Urkuhanke seurakunnassa. Kirkon urkuasiain neuvottelukunta

Transkriptio

1 Urkuhanke seurakunnassa Kirkon urkuasiain neuvottelukunta 1

2 Suomen ev.lut. kirkon kirkkohallituksen julkaisuja 2008: 2 Urkuhanke seurakunnassa Kirkon urkuasiain neuvottelukunta 2 3 Kirkkohallitus / Jumalanpalveluselämä ja musiikkitoiminta Helsinki 2008

3 Sisällys Johdanto 7 Urkuhankkeen käynnistäminen 8 Esiselvitys 8 Korjataanko vai puretaanko? 8 Vanhojen korjaaminen 10 Uudet urut 11 Urkuhankkeen toteuttajat 12 Tarjouspyynnöstä sopimukseen 14 Tarjouspyyntö 14 Tarjoukset 15 Kirkon urkuasiain neuvottelukunta Valokuvat Pekka Suikkanen, puheenjohtaja Ulla Tuovinen, sihteeri Sixten Enlund Johanna Torikka Riikka Viljakainen Eero Väätäinen Pekka Suikkanen Hyvinkään vanhan kirkon urut Tenholan kirkon urut ISBN (nid.) ISBN (pdf) ISSN X Taitto Minna Paavola Paino Multiprint Oy, Helsinki 2008 Valinta 15 Sopimus 16 Valvonta ja urkujen vastaanotto 16 Rakennusaika 16 Luovutus ja urkujen vastaanotto 17 Tietoja 18 Uruista yleensä 18 Suomen historiallisista uruista 18 Hankintamenettelystä 18 Yhteystietoja 18 Liite Urkuasiakirjojen arkistointi 19 Kirkkohallitus / Jumalanpalveluselämä ja musiikkitoiminta 4 5

4 Johdanto Nämä toimenpideohjeet on tarkoitettu avuksi seurakuntien ja seurakuntayhtymien urkuhankkeissa. Tavoitteena on antaa ohjeita soitinhankintaa ja korjausta varten. Niitä voidaan soveltaa uusien urkujen hankintaan, vanhojen urkujen korjauksiin sekä urkuihin kohdistuviin muihin toimenpiteisiin. Ohjeet ovat luonteeltaan kuin kartta, joka antaa suuntaa eri toimijoille urkuhankkeen toteuttamiseksi. Ne ovat sisällöltään yleisiä eivätkä pyri vastaamaan yksityiskohtaisiin kysymyksiin. Jokainen urkuhanke on käytännön toimenpiteissään yksilöllinen, koska kahta samanlaista soitinta ei ole olemassa. Tästä syystä myös näitä toimenpideohjeita tulee soveltaa yksilöllisesti kunkin hankkeen kohdalla. Urkuhankkeen rahoituksen suunnittelu alkaa hyvissä ajoin ennen varsinaista urkujen rakentamisen aloittamista. Yleiset periaatteet talouteen ja hankintamenettelyyn liittyvissä kysymyksissä perustuvat lakiin ja asetuksiin julkisista hankinnoista. Julkisyhteisöinä seurakunnat toimivat kulloinkin voimassa olevien määräysten ja säädösten mukaisesti. Urkuhankkeen kaikissa vaiheissa päätösvalta on aina paikallisella tasolla, seurakunnassa tai seurakuntayhtymässä. Seurakunta voi ja sen tulee tarvittaessa käyttää ulkopuolista asiantuntemusta ja osaamista urkuihin liittyvissä ratkaisuissaan. Urkuhankkeen lopputulos korjattu vanha soitin tai uudet urut on aina kokonaisuus, jossa soittimen teknisten ratkaisujen tulee perustua sen taiteelliseen lähtökohtaan. Soittimen tulee olla rakennettu niin, että se on kestävä sekä työvälineenä että taideinstrumenttina myös tulevaisuudessa. Kirkon urkuasiain neuvottelukunta 6 7

5 Urkuhankkeen käynnistäminen Urkuhankkeen onnistumisen kannalta ratkaisevaa on huolelliset ja perusteelliset valmistelu- ja suunnittelutyöt. Hyvin suunniteltu on puoleksi tehty pitää tässäkin paikkansa. Esiselvitys Yleinen kartoitus sisältää seurakunnan urkutilanteen kokonaisuudessaan. Kartoitus sisältää tiedot jokaisen soittimen rakentajasta, rakennusvuodesta sekä urkujen koosta ja urkutyypistä. Myös urkujen yleinen kunto, tekninen ja soinnillinen toimivuus on selvitettävä. Lisäksi soittimien pääasialliset käyttötarkoitukset on tiedostettava: käytetäänkö niitä jumalanpalveluselämän ohella seurakunnan muussa musiikki- ja konserttitoiminnassa? Tähän liittyvät seurakunnan musiikkitoiminnan erityispiirteet ja -tarpeet, sekä paikkakunnan muun musiikkielämän (esim. musiikkioppilaitokset) yhteydet seurakunnan toimintaan. Soitinkohtainen kartoitus keskittyy yksittäisen soittimen vaiheisiin, tehtyihin muutostöihin, korjaushistoriaan ja kaikentasoisiin yksityiskohtiin urkukaapin pintakäsittelystä soittokoneiston teknisiin ratkaisuihin. Uruista riippuen tämä vaihe voi olla erittäin vaativa ja aikaavievä projekti. Vanhempien urkujen kohdalla tällainen selvitys on suositeltavaa tehdä vaikka urkuhanketta ei olisi näköpiirissä, sillä urkujen historia on osa koko seurakunnan toiminnan historiaa. Korjataanko vai puretaanko? Seuraavassa esitellään tarkemmin soitinkohtaisen kartoituksen osaalueita ratkaistaessa urkukysymystä vanhojen urkujen korjaamisen ja uusien hankkimisen välillä. Urkujen historian selvittäminen alkaa tutkimalla soittimen hankintaprosessia. Soittimen alkujuuret saattavat olla joidenkin osien myötä vieläkin kauempana, sillä edeltäneistä uruista on saatettu hyödyntää osia tai äänikertoja. Urkujen vaiheisiin liittyvät myös uudelleenrakentamiset ja merkittävät muutostyöt. Kaikkia urkuihin kohdistuneita toimenpiteitä on hyvä tarkastella rinnakkain maamme yleisen urkujenrakennuksen kehityksen kanssa sekä niiden liittymistä seurakunnan ja paikkakunnan vaiheisiin. Urkuhanketta suunniteltaessa on selvitettävä myös seurakunnan suojeluvelvoitteet kirkkotilan ja urkujen suhteen. Urkuihin ja 8 kirkkotilaan liittyy aina myös historiallisia arvoja, jotka tulee huomioida urkuhankkeessa (KL 14, 2, KL 14, 5 ). Urkuhankkeen päätöksenteon pohjaksi on selvitettävä soittimelle tehdyt korjaukset, niiden vaikutukset (esim. sointi, toimivuus) sekä korjauksiin käytetyt varat. Urkujen tilannetta arvioitaessa on kiinnitettävä huomioita kuinka paljon kunnossapitoon ja huoltoon käytetään varoja vuosittain ja mitä tuloksia kustannuksilla saadaan. Lisäksi voidaan selvittää korjaushistoria esim. edellisen 10 vuoden ajalta ja käytössä havaitut puutteet. Vastaavasti voidaan pyytää urkuja huoltavalta rakentajalta arviota tietyn aikavälin kustannuksista tulevaisuudessa. Urkujen kuntokartoitus on objektiivinen selvitys koneiston toimivuudesta, pillien, rakenteiden, urkukaapin ja julkisivun kunnosta sekä eri osien kestävyydestä. Siinä luetteloidaan rakennusmateriaalit, eri osien kaikki kulumat ja halkeamat sekä rikkoutuneet ja heikot kohdat. Selvitys sisältää myös urkujen vahvuudet, toimivat ja kunnossa olevat elementit. Osa kartoitukseen kuuluvista osista on näkymättömissä ja vaatii esim. ilmalaatikon avaamista tai pillien poistoa. Tästä syystä työ on syytä teettää urkujenrakennuksen ammattilaisella, joka pystyy arvioimaan myös näkyviä osia kestävyyden näkökulmasta. Seurakunnan on arvioitava urkujen korjauksen hinta suhteessa uusien urkujen hintaan. Uusien urkujen hinta ja vanhojen urkujen korjauskustannukset ovat aina arvioita eikä niiden vertaaminen ole kaikissa tapauksissa edes mielekästä. On selvää, että urkujen korjaukseen sijoitetuilla varoilla on saatava parannettua soittimen heikkoja kohtia ja ominaisuuksia. Urut ovat usein myös osa paikallisen yhteisön kulttuurihistoriaa, ja seurakunnan hanke vanhojen urkujen säilyttämiseksi muodostuu kulttuurisesti merkittäväksi. Kun kyseessä on korjaamisen ohella restaurointi/ rekonstruointityö, nousee hinta lähes uusien vastaavien urkujen hinnan tasolle. Tällaisen soittimen kohdalla säilytetään korvaamattomia musiikillisia ja kulttuurihistoriallisia arvoja eikä hintavertailu uusiin urkuihin ole ensisijainen päätöksentekoperuste. Lisäksi urkuhankkeen esiselvityksessä on huomioitava mahdolliset toiveet urkujen uudelleen sijoittamiseksi kirkkotilaan. Selvitettäviin asioi- 9

6 hin kuuluvat myös käynnistyvän hankkeen vaikutukset seurakunnan toimintaan ja kirkon käyttöön toimituksissa ja muissa tilaisuuksissa. Jos seurakunta päätyy esiselvitysten perusteella hankkimaan uuden soittimen, on vanha soitin dokumentoitava. Dokumentin tulee sisältää urkuihin liittyvät asiakirjat, piirustukset ja selvitykset sekä riittävä määrä kuvamateriaalia ja mahdollisesti myös soittimen äänen tallenteita. Mikäli vanha soitin puretaan eikä sitä myydä, on soittimen säilyttäminen seurakunnan vastuulla. Vanhat urkupillit, urkujulkisivu tai sen osat ovat seurakunnan kulttuuriperintöä ja ne tulisi säilyttää (mahdollista tulevaa pystytystä varten) tuleville sukupolville joko seurakunnan varastotiloissa tai yhteistyössä paikallis- tai maakuntamuseon kanssa. Vanhojen korjaaminen Korjaaminen voi olla ylläpitokorjaamista, jolla pyritään takaamaan urkujen käyttövarmuus. Se voi olla myös urkujen alkuperää tai nykytilaa muuttava korjaus, jossa tähdätään muutosten kautta joko parantamaan soitinta tai palauttamaan soitin alkuperäiseen muotoon. Urkujen korjaamiseen tai kunnostamiseen voidaan päätyä etukäteisselvitysten tai iän ja/tai historiallisen arvon perusteella. Erityisesti jälkimmäisessä tapauksessa urkujen historia kaikkine vaiheineen sekä urkujen sisältämät ainekset (pillit ja muut osat) eri aikakausilta tulisi selvittää tarkasti. Seurakunta voi välttää monia yllätyksiä urkuhankkeen aikana, jos urkujen kunnostamiseksi on laadittu yksityiskohtainen korjaussuunnitelma. Osa korjaussuunnitelman sisällöstä on selvinnyt jo etukäteiskartoitusten yhteydessä ja siihen kannattaa pyrkiäkin. Teknistä läpikäyntiä tai historian selvittelyä ei kannata tehdä turhaan kahteen kertaan. Suunnitelman laadintaan on hyvä käyttää apuna ulkopuolista asiantuntijaa. Korjaussuunnitelman sisältö yleisesti: urkujen nykytila puutteineen ja vahvuuksineen toimenpiteiden päämäärä, mitä korjaamisella/uudistuksella halutaan saavuttaa tarkka kuvaus ko. urkutyypistä ja tyylistä, johon tähdätään yleiskuvaus lopputuloksesta: suurrakenne, tekniikka, ilmansyöttö, pillistöt uusimista vaativat osat, niiden mitoituksen ja rakenteen perusteet ja esikuvat kunnostusta vaativat osat palauttavassa muuttamisessa: rekonstruoitavat osat ja äänikerrat urkukaapin pintakäsittelyn kunto ja sen vaatimat toimenpiteet 10 Joissakin tapauksissa on mahdollista ajatella korjauksen jakamista eri vaiheisiin ja kokonaisuuksiin ja ajoittaa urkuhanke eri vuosille. Tämä edellyttää tarkkaa pidemmän ajanjakson kokonaissuunnitelmaa myös taloudellisesti. Niin uudistavassa kuin palauttavassa korjaamisessakin on aina keskityttävä oleellisiin tekijöihin: urkujen toiminnan ja soinnin korjaamiseen. Tärkeintä on, että perusasiat ovat kunnossa. Historiallisten urkujen kunnostamiseen liittyy myös vaatimus ymmärtää vanhan soittimen ominaisuudet niin urkujenrakentajan kuin soittajankin näkökulmasta. Uudet urut Uusia urkuja hankitaan pääsääntöisesti uusiin kirkkoihin ja kappeleihin mutta myös, jos seurakunta on niin päättänyt, purettavien vanhojen urkujen tilalle. Edellä kuvatut selvitykset ennen vanhoihin urkuihin kajoamista on luonnollisesti tehtävä. Uusia urkuja hankittaessa tarvitaan aina etukäteisselvityksiä. Uusia urkuja hankittaessa eri vaihtoehtoja voidaan punnita selvitysten perusteella. Urkujen paikka ja niille varattu tila ovat lähtökohta urkujen suunnittelulle. Miten urut sijoittuvat kirkkotilaan ja kuinka tila mahdollistaa esim. yhteismusisoinnin ja kuoron sijoittumisen urkujen läheisyyteen? Salin akustiset ominaisuudet sekä arkkitehtuurin vaatimukset urkujen ulkoiselle hahmolle on myös tiedostettava. Urkujen sijoittumista tutkittaessa on huomioitava auringonvalon sekä tilan ilmastointijärjestelmän vaikutukset. Alusta alkaen sijoituspaikka tulisi suunnitella uruille ideaaliksi, jossa eri tekijät akustiikasta toiminnallisuuteen on huomioitu. Kun selvitetään uruille varatun tilan mitat (korkeus, syvyys ja leveys sekä rakenteiden kestävyys), antaa se jo suuntaviivoja urkutyypistä ja sen yleisrakenteesta. Jos tavoitteena on tietyntyyppinen soitin, on sen vaatimukset tilan suhteen tiedettävä. Esimerkiksi romanttistyyliset urut vaativat riittävästi tilaa erityisesti syvyyssuunnassa. Urkujen luotettava toiminta edellyttää usein muutostöitä urkujen sijoituspaikalla: mm. valaistuksen muuttamista, sähkövetoja, lattiarakenteiden muuttamista sekä LVItöitä. Uusien kirkkojen kohdalla nämä muutostyöt voidaan välttää hyvällä suunnittelulla. Urkujen huollettavuuteen tulee kiinnittää huomiota alusta saakka. Erityistä huomiota tulee kiinnittää, kun uusia urkuja suunnitellaan vanhoihin kirkkoihin. Uusien urkujen rakentaminen vanhaan kirkkoon on sisätilan olennainen muutos, jota koskeva kirkkovaltuuston määräenemmistöpäätös on alistettava kirkkohallituksen vahvistettavaksi (KL 11

7 14,2 ). Kirkkolain mukaan ennen vuotta 1917 rakennettuihin kirkkoihin samoin kuin erillispäätöksin suojeltuihin, uudempiin kirkkoihin tehtäviin olennaisiin muutoksiin tarvitaan lisäksi Museoviraston lausunto (KL 14, 5 ). Uusien urkujen suunnittelussa rakennussuojelullinen intressi kohdistuu urkujen sijoitteluun, kokoon ja niiden esteettiseen yhteensopivuuteen kirkon arkkitehtuurin kanssa. Uusien urkujen julkisivun suunnitteluun on syytä ottaa asiantunteva suunnittelija mukaan riittävän varhaisessa vaiheessa, jotta yhteistyö eri toimijoiden välillä on sujuvaa. Muita uusien urkujen suunnitteluun vaikuttavia tekijöitä voivat olla paikalliset ja alueelliset tarpeet. Urkujen roolin pääpaino on seurakunnan jumalanpalveluselämässä, mutta mitkä ovat muut tarpeet käytölle, sekä seurakunnan omassa toiminnassa että paikkakunnalla yleensä? Lisäksi voidaan huomioida, onko kyseessä seurakunnan pääkirkko, sivukirkko vaiko kappeli. Urkuhankkeen valmistelussa voidaan selvittää myös, minkä tyyppisiä urkuja on lähiseutujen kirkoissa. Alueellinen urkukartta voidaan rakentaa monipuoliseksi eri tyylisiä soittimia hankkimalla. Urkuhankkeen toteuttajat 12 Uusien urkujen hinta voi olla joskus vaikuttamassa urkujen tyyppiin ja kokoon. Urkujen hankkimista suunniteltaessa on selvitettävä hankkeen rahoitustarve projektin eri vaiheissa, oman rahoituksen suunnittelu ja mahdollinen muu rahoitus. Kaikki urkuprojektit (uusien urkujen hankinta tai vanhojen korjaaminen) seurakunnassa vaativat paljon käytännön toimia, suunnittelua ja organisointia. Näitä tehtäviä varten tarvitaan urkutoimikunta. Paikallinen urkutoimikunta on luottamuselimen (neuvosto) valitsema ja se myös antaa toimikunnalle tehtävän ja resurssit. Paikallisen urkutoimikunnan tehtävänä on käynnistää urkuhanke. Sen tehtäviin kuuluu valmistella hanke päättäville elimille (kirkkoneuvosto/valtuusto) siten, että ne pystyvät tekemään tarvittavat päätökset. Toimikunta voi olla hankkeen käytännön toimijana alusta alkaen. Sille voidaan antaa myös rajattuja tehtäviä (esim. aikaan tai tehtävään liittyviä rajauksia) tai se voidaan kiinnittää tehtäväänsä koko hankkeen ajaksi. Toimikunta voi käyttää apunaan myös ulkopuolista asiantuntemusta. Paikallisen urkutoimikunnan tehtäviin kuuluu tiedottaminen seurakunnan urkuhankkeesta ja sen vaikutuksesta esim. kirkon ja urkujen käyttöön. Koska kanttori vastaa seurakunnan soittimista (KJ 6, 39 ), on hänen roolinsa merkittävä koko hankkeen onnistumisen kannalta. Kanttori tuntee seurakunnan soittimet niiden käyttäjänä ja tietää urkujen kunnon sekä usein myös tekee ensimmäiset esitykset urkukysymyksissä. Paikallinen urkutoimikunta on perustettava silloin, kun on nähtävissä merkkejä siitä, että soitin vaatii normaaleja huoltotoimenpiteitä suurempia toimia. Siten paikallisella toimikunnalla on riittävästi aikaa valmistella urkuhanketta. Urkutoimikunnassa tulisi olla taloudellista, musiikillista ja hallinnollista asiantuntemusta. Seurakunnan kanttori on itsestään selvästi urkutoimikunnan jäsenenä ja siinä on luontevaa olla myös edustus päätöksentekoelimistä. Seurakunta voi myös kutsua toimikuntaan ulkopuolisen urkuasiantuntijan. Ulkopuolinen asiantuntija antaa asiantuntemuksensa seurakunnan käyttöön. Hänen tehtävänsä on antaa laajempaa perspektiiviä ylipäänsä urkujen rakentamiseen sekä seurakunnan että urkujen rakentajan käyttöön. Hän toimii linkkinä eri osapuolten välillä, mahdollisesti myös neuvottelijana. Parhaimmassa tapauksessa ulkopuolinen asiantuntija toimii urkutoimikunnassa hankkeen alusta saakka riippumattomana asiantuntijana. Seurakunta voi tarvittaessa pyytää lausunnon uruistaan Kirkon urkuasiain neuvottelukunnalta. Lausunto voi olla tarpeen epäselvissä tai vaikeissa tilanteissa ja se on välttämätön silloin, jos seurakunta anoo kirkkohallitukselta taloudellista avustusta hankkeelleen. Kirkon keskusrahastolta voi anoa rakennusavustusta urkujen korjaukseen, restaurointiin tai uusien urkujen hankintaan. Avustukset on tarkoitettu pääasiassa vähävaraisille seurakunnille. Kirkon urkuasiain neuvottelukunnan tehtävänä on kirkkohallituksen asiantuntijaelimenä tukea seurakuntien urkujen ja muiden soittimien hankintaa, käyttöä ja suojelua. Se mm. valmistelee ja tekee esityksiä kirkkohallitukselle urkuhankkeiden suunnittelua ja soittimien huoltoa koskeviksi yleisohjeiksi, se valmistelee kirkkohallituksen pyytämät urkuhankkeita koskevat lausunnot ja antaa seurakunnille yksittäistä urkuhanketta ja sen suunnittelua koskevia ohjeita ja lausuntoja. Neuvottelukunta on asiantuntijaelin, johon kuuluu kirkkohallituksen nimeämät puheenjohtaja ja enintään viisi jäsentä, joista yksi edustaa ruotsinkielistä väestönosaa. Seurakunta tarvitsee urkuhankettaan varten lausuntoja. Kirkon urkuasiain neuvottelukunnalle osoitettuun lausuntopyyntöön tulee liittää seuraavia asiakirjoja: 1) Tiedot kirkkorakennuksesta 2) Tiedot uruista 13

8 3) Kuvia kirkon sisätiloista ja urkujen julkisivusta 4) Kanttorin lausunto uruista 5) Uruista mahdollisesti aikaisemmin annetut lausunnot 6) Lyhyt selvitys seurakunnan jumalanpalveluselämästä ja musiikkitoiminnan erityispiirteistä ja 7) Mahdolliset lausunnot hankkeen kulttuuri- ja/tai historiallisista tms. arvoista. Tarjouspyynnöstä sopimukseen Urkuhanke on taloudellisilta ja hallinnollisilta osiltaan samanlainen kuin mikä tahansa seurakunnan rakennushanke. Siinä tulee ottaa huomioon laki julkisista hankinnoista, se mitä säädöksiä EU asettaa (esim. kynnysarvo) ja mitä on huomioitava tarjoajien valinnassa. Tarkempia ohjeita näistä löytyy mm. julkisyhteisöjen hankintaohjeista, lääninhallituksista sekä EUtoimistoista. Tarjouspyyntö Tarjouspyyntökirje laaditaan etukäteisselvitysten jälkeen ja siinä tulee selvittää hankittavien urkujen tyyli ja koko. Jos kyseessä on korjaushanke, on hankkeen korjaussuunnitelma liitettävä mukaan. Tarjous pyydetään niillä tiedoilla ja tosiasioilla, joita urkutoimikunnan siihenastiset selvitystyöt ovat tuoneet esille. Tarjouksen tekijälle tulee syntyä selkeä mielikuva siitä, mitä seurakunta haluaa, jotta hän voi tehdä tarjouksen. Tarjouspyynnössä tulee olla mahdollisimman tyhjentävästi esitettynä se, minkä perusteella päätös tullaan tekemään. Tarjouspyyntö sisältää ainakin seuraavat kolme kokonaisuutta: Selonteko hankittavasta soittimesta, josta tarjous pyydetään: Suunnitelman tulee olla sellainen, että sen pohjalta tehtyjen tarjousten vertailu on mahdollista. Tarjouspyynnössä tulee olla myös maininta mahdollisesta yhteistyöstä arkkitehdin kanssa. Pyydetyn tarjouksen lisäksi rakentajalle voidaan antaa mahdollisuus jättää tarjous omasta vaihtoehtoisesta suunnitelmasta. Rakentajalta vaadittavat selvitykset: esim. toimitusaika, kokeneisuus ko. soitintyypin suhteen, rakennustapa, käytettävät materiaalit, julkisivuluonnos, rakennekuva ja urkujen sijoittuminen. Lisäksi ilmoitetaan mitä rakentamolta edellytetään sekä pyydetään selvitys mahdollisista alihankkijoista. Hinnan lisäksi tarjouksesta tulee käydä ilmi tarjouksen voimassaoloaika. 14 Yksilöidyt valintaperusteet on kirjattava selkeästi. Valintakriteerit voivat liittyä hinnan lisäksi mm. laadullisiin tai rakenteellisiin seikkoihin. Tarjoukset pyydetään sellaisilta rakentajilta, joilla on edellytykset toteuttaa hanke. Tarjouspyynnössä ilmoitetaan selkeästi kuka tarjouksen pyytää, mihin mennessä ja mihin tarjoukset on jätettävä, milloin tarjoukset avataan ja yhteyshenkilö soittimeen liittyvissä kysymyksissä. Tarjouspyynnöt allekirjoittaa seurakunnan taloudesta vastaava henkilö. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Rakentajille on annettava riittävästi aikaa (yleensä vähintään 3 kk) tarjouksen tekemiseen. Tarjouspyynnön liitteinä lähetetään kaikki projektiin liittyvät asiakirjat ja selvitykset (mm. kartoitukset, suunnitelmat, dispositio, piirustuksia, valokuvia). Mahdolliset muut korjaus- ja muutostyöt kirkossa on syytä ilmoittaa myös tarjouspyyntövaiheessa ja ne on aikataulutettava niin, etteivät ne häiritse urkujen asennus- ja äänitystyötä. Tarjoukset Tarjousten vertailuperusteet tulee ilmetä tarjouspyyntökirjeestä. Tarjoukset avataan urkutoimikunnan kokouksessa ja niitä vertaillaan ilmoitettujen perusteiden mukaisesti. Urkutoimikunta voi myös halutessaan pyytää lausunnon annetuista tarjouksista suhteessa tarjouspyyntöön joltakin ulkopuoliselta asiantuntijalta. On kuitenkin muistettava, että tiedot ovat luottamuksellisia aina päätöksentekoon saakka. Tarjousten käsittelyyn tulee varata riittävästi aikaa, usein se tarkoittaa monia kokouksia. Tarjouspyynnön tekijä voi halutessaan pyytää lisätietoja ja täsmennyksiä tarjouksen jättäjältä. Tarjouksen tekijöitä tulee kohdella tasa-arvoisesti ja tietoja luottamuksellisesti. Valinta Urkutoimikunta tekee esityksen urkuhankkeen jatkosta perusteellisten selvitysten ja vertailujen pohjalta seurakunnan päätöksentekoelimelle. Urkutoimikunta voi tarvittaessa ja halutessaan tarkistuttaa esityksen ja sen valmistelun lainmukaisuuden. Päätöksestä tulee ilmoittaa kaikille tarjouksen jättäneille rakentajille. 15

9 Sopimus Valinnan jälkeen aloitetaan sopimusneuvottelut valitun rakentajan kanssa. Niissä tehdään mm. tarkennukset suunnitelmiin, esimerkiksi selvitetään pintakäsittelytyöt ja sähkötyöt sekä yhteistyö arkkitehdin kanssa mm. värin määrittelyn suhteen. Sopimuksessa tulee olla maksu-, työ- ja toimitusaikataulut. Siitä tulee käydä ilmi vakuustiedot sekä vakuutukset. Vakuuksien suhteen urkuhankkeeseen ei voi luontevasti soveltaa samoja vaatimuksia kuin muihin rakennushankkeisiin. Urkujen rakentamisen aikana voi ilmetä seikkoja, jotka saattavat vaikuttaa sovittuihin aikatauluihin. Se ei kuitenkaan saa vaikuttaa soittimen lopulliseen luonteeseen. Sopimusasiakirjat laaditaan niin, että molemmat osapuolet voivat sen hyväksyä. Sopimukseen liitetään liitteeksi tarjousasiakirjat asianmukaisessa järjestyksessä (tarjouspyyntö, tarjous, mahdolliset erillissopimukset), joihin sopimuksessa voidaan viitata. Takuuaika ilmoitetaan kirjallisesti. Seurakunnan tulee huomioida kirkon käytön rajoitukset urkujen pystytyksen aikana. Seurakunta huolehtii siitä, että pystytyksen aikaiset olosuhteet kirkossa ovat kunnossa. Rakentajan seurakunnalle esittämät toiveet rakennuspaikan suhteen on luontevinta esittää urkutoimikunnan edustajan, seurakunnan kanttorin tai kirkonpalvelijan kautta. Oleellista on myös huolehtia riittävästä tiedonkulusta kiinteistötyöntekijöille (kirkonpalvelijat), esim. pystytyksen aikatauluista, mitä eri työvaiheet edellyttävät ja minkä aikaa ne kestävät. Luovutus ja urkujen vastaanotto Hankkeen päättää urkujen luovutus ja vastaanotto. Lopputarkastuksen tekijä voi olla rakennusvaiheen valvoja. Lopputarkastukseen tulee liittää kirjallinen raportti, jossa arvioidaan työn lopputulos suhteessa lähtökohtaan ja todetaan havaitut puutteet. Lopputarkastukseen sisältyy tekninen ja taiteellinen arvio sekä maininnat mahdollisista lisätöistä. Urkujen luovutustilaisuudessa on paikalla urkujenrakentajan ja tilaajan edustajat, urkutoimikunta sekä hankkeen valvoja. Urkuhanke on kokonaisuudessaan monivaiheinen ja pitkä prosessi. Valvoja voi tehdä omasta osuudestaan kirjallisen raportin. Luovutustilaisuudessa on mahdollista todeta, missä vaiheessa hanke kokonaisuudessaan on ja mihin seikkoihin tulee vielä kiinnittää huomiota. Luovutustilaisuudessa sovitaan urkujen takuuajasta, sen kattavuudesta ja takuuajan huollosta. Valvonta ja urkujen vastaanotto Rakennusaika Urkuhanketta varten tulee olla valvoja. Valvoja toimii erityisesti tilaajan edustajana. Valvojan tehtävä on seurata, että kaikki tapahtuu sopimuksen mukaisesti, sekä rakentamolla että kirkossa. Hän seuraa myös, että työ edistyy aikataulussa. Rakennusaikaan kuuluvat osatarkastukset, mikäli maksuerät on sidottu tiettyjen kokonaisuuksien valmistumiseen. Ne edellyttävät usein rakentamolla käyntiä. Tarkastukset ovat myös vuorovaikutusta rakentajan ja tilaajan kesken rakennustyön aikana. Tarvittaessa tilaajalla on mahdollisuus käyttää eri alojen erityisasiantuntemusta rakentamisen aikana

10 Tietoja Uruista yleensä Kirkkomusiikin käsikirja. Toim. Erkkilä, Tuovinen, Tuppurainen. Kirjapaja, Helsinki Kirkkomusiikki. Toim. Haapasalo, Lauerma, Nissinen, Suikkanen. Edita, Helsinki (Virtuaalikatedraali, Sibelius-Akatemia) (Opinnäytetöitä, Sibelius-Akatemian kirjasto) Suomen historiallisista uruista Urkuhankkeen asiakirjojen arkistointi Liite - vuodesta 2000 lähtien Urkuihin liittyvät asiakirjat on hyvä aktittaa eli samaan soittimeen liittyvät asiakirjat liitetään yhdeksi kokonaisuudeksi. Tämä voidaan tehdä uruittain (urkuakti) tai asiakirjat voidaan liittää osaksi sen kiinteistön kiinteistöaktia, jossa urut sijaitsevat. Aktiin voidaan sijoittaa myös sellaisia asiakirjoja, jotka ovat syntyneet ennen vuotta Vaihtoehtoisesti vanhat asiakirjat voidaan säilyttää aiempien arkistosääntöjen mukaan arkistoituina. Seurakunnan oman urkutoimikunnan asiakirjojen säilytysohjeet ilmenevät erillisestä johtokunnan asiakirjojen arkistointiohjeesta. Urkutoimikunnan asiakirjat sijoitetaan arkistonmuodostussuunnitelman kiinteistöhallinnon osuuteen. Ohjeet historiallisten arvokkaiden urkujen suojelusta. Kirkon jumalanpalvelus- ja musiikkitoiminnan keskus. Kirkon urkutoimikunta, Helsinki. (Virtuaalikatedraali, Sibelius-Akatemia) Hankintamenettelystä Kirkkohallituksen yleiskirjeet Nro 6/ Nro 10/ Nro 32/ Nro 9/ Nro 30/ Julkisten hankintojen neuvontayksikkö, puh. (09) 7711 Kauppa- ja teollisuusministeriö/julkiset hankinnat Yhteystietoja Kirkon urkuasiain neuvottelukunta PL Helsinki Museovirasto puh. (09)

11 Urkuasiakirjojen arkistointi Esiselvitys Urkutilanne kokonaisuudessaan l Urkuakti / sp Lyhenteiden selitykset Soitinkohtainen selvitys l kiinteistöakti sp s saapunut Kuntokartoitus s / l sp l laadittu Vanhojen urkujen dokumentointi l sp sp säilytetään pysyvästi Raportit urkujen korjauksista s sp voa voimassaoloaika hm harkinnan mukaan (edellyttää, että on määritelty vastuuhenkilö, jonka harkinnan mukaan toimitaan) Korjaussuunnitelma Suunnitelma vanhojen urkujen osalta s / l Urkuakti / sp Lausunnot s kiinteistöakti sp Kirkkohallituksen urkuasiain toimikunnan, museoviraston yms. asiantuntijalausunnot. Hankeprojekti Tarjouspyynnöt s Urkuakti / 2 v Tarjouspyynnöt ja tarjoukset säilytetään pysyvästi, jos ne sisältävät Hyväksytyt tarjoukset s kiinteistöakti 10 v olennaista tietoa, jotka eivät ilmene pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Hylätyt tarjoukset s 3 v Tarjousten avauspöytäkirjat l sp Sopimukset l Urkuakti / voa + Säilytetään pysyvästi, mikäli sisältää oleellista tietoa urkujen korjaamikiinteistöakti 10 v / sp sesta tai hankinnasta ja mikäli ko. tieto ei ilmene muista asiakirjoista. Rakennusavustushakemus Avustusanomus l Urkuakti / 10 v Avustuksen tilitys l kiinteistöakti 10 v Kirkkohallituksen päätös avustuksesta s 10 v Tarkastus- ja luovutus- / s Urkuakti / sp vastaanottopöytäkirjat kiinteistöakti Uusien / korjattujen urkujen l Urkuakti / sp / hm käyttöönottotilaisuuksiin kiinteistöakti liittyvät asiakirjat Urkujen käyttöönottotilaisuuksiin liittyvät valokuvat, ohjelmat, esitteet säilytetään harkinnan mukaan pysyvästi. Asiakirjat voidaan arkistoida seurakunnan käytännöstä riippuen urku-/kiinteistöaktiin tai muiden tiedotusasiakirjojen yhteyteen. Mahdolliset sävellystyöt uusille / korjatuille uruille arkistoidaan arkistonmuodostussuunnitelman musiikkityön osuuden mukaan

12 SUOMEN EVANKELIS-LUTERILAINEN KIRKKO EVANGELISK-LUTHERSKA KYRKAN I FINLAND KIRKKOHALLITUS KYRKOSTYRELSEN Suomen ev.lut. kirkon kirkkohallituksen julkaisuja 2008: 2 ISBN (nid.) ISBN (pdf) ISSN X 22