TARJOUSPYYNTÖ

Transkriptio

1 1 TARJOUSPYYNTÖ LASTENSUOJELUN SIJAISHUOLLON HANKINTA Hyvinkään, Järvenpään ja Keravan kaupungit ja Nurmijärven, Kirkkonummen, Sipoon ja Tuusulan kunnat (jatkossa tilaaja ) pyytää tarjoustanne Hilma-ilmoituskanavaan pp.kk.vvvv jätetyn hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti lastensuojelun sijaishuollon palvelun hankinnasta (jatkossa myös palvelu ). Hankintamenettelyn käytännöntoteutuksesta tilaajien puolesta vastaa Hyvinkään kaupunki. Kukin kunta tekee oman hankintaa koskevan hankintapäätöksensä. Kuntien hankintapäätökset ovat samansisältöisiä. Kukin kunta solmii sopimukset omalta osaltaan. 1. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena ovat lastensuojelun sijaishuollon laitoshoidon ja ammatillisen perhekotihoidon. Palvelu perustuu lastensuojelulain (417/2007) säännöksiin. Optiona hankinnassa on lisäksi tilaajan ja palveluntuottajan yhteinen kehittäminen. Hankinta on jaettu osa-alueisiin A-D seuraavasti: A. Lastensuojelun sijaishuollon ympärivuorokautinen laitoshoito, jatkossa myös laitoshoito B. Lastensuojelun sijaishuollon luvanvarainen perhehoito (ns. ammatillinen perhekotihoito, jatkossa myös perhekotihoito ) C. Lastensuojelun erityisyksikköjen tuottama ympärivuorokautinen laitoshoito, jatkossa myös erityisyksikköhoito D. Lastensuojelun sijaishuollon ympärivuorokautinen laitoshoito koulukodissa, jatkossa myös laitoshoito koulukodissa Tarkoituksena on, että palvelut tuotetaan palveluntuottajan tiloissa, palveluntuottajan kiinteässä toimipisteessä. Palveluntuottajan toimipisteen on sijaittava enintään 300 km päässä Järvenpään rautatieasemalta. Sijaintivaatimus ei koske erityisyksikköhoitoa (liite 1C) tai laitoshoitoa koulukodissa (liite 1D), eikä ruotsinkielistä palvelua.

2 2 Sijaintivaatimuksen täyttyminen arviointi on selostettu tarjouspyynnön liitteessä 3 Soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset. Palveluntuottajan on ilmoitettava tarjouksessaan se kokonaispaikkamäärä, jota tilaajalle tarjotaan sopimuskauden aikana. Tarjous voi käsittää myös toimipisteitä, jotka eivät ole valmiina sopimuksen solmimisen ajankohtana. Tällöin palveluntuottajan on eroteltava tarjouksessaan ne paikat, jotka sijaitsevat vasta sopimuskaudella valmistuvissa toimipisteissä. Hankinnan kohde on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnön liitteissä 1A Hankinnan kohde/ Palvelunkuvaus vähimmäisvaatimukset ja liitteessä 4 Kohteen vähimmäisvaatimukset. Palvelua määrittäviä ehtoja on myös liitteessä 2A Sopimus. Lisäksi hankinnan vapaaehtoisena kohteena on optiona tämän tarjouspyynnön kohteena olevien palveluiden kehittämispalvelu. Palveluntuottaja voi halutessaan tarjota myös optiona olevaa kehittämispalvelua, mutta tämä ei ole pakollista. Palveluntuottaja toteuttaa kehittämispalvelua yhdessä tilaajan kanssa. Kehittämisyhteistyön tavoitteena on esimerkiksi palvelun vaikuttavuuden, vaikuttavuusmittariston ja kannustin / sanktiojärjestelmän kehittäminen. Tavoitteena voi myös olla lapsen itsenäistymisvaiheen palvelun ja tilaajan kanssa tehtävän yhteistyön muotojen kehittäminen. Kehittämispalvelun sisältö on määritelty tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1B (Kehittämispalvelu, palvelunkuvaus). Tilaaja ilmoittaa palveluntuottajalle option käyttöönotosta viimeistään ennen kolmannen sopimusvuoden päättymistä. Sitomaton arvio hankinnan ennakoidusta arvosta (mukaan luettuna mahdolliset optiot) on noin 18 milj. euroa (alv 0 %) / vuodessa. Tilaaja hankkii palvelua tarpeensa mukaisesti. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään, eikä ole korvausvelvollinen hankintamäärän muutoksista sopimuskaudella. Tarjoajalla ei ole yksinoikeutta toimituksiin tilaajalle. Tarjoajan oikeutta tarjota muille ei rajoiteta, mutta tarjoajan on sitouduttava tarjoamaan palvelua kaikille tilaajille oman kapasiteettinsa rajoissa. Hankinta on jaettu osakokonaisuuksiin edellä mainittujen kokonaisuuksien A D mukaisesti. Osatarjoukset ovat sallittuja yhdestä tai useammasta osakokonaisuudesta. Lisäksi tarjoaja voi halutessaan tarjota optiona olevaa kehittämispalvelua. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja.

3 3 Kyseessä on puitejärjestely, ja tilaaja valitsee kaikki tarjouspyynnön kelpoisuus (soveltuvuus) vaatimukset täyttävät, hyväksyttävän tarjouksen jättäneet tarjoajat osallistumaan puitejärjestelyyn. Kullekin osaalueelle A D valitaan osallistujat erikseen. Valittujen palveluntuottajien kanssa solmitaan liitteen 2A Sopimus mukainen sopimus puitejärjestelystä. Puitejärjestelyn kaikki ehdot vahvistetaan etukäteen, eikä palvelusta järjestetä kevennettyä kilpailutusta tilausvaiheessa. Palveluntuottajien etusijajärjestys on määritelty liitteessä 2A Sopimus. 2. Sopimuskausi Sopimuskausi kestää neljä (4) vuotta ja alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta. Tämän jälkeen tilaaja voi halutessaan jatkaa sopimusta kahdella (2) optiovuodella ilman tarjouskilpailua. Tilaaja ilmoittaa option käyttöön otosta viimeistään 12 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. 3. Hankintamenettely Tavoitteena on että sopimuskausi alkaa Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on EUkynnysarvon ylittävä ns. toissijainen palveluhankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). 4. Tiedustelut Hankinnasta on jätetty ilmoitus..20 HILMA - ilmoituspalveluun osoitteessa Tarjouspyyntö julkaistaan Hyvinkään kaupungin kotisivuilla osoitteessa Mikäli mikään saaduista tarjouksista ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjoajien tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset tulee jättää suomen kielellä sähköpostitse..20 kello osoitteella XXX@hyvinkaa.fi. Vastaukset kysymyksiin kootaan yhteen ja esitetään Hyvinkään kaupungin sivuilla viimeistään..20. Tarjouspyynnön mahdollisista täsmennyksistä ilmoitetaan edellä mainitusta Internet-osoitteessa viimeistään..20, jolloin niiden katsotaan tulleen tarjoajien tietoon. Kommentti [JL1]: Tämä jää pois Cloudia-järjestelmän julkaistessa ilmoitukset. Kommentti [JL2]: MUUTTUU Cloudia-järjestelmään: Kysymykset järjestelmästä toimitetaan sähköpostilla jaana.venetkoski@hyvinkaa.fi, vastaukset julkaistaan järjestelmässä PTCS:n kanssa sovitaan, kysymyksetvastaukset menettely

4 4 Tarjoajan on huomioitava vastaukset ja mahdollisesti täsmennetyt tarjouspyynnön ehdot tarjousta tehdessään. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tilaaja ei vastaa puhelimitse esitettyihin tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin. 5. Asiakirjojen julkisuus Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjouksen sisältämät tiedot lukuun ottamatta liike- ja ammattisalaisuuksia tulevat julkisiksi sen jälkeen, kun hankintapäätös on allekirjoitettu (asianosaiset) ja kun sopimus on tehty (muut kuin asianosaiset). Tarjoajan on erotettava mahdolliset liikesalaisuudet muusta tarjousmateriaalista ja esitettävä ne erillisellä liitteellä, jonka jokainen sivu sisältää maininnan LUOTTAMUKSELLINEN. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 6. Ohjeita tarjouksen tekijälle Tarjous tehdään täyttämällä ja palauttamalla tarjouspyynnön liitteenä olevat palautettavat lomakkeet. Näitä ovat tarjouspyynnön liitteet 3 Soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset, 4 Hankinnan kohteeseen ja tarjoukseen liittyvät vähimmäisvaatimukset ja 5 Hintalomake. Kommentti [JL3]: MUUTTUU Cloudia-JÄRJESTELMÄN mukaan toisin, koska tarjouspyyntö + tarjousten jättäminen ja käsittely tapahtuu sähköisesti kilpailutusohjelmassa. Tämän lisäksi tarjoajan on toimitettava liitteissä liitteet 3 Soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset ja 4 Hankinnan kohteeseen ja tarjoukseen liittyvät vähimmäisvaatimukset mainitut selvitykset ja todistukset sekä liitteet 3A Referenssilomake, 3B Vastuujohtajan CV, 4A Asiakkaan asema ja 4B Alihankkijaluettelo liitteissä 3 ja 4 esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjoajan on merkittävä yhteystietonsa ja tarjoajan allekirjoitus liitteeseen 3 Soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset. Samaan liitteeseen on merkittävä myös tarjoajan sellainen sähköpostiosoite, jota tarjoaja seuraa kilpailutuksen aikana. Mahdolliset täsmennyspyynnöt lähetetään ja hankintapäätös annetaan tiedoksi sähköisesti tarjoajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Tarjouspyynnön vastaiset ehdot tai varaumat johtavat todennäköisesti tarjouksen sulkemiseen tarjouskilpailusta.

5 5 Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. 7. Tarjouksen jättäminen Tarjoajan on toimitettava allekirjoitettu tarjouksensa liitteineen suljetussa kirjekuoressa paperiversiona kahtena kappaleena, sekä samassa kirjekuoressa sähköisesti joko USB-muistitikulla tai CD-Romlevykkeellä. Lomakkeita ei tule toimittaa PDF-muodossa. Kommentti [JL4]: kts. tarjouspyyntö kohta 6, muistitikkuja ei tarvita eikä tarjousten jättämisosoitetta. Tarjouksen on oltava perillä pyydettyine liitteineen viimeistään..20 klo Tarjous toimitetaan osoitteella: Hyvinkään kaupunki, kirjaamo Kankurinkatu 4-6, Hyvinkää Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Toimitettaessa tarjous sähköpostitse, on tarjoajan otettava lisäksi huomioon laki sähköisestä asioinnista hallinnossa, jonka 3 luvun 8 :n mukaan sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle lähettäjän omalla vastuulla. Myöhästyneitä tarjouksia ei huomioida. Tilaaja ei vastaa postin lunastamisesta. 8. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi toteutetaan hankintalain mukaisesti seuraavaa menettelyä noudattaen: Tarjousten avaaminen Tarjoajan kelpoisuuden tarkistaminen Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten vertailu Hankintapäätös ja sen tiedoksianto Hankintasopimusten solmiminen 9. Sopimuksen solminen Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluessa siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi. Tarjoajan on toimitettava pyydetyssä määräajassa ennen hankintasopimuksen solmimista sellaiset tarjouspyynnössä mainitut kelpoisuusvaatimuksia koskevat ja muut selvitykset, joita ei ole tullut toimittaa jo tarjouspyynnön liitteenä. Mikäli hankintasopimusta ei voida solmia kilpailutuksessa voittaneen palveluntuottajan kanssa, voidaan sopimusneuvottelut aloittaa ja hankintasopimus solmia järjestyksessä seuraavan tarjoajan kanssa.

6 6 10. Tarjouksen valintaperuste Valintaperusteena on halvin hinta. 11. Päiväys ja allekirjoitus Hintavertailu suoritetaan tarjouspyynnön hintalomakkeen (liite 5) mukaisesti. Kukin osa-kokonaisuus vertaillaan erikseen. Hyvinkäällä pp.kk.vvvv Hyvinkään kaupunki, omasta ja hankintaan osallistuvien kuntien puolesta Saila Nummikoski Sosiaalipalveluiden johtaja LIITTEET Liite 1A Liite 1B Liite 2A Liite 2B Liite 2C Liite 3 Liite 3A Liite 3B Liite 3B Liite 3C Liite 4 Liite 4A Liite 4B Liite 5 Hankinnan kohde/ Palvelunkuvaus, vähimmäisvaatimukset Optio: Kehittämispalvelu, palvelunkuvaus Sopimus Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE Palvelut t/08_muut_julkaisut/ julkis/jyse_2009_palvelut. pdf Kuntaliiton yleiskirje 17/80/2008 koskien sijaishuollossa olevien lasten perusopetusta lausunnot/yleiskirjeet/2008/sivut/yleiskirje% Lastensuojelulain-perusteella-sijoitettujen-oppilaidenmaksuosuuden-maaraytyminen.aspx Soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset Referenssilomake Vastuujohtajan CV Vastuuhenkilön CV-lomake Palveluyksikön vastaavan CV-lomake Hankinnan kohteeseen ja tarjoukseen liittyvät vähimmäisvaatimukset Asiakkaan asema Alihankkijaluettelo Hintalomake