikuntien sekä muiden yhteistyötahojen kanssa. Kriisin luonne ja laajuus ratkaisevat, kuinka laajalti yhteistoimintaa tehdään. 5. Viestinnän välineet Viestinnän tulee olla riittävän kattavaa ja tämän vuoksi tulee käyttää useita eri kanavia samanaikaisesti. Kriisissä on käytettävä sen laajuudesta riippuen kaikkia käytettävissä olevia viestinnän välineitä. 6. Lyhyt tiedotteen laatimisohje, mallitiedotteet Tiedote vastaa kysymyksiin mitä, missä, milloin. Se kertoo tapahtuman vaikutuksista, antaa toimintaohjeita, kertoo mitä toimenpiteitä tehdään ja antaa aikataulua tulevasta. Tiedote kertoo, mistä saa lisätietoja (esim. kaupungin internet-sivut, puhelinpalvelu) ja mahdollisesti myös sen, milloin tulee seuraava tiedote. Tiedotteesta käy ilmi lähettävä organisaatio, päivämäärä (mahdollisesti myös kellonaika, jos arvioidaan jo etukäteen, että asiasta lähtee saman päivän kuluessa useampia tiedotteita). Tiedotemallit 1 ja 2 (ensitiedote ja tätä seuraava tarkentava tiedote, liite 3). 7. Yhteistyö tiedotusvälineiden kanssa - Tiedotusvälineiden tiedontarpeisiin pyritään vastaamaan nopeasti ja tiedotusvälineitä kohdellaan tasapuolisesti. Tarpeen mukaan järjestetään tiedotustilaisuuksia. - Antaessasi haastatteluja tai lausuntoja medialle käytä lyhyitä virkkeitä ja yleiskieltä, vältä ammattisanastoa pysy tosiasioissa älä vähättele, paisuttele, äläkä selittele puhu totta totuus paljastuu lopulta kuitenkin älä arvaile tapahtuman syitä älä väittele oikaise väärä tieto ennakoi lausunnoissasi median ja yleisön näkökulma seuraa uutisointia korjaa virheelliset tiedot - Tiedotustilaisuudessa tai tiedotusvälineiden kysyessä EI saa sanoa en kommentoi sanoa mitään, mitä ei halua nähdä painettuna 10

11 antaa haastattelijan panna sanoja suuhun ennakoida tulevia asioita - Haastateltavan oikeuksiin kuuluu kieltäytyä vastaamasta aiheettomiin kysymyksiin pyytää miettimisaikaa (hankkia lisätietoa) sopia etukäteen haastattelun asiasisällön tarkistamisesta siirtää kysymys asiantuntijalle - Tapauksen ydinkohdat kannattaa kirjata ylös ja sikäli kun aikaa riittää, käytetään kysymysvastaus pattereita. Ne ovat hyödyllisiä erityisesti, mikäli tilanteessa on useampia lisätietojen antajia. - Muista yksityisyyden suojaan liittyvät asiat! 8. LIITTEET/linkit Liite 1 Linkki Kaupungin viestintäohjeet Liite 2 Kaupungin virkamiesjohdon yhteystietoja Kunkin toimialan viestintäpäällikkö ylläpitää intranetissä ainakin seuraavia tietoja: - apulaiskaupunginjohtaja/toimialajohtaja - tulosaluejohtaja/sijaiset - viestintäpäällikkö Liite 3 Tiedotemallit 1 ja 2 11

12 Tiedotemalli 1 Vantaan kaupunki TIEDOTE 12 (14) toimiala/organisaatioyksikkö klo xx.xx OHJE: Kirjoita valmiille kirjepohjalle tiedote, joka sisältää ainakin alla mainitut asiat. Päivitä ylä- ja alatunnisteisiin lähettävän organisaation tiedot. Merkitse myös kellonaika, jos on oletettavaa, että samana päivänä lähtee useita tiedotteita Kun lähetät tiedotetta sähköpostilla, kopioi tiedote sellaisenaan myös tekstikenttään, sillä tiedostusvälineet eivät yleensä avaa liitetiedostoja! Muista, että sähköpostista löytyy valmiita jakelulistoja, joita kannattaa hyödyntää! Otsikko (pääasia): Mitä tapahtunut: Missä tapahtunut: Milloin tapahtunut: Kenelle tapahtunut ja mitä: Mihin toimenpiteisiin on ryhdytty: Sikäli kun tiedotustilaisuus järjestetään, niin kerro aika ja paikka: Lisätietoja antaa henkilönimi, asema organisaatiossa ja yhteystiedot: Vantaan kaupunki Organisaayksikkö Lähettäjän nimi Lähettäjän yhteystiedot 12

13 Tiedotemalli 2 Vantaan kaupunki TIEDOTE 13 (14) toimiala/organisaatioyksikkö klo xx.xx OHJE: Kirjoita valmiille kirjepohjalle tiedote, joka sisältää ainakin alla mainitut asiat. Päivitä ylä- ja alatunnisteisiin lähettävän organisaation tiedot. Merkitse myös kellonaika, jos on oletettavaa, että samana päivänä lähtee useista tiedotteita Kun lähetät tiedotetta sähköpostilla, kopioi tiedote sellaisenaan myös tekstikenttään, sillä tiedostusvälineet eivät yleensä avaa liitetiedostoja! Muista, että sähköpostista löytyy valmiita jakelulistoja, joita kannattaa hyödyntää! Otsikko (pääasia): Mitä tapahtunut: Suoritetut toimenpiteet: Jatkotoimenpiteet: Miten tapahtuneeseen oli varauduttu ja onko vastaavia tapahtumia ollut ennen: Tapahtuman vaikutukset kaupungin toimintaan: Milloin annetaan lisätietoja: Sikäli, kun järjestetään tiedotustilaisuus, niin kerro aika ja paikka: Lisätietoja antaa henkilön nimi, asema organisaatiossa ja yhteystiedot: Vantaan kaupunki Organisaayksikkö Lähettäjän nimi Lähettäjän yhteystiedot 13

14 14