ATLAS- asiakasrekisteriohjelma, käyttäjän ohje

Transkriptio

1 ATLAS- asiakasrekisteriohjelma, käyttäjän ohje 1 SISÄLLYSLUETTELO 2 Perustietojen asetusohjeita sekä ohjelman käyttöönotto- ja käyttöohjeita Ohjelman toimitusmuoto ja ohjelman asentaminen tietokoneelle Mahdollisten erillisten aputiedostojen kopiointi työhakemistoon Ohjelman asennus lähiverkkoon Yleistä Atlas-ohjelmien valikoista Ohjelman käyttö Uuden tiedon lisääminen poimintaluetteloihin: Olemassa olevan tiedon muuttaminen: Halutun tiedon valitseminen poimintaluettelosta: Olemassa olevan tiedon poistaminen luettelosta: Atlas-ASR poimintakoodien määrittely ja poimintojen tekeminen Yleistä poimintakoodeista ja niiden käytöstä Poimintakoodien määrittelyn ja käytön yleinen periaate: Poimintakoodien rakenne Poimintakoodien määritteleminen ohjelman asetuksiin Uuden poimintakoodin lisääminen ohjelman asetuksiin: Ennestään määritellyn poimintakoodin muuttaminen Ennestään määritellyn poimintakoodin poistaminen Asiakkaille jo määritellyn poimintakoodin muuttamisen Poimintakoodien liittäminen asiakkaille Poimintakoodin liittäminen yksittäiselle asiakkaalle Poimintojen tekeminen Atlas-ASR-ohjelmassa Poimintalistalle valittujen asiakkaiden luettelo Poimintojen tekeminen poimintakoodien avulla Muita ohjelman päävalikon Poiminta -kohdan toimintoja Poiminnat postinumeron perusteella Sähköpostin lähettäminen poimintalistalle valituille kohteille Asiakkaan vienti muihin Atlas ohjelmiin Halutun asiakkaan tietojen tuonti ASR-ohjelmasta laskutus/varasto-ohjelmaan Näkökohtia asiakkaan Yritys-, Nimi- ja Osasto- kenttien käytöstä Asiakkaan tietojen kopiointi leikepöydälle ja liittäminen toiseen dokumenttiin Asiakasnumeron käyttöohjeita Suositeltavia menettelytapoja sekä näkökohtia asiakasnumeron käytössä: Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 1 / 27

2 3.12 Kirjekuorien tulostus Atlas-ASR-ohjelman avulla Kirjekuorien tulostus ohjelman ylävalikon toiminnolla Poiminta - Tulosta kirjekuoret Ohjelman tulostustoiminto "A5-kirjekuori" Vihjeitä lähettäjän tietojen määrittelystä ohjelman Asetukset -ikkunassa Postitustarrojen tulostaminen Valittujen eli poimintalistalla olevien asiakkaiden listan tulostaminen kirjoittimelle Asiakastietojen Import, eli tuonti ulkoisesta tiedostosta Asiakastietojen export, eli vienti ulkoiseen tiedostoon Viennin toteutus Vientitiedoston käsittely Excel-ohjelmalla PERUSTIETOJEN ASETUSOHJEITA SEKÄ OHJELMAN KÄYTTÖÖNOTTO- JA KÄYTTÖOHJEITA Tässä dokumentissa on käytännön ohjeita asiakasrekisteriohjelman asentamiseen ja käyttöönottoon. Ohjelmatoimituksen mukana toimitetaan myös erillisiä ohjelmatyyppikohtaisia lisäohjeita sekä käyttövinkkejä. 2.1 OHJELMAN TOIMITUSMUOTO JA OHJELMAN ASENTAMINEN TIETOKONEELLE Ohjelman asennustiedosto toimitetaan yhtenä asennustiedostona asennusmedialla tai poikkeustapauksissa s-postin liitetiedostona. Täydennyksenä asennuslevyllä on mukana tekstimuotoisia ohjeita, tutustu siis asennuslevyn sisältöön, koska ohjeita ei toimiteta erikseen tulostettuina, vaan ne ovat ainoastaan asennusmedialla. Asennusohjelman nimi voi hieman vaihdella toimitusversiosta riippuen. Suorita siis asennuspakettina toimitettu EXE-päätteinen ohjelma! Vastaa asennusohjelman alussa tekemiin muutamiin kysymyksiin, mm. koskien haluttua asennushakemistoa. Oletushakemisto on PC:n C:\Atlas -hakemisto (ohjelman tuleva työhakemisto). Tarvittaessa voit antaa asennukselle jonkun muun kohdehakemiston (hakemistopolku ja työhakemiston nimi). Asennus kestää vain muutamia sekunteja Mahdollisten erillisten aputiedostojen kopiointi työhakemistoon Perusasennuksen jälkeen kopioi asennuslevyltä samassa hakemistossa kuin on ohjelman asennusohjelma (esim. hakemistossa Asennus), mahdollisesti olevat aputiedostot (esim. ini- tai dll-päätteiset) samaan työhakemistoon, johon ohjelma asennettiin Ohjelman asennus lähiverkkoon Katso erillinen ohjelma lähiverkkoasennuksesta. 2.2 YLEISTÄ ATLAS-OHJELMIEN VALIKOISTA Atlas-ohjelmissa on yleisperiaatteena se, että kun halutaan selata tiedostossa olevia tietoja tai muodostaa/perustaa sinne uusi tieto, se tapahtuu valitsemalla ensiksi ohjelman aloitusikkunassa yläreunan alas-vetovalikosta "Selaa" -valikon takaa haluttu vaihtoehto (esim. laskutusohjelmassa "Selaa - Selaa laskuja", asiakashallintaohjelmassa "Selaa - Asiakkaita", Varasto-ohjelmassa "Selaa - Varaston tuotteita, jne). Sama periaate on käytössä myös alemman tason tarkemmissa valikoissa. Avautuneessa ikkunassa näytetään, sillä hetkellä olemassa olevat ao. ryhmään kuuluvat tiedot luettelon omaisesti (esim. laskujen luettelo, asiakkaiden luettelo, tuotteiden luettelo, toimitustapojen luettelo). Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 2 / 27

3 Luettelon rivien esitysjärjestystä voidaan muuttaa luettelon yläreunassa olevilla "välilehti -painikkeilla (lajitteluavain). Haluttua ylärivin välilehti nappia painamalla luettelo lajitellaan aakkosjärjestykseen ao. lajittelukriteerin mukaisesti. Esimerkiksi: Atlas-Laskutusohjelman laskuluettelossa (Selaa - Selaa laskuja) lajitteluavaimia ovat Laskunumero (+) / Laskunumero (-) / Viitenumero / Tila (Maksetuksi) / Asiakas / Merkki / Eräpäivä / Asiakasnumero. Vastaavasti esimerkiksi Atlas-Varasto-ohjelman tuoteluettelossa (Selaa - Selaa varaston tuotteita) lajitteluavaimia ovat Tuotenumero / Tuoteryhmä ja numero / Tuotenumero ja Toimittaja / Nimi / Valmistaja / Huomautus / Varasto / Varastopaikka. Vastaavasti esimerkiksi Atlas-Asiakashallintaohjelman asiakasluettelossa (Selaa - Asiakkaita) lajitteluavaimia ovat Tunnus / Asiakasnumero / Nimi / Yritys / Puhelin. Useimpiin luetteloihin sisältyy myös ensimmäisen merkin aakkoshaku, esimerkiksi Laskutusohjelman Selaa - Selaa asiakkaita - näkymässä Nimi-kriteerillä lajitellussa asiakasluettelossa M-kirjainta näppäilemällä kursori siirtyy ensimmäisen M-kirjaimella alkavan asiakkaan kohdalle. Poikkeus: Laskutusohjelman Selaa - Selaa laskuja -luettelossa Asiakas -välilehden ollessa valittuna (laskujen lajittelu asiakkaittain) toimii tekstihaku myös tarkemmalla useamman merkin aakkoshaulla (hakukenttä luettelon yläreunassa). Vihje: Näppäimistön End-painike vie aina koko luettelon loppuun ja Home-painike koko luettelon alkuun. Page Up- ja Page Down -painikkeilla voidaan siirtyä luettelossa ylös- tai alaspäin isompi rivijoukko kerrallaan. Luetteloa voidaan selata myös hiiren vieritysrullalla/painikkeilla. Huomaa: Joissakin luetteloikkunoissa (esim. Laskutusohjelman laskujen luettelo, Varasto-ohjelman tuoteluettelo, Asiakashallintaohjelman asiakasluettelo) em. ensimmäisen merkin aakkoshaku sekä listan alkuun ja loppuun menot toimivat vasta, kun on kerran hiirellä klikattu luettelon joku rivi valituksi (klikkaa kursori mille tahansa luettelon riville, joka valittaessa muuttuu siniseksi). Uuden tiedon lisääminen poimintaluetteloihin: Poimintaluetteloista valitaan ja poimitaan tietoja esimerkiksi laskuille ja lähetteille. Tällaisia poimintaluetteloita ovat esimerkiksi asiakasluettelo, tuoteluettelo, toimitustapojen luettelo, jne. Luetteloihin lisätään uusia tietoja avaamalla luettelo (esim. Laskutusohjelmassa Selaa - Selaa asiakkaita). Luetteloissa olevaa Lisää -nappia klikkaamalla aukeaa tyhjä ikkuna, johon lisätään haluttu uusi tieto (esim. uuden asiakkaan nimi- ja osoitetiedot). Kun tiedot on syötetty eri kenttiin, OK -nappia klikkaamalla ne tallentuvat ohjelman rekisteriin. Erillistä "Talleta"-nappulaa ei siis välttämättä ole. "Peruuta"-nappulasta (joissakin tilanteissa Paluu, jos on myös erillinen Talleta -nappula) tapahtuu aina paluu ylemmälle tasolle ilman uusien tai muutettujen tietojen talletusta. Lisäämisen jälkeen uusi tieto on heti käytettävissä poimintaluettelossa (esimerkiksi uusi asiakas, uusi tuote, uusi tuoteryhmä, uusi toimitustapa, jne.). Olemassa olevan tiedon muuttaminen: Aloita valikosta valitsemalla "Selaa". Sen jälkeen valitse ja avaa luettelosta se rivi, jonka tietoja haluat muuttaa: joko a) klikkaamalla riviä kerran, jolloin se muuttuu siniseksi ja sen jälkeen klikkaamalla nappia "Muuta", jolloin ao. tiedon ruutu aukeaa kokonaan muuttamista varten, tai b) kaksoisklikkaamalla haluttua riviä, jolloin tietoikkuna aukeaa suoraan. Muuttamisen jälkeen klikkaa "OK"-nappulaa, jolloin muutettu tieto tallentuu. Halutun tiedon valitseminen poimintaluettelosta: Poimintaluetteloissa on kahdenlaisia avaamis-tapoja (joissakin luetteloissa molemmat tavat tai vain toinen käytettävissä): a) Selaa-toiminnolla: esim. Selaa - Selaa asiakkaita, tai b) tiettyjen tietokenttien vieressä olevaa nappia klikkaamalla: esim. laskun tai lähetteen otsikkotietojen ikkunassa Asiakas-numero -kentän oikealla puolella ja Toimitustapa -kentän oikealla puolella oleva... -merkitty nappi, laskutusohjelman laskurivin lisäysikkunassa tai varasto-ohjelman läheterivin lisäysikkunassa Tuotenumero -kentän oikealla puolella Valitse -nappi. Kun poimintalista on jommallakummalla tavalla avattu, valitaan luettelon haluttu rivi ja sen jälkeen klikataan luetteloikkunan Valitse -nappia. Tällöin ao. poimittu tietosisältö ilmestyy haluttuun paikkaan. Vihje: Kun poimintaluetteloon lisätään uusi tieto (esim. asiakasluetteloon uuden asiakkaan tiedot tai Toimitustapa-luetteloon uusi toimitustapa), tieto on heti poimittavissa käyttöön Valitse -napilla. Poimintalistaa ei siis tarvitse välillä sulkea ennen lisätyn uuden tiedon poimintaa. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 3 / 27

4 Olemassa olevan tiedon poistaminen: Kuten tiedon muuttaminen -kohdassa, valitse ensin haluttu tietorivi. Sen jälkeen klikkaa luetteloikkunan alareunassa olevaa Poista -nappulaa. Ohjelma varoittaa poistamisesta englanninkielisellä tekstiruudulla: You ve selected to delete the high-lighted record. Press OK to confirm deletion of this record ( Olet poistamassa valittua tietoa. Paina OK vahvistaaksesi tiedon poistamisen ). Jos todella haluat poistaa valitun tiedon, klikkaa siis OK -nappia. Voit ohittaa poistamisen klikkaamalla Cancel -nappia. Ole huolellinen poistamisessa, sillä poistettua tietoa ei voida enää mitenkään palauttaa muuten kuin luomalla se käsin uudelleen! 3 OHJELMAN KÄYTTÖ 3.1 UUDEN TIEDON LISÄÄMINEN POIMINTALUETTELOIHIN: Poimintaluetteloista selataan ja valitaan tietoja asiakkaille ja tapahtumille. Tällaisia poimintaluetteloita ovat esimerkiksi asiakasluettelo, tapahtumatyyppien luettelo ja poimintakoodien luettelo. Luetteloihin lisätään uusia tietoja avaamalla ensin luettelo (esim. Selaa Asiakkaita). Luetteloissa olevaa Lisää -nappia klikkaamalla aukeaa tyhjä ikkuna, johon lisätään haluttu uusi tieto (esim. uuden asiakkaan nimi- ja osoitetiedot). Kun tiedot on syötetty eri kenttiin, OK -nappia klikkaamalla ne tallentuvat ohjelman rekisteriin. Erillistä "Talleta"-nappulaa ei siis välttämättä ole. "Peruuta"-nappulasta (joissakin tilanteissa Paluu, jos ao. toiminnossa on myös erillinen Talleta -nappula) tapahtuu aina paluu ylemmälle tasolle ilman uusien tai muutettujen tietojen talletusta. Vihje: Kun poimintaluetteloon on lisätty uusi tieto, se on heti käytettävissä poimintaan (esimerkiksi uusi tapahtumatyyppi, uusi poimintakoodi, jne.). Poimintaluetteloa (puhumattakaan koko ohjelmasta) ei siis tarvitse välillä sulkea. 3.2 OLEMASSA OLEVAN TIEDON MUUTTAMINEN: Aloita valikosta valitsemalla "Selaa". Sen jälkeen valitse ja avaa luettelosta se rivi, jonka tietoja haluat muuttaa joko a) klikkaamalla riviä kerran, jolloin se muuttuu siniseksi ja sen jälkeen klikkaamalla nappia "Muuta", jolloin ao. tiedon ruutu aukeaa kokonaan muuttamista varten, tai b) kaksoisklikkaamalla haluttua riviä, jolloin tietoikkuna aukeaa suoraan. Muuttamisen jälkeen klikkaa "OK"-nappulaa, jolloin muutettu tieto tallentuu. 3.3 HALUTUN TIEDON VALITSEMINEN POIMINTALUETTELOSTA: Poimintaluetteloissa on kahdenlaisia avaamistapoja (joissakin luetteloissa molemmat tavat tai vain toinen käytettävissä): a) Selaa-toiminnolla: esim. Selaa Asiakkaita, tai b) joidenkin tietokenttien vieressä olevaa nappia klikkaamalla, esim. Lisää asiakastapahtuma - ikkunassa Tapahtuma - ja Myyjä -kentän oikealla puolella oleva... -merkitty nappi. Kun poimintalista on jommallakummalla tavalla avattu, valitaan luettelon haluttu rivi ja sen jälkeen klikataan luetteloikkunan Valitse -nappia. Tällöin ao. poimittu tietosisältö ilmestyy haluttuun paikkaan. 3.4 OLEMASSA OLEVAN TIEDON POISTAMINEN LUETTELOSTA: Kuten tiedon muuttaminen -kohdassa, valitse ensin haluttu tietorivi. Sen jälkeen klikkaa luetteloikkunan alareunassa olevaa Poista -nappulaa. Ohjelma varoittaa poistamisesta englanninkielisellä tekstiruudulla: You ve selected to delete the high-lighted record. Press OK to confirm deletion of this record ( Olet poistamassa valittua tietoa. Paina OK vahvistaaksesi tiedon poistamisen ). Jos todella haluat poistaa valitun tiedon, klikkaa siis OK -nappia. Voit ohittaa poistamisen klikkaamalla Cancel -nappia. Ole huolellinen poistamisessa, sillä poistettua tietoa ei voida enää mitenkään palauttaa! Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 4 / 27

5 3.5 ATLAS-ASR POIMINTAKOODIEN MÄÄRITTELY JA POIMINTOJEN TEKEMINEN Yleistä poimintakoodeista ja niiden käytöstä Atlas-ASR-ohjelmassa asiakkaita voidaan luokitella eri tavoin poimintakoodien eli luokkien avulla. Poimintakoodit määritellään ohjelman Tiedosto Asetukset -ikkunan kautta. Ohjelmassa voi olla määriteltynä enintään 999 erilaista poimintakoodia. Seuraavassa tekstissä käytetään rinnakkain sekä termiä poimintakoodi että luokka. Molemmat tarkoittavat siis ASR-ohjelmassa samaa asiaa. Asiakkaita voidaan poimia poimintakoodihakujen ohella myös yksitellen käsin sekä postinumerohakujen avulla. Myös nämä toiminnot käsitellään tässä ohjeessa Poimintakoodien määrittelyn ja käytön yleinen periaate: a) Määritellään halutunlaisia poimintakoodeja ohjelman Asetukset-ikkunan kautta b) Liitetään näitä ennalta määriteltyjä poimintakoodeja asiakkaisiin, jotta voidaan tehdä poimintoja asiakasjoukosta. Poimintakoodin tulee olla asetusten kautta määriteltynä, ennen kuin se voidaan liittää asiakkaan tietoihin poimintakoodiksi. c) Suoritetaan poimintakoodien avulla poimintoja asiakasrekisteristä poimintalistalle. d) Käytetään hyväksi poimintalistaa esim. osoitetarrojen tulostamiseksi halutulle asiakasryhmälle. Kullekin asiakkaalle voidaan liittää useita poimintakoodeja, ts. asiakas voi samanaikaisesti kuulua useaan eri luokkaan. Kaikki ne asiakkaat, joilla on poiminnan kohteena oleva luokka (poimintakoodi), tulevat hakutapahtuman Poiminta - Valitse ne, joissa luokka... seurauksena valituiksi poimintalistalle. Yhdellä poimintakierroksella voidaan tehdä haku vain yksi luokka kerrallaan, mutta poimintalistalle voidaan kerätä asiakkaita tekemällä useita peräkkäisiä hakuja. Toiminto on summaava, eli eri poimintakierroksilla voidaan listalle kumuloida asiakkaita. Huom. poimintalistaan voidaan kohdistaa myös tiettyjä vähentäviä toimintoja: Poista valituista ne, joissa luokka... sekä ohjelmaversiosta 6.02 alkaen myös Poista valituista ne, joissa EI luokka.... Nämä auttavat listalle valittujen kohteiden rajaamisessa. Poimintakoodeihin perustuvien joukkohakujen ohella ohjelmassa on myös mahdollisuus poimia käsin yksi kerrallaan asiakkaita poimintalistalle. Tämä on hyödyllinen ominaisuus, kun asiakas halutaan poimia kertaluotoisesti johonkin kohdejoukkoon ilman että hänelle halutaan määritellä varsinaista pysyvää poimintaluokkaa. Tällä samalla toiminnolla voidaan myös poistaa yksittäisiä asiakkaita poimintalistalta. Tästä on hyötyä, kun joukkohaulla poimintalistalle poimittujen asiakkaiden joukosta halutaan poistaa harkinnanvaraisesti yksittäisiä asiakkaita. Poimintalista on se työkalu, jonka avulla valituille asiakastiedoille tehdään toimenpiteitä: tulostetaan osoitetarrat, asetetaan uusi yhteinen luokka, viedään ulkoiseen tiedostoon jne. Asiakastiedoissa ja -luettelonäkymissä kenttä P (POIMINTA) sisältää arvon 'X', kun asiakas on valittuna / poimittuna poimintalistalle. Kaikki X :llä merkityt asiakkaat ovat senhetkisellä poimintalistalla. Huomautus: Käsite asiakas on poimintalistalla tarkoittaa itse asiassa sitä, että hänet on vain linkitetty mukaan poimintalistalle. Varsinaiset asiakkaan tiedot ovat koko ajan pysyvästi ohjelman asiakasrekis-terissä. Kun asiakas poistetaan poimintalistalta, hänen kaikki tietonsa (myös hänelle liitetyt poimintaluokat) säilyvät ennallaan asiakasrekisterissä, vain linkkaus poimintarekisteriin poistuu. Asiakkaat säilyvät poimintalistalla, kunnes heidät sieltä erikseen poistetaan, joko yksitellen poistamalla tai poistamalla kaikkien asiakkaiden valinnat yhdellä kertaa Poimintakoodien rakenne Poimintakoodi on ohjelmaversiosta 6.00 alkaen maksimipituudeltaan 10-merkkinen, jossa saa olla sekä numeroita, kirjaimia että tavanomaisia apumerkkejä (esim. tavuviiva). Poimintakoodin määrittelyn yhteydessä voidaan koodille antaa myös seliteteksti, joka näkyy esim. poimintakoodien valintaikkunassa, kun valitaan haluttua koodia asiakkaalle. Koska poimintakoodin maksimipituus on rajallinen, kannattaa koodit miettiä tarpeen mukaan sopivina lyhenteinä, jotka mahdollisimman hyvin lyhenteinäkin ilmaisevat, mitä koodi tarkoittaa. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 5 / 27

6 Tärkeä huomautus: Poimintakoodit kannattaa miettiä riittävän huolellisesti ennen varsinaista asiakkaiden "koodausta", koska koodien muuttaminen asiakkaille jälkikäteen on aika työlästä. Muuttaminen on toki mahdollista, kts. ohjeet jäljempänä. Poimintakoodien sopivilla merkkiyhdistelmillä voi helposti "ryhmitellä" samantyyppiset tai samaan aiheeseen liittyvät koodit niin, että ne näkyvät valintalistalla peräkkäin. Esimerkiksi tiettyyn aiheryhmään liittyvät koodit laitetaan alkamaan samalla alkumerkillä. Tämä selkeyttää valintalistan selailua Poimintakoodien määritteleminen ohjelman asetuksiin Käytettävät poimintakoodit määritellään etukäteen ja niitä lisätään, muutetaan ja poistetaan ohjelman asetuksien kautta. Valitse ohjelman päävalikosta vasemmasta yläkulmasta Tiedosto Asetukset. Tästä avautuu ohjelman perusasetuksien ikkuna. poimintakoodien määrittelyalue määriteltyjen poimintakoodien luettelo Mallissa näkyy esimerkkejä ohjelmaan määritellyistä poimintakoodeista selitteineen. Mallissa on käytetty puhtaasti numeerisia koodeja, jotka voivat olla esimerkiksi yrityksen taloushallintojärjestelmän tuoteryhmäkoodien mukaisia. Havainnollisempia koodeja saadaan, kun koodeissa käytetään myös kirjaimia. Esimerkiksi seuraavat ovat mahdollisia. Koodit on esimerkissä sovitettu maksimipituuteen 5 merkkiä; ohjelmaversiosta 6.00 alkaen voidaan käyttää jopa 10 merkkisiä koodeja! poimintakoodi: selite: AH-12 Alihankintamessut 2012 JK Joulukortti JK12 Joulukortti 2012 asnn Niina Näppärän asiakas ImpMx Tuotu ulkoisesta Mx-tiedostosta 03/ Uuden poimintakoodin lisääminen ohjelman asetuksiin: Tyhjennä Asetukset -ikkunassa Poimintakooodien määrittely -otsikon alla olevat kentät Koodi ja Selite. Kirjoita Koodi -kenttään haluttu uusi koodi, esim. F06Ky (ohjelmaversiosta 6.00 alkaen koodi voi olla jopa 10-merkkinen!) ja sen alle Selite -kenttään koodin selkokielinen merkitys, esim. Kysely Finntec-2006-messuilta Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 6 / 27

7 Klikkaa Lisää koodi --> painiketta, jolloin uusi koodi selitteineen ilmestyy oikeanpuoleiseen poimintakoodien luetteloon: Lisää tarvittaessa samalla tavalla muita uusia poimintakoodeja Klikkaamalla Järjestä --> -painiketta voidaan oikeanpuoleisessa ruudussa näkyvät poimintakoodit järjestää aakkosjärjestykseen (voi olla tarpeen useiden peräkkäisten koodien lisäysten jälkeen). Talleta lopuksi poimintakoodien määrittelyihin tehdyt muutokset klikkaamalla Asetukset-ikkunan oikean ylälaidan OK -painiketta. Koko ikkuna sulkeutuu hetken päästä. Huomautus: Jos Asetukset-ikkuna suljetaan muulla tavoin, tehdyt asetusmuutokset menetetään Ennestään määritellyn poimintakoodin muuttaminen Ennestään määriteltyä poimintakoodia ei voida muuttaa ( editoida ja sitten tallettaa). Muutos tulee tehdä niin, että määritellään uusi haluttu poimintakoodi ja sitten poistetaan sieltä entinen, uudella korvattu poimintakoodi. Katso jäljempänä koodin muuttamisen merkitys asiakastietojen kannalta! Ennestään määritellyn poimintakoodin poistaminen Valitse määrittelyikkunan listalta haluttu poistettava poimintakoodi. Klikkaa Poista koodi --> -painiketta. Huom. toiminnosta ei tule poistamisvarmistusta, vaan toiminto on heti lopullinen. Jos poistat vahingossa väärän koodin, voit luoda sen helposti uudelleen edellä esitetyllä tavalla. Varmista kuitenkin, että koodin kirjoitusasu on täsmälleen samanlainen kuin se oli aikaisemmin, katsomalla ao. koodi jonkun sen koodin omistavan asiakkaan tiedoista. Huomaa, että poimintakoodin poistaminen pelkästään asetuksissa olevasta poimintakoodien luettelosta ei poista asiakkaiden tiedoista ao. poimintakoodia, vaan niihin jää edelleen tallentuneena muistiin alkuperäinen koodi. Asetukset-tietojen poimintakoodeista ei ole näin päin yhteyttä asiakkaille määriteltyihin poimintakoodeihin Asiakkaille jo määritellyn poimintakoodin muuttamisen Määrittele ensiksi ohjelman asetuksiin uusi korvaava poimintakoodi edellä kuvatulla tavalla. Poimi sitten asiakkaat alkuperäisellä poimintakoodilla (katso poimintojen teko-ohjeet jäljempänä) Sen jälkeen aseta valituille tiedoksi (Poiminta - Aseta valituille tiedoksi...) uusi poimintakoodi (katso toiminnon ohjeet jäljempänä). Tämän jälkeen poista valituilta alkuperäinen poimintakoodi (Poiminta - Poista valituilta tieto...) (katso toiminnon ohjeet jäljempänä). Lopuksi voit asetuksistakin poistaa alkuperäisen poimintakoodin. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 7 / 27

8 Jos halutaan pelkästään poistaa asiakkaiden tiedoista joku tarpeettomaksi käynyt poimintakoodi, toimitaan seuraavasti (tarkemmat ohjeet toiminnoista on esitetty jäljempänä): Poimi asiakkaat tällä poistettavalla poimintakoodilla Poista valituilta haluttu poimintakoodi (Poiminta - Poista valituilta tieto...) Jos koko poimintakoodi on tullut tarpeettomaksi, voit tämän jälkeen ohjelman asetuksistakin poistaa kyseisen poimintakoodin Poimintakoodien liittäminen asiakkaille Asiakkaille voidaan liittää poimintakoodeja kahdella tavalla (tarkemmat ohjeet jäljempänä): Yksittäiselle asiakkaalle asiakkaan tietojen ylläpidon kautta: Toiminto Selaa - Asiakkaita, valitaan haluttu asiakas, avataan asiakkaan tiedot, valitaan asiakaskortin välilehti Koodit, valitaan Lisää, selataan ja valitaan listalta haluttu poimintakoodi. Asiakasjoukolle tekemällä poimintalistalle valituille asiakkaille toimenpide Poiminta -> Aseta valituille... tai toimenpide Poiminta -> Poista valituilta Poimintakoodin liittäminen yksittäiselle asiakkaalle Avaa ohjelman ylävalikosta asiakasrekisterin asiakasluettelo: Selaa Asiakkaita. Valitse luettelosta halutun asiakkaan rivi ja avaa asiakkaan tietoikkuna jollakin seuraavista tavoista: kaksoisklikkaa hiirellä ao. asiakkaan riviä klikkaa ikkunan yläosan Muuta -nappia paina näppäimistön Enter -näppäintä Asiakkaan tietojen perusnäkymä avautuu seuraavan mallikuvan mukaisena. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 8 / 27

9 Klikkaa asiakaskortin yläreunan välilehteä Koodit. Siitä aukeaa ikkuna, joka näyttää tälle asiakkaalle liitettyinä olevat poimintakoodit: Poimintakoodin lisääminen tälle asiakkaalle: Klikkaa ikkunan Lisää -nappia. Siitä avautuu poimintakoodin valintaikkuna: a) Klikkaa koodin valintaluettelon nuolta b) Valitse listalta haluttu poimintakoodi (merkitty vihreällä Aloita tästä ) (tässä valittu koodi 22 eli Näppäimistöt) Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 9 / 27

10 c) Valittu poimintakoodi ilmestyy ikkunaan, d) valittu poimintakoodi ilmestyy asiakkaan paina lopuksi OK Koodit -välilehden listalle Nyt asiakkaalle on kiinnitetty uusi poimintakoodi. Voit tarvittaessa valita asiakkaalle saman tien lisää uusia poimintakoodeja Lisää -painikkeen kautta. Sulje lopuksi asiakkaan tietoikkuna painamalla OK, tai voit jatkaa asiakkaan muiden tietojen parissa valitsemalla halutun välilehden ( Perustiedot, Kommentti, Tapahtumat ) Poimintojen tekeminen Atlas-ASR-ohjelmassa Asiakastiedoissa ja -luettelonäkymissä kenttä P (POIMINTA) sisältää arvon 'X', kun asiakas on valittuna / poimittuna poimintalistalle. Kaikki X:llä merkityt asiakkaat kuuluvat senhetkiselle poimintalistalle. Asiakkaiden poimintoja voidaan tehdä seuraavilla tavoilla (tarkempia ohjeita on jäljempänä): yksitellen merkitsemällä asiakkaan perustietoikkunan POIMINTA-kenttään: X yksitellen valitsemalla ohjelman ylävalikosta Poiminta - Selaa ja valitse ja sieltä halutun asiakasrivin valinta valitsemalla kaikki asiakkaat (Poiminta - Valitse kaikki) valitsemalla kaikki tietyn luokan / poimintakoodin omistavat asiakkaat (tämä valintatapa on kumulatiivinen eli valittuja voidaan lisätä valitsemalla peräkkäin eri luokkia) poistamalla kaikki tietyn luokan / koodin sisältävät asiakkaat poimintalistalta poistamalla poimintalistalta ne, jotka eivät sisällä tiettyä luokkaa / koodia Poimintojen tekeminen yksitellen käsin ilman poimintakoodeja Käsin tapahtuva poiminta esitellään seuraavassa ensimmäiseksi. Tässä yhteydessä tulee esitellyksi myös se, miten poimintalistalla olevien asiakkaiden näyttäminen ja laskeminen tapahtuu. Yksitellen käsin tapahtuvia poimintoja voidaan tehdä joko pelkästään, tai niitä voidaan tehdä täydennyksenä joko ennen tai jälkeen poimintakoodihakujen. Asiakkaita voi valita poimintalistalle avaamalla asiakkaan perustietoikkunan ja merkitsemällä siellä olevaan ruutuun Poiminta sisällöksi merkin X (ilman lainausmerkkejä). Toinen, ehkä luontevampi tapa on käyttää ohjelman ylävalikon toimintoa Poiminta Selaa ja valitse: Tällä valinnalla aukeaa seuraavanlainen asiakasluettelo. Huomaa, että yhdennäköisyydestä huolimatta tämä ei ole sama luettelo kuin asiakkaiden perusluettelo, joka saadaan valinnasta Selaa Asiakkaita! Selaa ja valitse luettelon yläosan valintapainikkeet ovat hieman erilaiset kuin perusluettelossa. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 10 / 27

11 Poimi/Poista valinta -napin painamisen jälkeen asiakas tu- Voit poimia asiakkaan poimintalistalle valitsemalla halutun asiakasrivin ja klikkaamalla ikkunan yläreunan Poimi / poista valinta nappia (nuoli vasemmassa kuvassa). Jos asiakas ei ennestään ole valittuna (ei X -merkintää), asiakas tulee valituksi. Tämä näkyy siitä, että asiakkaan riville tulee vasemmanpuoleisimpaan P -sarakkeeseen merkintä X, kts. oikeanpuoleinen kuva. Jos asiakas on jo valittuna poimintalistalla ennen Poimi / poista valinta -napin painamista, napin seuraava painaminen poistaa hänet listalta (merkintä X katoaa P -sarakkeesta). Vihje: Poimi / poista valinta -nappia painamalla voit siis valita yksittäisen asiakkaan poimintalistalle tai poistaa hänet sieltä. Napilla voidaan kätevästi vuorotella Valitse / Poista valinta. Yksittäisiä ennestään valitsemattomia asiakkaita on melko helppoa ja nopeaa valita poimintalistalle selaamalla luetteloa esim. nuolipainikkeella ja klikkaamalla aina tarpeen tullen hiiren painikkeella Poimi / poista valinta -nappia. Ikkunan vasemmassa ylälaidassa on Valitut (kpl) näyttö, jossa näkyy poimintalistalla valittuina olevien asiakkaiden lukumäärä. Laskenta toimii automaattisesti, mutta tarvittaessa laskenta voidaan toimittaa uudelleen käsinkin painamalla Laske valitut uudelleen -nappia. Poimintojen jälkeen sulje koko Selaa ja valitse -ikkuna. Poiminnat jäävät voimaan poimintalistalle, vaikka ikkuna suljetaan Poimintalistalle valittujen asiakkaiden luettelo Jos asiakasrekisterissä on paljon asiakkaita, poimintalistalla valittuina olevien asiakkaiden todentaminen kaikkien asiakkaiden perusluettelosta voi olla hankalaa. Monissa tilanteissa on tarpeen helposti nähdä vain ne asiakkaat, jotka ovat poimintalistalla valittuina. Tällainen luettelo saadaan avattua ohjelman ylävalikosta avaamalla ensin asiakkaiden perusluettelo: Selaa Asiakkaita ja sen jälkeen klikkaamalla ikkunan yläosassa olevaa Näytä valitut -painiketta (nuoli kuvassa): Näin avataan luettelo, jossa näytetään vain poimintalistalla valittuina olevat asiakkaat: Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 11 / 27

12 Kuten nähdään, tällä listalla kaikilla asiakkailla on vasemmassa P -sarakkeessa merkintä X, eli he ovat poimintalistalla valittuina. Muita asiakkaita ei tällä listalla näytetä. Ikkunan ylälaidassa on Laske valitut -nappi, jota painamalla ohjelma laskee valittujen asiakkaiden lukumäärän. Luettelon järjestystä voidaan lajitella esimerkiksi yrityksen nimen tai henkilön nimen mukaan (välilehtipainikkeet luettelon yläreunassa). Ikkuna suljetaan oikean yläkulman Sulje -painikkeesta. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 12 / 27

13 Poimintojen tekeminen poimintakoodien avulla Valitse ne, joissa luokka Tavallisin poimintakoodilla tapahtuva asiakkaiden valinta on päävalikon toiminto Poiminta Valitse ne, joissa luokka a) Valinnasta aukeaa poimintakoodin eli luokan b) Valitse avautuvalta poimintalistalta haluttu valintaikkuna. Paina Luokka -kentän valintanuolta. Poimintakoodi, esim. koodi 201, SmartCard. c) Valittu poimintakoodi selitteineen tulee ikkunan kenttiin. Paina OK. Haku käynnistyy. Merkiksi tästä ruudulle tulee pieni ikkuna, jossa on teksti Seuraava asetettu luokka ja ikkunan alareunassa vaakasuora palkki alkaa edetä. Haun päätyttyä voit tarkastella hakutulosta seuraavin tavoin: Valitse ohjelman ylävalikosta: Selaa Asiakkaita. Avautuvassa listassa on hakutulosten määrän mukaan vasemmanpuoleisimmassa P -sarakkeessa siellä täällä riveillä X -merkintöjä. Jos hakutuloksia on hyvin vähän, luettelossa ei alkunäkymässä ehkä näy yhtään rastillista riviä! Selaa luetteloa eteenpäin näppäimistön nuolinäppäimillä, Page down / Page up -painikkeilla tai luetteloikkunan oikean reunan vieritysnuolilla. Voit myös käyttää luetteloon sisältyvää yhden merkin tekstihakua: Valitse luettelon lajitteluperusteeksi Yritys (ao. välilehti yläreunassa) ja klikkaa kerran jotain luettelon riviä. Anna sen jälkeen näppäimistöltä haluttua yritysnimen alkukirjainta vastaava merkki, esim. M. Luettelo siirtyy ensimmäisen tällä merkillä (esim. M ) alkavan yritysnimen riville. Kun haluat nähdä selkeästi vain poimintalistalle valittujen asiakkaiden luettelon, klikkaa edellä avatun asiakasluettelon Näytä valitut -nappia. Avautuvaan listaan tulevat mukaan vain poimintalistalla olevat asiakkaat (kaikilla X -merkintä vasemman reunan P -sarakkeessa). Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 13 / 27

14 Voit jatkaa poimintaa uudella / uusilla hakukierroksilla, käyttämällä kriteerinä jotain toista poimintakoodia. Uusilla kierroksilla poimitut asiakkaat summautuvat poimintalistalle. Kukin asiakas tulee kuitenkin poimintalistalle vain yhteen kertaan, vaikka hakuosumia tulisi hänen suhteensa useammallakin eri koodilla Poista valituista ne, joissa luokka Tämän valinnan avulla voidaan poimintalistalta poistaa ne asiakkaat, joilla on tietty luokka. Käyttöesimerkki: Oletetaan, että yrityksellä on määriteltyinä maakunnallisia myyntipiirejä ja niiden lisäksi maakuntien sisäisiä paikallisia myyntipiirejä, esim. suuremmat kaupungit. Olkoon määriteltyinä mm. koodit Uusim (Uusimaa) sekä Hki (Helsinki). Voidaan tehdä esim. poiminta koodilla Uusim (Valitse ne, joissa luokka -> Uusim) ja sen jälkeen poistaa valittujen joukosta ne, jotka kuuluvat Helsingin myyntipiiriin (Poista valituista ne, joissa luokka -> Hki). Jäljelle jäävät muut Uudenmaan myyntipiirin luokitellut kohteet Aseta valituille tiedoksi Tämän toiminnon avulla poimintalistalla valittuina oleville asiakkaille voidaan liittää joku uusi poimintakoodi ja lisäksi tai pelkästään heille voidaan asettaa joku yhteinen tieto, joka tallentuu asiakaskorttien huomautussarakkeeseen. Valinnasta aukeaa oikeanpuoleisen kuvan mukainen pieni ikkuna: Toiminnon valmistelu: Valintaikkunan ylimmäisten kahden kentän kautta (kentät koodille ja sen selitteelle) voidaan valita kohdeasiakkaille liitettävä uusi poimintakoodi (koodikentän nuolesta aukeaa normaali poimintakoodien valintaikkuna => selaa ja valitse haluttu koodi, joka ilmestyy valintaikkunaan). Kun kentän oikealla puolella oleva Aseta -ruutu rastitaan, tämä poimintakoodi lisätään kaikille, sillä hetkellä poimintalistalla oleville asiakkaille! Pvm -kentän sisältö talletetaan kohdeasiakkaiden asiakaskorttien Muutospvm -kenttään, jos kentän oikealla puolella oleva Aseta -ruutu rastitaan. Vihje: Tätä voidaan käyttää jonkun yhteisen muutospäiväyksen asettamiseen asiakasjoukolle. Alimman eli Huom: -kentän sisältö talletetaan kohdeasiakkaiden asiakaskorttien Huomautus -kentän sisällöksi, jos kentän oikealla puolella oleva Aseta -ruutu rastitaan. Näin asiakasjoukon tietoihin voidaan välittää joku vapaamuotoinen tekstitieto, esim. Tietoja päivitetty / pvm / NN. Huomautus: Näin tehty asiakkaiden Huomautus -kenttään välitetty tieto kirjoittuu siellä mahdollisesti olleiden entisten tietojen päälle! Toimintoa ei siis voi käyttää, jos asiakkaiden Huomautus -kentissä säilytetään tarpeellisia yksilöllisiä tietoja. Aseta valituille tiedoksi -toiminto käynnistetään klikkaamalla valintaikkunan Aloita -painiketta. Merkiksi tästä avautuu pieni toiminnon etenemistä indikoiva ikkuna, joka sulkeutuu automaattisesti operaation valmistuttua. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 14 / 27

15 Poista valituilta tieto Tämän toiminnon avulla poimintalistalla valittuina olevilta asiakkailta voidaan poistaa joku poimintakoodi. Valinnasta aukeaa oikeanpuoleisen kuvan mukainen pieni ikkuna: Valintaikkunan kautta valitaan haluttu asiakkailta poistettava koodi. OK -napin painalluksen jälkeen ohjelma suorittaa valitun toiminnon. Merkiksi tästä aukeaa pieni toiminnon etenemistä indikoiva ikkuna, joka sulkeutuu automaattisesti operaation valmistuttua. Vihje: Useampivaiheisen poimintatiedon "talletus". Mitään hakukriteeriluetteloa ( poimintojen sekvenssiä ) ei sinänsä voi ohjelmassa tallettaa, mutta asian voi toteuttaa epäsuorasti toiminnolla Aseta valituille tiedoksi. Voit asettaa ehkä useammassa vaiheessa poimintakoodeilla ja käsin monimutkaisesti poimitulle joukolle "tiedoksi" uuden yhteisen poimintakoodin, jolla saat sitten seuraavalla kerralla saman joukon poimittua yhdellä haulla Muita ohjelman päävalikon Poiminta -kohdan toimintoja Poiminta Valitse kaikki Kaikki asiakasrekisterissä olevat asiakkaat tulevat valituiksi poimintalistalle. Tällä toiminnolla voi olla käyttöä, jos esim. kaikille senhetkisille rekisterin asiakkaille halutaan liittää joku uusi luokka tai jos halutaan viedä kaikkien asiakkaiden tiedot ulkoiseen tiedostoon (Export-toiminto, vain Atlas-ASR-Standard-versiossa) Poiminta Poista valinnat Poimintalistalta poistetaan kaikki asiakaskohteet. Vihje: Tämä toiminto on tärkeä toteuttaa aina kun edellinen poimintoja sisältävä tehtävä on valmistunut, koska aikaisemmat valinnat jäävät poimintalistalle voimaan, kunnes ne erikseen sieltä poistetaan. Kun joku asiakasoperaatio on suoritettu valmiiksi (esim. kohteiden haku postitusta varten ja tarrojen tulostus), tulee kaikki valinnat poistaa poimintalistalta, jotta se on tyhjä ennen seuraavaa tähän liittymätöntä operaatiota. Jos poimintalista ei ole tyhjä ennen seuraavaa operaatiota, uudet poiminnat summautuvat edellisten poimintalistalla olevien kohteiden kanssa! Poiminta Poista valitut asiakkaat Poimintalistalta sillä hetkellä olevat asiakkaat poistetaan kokonaan asiakasrekisteristä! Varoitus: Toiminto on vaarallinen ja peruuttamaton; harkitse siis tarkoin, ennen kuin toteutat tämän! Asiakkaan poistaminen on peruuttamaton toimenpide (mitään palauta / undo -toimintoa ei sen jälkeen ole käytettävissä). Huolellisesti käytettynä tämän toiminnon avulla voidaan melko kätevästi poistaa joukko asiakkaita ohjelman rekisteristä. Tämä tapahtuu niin, että ensin varmistetaan, että poimintalista on varmasti tyhjä (Poiminta Poista valinnat), sitten valitaan poistettavat asiakkaat käsin poimintalistalle (Poiminta Selaa ja valitse) ja sitten toteutetaan toiminto Poiminta Poista valitut asiakkaat. Tietenkin voidaan myös poistaa rekisteristä asiakasjoukko, joka on valittu poimintalistalle jonkun poimintaluokan perusteella (kaikki sen luokan omistavat asiakkaat poistuvat asiakasrekisteristä lopullisesti) Poiminta - Tulosta erilaiset toiminnot: Myös nämä kohdistuvat poimintalistalla oleviin asiakkaisiin; esim. tarrojen tulostus. Tulostukseen liittyvistä toiminnoista on olemassa erillisiä ohjeita. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 15 / 27

16 Poiminta Vie valitut Wordin yhdistelytiedostoon Tämän avulla voidaan toteuttaa ns. personoituja liikekirjeitä, joissa valmiiseen, muuten samansisältöiseen kirjepohjaan saadaan vietyä yksilöllisiksi vastaanottajiksi poimintalistalla olevat asiakaskohteet. Tämän toiminnon käytöstä on erillinen ohje Poiminnat postinumeron perusteella Poimintakoodihakujen sekä käsin tapahtuvien poimintojen lisäksi asiakkaita voidaan valita poimintalistalle myös postinumerohakujen perusteella. Postinumerovalinta tehdään seuraavan avautuvan valintaikkunan avulla. Ikkunan avausvaiheessa sen kaikki kentät ovat tyhjiä. Haun valmistuttua ohjelma tulostaa ikkunan keskelle sinisellä värillä löytyneiden kohteiden lukumäärän Haku postinumeron alkuosan perusteella Malli-ikkunassa on tehty haku postinumeron alkuosan perusteella ja saatu näin poimittua kaikki ne, joiden postinumero on Mallissa siis on haettu tarkasti tietyn postinumeron kohteet. Haku olisi voitu tehdä väljemmin niin, että olisi esimerkiksi haettu kohteet, joiden postinumero alkaa numeroilla Haku postinumerovälin perusteella Haettava postinumeroväli voidaan antaa ikkunan ylemmän osan kenttien kautta. Hakutulokseen tulevat mukaan ne asiakkaat, joiden postinumerot ovat annettujen rajojen välillä, raja-arvot mukaan lukien. Yksittäisen tarkan postinumeron kohteet voidaan hakea myös tätä kautta, kun annetaan sama postinumero alkaen - ja asti - kenttiin (siis esim ). Vihje: Postinumerohakuja voidaan tehdä useita peräkkäin saman ikkunan kautta. Voidaan esimerkiksi ensin hakea asiakkaat postinumeroväliltä ja heti perään väliltä Haut summautuvat poimintalistalle, eli siellä ovat näiden kahden haun jälkeen asiakkaat postinumeroväleiltä ja Peräkkäisten hakujen helpottamiseksi hakuikkuna ei sulkeudu haun jälkeen itsestään, vaan se täytyy lopuksi sulkea Sulje ikkuna -napista. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 16 / 27

17 Vihje: Samalle poimintalistalle voidaan siis kerätä asiakkaita sekä poimintaluokkien avulla että postinumerohakujen avulla, ja lisäksi käsin tapahtuvien poimintojen avulla. Huomattakoon, että postinumeroiden perusteella poimintalistalta ei voida poistaa asiakkaita, kuten voidaan poimintaluokkien perusteella tehdä. 3.6 SÄHKÖPOSTIN LÄHETTÄMINEN POIMINTALISTALLE VALITUILLE KOHTEILLE Atlas-asiakasrekisteriohjelmalle on määritelty, että suoraan ohjelmasta sähköpostiohjelmaan välitettäviä sähköpostiosoitteita saa olla yhdessä lähetystapahtumassa enintään luokkaa 50 kpl. Tämä rajoitus perustuu siihen testauksissa havaittuun seikkaan, että suurempi sähköpostien osoitejoukko ei välttämättä välity kokonaisuudessaan asiakasrekisteriohjelmasta sähköpostiohjelmalle. Toiminnallisuus on riippuvainen siitä, mitä sähköpostiohjelmaa käytetään. Tämä mainittu osoitteiden määrän rajoitus perustuu tehtyihin testeihin MS-Outlook-ohjelman kanssa. Joillakin toisilla sähköpostiohjelmilla yhteensopivuus voi olla erilainen ja tämä voi aiheuttaa osoitteiden välittymisissä ongelmia jopa mainittua pienemmällä osoitejoukolla. Tämä mainittu osoitemäärän rajoitus on kuitenkin mahdollista välttää, kun käytetään sähköpostiosoitteiden kopioinnissa hyväksi Windowsin leikepöytää, kuten jäljempänä neuvotaan. Atlas-asiakasrekisteriohjelmassa ei ole tukea vastaanottajajoukolle lähetettävän sähköpostiviestin sisällön luontiin tai kopiointiin sähköpostiohjelmaan. Tässä kuvatuilla toiminnolla ASR-ohjelmasta voidaan kopioida sähköpostiviestin vastaanottajien osoitteet sähköpostiohjelmaan. Sähköpostiosoitteiden joukkovälitys sähköpostiohjelmaan: 1) Valitaan / poimitaan sähköpostien vastaanottajat ASR-ohjelman poimintalistalle erilaisilla valintakriteereillä tai yksitellen manuaalisesti poimimalla, kts. poimintojen tekemistä ja poimintalistan käyttöä koskeva erillinen ohje. 2) Tarvittaessa tarkistetaan poimintalistalla olevat kohteet: Valitse ohjelman ylävalikosta: Selaa Asiakkaita, avautuvassa ikkunassa klikkaa nappia Näytä valitut. Tästä avautuu uusi ikkuna, jossa ovat kaikki, sillä hetkellä poimintalistalla olevat kohteet (kaikilla on vasemmanpuoleisimmassa P -sarakkeessa rasti poiminnan voimassaolon merkkinä). Tässä ikkunassa voit tarkistaa poimintalistalla olevien kohteiden lukumäärän klikkaamalla nappia Laske valitut. Pienen viiveen jälkeen napin alapuolelle tulee tieto Valittu xxx kpl, jossa xxx = poimintalistalla olevien kohteiden lukumäärä. Jos on tarvetta, voit joko uusilla poimintakriteereillä tai manuaalisesti lisätä tai poistaa kohteita poimintalistalta. 3) Kun poimintalistalla ovat halutut kohteet, valitse ohjelman pääikkunan ylävalikosta Poiminnat Lähetä sähköpostia valituille. Hetken kuluttua aukeaa pieni apuikkuna Sähköposti valituille, jossa näkyvät kaikkien kohteiden sähköpostiosoitteet peräkkäisessä tekstimuodossa puolipistein erotettuna. Alla on mallikuva tästä apuikkunasta. Tietosuojasyistä osoitteista on mallikuvassa osa peitetty. Apuikkunassa vasemmalla alhaalla näkyy poimintalistalta kopioitavien sähköpostiosoitteiden kokonaismäärä. Jos määrä on suuri (enemmän kuin luokkaa 50 kpl), kuten malliesimerkissä, ikkunaan tulee varoitus suuresta osoitemäärästä. Paluu -napilla voidaan tarvittaessa poistua osoitteiden välitystoiminnosta. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 17 / 27

18 Sähköpostiosoitteet voi tästä apuikkunasta välittää / kopioida sähköpostiohjelmaan kahdella tavalla: a) Klikataan ikkunan oikean alakulman Klikkaa kuvaketta lähettääksesi -nappia. Seurauksena tästä osoitteet kopioituvat sähköpostiohjelman Vastaanottaja -kenttään. Tässä toiminnossa edellytys kopioinnin onnistumiselle on, että osoitteiden määrä ei ole liian suuri. b) Tämä alla mainittu vaihtoehto on kahdesta syystä paljon suositeltavampi tapa: Klikataan kursori apuikkunan sähköpostiosoitteiden alkuun (tarvittaessa kelaa osoiteikkunan näkymä oikean reunan vierityspalkin avulla aivan ylös). Maalataan osoitekentän kaikki sähköpostiosoitteet alusta loppuun asti. Sen jälkeen kopioidaan kaikki maalatut osoitteet Windowsin leikepöydälle: Joko näppäimistön ctrl-c -toiminnolla (kopioi leikepöydälle) tai valitsemalla ASR-ohjelman pääikkunan ylävalikosta Muokkaa - Kopioi. Valitaan sähköpostiohjelmasta esimerkiksi vastaanottajien Piilokopio -kenttä ja liitetään osoitteet leikepöydältä ao. kenttään joko näppäimistön ctrl-v -toiminnolla (liitä leikepöydältä) tai sähköposti-ohjelman omalla Liitä-toiminnolla (jos käytettävissä). Tässä b) -menetelmässä (osoitteiden kopiointi leikepöydän kautta) on kaksi etua: 1) Sähköpostiosoitteiden lukumäärässä ei ole samanlaista rajoitusta kuin käytettäessä suoraan ASR-ohjelman apuikkunan Klikkaa kuvaketta lähettääksesi -napin toiminnossa. Leikepöydän kautta voidaan sähköpostiohjelmaan välittää vaikkapa useita satoja osoitteita kerrallaan. 2) Osoitteet on mahdollista kopioida sähköpostiohjelmassa haluttuun osoitekenttään, eli esimerkiksi useimmiten sopivimpaan Piilokopio-kenttään. Tätä kenttää käytettäessä vastaanottajille eivät välity näkyviin vastaanottajajoukon osoitteet. Tämä on joukkopostituksissa yleensä toivottu ja suositeltava menettelytapa. Vihje: Atlas-ASR-ohjelmassa poimintalistalla oleville kohteille ei generoidu mitään merkintää siitä, että heille on lähetetty sähköpostia (kuten ei myöskään osoitetarrojen tulostuksesta valituille kohteille ym. vastaavissa toiminnoissa). Jos halutaan saada merkintä tällaisesta joukkolähetyksestä ao. kohteille, se voidaan luoda käyttämällä ASR-ohjelman poimintalistan toimintoa Aseta valituille tiedoksi. Katso tätä koskeva kohta poimintalistan käyttöohjeesta. Näin menetellen voidaan esimerkiksi luoda ja asettaa kohteille uusi luokka sp_ (sähköpostitus ). Tämä luokan asettaminen tulee tehdä ennen kuin poimintalistaa muutetaan (tyhjennetään tai tehdään sinne muita poimintoja). 3.7 ASIAKKAAN VIENTI MUIHIN ATLAS OHJELMIIN Kun käytössä ovat myös Atlas--Laskutusohjelma ja/tai Atlas-Varastonhallintaohjelma, Atlas-asiakasrekisteriohjelmasta voidaan kopioda valitun asiakkaan perustiedot laskutus- / varastonhallintaohjelman asiakasrekisteriin, ts. laskutusasiakkaaksi / asiakkaaksi lähetteelle. Laskutus- ja Varastonhallintaohjelmilla on yhteinen asiakasrekisteri, johon kopiointi asiakasrekisteriohjelmasta voidaan tehdä kummankin ohjelman puolelta. Asiakkaiden tietoja voidaan tuoda yksitellen ASR-ohjelmasta laskutus / varastonhallintaohjelmaan. Huomautus: Laskutus / varastonhallintaohjelman asiakasrekisteristä ei voida samalla tavalla siirtää asiakkaiden tietoja ASR-ohjelman rekisteriin Halutun asiakkaan tietojen tuonti ASR-ohjelmasta laskutus/varasto-ohjelmaan Laskutusohjelmassa tai Varastonhallintaohjelmassa valitse: Tiedosto Asiakasrekisterin asiakkaat. Tässä Asiakasrekisteri tarkoittaa Asiakasrekisteriohjelman asiakasrekisteriä. Tämä valinta avaa ASR-ohjelman ja siellä Selaa asiakkaita ikkunan. Selaa ja valitse haluttu asiakas klikkaamalla hiirellä yhden kerran ao. asiakkaan riviä niin, että ao. rivin taustaväri muuttuu siniseksi. Klikkaa selausikkunan vasemmassa alakulmassa olevaa Valitse -nappia. Tämä avaa alla olevan näköisen asiakkaan kopiointi ikkunan. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 18 / 27

19 Huomautus: Asiakkaan perustietojen kopioinnissa laskutus/varasto-ohjelman rekisteriin asiakkaan tiedot säilyvät muuttumattomina ASR-ohjelman asiakasrekisterissä. Voit tarvittaessa muuttaa tai täydentää kopiointi ikkunan eri kentissä olevia tietoja. Vihje: Maksuehto -kenttään voit lisätä tälle asiakkaalle sopivan oletusmaksuehdon. Se saadaan tätä kautta siirretyksi asiakkaan tietojen mukana oletusarvoiseksi maksuehdoksi, kun asiakas myöhemmin poimitaan Laskutusohjelman rekisteristä uuden laskun saajaksi. Kun olet tarkistanut kopiointi-ikkunasta tiedot ja tarpeen mukaan niitä muuttanut tai täydentänyt, klikkaa hiirellä OK -nappia. Tämän seurauksena asiakkaan tiedot kopioituvat laskutus / varasto-ohjelman asiakasrekisteriin, josta asiakas on tämän jälkeen poimittavissa laskuille / lähetteille. Kun kopiointi on tapahtunut (aikaa kuluu vain 1-2 sekuntia), ikkuna sulkeutuu ja toimenpide on valmis. 3.8 NÄKÖKOHTIA ASIAKKAAN YRITYS-, NIMI- JA OSASTO- KENTTIEN KÄYTÖSTÄ Jos asiakkaina on sekä yrityksiä että yksityishenkilöitä, asiakasluettelon aakkostuksen kannalta voi käyttää esim. seuraavaa periaatetta: Yksityishenkilöiden Yritys -kentän sisällöksi laitetaan mahdollisimman huomaamaton merkki, esim. piste (. ). Tämän seurauksena kaikki yksityishenkilöt listautuvat asiakasluettelon alkuun, kun lajitteluavaimena on Yritys. Huomautus: Ohjelmaversiosta 6.00 alkaen yksityishenkilöiden Yritys-kentän voi jättää kokonaan tyhjäksikin, ja tällaiset asiakkaat sijoittuvat lajittelussa silti oikein peräkkäin (vanhemmissa ohjelmaversioissa tyhjä kenttä saattoi aiheuttaa tietyissä tilanteissa ongelmia). Henkilöiden nimet kannattaa kirjata muodossa <sukunimi> <etunimi> (esim. Virtanen Matti), jota asiakasluettelossa Nimi-kentän mukainen lajittelu ja yhden merkin aakkoshaku toimivat mielekkäästi. Jos etunimi sijoitetaan ennen sukunimeä, lajittelu ja henkilöiden etsintä eivät toimi mielekkäästi. Huomaa, että asiakaskortin Osasto -kenttä ei voi olla lajitteluavaimena. 3.9 ASIAKKAAN TIETOJEN KOPIOINTI LEIKEPÖYDÄLLE JA LIITTÄMINEN TOISEEN DOKUMENTTIIN Asiakasluettelon näkymästä (Selaa - Asiakkaita) valitaan halutun asiakkaan rivi ja klikataan ylävalikon "Leikepöydälle"-nappia. Leikepöydälle kopioituvat seuraavat asiakkaan tiedot valmiiksi rivinvaihdoin täydennettynä: yritys, osasto, nimi, lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka. Esimerkiksi liikekirjeen vastaanottajan tiedot saa kätevästi kopioitua leikepöydän kautta "nappia painamalla" valmiina mallin mukaan seuraavasti: ASR-ohjelmassa valitaan asiakkaan rivi ja klikataan "Leikepöydälle" -nappia, siirrytään tekstinkäsittely-ohjelmaan (esim. Wordilla tehtävä liikekirje), laitetaan kursori sopivalle vastaanottajan tietojen kohdalle, klikataan "Muokkaa - Liitä" tai sama toiminto: Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 19 / 27

20 suoraan hiiren oikea nappi + "liitä" tai suoraan näppäinyh-distelmällä "ctrl" ja "v". Seuraavat mallin mukaiset tiedot tulevat kirjeelle valmiina: Firma Oy tuotanto Matti Meikäläinen Yritystie TEHDASKYLÄ 3.10 ASIAKASNUMERON KÄYTTÖOHJEITA Asiakkaan perustietoikkunassa on "Tunnus"-kenttä, johon ohjelma antaa automaattisesti yksilöllisen tunnusnumeron, kun asiakasta perustetaan. "Tunnus"-kentän alapuolella on "Asiakasnumero"-kenttä, johon ohjelma ei automaattisesti luo mitään asiakasnumeroa. Asiakasnumero -kenttä mahdollistaa käyttäjän itse antamien asiakasnumeroiden kirjaamisen asiakkaille. Tämä asiakasnumero voi olla maksimi 10 merkin pituinen, ja se voi sisältää myös kirjaimia sekä muitakin merkkejä. Esimerkiksi asiakasnumerot , , A98765, B ja 1234abcd ovat mahdollisia. Asiakkaiden selausnäytöllä (Selaa - Asiakkaita) voidaan Asiakasnumero valita myös lajitteluperusteeksi. Tässä tarkoituksessa asiakasnumeron koodaustavalla voi olla merkitystä: Antamalla asiakasnumeron vasemmanpuoleisimmalle ja tarvittaessa muutamalle seuraavallekin merkille joku oma koodausmerkitys (esim. asiakasryhmää indikoiva), voidaan vaikuttaa asiakkaiden lajittelujärjestykseen asiakasluettelossa, kun käytetään Asiakasnumero-kenttää lajitteluperusteena. Jos ei käytetä tapahtumien kirjauksia, asiakasnumerokenttää ei ole välttämätöntä täyttää (kenttä voi jäädä tyhjäksi). Jos käytetään Tapahtumien, asiakasnumero kentässä tulee olla asiakasnumero, jotta tapahtumien tiedoissa varmasti näkyvät oikeiden asiakkaiden nimet. Tapahtumien tietokannassa nimittäin asiakasnumerotieto on yhtenä kenttänä mukana, ja sen puuttuminen haittaa asiakkaan tapahtumatietojen hallintaa ohjelman sisäisessä toiminnassa SUOSITELTAVIA MENETTELYTAPOJA SEKÄ NÄKÖKOHTIA ASIAKASNUMERON KÄYTÖSSÄ: Kun ohjelmaan luodaan uusi asiakas, niin joko: a) Annetaan asiakasnumeroksi sama kuin ohjelman antama asiakkaan Tunnus. Tämä on helppo toimenpide: Klikataan "Kopioi tunnus"-nappia, jolloin ohjelma kopioi Tunnus-kentän sisällön Asiakasnumero -kenttään. b) Jos asiakasta perustettaessa on jo tiedossa "oma" asiakasnumero, kirjoitetaan se "Asiakasnumero"-kenttään. Asiakasnumeron mahdollinen muuttaminen jälkeenpäin (esim. Tunnus-kentästä kopioidun numeron tilalle itse luotu asiakasnumero): a) Jos asiakkaalle ei ole vielä kirjattu yhtään tapahtumia, asiakasnumeron voi muuttaa kirjoittamalla asiakaskorttiin entisen päälle uuden asiakasnumeron. b) Jos asiakkaalle on kirjattuna tapahtuma / tapahtumia, asiakasnumeron muuttamista kannattaa välttää, koska seurauksena on vähintään tietokantaa koskeva virheilmoitus. Muutoksen voi kuitenkin tehdä välttämättömissä tapauksissa seuraavasti: Muutetaan asiakkaan asiakasnumero halutuksi Avataan erikseen jokainen tälle asiakkaalle kirjattu tapahtuma ja muutetaan myös niissä oleviin "Asiakasnumero"- kenttiin uusi asiakasnumero. Tapahtuman asiakasnumeromuutoksen seurauksena tapahtuman ikkuna sulkeutuu normaalisti, mutta asiakkaan ikkunaa suljettaessa tulee virheilmoitus virhekoodilla 33. Kun virheilmoituksen sulkee OK-napilla, tulee virheilmoitus "Record update error". Kun tämän sulkee "No"-napilla (eli vastataan, että "ei haluta uudelleen yrittää päivittää tietokannan tietuetta"), asiakaskortti sulkeutuu, ja seuraavan kerran avattaessa asiakas ja ao. tapahtuma, tapahtumalla on Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 20 / 27