Virta, Mobility Tool+ ja liikkuvuudenhallintajärjestelmät

Transkriptio

1 Virta, Mobility Tool+ ja liikkuvuudenhallintajärjestelmät Kv-kevätpäivät 2018, Jyväskylä Riikka Jääskeläinen, Aalto-yliopisto Jenni Leinonen, Metropolia AMK Sami Niemelä, Oamk Mari Pohjola, Laurea AMK / OPH

2 VIRTA-opintotietopalvelu Korkeakoulut ovat velvoitettuja toimittamaan kopioita osista opiskelijarekisterinsä ja muiden henkilörekisterien tietosisältöä opetus- ja kulttuuriministeriön CSC:ltä ostamaan VIRTA-opintotietopalveluun Korkeakoulut, opetus- ja kulttuuriministeriö, Tilastokeskus, Opetushallitus ja CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy ovat sopineet, miten opiskelijoiden ja tutkinnon suorittaneiden kansainväliseen liikkuvuuteen liittyviä tietoja kootaan VIRTA-opintotietopalveluun. Opetushallituksen ja Tilastokeskuksen/EuroSTATin liikkuvuustiedonkeruu tapahtuu VIRTA-opintotietopalvelun avulla VIRTA-opintotietopalvelu kokoaa tiedot yli miljoonan opiskelijan opiskeluoikeuksista, opintosuorituksista, tutkinnoista ja opiskeluoikeuksien aikaisista kv. liikkuvuuksista.

3 VIRTA osana digitalisoitumista ja digitaalisia palveluja

4 VIRTA-opintotietopalvelu VIRTA-opintotietopalvelu oppijan arjessa

5 Tietojärjestelmät ja ennakkotehtävä Erilaisia opintotieto- ja liikkuvuudenhallintajärjestelmäyhdistelmiä on useita, ks. (tiedot kannattaa pitää ajan tasalla!) Oodi + MoveON 2; Oodi + Mobility-Online 3; Oodi + SoleMOVE 2; Oodi + muu 1 Winha + MoveON 1; Winha + Mobility-Online 3; Winha + SoleMOVE 5; Winha + muu 4 Peppi + MoveON 1; Peppi + Mobility-Online 1, Peppi + SoleMOVE 3, Peppi + Muu 1 Opsu + Muu 2 Primus + Mobility-Online 2 Muu + Muu 3; Muu + Mobility-Online 1 Jne jne Session ennakkotehtävään vastasi 33 henkilöä 25 korkeakoulusta, KIITOS!

6 Opintotietojärjestelmät Vastaajia 33 Asio 6% Oodi 18% Peppi / Perusrekisteri 24% Winha 24% Muu, mikä? 28% Roti Opsu Primus 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30%

7 Liikkuvuudenhallintajärjestelmät Vastaajia 32 Mobility-Online 34% SoleMOVE 31% MoveON 16% Muu, mikä? 13% Ei mikään? Korkeakoulun oma järjestelmä Asio 6% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%

8 Tiedonsiirtotapa liikkuvuudenhallintajärjestelmästä opiskelijatietojärjestelmään ja/tai VIRTAan Vastaajia 33 Automaattisesti järjestelmien välillä ohjelmointirajapintojen* kautta Ohjelmointirajapinnan* kautta, mutta se edellyttää siirron manuaalisen käynnistämisen tai muita teknisiä toimenpiteitä käyttäjältä 21% 21% Excel-, csv- tai muun siirtotiedoston avulla 25% Muu, mikä? 18% Em. tapojen yhdistelmät En tiedä / en osaa sanoa 15% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30%

9 Siirrot liikkuvuudenhallintajärjestelmästä opintotietojärjestelmään ja VIRTAan MoveON Oodi Tietovarasto VIRTA (Aalto) Mobility-Online Peppi VIRTA (Metropolia) SoleMOVE Peppi VIRTA (Laurea)

10 Hakuvaihe Tiedonkeruu Virtaan, saapuva opiskelija MoveON+Oodi/Peppi Mobility-Online+PEPPI SoleMOVE+Peppi Saapuva opiskelija kirjautuu MoveONiin täyttääkseen hakemuksen -II- Hakemus käsitellään ja opiskelijalle määritellään oikea koulutusohjelma opintosuunnitelman perusteella -II- -II- -II-

11 Tiedonsiirrot järjestelmissä Tiedonkeruu Virtaan, saapuva opiskelija MoveON+Oodi Henkilötiedot jne siirretään MoveONista Oodiin rajapinnan kautta (käynnistetään painikkeella MO:ssa) Mobility-Online+PEPPI Osa henkilötiedoista siirretään Mobista automaattisesti + osa täydennetään excelillä -> virkailija tekee siirron Peppiin ryhmä kerrallaan SoleMOVE+Peppi Henkilötiedot jne siirretään SoleMOVEsta Peppiin siirtotiedostolla Luo opiskelijanumeron + opinto-oikeuden Oodiin -II- -II- (suunniteltu)

12 Tiedot järjestelmissä Tiedonkeruu Virtaan, saapuva opiskelija MoveON+Oodi Mobility-Online+PEPPI SoleMOVE+Peppi Oodi peilaa luodun opiskelijanumeron myös MoveONiin automaattisesti -II- -II- Vain MoveONissa tieto liikkuvuudesta Liikkuvuustiedot päivittyvät Mobista Peppiin 2h välein. Oodissa ilmoittautuessa passista vahvistetut henkilötiedot + opintooikeustieto Pepissä on liikkuvuusjakso-, henkilö- ja opintooikeustiedot. -II- (suunniteltu)

13 Case Aalto: Tiedonsiirto & MoveONin räätälöimä toiminnallisuus Aallolle: Liikkuvuustietojär. MoveON <- -> välityspalvelin (Broker) <- -> opintorek. Oodi MoveONiin rakennettu Actions-painikkeet sekä Oodi-tietojen hakuun että liikkuvuustietojen kirjoitukseen Oodiin. Nämä painikkeet toimivat triggereinä, automatiikkaa ei ole tiedonsiirtojen aloituksessa. Toteutettiin MoveONin toimittajan, Aallon ja ulkopuolisten koodaajien kanssa yhdessä. Painikkeet: "Export to Oodi" lähettää Oodiin opinto-oikeuksien vaatimat tiedot, Oodi palauttaa MoveONiin opiskelijanumeron (saapuvat opiskelijat) "Import from Oodi" kutsuu Oodista opiskelijan opintotietoja (ECTS, GPA, completed degree, programme, term info, terms present, validity start/end) (lähtevät opiskelijat ei vielä käytössä) Saapuvien opinto-oikeudet tehty tällä tiedonsiirrolla jo useita vuosia Lähtevien opintotietoja ei vielä vaatii myös vaihdon periaatteiden muokkaamista -> otetaanko valintaan vaikuttavat opintotiedot kaikille hakijoille tiettynä ajankohtana vai kullekin hakemuksen palautushetkellä?

14 Hakuvaihe Tiedonkeruu Virtaan, lähtevä opiskelija MoveON+Oodi Opiskelija tunnistautuu (Shibboleth) MoveONiin täyttääkseen hakemuksen, jolloin opiskelijanumero tulee MoveONiin Mobility-Online+PEPPI Opiskelija tunnistautuu (CAS) Mobiin täyttääkseen hakemuksen, kirjaa käsin opiskelijanumeron jne SoleMOVE+Peppi Opiskelija tunnistautuu (Shibboleth) SoleMOVEen, jolloin henkilötiedot, opintotietoja ja opiskelijanumero tulevat SoleMOVEen Hakemus käsitellään MoveONissa (kehitteillä opintotietojen siirtyminen Oodista) Hakemus käsitellään Mobissa Hakemus käsitellään SoleMOVEssa

15 Tiedonsiirrot järjestelmissä Tiedonsiirto Virtaa varten, lähtevä opiskelija MoveON+Oodi MoveONista ei siirry liikkuvuustietoa Oodiin Mobility-Online+PEPPI Liikkuvuustiedot siirtyvät Peppiin, kun hakemus on partnerin hyväksymä & apuraha on hyväksytty maksuun SoleMOVE+Peppi Liikkuvuustiedot siirtyvät Peppiin kun hakemus on hyväksytty Laureassa Liikkuvuusjaksosta ei ole merkintää Oodissa Liikkuvuusjakson tiedot siirtyvät Peppiin Liikkuvuustiedot siirtyvät Peppiin (suunniteltu)

16 Virta-aineiston muodostuminen Tiedonsiirto Virtaan, lähtevät ja saapuvat MoveON+Oodi "Current" ja "Completed" liikkuvuudet tietovarastoon (Aalto DW) MoveONista. Vaihtopäivät täsmennetään vaihdon päätyttyä "paluulomakkeen" tietojen pohjalta. Henkilötiedot ym. tietovarastoon Oodista Tiedot yhdistyvät tiettyjen tietoavainten (esim. opisk.nro) perusteella tietovarastossa automaattisesti Siirtyvät automaattisesti Virtaan joka yö Mobility-Online+PEPPI Pepissä liikkuvuusjaksot - lähtevät: kun apuraha maksettu - saapuvat: kun luodaan opiskeluoikeus&-nro Peppiin tallennetuista tiedoista (henkilö-, opinto-oikeus-& liikkuvuusjaksotiedot) luodaan Virta-aineisto (XML) oman Raporttipalvelun avulla Aineisto siirretään tietokantayhteyttä käyttäen Virtaan joka yö -> automatisoitu ja ajastettu prosessi SoleMOVE+Peppi -II- -II- (suunniteltu)

17 Tietojen ylläpito Muutokset/peruutukset Virta-tietoihin MoveON+Oodi Mobility-Online+PEPPI SoleMOVE+Peppi Muutokset tehdään MoveONiin. Ei jatkuvaa ja automaattista tiedonsiirtoa MO:n ja Oodin välillä Muutokset tehdään Mobiin. Liikkuvuusjaksojen tiedot päivittyvät automaattisesti Mobista Peppiin 2h välein Lähtevillä liikkuvuuden peruutukset kirjataan MoveONiin Saapuvilla peruutukset kirjataan MoveONiin ja opinto-oikeus perutaan Oodissa käsin Peruutukset kirjataan Mobiin. Peruuntunut liikkuvuusjakso poistuu automaattisesti Pepistä. Saapuvien opinto-oikeus suljetaan Pepissä käsin. -II- -II- (suunniteltu)

18 Tiedot Virrassa Seuranta ja virheiden korjaaminen MoveON+Oodi Virheitä pääsee katsomaan raportilta Mobility-Online+PEPPI Siirtymisen onnistumista ja virhe- ja poikkeustilanteita seurataan validointiraporteilla SoleMOVE+Peppi Korjauksia tehdään yleisimmin liikkuvuustietoihin MoveONissa Seurannassa mm. - Iiikkuvuusjaksojen löytyminen - useampi päällekkäinen jakso - virheellinen koulutusmuoto - jakso ei op.oikeuden sisällä - saapuvilla puuttuva hetu tai liikkuvuusjakso -II- -II- -II- (suunniteltu)

19 Virtaan vaadittujen tietojen lähteet Tieto MoveONista Oodista Opiskelijanumero (avain järjestelmien välillä) Opiskelijan nimet, sukupuoli, kansalaisuus Henkilötunnus x x x X jos on Opintojen taso saapuville lähteville Koulutusala Liikkuvuusjakson päivät -> kesto Liikkuvuuden suunta, maa, ohjelma ja tyyppi x x x

20 Tiedonsiirto liikkuvuudenhallintajärjestelmästä Mobility Tool+:aan

21 Tiedonsiirto Mobility Tooliin Vastaajia 33 Syöttämällä tiedot yksitellen manuaalisesti 31% Liikkuvuudenhallintajärjestelmän luomalla siirtotiedostolla Liikkuvuudenhallintajärjestelmän luomalla siirtotiedostolla, jota täydennetään 12% Kokonaan manuaalisesti täytetyllä siirtotiedostolla 3% Osa siirtotiedostolla ja osa käsin syöttämällä. Selvennä, mitkä liikkuvuustiedot siirretään 30% Enemmistö SMS & SMP siirtotiedostolla, STA & STT käsin Muu, mikä? 3% SMS käsin täytetyllä siirtotiedostolla, SMP, STA & STT käsin En tiedä / en hoida Mobility Tool -siirtoja 21% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35%

22 Tiedonsiirto Mobility Tooliin MoveON Mobility Tool (Oamk, Aalto) SoleMOVE Mobility Tool (Laurea) Mobility-Online Mobility Tool (Metropolia)

23 Mobility Tool tiedonsiirto MoveON Oamk

24 Mitä siirretään, miten ja milloin? Eurooppalaisen liikkuvuuden opiskelijat ja harjoittelijat MoveONin siirtotiedostoilla (myös yksittäiset liikkujat) Siirretään aina, kun uusia apurahoja on maksettu ja väli- ja loppuraportin yhteydessä. Eurooppalaisen liikkuvuuden opettajat ja henkilöstö vielä toistaiseksi käsin, mutta tarkoitus on siirtyä näissäkin siirtotiedostosiirtoon ensi lukuvuonna Siirretään, kun uusia apurahoja on laskettu, vuodenvaihteessa ja väli- ja loppuraportin yhteydessä Globaalissa liikkuvuudessa tiedot viedään MT:iin toistaiseksi käsin johtuen liikkujien pienistä määristä ja monimutkaisista apurahasäännöistä (yleensä vain 1-2 henkilöä kerrallaan) Globaalin liikkuvuuden liikkujat syötetään sitä mukaa kuin apurahasopimuksia tehdään. Voitaisiin siirtää myös MoveONin siirtotiedostolla, mutta toistaiseksi emme ole tallentaneet KA107-apurahasääntöjä MoveONiin

25 Siirtotiedosto Perustiedot kuntoon MoveONiin tallennetaan Erasmus+ -rahoitussopimuksen perustiedot, jolloin ne siirtyvät suoraan siirtotiedostoon Samanaikaisesti voi olla tallennettuna yhden KA103- ja yhden KA107-hankkeen perustiedot Useampaa KA107-hanketta raportoitaessa pitää perustiedot muuttaa jokaisen eri hankkeen siirtotiedostoa varten

26 Siirtotiedosto Perustiedot kuntoon Rahoitustyypit tallennetaan MoveONiin Funding: esim. Erasmus+ SMS 2017/18; Erasmus+ SMP 2017/18, STA, STT Kauden alku- ja loppupäivämäärät Voi seurata myös rahoitustoteumaa

27 Siirtotiedosto Perustiedot kuntoon Tallennetaan apurahasäännöt voi olla useita, esim. eri maaryhmille omansa. voivat sisältää aikaan perustuvia osia ja könttäsummia myös minimi- ja maksimikestot

28 Siirtotiedosto Liikkuvuustiedot ja apurahan laskenta Apurahoja voi laskea yksitellen tai massana (jolloin yhden apurahasäännön puitteissa maksettavat apurahat voi laskea kerralla) MoveON osaa laskea ja pyöristää apurahat samalla tavalla kuin Mobility Tool+ (lisätoiminto Erasmus calculation)

29 Siirtotiedosto - Muodostaminen Siirtotiedosto koostetaan Erasmus+ -apuraharahoituksen alle allokoiduista apurahoista (planned / actual). Hakee tietoja useasta eri MoveONin taulusta: External institutions (esim. PIC, Org. ID yms.), Persons, Stays (pvm:t, ISCED), Grant (kk-apuraha), Erasmus (projektikoodit).

30 Siirtotiedosto - Muodostaminen MoveONissa on oma Error report, joka tarkistaa Mobility Tooliin siirrettävät pakolliset tiedot. Tarvittavat korjaukset tehdään MoveONiin, ei siirtotiedostoon myöhemmin samoja virheitä ei tarvitse korjata uudelleen. Itse siirtotiedostoa ei tarvitse erikseen täydentää tai korjailla (paitsi ehkä Disadvantaged background ja Special needs liikkujien osalta). Ei kuitenkaan tunnista liian suuria/pieniä apurahoja

31 Siirtotiedosto - Lataaminen MoveONin mukaan virheetön siirtotiedosto menee lähes kivuitta sisään Mobility Tooliin PAITSI: jos osa organisaatioista on syötetty käsin ja osa siirtotiedostolla, voi tulla virheilmoitus Another organisation exists in the project with different ID and the same PIC Organisation ID täytyy korjata joko MoveONissa tai Mobility Toolissa

32 Mobility Tool tiedonsiirto SoleMOVE Laurea

33 Mitä siirretään, miten ja milloin Erasmus+ eurooppalainen liikkuvuus siirretään kaikki siirtotiedostolla Yhdellä tiedostolla kaikki opiskelijat, sekä vaihdot että harjoittelut Toisella tiedostolla kaikki henkilöstö Siirrot tehdään vähintään 4 kertaa vuodessa Globaalin liikkuvuuden liikkujat kirjataan käsin Liikkujamäärät huomattavasti pienemmät Myös saapujia Käytännössä kuitenkin myös globaalien liikkujien tiedot voitaisiin viedä samoilla siirtotiedostoilla Tiedot kirjataan MT:iin heti kun liikkuvuus varmistuu (grant agreement tehty)

34 Tietojen ylläpito SoleMOVEssa Siirtotiedoston vaatimia tietoja ylläpidetään eri osioissa SoleMOVEssa PIC-koodit yms. partnerien tiedoissa -> Harjoittelupaikan tiedot opiskelijalta Liikkuvuuden tiedot hakemuksella Apurahat haetaan ja hyväksytään erillisessä SoleGRANT-järjestelmässä Keskustelee MOVEn kanssa mutta kuukausiapuraha täydennetään MOVEn hakemukselle käsin Alakoodit järjestelmän "taustatiedoissa"

35 Siirtotiedoston muodostaminen Järjestelmä poimii tiedostoon kaikki hyväksytyt lähtevien opiskelijoiden hakemukset, joiden vaihto-ohjelmana on Erasmus+ Voidaan viedä myös alustavia tietoa, tiedot päivittyvät siirtojen myötä vanhojen päälle

36 Siirtotiedoston täydentäminen, tarkistettavia Tarkistetaan Field of education järjestelmässä ollut käytössä 3-lukuisia koodeja joita MT ei enää hyväksy Täydennetään pakolliset if no PIC -kentät harjoittelukohteille (jos tietoja puuttuu) Lisätään Receiving city jos puuttuu (partnerit korjataan SoleMOVEen) Täydennetään puuttuvat Main instruction work/volunteering language Lisätään puuttuvat Monthly grant sellaisia tapauksia joissa apurahaa ei vielä ole maksettu Tarkistetaan jos on perheellisiä tai special needs -tapauksia

37 Siirtotiedoston täydentäminen, korjattavissa Lisätään Grant agreement no Lisätään Sending organisation id Kopioidaan harjoittelupaikkojen nimet sarakkeisiin Receiving organisation id ja Receiving organisation business name Lisätään kaikille Sending city Täydennetään 0 Non funded duration days Lisätään 0 Additional non-eu grant Lisätään NO Draft mobility

38 Siirtotiedoston korjaaminen error login mukaan Yleensä vaatii noin 3-6 yritystä ja erehdystä ennen kuin tiedosto menee Mobility Tooliin sisään, välissä enemmän tai vähemmän korjaamista Useimmiten korjaamista on mm. Erasmus- ja PIC-koodeissa ja niiden yhdistelmissä Lisäksi korjaamista aiheuttavat erilaiset puuttuvat tai vääränlaiset koodit Kun tarvittavat korjaukset tehdään SoleMOVEen, niin myöhemmin samoja virheitä ei tarvitse korjata uudelleen

39 Mobility Tool tiedonsiirto / MOBILITY-ONLINE Metropolia AMK Välimalli MoveONin ja SoleMOVEn välillä Ei pakko laskea Mobin laskurilla apurahoja, siirtotiedoston saa ulos ilmankin Kaikkia tietoja ei saa kuitenkaan luotettavasti sellaisenaan: käsin täydennämme mm. Previous Erasmus Months opiskelijan kirjaama tieto, hyvä tarkistaa Receiving Organisation City - opiskelijan kirjaama tieto, hyvä tarkistaa Field of Education alakoodit kerätty eri muotoon Main Language kielikoodit kerätty eri muotoon

40 Tiedonkeruun ja -siirron haasteita 1 Puutteet tiedon määrässä ja laadussa Kattavuus: joskus vaikea löytää kaikkia toimijoita, joilla tiedossa liikkuvuuksia Standardimuoto: kampukset / ryhmät, joille ei käytetä liikkuvuusjärjestelmää - tieto on eri tavoin organisoitua ja puutteellista -> käsin muokkaus Tietoa kerätty liikkuvuusjärjestelmässä eri kenttiin / eri muodossa -> käsin yhdistäminen Virta-tiedonkeruu vaatii korkeakoulussa eri toimijoiden yhteistyötä Tiedonkulku: eri ihmiset hoitavat eri osuudet - miten pitää kaikki ajan tasalla? Kokonaiskuva ja vastuiden määrittely: "Kaikissa järjestelmissä on eri vastuutahot, ja kenelläkään ei ymmärrystä kokonaisuudesta", jääkö jokin ohjeistamatta / tarkastamatta? Riippuvuus muiden aikatauluista

41 Tiedonkeruun ja -siirron haasteita 2 Puutteelliset ja/tai toimimattomat rajapinnat järjestelmien välillä Jos ei tiedonkeruussa tai -siirrossa automaatiota Kahden eri järjestelmän ylläpitämisen haaste, peruneiden poistot käsin jne Inhimillisten virheiden riski (niin koordinaattorilla kuin opiskelijoilla) Siirtotiedostoilla siirrettäessä hidas päivitystiheys Yhdestä liikkuvuusjärjestelmästä raportoidaan eri raportointeihin samaa tietoa eri muodossa käsityö lisääntyy (koodien muuttamista yms.) ei vertailukelpoisia listoja (esim. OPH:n tiedonkeruu karsii alle 5pv-matkat: järjestelmissä myös 2-4pv matkoja, saapuvat tuplatutkarit jne) Tuleviin muutoksiin varautuminen lähes mahdotonta Johtaa jopa tällä hetkellä turhan tiedon keräämiseen, varmuuden vuoksi Vrt. GDPR - ylimääräistä tietoa ei saisi kerätä

42 Tiedonkeruun ja -siirron haasteita 3 / Tool Erasmus-sopimusliitteet uusitaan kovin myöhään suhteessa muuhun vaihdon aikatauluun; uusiin tiedonkeruutarpeisiin ei ehditä varautua -> käsityötä tai arvailua raportointivaiheessa... Mobility Toolissa ei voi erotella esim. eri koulujen/tiedekuntien liikkuvuuksia - tähän toiveita muutoksesta tulevaisuudessa? Toolin siirtotiedoston kankeus vs. käsinsyöttö: käsinsyöttäessä voi syöttää myös osin puutteellisia liikkuvuuksia (Draft). Siirtotiedostossa pitää olla kaikki tiedot oikein, tai ainakaan ei ole tietoa, mitkä tiedot ovat pakollisia ja mitkä eivät, jotta voisi tallentaa liikkuvuuksia draftmuotoon siirtotiedostolla.

43 Hyviä käytäntöjä - VIRTA Selkeä prosessi ja päivitetty ohjeistus toimijoille, mitä tietoja tarvitaan jne Luodaan erillinen tilastointilomake tapauksille, joiden liikkuvuusprosessiin ei käytetä liikkuvuusjärjestelmää; lomaketta käytetään ympäri vuoden ja sen täyttäminen yhdistetään muihin prosesseihin Erillinen lomake/lomakkeet lyhyille liikkuvuuksille, jotka eivät mene normaalin vaihtoprosessin mukaan. Mahdollisuus: integraatiot muihin järjestelmiin; järjestelmien kilpailutuksissa ja rakentamisessa huomioidaan jo tilastointi- ja integraatiotarpeet Tiedonsiirto Virtaan sujunut hyvin, koska on voitu sopia kotimaisten järjestelmätoimittajien kanssa määrittelyistä yms (esim. Oodi) Validointiraportit: tiedonkeruun mahd. virhemerkinnät jäävät kiinni ajoissa Hyviä vinkkejä yleisöstä Virta-tiedonkeruun onnistumiseen? TAMK? SAMK?

44 Hyviä käytäntöjä - Mobility Tool MT on kehittynyt vuosien varrella ja tuottaa nykyään OK dataa liikkuvuuksista Siirtotiedostojen käyttö on koettu kyselyn perusteella korkeakouluissa joko sujuvana tai työläänä (riippuu ilmeisesti liikkujamääristä); "käsinsyöttäminen on loppujen lopuksi vaivattomin tapa" Liikkuvuustietojärjestelmän oma siirtotiedoston virheloki, jolla löytää ilmiselvät virheet jo ennen tiedoston lataamista Mobility Tooliin (esim. MoveON) Mistä järjestelmistä löytyy? "Kokeilu - erehdys -periaatteella oppii käyttämään siirtotiedostoa" "Nopeampaa syöttää SMP, STA ja STT yksitellen suoraan Tooliin. Yleensä SMS viedään siirtotiedostona." Miten voisimme jakaa hyviä vinkkejä tähän? FB-ryhmät?

45 Yhteenveto Erilaisten järjestelmien ja niiden yhdistelmien runsaus aina ei ole helppoa löytää keskustelukumppania, jolla olisi täsmälleen samat järjestelmät Järjestelmiä myös käytetään eri tavalla Eroja on enemmän liikkuvuudenhallintajärjestelmien sisällä ja Mobility Tool -siirtokäytännöissä kuin Virta-siirroissa Virtaan siirretään samaa dataa järjestelmästä riippumatta. Mobility Toolin siirtotiedostot muodostetaan eri tavoilla eri järjestelmissä Yhteistyö ja toimintatapojen benchmarkkaus parhaat tavat kehittää ohjelmistoja (käyttäjien kesken ja järjestelmien välillä) Jatketaan keskustelua!

46 Keskustelua ja kommentteja sessiossa VIRTA-virheraporttien tarkastelu: miten tehdään? Korkeakoulun Virta-yhdyshenkilöltä saa raportteja tarkasteltavaksi tai tietohallintoon toimitetaan kv-toimistosta lista liikkuvuuksista, jotka pitäisi olla tilastoituina. "Automaattinen" VIRTA-siirtokin: tiedoissa virheitä paljon, työläs manuaalinen tarkastus Voiko MoveON määrittää pienemmän apurahan kuin mitä päivät antaisivat, jos esim. Opiskelija ei suorittanut tarpeeksi opintopisteitä koulun sääntöjen mukaan? Ei ole rakennettu tällaista mahdollisuutta MoveONin sisälle. Pitääkö Solemoven toimittajan tekemistä muutoksista siirtotiedostoon maksaa erikseen? Ei tällä hetkellä pienissä korjauksissa. Toimittaja on ollut kehitystehtävissä aktiivinen ja kommunikoinut käyttjien kanssa. SoleMoven käyttäjäverkostossa tuetaan toisiaan toimintojen käytössä - best practises prosessien hallinnassakin keskustelussa. Yhteiset toiveet järjestelmän toimittajille. EU Survey ei Laureassa lähde henkilöstölle kovin usein, koska siirtotiedosto viedään MobilityTooliin vain n. 4 krt vuodessa -> massamuistutukset Surveyn tekemisestä MT:stä kaikille siirtojen sen sijaan. Ongelmana VIRTA-siirroissa: korkeakoulun sisällä tieto ei kulje: Esim. Opintohallinnon hallussa myös kv-tiedonsiirto, jolloin voi jäädä liikkuvuuksia puuttumaan. CSC: tavoite on että Virrassa olisi ajantasaista tietoa; ei vain varmistunut tieto liikkuvuudesta vaihdon loputtua. Kelakin saa tiedon Virrasta, joten se olisi hyvä olla siellä jo ennen vaihdon alkua.

47 KIITOS! Muistakaa antaa palautetta kevätpäivien lomakkeen kautta! =)