Kh liite nro 10/ Dnro 464/ /2014. Rekrytoinnin keskittäminen toimialoittain, konsernihallinnossa

Transkriptio

1 Kh liite nro 10/ Dnro 464/ /2014 Rekrytoinnin keskittäminen toimialoittain, konsernihallinnossa

2 Henkilöstöjaosto Päätös Henkilöstöjaosto päätti ehdottaa kunnanhallitukselle, että Toimialat siirtyvät toimialalla keskitettyyn rekrytointiin ja tekevät rekrytointiohjeistuksen toimialalleen Toimialojen rekrytoinnin keskittämisen jälkeen toimialat jatkavat kunnan yhteisen keskitetyn rekrytoinnin toteuttamista Henkilöstöhallinto tekee kunnan keskitetyn rekrytoinnin suunnitelman ja aikataulun yhdessä toimialojen kanssa mennessä. Kunnanhallitus osoittaa määrärahat määräaikaisen rekrytointikoordinaattorin palkkaukseen.

3 Kunnanhallitus Päätös Kunnanhallitus päätti että toimialat siirtyvät toimialalla keskitettyyn rekrytointiin ja tekevät rekrytointiohjeistuksen toimialalleen toimialojen rekrytoinnin keskittämisen jälkeen toimialat jatkavat kunnan yhteisen keskitetyn rekrytoinnin toteuttamista henkilöstöhallinto tekee kunnan keskitetyn rekrytoinnin suunnitelman ja aikataulun yhdessä toimialojen kanssa mennessä. mahdollisen määräaikaisen rekrytointikoordinaattorin tarve arvioidaan erikseen myöhemmin. Pöytäkirjan liite: Kh 2 / , rekrytointiselvitys I varapuheenjohtaja Ari Harinen ja II varapuheenjohtaja Pekka M. Sinisalo jättivät päätökseen eriävän mielipiteen. Perusteena on, että koska päätös on valtuuston tekemän vuoden 2014 talousarvion sitovan osan vastainen, on päätös vietävä valtuuston päätettäväksi.

4 Sisäiset tehtäväjärjestelyt ja tehtäväkuvan tarkastaminen Esimies yhdessä toimialajohtajan kanssa harkitsee täytetäänkö nykyinen vakanssi vai tehdäänkö järjestelyjä / nimikemuutos toimialan johtoryhmä Tarkistettu tehtäväkuvaus Täyttölupa Anotaan vakanssille täyttölupa tekee täyttöluvan Kuntarekryyn Toimialajohtaja Täyttölupapäätös tehdään Kuntarekryssä Täyttöluvan myöntää toimialajohtaja. Rekrytointisuunnitelma Laaditaan rekrytoinnille aikataulutus ja mietitään henkilöt, jotka osallistuvat kyseiseen rekrytointiin. Rekrytoiva esimies/rekrytointi vastaava /varahenkilö Kuntarekryyn Rekrytointiin osallistuvat henkilöt Rekrytointisuunnitel ma Rekrytointiilmoituksen laatiminen Rekrytointiilmoituksen tiedot viedään sähköiseen rekrytointijärjestelmä än. laatii tekstin, rekrytointivastaava/ varahenkilö vie Kuntarekryyn toimistosihteeri, varalla henkilöstösuunnittelija Hakuilmoitustiedot Kuntarekryjärjestelmässä vastaa tietojen oikeellisuudesta. Rekrytointiilmoituksen julkaiseminen Rekrytointi-ilmoitus julkaistaan ja - sivuilla Ilmoitus julkaistaan sähköisissä rekrytointivälineissä (mol ja kuntarekry)

5 Rekrytoinnin lehtiilmoitus Lehti-ilmoitusten laadinta laatii tekstin, rekrytointivastaava /varahenkilö toimittaa ilmoituksen lehteen Lehti-ilmoitus Käytetään kunnan graafista ilmoituspohjaa julkaisee lehtiilmoituksen Rekrytoinnin virallinen kuulutus Rekrytointi julkaistaan kunnan virallisella ilmoitustaululla, kirjaamo, palvelupiste Virallinen ilmoitus Rekrytoinnin linkittäminen asianhallintaan Rekrytoinnin asiakortin avaaminen Dynastyyn Kirjaamo Asiakortti asianhallintaohjelmas sa Vain kirjaamo voi avata asialle asiakortin Rekrytoinnin seuranta Hakuilmoitusten saapumisen seuranta ja hakemuksiin vastaaminen sekä prosessin vaiheista tiedottaminen, paperihakemusten käsittely ja mahdollisesti muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt Hakemukset Kuntarekryjärjestelmässä Saapumisilmoitukset (hakemus on saapunut kuntaan), välivaiheista tiedottaminen hakijoille ja rekrytoivalle esimiehelle Rekrytoinnin käsittely Hakemusten tulostaminen ja esikäsittely Hakemusyhteenveto Hakemustulosteet ja yhteenveto toimitetaan rekrytoivalle esimiehelle

6 Hakijoiden vertailu Arvioidaan hakemusten perusteella sopivimmat hakijat Muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt Lista haastatteluun kutsuttavista hakijoista Kuntarekryjärjestelmään tehdään merkintä haastatteluun kutsuttavista henkilöistä Hakijoiden kutsuminen haastatteluun Hakijat kutsutaan haastateltaviksi /rekrytointivastaava /varahenkilö toimistosihteeri, varalla henkilöstösuunnittelija Haastatteluaikataulu toimistosihteeri laatii aikataulun ja kutsuu haastateltavat sekä merkitsee varaukset kalenteriin Haastattelun toteuttaminen Haastattelutilaisuuksien pitäminen ja haastatteluyhteenvetojen laatiminen Rekrytoiva esimies/rekrytointiv astaava / varahenkilö Muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt Haastatteluyhteenvedot Soveltuvuusarviointi Tarvittavien tietojen toimittaminen arviointitaholle Rekrytoiva esimies/toimialajoht aja Toimialajohtaja Lausunto soveltuvuudesta Soveltuvuusarviointi toteutetaan vain tarvittaessa. pyytää järjestämään soveltuvuusarvioinnin Henkilön valinta Tarkistetaan suositukset ja valitaan sopivin Muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt Valintapäätös

7 Haastateltujen informointi (ensin tehtävään valittu, sen jälkeen muut haastatellut) Haastatelluille ilmoitetaan puhelimitse valinnasta voi pyytää rekrytointivastaavaa ilmoittamaan valinnasta, tai ilmoittaa itse Valinnan merkitseminen Kuntarekryjärjestelmään Valinnan kirjaaminen Kuntarekryjärjestelmään, varahenkilö Lokitieto järjestelmässä Valintapäätöksen tekeminen Dynastyssa ja otteiden lähettäminen Viranhaltijapäätöks en tekeminen valinnasta ja otteiden lähettäminen hakijoille ja muille tarvittaville tahoille toimistosihteeri, varalla henkilöstösuunnittelija Viranhaltijapäätös ja ote asianhallintaohjelmas sa (Dynasty) Rikosrekisteriotteen pyytäminen Valitulta vaaditaan rikosrekisteriote, mikäli virka/tehtävä sitä edellyttää toimistosihteeri, varalla henkilöstösuunnittelija Ote näytetään esimiehelle. Henkilö säilyttää itse otteen. Rekrytointiprosessin valmiiksi merkitseminen Rekrytointi merkitään päättyneeksi Kuntarekryjärjestelmään /varahenkilö Lokitieto järjestelmässä

8 Työsopimuksen laatiminen Laaditaan työsopimus, jonka molemmat osapuolet allekirjoittavat (jos kyseessä on työsopimussuhde) Henkilöstösuunnittelija Taitoa Oy Työsopimus Koeaikaa käytetään aina, jos kyseessä on uusrekrytointi tai jos henkilö siirtyy kokonaan uuteen työhön, 4 kk) Tiedot tulevat rekrytoivalta esimieheltä, Virkamääräyksen laatiminen Laaditaan virkamääräys, jos kyseessä on virka Henkilöstösuunnittelija Taitoa Oy Virkamääräys Tiedot tulevat rekrytoivalta esimieheltä, Virkamääräyksen allekirjoittaa sen antaja Koeaika max 6 kk

9 Työhöntulotarkastus Valittu ohjataan työhöntulotarkastuks een omalle työterveysasemalle Työterveyshuolto Todistus terveydentilasta Todistukseen otetaan rekrtytoivan esimiehen allekirjoitus ja se arkistoidaan henkilöaktiin Palvelussuhteen aloittaminen, kokemuslisä Valittu henkilö toimittaa työtodistusten kopiot rekrytoivalle esimiehelle ja valittu henkilö Henkilöstöyksikkö, henkilöstösuunnittelij a Päätös lisistä, henkilöstösuunnittelij a Palvelussuhteen aloittaminen Verotodistuksen toimittaminen, avainten hankkiminen, tietoteknisten oikeuksien hakeminen Taitoa Oy ATK-yksikkö Toimistosihteeri Oikeuksien hakminen eri järjestelmiin Webtallennuksen kautta. Perehdyttäminen Työntekijä perehdytetään uuteen työhön ja kuntaan Työyhteisö

10 Arkistointi Hakijoiden sähköisten hakemusten arkistointi Hakemukset säilytetään Kuntarekryjärjestelmässä 2 v. Arkistointi Paperihakemusten arkistointi Muuta kautta kuin Kuntarekryyn saapuneet hakemukset viedään Kuntarekryjärjestelmään rekrytontivastaavan toimesta toimistosihteeri tai henkilöstösuunnittelij a Arkistoidaan Kuntarekryjärjestelmässä 2 v. Arkistointi Valitun hakijan hakemuksen arkistointi Arkistoidaan tulostettuna henkilöstöaktiin

11 Yhteenveto konsernihallinnon rekrytoinnin keskittämistoimenpiteistä - Konsernihallinnon rekrytointivastaavana toimii henkilöstöyksikön toimistosihteeri Kirs-Maj Collin ja varalla henkilöstösuunnittelija Ulla Väyrynen - Täyttölupaprosessi: kaikki täyttöluvat kiertävät konsernihallinnon rekrytointivastaavan tai varahenkilön kautta toimialajohtajalle - Rekrytointi-ilmoituksen julkaiseminen: kaikki Kuntarekry-järjestelmässä laaditut konsernihallinnon rekrytointi-ilmoitukset julkaisee konsernihallinnon rekrytointivastaava - Rekrytointi-ilmoituksen virallinen kuuluttaminen: kaikki virkahakua koskevat ilmoitukset julkaistaan virallisella ilmoitustaululla keskitetysti. Konsernihallinnon rekrytointivastaava tai varalla oleva huolehtii virallisesta kuuluttamisesta kirjaamoon. - Rekrytoinnin linkittäminen asianhallintaan: konsernihallinnon rekrytointivastaava tai hänen varahenkilö huolehtii siitä, että kirjaamo avaa rekrytoinnille asiakortin. - Hakemusten käsittely: konsernihallinnon rekrytointivastaava kokoavat saapuneet hakemukset, tekevät merkinnät Kuntarekry-järjestelmään, laativat yhteenvedot ja toimittavat ne rekrytoivalle esimiehelle. - Soveltuvuusarviointi: jos soveltuvuusarviointi on tarpeen, konsernihallinnon rekrytointivastaava tai varahenkilö järjestävät soveltuvuusarvioinnin. - Valintapäätösten tekeminen: rekrytoiva esimies tai toimivallan omaava henkilö tekee valintapäätöksen asianhallintaohjelmaan