KRIISIVIESTINTÄSUUNNITELMA

Transkriptio

1 KRIISIVIESTINTÄSUUNNITELMA

2 Sisältö 1. JOHDANTO 2 2. KRIISIVIESTINNÄN TAVOITTEET 2 3. TIEDOTTAMINEN NORMAALIOLOISSA 3 4. TIEDOTTAMINEN NORMAALIOLOJEN ERITYISTILANTEISSA Tiedotustilaisuuden järjestäminen Kriisisivusto kunnan kotisivuilla sekä kuntalaisten neuvonta 7 5. TIEDOTTAMINEN POIKKEUSOLOISSA Tiedotusvälineet ja viestintäkanavat poikkeusoloissa 8 6. KUNTAKONSERNIN JA SEUDULLISTEN TOIMIALOJEN VÄLINEN YHTEISTYÖ ERI- TYISTILANTEISSA 9 7. TYÖNTEKIJÖIDEN HENKINEN JAKSAMINEN KRIISISSÄ JAKRIISIEN JÄLKIHOITO 9 8. KRIISIVIESTINNÄN MUISTILISTA 10 LIITTEET Liite 1 Malli tiedotelomakkeesta Liite 2 Malli tiedotteesta Liite 3 Ohje tiedotustilaisuuden järjestämisestä Liite 4 Malli tiedottamisesta ja viestinnästä kriisin elinkaaren vaiheessa Liite 5 Ohjeita esiintymiseen median edessä Liite 6 Kriisiviestinnän yhteystiedot 1

3 1. JOHDANTO Kuntien yhtenä lakisääteisenä tehtävänä on varautua toimintojen hoitamiseen poikkeuksellisissakin oloissa. Varautumista varten on laadittu Kontiolahden kunnan valmiussuunnitelma (päivitys 2010) jonka liitteenä on tämä kriisiviestintäsuunnitelma. Normaaliajan erityistilanteilla tarkoitetaan häiriötilanteita, joiden hallitseminen on mahdollista viranomaisen normaalein toimintavaltuuksin. Tällaisia häiriötilanteita ovat mm. öljyvahingot, liikenneonnettomuudet ja vesikatkot. Poikkeusoloilla tarkoitetaan valmiuslain (1080/91) mukaisia poikkeusoloja ja puolustustilalain (1083/91) mukaista puolustustilaa. Näitä ovat mm. aseellinen hyökkäys, sota, sodan jälkitila, sodan uhka ja suuronnettomuus. Poikkeusoloissa tilanteiden aiheuttamien vaikutusten hallitseminen viranomaisten tavanomaisin keinoin ei ole mahdollista. Erityistilanteet lisäävät aina tiedottamisen tarvetta. Tilanteen selvittämiseksi ja korjaamiseksi tarvitaan aktiivista, nopeaa ja avointa tiedottamista. Tiedottamisen pitää olla myös luotettavaa, totuudenmukaista, ymmärrettävää ja tehokasta. Tämän kriisiviestintäsuunnitelman tehtävänä on auttaa kriisiviestinnän suunnittelussa ja sen toteuttamisessa. 2. KRIISIVIESTINNÄN TAVOITTEET Varmistaa ihmisten turvallisuus Hengen ja terveyden turvaaminen on ensisijainen tehtävä, jossa viestintä on tärkeässä asemassa. Onnettomuuden tai muun kriisin vahinkojen minimoiminen ja laajenemisen estäminen edellyttävät myös nopeaa viestintää. Turvata organisaatioiden toimintaedellytykset Kriisissä pitää turvata kunnan ja organisaatioiden vastuulla oleva toiminta. Kriisiviestinnän tarkoituksena on turvata, että työntekijät pystyvät suoriutumaan työstään mahdollisimman hyvin. Tiedottaa palvelujen järjestelyistä Kansalaiset tarvitsevat tietoa palvelujen jatkumisesta ja mahdollisista poikkeusjärjestelyistä. Järjestelyistä tulee päättää ja viestiä nopeasti, ja tietoa pitää toistaa tarpeeksi. Suoraa neuvontapalvelua pitää tehostaa. Varmistaa, että julkisuudessa on totuudenmukainen mielikuva tilanteesta Totuudenmukainen mielikuva varmistetaan oma-aloitteisuudella ja avoimmuudella. Ensimmäinen viesti määrää yleensä julkisuuden suunnan ja sävyn. Luotettava viestintä ylläpitää luottamusta ja mainetta. Ennakoida mahdolliset kriisit ja valmistautua niihin hyvissä ajoin Paran tapa ennakoida ja estää kriisit on tunnistaa ne hyvissä ajoin. Viestintä välittää ennakointitietoa ja hälventää tarpeettomia kriisin aineksia. 2

4 Jos kriisi koskee kuntaa, palveluja koskevan viestinnän aloite on kunnan vastuulla yhteistyössä tilannetta johtavan viranomaisen kanssa. Kun kriisi on mennyt ohi, on muistettava tiedottaa palvelujen palautumisesta ennalleen ja mahdollisista pysyvistä muutoksista. 3. TIEDOTTAMINEN NORMAALIOLOISSA Tiedottaminen on osa kunnallista arkipäivää ja päätöksentekoa. Kuntalaki määrää tiedottamisen perusperiaatteet ja tehtävät. Kontiolahden kuntaan on tehty tiedotusohjeet joita noudatetaan normaaliolojen tiedottamisessa (sekä sisäisessä että ulkoisessa). Tiedotusohjeiden mukaan tiedotustoimintaa johtaa ja valvoo kunnanhallitus. Tiedotustoiminnasta vastaa kunnanjohtaja. Osastojen tiedotusvastaavina toimivat osastopäälliköt. Lautakuntia koskevasta tiedotuksesta vastaavat lautakuntien esittelijät. Hallintosäännön 4 :n mukaan osastopäälliköiden tehtävänä on huolehtia yleisestä tiedotustoiminnasta ja yhteistyöstä eri tahojen kanssa. Yksittäistapauksessa tietoja antaa asian valmistelusta vastaava viranhaltija. Esimiehet ovat vastuussa sisäisestä tiedottamisesta. Viimekädessä tiedottamisvelvollisuus kuuluu kaikille kunnan työntekijöille toimivaltansa rajoissa. Työntekijät ovat velvoitettuja ja oikeutettuja aktiivisesti tiedottamaan oma alansa asioista. Tämä tulee ottaa huomioon erityisesti niissä työtehtävissä, joissa tiedonvälityksellä on olennainen merkitys myös oman työyksikön työntekijöille tai toisten työyksiköiden / osastojen työntekijöille. 4. TIEDOTTAMINEN NORMAALIOLOJEN ERITYISTILANTEISSA Ominaista normaaliolojen erityistilanteilla on niiden tapahtuminen ilman ennakkovaroitusta. Erityistilanteita on useita. Näitä voivat olla esimerkiksi häiriöt veden-, sähkön- tai lämmön jakelussa, erilaiset onnettomuudet kuten tulipalot, liikenneonnettomuudet, öljyvahingot, tartuntaepidemiat, työtaistelut tai muut kriisitilanteet. Jokaisella osastolla on vielä lisäksi omat mahdolliset kriisinsä, jotka olisi hyvä kartoittaa oman osaston kriisiviestintä- sekä valmiussuunnitelman yhteydessä. Suunnitelmiin tulisi määrittää kriisitilanteiden uhkakuvat ja laatia tilanteeseen sopiva toimintasuunnitelma sekä nimetä vastuuhenkilöt. Samat henkilöt vastaavat tiedottamisesta ja tiedottamisessa noudatetaan samoja periaatteita kuin normaalioloissa. Erityistilanteesta on viipymättä ilmoitettava kunnan johdolle ja osaston tiedotusvastaavalle. Kriisitilanteissa keskeisintä tiedottamisessa on sen nopeus. Sähköisiä viestintävälineitä kuten radio, internet ja sähköposti kannattaa mahdollisuuksien mukaan hyödyntää eniten, koska ne ovat nopeita viestinvälittäjiä. Muita keinoja ovat sanomalehdet, tiedotteet, tiedotustilaisuudet, tekstiviestit, suorat yhteydenotot, kaiutinautot ja hälyttimet. Lisäksi käytössä 3

5 on VIRVE verkko ja VIRVE - puhelimet kunnanjohtajalla, perusturvajohtajalla, ylilääkärillä ja terveystarkastajalla. Onnettomuustilanteissa pelastusviranomainen vastaa tiedottamisesta, mutta kunnan on vastattava oman alueensa ja toimialojansa koskevasta tiedottamisesta. Häiriötilanteen sattuessa kunnan infrastruktuurissa tiedotuksesta vastuussa oleva henkilö ottaa yhteyttä pelastuslaitoksen päivystävään palopäällikköön, yhteystiedot löytyvät liitteestä 5. Päivystävällä palopäälliköllä on oikeus antaa viranomaistiedotteita. Lisäksi hänen kauttaan toimii kuntakohtainen hälytysjärjestelmä, joka avulla voidaan välittää hälytys- ja informaatioviestejä kunnan johtokeskushenkilöstölle. Kaaviokuva pelastuslaitoksen roolista viestinnässä: 4

6 Erityistilanteiden tiedottamisessa on tärkeää pitää tiedottamisen aloite viranomaisten hallussa sekä yhteistyö toimittajien kanssa. Kriisitilanteissa yleisperiaatteena on, että toimintaa johtava viranomainen vastaa viestinnän sisällöstä. Viranomaisten työnajon periaatteena on, että myös kriisi- ja häiriötilanteissa toimitaan normaalin työnjaon mukaan niin pitkään kuin mahdollista. Osaston, jonka toimialaa kriisi koskee, on aloitettava tiedottaminen nopeasti kunnanjohtajan johdolla ja kerrottava itse ensimmäisenä totuudenmukaisesti tapahtuneesta sekä toimenpiteistä tilanteen korjaamiseksi. Tulee myös muistaa, että mitä nopeammin tieto erityistilanteesta välitetään oman organisaation sisällä, sitä tehokkaammin estetään huhujen 5

7 paisuminen ja leviäminen sekä turvataan jokaisen työntekijän mahdollisuus keskittyä omaan työhönsä. Kunnanjohtaja kutsuu tarvittaessa erityistilanteesta johtuen koolle kunnan johtoryhmän. Tällöin johtoryhmä valitsee tarvittaessa keskuudestaan lausuntojen antajan, yleensä kunnanjohtajan, joka puhuu medialle ja päättää henkilöstölle ja johtaville luottamushenkilöille jaettavasta tiedosta. Toimintaa johtavat pelastus- ja poliisiviranomaiset pitävät jatkuvasti johtoryhmää ajan tasalla. Mieti vastauksia seuraaviin kysymyksiin ennen tiedottamista: Mistä tiedotetaan? Asia. Kenelle? Kohderyhmä/-t. Milloin? Ajankohta. Miten? Keinot ja välineet. Kuka? Tiedotusvastuu. Tiedote vastaa aina seuraaviin kysymyksiin: Mitä on tapahtunut? Miksi tapahtunut on tärkeää? Mihin tieto perustuu? Mitä tapahtuneesta seuraa? Mitä taustatietoa on. Tiedote kirjoitetaan pyramidimallin mukaisesti. Kärki kertoo olennaisen heti ja se on luettavissa ja omaksuttavissa ensi silmäyksellä. Tiedotteen otsikko on lyhyt ja kertoo, mitä kertomien arvoista on tapahtunut. Tiedotteessa käytetään suoraa sanajärjestystä, lyhyitä päälauseita ja ymmärrettävää kieltä. Kohteena olevat toimintayksiköt, osoitteet ja osallisten nimet ja tittelit tulee esittää täsmällisesti ja yksiselitteisesti. Tiedote tulee julkaista heti. Tiedotteen lopussa täytyy olla yhteyshenkilöiden nimet, puhelinnumerot ja vastuualueet, ja heidän tulee olla tavoitettavissa Tiedotustilaisuuden järjestäminen Kun kriisi on analysoitu ja todettu vakavaksi, tulee ryhtyä viestimään aktiivisesti. Tiedotustilaisuus pidetään kriisin puhjettua heti, kun ensimmäiset tiedot on jaettavissa. Tiedotustilaisuuksia pidetään kriisin edetessä tarpeen mukaan. Kriisin laajuudesta riippuen niitä järjestetään säännöllisesti. Tilaisuudessa ovat aina paikalla kaikki kriisin kannalta keskeiset henkilöt. Heidät esitellään selkeästi, nimet ja tittelit jaetaan myös paperilla toimittajille. Tilanteen vastuuhenkilö kertoo tiiviisti tapahtuneesta. Asiantuntijat täydentävät. Päätä etukäteen pari - kolme olennaista asiaa, jotka joka tapauksessa sanot, kysyttiinpä sinulta mitä tahansa. Ole ystävällinen, päättäväinen ja mieluummin lyhytsanainen. Älä koskaan sano en kommentoi tai tuohon en vastaa. Jos et halua vastata kysymykseen, toista perusviestiä. Toimittajille varataan tilaisuus esittää kysymyksiä. Tilaisuuden yhteyteen järjestetään toimittajille haastattelumahdollisuus. Tilaisuuden yhteydessä jaetaan päivitetty tiedote Valmistautuminen haastatteluun, mieti oma viesti kristallinkirkkaaksi: 6

8 Kenelle haluan viestini kertoa? Mitä haluan ja voin sanoa? Millaisen kuvan haluan tilanteesta antaa? Toimittajien kysymykset haastattelutilanteessa ovat usein peruskysymyksiä: Mitä on tapahtunut? Miksi on tapahtunut? Kuka teki virheen? Miten tilanne korjataan? Millä aikataululla korjataan? 4.2. Kriisisivusto kunnan kotisivuilla sekä kuntalaisten neuvonta Kunnan kotisivut ovat tärkeä kanava etenkin sen jälkeen, kun ensimmäinen tieto erityistilanteesta on saavuttanut kuntalaiset. Kotisivut on tarkoitettu kuntalaisten neuvontaan sekä lisätietoja varten. Kunnan kotisivuille on perustettu ajankohtaista kohdan alle ns. kriisisivusto, jota päivitetään tarpeen mukaan riippuen kriisin laajuudesta. Asiasta päättää tiedotuksesta vastuussa oleva henkilö. Kriisisivuston tulee olla selkeä ja yksinkertainen, eikä sinne laiteta lataamista hidastavia kuvia. Sieltä löytyvät aina kriisin aikana olennaiset yhteystiedot, puhelinnumerot, vastuuhenkilöt, mahdolliset kuntalaisille suunnattujen tilaisuuksien ajankohdat, viimeisimmät tiedot ja tiedotteet. Tarvittaessa kunnantalon ala-aulaan perustetaan kuntalaisten neuvontapiste. Neuvontapisteen perustamisesta tiedotetaan kriisisivuston avulla. Lisäksi tulee huolehtia, että kunnan vaihdepalvelua hoitava henkilökunta on tietoinen kriisistä ja pystyy osaltaan välittämään tietoa vaihteeseen soitettaessa. 5. TIEDOTTAMINEN POIKKEUSOLOISSA Poikkeusoloja ovat valmiuslain mukaan seuraavat tilanteet: erityisen vakava suuronnettomuus Suomeen kohdistuva aseellinen hyökkäys hyökkäyksen välitön jälkitila huomattava aseellinen uhka väestön toimeentuloon tai maan talouselämän perusteisiin kohdistuva erityisen vakava tapahtuma Kunnan tehtävänä on tiedottaa poikkeusoloissakin oman toimialansa asioista. Kunnan on myös varmistettava omalla tiedotuksellaan eri viranomaisten tietojen ja määräysten välittyminen kunnan alueelle. 7

9 Tehostettuvalmius Tehostetulla valmiudella tarkoitetaan uhkaavaa tilannetta. Tehostettuun valmiuteen siirrytään, kun uhka väestön toimeentulolle ja talouselämän perusteille muodostuu riittävän suureksi. Tämä on määritelty valmiuslaissa. Valtioneuvosto antaa käskyn tehostettuun valmiuteen siirtymisestä. Silloin luodaan ja ylläpidetään jatkuva johtamisvalmius ja perustetaan väestönsuojeluorganisaatio. Samalla varaudutaan täysvalmiuteen. Tehostetussa valmiudessa tai viimeistään täysvalmiudessa kunnanjohtaja kutsuu johtokeskushenkilöstön koolle. Tiedottamisen organisointi ja koordinointi siirtyy samalla johtokeskukselle. Poikkeusolojen viestintää johtaa kunnanjohtaja ja kunnan johtokeskuksen tiedottajana toimii hallintojohtaja. Osastot vastaavat itse osastoja koskevasta tiedottamisesta. Samat henkilöt vastaavat tiedottamisesta sekä tiedottamisessa noudatetaan samoja periaatteita kuin normaalioloissa. Lisäksi ohjeena toimii myös tämän suunnitelman osio tiedottaminen normaaliolojen erityistilanteissa. Osastoilla on varauduttava siihen, että poikkeusoloissa toimiala itse pystyy laatimaan, tulostamaan ja jakelemaan omat tiedotteensa. Mikäli osaston johtohenkilö on kunnan johtokeskuksessa, niin hänellä on oltava varahenkilö, joka toimii hänen sijaisenaan. Täysvalmius Täysvalmiuteen siirrytään joko tehostetusta valmiudesta tai suoraan perusvalmiudesta. Tämä tapahtuu poikkeusoloissa ja se tulee voimaan valtioneuvoston päätöksellä. Poikkeusolojen vallitessa voidaan tasavallan presidentin asetuksella oikeuttaa valtioneuvosto käyttämään valmiuslaissa säädettyjä toimivaltuuksia Tiedotusvälineet ja viestintäkanavat poikkeusoloissa Tiedotusvälineet uutisoivat poikkeusoloissa kuten asioista normaalioloissa tai normaaliolojen häiriötilanteissa ns. kriisitilanteissa. Niiden on myös välitettävä viranomaisten antamat toimintaohjeet ja tiedotteet sellaisinaan. Poikkeusoloissa Yleisradio toimii virallisena tiedotuskanavana. Asetuksen mukaan sillä on velvollisuus välittää viranomaistiedotuksia kaikkina vuorokauden aikoina. Hätäkeskus toimii tässä viestinvälittäjänä Yleisradiolle. Tiedotteita ovat joko hätätiedote tai muu viranomaistiedote. Oikeus niiden antamiseen on pelastus-, poliisi- ja rajavartioviranomaisilla sekä säteilyturvakeskuksella. Oikeus muun viranomaistiedotteen antamiseen Yleisradiolle on sosiaali- ja terveysministeriöllä, maa- ja metsätalousministeriöllä sekä ympäristöministeriöllä. Tiedotteen antava viranomainen määrittelee alueen, jonka väestölle tiedote annetaan. Poikkeusolojen viestintäkanavat ovat samat kuin normaalioloissa ja normaaliolojen erityistilanteissa. 8

10 6. KUNTAKONSERNIN JA SEUDULLISTEN TOIMIALOJEN VÄLI- NEN YHTEISTYÖ ERITYISTILANTEISSA Useat normaaliolojen erityistilanteet vaativat tiivistä yhteistoimintaa eri toimialojen välillä. Keskinäiset vastuualueet ja tehtävät tulee sopia välittömästi eritystilanteen kohdatessa. Poikkeusolojen aikaan yhteistyötä ja tiedonkulkua tulee tehostaa kuntakonsernin sisällä ja naapurikuntien kanssa. Osastojen on etukäteen arvioitava mahdolliset tilanteet ja tahot, joissa ja joiden kanssa yhteistyötä tarvitaan eli yhteistyön sidosryhmät. Samalla tulee sopia keskinäinen työnjako, vastuualueet sekä henkilöt eri tilanteissa. Tiedonvälityksen luotettavuuden vuoksi on varmistuttava siitä, etteivät eri yksiköt levitä ristiriitaisia tietoja. Poikkeusoloissa kunnanjohtaja koordinoi tiedotusyhteistyötä. 7. TYÖNTEKIJÖIDEN HENKINEN JAKSAMINEN KRIISISSÄ JA KRIISIEN JÄLKIHOITO Ihmiset reagoivat kriisiin eri tavoin. Yksi voi lamaantua täysin, kun toinen työskentelee ripeästi ja loogisesti. Yleisesti voi kuitenkin sanoa, että % säilyttää työkykynsä ja pystyy noudattamaan annettuja ohjeita. Luonnollisia psyykkisiä oikeita kriisissä ovat mm. lamaantuminen, apaattisuus, neuvottomuus, paniikki, yliaktiivisuus, sekavuus ja tunteiden heittely. Ohje esimiehelle selviytymiseen henkisesti vaikeasta tilanteesta: Anna selkeät toimintaohjeet ja pidä työntekijät toimeliaina. Etsi ja jaa tietoa jatkuvasti. Se lisää työntekijän hallinnan tunnetta ja auttaa käsittelemään kokemusta. Rauhoita työntekijöitä ja katkaise alkava paniikki sanoin ja teoin. valmistaudu ottamaan vastaan mahdollinen viha ja syyllistäminen. Älä heijasta kielteisiä tunteita takaisin. Hoida käytännön johtotyöt mielellään pareittain mikäli se on mahdollista. Näin saat välittömän palautteen ratkaisujesi järkevyydestä. Henkisen jaksamisen perustana on fyysinen tasapaino. Organisoi alaisillesi lepo- ja ruokatauot. Ohje työntekijälle selviytymiseen henkisesti vaikeasta tilanteesta: Noudata annettuja ohjeita. Seuraa sisäistä viestintää. Katkaise siivet vääriltä huhuilta äläkä levitä niitä. Seuraa työkaverisi jaksamista. Hae tarvittaessa apua itsellesi ja työkaverillesi. Pidä huolta, että esimiehesi pysyy ajan tasalla toiminnasta. Jatka normaaleja työtehtäviäsi, mikäli et saa uusia toimintaohjeita. Akuutissa tilanteessa ei pidä järjestää kriisikokousta, sillä se lietsoo paniikkia ja voimistaa syyllisten etisintää. 9

11 Kriisitilanne ei lopu siihen, kun itse kriisi loppuu. Jälkihoito on yksi tärkeä osa kriisityötä. Kriisitilanteet ovat usein henkisesti raskaita työntekijöille, uhreille ja uhrien omaisille. Onnettomuuksien ja muiden kriisitilanteiden jälkeen kriisihoitoa ja keskusteluapua annetaan ensisijaisesti terveyskeskuksen välityksellä. Kontiolahden kunnan perusturvapalvelujen poikkeusolojen valmiussuunnitelman liitteestä käy selville Kontiolahden kunnan kriisityöryhmän kokoonpano. Tilanteen jälkeen pitää arvioida, missä vaiheessa tiedotetaan tilanteesta viimeisen kerran sisäisesti ja miten asia hoidetaan loppuun ulkoisten sidosryhmien kanssa. Kriisiviestinnän onnistumista ja epäonnistumista tulee myös arvioida, jotta jatkossa viestintä kriisitilanteissa onnistuisi. Mikäli katsotaan tarpeelliseksi, voidaan kuntaan lisäksi perustaa ns. tukikeskus, joka toimii myös kohtauspaikkana uhreille ja heidän perheilleen. 8. KRIISIVIESTINNÄN MUISTILISTA Ennakoi ja tunnista mahdolliset ongelma- ja kriisitilanteet. Asennoidu kriisin hallintaan myönteisesti. Mieti, millaista kriisinhallinta- ja kriisiviestintäkoulutusta henkilökunta tarvitsee. Selvitä mahdollisimman nopeasti, miten ja mistä ongelma on saanut alkunsa. Informoi puhelinvaihde tilanteesta. Huolehdi eri kieliryhmien tiedontarpeesta. Varmista, että viesti tavoittaa myös vammaiset ja heikkokuntoiset. Täsmennä työnjako kriisitilanteen varalle. Kuka puhuu mitä sanotaan mitä resursseja tarvitaan. Ole valmis ottamaan aloite tieottamisessa käsiisi jo varhaisessa vaiheessa. Näin voit estää huhujen ja väärien tietojen leviämisen. Muista, että kuka tahansa asiaan liittyvä henkilö voi tulla haastatelluksi asiasta. Varmista nopeasti, että oma henkilöstösi tietää, mistä on kysymys. Jaa lehdistötiedotteet myös henkilökunnalle, että kaikki tietävät mistä puhutaan. Säilytä kaikissa kriisin vaiheissa avoin ja luottamuksellinen suhde tiedotusvälineisiin. Kun olet saanut selville tilanteen tosiasiat, käytä aikasi ja voimasi oikeaan viestintään älä syyllisten etsintään. Syyllisyyskysymykset voidaan selvittää myöhemmin. 10

12 Korjaa julkisuudessa olleet virheelliset tiedot määrätietoisesti ja asiallisesti. Jos poikkeuksellisen tilanteen syy on omassa organisaatiossasi, älä peittele sitä, vaan kerro asia niin kuin se on. Muista, että pelastuslaitos tiedottaa pelastustoiminnasta, poliisi tiedottaa tutkinnasta ja uhrien henkilöllisyydestä. Sovi tarvittaessa viestintäyhteistyöstä seurakunnan ja SPR:n sekä muiden kolmannen sektorintoimijoiden ja puolustusvoimien kanssa 11

13 LIITE 1 TIEDOTE NRO: Osasto: Yksikkö: Osoite: Puh: Faxi: Tapahtuma: (esim. tulipalo) Tapahtumapaikka: (osoitetiedot) Aika: Tilannetiedot: (tapahtumien kulku ja tilanne tällä hetkellä) Henkilövahingot: (tiedot henkilövahingoista, EI NIMIÄ!) Muut vauriot: (materiaali- yms. vahingot) Muut tiedot: (mitä vaikutuksia palveluihin, liikkumiseen) Arvio tilanteen kestosta: Lisätietoja: Tiedotteen päiväys ja kellonaika: Tiedotteen antoi: Aikaisemmin asiasta annetut tiedotteet: Kontiolahden kunta Y-tunnus: Keskuskatu Kontiolahti s-posti: kunta@kontiolahti.fi 12

14 Puh. (013) 7341, faksi (013)

15 LIITE 2 Tekninen osasto Keskuskatu Kontiolahti puh xxx faxi xxx MALLI TIEDOTE HÄIRIÖ VEDENJAKELUSSA ALUEELLA XXX XXX on tänään noin klo rikkoutunut vesijohdon päärunkoputki. Kontiolahden kunnan vesihuoltopäivystys korjaa vikaa parhaillaan. Putken arvioidaan olevan toimintakunnossa tänään noin kello Lisätietoja asiasta antaa xxx puh xxx tai xxx. Kontiolahdessa xx.xx.xxxx Tiedotteen antajan nimi Kontiolahden kunta Y-tunnus: Keskuskatu Kontiolahti s-posti: kunta@kontiolahti.fi 14

16 Puh. (013) 7341, faksi (013) LIITE 3 OHJE TIEDOTUSTILAUUDEN JÄRJESTÄMISESTÄ Sovi perusjärjestelyistä etukäteen: kutsun laadinta ja lähetys tiedotteen laadinta, hyväksyntä ja lähetys tilaisuuden rakenne ja kesto tilaisuuden puheenjohtaja ja muut isäntien edustajat ulkopuolisten asiantuntijoiden rooli paikan varaaminen ja tarjoilut toimittajien työskentelyolosuhteista huolehtiminen kuvamateriaali kuvauspaikat haastattelut Ohjeita ja vinkkejä tiedotustilaisuuden järjestämiseen: järjestä, jos onnettomuus aiheuttaa median mielenkiinnon kasvua järjestä tilaisuus tilannepaikalla tai sen läheisyydessä mahdollisimman nopeasti varmista, että paikalla on aina johdon edustajia vastaamassa toimittajien kysymykseen onnettomuustilanteissa paikalla on oltava myös pelastustoimen edustaja, joka vastaa tällöin toimittajien kysymyksiin kerro tilannekatsaus ja kuvaile pelastustoimia varaudu kertomaan tilanteesta tärkeimmillä vierailla kielillä, jos tilanne on ylittänyt kansainvälisen uutiskynnyksen KERRO VAIN SE, MITÄ TIEDÄT VARMASTI! Kerro seuraava ajankohta, jolloin uutta tietoa annetaan 15

17 LIITE 4 MALLI TIEDOTTAMISESTA JA VIESTINNÄSTÄ KRIISIN ELINKAAREN VAIHEESSA xxx kadun päävesijohtovuodosta tiedottaminen: Vuoto havaittiin klo klo Tiedotuksen linjauksista sopiminen 3.2. klo Ensitiedottaminen eri kohderyhmille: - viranomaiset - sisäinen tiedottaminen - media - erityisasiakkaat - internet, intranet 3.2. klo Vuodon tiedottaminen lähialueen asukkaat 4.2. klo Lehdistötilaisuus tilannekatsaus 4.2. klo Kirjallinen tilannetiedote 7.2. Kirjallinen tilannetiedote Käyttöönottotiedote Käyttöönottoon liittyvä huuhtelutiedote 14.2., ja Internetin ja intranetin päivitykset 16

18 LIITE 5 OHJEITA ESIINTYMISEEN MEDIAN EDESSÄ Televisio esiintymiset, radioesiintymiset ja yleisölle esiintyminen ovat kriisiviestinnän perustaitoja. Kun joudut ja pääset esiintymään, muista, että esiintymispelko on normaalia. Kaikki jännittävät. Joku hallitsee pelkonsa ja jännittämisensä paremmin kuin toinen. Kun esiinnyt: Muista hengittää! Syvään hengittäminen helpottaa jännitystä, pallea rentoutuu, puhe kulkee. Tee mielikuvaharjoitus, puhu jollekin itsellesi turvalliselle ihmiselle, pelko hellittää. Pidä vesilasi lähelläsi jos ajatus katkeaa, siemaisu vettä antaa aikaa pari sekuntia koota ajatuksiasi. Jos ajatus karkaa pudota vaikka kynäsi lattialle taas sait pari sekuntia aikaa kasata ajatuksesi useimmiten se riittää. Jos tilanne vielä pelottaa, kuvittele haastattelija / yleisö tulitikkulaatikoksi taas pelko helpottaa. Muista, että kukaan muu ei tiedä, että jännität! 17

19 LIITE 6 KRIISIVIESTINNÄN YHTEYSTIEDOT NIMI PUH (suunta 013-) SÄHKÖPOSTI vaihde 7341 kunnanjohtaja / kari.kayhko@kontiolahti.fi hallintojohtaja / riitta.himanka@kontiolahti.fi talousjohtaja / pauliina.pietikainen@kontiolahti.fi henkilöstöpäällikkö / lotta.naumanen@kontiolahti.fi perusturvajohtaja / annikki.grohn@kontiolahti.fi sivistysjohtaja / jyrki.rautiainen@kontiolahti.fi vapaa-aikapäällikkö / veijo.sallinen@kontiolahti.fi tekninen johtaja / eero.polonen@kontiolahti.fi kiinteistöpäällikkö / ari.markkanen@kontiolahti.fi vesihuoltopäällikkö / juha.pitkanen@kontiolahti.fi kaavoitusjohtaja / matti.moisala@kontiolahti.fi Kontiolahden Vastaanottokeskus toimitusjohtaja Kontiolahden vuokratalot toimitusjohtaja P-K:n Pelastuslaitos päivystävä päällikkö P-K:n Pelastuslaitos Kontiolahden paloasema päivystävä esimies Hätäkeskus 112 Pohjois-Karjalan rajavartiosto Itä-Suomen aluehallintovirasto Terveyskeskus K-kylä ylilääkäri / lääkärin vastaanotto ensiapuhuone

20 PKSSK ensiapu Myrkytyskeskus (09) SPR Joensuu toiminnanjohtaja Kontioniemen vastaanottokeskus johtaja Kontiolahden seurakunta kirkkoherra STT (24 h päivystys) (09) YLE Pohjois-Karjala pohjoiskarjalan.radio@yle.fi Paikallislehti Pielisjokiseutu toimitus@pielisjokiseutu.fi Sanomalehti Karjalainen (013) toimitus@karjalainen.fi 19