KONTIOLAHDEN KUNTA SISÄISEN VALVONNAN OHJEET Voimaantulo: 1.1.2015
1. SISÄISEN VALVONNAN TARKOITUS... 2 2. TALOUSARVIO, TOIMINNAN JA TALOUDEN SEURANTA SEKÄ RAPORTOINTI... 3 2.1. Talousarvio... 3 2.2. Raportointi... 4 2.3. Tilinpäätös...5 2.4. Valtionosuudet...5 2.5. Tilastointi...5 3. SISÄINEN VALVONTA... 6 3.1. Tuloksellisuus... 6 3.2. Varastot... 6 3.3. Hankintatoimi... 7 3.4. Laskutus ja perintä... 7 3.5. Alitilittäjät...10 3.6. Tositteet... 11 3.7. Luottokortit... 12 3.8. Omaisuus-, henkilö- ja tietojärjestelmärekisterien pitäminen... 12 3.9. Kunnan pankkitilien, arvopapereiden ja vakuuksien tarkastus... 13 3.10. Rakennustilien hyväksyminen... 13 3.11. Sisäisten palvelujen hinnoittelu... 14 3.12. Palkkakirjanpidon oikeellisuuden varmistaminen... 14 3.13. Luontoisedut... 14 3.14. Arkistot... 14 4. RAHATOIMI... 15 5. KIRJANPITO... 16 6. RISKIEN HALLINTA... 16 6.1. Omaisuuden turvaaminen ja suojaus... 16 6.2. ATK-riskit... 17 6.3. Takaukset ja muut vastuut... 18 6.4. Henkilöstön tilapäinen poissaolo ja määräaikaiset työ/virkasuhteet... 18 7. SISÄINEN VALVONTA JA OTTO-OIKEUS... 19 1
2 1. SISÄISEN VALVONNAN TARKOITUS Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan sitä osaa johtamisesta, jolla tunnistetaan, ennalta ehkäistään ja hallitaan riskejä. Se on kaikkia niitä toimenpiteitä ja menetelmiä, joilla pyritään toiminnan tuloksellisuuden ylläpitämiseen, edistämiseen ja parantamiseen. Sillä pyritään myös kirjanpidon ja muiden informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmistamiseen, erehdysten, virheiden ja väärinkäytösten ennalta ehkäisyyn ja toteamiseen sekä varojen huolelliseen ja taloudelliseen hoitamiseen. Sisäinen valvonta jaetaan sisäiseen tarkkailuun ja sisäiseen tarkastukseen. Sisäisellä tarkkailulla tarkoitetaan koko organisaation systemaattista johtamisjärjestelmää ja johdonmukaista organisaatiota, täsmällisiä valtuuksien ja vastuiden määrityksiä sekä kattavia laskenta- ja raportointijärjestelmiä. Sisäinen tarkastus on aktiivista ja näkyvää tarkastamista ja se tapahtuu kunnan johdon antamilla valtuuksilla. Sisäisen valvonnan näkökulmallisena tavoitteena on järjestelmien ja toimintaketjujen toimivuuden tarkastaminen tavoiteltujen tulosten varmistava valvominen itse tuloksen laadun varmistaminen, jota tehdään toimintaketjun eri vaiheissa omaehtoisen tuloksellisuuden seuranta. Sisäisen valvonnan toimivuudesta vastaa koko kunnan tasolla kunnanhallitus, joka mm. määrittelee tilivelvolliset viranhaltijat, joilla on erityinen vastuu sisäisen valvonnan rakenteiden luomisesta ja valvonnan jatkuvasta ylläpidosta johtamansa toiminnan osalta. Kunnan ylin johto (konsernijohto) vastaa edellytysten luomisesta toimivalle sisäiselle valvonnalle. Osastojen johdon vastuulla on sisäisen valvonnan järjestäminen ja hoitaminen. Tulosyksiköiden johdon vastuulla on sisäisen valvonnan järjestäminen ja hoitaminen ennen kaikkea henkilöriskien ja omaisuuden vahinkoriskien osalta.
3 2. TALOUSARVIO, TOIMINNAN JA TALOUDEN SEURANTA SEKÄ RAPORTOINTI 2.1. Talousarvio Taloussuunnitelman laatimisohjeet raameineen antaa kunnanhallitus. Laatimisohjeissa määritellään talousarvion ja taloussuunnitelman puitteet, laskentaperusteet, suunnitelmatekstien ohjeistus sekä aikataulu. Toimielimet tekevät määräpäivään mennessä talousarvioesitykset, jotka vaativat toimielimen hyväksynnän. Toimielinten alaiset viranhaltijat laativat talousarvioehdotuksen talousarviovuodelta konekielisesti. Taloushallinto huolehtii perustietojen tallennuksesta ja esitysten kokoamisesta. Tilikartan ja tilitunnisteiden oikeellisuudesta vastaa pääkirjanpitäjä. Tilitunnisteisiin tarvittavat muutokset tulee ilmoittaa pääkirjanpitäjälle talousarviovuotta edeltävän elokuun loppuun mennessä. Kunnanhallitus tekee toimielinten esitysten pohjalta oman esityksensä valtuustolle seuraavan vuoden talousarvioksi ja taloussuunnitelmaksi. Talousarvio sisältää numeeristen tietojen lisäksi valtuuston asettamat tehtäväkohtaiset tavoitteet. Taloussuunnitelmasta tiedottamisesta vastaavat kunnanjohtaja ja talousjohtaja. Sen jälkeen, kun kunnanvaltuusto on hyväksynyt talousarvion, kunnanhallitus antaa talousarvion täytäntöönpano-ohjeet. Kunnanhallitus (lautakuntarooli), lautakunta ja johtokunta hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Hyväksytty käyttösuunnitelma toimitetaan taloushallintoon laskentasihteerille ja pääkirjanpitäjälle.
4 2.2. Raportointi Kunnan toiminnan ja talouden kehittymisestä laaditaan kolmannesvuosiraportit, joista kaksi ensimmäistä on osavuosiraporttia ja viimeinen on tilinpäätösraportti. Raportissa arvioidaan talousarviossa hyväksyttyjen määrärahojen ja tuloarvioiden sekä toiminnallisten tavoitteiden ja suoritteiden toteutumista sekä tehdään tilinpäätösennusteita tarvittavassa laajuudessa. Toimielinten omalta osaltaan laatima ja kunnanhallituksen kokoama kolmannesvuosiraportti toimitetaan valtuuston hyväksyttäväksi. Valtuuston hyväksymä raportti toimitetaan tarkastuslautakunnan, tilintarkastajan sekä lautakuntien käyttöön. Lautakuntien tulee raportoida hyvissä ajoin kunnanhallitusta talousarvion muutostarpeilla. Talousarvion muutostarpeiden esittäminen valtuustolle tapahtuu pääsääntöisesti kolmannesvuosiraportoinnin yhteydessä. Osastot voivat itse laatia ajantasaisesti tarvitsemiaan raportteja. Talousarvioraportoinnin yhteydessä tehdyt käyttösuunnitelmamuutokset esitetään lautakunnalle jo ennen valtuustokäsittelyä. Mikäli valtuusto ei hyväksy määräraha/tuloarvioesityksiä, käyttösuunnitelmaa voi muuttaa näiltä osin viranhaltija eikä lautakunnan uutta esitystä käyttösuunnitelmamuutoksesta tarvita. Mikäli valtuusto esittää määräraha/tuloarviomuutoksia, jotka eivät sisälly käyttösuunnitelmaan, tulee käyttösuunnitelma tarkistaa valtuuston päätösten mukaiseksi seuraavassa lautakunnassa. Käyttösuunnitelman muutoksessa määrärahojen ja tuloarvioiden muutokset on kohdennettava tileille. Tarkistetut käyttösuunnitelmamuutokset tulee toimittaa pääkirjanpitäjälle.
5 2.3. Tilinpäätös Kunnan tilinpäätös laaditaan maaliskuun loppuun mennessä. Tilinpäätöksen valmistelusta ja aikataulusta tiedottaa taloushallinto. Tilinpäätöksen yhteydessä huollettavien varojen ja lahjoitusvarojen tilit tarkistaa ja allekirjoittaa hyväksyjä. Kunnan tilinpäätökseen sisältyy myös konsernin tuloslaskelma, rahoituslaskelma ja tase. Kunnan tytäryhtiöt, osakkuus- ja yhteisyhteisöt ovat velvollisia antamaan konsernitilinpäätökseen tarvittavat tiedot. Konsernitilinpäätöstä koskeva ohjeistus löytyy kunnan konserniohjeesta. Menojäämiä vastaanotetaan tammikuun puoleenväliin saakka. 2.4. Valtionosuudet Tuloslaskelmaan valtionosuuksiksi kirjattavien valtionosuuksien päätösten hyväksymisestä/muutoksenhausta päätetään kunnanhallituksessa. 2.5. Tilastointi Kunnan toiminta- ja taloustilastoista tulee käydä ilmi vaiheittain kuka tilastotiedot on kerännyt. Keräämiensä tietojen osalta on kerääjän allekirjoitettava ja päivättävä tilasto. Osastojen tulee toimittaa tiedot taloustoimistoon koottuna omalta osastoltaan. Tilastosta on käytävä ilmi myös se, kuka ao. osaston tiedot on koonnut.
6 3. SISÄINEN VALVONTA 3.1. Tuloksellisuus 3.2. Varastot Toiminnan tulee olla tuloksellista. Johtaville viranhaltijoille laaditaan vuosittain tulostoimenkuvat, joissa määritellään viranhaltijan asema, avaintulokset, tulostavoitteet, sijaisuudet sekä ratkaisuvalta (perusteet määritellään hallintosäännössä). Kunnanjohtajan tulostoimenkuvan hyväksyy kunnanhallitus. Kunnanhallitus, lautakunnat ja esimiehet valvovat alaistensa osalta toiminnan tuloksellisuutta. Kunnanvaltuusto ylimpänä päättävänä elimenä hyväksyy kunnan strategian sekä toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Kunnalla on rakennustarvikevarasto murskevarasto Keskusvarasto ja murskevarasto toimivat teknisen lautakunnan alaisuudessa. Kaikille varastoille on nimettävä vastuunalaiset varastonhoitajat sekä varastojen tarkastajat. Hankinnat varastoihin suoritetaan keskitetysti vastuullisten varastonhoitajien toimesta noudattaen julkisille hankinnoille asetettuja säännöksiä ja ohjeita. Mahdollisuuksien mukaan hankintoja tehdään Joensuun seudun kuntien yhteishankintana. Kaikki varastot tarkastetaan vähintään kerran vuodessa ja tarkastuspöytäkirja toimitetaan osastopäällikölle ja pääkirjanpitäjälle. Varastot on inventoitava vähintään kerran vuodessa. Varastoluettelo on inventoinnin suorittajan päivättävä ja allekirjoitettava.
7 3.3. Hankintatoimi Kunnan hankinnoissa noudatetaan voimassa olevaa hankintalakia ja kunnanhallituksen hyväksymiä hankintaohjeita. Mahdollisimman monissa tuoteryhmissä ollaan mukana Joensuun seudun kuntien yhteishankinnoissa. 3.4. Laskutus ja perintä Kunnanhallitus on vahvistanut osastojen hankintarajat 17.11.2011 10. Viranhaltijoiden tulee pitää hankinnoista päätöspöytäkirjaa, joka tulee saattaa tiedoksi jäljempänä kohdassa 7. mainituin ehdoin. Erillistä päätöspöytäkirjaa ei tarvitse pitää alle 6.000 euron yksittäisissä hankinnoissa, vaan laskun hyväksyminen toimii samalla viranhaltijapäätöksenä. Osastopäällikkö voi määrätä alaisensa tehtävän tai tulosyksikön esimiehen päättämään hankinnoista enintään oman hankintavaltuutensa puitteissa. Edelleendelegointipäätökset on saatettava kunnanhallitukselle tiedoksi. Vuoden hankinnat (lukuun ottamatta elintarvikkeita, yms.) tulee pääsääntöisesti tehdä marraskuun loppuun mennessä, että ko. vuodelle kuuluvat menot voidaan selvittää mahdollisimman pian vuodenvaihteen jälkeen. Kunnalle tulevat rahasuoritukset ohjataan pääsääntöisesti laskutusjärjestelmää hyväksikäyttäen kunnan pankki- tai postisiirtotileille. Saatava on laskutettava viipymättä veloitusperusteen syntymisen jälkeen, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa. Laskutuskustannusten vähentämiseksi alle 10 euron laskuja ei kuitenkaan tarvitse lähettää em. ajan kuluessa, vaan ne kootaan osastoittain yhteen laskuun tai summa siirretään samaa henkilöä koskevaan suurempaan laskuun. Eräpäivät määrätään siten, että maksuaikaa on 21 vuorokautta, ellei sopimuksessa muuta ole sovittu. Laskujäljennösten säilyttämisestä ja hävittämisestä huolehtii laskuttava taho. Tositteiden säilytysaika on kulloinkin voimassa olevien säännösten mukainen. Laskutusluettelot laaditaan sähköisesti ja hyväksytetään sähköisesti ao. tulosyksikön esimiehellä. Jos laskuttaja laatii laskun itselleen, arkistoidaan tällaisten laskujen kopiot erilliseen kansioon. Lisäksi nämä laskut on hyväksytettävä ao. tulosyksikön esimiehellä.
8 Virheellinen laskutus oikaistaan hyvityslaskulla. Hyvityslaskusta tulee ilmetä hyvityslaskun peruste ja veloituslaskun numero, johon hyvitys kohdistuu. Mikäli hyvitettävä lasku ei ole avoimena tai hyvityksen saajalle ei ole muita laskuja avoimena, laskuttaja huolehtii siitä, että hyvitys maksetaan asiakkaalle rahana. Laskuttajan tulee arkistoida laatimistaan hyvityslaskuista kopiot erilliseen kansioon ja pyytää niihin hyväksymismerkintä tulosyksikön esimieheltä. Osastopäällikön tai hänen määräämänsä viranhaltijan on tarkastettava edellä mainittujen erikseen arkistoitavien laskukopioiden kansiot vähintään kerran vuodessa. Maksu katsotaan kunnalle suoritetuksi sinä päivänä, jolloin velallinen on sen suorittanut rahalaitokseen ja maksun lähettävä rahalaitos on sen kuitannut tai kunnan kassa maksun vastaanottanut. Jos eräpäivä on pyhä, laskun saa maksaa ensimmäisenä eräpäivän jälkeisenä aukiolopäivänä ilman viivästyskorkoa. Jokaisesta suoraan ulosottokelpoisesta (julkisoikeudellinen maksu) maksamattomasta suorituksesta on lähetettävä vähintään yksi maksukehotus. Yksityisoikeudellisesta maksamattomasta suorituksesta on lähetettävä vähintään kaksi maksukehotusta. Julkisoikeudellisissa maksuissa ensimmäiseen maksukehotukseen ja yksityisoikeudellisissa maksuissa toiseen maksukehotukseen on merkittävä, että mikäli maksua ei suoriteta tiedotteessa annettuun päivään mennessä, niin kunta ryhtyy pakkoperintätoimenpiteisiin. Viivästyskorko maksamattomalle suoritukselle lasketaan laskun ensimmäisestä eräpäivästä. Ensimmäinen maksukehotus on lähetettävä viimeistään kuuden (6) viikon kuluttua eräpäivästä ja toinen kehotus viimeistään kuuden (6) viikon kuluttua ensimmäisen maksukehotuksen lähettämisestä. Pakkoperintään voidaan ryhtyä molempien maksulajien kohdalla jo ensimmäisen maksukehotuksen jälkeen tai ennen sitäkin, jos on aihetta olettaa, että saatava jää muuten saamatta. Sisäiset laskut on toimitettava pääkirjanpitäjälle kerran kuukaudessa. Laskutetun saatavan perimiseksi on käytettävä kuittausoikeutta aina kun se on mahdollista. Tehtävän johtaja huolehtii tulojen, saatavien ja maksujen perinnästä. Suoraan ulosottokelpoiset saatavat lähettää jokainen osasto ulosottoviranomaiselle itse. Niille maksuille, jotka eivät ole suoraan ulosottokelpoisia, tulee hakea tuomio. Pienimmästä tuomiolla
9 perittävästä summasta päättää tehtävän johtaja. Tuomion hakemisen hoitaa keskitetysti taloushallinto. Tehtävän johtajat vastaavat siitä, että taloushallinnolla on tarvittavat tiedot tuomion hakemista varten. Mikäli saatavan perintä ei onnistu, on se kirjattava se luottotappioksi. Mikäli kyseessä on virheellinen laskutus tai saatava voidaan muutoin poistaa sosiaalisin perustein, tehdään saatavan poistopäätös. Sekä luottotappio- että saatavanpoistopäätöksissä on tehtävä kirjaukset kirjanpitoon ja myyntireskontraan. Saatavien poistoista/luottotappiosta päättää tehtävän johtaja kunnanhallituksen määräämissä rajoissa. Kunnanhallitus on 14.1.2013 hyväksynyt saatavien poisto-/luottotappiorajat seuraavasti: 1. Luottotappion edellytyksenä on selkeä maksukyvyttömyys. Maksukyvyttömyys tulee todeta ulosoton tai muun luotettavan selvityksen perusteella. Saatavasta voidaan tehdä luottotappiokirjaus, jos esim. velallinen on kunnan tai jonkun muun suorittamassa ulosottoyrityksessä todettu varattomaksi tai velalliselta ei ole jäänyt jako-osuutta konkurssituomiossa. Muu luotettava selvitys edellyttää, että ulosottoyritykseen ryhtyminen on käytettävissä olevien tietojen mukaan todennäköisesti tuloksetonta. 2. Mikäli kyseessä on virheellinen laskutus, sosiaaliset perusteet tai tilinpäätökseen tehdyn saatavan tuloarvion toteutuminen arvioidusta poiketen, tehdään saatavan poistopäätös. 3. Saataviin mahdollisesti liittyvien viivästyskorkojen poiston hyväksyy tehtävän johtaja. 4. Luottotappiopäätöksestä huolimatta perintää jatketaan. Perinnän lopettamiselle on oltava selkeät perustelut (esim. saatavan vanhentuminen). Saatavan poistopäätöksestä perintä lakkaa. Luottotappiopäätöksestä huolimatta perintää jatketaan. Perinnän lopettamiselle on oltava selkeät perustelut (esim. saatavan vanhentuminen). Saatavan poistopäätöksestä perintä lakkaa. Velkajärjestelytapauksessa ei tehdä luottotappiokirjausta, vaan saatavan poistopäätös. Tällöin saatava voidaan poistaa kertymättä jäävien saatavien osalta velkajärjestelyohjelman mukaisesti. Luottotappioista pidetään "käsikirjanpitoa". Kirjanpidon pitämisestä vastaa pääkirjanpitäjä. Osastojen on toimitettava pääkirjanpitäjälle luottotappioista ajantasaiset tiedot.
10 Luottotappioiden käsikirjanpidosta on käytävä ilmi velallisen nimi laskunumero, laskulaji saatavan syntymisajankohta Luottotappiota koskevaan tositteeseen on merkittävä laskun numero euromäärä alv-koodi tulosyksikkö ja tili luottotappion syy 3.5. Alitilittäjät Kunnanhallitus hyväksyy vuosittain alitilittäjät ja määrittelee samalla tilitysrajan, pohjakassan suuruuden ja tilitysjakson. Alitilittäjä on velvollinen antamaan tilityksen kunnanhallituksen määrääminä aikoina. Tilitys on tehtävä kunnanhallituksen määräämällä tavalla ja siihen on liitettävä asianmukaiset meno- ja tulotositteet. Niiden alitilittäjien kohdalla, joissa on useampi vastuuhenkilö nimetty, katsotaan alitilittäjän vastuu henkilöiden kesken yhteisvastuulliseksi. Tilityksessä tai sen liitteenä olevissa menotositteissa on oltava toimielimen laskujen hyväksymistä koskeva päätöksen mukainen hyväksymismerkintä ao. tehtävästä tai tulosyksiköstä. Kassanhoitajan vaihdoksen yhteydessä on toimitettava kassantarkastus. Osastopäällikön tai hänen määräämänsä viranhaltijan on tarkastettava kassa vähintään puolivuosittain ja tarkastuspöytäkirja on toimitettava viipymättä osastopäällikölle ja pääkirjanpitäjälle. Alitilittäjä ei saa kirjata suorituksen vastaanottoa itseltään. Tällaisissa tapauksissa suorituksen vastaanottajana on käytettävä sijaista tai tehtävä suoritus kunnanviraston kassaan. Tehtävän johtajien ja osastopäälliköiden tehtävänä on valvoa, että kunta saa kaikki sille kuuluvat suoritukset.
11 3.6. Tositteet Kontiolahden kunta on siirtynyt vuonna 2005 sähköiseen laskunkäsittelyyn. Paperisina saapuvat laskut skannataan keskitetysti taloushallinnon toimesta ja laskujen hyväksymiskierto tapahtuu sähköisessä muodossa päätteeltä. Vuodesta 2006 alkaen kunta vastaanottaa myös sähköisessä muodossa lähetettyjä laskuja. Sähköisen laskujenkäsittelyn ohjelmassa laskujen käsittelijät jaetaan asiatarkastajiin ja hyväksyjiin. Asiatarkastajan tehtävänä on verrata laskua tarjoukseen, sopimukseen, tilaukseen ja toimitukseen tavaran tai työsuorituksen saapuminen varmistaen. Lisäksi asiatarkastaja tekee laskulle tilimerkinnän ja lähettää sen edelleen hyväksyjälle tai toiselle asiatarkastajalle. Asiatarkastajan tekemät tilimerkinnät ja mahdollisesti lisäämät kommentit todentavat laskulle merkityn tavaran tai palveluksen vastaanotetuksi. Jos sähköisen laskujenkäsittelyjärjestelmän käyttäjätunnukset on jossain hallintokunnassa jaettu siten, että laskun asiatarkastajana toimii joku muu kuin toimituksen todellinen vastaanottaja, tulee todellisen vastaanottajan toimittaa kyseisen laskun asiatarkastajalle toimituksen tarkistettu ja allekirjoitettu lähetys- tai pakkauslista. Em. lähetyslistat tulee säilyttää kuluvaa vuotta seuraavan vuoden loppuun. Laskujen numerotarkastusta tulee suorittaa harkintaa käyttäen, lähinnä käsintehdyille laskuille. Lautakunnan ja muun kunnan viranomaisen on vuosittain määrättävä henkilöt, jotka sen puolesta hyväksyvät tositteet, jollei hyväksyjää ole määrätty kunnan hallintosäännössä. Ilmoitus laskujen hyväksyjistä on tehtävä taloushallintoon kirjallisesti ja siitä on käytävä ilmi hyväksyjän virka/toimi tai luottamustehtävä. Hyväksyjä vastaa laskusta kokonaisuudessaan. Hänen tehtävänään on varmistua sopimuksen mukaisesta menettelystä sekä tarkastaa, että lasku tai tosite on muodollisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelu on todettu vastaanotetuksi, laskussa tai tositteessa on oikea tilimerkintä, asia- ja numerotarkastusmerkinnät ja että menon suorittamiseen on käytettävissä määräraha. Vastaanottajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö. Menotositteesta on käytävä ilmi hankitun tarvikkeen, työn tai palvelun toimitus tai suoritusaika, käyttötarkoitus ja oikea tiliöinti. Laskuttajalta on aina vaadittava kannanotto arvonlisäverosta (verokanta tai veron euromäärä siten, että verokanta voidaan selvittää tai maininta verottomasta myynnistä). Kunnassa on keskitetty ostoreskontra, joka on taloushallinnossa. Hyväksyjä vastaa siitä, että lasku on siirretty sähköisessä
12 järjestelmässä reskontraan ennen eräpäivää maksatusta varten. Laskujen käsittelyssä ja reskontraan siirrossa on huomioitava, että ostoreskontraan viety lasku päivittyy maksatustiedostoon vasta seuraavan yön aikana, jonka jälkeisenä ensimmäisenä pankkipäivänä maksatus voi tapahtua. 3.7. Luottokortit Kunnan työntekijöiden käytössä olevista kunnan luottokorteista on pidettävä erillistä luetteloa. Luettelosta on käytävä ilmi luottokorttiyhtiö, luottokorttia käyttävät kunnan yksiköt, tiedot käyttäjistä (nimi, virka/toimi tai luottamustehtävä) luottokortin numero, luottoraja sekä luottokortin voimassaoloaika. Luottokorteista pitää kirjaa kassa-asioista vastaava laskentasihteeri. Luottokorttisopimukset allekirjoitetaan kunnan nimissä hallintosäännössä määrätyllä tavalla. Uudesta myönnetystä luottokortista on ilmoitettava välittömästi luottokorttiluettelon pitäjälle. Luottokorttilaskut hyväksytään kuten muutkin ostolaskut. Luottokorttien käyttöä valvoo tehtävän johtaja. 3.8. Omaisuus-, henkilö- ja tietojärjestelmärekisterien pitäminen Kiinteästä ja irtaimesta omaisuudesta, arvopapereista, saamisista ja muusta omaisuudesta sekä ottolainoista, sopimuksista, sitoumuksista, vakuuksista ja vakuutusasiakirjoista on pidettävä luetteloa. Viranomaisten tulee laatia ja pitää saatavilla kuvaukset pitämistään tietojärjestelmistä. Henkilötietolain mukaisista henkilörekistereistä on laadittava rekisteriseloste. Irtaimistoluettelon pitämisestä kunnanhallitus on antanut erilliset ohjeet 19.1.2009 67. Kiinteistöluetteloa pitää tekninen toimi. Kiinteistöluetteloon merkitään tiedot kiinteistön hankinta-ajasta, määräalan erottamisoikeuden kiinnittämisestä, saannon lainhuudatuksesta, hankintahinnasta sekä kiinteistöjen luovutuksista ja niihin liittyvistä kiinnityksistä. Luetteloa talousarviolainoista ja vakuutusasiakirjoista pitää kassaasioista vastaava laskentasihteeri. Luetteloa arvopapereista pitää pääkirjanpitäjä. Arvopapereita on oikeus siirtää (esim. muuttaa arvoosuuksiksi) kunnanjohtajalla tai talousjohtajalla. Julkisuus- ja henkilötietolain mukaiset henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet, -luettelot ja -rekisteriotteet tulee pitää ajan tasalla osastoittain. Rekisterien pitäminen kuuluu lautakuntien vastuulle. Päivitysten ajantasaisuudesta vastaavat osastopäälliköt.
13 Osastot toimittavat tiedot rekistereistään ja niihin liittyvistä päivityksistä tietosuojavastaavalle, joka kokoaa kunnan rekisterit yhteen. Ao. osastopäällikkö tarkastaa tai tarkastuttaa tässä kohdassa tarkoitetut luettelot. 3.9. Kunnan pankkitilien, arvopapereiden ja vakuuksien tarkastus Kunnanhallitus valitsee tarkastajat, joiden tulee tarkastaa vähintään kerran vuodessa kunnan hallussa olevat arvopaperit ja vakuudet sekä pankkitilien varat. Teknisen lautakunnan valitsemat tarkastajat tarkastavat vuosittain teknisen toimen vastaanottamat rakennus- ja takuuaikaiset vakuudet. Ympäristölautakunnan valitsemat tarkastajat tarkastavat vuosittain maa-ainesvakuudet. Tarkastajien tulee olla viranhaltijoita. Tarkastuskertomukset toimitetaan tiedoksi kunnanhallitukselle. 3.10. Rakennustilien hyväksyminen Rakennusurakoiden tarjousasiakirjat tulee avata vähintään kahden henkilön läsnä ollessa. Tarjousten avaamisesta on laadittava pöytäkirja, jonka avaajien on allekirjoitettava. Tarjouksen jättäjillä on mahdollisuus olla läsnä tarjousten avaustilaisuudessa. Rakennuskohteen toteuttamisen jälkeen laaditaan tilitys rakennuskohteen kustannuksista. Tileissä seurataan erikseen hyvitykset ja lisälaskutukset. Pinta-alaltaan alle 500 neliömetrin rakennushankkeista tilitykset hyväksyy tekninen lautakunta. Pintaalaltaan yli 500 neliömetrin rakennushankkeista tilitykset hyväksyy kunnanhallitus. Kuitenkin alle 100.000 euron tilitykset hyväksyy tekninen johtaja.
14 3.11. Sisäisten palvelujen hinnoittelu Sisäiset palvelut hinnoitellaan todellisten kustannusten mukaan. Hinnoittelussa ei käytetä yleiskustannuslisää eikä sisäisten palvelujen myynnistä saa syntyä sisäistä katetta. Uusi: Sisäisestä laskennasta laaditaan tarkempi ohjeistus johtoryhmässä. 3.12. Palkkakirjanpidon oikeellisuuden varmistaminen Palkkakirjanpidon oikeellisuutta varmistetaan seuraavin keinoin: Pääkirjanpitäjä ja henkilöstöasioissa mukana oleva palkkasihteeri suorittavat vuositasolla tilastojen ja tilitysten teon yhteydessä palkkakirjanpidon ja pääkirjanpidon täsmäyksen. Samoin tilinpäätöksen teon yhteydessä täsmätään palkkauksen pääkirjatilit. Uusi: Esimiehet vastaavat yksiköidensä palkanmaksun oikeellisuudesta kuukausittain. Esimiehen ottavat kuukausittain raportin ko. tulosyksikössä maksetuista palkoista ja hyväksyvät ne omalla allekirjoituksellaan. Raportit säilytetään mapissa seuraavan vuoden kesäkuun loppuun saakka. Osastopäälliköt tarkastavat kerran vuodessa kuukausittaisten palkkaraporttien hyväksymismerkinnät. Poistetaan: Osastopäälliköt vastaavat oman osastonsa henkilöstön palkkojen oikeellisuudesta. Osastoilla tulee tarkastaa vuosittain henkilöstöhallinnon ohjelmasta, että kaikkien työntekijäryhmien palkat on maksettu tehtyjen päätösten mukaisesti. 3.13. Luontoisedut Osastopäälliköt ja tehtävien johtajat valvovat, että toimialueen mahdolliset luontoisetuarvot ja tarvittavat ilmoitukset hoidetaan asianmukaisesti, (esim. auto-, asunto-, ravinto- ja puhelinetu). Johtoryhmällä on oikeus antaa ohjeita luontoisetujen käytännön toimenpiteistä. 3.14. Arkistot Uusi: Asiakirjahallinto ja arkistotoimi tulee hoitaa Kontiolahden kunnan voimassa olevien ohjeiden mukaisesti. Kontiolahden kunnassa on käytössä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vuosikello, jonka mukaisesti valitaan vuosittain yksi asiakirjahallintoon tai arkistotoimeen liittyvä valvontakohde. Asianhallintasihteeri laatii valvontaraportin, jonka hyväksyy hallintojohtaja.
15 4. RAHATOIMI Hallintosäännön mukaan kunnanvaltuusto päättää lainan ottamista sekä lainan antamista ja muuta sijoitustoimintaa koskevista periaatteista. Talousarvion ja -suunnitelman hyväksymisen yhteydessä kunnanvaltuusto päättää antolainojen ja vieraan pääoman muutoksista. Muista rahoitukseen liittyvistä asioista päättää kunnanhallitus. Kunnanhallitus voi siirtää lainan ottamisen ja sijoitustoimintaa koskevaa toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. Talousjohtaja (sijaisenaan kunnanjohtaja) ratkaisee tilapäisluoton ottamisen kunnanhallituksen vahvistamaan enimmäismäärään asti. Toistaiseksi enimmäismääräksi hyväksytään 14.000.000 (aiemmin 8.000.000) euroa. Kunnanjohtaja/talousjohtaja päättää kunnan kassavarojen tilapäisestä sijoittamisesta rahalaitoksiin. Riskialtista lainanottoa ja riskialttiita sijoituksia on vältettävä. Kunnan lainanantajina voivat olla rahalaitokset, vakuutusyhtiöt, Kuntarahoitus Oy, Kuntien eläkevakuutus ja työeläkekassat. Rahavarat on talletettava ja sijoitettava tuottavalla ja taloudellisella tavalla. Päiväkohtaisesta kassabudjetoinnista huolehtii talousjohtaja. Käteiskassojen rahavarat, arvopaperit ja muut tärkeät asiakirjat on säilytettävä tulenkestävässä holvissa tai kassakaapissa. Kunnalle osoitetun saapuvan arvopostin ja haasteet kuittaa ja vastaanottaa kunnanjohtaja, hallintojohtaja, talousjohtaja tai asianhallintasihteeri. Kunnan tilien avaamisesta ja lopettamisesta päättää kunnanjohtaja tai talousjohtaja. Kunnan tilien käyttöoikeudet antaa kunnanhallitus toistaiseksi. Maksumääräysoikeudet myönnetään vuosittain. Kunnanjohtajalla ja talousjohtajalla on oikeus tilapäisesti peruuttaa/lisätä tilien käyttöoikeuksia henkilöstön poissaolotapauksessa. Pankkitilejä käytettäessä on menotositteeseen liitettävä rahalaitoksen antama päivätty kuittaus tai konekielistä maksujen välitystä käytettäessä pankin palaute maksetuista laskuista on liitettävä selväkieliseen maksutapahtumaluetteloon.
16 5. KIRJANPITO Kunnan kirjanpito hoidetaan keskitetysti taloushallinnossa. Kirjanpito laatii kultakin tilikaudelta käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustetun tililuettelon sekä kirjanpidon menetelmäkuvauksen. Menetelmäkuvaus sisältää tietojärjestelmän yleiskuvauksen, selostuksen kirjausten suorittamistavasta, kirjausketjusta, syöttö- ja tulostusaineistosta, kirjanpidon oikeellisuutta ja täydellisyyttä varmentavista tarkistuksista ja täsmäytyksistä, tietovarastoista sekä kirjanpitoaineiston säilyttämisestä. Kirjanpito ja tilinpäätös laaditaan kirjanpitolain sekä muiden kuntaa sitovien kirjanpito-ohjeiden mukaisesti. Kirjanpitoraportit tarkistetaan ja tarvittavat täsmäytyskirjaukset tehdään kuukausittain. Täsmäytystositteet hyväksyy ao. hyväksyjä. Osastot ovat velvollisia tarkistamaan kirjaukset omalta osaltaan ja tarvittaessa laatimaan oikaisutositteet. Sisäiset kirjaukset tulee tehdä kerran kuukaudessa. Vastuu EU- projektien hallinnoinnista on aina ko. osastolla. EUprojekteille on pyydettävä pääkirjanpitäjältä oma hankenumero. Osasto vastaa hankkeen toteuttamisesta ja annettujen ohjeiden, mm. kilpailutusten noudattamisesta. Ellei muuta ohjetta hankekohtaisesti anneta, tulee osaston säilyttää alkuperäiset laskut omassa arkistossaan hankkeen tarkastamiseen saakka. Osaston on haettava laskut skannauspisteestä. 6. RISKIEN HALLINTA 6.1. Omaisuuden turvaaminen ja suojaus Hallintosäännön mukaan kunnanhallitus vastaa riskienhallinnan toteuttamisesta ja yhteensovittamisesta sekä päättää kunnan omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Kunnanhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. Kunnan viranhaltijat sekä kunnan palveluksessa oleva henkilöstö ovat velvollisia huolehtimaan siitä, että kunnan omistama tai kunnan hoidettava omaisuus pidetään kunnossa sekä käytetään taloudellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Kunnan omaisuus on vakuutettava vahingon varalta. Osastojen tulee huolehtia, että vakuuttamisvelvollisuuden alaiset
17 kohteet ovat vakuutettuja. Kunnanhallitus päättää kunnan omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Kiinteistöpäällikkö tekee tarvittavat lisäykset ja poistot kiinteistövakuutukseen vakuutuskaudella. Yksiköiden esimiehet ottavat matkavakuutuksia kunnan vakuutusyhtiöksi valitusta yhtiöstä yksiköidensä matkoja varten. Osastojen tulee heti tiedottaa kiinteistöihin liittyvistä tai irtaimistohankinnoistaan kiinteistöpäällikköä. Muista vakuutukseen liittyvistä asioista on tiedotettava talousjohtajaa. 6.2. ATK-riskit Kontiolahden kunta ostaa atk-palvelut Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskus Oy:ltä (PTTK Oy). Kuntaan on laadittu yhteistyössä Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskus Oy:n kanssa tietoturvapolitiikka ja tietoturvasuunnitelma. Tietoturvapolitiikan ja -suunnitelman lisäksi kunnassa on jatkuvasti ajan tasalla pidettävät ohjeet tietoturvalliseen työskentelyyn. Poistetaan (ohjeistetaan käyttäjän tietoturvakäsikirjassa): Henkilökohtaisina työvälineinä olevien mikrotietokoneiden turvallisuudesta huolehtii jokainen käyttäjä itse. Työpisteen tietoturvaohjeesta, internet-ohjeesta ja ohjeesta kannettavan tietokoneen käyttöön löytyy ajantasainen tieto turvalliseen työskentelyyn. Kaikkiin kunnan operatiivisiin tietojärjestelmiin käyttäjillä on oltava henkilökohtainen käyttäjätunnus ja vaihtuva salasana. Laitteiden liittäminen kunnan lähiverkkoon ja ohjelmien asentaminen kunnan työasemiin tai palvelimiin ilman PTTK Oy:n henkilökunnan lupaa on ehdottomasti kielletty. Kunnan omien palvelimien tiedot varmistetaan ja varmistuksista huolehtii PTTK Oy. Suurin osa Kontiolahden kunnan käytössä olevista ohjelmistoista käytetään PTTK Oy:n palvelimilta, joiden turvallisuudesta huolehtii PTTK Oy. Poistetaan (nykytilanne tulee huomioiduksi edellisessä kappaaleessa): Taloushallinnon järjestelmät ja terveydenhuollon järjestelmät käytettävissä PTTK Oy:n palvelimilta. Jokaisen käyttäjän oikeudet on tarkoin määritelty ja järjestelmä kerää tiedot suoritetuista henkilötietojen kyselyistä ja muutoksista. PTTK Oy huolehtii tietovarastojen turvallisuudesta. Kunnan henkilöstöhallinnon ja sosiaalitoimen järjestelmät ovat toistaiseksi käytettävissä Logica Oy:n Joensuun palvelukeskuksesta. Näiden järjestelmien tietovarastojen turvallisuudesta huolehtii Logica Oy. Käyttöoikeudet eri ohjelmiin ja järjestelmiin tilaa/luo työntekijän esimiehen päätöksen mukaisesti PTTK Oy:n atk-henkilöstö tai
18 6.3. Takaukset ja muut vastuut järjestelmän pääkäyttäjä. Käyttöoikeudet poistetaan samoin kuin uudet luodaan. Erityisen tärkeää on muistaa päätökset käyttöoikeuksien poistamisesta työsuhteen päättyessä tai pitkien (yli 3 kuukautta) poissaolojen ajaksi. Kunnan internet-yhteys ym. ulkoiset yhteydet on toteutettu Pohjois- Karjalan Maakuntaverkon kautta. Pohjois-Karjalan Maakuntaverkko on erotettu avoimesta tietoverkosta palomuurilla ja kunnan lähiverkko on suojattu Maakuntaverkosta päin osin palomuurilla ja osin reitittimellä. Poistetaan (osa normaalia käyttöoikeuksia pyytämistä ja poistamista): Internet sähköpostiosoitteen työntekijälle tilaa hänen esimiehensä PTTK Oy:n henkilöstöltä. Kunnan kotisivujen ylläpidosta vastaa omalta osaltaan jokainen osasto itse ja ylläpitäjiksi on nimetty 2-4 henkilöä/osasto. Osastopäällikkö vastaa siitä, että osaston atk-riskit tarkastetaan kerran vuodessa. Luetteloa kunnan antamista takauksista pitää taloushallinnossa pääkirjanpitäjä. Takausvastuita valvoo kunnanjohtaja ja talousjohtaja. 6.4. Henkilöstön tilapäinen poissaolo ja määräaikaiset työ/virkasuhteet Mikäli viran/toimenhaltijan poissaolo (virkavapaus, työloma, vuorotteluvapaa, sairausloma jne.) kestää kauemmin kuin 3 kuukautta, tulee hänen käyttöoikeutensa kunnan atk-ohjelmiin ja kunnan pankkitileihin sekä mahdollinen laskujen hyväksymisoikeus tai maksumääräysoikeus peruuttaa. Myös avaimet on luovutettava tekniselle toimistolle. Mikäli poissaolo kestää kauemmin kuin yhden vuoden, tulee viran/toimenhaltijan oikeudet kunnan atkjärjestelmiin kokonaan poistaa. Poissaolevan viran/toimenhaltijan lähin esimies huolehtii avaimien luovuttamisesta ja ilmoittaa atk-käyttöoikeuksien poistamisesta/peruuttamisesta pääkäyttäjälle. Kunnan pankkitilioikeuksissa, laskujen hyväksymis- tai maksumääräysoikeuksissa ilmoitus on toimitettava talousjohtajalle. Määräaikaisen työ/virkasuhteen päättyessä kaikki em. oikeudet on välittömästi poistettava ja avaimet luovutettava.
19 7. SISÄINEN VALVONTA JA OTTO-OIKEUS Pääsääntö: viran- tai toimenhaltijoiden yksi-jäsenisenä viranomaisena tekemät päätökset on saatettava tiedoksi lähimmälle esimiehelle neljän (4) päivän kuluessa päätöspöytäkirjan nähtävänäpitopäivästä lukien. Esittelijöiden päätökset on toimitettava myös lautakunnalle. Lautakuntien pöytäkirjat saatetaan tiedoksi kunnanjohtajalle ja kunnanhallituksen puheenjohtajalle KunL:n 51 :n tarkoittamaa otto-oikeutta varten neljän (4) päivän kuluessa pöytäkirjan nähtävänäpitopäivästä lukien. Päätökset lähimmälle esimiehelle on toimitettava asianhallintaohjelmiston avulla. Esimiehen oikeus päätösten katseluun tiedoksi sähköpostilla välittömästi. Seuraavien viran- tai toimenhaltijoiden yksi-jäsenisenä viranomaisena tekemät päätökset tulee toimittaa otto-oikeuden osalta käsiteltäväksi seuraavasti: Otto-oikeuden omaava toimielin tai viranhaltija Päätöksiä tekevä viranhaltija tai toimielin Kunnanhallitus Kunnanjohtaja Hallintojohtaja Talousjohtaja Henkilöstöpäällikkö Tilaajajohtaja Päätökset toimitettava kunnanjohtajalle kunnanhallituksen kokousta edeltävänä keskiviikkona. Kasvatus- ja koulutuslautakunta Sivistysjohtaja Vapaa-aikalautakunta Tekninen lautakunta Ympäristölautakunta Vapaa-aikapäällikkö Tekninen johtaja Kaavoitusjohtaja