Kultainen keskitie vai oman polun kulkija: toimivaa kv-palveluiden organisaatiorakennetta etsimässä

Transkriptio

1 Kultainen keskitie vai oman polun kulkija: toimivaa kv-palveluiden organisaatiorakennetta etsimässä Niina Huovinen, Aalto-yliopisto Kaisa Meghjee, Metropolia ammattikorkeakoulu Kimmo Kuortti, Oulun yliopisto Mari Dagnall, Aalto-yliopisto

2 Kv-palveluiden organisaatiorakennetta etsimässä Ennakkokysely Kultainen keskitie vai oman polun kulkija: toimivaa kv-palveluiden organisaatiorakennetta etsimässä session osallistujille Kv-asioiden kevätpäivillä vastausta (51 osallistujaa) HUOM: useampi vastaus yhdestä ja samasta korkeakoulusta mahdollista

3 Korkeakoulun koko

4 2. Kv-liikkuvuuden organisaatiorakenne

5 3. Opetushenkilökunnan osallistuminen kv-liikkuvuuden hallintointiin

6 4. Opetushenkilökunnan tehtäviä kv-liikkuvuuden parissa Sisällöllinen ohjaus Outgoing: - kohteen valintaan ja vaihdossa suoritettaviin opintoihin/kv-harjoitteluun liittyvä neuvonta ja markkinointi; Learning Agreement-hyväksymiset; vaihto-opintojen hyväksi luku; vaihdon aikainen ohjaus ja tuki; paluukeskustelu Incoming: - oman alan engl.kielisen opetustarjonnan koonti, vastaaminen opintoihin/harjoitteluun liittyviin kysymyksiin; harjoittelupaikan organisointi - opiskeluohjelman laatiminen; Learning Agreement-hyväksymiset; päättökeskustelu ennen vaihto-opiskelijan lähtöä; opintosuoritusten tarkistus ennen suoritusotteen lähetystä Muut tehtävät: - saapuvien henkilöstö-/opettajavieraiden hoitaminen, - partnerisopimusten ylläpito ja kehittäminen. - vaihto-sopimusten sisällön tarkistus (määrät, alakoodit yms.)- Resurssit työn hoitamiseen suhteessa opiskelijamääriin.

7 5. & 6. Kv-liikkuvuushallinnon ydinhenkilöt Vaihto-opiskelu ja kv-harjoittelu: 1. Kv-liikkuvuushenkilökunta (kv-päällikkö, kvkoordinaattori,kv-suunnittelija..) 2. Opetushenkilökunta 3. Opintohallinnon henkilökunta (opintopäällikkö, koulutus-/tutkinto-ohjelmien suunnittelija, amanuenssi, koordinaattori, opintoneuvoja,sihteeri..) 4. Urapalvelujen jäsen tai tiimi (vain kv-harjoittelu)

8 7. Miten vaihtokohteiden koordinointi jaettu? According to (N=27) 7 % 3 % 5 % 2 % 3 % 2 % 17 % Faculties/departments/schools + incoming/outgoing Incoming-outgoing Faculties/departments/schools Exchange programmes + incomingoutgoing Study fields/study programmes + incoming-outgoing Exchange programmes 7 % 7 % 15 % Study fields/study programmes Exchange programmes + study fields/study programmes Countries + incoming-outgoing Continents + incoming-outgoing 10 % 10 % 12 % Continents + study fields/study programmes No need to dived, one person takes care of it all Randomly

9 Perusteluja, kommentteja? Mielenkiintoinen jako perusteluissa: - Koulutusalakohtainen/in-out jako mahdollistaa syvemmän perehtymisen eri alojen erilaisiin vaatimuksiin ja syvemmän osaamisen kehittymisen. - Vaihtokohteita koordinoivat henkilöt eivät ole mukana kvstrategian kehittämisessä tai sopimuksien solmimisessa, jolloin jako incomingiin ja outgoingiin on perusteltu - syvällisemmän perehtyneisyyden sijaan tulevia ja lähteviä opiskelijoita voidaan käsitellä pinnallisempana bulkkityönä.

10 9. Hyvin toimivaa? Hajautettu: - mahdollistaa perehtymisen koulutusalojen erityispiirteisiin. - hyvä kontakti alansa opiskelijoihin, hyvä tuntemus alansa kumppaneista - keskitytään paremmin vaihto-opintojen soveltuvuuteen, opiskelijan tutkintoon ja vaihtoopintojen etenemiseen - vaihtoasioita hoitava koordinaattori lähempänä muita opintopalveluja ja siten muilla opintoasioita hoitavilla henkilöillä on parempi käsitys vaihtotoiminnasta - koulutusohjelmien omille ohjaajat vastaa yleistason neuvonnasta, liikkuvuuspalveluissa keskitytään asiantuntijuuteen ja kehitystyöhön - kaikki liikkuvuuteen liittyvät prosessit, esim. lähtevien ja saapuvien valinnat, hoidetaan kerralla alusta loppuun hakuvaiheesta dekaanin päätökseen: prosessit sujuvia, hallittavia ja tehokkaita. Keskitetty - asiantunteva ja kokenut kv-henkilöstö - opiskelijoille yhdenvertaista ja tasaista palvelulaatua - tuntemus maiden tilanteista ja vaihtomahdollisuuksista - tiimi, jossa osaamista jaetaan, tuetaan ja autetaan - tehostaa toimintaa - vastuu saapuvista vaihto-opiskelijoista on ainoastaan yhdellä kv-suunnittelijalla, mikä on selkeää - kv-toimisto hallinnoi kokonaan apurahojen maksun -> selkeys

11 10. Vähemmän hyvin toimivaa? Hajautetut: - epätehokas, vaatii enemmän henkilöstöresursseja kuin keskitetty tai hybridimalli - sekava sekä opiskelijoille että partneriyliopistoille - toimintatavat eriytyvät - koordinaattorilla ei ole vertaistukea samassa toimistossa - partnerituntemus sekä partneriuksien hallinnointi -> nyt ei yhtä selkeää mallia, mikä rooli kvpalveluilla/ mikä osastoilla - työnjaoissa ja rooleissa voi olla epäselvyyksiä tai päällekäisyyksiä - suurenmpi riski opiskelijoiden epätasa-arvoiseen kohteluun, epätasainen laatu palveluissa Keskitetty: - kv-toimijoiden ja koulutusohjelmien välinen heikko yhteys - keskitetyn palvelun irrallisuus toiminnasta

12 Yleisesti ei--toimivaa - opetushenkilökunnan/koulutusvastaavien osallistuminen kv-asioihin puutteellinen - johtokunnassa ei kv-toiminnan edustaja - kv-henkilökunnan riittämättömät/pienet resurssit - manuaalinen tilastointi - liikkuvuuden hallintajärjestelmän puuttuminen - puute yhteisistä strategisista tavoitteista - päätökset tehdään tasolla jossa niistä ei ole asiantuntemusta, vaihtoasioita hoitavalla koordinaattorilla on hyvin vähän vaikutusvaltaa asioihin - jatko-opiskelijaliikkuvuus ja tutkijaliikkuvuus vielä hakee hieman paikkaansa tai on useamman prosessin alla (välillä tutkimuspalvelut, välillä liikkuvuuspalvelut, välillä heha), myös kv-harjoitteluissa vähän useamman luukun palvelua.

13 Mitäs muuta mielessä? Miten opettaja/henkilökuntaliikkuvuus tai hankehallinto (esim. Erasmus+ strategiset kumppanuudet, Nordplus, FIRST) on hallinnollisesti järjestetty eri korkeakouluissa? Kuinka paljon korkeakouluissa kiinnitetään huomiota vaihdon sisältöihin ja mikä on sen suhde hallinnollisiin prosesseihin? Hoitaako kv-toimisto muissa korkeakouluissa myös palveluita tutkintoopiskelijoille ja toimiiko sellainen malli? Minkälainen on opiskelijaliikkuvuutta hoitavien henkilöiden työn sisältö, minkälaista määrää opiskelijoita pyörittävät ja minkälaisella resurssilla? Ne joilla kv-toiminnot on kokonaan keskitetty ja kampuksia eri paikoissa, miten opiskelijoiden neuvonta on toiminut?

14 Oli miten oli, niin. Ainakin meillä muutoksia malliin tulee muutaman vuoden välein syystä tai toisesta. Ehkä samaa on muuallakin. Tärkeää on luoda kv-liikkuvuudelle myönteinen ilmapiiri organisaatiossa. Näin opiskelijat ja henkilöstö saadaan laajasti mukaan.