Tik-76.115 Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö Tietotekniikan osasto Teknillinen korkeakoulu JÄRJESTELMÄN KÄYTTÖOHJE LiKe Liiketoiminnan kehityksen tukiprojekti Versio: 1.1 Tila: hyväksytty Päivämäärä: 13.2.2001 Tekijä: Minna Reino Kommentit: Hyväksyi: Katariina Ylinen
VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Muutokset Muuttaja 0.1 9.2.2001 Alustava versio Minna Reino 1.0 12.2.2001 Täydennetty versio Minna Reino 1.1 13.2.2001 Korjattu versio (painikkeiden yms. nimien muotoilu yms.) Minna Reino
1. SIVUJEN YLEISRAKENNE 1 2. JÄRJESTELMÄN PÄÄSIVU 2 3. PROJEKTIN PÄÄSIVU 3 4. PROJEKTIN VAIHEEN SIVU 5 5. PROJEKTIN LUOMINEN / PROJEKTIN TIEDOT 6 PROJEKTIN TIEDOT 6 PROJEKTIN LUONTI 7 6. PROJEKTIN LUOMINEN / KÄYTTÄJÄT 7 7. DOKUMENTTIEN VALINTA (PROJEKTIN LUOMISEN YHTEYDESSÄ)8 8. DOKUMENTTIEN LISÄÄMINEN / POISTAMINEN PROJEKTISTA 9 9. DOKUMENTIN TIEDOT (DOKUMENTIN LISÄÄMINEN PROJEKTIIN)10 10. DOKUMENTIN TIEDOT 11 11. KÄYTTÄJÄN TIEDOT 12
12. SALASANAN VAIHTO 12 13. SEURATTAVIEN DOKUMENTTIEN VALINTA 13 14. LUKITUT DOKUMENTIT 14 15. KÄYTTÄJIEN HALLINTA 15 16. PROJEKTIPOHJAN LUOMINEN 16
1. SIVUJEN YLEISRAKENNE Järjestelmän sivut ovat perusrakenteeltaan kolmiosaiset: sivun yläosa toimii otsikkona sivulle, vasemmalla oleva kehittäjän karttakirjan polku projektin navigointikarttana ja kolmantena kokonaisuutena on sivun toiminnallinen osa, jonka tehtävät vaihtelevat riippuen sivun tarkoituksesta. Jokaisella sivulla on otsikkorivi, joka koostuu käyttäjän sekä kyseisen sivun nimestä. Lisäksi projekteihin sidoksissa olevilla sivuilla otsikkorivillä on näkyvissä auki olevan projektin nimi. Projektin nimi toimii linkkinä projektin lisätietoihin, joista selviää yksityiskohtaisempaa tietoa kyseisestä projektista. Otsikkorivin käyttäjän nimi -linkki avaa sivun, jolla järjestelmään kirjautuneena oleva käyttäjä pääsee muokkaamaan itsestään järjestelmässä olevia tietojaan. Otsikkorivin oikeasta reunasta löytyvät painikkeet, joiden avulla voidaan suorittaa järjestelmässä hakuja (H), avata käyttöohjeet (?) tai sulkea järjestelmä (X). Järjestelmän pääsivulla ja projekteihin yhteydessä olevilla sivuilla on sivun vasemmassa laidassa näkyvillä Kehittäjän karttakirjan polku, jonka avulla voi navigoida projektin eri vaiheiden dokumentaatiossa. Järjestelmän pääsivun polulla voi tutustua Kehittäjän karttakirjan materiaaliin, joka on kerätty auttamaan ja ohjaamaan liiketoiminnan kehitysprojekteihin osallistuvia ihmisiä. Järjestelmän sivujen toiminnalliset osat vaihtelevat sivujen tarkoituksen mukaan. Sivujen oikeassa alareunassa on painikkeet, joiden avulla voi siirtyä järjestelmän tai projektin etusivulle ja mahdollisesti palata edelliselle sivulle. Sivuilla olevien!-painikkeiden takaa löytyy ohjeita, joiden avulla käyttäjä voi hyödyntää järjestelmää mahdollisimman tehokkaasti ja saada apua kehittämisprojektin läpivientiin. 1
2. JÄRJESTELMÄN PÄÄSIVU Järjestelmän pääsivun mahdollista valita jonkin valitun projektin tietoihin ja dokumentaation, tai luoda uusi projekti sekä seurata eri projektien dokumenteissa tapahtuvia muutoksia. Tietyn projektin tietoihin ja dokumentaatioon pääsee valitsemalla Projektin valinta - listalta halutun projektin nimi, jonka jälkeen painetaan painiketta Siirry projektiin, jolloin järjestelmä avaa halutun projektin pääsivun. Uuden projektin lisääminen järjestelmään tapahtuu painamalla Luo uusi projekti... -painiketta. Seurattavien dokumenttien muutokset -listan avulla on mahdollista seurata muutoksia, joita tapahtuu eri projektien dokumentaatiossa. Listalla olevia dokumentteja on mahdollista päästä lukemaan valitsemalla haluttu dokumentti ja painamalla L-painiketta, jolloin valittu dokumentti avautuu luettavaksi. Valitsemalla painike M dokumentti avautuu muodossa, jossa sitä on mahdollista lukea ja muokata. T-painike avaa dokumenttiin liittyvät tiedot näkyville (ei itse dokumenttia). Listalla näkyvät dokumentit, jotka käyttäjä on valinnut seurantaan ja joita on muokattu listan viimeisimmän kuittauksen jälkeen. Seurattavien dokumenttien listaa voi muokata Valitse seurattavat dokumentit -painikkeesta. Tämä painike avaa listan, jonka avulla voi valita eri projektien dokumentteja seurantaan sekä 2
poistaa niitä seurannasta. Kuittaa muutokset nähdyksi -painikkeen avulla tyhjennetään seurattavien dokumenttien muutosten lista, jonka jälkeen listalla tulevat näkymään muutokset, jotka ovat tapahtuneet viimeisimmän kuittauksen jälkeen. Sivun vasemmassa reunassa sijaitsee Kehittäjän karttakirjan polku, jonka avulla voi tutustua järjestelmään kerättyyn tietoon ja ohjeistukseen kehitysprojektin läpiviennistä. Navigointi dokumentaatiossa tapahtuu polulla sijaitsevien ympyrälinkkien avulla, jotka kuvaavat projektin eri vaiheita ja sisältävät ohjeistusta niihin. Muokattavana olevat dokumentit -painike avaa näkymän, jossa on näkyvillä käyttäjän muokattavakseen varamaat dokumentit. 3. PROJEKTIN PÄÄSIVU Projektin pääsivu sisältää lyhyen kuvauksen kyseisestä projektista, joka on enintään 255 merkkiä pitkä. Projektikuvauksen oikealla puolella sijaitsevasta Muokkaa tietoja - painikkeesta on mahdollista siirtyä sivulle, josta pääsee muokkaamaan projektin tietoja. Valitsemalla Lisää tai poista dokumentteja... -painike on mahdollista lisätä tai poistaa dokumentteja kyseisestä projektista. 3
Seurattavien dokumenttien muutokset -listan avulla on mahdollista seurata muutoksia, joita tapahtuu projektin dokumentaatiossa. Erona järjestelmän pääsivulla näytettävään listaan on se, että projektissa näytetään vain kyseisen projektin muuttuneet seurattavat dokumentit. Listalla olevia dokumentteja on mahdollista päästä lukemaan valitsemalla haluttu dokumentti ja painamalla L-painiketta, jolloin valittu dokumentti avautuu luettavaksi. Valitsemalla painike M dokumentti avautuu muodossa, jossa sitä on mahdollista lukea ja muokata. T-painike avaa dokumenttiin liittyvät tiedot näkyville (ei itse dokumenttia). Listalla näkyvät dokumentit, jotka käyttäjä on valinnut seurantaan ja joita on muokattu listan viimeisimmän kuittauksen jälkeen. Seurattavien dokumenttien listaa voi muokata Valitse seurattavat dokumentit -painikkeesta. Tämä painike avaa listan, jonka avulla voi valita eri projektien dokumentteja seurantaan sekä poistaa niitä seurannasta. Kuittaa muutokset nähdyksi -painikkeen avulla tyhjennetään seurattavien dokumenttien muutosten lista, jonka jälkeen listalla tulevat näkymään muutokset, jotka ovat tapahtuneet viimeisimmän kuittauksen jälkeen. Sivun vasemmassa reunassa sijaitsee Kehittäjän karttakirjan polku, jonka avulla voi navigoida projektin dokumentaatiossa projektivaiheittain. Navigointi dokumentaatiossa tapahtuu polulla sijaitsevien ympyrälinkkien avulla, jotka kuvaavat projektin eri vaiheita ja sisältävät projektin kyseisen vaiheen dokumentit. Muokattavana olevat dokumentit -painike avaa näkymän, jossa on näkyvillä käyttäjän muokattavakseen varamaat dokumentit. Sivun oikeassa alareunassa on painike Siirry pääsivulle, josta päästään takaisin järjestelmän etusivulle 4
4. PROJEKTIN VAIHEEN SIVU Projektin vaiheen sivu sisältää listauksen vaiheen dokumenteista. Dokumentit on jaettu aihealueittain kokonaisuuksiksi ja merkitty erilaisin symbolein, joiden avulla voi nähdä, minkä tyyppistä tietoa dokumentti sisältää. Vaiheen dokumentteja pääsee lukemaan painamalla halutun dokumentin perästä L- painiketta, jolloin valittu dokumentti avautuu luettavaksi. Valitsemalla painike M dokumentti avautuu muodossa, jossa sitä on mahdollista lukea ja muokata. T-painike avaa dokumenttiin liittyvät tiedot näkyville (ei itse dokumenttia). Sivun vasemmassa reunassa sijaitsee Kehittäjän karttakirjan polku, jonka avulla voi navigoida projektin dokumentaatiossa projektivaiheittain. Navigointi dokumentaatiossa tapahtuu polulla sijaitsevien ympyrälinkkien avulla, jotka kuvaavat projektin eri vaiheita ja sisältävät projektin kyseisen vaiheen dokumentit. Muokattavana olevat dokumentit -painike avaa näkymän, jossa on näkyvillä käyttäjän 5
muokattavakseen varaamat dokumentit. Sivun oikeassa alareunassa on painikkeet Siirry projektin pääsivulle ja Siirry pääsivulle, joiden avulla pääsee siirtymään painikkeesta riippuen, joko projektin tai järjestelmän pääsivulle. 5. PROJEKTIN LUOMINEN / PROJEKTIN TIEDOT PROJEKTIN TIEDOT Projektin tietojen sivulla on kenttiä, jotka sisältävät perustietoja projektista. Valitsemalla Projektin dokumentit -painike on mahdollista nähdä listaus projektin dokumenteista. Listauksen projektin käyttäjistä saa valitsemalla Projektin käyttäjät -painikkeen. Tallenna-painikkeen avulla käyttäjät, joilla on oikeudet muokata projektin tietoja, voivat tallentaa tekemänsä muutokset projektiin. Projektin poistaminen tapahtuu valitsemalla Poista projekti, jonka seurauksena projektin tiedot poistetaan järjestelmästä. 6
Sivun oikeassa alareunassa on painikkeet Siirry projektin pääsivulle ja Siirry pääsivulle, joiden avulla pääsee siirtymään painikkeesta riippuen joko projektin tai järjestelmän pääsivulle. PROJEKTIN LUONTI Uuden projektin perustaminen järjestelmään tapahtuu täyttämällä projektin luonti sivun kentät ja sen jälkeen valitsemalla Tallenna-painike. Dokumentteja projektiin voidaan lisätä (ja poistaa) valitsemalla Projektin dokumentit... Käyttäjien eli henkilöiden, joilla on oikeus tutustua projektin dokumentaatioon, lisätään (ja poistetaan) valitsemalla Projektin käyttäjät... -painike. Projektin poistaminen tapahtuu valitsemalla Poista projekti, jonka seurauksena projektin tiedot poistetaan järjestelmästä. Sivun oikeassa alareunassa on painikkeet Siirry projektin pääsivulle ja Siirry pääsivulle, joiden avulla pääsee siirtymään painikkeesta riippuen joko projektin tai järjestelmän pääsivulle. 6. PROJEKTIN LUOMINEN / KÄYTTÄJÄT 7
Projektin käyttäjien lisääminen tapahtuu valitsemalla sivun vasemmasta laidasta Valitse käyttäjän oikeudet -listalta halutut oikeudet ja sen jälkeen valitaan käyttäjä, jolle oikeudet halutaan antaa sekä painetaan listan oikealla puolella sijaitsevaa Lisää > -painiketta. Tämän seurauksena lisätyn käyttäjän nimi tulee näkyville projektin käyttäjien listaan. Käyttäjän poistaminen projektista tapahtuu valitsemalla poistettava käyttäjä oikeanpuoleisesta listasta ja sen jälkeen painamalla < Poista -painiketta. Projektin avainhenkilöiden lisääminen ja poistaminen tapahtuu samalla tavalla kuin käyttäjien oikeuksien lisäys ja poisto. Muutosten vahvistaminen tapahtuu valitsemalla Tallenna-painike. Takaisin projektiin pääsee valitsemalla Siirry projektin tietoihin -painike. Huomioitavaa on, että ellei muutoksia vahvisteta valitsemalla Tallenna, vaan siirrytään suoraan takaisin projektiin eivät muutokset tallennu tietokantaan. 7. DOKUMENTTIEN VALINTA (PROJEKTIN LUOMISEN YHTEYDESSÄ) Dokumenttien lisääminen uuteen projektiin tapahtuu valitsemalla projektipohjalistalta projektityyppi, jonka perusteella projektiin määritellään perusdokumentit. Projektipohjan valinta vahvistetaan Hae-painikkeella, jonka jälkeen tulee näkyville listaus projektityypin dokumenteista. Näistä dokumenteista valitaan projektiin halutut dokumentit valitsemalla 8
dokumentin nimen edessä oleva ruutu. Jokaisella projektityypillä on pakollisia dokumentteja, joiden valintaruutu on harmaannutettu ja niiden valintaa ei voi vaihtaa. Lisäksi projektityyppiin kuuluvat suositellut dokumentit on valittu valmiiksi, mutta niiden valinta voidaan tarvittaessa poistaa. Dokumenttien valinta vahvistetaan valitsemalla Tallenna-painiketta. Sivun oikeassa alareunassa on painikkeet Siirry projektin tietoihin, Siirry projektin pääsivulle ja Siirry pääsivulle, joiden avulla pääsee siirtymään painikkeesta riippuen, joko projektin tietoihin tai projektin/järjestelmän pääsivulle. 8. DOKUMENTTIEN LISÄÄMINEN / POISTAMINEN PROJEKTISTA Dokumenttien lisääminen projektiin tapahtuu valitsemalla halutun projektivaiheen vierestä Lisää uusi, joka avaa dokumentin lisäys ikkunan. Dokumentin poistaminen tapahtuu painamalla poistettavan dokumentin vieressä oleva Poista-painiketta. Sivun oikeassa alareunassa on painikkeet Siirry projektin pääsivulle ja Siirry pääsivulle, joiden avulla pääsee siirtymään painikkeesta riippuen joko projektin tai järjestelmän pääsivulle. 9
9. DOKUMENTIN TIEDOT (DOKUMENTIN LISÄÄMINEN PROJEKTIIN) Dokumentin lisäys projektiin tapahtuu valitsemalla ensin Valitse lisättävä dokumentti ja valitsemalla sen jälkeen haluttu dokumentti Windowsin Avaa-valintaikkunassa. Tämän jälkeen täytetään tarvittavat tiedot varmistetaan lisäys valitsemalla Tallenna. Paluu takaisin edelliseen näyttöön tapahtuu valitsemalla Siirry projektin muokkaukseen. 10
10. DOKUMENTIN TIEDOT Dokumentin tietojen sivulla on kenttiä, jotka sisältävät perustietoja dokumentista. Tallenna-painikkeen avulla käyttäjät, joilla on oikeudet muokata dokumentin tietoja, voivat tallentaa tekemänsä muutokset projektiin. Poistuminen dokumentin tiedoista tapahtuu valitsemalla Sulje. 11
11. KÄYTTÄJÄN TIEDOT Käyttäjän tietojen sivulla on kenttiä, jotka sisältävät tietoja käyttäjästä. Tallennapainikkeen avulla järjestelmään kirjautunut käyttäjä voivat tallentaa tekemänsä muutokset omiin tietoihinsa. Poistuminen dokumentin tiedoista tapahtuu valitsemalla Sulje. 12. SALASANAN VAIHTO 12
Salasanan vaihtaminen tapahtuu antamalla käyttäjätunnus, nykyinen salasana sekä uusi salasana kahteen kertaan järjestelmään ja vahvistamalla muutos valitsemalla Tallenna. Paluu takaisin käyttäjätietoihin tapahtuu valitsemalla Sulje. 13. SEURATTAVIEN DOKUMENTTIEN VALINTA Seurattavien dokumenttien valinta tapahtuu valitsemalla ensin projekti, jonka dokumentteja halutaan asettaa seurantaan ja hakemalla dokumentit valitsemalla Hae. Dokumenttien listasta valitaan tämän jälkeen rastittamalla dokumentit, joiden muutoksia halutaan seurata. Seurattavien dokumenttien valinta vahvistetaan valitsemalla Tallenna. Takaisin projektiin palaaminen tapahtuu valitsemalla Sulje. 13
14. MUOKATTAVANA OLEVAT DOKUMENTIT Muokattavana dokumentit ovat dokumentteja, jotka ovat auki ja käyttäjän muokattavana. Dokumentit palautetaan järjestelmään valitsemalla joko Vapauta tai Palauta. Vapauta tarkoittaa dokumentin vapauttamista muiden järjestelmän käyttäjien käyttöön ilman tehtyjä muutoksia. Palauta palauttaa järjestelmään muokatun dokumentin. Siirtyminen takaisin projektin tai järjestelmän pääsivulle tapahtuu valitsemalla joko Siirry projektin pääsivulle tai Siirry järjestelmän pääsivulle. 14
15. KÄYTTÄJIEN HALLINTA Sivun vasemmassa laidassa on listaus järjestelmän tämän hetkisistä käyttäjistä. Listan alapuolella olevista painikkeista Uusi lisää järjestelmään uuden käyttäjän; Muokkaa avaa valitun käyttäjän tiedot sivun oikeaan laitaan muokattavassa muodossa. Käyttäjälle voidaan halutessa antaa enemmän tietoja valitsemalla Lisätiedot -painike ja lisäämällä halutut tiedot. Lisättyjen ja muokattujen tietojen tallennus tapahtuu valitsemalla Tallenna. Jos käyttäjä halutaan poistaa järjestelmästä, valitaan haluttu käyttäjä muokattavaksi ja tämän jälkeen painetaan Poista-painiketta. Sivun oikeassa alareunassa on painikkeet Siirry järjestelmän pääsivulle ja Siirry järjestelmän hallintaan, joiden avulla pääsee siirtymään painikkeesta riippuen joko järjestelmän pääsivulle tai järjestelmän hallintaan. 15
16. PROJEKTIPOHJAN LUOMINEN Uuden projektipohjan luominen tapahtuu antamalla pohjalle ensin nimi ja sen jälkeen valitsemalla dokumentti listasta halutut dokumentit pohjaan. Dokumentit luokitellaan pakollisiksi, suositeltaviksi tai vapaaehtoisiksi. Pakollinen tarkoittaa, että dokumentti on pakollinen kyseiseen projektipohjaan eikä sitä voi poistaa. Suositeltava dokumenttien oletuksena on kuuluminen projektiin, mutta se on mahdollista poistaa projektin dokumenteista. Valinnaiset dokumentit voidaan valita projektiin, jos ne koetaan tarpeellisiksi. Projektipohjaan tehtävät muutokset vahvistetaan valitsemalla Tallenna. Siirry järjestelmän hallintaan palaa järjestelmän hallinnan pääsivulle. 16