Ohjausryhmätoiminta ja PRINCE2.

Transkriptio

1 Ohjausryhmätoiminta ja PRINCE2

2 Copyrights and trademarks Copyright AXELOS Limited All rights reserved. Material is reproduced under licence from AXELOS. This presentation material is a Wakaru copyright product. No reproduction allowed without written permission. Most of the figures and diagrams are based on AXELOS PRINCE2 material if not otherwise mentioned. Material is reproduced under licence from AXELOS. PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. The Swirl logo is a trade mark of AXELOS Limited. Wakaru 2015 PM Club Turku

3 Wakaru 2015 PM Club Turku

4 Wakaru 2015 PM Club Turku

5 Projektin määritelmiä Projekti Väliaikainen kokonaisuus, joka on käynnistetty uniikin tuotoksen, palvelun tai tuloksen aikaansaamiseksi. Projektille on määritelty alku ja loppu. Projekti voidaan lopettaa asiakkaan (sponsorin) niin halutessa. Lopputulema voi olla konkreettinen tai aineeton. (Source: PMBOK Manual) Projekti Väliaikainen organisaatio, joka on perustettu tuottamaan yksi tai useampi tuotos sovitun liiketoimintaperusteen mukaisesti. (Source: PRINCE2 Manual) Wakaru 2015 PM Club Turku

6 Projektin tunnusmerkkejä Projekteihin liittyy aina muutos Projektit ovat väliaikaisia Projektit toimivat yli yksikkörajojen Projektit ovat uniikkeja Projekteihin liittyy epävarmuus Wakaru 2015 PM Club Turku

7 PRINCE2 PRojects IN Controlled Environments, version 2 Axelos Ltd PRINCE ITIL Ohjelmajohtamiseen MSP (Managing Successful Programmes) Salkunhallintaan MoP (Management of Portfolios) P3O yms Wakaru 2015 PM Club Turku

8 PRINCE2:n koostumus Principles (Periaatteet) 1. Continued business justification 2. Learn from experience 3. Defined roles and responsibilities 4. Manage by stages 5. Manage by exception 6. Focus on products 7. Tailor to suit the project environment Processes (Prosessit) Themes (Teemat) Wakaru 2015 PM Club Turku

9 Projektinhallinta eri tasoilla Corporate/Progamme Management Strategia, yleiset rajaukset Project Board (Ohjausryhmä) Päätöksenteko ja projektin ohjaus Project Manager (Projektipäällikkö) Päivittäinen johtaminen Team Manager(s) (Tiimin vetäjä(t)) Tuotosten aikaansaanti Project Management Team (Projektiorganisaatio) Wakaru 2015 PM Club Turku

10 Roolit projektiorganisaatiossa Esim. sponsori ohjelmajohtaja Yritys/organisaatio tai ohjelman johto Senior User = Käyttäjien edustaja Senior Supplier = Toimittajan edustaja Project Board (ohjausryhmä) Asiakas Senior User Excecutive (Omistaja) Projektipäällikkö Senior Supplier Project Assurance (Projektin varmistus) Toimittaja Esim. Toimittajan account manager Tietohallintopäällikkö Projektituki Esim. Project Support Myyntipäällikkö Tuotepäällikkö Team Manager1 Tiimin vetäjä 2 Tiimin vetäjä 3 Wakaru 2015 PM Club Turku

11 Project Board (Ohjausryhmä) Projektin kokonaisvastuu sovittujen sallittujen poikkeamien rajoissa, vastuu onnistumisesta Päätöksenteko, ohjaus, tuki... KOMMUNIKOINTI moneen suuntaan monella tavalla Muutosjohtaminen (projektin aikana ja jälkeen) Muutoshallinta (Change Authority) Projektin varmistus (Project Assurance) Kokoonpano Excecutive (Omistaja, sponsori) päävastuullinen Senior User (Käyttäjien edustaja (edustaa loppukäyttäjiä, hyödyntäjiä)) vastaa (laatu)vaatimuksista, hyväksymiskriteereistä vastaa käyttäjäresursseista Senior Supplier (Toimittajan edustaja) Vastaa tuotteen toteutuksesta Vastaa toimittajan resursseista Wakaru 2015 PM Club Turku

12 Ohjausryhmän ominaisuuksia Päätöksentekokyky (ja lupa siihen) Uskottavuus Delegointikyky Tavoitettavuus (lähestyttävyys) Wakaru 2015 PM Club Turku

13 Ohjausryhmän roolit Senior User Executive Senior Supplier represents those who will use the products of the project must ensure that the user needs are specified correctly ensure that the project's products meet user needs is responsible for committing user resources key decision maker ultimately accountable for the project s success responsible for the Business Case represents the interests of those supplying the project's products is responsible for the quality of project s products must have the authority to commit or acquire supplier resources provides supplier resources Based on AXELOS PRINCE2 material. Material is reproduced under licence from AXELOS Wakaru 2015 PM Club Turku

14 Projektin varmistus (Project Assurance) Varmistaako, kyseenalaistaako, seuraako, ohjausryhmän jäsen? Project Assurance Provide assurnce to the project s stakeholders that the project is being conducted appropriately and properly and complies with the plans and standards agreed Must be independent of the Project Manager, Project Support, Team Managers and project teams Responsibility of the Project Board, therefore undertaken from within the project Corporate or programme quality assurance function can be used by the Project Board as part of the Project Assurance regime. Onko osaamiset kohdallaan, onko lupa tehdä asioita? Project Assurance: Ohjaava rooli, tukeva, auttava... Katselmoi, tarkistaa, neuvoo, konsultoi, on kiinnostunut... EI OLE OPTIO, mutta delegoitavissa Wakaru 2015 PM Club Turku

15 Directing a Project -prosessi Corporate advice and decisions Authorize initiation Authorize the project Authorize a Stage or Exception Plan Give ad hoc direction Authorize project closure Request to initiate a project SU Request to deliver a project IP Request to approve next Stage Plan or Exception Plan SB Closure recommendation CP Project Manager request for advice CS Exception raised CS Based on: PRINCE2 Manual Wakaru 2015 PM Club Turku

16 Miten saada ohjausryhmä toimimaan? Wakaru 2015 PM Club Turku

17 Miten aktivoida ohjausryhmää? Valmisteluun panostamnen Roolitus Aktivoiminen, aidon kiinnostuksen herättäminen Vastuuttaminen Sitouttaminen ja sitoutuminen: yhteiset tavoitteet Tukeminen Kriittisyys Wakaru 2015 PM Club Turku

18 Ohjausryhmätoiminta Kokeile ohjausryhmässä näitä: Seuraa projektin arvontuottoa enemmän kuin projektikolmiota Kyseenalaista tarvittaessa ohjausryhmän osallistujat / vastuut / roolit Osallista ohjausryhmän jäsenet Muuta ohjausryhmä projektin resurssiksi, ts. projektin puolustajaksi ja tukitoiminnoksi, eikä resurssien kuluttajaksi. Yllytä kyseenalaistamaan Varmista ohjausryhmän myyntihalut ja taidot Wakaru 2015 PM Club Turku

19 Ohjausryhmätoiminta Vältä ohjausryhmässä näitä: Ohjausryhmän kokous vain projektipäällikön raportointitilaisuus. Ohjausryhmässä on päällekkäisiä omistajuuksia tai vastuita Suuri ohjausryhmän koko (> 9 hlö). Vain samanlaisia tyyppejä jäseninä (Belbinin tyypit esim.) Projektikolmion palvominen, kuten projektin aikataulu näyttää hyvältä, mikäli suunnitelmassa pysytään -höpinät Niitä, joilla käsijarru koko ajan päällä ohjausryhmässä ja jarruttavat kaikkea toimintaa ristiriitojen lietsomisella välinpitämättömyydellä turhalla kontrollintarpeella, tms. Piiloagendat Wakaru 2015 PM Club Turku

20 Koulutuksiamme projekti- ja portfoliojohtamiseen PRINCE2 Foundation & Practitioner MSP (Managing Successful Programmes) MoP (Management of Portfolios) P3O (Portfolio, Programme and Project Management Office) IPMA C valmennus projektipäälliköille Projektitiimin johtaminen Projekti- ja portfoliojohtaminen Wakaru 2015 PM Club Turku

21 Kiitos! Wakaru 2015 PM Club Turku