Uudelleensijoittamisprosessi

Transkriptio

1 Uudelleensijoittamisprosessi Viraston tulee määrittää (prosessiin osallistuvien) toimijoiden vastuut sekä sitoutua valtion hyvän henkilöstöjohtamisen noudattamiseen.

2 Lähettävä virasto 1. Virkakortin hankkiminen - Virasto määrittelee muutoksen kohteena olevat henkilöt ja aktivoi virastokoordinaattorin kanssa uudelleensijoitettavia uuden työpaikan hakemiseen. -Esimies vastaa siitä, että heillä on virkajärjestelytehtävien hakemista varten virkakortti ja käyttöoikeudet Helijärjestelmään. -Tehtävään nimetty henkilö hankkii Väestörekisterikeskuksesta muutoksen kohteena oleville virkakortit, joilla he pääsevät hakemaan virkajärjestelytehtäviä. (Mikäli ao. henkilö ei halua virkakorttia, ottaa esimies siitä ao. henkilön allekirjoituksella varustetun kirjallisen ilmoituksen. 2. Valtion ansioluettelo Helijärjestelmään - Virastokoordinaattori varmistaa, että uudelleensijoitettavat henkilöt ovat saaneet virkakortin, käyttöoikeudet ja osaavat käyttää korttia sekä hakea virkajärjestelytehtäviä. - Virastokoordinaattori varmistaa myös, että Heli-pääkäyttäjä tai muu tehtävään nimetty henkilö antaa tarvittavan käyttökoulutuksen. - Nimetty henkilö virastossa (esim. esimies, virastokoordinaattori) vie yhdessä muutoksen kohteena olevan kanssa valtion ansioluettelon perustiedot (yhteystiedot, peruskoulutus, nykyinen tehtävä ja tehtäväkuvaus) Heli-järjestelmään virkakortin antamisen yhteydessä. 2

3 Vastaanottava virasto 3. Tarve viran/tehtävän täyttämiseen - Viran/tehtävän avautuessa selvitetään onko tehtävä tarpeen täyttää vai voidaanko se lakkauttaa tai kohdentaa muualle. Mikäli tehtävä voidaan hoitaa sisäisin tehtäväjärjestelyin, ei uutta henkilöä tarvita. - Henkilöstöyksikkö selvittää, onko viraston henkilöstö- tai urasuunnitelmissa tehtävään soveltuvia henkilöitä (sisäinen liikkuvuus). 4. Täyttöluvan hankkiminen - Mikäli sisäinen tehtäväjärjestely ei ole mahdollinen, viran/tehtävän täyttämiseen on oltava täyttölupa. - Täyttölupaesityksen tulee sisältää perustelu täyttöluvalle ja selvitys kielteisen päätöksen vaikutuksesta. - Täyttöluvan päättää virasto/ministeriö saatuaan esityksen yksiköstä. 3

4 Vastaanottava virasto 5. Selvitys takaisinottovelvoitteen piirissä olevista - Täyttöluvan jälkeen henkilöstöyksikkö selvittää, onko virastolla vielä palveluksessa olevia, irtisanomisuhan alaisia henkilöitä, joille virkaa/tehtävää voidaan tarjota (VirkamL 27 ). - Henkilöstöyksikkö tiedustelee tämän jälkeen työvoimaviranomaisilta, onko viraston entisiä, takaisinottovelvoitteen piirissä olevia henkilöitä hakemassa työtä. Myönteisessä tapauksessa heille tarjotaan virkaa/tehtävää (VirkamL 32 ). - Tehtävän tarjoaminen ja mahdollinen siitä kieltäytyminen dokumentoidaan. 6. Virkajärjestelyilmoittautumisten ja valtion ansioluetteloiden käsittely -Virasto ilmoittaa avoimeksi tulleen tehtävän Heli-järjestelmän virkajärjestelytehtäviin 7 työpäivän ajaksi - Virasto voi etsiä sopivaa henkilöä myös valtion ansioluetteloista. - Rekrytoiva esimies tai esimerkiksi henkilöstöasioista vastaava henkilö seuraa virkajärjestelyilmoittautumisia. Oikeus virkajärjestelytehtävien katseluun on annettava virkajärjestelyilmoituksen laadinnan yhteydessä. 4

5 Vastaanottava virasto 7. Virkajärjestelyilmoittautumisten ja valtion ansioluetteloiden käsittely 2/2 - Vastuuhenkilö ilmoittaa potentiaaliset henkilöt rekrytoivalle esimiehelle. Ilmoittautuneet tulee käydä katsomassa päivittäin. Virkajärjestelyyn ilmoittautumisia ei diarioida ja näin ollen hakijoista ei tule sähköposti-ilmoitusta kirjaamosta. Rekrytoiva esimies kutsuu sopivat hakijat haastatteluun ja tekee valinnan henkilöstöhallinnon asiantuntijan avustamana ottaen huomioon työnantajan kouluttamisvelvoitteen. Henkilöstöhallinto ryhtyy toimenpiteisiin virkajärjestelyn/virkasiirron tekemiseksi. Löytyy sopivia hakijoita Ei löydy sopivia hakijoita Rekrytoiva esimies ilmoittaa kaikille virkaan/tehtävään ilmoittautuneille ratkaisusta. Jos henkilö ei ole tullut virkajärjestelyssä valituksi, rekrytoivan esimiehen tulee ilmoittaa, että mikäli haluaa olla mukana julkisessa haussa hänen tulee lähettää uusi hakemus osoitettuna kyseiseen virkaan. Hakemuksessa voidaan viitata jo aiemmin lähetettyihin liitteisiin ym. asiakirjoihin. Mikäli soveltuvaa henkilöä ei löydy, rekrytoiva esimies ilmoittaa virastokoordinaattorille siitä perusteluineen. Perustelu säilytetään virastossa. 5

6 Virkajärjestelyn toteuttaminen Ministeriö tekee oman hallinnonalansa sisällä siirtopäätöksen. Virasto- ja hallinnonalakoordinaattorit seuraavat virkajärjestelyprosessin etenemistä. Hallinnonalojen välisissä viran siirroissa päätöksen tekee valtiovarainministeriö saatuaan luovuttavan ministeriön esityksen ja tarvittavat asiakirjat. 6

7 Virkasiirron toteuttaminen 1. Vastaanottava ja luovuttava virasto neuvottelevat valinnasta (kuka valittu, virka/tehtävä, siirron ajankohta, palkkauskysymys, tarve siirtää palkkausvaroja). Luovuttava virasto pyytää virkamiehen kirjallisen suostumuksen siirtoon sekä ilmoittaa omalle ministeriölleen virkajärjestelytarpeesta. 2. Luovuttava virasto tekee omalle ministeriölleen esityksen virkajärjestelystä liitteenä henkilön kirjallinen suostumus ja vastaanottavan viraston puoltava lausunto. 3. Luovuttava ministeriö pyytää vastaanottavalta ministeriöltä lausunnon. 4. Luovuttava ministeriö toimittaa valtiovarainministeriön neuvotteluyksikköön henkilöstövoimavarojen siirtoesityksen, johon on liitetty tiedot: mitä siirretään, mistä siirretään, mihin siirretään, milloin siirretään, virkamiehen kirjallinen suostumus, virastojen ja ministeriön hyväksyvät lausunnot 5. Valtiovarainministeriö tekee päätöksen (VM ei tee päätöstä erimielisestä asiasta) 6. Vastaanottava virasto huolehtii tarvittaessa viran muuttamisesta, esim. nimike (säännökset huomioon ottaen) Virasto- ja hallinnonalakoordinaattorit huolehtivat yhteistyössä virkasiirron etenemisestä ja siitä, että VM:lle lähetettävä esitys sisältää tarvittavat tiedot siirron nopeuttamiseksi. 7

8 8. Avoin haku Mikäli virkajärjestelyyn ilmoittautuneissa ei ole tehtävän kriteerit täyttävää hakijaa, virka/tehtävä voidaan laittaa avoimeen hakuun Heli-järjestelmässä ja mahdollisesti jossain muussa julkaisukanavassa Muutoksen kohteena olevat henkilöt voivat hakea virkaa/tehtävää myös avoimessa haussa. Virasto nimittää virkaan. Heli-pääkäyttäjä poistaa järjestelmästä täytettyä virkaa/tehtävää koskevat tiedot. 8

9 Uudelleensijoittumisen seuranta Virastokoordinaattorit raportoivat hankeseurannalla hallinnonalan henkilöstökoordinaattorille hankkeista ja sen henkilöstövaikutuksista. Hallinnonalan koordinaattorit raportoivat hallinnonalansa tilanteesta Valtion henkilöstöpalvelut -yksikölle. Valtion henkilöstöpalvelut -yksikkö kokoaa tilannekuvan ja raportoi valtiovarainministeriölle. 9

10 Yhteenveto uudelleensijoittamisprosessista 1. Virkakortin ja käyttöoikeuksien hankkiminen 2. Valtion ansioluettelot Heli-järjestelmään 3. Selvitys tarpeesta täyttää virka tai tehtävä 4. Selvitys oman viraston henkilöstö-/urasuunnitelman mukaisesta sijoittamisesta 5. Selvitys, onko valtion ansioluettelon jättäneissä sopivia henkilöitä 6. Haastattelut ja valintaprosessi 7. Hakuilmoituksen laatiminen Heli-järjestelmän virkajärjestelytehtäviin (virkamies.valtiolle.fi) 8. Virkajärjestelytehtävään jätettyjen ilmoittautumisten käsittely 9. Haastattelut ja valintaprosessi 10. Viran siirtopäätös omalla hallinnonalalla tai hallinnonalojen välillä 11. Virkajärjestelynä siirretyn viran muuttaminen (tarvittaessa) 12. Viran tai tehtävän laittaminen avoimeen hakuun Heli-järjestelmässä ja tarvittaessa muulla tavalla 13. Uudelleensijoittumisen raportointi 10