Länsirannikon Koulutus Oy WinNova Turvallisuuskäsikirja TTT-järjestelmän yhteenvetokuvaus ja rakentamisohjeisto
1. Soveltamisala... 3 2. Standardien ja suositusten soveltaminen... 3 3. Termit ja määritelmät... 3 4. TTT-järjestelmän vaatimukset... 3 4.1 Yleiset vaatimukset... 3 4.1.1 TTT-järjestelmä... 3 4.1.2 Johdon sitoutuminen ja johtajuus... 4 4.1.3 TTT-järjestelmän laajuus... 4 4.1.4 Alkukatselmus... 4 4.2 TTT-politiikka... 4 4.3 Suunnittelu... 4 4.3.1 Vaaran tunnistaminen, riskin arviointi ja hallintatoimenpiteiden määrittäminen... 4 4.3.1.1 Yleistä... 4 4.3.1.2 Vaaran tunnistaminen... 5 4.3.1.3 Riskien arviointi... 5 4.3.1.4 Muutoksen hallinta... 6 4.3.1.5 Hallintatoimenpiteiden tarpeen määrittäminen... 6 4.3.2 Lakisääteiset ja muut vaatimukset... 6 4.3.3 Päämäärät, tavoitteet ja ohjelmat... 6 4.4 Järjestelmän toteuttaminen ja toiminta... 7 4.4.1 Resurssit, roolit, vastuut ja valtuudet... 7 4.4.2 Pätevyys, koulutus ja tietoisuus... 7 4.4.3 Viestintä... 7 4.4.4 Dokumentointi ja asiakirjojen hallinta... 8 4.4.5 Toiminnan ohjaus... 8 4.4.6 Valmius ja toiminta hätätilanteissa... 8 4.4.7 Toiminnan arviointi, tarkkailu ja mittaaminen... 8 4.4.8 Vaatimusten täyttymisen arviointi... 9 4.4.9 Vaaratilanteiden tutkinta, poikkeamat, korjaavat toimenpiteet ja ehkäisevät toimenpiteet... 9 4.4.10 Tallenteiden hallinta... 10 4.4.11 Sisäinen auditointi... 10 4.5 Johdon katselmus... 11 4.5.1 TTT-järjestelmän katselmus... 11 4.5.2 Jatkuva parantaminen... 11 Käsittely- ja muutoshistoria Pvm. Tekijä Muutoksen kuvaus Käsittelyn kuvaus ja aika 25.6.2012 Jukka Söderdahl Sisältö muokattu hyväksymistä varten. johtoryhmän hyväksyntä 21.8.2012 WinNova / Turvallisuuskäsikirja / 2
1. Soveltamisala WinNova hallitsee toimintansa turvallisuutta ja sitoutuu työterveyden ja työturvallisuuden jatkuvaan parantamiseen työterveys ja työturvallisuusjärjestelmänsä (TTT-järjestelmä) avulla. TTTjärjestelmän avulla ratkaistaan ja ennaltaehkäistään sekä hallitaan turvallisuusasioita. WinNovan toiminnan tärkeä kulmakivi on turvallisuus. WinNova tarjoaa turvallisen opiskelu- ja työympäristön sekä opiskelijoilleen että työntekijöilleen. Tällä tarkoitetaan yhteisesti sovittuja menettely- ja toimintatapoja, joilla varmistetaan turvalliset ja terveelliset opiskelu- ja työolosuhteet. Ammatillisen koulutuksen laissa (630/1998) määritellään opiskelijan oikeus turvalliseen opiskeluympäristöön. Lain mukaan koulutuksen järjestäjän tulee laatia opetussuunnitelman yhteydessä suunnitelma opiskelijoiden suojaamiseksi väkivallalta, kiusaamiselta ja häirinnältä sekä toimeenpanna ja valvoa sen noudattamista ja toteutumista. Koulutuksen järjestäjän tulee hyväksyä järjestyssäännöt tai antaa muut oppilaitoksessa sovellettavat järjestysmääräykset, joilla edistetään sisäistä järjestystä, opiskelun esteetöntä sujumista sekä oppilaitosyhteisön turvallisuutta ja viihtyisyyttä. Työturvallisuuslaissa (738/2002) säädetään työnantajan ja työntekijän velvollisuuksista. Lain tarkoituksena on työntekijöiden työkyvyn turvaamiseksi ja ylläpitämiseksi parantaa työympäristöä ja työolosuhteita sekä ennalta ehkäistä ja torjua tapaturmia, ammattitauteja ja muita työstä johtuvia terveyden haittoja. Laissa tarkoitetaan terveydellä sekä fyysistä että henkistä terveyttä. 2. Standardien ja suositusten soveltaminen WinNovan toimintajärjestelmä on rakennettu integroimalla laatustandardi ISO 9001, ympäristöstandardi ISO 14001 sekä työterveys- ja turvallisuusjärjestelmästandardi OHSAS 18001 yhdeksi toimintajärjestelmäksi. WinNovan TTT-järjestelmän suunnittelussa, toteuttamisessa, ylläpidossa ja parantamisessa hyödynnetään OHSAS 18001-18002 standardien ja lainsäädännön vaatimuksia, suosituksia ja ohjeistuksia sekä Opetushallituksen ammatillisen koulutuksen laadunhallintasuositusta sekä kestävän kehityksen periaatteita. 3. Termit ja määritelmät Toimintakäsikirjan termit ja määritelmät perustuvat ISO 9000, ISO 14000 sekä OHSAS 18000 standardisarjojen määritelmiin. 4. TTT-järjestelmän vaatimukset 4.1 Yleiset vaatimukset 4.1.1 TTT-järjestelmä WinNovan työterveys ja työturvallisuusjärjestelmä (TTT-järjestelmä) perustuu "Suunnittele Toteuta Arvioi Paranna" malliin, joka mahdollistaa järjestelmän luomisen, toteuttamisen, ylläpidon, arvioinnin ja parantamisen perustuen ylimmän johdon johtajuuteen ja sitoutumiseen TTT-järjestelmään. WinNova / Turvallisuuskäsikirja / 3
4.1.2 Johdon sitoutuminen ja johtajuus TTT-järjestelmä sisältyy toimintajärjestelmään, jolla johdetaan ja ohjataan WinNovan toimintaa sekä turvataan TTT-järjestelmän ylläpidon ja jatkuvan parantamisen. 4.1.3 TTT-järjestelmän laajuus TTT-järjestelmä kattaa toimintajärjestelmän piiriin sisältyvän toiminnan. TTT-järjestelmä kytketään varsinaiseen koulutustoimintaan opetussuunnitelmien, oppimisympäristöjen ja opetuksen kautta. 4.1.4 Alkukatselmus WinNovan TTT-järjestelmän suunnittelun ja rakentamisen perustana on vaarojen ja riskien arviointikysely (VRA) sekä alkukatselmus, jossa on kartoitettu kaikki turvallisuusnäkökohdat ja muodostettu kokonaisvaltainen kuva turvallisuusasioiden tasosta. Katselmus toteutettiin tutustumalla entisten oppilaitosten eli Innovan, Rauman ammattiopiston, Porin aikuiskoulutuskeskuksen ja Porin ammattiopiston turvallisuusasioiden hallintamenettelyihin. Arviointikysely toteutettiin sähköisellä kyselyllä, johon osallistui koko WinNovan henkilökunta. Vastausprosentti oli 60 %. Katselmuksen tuloksia hyödynnetään TTT-järjestelmän rakentamisessa, toteuttamisessa sekä turvallisuuspäämäärien ja -tavoitteiden määrittelyssä. 4.2 TTT-politiikka WinNovan johdon laatima toimintapolitiikka sisältää ympäristö-, terveys-, turvallisuus- ja laatupolitiikan. WinNovan toimintapolitiikka 4.3 Suunnittelu 4.3.1 Vaaran tunnistaminen, riskin arviointi ja hallintatoimenpiteiden määrittäminen 4.3.1.1 Yleistä Vaarat voivat aiheuttaa ihmisille vammoja tai terveyden heikentymistä. Tämän vuoksi vaarat täytyy tunnistaa, ennen kuin niihin liittyvät riskit voidaan arvioida. Riskinarviointiprosessin yleinen tarkoitus on tunnistaa ja ymmärtää vaarat, joita voi syntyä organisaation toiminnoissa, ja varmistaa, että näiden vaarojen aiheuttamat ihmisiin kohdistuvat riskit arvioidaan, asetetaan tärkeysjärjestykseen ja saadaan hallinnan avulla hyväksyttävälle tasolle Vaaran tunnistamisen, riskin arvioinnin ja hallintaprosessien määrittämisen tuloksia käytetään jatkuvasti TTT-järjestelmän kehittämisessä ja toteuttamisessa. WinNova / Turvallisuuskäsikirja / 4
Yleiskuvaus WinNovan riskinarviointiprosessista. 4.3.1.2 Vaaran tunnistaminen Vaaran tunnistamisessa pyritään ennakoivasti tunnistamaan kaikki organisaation toimintaan liittyvät kohteet, tilanteet tai toimet (tai niiden yhdistelmät), jotka saattavat aiheuttaa ihmisille vammoja tai terveyden heikentymistä. Vaaran tunnistamisessa tarkastellaan erityyppisiä työpaikalla esiintyviä vaaroja, joihin sisältyvät fyysiset, kemialliset, biologiset ja psykososiaaliset vaaratekijät. Vaarojen tunnistaminen on jatkuva prosessi. Aina, kun toiminnassa tapahtuu muutoksia, tulee arvioida, aiheutuuko muutoksesta haitta- tai vaaratekijöitä. Vaarojen tunnistaminen ja niihin liittyvät riskit arvioidaan WinNovassa myös toimintaprosessien kuvaamisen yhteydessä. 4.3.1.3 Riskien arviointi Riski on vaarallisen tapahtuman tai altistuksen esiintymistodennäköisyyden ja tapahtumasta tai altistuksesta mahdollisesti aiheutuvan vamman tai terveyden heikentymisen vakavuuden yhdistelmä. Riskin arviointi on vaaroista aiheutuvien riskien arviointiprosessi, jossa otetaan huomioon mahdollisten jo toteutettujen hallintatoimenpiteiden riittävyys ja päätetään, ovatko riskit hyväksyttäviä. Hyväksyttävä riski on riski, joka on pienennetty tasolle, jonka organisaatio on valmis hyväksymään sen lakisääteisten velvoitteiden, toimintapolitiikan ja TTT-päämäärien puitteissa. Riskin arvioinnissa hyödynnetään yhteistoimintaa ja työntekijät sekä opiskelijat osallistetaan siihen asianmukaisella tavalla. Myös lakisääteiset, muut vaatimukset sekä viranomaisten ohjeet otetaan huomioon. WinNova / Turvallisuuskäsikirja / 5
4.3.1.4 Muutoksen hallinta Organisaation tulisi hallita ja ohjata kaikkia muutoksia, jotka voivat vaikuttaa sen TTT-vaaroihin ja -riskeihin. Niihin sisältyvät organisaation rakenteen, henkilöstön, johtamisjärjestelmän, prosessien, toimintojen ja materiaalien käytön muutokset yms. Muutokset tulisi arvioida vaaran tunnistamisen ja riskin arvioinnin avulla ennen niiden tekemistä. 4.3.1.5 Hallintatoimenpiteiden tarpeen määrittäminen Riskien arvioinnin ja hallintatoimenpiteiden käyttöönoton jälkeen määritellään, ovatko käytössä olevat hallintatoimenpiteet riittäviä, tarvitaanko niissä parannuksia tai vaaditaanko uusia hallintatoimenpiteitä. Jos tarvitaan uusia tai parannettuja hallintatoimenpiteitä, ne valitaan hallintatoimenpiteiden hierarkian periaatteiden mukaisesti. Tämä tarkoittaa, että vaaroja poistetaan aina, kun se on käytännössä mahdollista. Seuraava vaihtoehto on riskien pienentäminen (joko tapahtuman todennäköisyyttä tai mahdollisen vamman tai vahingon vakavuutta pienentämällä). Viimeisenä keinona on henkilönsuojainten käyttö. WinNovassa käytettävien hallintatoimenpiteiden hierarkia: vaaratekijöiden poistaminen korvaaminen ja korjaaminen tekniset hallintatoimenpiteet hallinnolliset toimenpiteet henkilöiden suojelutoimenpiteet 4.3.2 Lakisääteiset ja muut vaatimukset Lainsäädäntö asettaa turvallisuuden vähimmäistason. Lisäksi toimintaa velvoittavat myös muut tahot, jotka vaativat erilaisia lupia ja sitoumuksia. WinNovan toimintaa ohjaavasta lainsäädännöstä ja muista vaatimuksista on laadittu laki- ja sitoumusluettelo, johon on kerätty aiheittain ja toiminnoittain kaikki vaatimukset ja vastuuhenkilöt, jotka huolehtivat muutosten seuraamisesta ja viestinnästä. Taulukossa on myös tiedot toimintaa koskevista lupamääräyksistä. WinNovan laki- ja sitoumusluettelo 4.3.3 Päämäärät, tavoitteet ja ohjelmat Turvallisuuspäämäärät ja -tavoitteet perustuvat WinNovan merkittäviin turvallisuusnäkökohtiin, toimintapolitiikkaan sekä lakisääteisiin ja muihin vaatimuksiin. Päämäärät määritellään koko WinNovan tasolle tai tarpeen vaatiessa erikseen määritetyille toiminnoille. Tavoitteet ovat päämääristä johdettuja yksityiskohtaisempia vaatimuksia ja määrittelyitä, joissa kerrotaan tarkasti, kuinka päämääriin päästään. Tavoitteet ovat määrällisiä ja aikatauluun sidottuja. Kullekin turvallisuustavoitteelle laaditaan toteutussuunnitelma eli turvallisuusohjelma. Ohjelmat ovat käytännön toimenpidesuunnitelmia, joilla varmistetaan tavoitteiden ja sitä kautta turvallisuuspäämäärien saavuttaminen. Ohjelmaan määritellään tarvittavat vastuuhenkilöt, keinot ja aikataulut. WinNovan turvallisuuspäämäärät, tavoitteet ja ohjelmat laaditaan 2-4 vuoden aikavälille ja toteutumista seurataan asettamisvaiheessa määriteltyjen mittareitten perusteella. WinNova / Turvallisuuskäsikirja / 6
WinNovan turvallisuuspäämäärät, tavoitteet ja ohjelmat samanaikaisesti ympäristöpäämäärien kanssa. WinNovan ympäristö- ja turvallisuuspäämäärät, tavoitteet ja ohjelmat vuosille 2012-14 4.4 Järjestelmän toteuttaminen ja toiminta 4.4.1 Resurssit, roolit, vastuut ja valtuudet Turvallisuusjohtaja WinNovan turvallisuusjohtajana toimii kiinteistöpäällikkö. Hän vastaa WinNovan kokonaisturvallisuudesta, TTT-järjestelmän toimivuudesta ja pitää johdon ajan tasalla TTT-asioista. Työsuojelupäällikkö Työsuojelun yhteistoiminnasta vastaa johdon nimeämä työsuojelupäällikkö, joka avustaa työnantajaa yhteistoiminnassa työterveyshuollon ja muiden tarvittavien työsuojelun asiantuntijatahojen kanssa. Kiinteistökoordinaattori WinNovan johdon nimeämä kiinteistökoordinaattori vastaa toimitila- ja ympäristöturvallisuuden koordinoinnista ja pitää johdon ajan tasalla kiinteistöjen turvallisuusasioista. Koordinaattori vastaa WinNovan kiinteistöjen ympäristö- ja turvallisuuspäämäärien laadinnasta sekä ohjelmien toteuttamisesta yhteistyössä toimitilojen vastuuhenkilöiden kanssa. Kiinteistöjen vastuuhenkilöt Kiinteistökohtaiset ympäristöasioiden vastuut ovat johdon nimeämillä kiinteistöjen vastuuhenkilöillä. He vastaavat ympäristöjärjestelmän kiinteistökohtaisesta toimivuudesta ja pitävät kiinteistökoordinaattorin ajan tasalla ympäristöasioissa. Opettajat Opettajat vastaavat oman opetusalueensa ympäristöasioiden toimivuudesta, perehdyttävät opiskelijat WinNovan ympäristöjärjestelmään ja huolehtivat, että opetustilanteissa toimitaan WinNovan ympäristöohjeiden ja kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti. 4.4.2 Pätevyys, koulutus ja tietoisuus Henkilökunnan sitoutuminen turvallisuusasioihin toteutetaan viestinnän ja koulutuksen avulla. Henkilöstön koulutustarpeet tunnistetaan koulutustarvekartoituksella ja koulutussuunnitelma laaditaan kartoituksen perusteella. Järjestetystä koulutuksesta pidetään koulutusrekisteriä (Sympa), jolla varmistetaan, että jokainen, jonka työstä saattaa aiheutua merkittäviä ympäristö- tai turvallisuusvaikutuksia on saanut koulutusta vaikutusten ehkäisemiseksi ja vähentämiseksi. Jokaisen työntekijän tulee tuntea yrityksen toimintapolitiikan, toimintaohjeet hätätilanteissa ja oman työnsä ympäristö- ja turvallisuusvaikutukset. 4.4.3 Viestintä Sisäisellä viestinnällä edistetään henkilöstön sitoutumista TTT-järjestelmään ja työsuojelutyöhön sekä lisätään henkilöstön TTT-asioiden tietoisuutta. Ulkoinen viestintä tarkoittaa TTTasioista - erityisesti merkittävistä turvallisuusnäkökohdista - tiedottamista yrityksen eri sidosryhmille. WinNova / Turvallisuuskäsikirja / 7
4.4.4 Dokumentointi ja asiakirjojen hallinta WinNovan TTT-järjestelmän dokumentointi sisältyy toimintajärjestelmän dokumentointirakenteeseen ja se toteutetaan WinNovan yhteisten dokumentointiohjeiden mukaisesti. Turvallisuuskäsikirja on yhteenvetokuvaus WinNovan TTT-järjestelmän osista sekä niihin liittyvistä toimintaohjeista. 4.4.5 Toiminnan ohjaus Toiminnan ohjauksella tarkoitetaan sitä, että niille toiminnoille, joihin liittyy merkittäviä turvallisuusnäkökohtia, laaditaan kirjalliset toimintaohjeet haitallisten. Toimintaohjeet voivat sisältää menettely- tai työohjeita. Menettelyohjeissa kerrotaan, kuinka TTT-järjestelmää ylläpidetään tai kuinka TTT-asioissa toimitaan. Työohjeissa opastetaan, kuinka jokin tietty konkreettinen työ tai työvaihe tehdään. Menettelyohjeet ovat kaikkien työntekijöiden saatavilla intran kautta. WinNovan TTT-järjestelmän toteuttamista ohjaavat seuraavat ohjeistot: WinNovan henkilöstö Työsuojelun toimintaohjelma Työterveyshuollon toimintasuunnitelma Uuden työntekijän perehdyttäminen WinNovan opiskelijat Järjestyssäännöt Opiskelijahuoltosuunnitelma Kiusaamiseen ja häirintään puuttumisen toimintamalli Opiskelijoiden päihteiden käyttöön puuttumisen toimintamalli Kriisisuunnitelma 4.4.6 Valmius ja toiminta hätätilanteissa Hätätilanteilla tarkoitetaan sellaisia odottamattomia tapahtumia, jotka aiheuttavat merkittävää haittaa ihmiselle, ympäristölle tai ympäröivälle asutukselle. Yrityksellä täytyy olla kirjalliset toimintaohjeet hätätilanteita varten, jotka vaikuttavat työterveyteen ja työturvallisuuteen. Hätätilanteisiin varautuminen perustuu vaarojen ja riskien tunnistamisen yhteydessä tehtyyn riskianalyysiin. WinNovalla on pelastussuunnitelma, joka jakaantuu yhteiseen osaan ja kiinteistökohtaisiin pelastussuunnitelmiin. Suunnitelmilla varmistetaan, että onnettomuus- tai hätätilanteissa osataan toimia oikealla tavalla. Pelastussuunnitelman mukaista toimintaa hätätilanteissa harjoitellaan säännöllisesti. Toimintaohjeet onnettomuus-, vaara- ja vahinkotilanteita varten WinNovan pelastussuunnitelman yhteinen osa Kriisiviestintäohjeet 4.4.7 Toiminnan arviointi, tarkkailu ja mittaaminen Arviointiin kuuluu TTT-järjestelmän tason mittaaminen, tarkkailu ja arvioiminen. Ehkäisevää toimintaa käytetään tunnistamaan ja ehkäisemään mahdollisia ongelmia ennen niiden esiintymistä. Korjaava toiminta koostuu ongelmien tunnistamisesta ja korjaamisesta. Toimintajärjestelmässä oman toiminnan arvioinnista käytetään ilmaisua sisäinen auditointi. Siinä tarkastellaan, toimitaanko toimintapolitiikan mukaisesti, onko ympäristö- ja turvallisuusohjelmat toteutettu ja saavutetaanko asetetut ympäristöpäämäärät ja -tavoitteet. Sisäisiä audi- WinNova / Turvallisuuskäsikirja / 8
tointeja toteutetaan säännöllisin määräajoin, jotta voidaan varmistaa järjestelmän toimivuus ja ylläpitäminen suunnitelmien mukaan. Sisäisen ympäristöauditoinnin toinen tärkeä tehtävä on löytää ympäristöjärjestelmän kehittämis- ja parannuskohteet. Sisäisillä auditoinneilla kerätään tietoa johdon katselmukseen. Sisäinen auditointi on kuvattu kohdassa 4.5.4 Tarkkailuun kuuluu tiedon, mittaustulosten ja havaintojen säännöllinen kerääminen. Mittaukset voivat olla joko määrällisiä tai laadullisia. Tarkkailua ja mittauksia käytetään toimintapolitiikassa esitettyjen sitoumuksien saavuttamiseen liittyvän edistyksen, päämäärien ja tavoitteiden saavuttamisen ja jatkuvan parantamisen tarkkailuun. 4.4.8 Vaatimusten täyttymisen arviointi Työterveys- ja työturvallisuusasioita koskevien lakisääteisten vaatimusten täyttyminen arvioidaan säännöllisesti sisäisten auditointien yhteydessä. Samalla arvioidaan muiden vaatimusten, joihin organisaation on sitoutunut, täyttyminen. Arviointitulokset tallennetaan sisäiseen auditointiraporttiin. Organisaation vaatimustenmukaisuutta arvioivien henkilöiden tulisi olla päteviä, ja he voivat olla joko organisaatioon kuuluvaa henkilöstöä tai ulkopuolisia resursseja. Vaatimustenmukaisuuden arviointiin voidaan käyttää monia eri lähtötietoja, joita ovat auditoinnit määräysten edellyttämien tarkastusten tulokset lakisääteisten ja muiden vaatimusten analyysit vaaratilanteita ja riskin arviointia koskevien asiakirjojen ja tallenteiden katselmus haastattelut tilojen, laitteiden ja alueiden tarkastukset tilojen kierrokset ja suorat havainnot. Vaatimustenmukaisuuden arviointiohjelma voidaan yhdistää muuhun arviointitoimintaan, kuten johtamisjärjestelmän auditointeihin, ympäristöauditointeihin tai laadunvarmistustarkistuksiin. 4.4.9 Vaaratilanteiden tutkinta, poikkeamat, korjaavat toimenpiteet ja ehkäisevät toimenpiteet Jotta ympäristöjärjestelmän tehokas toiminta olisi jatkuvaa, tulee olla systemaattinen menetelmä, jolla tunnistetaan todelliset ja mahdolliset poikkeamat, tehdään korjauksia ja ryhdytään korjaaviin tai ehkäiseviin toimenpiteisiin mielellään ehkäisten ongelmat ennen niiden esiintymistä. Poikkeama on vaatimuksen täyttymättä jääminen. TTT-järjestelmän sisäinen auditointiprosessi on WinNovan yksi tapa tunnistaa poikkeamat säännöllisesti. Poikkeamien tunnistamisesta voidaan myös tehdä osa rutiinivastuita, jolloin lähimpänä työtä olevat henkilöt havaitsevat mahdolliset tai todelliset ongelmat. Menettelyjen määrittäminen todellisten ja mahdollisten poikkeamien käsittelyyn sekä korjaaviin ja ehkäiseviin toimenpiteisiin ryhtymiseen auttaa varmistamaan tämän prosessin johdonmukaisuuden. Menettelyissä tulisi määrittää vastuut, valtuudet ja vaiheet, jotka suoritetaan korjaavien ja ehkäisevien toimenpiteiden suunnittelussa ja toteuttamisessa. Kun suoritetut toimenpiteet johtavat muutoksiin ympäristöjärjestelmässä, prosessin tulisi taata, että kaikki siihen liittyvä dokumentaatio, koulutus ja tallenteet päivitetään ja hyväksytään ja että muutoksista viestitään kaikille tietoa tarvitseville. WinNova / Turvallisuuskäsikirja / 9
4.4.10 Tallenteiden hallinta WinNovan TTT-järjestelmän tallenteiden hallinta sisältyy toimintajärjestelmän dokumentointirakenteeseen ja se toteutetaan WinNovan yhteisten dokumentointiohjeiden mukaisesti. Tallenteet tarjoavat näyttöä ympäristöjärjestelmän jatkuvasta toiminnasta ja tuloksista. Tallenteiden tärkeä ominaisuus on, että ne ovat pysyviä eikä niitä tavallisesti päivitetä. 4.4.11 Sisäinen auditointi WinNovan TTT-järjestelmän sisäinen auditointi toteutetaan vähintään kerran vuodessa. Sisäisessä auditoinnissa arvioidaan, onko järjestelmä suunniteltujen järjestelyjen mukainen, toteutetaanko ja ylläpidetäänkö sitä asianmukaisesti sekä tuottaako se riittävästi informaatiota johdolle. Auditointien avulla tunnistetaan myös järjestelmän kehitysmahdollisuuksia. Auditointiohjelma Sisäisillä ympäristöauditoinneilla katetaan WinNovan koko ympäristöjärjestelmän toiminta (hallinto, organisaatio, toiminnot, dokumentointi ja ympäristösuojelutason arviointi). Koko toimintaa ei ole kuitenkaan tarkastella kerralla, vaan laaditaan auditointiohjelma, jonka mukaisesti yksittäiset toiminnot ja toimintayksiköt tarkastetaan yksi kerrallaan. TTT-auditoijat Auditoijien tulee aina olla tarkastuskohteesta riippumattomia ja objektiivisia. Kukaan ei voi tarkastaa omaa työtään. Auditoijalla täytyy olla riittävä tuntemus auditoimastaan toiminnosta sekä tarvittavat tiedot ja kokemus ympäristöasioiden hallintaan, tekniikkaan ja lainsäädäntöön liittyvistä asioista. Auditoijat koulutetaan tehtäviinsä. Auditointisuunnitelma Yksittäisen toiminnon tai toimipisteen auditoinnin valmistelu aloitetaan auditointisuunnitelman laatimisella. Suunnitelmassa määritellään tarkistettavat toiminnot tai toimipisteet auditointiohjelman mukaisesti, jaetaan työt auditoijien kesken ja laaditaan kullekin auditoijalle aikataulu. Alkupalaveri Varsinainen auditointi tapahtuu paikan päällä auditoitavassa kohteessa. Auditointi aloitetaan auditointiryhmän ja auditoitavan kohteen edustajien yhteisellä alkupalaverilla, jossa käydään läpi auditointisuunnitelma, mitä ollaan auditoimassa, mikä on auditoinnin aikataulu sekä muut auditointiin liittyvät asiat. Toiminnan tarkastelu ja haastattelut Auditoinnin aikana pyritään saamaan vastaukset etukäteen laadittuihin kysymyksiin tarkkailemalla ja seuraamalla toimintaa sekä haastattelemalla työntekijöitä. Lisäksi tarkastellaan toiminta- ja työohjeita sekä muita työpisteissä olevia ohjeistoja. Poikkeamaraportti Jos auditoija toteaa, että jossain asiassa ei toimita lainsäädännön tai TTT-järjestelmän mukaisesti, hänen tulee osoittaa asiasta ns. poikkeama. Poikkeaman osoittaminen tulee aina perustua johonkin asiakirjaan, haastatteluissa saatuun tietoon tai auditoijan toiminnasta tekemään muuhun huomioon. Kustakin auditoinnissa havaitusta poikkeamasta tehdään merkintä poikkeamaraporttiin. Loppupalaveri Auditoinnin lopuksi järjestetään loppupalaveri, jossa pääauditoija esittelee tarkastuksen tulokset. Tuloksissa esitetään sekä todetut ympäristöjärjestelmän vahvuudet että havaitut poikkeamat. Kukin poikkeama käsitellään erikseen ja sovitaan niiden korjausaikataulusta sekä mahdollisesta tarkastusauditoinnista. WinNova / Turvallisuuskäsikirja / 10
Poikkeamien korjaussuunnitelma Osoitetuille poikkeamille on laadittava korjaussuunnitelma, joka sisältää korjaavien toimenpiteiden aikataulun ja vastuuhenkilön. Kun korjaus on suoritettu vastuuhenkilö toimittaa auditoijalle sovitun todisteen korjauksesta ja sopii tämän kanssa tarvittavasta tarkastusauditoinnista. Auditointiraportti Auditoinnin tuloksista laaditaan raportti, joka sisältää auditoidun toiminnon määrittelyn, ajankohdan ja auditoijat, haastatellut henkilöt sekä läpikäydyn dokumenttiaineiston. Raporttiin kirjataan todetut järjestelmän vahvuudet ja mahdolliset poikkeamat. Auditointiraportti toimii tilannekatsauksena johdolle siitä, miten toimintapolitiikkaa noudatetaan ja miten on edistytty TTTasioiden parantamisessa. Se osoittaa myös järjestelmän puutteet ja kehityskohteet. 4.5 Johdon katselmus 4.5.1 TTT-järjestelmän katselmus Johdon katselmus päättää TTT-järjestelmän yhden toteutuskierroksen ja aloittaa samalla uuden kauden. Katselmuksessa käsitellään yrityksen toteutuneet TTT-ohjelmat ja tarkistetaan edistyminen TTT-päämäärissä. Katselmuksessa tarkastellaan myös TTT-politiikkaa, - päämääriä ja -tavoitteita sekä niiden soveltuvuutta nykyiseen tilanteeseen. Jatkuvan parantamisen periaatteen mukaisesti pyritään jatkuvasti parempaan TTT:n tasoon. Johdon katselmuksen suorittaa WinNovan johtoryhmä. Katselmuksen tulokset dokumentoidaan katselmuksesta laadittavaan katselmusraporttiin. Raportti on todiste pidetystä johdon katselmuksesta ja se toimii seuraavan katselmuksen pohja-aineistona. Sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset on kuvattu ja ohjeistettu IMS-järjestelmään. Prosessikuvaus: Sisäinen auditointi ja johdon katselmus Menettelyohje: Sisäiset auditoinnit 4.5.2 Jatkuva parantaminen Jatkuva parantaminen on tehokkaan TTT-järjestelmän ratkaiseva ominaisuus. Jatkuvaan parantamiseen päästään saavuttamalla TTT-päämäärät ja -tavoitteet mahdollisimman hyvin. WinNovan TTT-järjestelmän jatkuva parantaminen toteutetaan sisäisissä auditoinneissa sekä johdon katselmuksessa tunnistettujen kehittämistarpeiden mukaisesti. Ennen suunnitelmien laadintaa selvitetään tunnistettujen heikkouksien ja puutteiden perimmäiset syyt sekä olemassa olevat kehittämismahdollisuudet. Kehittämistarpeet priorisoidaan ja TTT-päämäärien tavoitteet sekä TTT-ohjelmat laaditaan kehittämistarpeiden priorisoinnin perusteella. WinNova / Turvallisuuskäsikirja / 11