Rekrytointiohje. Yt-toimikunta

Transkriptio

1 Rekrytointiohje Yt-toimikunta Henkilöstöjaosto

2 SISÄLLYSLUETTELO 1. REKRYTOINNIN VALMISTELU 1.1 TÄYTTÖLUPA 1.2 MÄÄRÄAIKAISUUDEN PERUSTEET 1.3 REKRYTOINTI ILMAN JULKISTA HAKUMENETTELYÄ 2. HAKUMENETTELY 2.1 TYÖPAIKASTA ILMOITTAMINEN JULKINEN HAKUPROSESSI SISÄINEN HAKUPROSESSI 2.2 HAKUILMOITUKSEN LAATIMINEN 3. HAKEMUSTEN KÄSITTELY 3.1 HAKUPROSESSIIN LIITTYVÄ JULKISUUS 3.2 HAKIJAYHTEENVETO 3.3 UUSINTAHAKU 3.4 YHTEYDENPITO HAKIJOIHIN HAKUPROSESSIN AIKANA 4. HAASTATTELU 4.1 HAASTATTELUUN VALMISTAUTUMINEN 4.2 HAASTATTELUN SISÄLTÖ 4.3 SOVELTUVUUDEN ARVIOINTI 5. VALINTAPÄÄTÖS 5.1 SOVELTUVIMMAN HAKIJAN VALITSEMINEN 5.2 VARSINAISEN VALINTAPÄÄTÖKSEN TEKEMINEN 5.3 VALINTAPÄÄTÖKSESTÄ TIEDOTTAMINEN 6. PALVELUSSUHTEEN ALKAMINEN 6.1 VIRANHOITOMÄÄRÄYS 6.2 TYÖSOPIMUS 6.3 KOEAIKA 6.4 TERVEYDENTILATODISTUKSEN TOIMITTAMINEN 6.5 RIKOSREKISTERIOTTEEN ESITTÄMINEN 6.7 PEREHDYTTÄMINEN JA TYÖHÖN OPASTAMINEN

3 1. REKRYTOINNIN VALMISTELU 1.1 TÄYTTÖLUPA Ennen rekrytointia selvitetään, onko olemassa muita vaihtoehtoja työvoimatarpeen ratkaisemiseksi. Olisiko tehtävien hoito mahdollista kohdentamalla olemassa olevan henkilöstön työpanosta eri tavalla, järjestelemällä töitä uudelleen, hyödyntämällä sisäisiä siirtoja tai toteuttamalla muita ratkaisuja, joilla voidaan vähentää työpanoksen tarvetta? Rekrytoinnin tulee perustua toimialan hyväksyttyyn henkilöstösuunnitelmaan. Rekrytoinnin ollessa ajankohtainen tarkastellaan ovatko palvelutuotannon tarpeet muuttuneet henkilöstösuunnitelman laadinnan ajankohdasta vai onko rekrytointitarve edelleen perusteltu. Tehtävää ei täytetä automaattisesti entisellä nimikkeellä, tehtävänkuvauksella tai kelpoisuusehdoilla, vaan tehdään muutoksia siten, että täytettävä virka/toimi vastaa parhaiten palvelutuotannon sen hetkistä tarvetta. Kunnanhallitus päättää virkojen ja tehtävien perustamisesta ja lakkauttamisesta. Palvelussuhteiden nimikkeiden muuttamisesta päättää henkilöstöjaosto, joka vahvistaa myös työn vaativuuden arvioinnin. (Hallintosääntö 40.) Ennen rekrytoinnin aloittamista on tarvittaessa päivitettävä tehtävänkuva ja tehtävässä vaadittavat keskeiset tiedot ja taidot. Mikäli tehtävänkuvaa muutetaan tai se on uusi, palkkausjärjestelmä edellyttää työn vaativuuden arviointia tehtäväkohtaisen palkan määrittelyä varten. Tehtäväkohtaisen palkan vahvistaa palvelusuhteeseen ottava viranomainen tai lähiesimies voimassa olevien palkkausohjeiden sekä palkka-asiamiehen lausunnon pohjalta. Henkilökohtaisten lisien vuosisidonnaisten osien, palvelulisien ja määrävuosikorotusten myöntämisestä päättää toimialan/liikelaitoksen johtaja. (Hallintosääntö 45.) Mikäli tehtävässä ei käytetä julkista valtaa, tulee se täyttää työsuhteisena. Viran muuttamisesta työsuhteeksi päättää kunnanhallitus. Vaadittavasta kelpoisuudesta päättää palvelussuhteeseen ottava viranomainen, jos kelpoisuusvaatimuksista ei ole päätetty laissa tai virkaa/tehtävää perustettaessa tai niitä on tarpeen muuttaa. (Hallintosääntö )

4 Uuden viran tai toimen täyttämiseen antaa luvan kunnanhallitus. Mikäli tehtävään ei ole talousarviossa määrärahavarausta, tulee samalla tehdä kunnanvaltuustolle lisämäärärahaesitys. Avoimeksi tulleeseen tehtävään, johon on määrärahavaraus, tulee hakea täyttölupa lauta-/johtokunnalta. Määräaikaisen tehtävän täyttämiseen haetaan lupa esimieheltä. Sijaisen palkkaamiseen ei tarvita täyttölupaa. (Hallintosääntö 41.) 1.2 MÄÄRÄAIKAISUUDEN PERUSTEET Määräaikaisuudelle on oltava olemassa hyväksyttävä perustelu. Hyväksyttäviä perusteluita (KVhL 3, TSL 1 luku 3 ) virka/työsuhteen määräaikaisuudelle ovat (KT, yleiskirje 13/2003 liite 2): - viranhaltijan/työntekijän oma pyyntö - työn luonne: o ennalta määrätty kestoltaan rajoitettu tehtäväkokonaisuus, projekti/hanke o harjoittelu o lyhytaikainen tarve sellaisen tehtävän hoidolle, jota ei normaalisti teetetä o kausiluonteisuus (ei opettajan ja koulunkäynnin ohjaajan palvelusuhteissa) o välitön tarve viranhaltijalle, ennen kuin virkaa on ehditty perustaa ja täyttää - sijaisuus: o vuosiloma, sairausloma, vanhempainvapaat, opintovapaa, vuorotteluvapaa, muu virka/työvapaa, osa-aikaeläkkeelle siirtyneen sijaistaminen) - avoinna olevan virka/työsuhteen väliaikainen hoitaminen ennen varsinaista täyttöä tai pätevien hakijoiden puuttuessa ja organisaatiomuutosta valmisteltaessa sekä valintapäätöstä seuraavan valitusprosessin aikainen viran/tehtävän hoito - tehtävien määrän ennakoimattomuus (esimerkiksi oppilasmäärien vaihtelu) Mikäli kunnalla on samanlaisissa tehtävissä jatkuva sijaisuustarve, voidaan perustaa vakituisia virkoja/toimia, joilla katetaan pysyvä sijaistarve. Lyhytaikaista sijaistarvetta voidaan paikata henkilöstövuokrauksella silloin, kun pätevää työvoimaa on vaikea saada.

5 1.3 REKRYTOINTI ILMAN JULKISTA HAKUMENETTELYÄ Viranhaltija voidaan rekrytoida ilman erillistä julkista hakumenettelyä lähinnä seuraavissa tapauksissa: - viransijaisuus (KVhL 4 ) - avoinna olevaan virkaan määräajaksi ottaminen (KVhL 4 ) - virkasuhteen tarjoaminen osa-aikaiselle viranhaltijalle (KVhL 4 ) - työnantajan palveluksessa olevan henkilön ottaminen palvelukseen lain tai sopimuksen nojalla tapahtuvan toiminnan siirtämisen yhteydessä (ns. liikkeenluovutus, TSL 10; esimerkiksi kuntaliitokset, toimintojen siirrot) Työsuhteisen henkilön rekrytoiminen tai siirtäminen toiseen tehtävään ilman julkista tai sisäistä hakumenettelyä on mahdollista, mutta julkinen hakumenettely on suositeltava muutoin, kuin poikkeustapauksissa (esim. siirtäminen toiseen tehtävään terveydellisistä syistä, pitkään jatkunut tai lähes katkeamaton määräaikaisuuksien sarja eli ns. ketjutus, työllistämistuella palkkaaminen, oppisopimus). Viranhaltijaa ei voida siirtää toiseen virkaan kuin määräajaksi. Avoimen viran täyttämisestä on säädetty laissa kunnallisesta viranhaltijasta (KVhL 304/2003). Poikkeuksellisesti (Viranhaltijalaki 24 ) siirto voidaan kuitenkin tehdä toimintaan/ tehtävien uudelleenjärjestelyyn liittyvän perustellun syyn vuoksi. 2. HAKUMENETTELY 2.1 TYÖPAIKASTA ILMOITTAMINEN Viran/toimen julistaa haettavaksi se, jonka tehtävänä on valita työntekijä. Kunnanhallitus päättää toimialajohtajien ja controllerin palvelussuhteeseen ottamisesta. Lauta-/johtokunta ottaa palvelussuhteeseen tulosalueiden esimiehet. Toimiala/liikelaitosjohtajat ottavat lähiesimiehen esittelystä palvelussuhteeseen muun alaisensa henkilöstön. Määräaikaisen virkasuhteisen henkilöstön ottaa palvelussuhteeseen toimiala/liikelaitosjohtaja tai virkasuhteinen lähiesimies. Määräaikaisen työsuhteisen henkilöstön ottaa palvelukseen lähiesimies. Sijaisen palkkaa se, joka myöntää virka- tai työvapaan. Sijaisuus voi olla enintään virka- tai

6 työvapaan pituinen. Mikäli valinnan suorittaa monijäseninen toimielin, viran haettavaksi julistamisen voi tehdä myös toimielimen esittelijä JULKINEN HAKUPROSESSI Kaikki julkisesti avoimessa haussa olevat virat/toimet ilmoitetaan - Kuntarekry.fi -järjestelmässä, - ii.fi -sivustolla avoimet työpaikat -osiossa, - virallisella ilmoitustaululla ja - TE-toimiston verkkosivuilla. Lehti-ilmoituksia käytetään ainoastaan keskeisten viranhaltijoiden ja työntekijöiden rekrytoinnissa. Lehti-ilmoituksessa ei ole välttämätöntä julkaista kelpoisuusehtoja, jos siinä viitataan viralliseen ilmoitukseen. Lehti-ilmoitusta varten on olemassa valmis kunnan graafista ilmettä noudattava taittopohja SISÄINEN HAKUPROSESSI Sisäisen rekrytoinnin vahvuus on, että rekrytoitavan henkilön potentiaali ja sopivuus ovat tiedossa, hän tuntee organisaation ja on nopeasti täysitehoinen työntekijä. Sisäinen rekrytointi on hyvä tapa silloin, kun se ei aiheuta rekrytointitarvetta toisaalla. Sisäisen rekrytoinnin avulla työvoiman tarve voidaan myös siirtää helpommin täytettävään tehtävään. Kunnalla on velvollisuus tarjota työtä osa-aikaisille työntekijöille ennen julkista hakua, mikäli osa-aikaisissa tehtävissä on henkilökuntaa, joille avoimeksi tulevat tehtävät voisivat sopia (TSL 2 luku 6). Tehtäviin on järjestettävä kohtuulliseksi katsottava koulutus Sisäiset siirrot on aina suunniteltava yhteistyössä esimiesten kesken. Sisäisiä siirtoja tehtävästä toiseen ei tehdä ilman avointa sisäistä hakua, ellei siihen ole erityisiä perusteluita, kuten terveydelliset syyt.

7 2.2 HAKUILMOITUKSEN LAATIMINEN Hakuilmoituksessa on mainittava ainakin seuraavat asiat: - kunta ja toimiala - haettavana oleva virka/toimi - suppea tehtävänkuvaus, josta käy ilmi tehtävän vaativuus - tarkat kelpoisuusvaatimukset - lisäksi voidaan mainita seikoista, jotka vaikuttavat valintapäätökseen, mutta täydentäviä toiveita ei kirjata ehdottomina - kenelle hakemus osoitetaan - hakuaika, joka on julkisessa haussa vähintään 14 kalenteripäivää (KVhL 4 ), - maininta lääkärintodistuksen toimittamisesta, kun kyseessä on toistaiseksi valittava viranhaltija/työntekijä - koeajan pituus (käytetään aina vakituiseen palvelussuhteeseen otettaessa ja määräaikaisuuksissa, joiden pituus on 3 kk tai enemmän) määräytyy työ/virkasuhteen pituuden mukaisesti, TSL 1 luku 4, KVhL 8 ). Koeaika on toistaiseksi täytettävässä palvelussuhteessa maksimissaan 6 kk ja määräaikaisessa palvelussuhteessa korkeintaan puolet palvelussuhteen kestosta. - velvollisuus toimittaa rikosrekisteriote, mikäli kyseessä on lasten parissa tehtävä työ (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä 504/2002) - Iin kunta on savuton työpaikka Lisäksi hakuilmoituksessa voidaan mainita, kuka tai ketkä vastaavat tiedusteluihin ja minä ajankohtana. 3. HAKEMUSTEN KÄSITTELY 3.1 HAKUPROSESSIIN LIITTYVÄ JULKISUUS Kun hakemus on saapunut viranomaiselle, tulee siitä julkinen asiakirja, josta on pyydettäessä annettava tietoja (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta ). Tietopyyntö tulee jättää kunnan kirjaamoon. Jos tiedotusvälineiden edustaja pyytää listaa hakemuksen jättäneistä, se on annettava. Samalla on syytä mainita, jos joku hakijoista on toivonut, ettei hänen nimeään julkisteta. Useimmiten tiedotusvälineet kunnioittavat hakijan pyyntöä. Kaupungin omistamat osakeyhtiöt eivät ole julkisia viranomaisia, joten avoimuuden vaatimus ei koske niitä.

8 Lain nojalla (Henkilötietolaki 523 /1999, Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004, Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) salassa pidettäviä tietoja, joita työnantaja ei saa luovuttaa eteenpäin, ovat: - henkilötunnus - henkilön terveydentilaan, sairauteen, vammaisuuteen tai elintapoihin liittyvät asiat - henkilön seksuaaliseen suuntautumiseen tai käyttäytymiseen liittyvät asiat - henkilön yhteiskunnalliseen tai poliittiseen vakaumukseen, ammattiliittoon kuulumiseen, yhdistystoimintaan osallistumiseen tai luottamustehtävissä toimimiseen liittyvät asiat - henkilön sosiaalihuollosta tai työvoimahallinnosta saamiin palveluihin ja/tai etuuksiin liittyvät tiedot - henkilölle suoritettujen psykologisten testien ja soveltuvuuskokeiden tulokset - asevelvollisuuden suorittamiseen liittyvät tiedot - henkilön yksityiselämän piirissä esittämät mielipiteet - henkilön perhe-elämään liittyvät tiedot tai vapaa-ajan harrastukset KuntaRekry-järjestelmässä olevia henkilötietoja saavat käsitellä vain henkilöt, jotka ovat osallisia kyseisessä rekrytoinnissa. Hakemustekstit ja liitteitä ei saa lukea, ellei itse ole arvioimassa henkilön soveltuvuutta tehtävään. Hakemuksia ja niiden liitteitä tai tietoja niistä ei myöskään saa antaa eteenpäin. 3.2 HAKIJAYHTEENVETO Hakuajan päätyttyä valinnan suorittava toimielin tai viranhaltija laatii hakemusten pohjalta yhteenvedon hakijoista, heidän koulutuksestaan, valintaan vaikuttavasta työkokemuksesta ja kelpoisuuden täyttymisestä. Kuntarekry.fi -järjestelmästä hakijayhteenveto voidaan tulostaa vaivattomasti. Yhteenvetoon otetaan vain asiat, joilla on merkitystä valinnassa. Jos hakuilmoituksessa on varsinaisten kelpoisuusehtojen lisäksi mainittu taito- ja osaamisvaatimuksia tai asioita, jotka katsotaan valinnassa eduksi, voidaan nämä ottaa mukaan vertailuun. Yhteenveto toimii valintapäätöksen perusteena, joten laadinnassa on oltava huolellinen ja tasapuolinen. Yhteenveto virkaa hakeneista tulee julkiseksi asiakirjaksi valintapäätöksen jälkeen (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 1999/621: 2 luku). Asiakirjaa ei kuitenkaan tule julkistaa yleisessä tietoverkossa, vaan se annetaan pyydettäessä. Yhteenveto sekä

9 mahdolliset soveltuvuusarviot säilytetään kymmenen vuotta. Hakemusten säilytysaika on kaksi vuotta. 3.3 UUSINTAHAKU Mikäli kelpoisuusvaatimukset täyttäviä hakijoita ei ole tai muuten halutaan uusia hakijoita, voi valinnan suorittava toimielin tai viranhaltija julistaa viran/toimen uudelleen haettavaksi. Uusintahaun yhteydessä on ilmoitettava, otetaanko aiemmin tulleet hakemukset huomioon vai pitääkö hakijoiden toimittaa uusi hakemus. (KVhL 4.) Jos haettavana olleeseen virkaan valittu irtisanoutuu ennen virantoimituksen alkamista, eikä varalle ole valittu ketään, voidaan viranhaltija valita niiden virkaa hakeneiden joukosta, jotka ilmoittavat hakemuksensa olevan edelleen voimassa (Hallintosääntö 47). 3.4 YHTEYDENPITO HAKIJOIHIN HAKUPROSESSIN AIKANA Kuntarekry.fi -järjestelmän kautta voidaan pitää yhteyttä hakijoihin ja tiedottaa hakuprosessin etenemisestä. Järjestelmän kautta voidaan lähettää sähköpostia tai tekstiviestejä hakijoille. Tekstiviestien lähettämisestä peritään maksu. Sähköpostiviestien lähettäminen järjestelmästä on maksutonta. Viestejä voi lähettää kerralla koko hakijajoukolle tai yksittäiselle hakijalle. Hakijoille lähetettävät tiedotteet voidaan ajoittaa seuraavasti: 1) tiedote kaikille hakijoille hakuajan päätyttyä: - kiitokset hakemuksesta (järjestelmä lähettää automaattisesti vastaanottokuittauksen heti hakemuksen saavuttua) - arvio rekrytointiprosessin etenemisaikataulusta 2) tiedote ilman haastattelukutsua jääneille, kun haastateltavat on valittu: - kiitokset mielenkiinnosta ja ilmoitus siitä, että haastatteluun kutsuttavat on valittu, eikä kyseinen hakija ole tällä kertaa mukana - lyhyt selvitys siitä, mitä haastatteluun kutsuttavien valinnassa on painotettu Asiallisella viestinnällä prosessin aikana on suuri merkitys kunnan myönteiselle työnantajakuvalle.

10 4. HAASTATTELU 4.1 HAASTATTELUUN VALMISTAUTUMINEN Rekrytoijan ei kannata haastatella työnhakijoita yksinään. Jos täyttölupa on toimialajohtajalla, on haastatteluryhmässä oltava mukana esimies tai muu asiantuntija. Jos täyttölupa on toimielimellä, toimielin nimeää keskuudestaan haastatteluryhmän. Ryhmässä voi olla mukana virkamiehiä ja luottamushenkilöitä. Haastatteluryhmä ratkaisee yhteenvedon ja hakemusten perusteella, keitä kutsutaan haastatteluun. Ratkaisevia tekijöitä ovat osaaminen, pätevyys ja työkokemus. Tasaarvolaki ja muut syrjinnän kieltävät säädökset on otettava huomioon siten, että muodollisesti ansioituneimmat hakijat kutsutaan haastatteluun. Mikäli muodollisesti yhtä ansioituneita hakijoita on runsaasti, voidaan hakemusten perusteella suorittaa esikarsinta. Kaikkien haastateltavien kohdalla kannattaa käyttää samoja teemoja ja kysymyksiä, jotta vertaileminen on helpompaa. Ennen haastattelua on hyvä sopia ainakin seuraavista asioista: - haastattelijoiden roolit - haastattelun aika, paikka ja kesto - peruskysymykset (mitä asioita haastattelulla pyritään selvittämään) - miten kysymykset ja vastaukset kirjataan Haastattelutyöryhmän kanssa on käytävä läpi, mitä aiheita ei ole lain nojalla sallittua käsitellä haastattelussa ja miten tietoa hakijoista on luvallista hankkia. Tietojen on oltava täytettävän tehtävän kannalta tarpeellisia ja ne on hankittava pääasiassa hakijalta itseltään. Missään tapauksessa tietoja ei saa kerätä hakijalta salaa. Epäasiallinen tietojen kerääminen tai yksityiselämän piiriin liittyvien tietojen uteleminen voivat johtaa valintapäätöksen kumoamiseen. Jos työnantaja kerää henkilötietoja muualta (esimerkiksi internetistä tai puhelimitse), on siihen hankittava etukäteen suostumus. Laki ei estä ottamasta yhteyttä entisiin työnantajiin, mutta yhteydenottoon tulee pyytää lupa. Entisten työnantajien antamia lausuntoja ei saa kirjata valintaperusteisiin. (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004).

11 4.2 HAASTATTELUN SISÄLTÖ Työnantaja saa käsitellä haastattelussa ainoastaan palvelussuhteen kannalta tarpeellisia tietoja, joita ovat henkilön osaamiseen liittyvät tiedot o työkokemus o koulutus ja tietotaito o tehtävään liittyvät erityisvaatimukset hakijan toiveet ja odotukset o kehittymisodotukset o uraodotukset o palkitseminen tehtävään liittyvät tiedot o tehtävänkuva o esimies, alaiset o tavoitteet, vastuut, raportointi o työympäristö o käytettävissä olevat resurssit ja työvälineet persoonalliset ominaisuudet o motivaatiotekijät o käytettävissä oleva kapasiteetti o työskentelytavat o pitkäjänteisyys o paineensietokyky o ihmissuhdetaidot o minäkuva (vahvuudet, heikkoudet, kehittämisalueet) Kiellettyjä kysymyksien aiheita ovat esimerkiksi: yksityiselämään liittyvät asiat henkilökohtaiset asiat perhesuhteet ja -suunnitelmat vapaa-aikana tapahtuva tupakointi ja alkoholinkäyttö

12 Prosessin eteneminen voidaan käydä läpi joko haastattelun aluksi tai lopuksi. Työnhakijalle on annettava tilaisuus omiin kysymyksiin. Kun haastattelut on suoritettu, kannattaa käydä mahdollisimman pian arviointikeskustelu. Näin havainnot ja muistiinpanot ovat tuoreena mielessä ja valinnan kannalta tarpeelliset asiat tulee käytyä yhdessä läpi. Haastattelut ovat luottamuksellisia ja tehdyt muistiinpanot salassa pidettäviä tietoja. 4.3 SOVELTUVUUDEN ARVIOINTI Vaativia tehtäviä täytettäessä voidaan käyttää soveltuvuusarviointia. Arvioinnissa pyritään selvittämään henkilön soveltuvuutta tehtävään (kyvyt ja osaaminen) sekä hänen persoonallisuuttaan (tavat toimia ja ajatella). Arvioinnilla voidaan myös kartoittaa henkilön kehityspotentiaalia eri tehtäviin. Henkilöarvioinnin toteuttaminen vaatii aina hakijan suostumuksen. Soveltuvuusarviointien tai -testausten käytöstä päättää henkilövalinnan tekevä toimielin tai viranhaltija. Työnantaja vastaa siitä, etteivät soveltuvuusarvioinnissa syntyvät tiedot joudu ulkopuolisten käsiin, eikä niitä käytetä väärin omassa organisaatiossa. Arvioinnin tiedot on luvallista antaa ainoastaan tosiasiallisesti valintapäätöksen tekevän piirin käyttöön. Mikäli hakija haluaa, on hänelle annettava itseään koskeva arvio joko suullisena tai kirjallisena. (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004, 4.) 5. VALINTAPÄÄTÖS 5.1 SOVELTUVIMMAN HAKIJAN VALITSEMINEN Haastatteluryhmän on syytä pohtia, mitkä osaamisalueet ja ominaisuudet ovat työn kannalta todella tärkeitä, mitkä vähemmän tärkeitä ja mitkä eivät lainkaan tärkeitä. Joskus perehdytyksellä ja koulutuksella voidaan korvata pieniä puutteita osaamisessa, jos henkilö on muuten soveltuva ja kelpoinen tehtävään. Haastattelijan näkemys on aina subjektiivinen. Huomio kiinnittyy väistämättä hakijan pukeutumiseen, puhetyyliin ja ääneen sekä käyttäytymiseen. Nämä seikat ovat kuitenkin osittain tilannesidonnaisia, eikä niitä yksistään kannata pitää johtopäätöksen perusteina. Myös haastattelijan oma käytös voi vaikuttaa haastateltavaan. Virheellisen

13 tulkinnan aiheuttajia voivat olla ennakko-odotukset, pyrkimys vaillinaisen informaation täydentämiseen päättelemällä (esimerkiksi kattamattomat kysymykset) sekä vertailu haastattelijan omaan urakehitykseen (pyrkimys valita kaltaisensa tai vähemmän taitava). Tehtävään on valittava aina pätevin ja sopivin hakija, muutoin valintapäätöksestä voi aiheutua muutoksenhakumenettely (Kuntal 410/ luku), joka lykkää tehtävän hoidon aloittamista. Valintapäätöstä tehtäessä kannattaa dokumentoida kirjallisesti perustelut, joiden pohjalta valinta on tehty. Monijäsenien toimieleimen päätökseen ei tarvitse kirjata perusteluita. 5.2 VARSINAISEN VALINTAPÄÄTÖKSEN TEKEMINEN Julkisesti haettavana olleeseen tehtävään ottaminen edellyttää kirjallista päätöstä, ellei kyseessä ole lyhyt sijaisuus, jolloin päätökseksi riittää virkamääräys tai työsopimus. On huomattava, että valintapäätöstä koskevat yleiset jääviysperiaatteet. Esimies on esteellinen tekemään valintapäätöstä/virkamääräystä/työsopimusta lyhytaikaisiinkaan sijaisuuksiin lähisukulaisen osalta. Tehtävän täyttöprosessista on syytä vetäytyä ajoissa, mikäli näyttää todennäköiseltä, että hakijoiden joukossa olisi lähisukulainen. Lainvastaisesta menettelystä seuraa huomautus. Toistaiseksi täytettävään tehtävään ottaminen edellyttää aina toimielimen tai viranhaltijan päätöstä valinnasta. Henkilövalintaa koskevan päätöksen on sisällettävä ainakin seuraavat tiedot: 1) Perustelut (HL 434/ luku): selvitys hakumenettelyn kulusta ja päättäjän toimivallasta haettavan viran/toimen nimike ja kelpoisuusvaatimukset selvitys hakijoiden lukumäärästä ja kelpoisuudesta määräaikaisessa täytössä määräaikaisuuden perusteet esitys valittavasta henkilöstä ja valinnan perustelut 2) Päätösosa: o Hallintolain 45 :n 2 momentin 2 kohdan mukaan perustelut voidaan jättää esittämättä, jos päätös koskee kunnallisen monijäsenisen toimielimen toimittamaa vaalia valitun ja mahdollisesti varalle valitun henkilön nimi ja ammatti/tutkinto

14 palvelussuhteen alkamisaika ja kesto koeaika mahdollinen ehtolause terveydentilasta ja rikostaustan selvittämisestä 3) Muutoksenhakuohje (HL 434/ luku, Kuntal 1995/ luku) Ehdollisen valintapäätöksen vahvistaa palvelussuhteeseen ottamisesta päättänyt viranomainen. Ehdollisen valintapäätöksen raukeamisen toteaa päätöksellään palvelussuhteeseen ottamisesta päättänyt viranomainen. (Hallintosääntö 46.) 5.3 VALINTAPÄÄTÖKSESTÄ TIEDOTTAMINEN Hakijoille ilmoitetaan valinnasta toimittamalla valintapäätös muutoksenhakuohjeineen kirjeitse tai sähköpostitse (HL 434/ luku, KuntaL 410/ luku). Mikäli hakija on antanut luvan, päätös toimitetaan tiedoksi ensisijaisesti Kuntarekry.fijärjestelmän kautta. Valituksi tulleelle ilmoitetaan valinnasta myös puhelimitse. Valintapäätöksestä ilmoitettaessa annetaan ohjeistus terveydentilatodistuksen ja mahdollisen rikosrekisteriotteen toimittamiseen liittyen. 6. PALVELUSSUHTEEN ALKAMINEN 6.1 VIRANHOITOMÄÄRÄYS Viranhoitomääräys (KVhL 9 ) tehdään kirjallisesti ennen työn aloittamista tai viimeistään työn alkaessa. Viranhoitomääräys laaditaan WebTallennuksessa. Viranhoitomääräyksestä on käytävä ilmi vähintään seuraavat asiat: virkanimike mahdollinen määräaikaisuuden peruste virantoimituksen alkamisajankohta palkkauksen perusteet 6.2 TYÖSOPIMUS Työsopimus tehdään aina kirjallisesti kahtena kappaleena ennen työn aloittamista tai viimeistään välittömästi työn alkaessa. Työsopimus laaditaan WebTallennuksessa.

15 Mikäli työsopimus on voimassa toistaiseksi tai yli kuukauden pituisen määräajan, on työnantajan edustajan annettava työntekijälle kirjallinen selvitys työnteon keskeisistä ehdoista, jos ne eivät käy ilmi työsopimuksesta. Selvityksestä tai työsopimuksesta on käytävä ilmi ainakin seuraavat asiat (TSL 1 luku 3, 2 luku 4, 13 luku 11 sekä Laki nuorista työntekijöistä 3 ): työnantajan ja työntekijän koti- tai liikepaikka työnteon alkamisajankohta määräaikaisuuden peruste ja sopimuksen päättymisaika/arvioitu päättymisaika mahdollinen koeaika työntekopaikka työntekijän pääasialliset tehtävät työhön sovellettava työehtosopimus (KVTES, OVTES, TS tai TTES) palkan määräytymisen perusteet ja palkanmaksukausi säännöllinen työaika vuosiloman määräytyminen irtisanomisaika tai sen määräytymisen peruste 6.3 KOEAIKA Iin kunta käyttää koeaikaa aina, kun kyseessä on ulkoinen rekrytointi, jonka kesto on kolme kuukautta tai enemmän. Koeajan käyttämiseen ei tarvita viranhaltijan suostumusta, vaan koeajan käyttämisestä päättää palvelussuhteen täyttämisestä päättävä toimielin tai viranhaltija. Työsuhteeseen otettaessa koeajasta sovitaan työsopimuksessa. Koeaika voi olla enintään kuusi kuukautta. Vuotta lyhyemmissä määräaikaisissa palvelussuhteissa koeaika voi olla enintään puolet palvelussuhteen kestosta (TSL 1 luku 4, KVhL 8 ). Peräkkäisissä virkasuhteissa ei voida määrätä uutta koeaikaa, elleivät tehtävät tai asema muutu. (KVhL 8.) 6.4 TERVEYDENTILATODISTUKSEN TOIMITTAMINEN Iin kunta edellyttää vakituiseen virka-/työsuhteeseen tulevalta työterveyshuollon työhöntulotarkastuksessa käymistä ja terveydentilatodistuksen toimittamista. Virkamääräykseen kirjataan, mihin mennessä todistus on toimitettava nähtäväksi.

16 Mikäli todistusta ei toimiteta määräaikaan mennessä, virkamääräys raukeaa (KVhL 7 ). Määräaikaiseen virka/työsuhteeseen tulevalta edellytetään työterveyshuollon työhöntulotarkastuksessa käymistä ja terveydentilatodistuksen toimittamista, mikäli palvelussuhde kestää vuoden tai sitä pidempään. Todistusta ei tarvitse toimittaa toistuvasti, mikäli henkilö valitaan kohtuullisen ajan kuluessa uuteen määräaikaiseen virka/työsuhteeseen. Mikäli henkilö siirtyy kunnan organisaation sisällä vakituisesta tehtävästä toiseen, todistusta terveydentilasta ei tarvitse toimittaa. 6.5 RIKOSREKISTERIOTTEEN ESITTÄMINEN Työnantaja on velvollinen vaatimaan, että työntekijä esittää itseään koskevan rikosrekisteriotteen nähtäväksi, jos hänelle annetaan työtehtäviä, joihin kuuluu ilman huoltajan läsnäoloa tapahtuvaa alaikäisten kasvatusta, opetusta, hoitoa tai huolenpitoa taikka vuorovaikutusta alaikäisen kanssa ja mikäli työtehtävät kestävät yhden vuoden aikana enemmän kuin kolme kuukautta. Työnantaja harkitsee otteen perusteella, onko henkilö soveltuva tehtävään. Ote ei saa olla kuutta kuukautta vanhempi. Mikäli henkilö rekrytoidaan toistuvasti, ote on esitettävä uudelleen, elleivät työ- tai virkasuhteet jatku katkeamatta. (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä ) 6.6 PEREHDYTTÄMINEN JA TYÖHÖN OPASTAMINEN Perehdyttäminen ja työhön opastaminen koskee kaikkia rekrytointeja, ei pelkästään uusia viranhaltijoita ja työntekijöitä. Myös harjoittelijat ja sijaiset on perehdytettävä ja opastettava työhön. Perehdyttämisellä tarkoitetaan perustietojen antamista organisaatiosta, sen tavoitteista ja työoloista. Työhön opastaminen on yksilöllisempää työntekijän tutustuttamista työtehtäviinsä, työmenetelmiin ja työvälineisiin sekä turvallisiin toimintatapoihin. Sähköiset asiakirjat ovat tärkeitä perehdyttämisen välineitä, mutta eivät korvaa henkilökohtaista perehdyttämistä ja työhön opastamista.