HELSINGIN KESTÄVIEN HANKINTOJEN EDISTÄMISEEN LIITTYVÄ KONSULTTITYÖ

Transkriptio

1 1 HELSINGIN KESTÄVIEN HANKINTOJEN EDISTÄMISEEN LIITTYVÄ KONSULTTITYÖ TAVOITE Konsulttityön tavoitteena on: - ymmärryksen lisääntyminen hallintokuntien mahdollisuuksista ottaa ympäristökriteereitä huomioon julkisissa hankinnoissa - tiedon lisääntyminen ympäristökriteereistä, joita hallintokunnat voivat käyttää kilpailutuksissa ja tarjouspyyntöjen asiakirjoissa - tieto siitä, mitkä kilpailutuksissa ja tarjouspyynnöissä käytettävät ympäristökriteerit sisältävät parhaimman potentiaalin hallintokuntien tarpeisiin - ymmärrys siitä, miten hallintokunnat voivat jatkaa työtään ympäristökriteerien määrittämiseksi ja seuraamiseksi - kiinnostuksen lisääntyminen ekologisesti kestävien hankintojen edistämistä kohtaan hallintokunnissa. KOHDE Kestävien hankintojen edistämiseen liittyvän konsulttityön kohteena on neljä Helsingin kaupungin ympäristökeskuksen määrittelemää hallintokuntaa. Käytännössä konsulttityö toteutetaan toimeksiannon kohteeksi valittujen hallintokuntien hankinta- ja ympäristövastaavien kanssa. Yhteistyötä tehdään lisäksi Helsingin kaupungin ympäristökeskuksen ja hankintakeskuksen asiantuntijoiden kanssa. SISÄLTÖ JA KÄYTETTÄVÄT MENETELMÄT Aloituspalaveri Työprosessi aloitetaan palaverilla ympäristökeskuksen ja hankintakeskuksen yhdyshenkilöiden kanssa. Palaverin tarkoituksena on tutustuttaa konsulttityön toteuttaja Helsingin kaupungin hankintojen strategiseen ohjaukseen sekä hankinta- ja kilpailutusprosessiin. Lisäksi tarkoituksena on tutustuttaa konsulttityön toteuttaja Helsingin kaupungilla aikaisemmin tehtyyn kestävien hankintojen edistämiseen liittyvään työhön. Aloituspalaverissa sovitaan lisäksi konsulttityön toteuttamiseen liittyvistä käytännön asioista ja aikatauluista.

2 2 Tutustuminen toimeksiannon kohteeksi valittujen hallintokuntien hankintoihin Konsulttityön toteuttaja tutustuu toimeksiannon kohteeksi valittujen hallintokuntien toimintaan ja hankintoihin. Huomio kiinnitetään erityisesti hallintokuntien hankintojen rakenteeseen ja keskeisiin hankittaviin tuote- ja palveluryhmiin. Tutustuminen tapahtuu tilaajan toimittaman materiaalin sekä valittujen hallintokuntien hankinta- ja ympäristövastaavien toimittaman materiaalin pohjalta. Lisäksi konsulttityön toteuttaja kysyy tarvittaessa lisätietoja tilaajalta tai hallintokuntien hankinta- ja ympäristövastaavilta sähköpostitse tai puhelimitse. Palaverit hallintokuntien hankinta- ja ympäristövastaavien kanssa Kunkin toimeksiannon kohteeksi valitun neljän hallintokunnan kanssa pidetään oma palaveri, jossa on paikalla konsulttityön toteuttaja, tilaajan edustaja(t) sekä kyseisen hallintokunnan hankinta- ja ympäristövastaavat. Palaverin tarkoituksena on perehdyttää konsulttityön toteuttaja kyseisen hallintokunnan hankintoihin sekä niiden ohjaamiseen ja toteuttamiseen liittyviin seikkoihin, joilla on merkitystä konsulttityön toteuttamisen kannalta. Palaverin tarkoituksena on lisäksi määritellä kunkin hallintokunnan olennaiset tuote- ja palveluryhmät ekologisesti kestävien hankintojen näkökulmasta. Olennaisten tuote- ja palveluryhmien valintaan vaikuttaa kyseisen hallintokunnan hankintojen rakenne ja volyymi sekä hankintojen aiheuttamien ympäristövaikutusten merkittävyys. Merkittävyyden arvioinnissa kiinnitetään huomiota sekä haitallisten ympäristövaikutusten määrään ja voimakkuuteen että Helsingin kaupungin tekemiin strategisiin ympäristölinjauksiin. Hallintokuntien tarpeita vastaavien ympäristökriteerien määrittäminen Konsulttityön toteuttaja laatii esityksen kullekin toimeksiannon kohteena olevalle hallintokunnalle ympäristökriteereistä, jotka soveltuvat otettavaksi huomioon kyseisen hallintokunnan olennaisten tuote- ja palveluryhmien kilpailutuksissa ja tarjouspyyntöjen asiakirjoissa. Työ aloitetaan kartoittamalla valituille tuote- ja palveluryhmille jo olemassa olevat ympäristökriteerit. Kartoituksessa käydään läpi olemassa olevat ja julkisesti saatavat EU-kriteerit sekä kansalliset kriteerit. Mikäli valmiita kriteereitä ei ole löydettävissä, kehitetään kriteerit mahdollisuuksien mukaan pohjoismaisen ympäristömerkin sekä EU-ympäristömerkin kriteerien perusteella. Hallintokuntien tarpeisiin soveltuvien ympäristökriteereiden löytämisen jälkeen konsulttityön toteuttaja valitsee kullekin toimeksiannon kohteeksi valitulle tuote- ja palveluryhmälle muutamia kriteereitä, joiden käyttäminen kilpailutuksissa ja tarjouskilpailuissa tarjoaa parhaan potentiaalin hallintokunnan ei-toivottujen ympäristövaikutusten vähentämiseksi sekä toivottujen ympäristövaikutusten lisäämiseksi. Tarkoitus on valita kullekin tuote- ja palvelu-

3 3 ryhmälle vain muutama kriteeri, joiden vaikutus on merkittävä ja seurattavissa, ja joiden avulla hallintokunnat voivat aloittaa työnsä kestävien hankintojen edistämiseksi. Parhaan potentiaalin sisältävien ympäristökriteerien valinnassa konsulttityön toteuttaja ottaa ensin huomioon kriteereihin liittyvien ympäristövaikutusten merkittävyyden ja seurattavuuden. Ympäristövaikutusten merkittävyyden arviointia ohjaa Helsingin kaupungin tekemät strategiset ympäristölinjaukset ja niiden painotukset. Seuraavaksi konsulttityön toteuttaja ottaa parhaan potentiaalin sisältävien ympäristökriteerien valinnassa huomioon sen, onko kyseessä tarkasti määritellyn teknisen kriteerin sijasta suorituskykyyn perustuva kriteeri. Suorituskykyyn perustuvien kriteerien käyttäminen tarjouskilpailuissa tarjoaa toimittajille mahdollisuuden tarjota uusia, aikaisempaa ympäristöystävällisempiä ja energiatehokkaampia ratkaisuja, minkä myötä ne tukevat hankintojen innovatiivisuutta. Parhaan potentiaalin sisältävien ympäristökriteerien valinnassa konsulttityön toteuttaja ottaa lisäksi huomioon kyseisen tuote- tai palveluryhmän elinkaarikustannukset. Ympäristökriteeriä pidetään potentiaalisempana, mikäli sen käyttäminen tarjouskilpailuissa voi alentaa hankittavan tuotteen tai palvelun käyttö- ja huoltokustannuksia tai ympäristövaikutuksista syntyviä kustannuksia, kuten jätehuoltokustannuksia. Ympäristökriteereitä, jotka liittyvät valittujen tuote- ja palveluryhmien lakisääteisiin rajaarvoihin ei pidetä tässä tarkastelussa erityisen potentiaalisina, koska näiden kriteerien oletetaan lähtökohtaisesti joka tapauksessa täyttyvän. Näiden kriteerien käyttäminen kilpailutuksissa tai tarjouskilpailuissa ei siten suoranaisesti lisää hankintojen ekologista kestävyyttä. Palaverit hallintokuntien hankinta- ja ympäristövastaavien kanssa Konsulttityön toteuttaja kutsuu koolle palaverit kunkin toimeksiannon kohteena olevan hallintokunnan hankinta- ja ympäristövastaavien sekä tilaajan edustajien kanssa. Neljässä eri hallintokuntaa koskevassa palaverissa työn toteuttaja esittelee määrittelemänsä parhaan potentiaalin sisältävät ympäristökriteerit kullekin hallintokunnalle. Kriteereiden ja niiden perusteluiden lisäksi konsulttityön toteuttaja esittelee palavereissa, miten valittuja kriteereitä on mahdollista käyttää kilpailutuksissa ja tarjouskilpailun asiakirjoissa. Toisin sanoen hän kertoo, liittyvätkö kriteerit hankinnan kohteen määrittelyyn, tarjoajan soveltuvuuden arviointiin, tarjousten vertailuperusteisiin vai hankintasopimuksen erityisehtoihin. Hän tuo lisäksi esiin, mitä valittujen kriteerien käyttäminen edellyttää hankintaprosessin eri vaiheissa eli hankinnan suunnitteluvaiheessa, kilpailutuksessa sekä sopimusvaiheessa.

4 4 Ehdotus jatkotyöstä Konsulttityön toteuttaja tekee ehdotuksen toimeksiannon kohteena olevien hallintokuntien hankinta- ja ympäristövastaaville siitä, miten kyseiset hallintokunnat voivat edetä ympäristökriteerien määrittämisessä sekä seuraamisessa. Ehdotus jatkotyöstä kirjataan kullekin hallintokunnalle laadittavaan kirjalliseen raporttiin. Kirjallinen hallintokuntakohtainen raportti Konsulttityön toteuttaja kuvaa työprosessin kulun, sen tuloksena määritellyt ympäristökriteerit perusteluineen sekä ehdotukset jatkotyöstä kirjalliseen raporttiin. Jokaiselle toimeksiannon kohteena olevalle hallintokunnalle toimitetaan oma hallintokuntakohtainen raportti. Päätöspalaveri Työprosessi päätetään palaverilla ympäristökeskuksen ja hankintakeskuksen yhdyshenkilöiden kanssa. Palaverin tarkoituksena on vetää yhteen prosessin kulku ja sen tulokset sekä antaa palautetta prosessin onnistumisesta. Päätöspalaverissa keskustellaan lisäksi mahdollisesta jatkotyöstä hallintokuntien ympäristökriteerien määrittämiseksi ja seuraamiseksi. RAJAUKSET Konsulttityön tuloksena esitettävät parhaan potentiaalin sisältämät ympäristökriteerit ovat ohjeellisia, ja niitä tulee soveltaa aina kulloiseenkin hankintaprosessiin, kilpailutukseen ja tarjouspyyntöön tilannekohtaisesti. Tarjous ei sisällä markkinoiden selvittämistä eli niiden mahdollisten tarjoajien selvittämistä, joilla on kyky vastata esitettyjen ympäristökriteerien mukaisiin vaatimuksiin. Hallintokuntien tuleekin varmistua markkinoiden kyvystä vastata ympäristökriteerien vaatimuksiin ennen niiden käyttämistä kilpailutuksissa ja tarjouspyynnöissä. Tämä on olennaista, jotta hallintokunnat eivät sulje liian tiukoilla ympäristövaatimuksilla liian paljon toimittajia kilpailun ulkopuolelle. Vastuu hankintaprosesseissa käyttävien ympäristökriteerien soveltuvuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta kulloiseenkin hankinnan kohteeseen on Helsingin kaupungilla ja sen hallintokunnilla. Työn tuloksena esitettävien parhaan potentiaalin sisältämien ympäristökriteerien lainmukaisuus on lisäksi tarkastettava aina ennen kriteerien käyttöä kilpailutuksissa ja tarjouspyynnöissä. Kilpailutuksissa ja tarjouspyynnöissä käytettävien ympäristökriteerien lainmukaisuus riippuu kyseisen hankinnan kohteesta, minkä vuoksi kriteerit on aina muotoiltava tapauskohtaisesti. Vastuu kilpailutusten ja tarjouspyyntöjen lainmukaisuudesta on Helsingin kaupungilla ja sen hankintayksiköllä.

5 5 AIKATAULU Työprosessi aloitetaan elokuun 2014 puolessa välissä ja se on valmis vuoden 2014 loppuun mennessä. Aloituspalaverissa sovitaan tilaajan kanssa prosessin toteutuksen tarkemmasta aikataulusta. Työprosessi voi edetä esimerkiksi seuraavasti: - aloituspalaveri elokuun puolessa välissä - tutustuminen toimeksiannon kohteeksi valittujen hallintokuntien hankintoihin elokuun lopulla/syyskuun alussa - palaverit hallintokuntien hankinta- ja ympäristövastaavien kanssa syyskuun puolessa välissä - ympäristökriteerien etsiminen hallintokuntien tarpeisiin syyskuun lopulla ja lokakuun aikana - palaverit hallintokuntien hankinta- ja ympäristövastaavien kanssa lokakuun lopussa - ehdotus jatkotyöstä marraskuun alussa - hallintokuntakohtaisten raporttien kirjoittaminen marraskuun aikana - päätöspalaveri joulukuun alussa. TOTEUTTAJA Konsulttityön toteuttajana on toiminimi SoulSisko ja varsinaisena toteuttajana sen yrittäjä Kirsi Nurminen. SoulSisko on pääasiassa henkilöstövalmennusta ja -koulutusta tarjoava yritys. SoulSisko vahvistaa johtajien ja esimiesten sekä heidän työyhteisöjensä voimavaroja erityisesti erilaisissa työelämän muutostilanteissa henkisen valmennuksen ja valmentavan koulutuksen avulla. SoulSisko tarjoaa lisäksi yritysten ja kuntaorganisaatioiden ympäristöjohtamiseen liittyviä asiantuntijapalveluja. SoulSisko yhdistää asiantuntijapalveluihinsa valmentavaa työotetta sekä ympäristöasioiden parissa työskentelevien ihmisten henkistä valmennusta. Kirsi Nurminen on valmistunut Namaste Oy:n kaksivuotisesta elämäntaidon valmentaja - koulutuksesta sekä Baransu Oy:n vuoden mittaisesta työyhteisöjen coaching -koulutuksesta. Ennen valmennusyrittäjäksi siirtymistä Nurminen on toiminut noin kymmenen vuoden ajan kuntaorganisaation kestävään kehitykseen ja strategiseen johtamiseen liittyvissä kehittämistehtävissä. Aikaisemmalta koulutukseltaan Nurminen on kauppatieteiden lisensiaatti erikoisalanaan yritysten ympäristöjohtaminen. KUSTANNUKSET Konsulttityön kustannukset muodostuvat tuntilaskutukseen perustuvista henkilöstökustannuksista sekä matkakustannuksista. Tuntilaskutuksessa käytettävä hinta on 50 /tunti.

6 6 Henkilöstökustannukset Konsulttityön henkilöstökustannukset (ilman alv:tä) muodostuvat seuraavasti: Aloitus- ja päätöspalaveri sekä niihin valmistautuminen: 8 tuntia x 50 /tunti = 400 Tutustuminen toimeksiannon kohteeksi valittujen hallintokuntien hankintoihin: 20 tuntia x 50 /tunti = Palaverit hallintokuntien hankinta- ja ympäristövastaavien kanssa sekä niihin valmistautuminen: 16 tuntia x 50 /tunti = 800 Hallintokuntien tarpeita vastaavien ympäristökriteerien määrittäminen: 96 tuntia x 50 /tunti = Palaverit hallintokuntien hankinta- ja ympäristövastaavien kanssa sekä niihin valmistautuminen: 16 tuntia x 50 /tunti = 800 Ehdotus jatkotyöstä: 20 tuntia x 50 /tunti = Kirjalliset hallintokuntakohtaiset raportit: 32 tuntia x 50 /tunti = Yhtä hallintokuntaa kohden käytettävä työaika on keskimäärin 50 tuntia. Laskennalliset henkilöstökustannukset yhtä hallintokuntaa kohden ovat näin ollen yhteensä (ilman alv:tä) Konsulttityön aloitus- ja päätöspalaveriin käytettävä työaika on 8 tuntia ja tämän henkilöstökustannukset ovat yhteensä (ilman alv:tä) 400. Koko konsulttityöhön käytettävä työaika on yhteensä 208 tuntia eli 26 työpäivää. Konsulttityön henkilöstökustannukset ovat yhteensä (ilman alv:tä) Matkakustannukset Matkakustannukset muodostuvat konsulttityön toteuttajan asuinpaikan Toijalan ja Helsingin välisistä junamatkoista sekä Helsingin sisäisistä bussimatkoista. Konsulttityö sisältää 10 palaveria Helsingissä, minkä mukaisesti matkakustannuksia muodostuu seuraavasti: 10 x menopaluu Toijala-Helsinki-Toijala on noin x Helsingin sisäinen bussimatka = 50. Näin ollen matkakustannukset ovat yhteensä (ilman laskutuksessa lisättävää alv:tä) 600.

7 7 Kokonaishinta Konsulttityön kiinteä kokonaishinta on alv 24 % (2 640 ) = Laskutus SoulSisko laskuttaa konsulttityön kahdessa erässä. Ensimmäinen erä ( alv 24 %) laskutetaan lokakuussa ja toinen erä ( alv 24 %) laskutetaan konsulttityön päättymisen jälkeen joulukuussa. LIITTEET Kolme hankinnan kohteeseen liittyvää työreferenssiä: 1) Tampereen kaupungin hankintalinjaukset ekologisen kestävyyden edistämiseksi, 2) kestävien hankintojen edistäminen osana Tampereen kaupungin kestävän kehityksen koordinaattorin työtä sekä 3) ympäristönäkökohtien huomioon ottaminen hankinnoissa osana WWF:n Green Office -asiantuntijan työtä. Kirsi Nurmisen ansioluettelo. VOIMASSAOLOAIKA Tarjous on voimassa saakka. Akaa SoulSisko Kirsi Nurminen kirsi@soulsisko.fi