KOKOUSKUTSU 2/2011 Kirkkovaltuusto Kokousaika torstai 31.3.2011 klo 18.00 Kokouspaikka Simeon-sali Käsiteltävät asiat Asia nro Liite nro 7 Kokouksen avaus 8 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 9 Pöytäkirjantarkastajien valinta 10 Ristiniemen siunauskappelin peruskorjauksen suunnitelmien hyväksyminen 11 Marian kirkon aita 12 Miehikkälän pappilan myynti 13 Tilintarkastajien valinta 14 1 Muutoksenhaku puheenjohtaja Ennen kokousta klo 16.30-17.30 voi tutustua Ristiniemen kappeliin osoite Kartanontie 40. Seurakunnan edustajia paikalla esittelemässä kappelia ja viereistä huoltorakennusta sekä tulevia peruskorjauskohteita.
PÖYTÄKIRJA 2/2011 Kirkkovaltuusto 31.3.2011 Sivu 6 Aika torstai 31.3.2011 klo 18- Paikka Simeon-Sali Osanottajat jäsenet Andrejev Katja Aurén Vesa Filppu Arja Haaja Sisko Hanski Liisa Hietala Reijo Hostikka Raita Janes Nina Joenpolvi Tuula Kataikko Leena Kaitainen Markku Kiri Esko Kiri Seppo Kivelä Arto Kulju Jari Lantta Laura Lappalainen Leena Niemelä Teuvo Niemi Milko Näkki Osmo Paavola Aira Peltola Päivi Pennanen Marjatta poissa Rautamaa Eeva Rökman-Pakkanen Virpi Silander Outi Suikkanen Jaana Suurnäkki Heidi Suutari Simo Tompuri Veijo Tulokas Eila Urpalainen Anne Uutela Tuomo varajäsenet Muut läsnäolijat Jari Pennanen, kirkkoherra Tarja Partanen, pöytäkirjanpitäjä Allekirjoitukset puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat Pöytäkirjan tarkastus Paikka ja aika Hamina..20 Hamina..20 Allekirjoitukset Pöytäkirjan nähtävänä pito Pöytäkirja on asetettu nähtäville 6.4.2011 ja on ollut nähtävänä kirkkoherranvirastossa 7.4.-6.5.2011. Nähtävänä pidosta on ilmoitettu kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 5.4.2011. Pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan otteet oikeaksi todistaa
Kirkkovaltuusto 31.3.2011 Sivu 7 KOKOUKSEN AVAUS 7 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 8 Kokouskutsu asialistoineen on lähetetty 23.3.2011, ja asialista on ollut nähtävänä kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 23.-31.3.2011 välisenä aikana. Kokous on päätösvaltainen kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Ehdotus Todetaan kokous laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS 9 Kirkkovaltuusto valitsee kaksi pöytäkirjantarkastajaa tarkastamaan kokouksen pöytäkirjan. Valtuusto voi erikseen päättää, että pöytäkirja tai sen osa tarkastetaan heti. Pöytäkirja tarkastetaan 4.4.2011. Tarkastettu pöytäkirja asetetaan nähtäville 6.4.2011 ja pidetään nähtävillä kirkkoherranvirastossa 7.4.- 6.5.2011. Ehdotus Pöytäkirjantarkastajat valitaan aakkosjärjestyksessä. Vuorossa ovat Raita Hostikka ja Nina Janes.
Kirkkovaltuusto 31.3.2011 Sivu 8 Kirkkoneuvosto 15.3.2011 Sivu 29 RISTINIEMEN SIUNAUSKAPPELIN PERUSKORJAUKSEN SUUNNITELMIEN HYVÄKSYMINEN 39 10 Hamina-Vehkalahden seurakunnan kirkkoneuvosto on valinnut kokouksessaan 2.11.2010 Ristiniemen siunauskappelin peruskorjauksen suunnittelijat. LVIA-suunnittelusta vastaaa Insinööritoimisto LINOS, sähkösuunnittelusta Sähkökuva Oy, rakennesuunnittelusta KCC Kouvolan Konsulttikeskus Oy ja rakennuttajaksi valittiin Insinööritoimisto Yrjö Saarelainen Oy. Arkkitehdiksi Hamina- Vehkalahden seurakunnan kirkkoneuvosto on valinnut 25.8.2009 kokouksessa Ulla Hovin Arkkitehtitoimisto Ulla Hovi Oy:stä. Seurakunta on käynyt suunnittelijoiden kanssa useita neuvotteluja. Lisäksi peruskorjauksesta on neuvoteltu museoviraston ja rakennusvalvonnan kanssa. Ristiniemen siunauskappelin peruskorjaukseen on ryhdytty, koska isot yksinkertaiset ikkunat ja ikkunaseinällä olevat lasiovet laskevat kylmän ilman sisälle. Tästä johtuen lämmityskulut ovat olleet korkeat, mm. viime vuonna kului n. 21.000 litraa öljyä. Kappelissa on lattialämmitys, jonka putkitus on alkuperäinen, lähes 50 vuotta vanha. Se vielä toimii mutta kuinka kauan? Kappelin pannuhuone on samassa pihapiirissä olevassa huoltorakennuksessa. Se on niin huonossa kunnossa ettei sen korjaaminen kannata ja siitä on tarkoitus tehdä kylmä varastorakennus. Huoltorakennuksessa sijaitsivat myös sosiaalitilat, jotka on täytynyt sulkea ja sosiaalitiloiksi on vuokrattu kaksi erillistä parakkia. Niiden tilalle on tarkoitus rakentaa kevyt huoltohalli, jossa on kausityöntekijöiden sosiaalitilat. Huoltohallin suunnittelu ja rakentaminen alkavat heti kun ensin on saatu käyntiin kappelin peruskorjaus. Vainajien kylmäsäilytyskaapit ovat myös alkuperäiset ja kuluttavat huomattavasti enemmän sähköä kuin uudemmat laitteet. Ristiniemen kappelin sähkönkulutus verrattuna Leirikankaan kappeliin on huomattavasti suurempi. Näiden lähtökohtien perusteella kappelin peruskunnostus on kiireellinen toimenpide. Kappelin peruskorjauksen suunnittelussa on päädytty seuraaviin ratkaisuihin: - kappelin ikkunat uusitaan, koska lisäelementtejä ei pystytä asentamaan arkkitehtuurisesti arvokkaaseen kohteeseen rakenteita rikkomatta
Kirkkovaltuusto 31.3.2011 Sivu 9 Kirkkoneuvosto 15.3.2011 Sivu 30 - vainajien kylmäsäilytyskaapit uusitaan - kappelin lämmitysjärjestelmä uusitaan ja sijoitetaan kappelirakennukseen, - lämmön lähteenä käytetään maalämpöpumppuja, - hyödynnetään kylmäsäilytyskaappien tuottomaa lämpöä - ilmastointi uusitaan, käytetään hyödyksi olemassa olevia kanavia - huoltorakennus jätetään kylmäksi varastoksi, ainoastaan sähköpääkeskuskoppi siellä tulee olla lämmin - lattia otetaan auki - sisäpinnat puhdistetaan ja paikkamaalataan, - palautetaan alkuperäinen ilme eteiseen ja käytäville (lasikuitutapetti poistetaan ja lautarimoitus jätetään näkyville) - puutarhurille toimistohuone kappeliin, samoin ympärivuotiset sosiaalitilat Kokouskutsun mukana lähetetään seuraavat asiakirjat - pohjapiirustus (Ulla Hovi) - rakennustapaselostus - rakennustapaselostus LVI - rakennustapaselostus sähkö - lämmitysjärjestelmäselvitys - kustannusarvio (Insinööritoimisto Metsärinne Oy) Kokoukseen on kutsuttu asiantuntijoina rakennuttaja Yrjö Saarelainen ja LVIA-suunnittelija Heikki Nieminen. Piirustukset ovat nähtävillä talousjohtajan työhuoneessa virka-aikana ja kokouksessa. Esitys Esitetään kirkkovaltuustolle, että se hyväksyy Ristiniemen siunauskappelin peruskorjauksen suunnitelmat. Suunnitelmat lähetetään kirkkohallituksen vahvistettavaksi. Esitys hyväksyttiin. 10 Kokoukseen on kutsuttu asiantuntijoiksi rakennuttaja Yrjö Saarelainen ja LVIA-suunnittelija Heikki Nieminen. Ristiniemen kappeliin voi tutustua ennen kokousta klo 16.30-17.30 välisenä aikana. Esityslistan mukana lähetetään lisäksi energiankulutusvertailu Leirikankaan ja Ristiniemen kappeleista sekä lämmitysjärjestelmän vertailut.
Kirkkovaltuusto 31.3.2011 Sivu 10 Piirustukset ovat nähtävillä talousjohtajan työhuoneessa virka-aikana ja kokouksessa. Kirkkoneuvosto 8.2.2011 Sivu 20
Kirkkovaltuusto 31.3.2011 Sivu 11 MARIAN KIRKON AITA 27 11 Marian kirkon nykyinen aita on huonokuntoinen (valokuva 1). Museoviraston Haminan toimipisteen ehdotuksesta on Marian kirkon aitahanke ollut vireillä viime vuoden alkupuolelta lähtien. Asiasta on neuvoteltu Museonviraston Haminan toimipisteen edustajien Ilkka Kaskisen ja Eija Naakan kanssa useaan kertaan. Mukana neuvotteluissa on ollut myös Haminan kaupunginarkkitehti Vesa Pohjola. Hän on ollut yhteydessä myös varuskuntaan ja tuonut heidän vaatimukset aidan rakentamisesta. Kesäkuussa Haminassa vieraili myös Helsingistä Museoviraston yliarkkitehti Martti Jokinen. Alun perin oli tarkoitus rakentaa kiviaita vankityövoimaa käyttäen Bastionin ja RUK:n vastaiselle sivulle. Monien vaiheiden jälkeen Museoviraston edustajat ovat päätyneet seuraavanlaiseen esitykseen (asemapiirros): - Keskusbastionin takasivulla olevaa umpiaitaa jatkettaisiin Simeontalon nurkalle asti, jossa seurakuntatalon ja kirkon tonttien raja on; nykyinen aika jatkuisi noin 12 metriä eli 6 elementtiä (kaupunki tekee, perustukset tehty syksyllä 2010) - tästä eteenpäin tulisi periaatteessa samanlainen pisteaita, jollainen on Keskusbastionin ylätasanteen reunalla, se olisi hieman järeämpi ja tehtäisiin haapa-puusta (julkisivupiirustus), aita tulisi Simeon-talon kulmalta RUK:n esikunnan kulmalle - kirkkotarhan kaupungin puoleiselle sivulle tulisi ketjuaita (vrt RUK:n puisto), joka on osittain olemassa. Perusteita, miksi Museovirasto päätyi puuaitaan ovat mm. alueen yhtenäisempi ilme, edullisemmat kustannukset sekä vankityövoiman käyttö. Kiviaidan tekijöitä ei aina joukosta löydy, koska tekeminen on hidasta ja vankityövoima vaihtuu. Vankityövoimaa voidaan kuitenkin käyttää, se on vahvistunut tammikuussa 2011. Vastaavanlainen aita on aikoinaan ympäröinyt Marian kirkkoa (valokuva 2). Aidan anturat valetaan ensi kesänä, samoin ensi kesänä pystytetään rhputket, joiden ympärille haapatolpat kiinnitetään. Puiden työstö ja toppapuiden koloaminen vaakajuoksuja varten tehdään ensi talvena ja paikalleen aita asennetaan kesällä 2012. Asiasta on pyydetty Museoviraston lausunto (jaetaan esityslistan mukana), joka puoltaa suunnitelmaa. Seurakunta maksaa hankkeen kaikki tarvikkeet, jotka ovat n. 30.000 euroa, mutta työ on ilmaista. Kiviaidan kustannukset olisivat olleet n.
Kirkkovaltuusto 31.3.2011 Sivu 12 45.000 euroa. Talousarvioon on varattu 50.000 euroa Marian kirkon aidan rakentamiseen ja ikkunoiden kunnostukseen. KL 2 Kirkolliset rakennukset. Kirkollisia rakennuksia ovat kirkot ja kellotapulit, siunaus- ja hautakappelit sekä hautausmaalla olevat niihin rinnastettavat rakennukset. Kirkkopihaan sekä sen ja hautausmaan aitaan ja porttiin sovelletaan mitä kirkollisista rakennuksista on säädetty tai määrätty. Kirkon käyttämättä jättämistä sekä kirkollisen rakennuksen purkamista tai sellaista korjaamista, joka olennaisesti muuttaa sen ulko- tai sisäasua, koskeva päätös on alistettava kirkkohallitukselle. Esitys Esitetään kirkkovaltuustolle, että se hyväksyy Marian kirkon ympärille rakennettavan aidan ja lähetetään asia tuomiokapitulin kautta kirkkohallituksen vahvistettavaksi. Esitys hyväksyttiin. 11
Kirkkovaltuusto 31.3.2011 Sivu 13 Kirkkoneuvosto 15.3.2011 Sivu 34 MIEHIKKÄLÄN PAPPILAN MYYNTI 43 12 Miehikkälän pappila ( kiinteistötunnus 489-411-8-119 osoitteessa Pappilankuja 1, 49700 MIEHIKKÄLÄ) on ollut pitkään myynnissä jo Virolahden seurakunnan aikana. Myytävän määräalan suuruus oli alunperin n. 3.000 m 2, mutta siihen on tehty tarkennus ja nyt myynnissä on n. 7.200 m 2 :n määräala. Seurakunta on pyytänyt arviolausunnon kiinteistövälittäjältä. Arvion mukaan kiinteistön markkina-arvo on n. 110.000 euroa +/- 10 %. Kiinteistövälittäjän arviokirja liitteenä 1. Kiinteistöstä ei ennen nyt käsiteltävää tarjousta ole tullut yhtään tarjousta. Kiinteistön sijainti aivan seurakuntatalon välittömässä läheisyydessä lienee suurin syy olemattomaan ostokiinnostukseen. Nyt Miehikkälän kappeliseurakunnan kappalainen Matti Astola on tehnyt ostotarjouksen 23.2.2011, jonka suuruus on 92.000 euroa. Tarjousta voidaan olosuhteet huomioiden pitää kohtuullisena myös seurakunnan kannalta. Seurakunnalle on lisäksi selvää etua siitä, että seurakuntakodin vieressä sijaitsevassa pappilassa asuu kappelin oma pappi perheineen. Tätä ovat seurakuntalaiset Miehikkälässä toivoneetkin. Päätöksen myynnistä tekee kirkkovaltuusto. on alistettava kirkkohallituksen vahvistettavaksi (KL 14 luku 4 ). Esitys 12 Päätetään esittää kirkkovaltuustolle, - että Miehikkälän pappila, Hakuli nimisestä tilasta kiinteistötunnus 489-411-8-119, myydään kappalainen Matti Astolalle n. 7.200 m 2 suuruinen liitteenä olevaan karttaa merkitty määräala Miehikkälän kunnan Saivikkalan kylässä sillä olevine rakennuksineen 92.000 euron kauppahinnasta ja - että kirkkovaltuuston päätös alistetaan kirkkohallituksen vahvistettavaksi. Esitys hyväksyttiin. Kiinteistövälittäjän arviokirja lähetetään esityslistan mukana.
Kirkkovaltuusto 31.3.2011 Sivu 14 Kirkkoneuvosto 15.3.2011 35 TILINTARKASTAJIEN VALINTA 44 13 Taloussääntö V, 29 Tilintarkastus järjestetään seurakunnan toimivasta johdosta riippumattomaksi. Tilintarkastuksesta vastaavat tilintarkastajat kirkkojärjestyksen ja tämän säännön mukaisesti. Kirkkovaltuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten joko vähintään yhden varsinaisen tilintarkastajan ja yhden varatilintarkastajan tai näiden sijasta tilintarkastusyhteisön. Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan tulee olla,tilintarkastaja, kauppakamarin tilintarkastusvaliokunnan hyväksymä HTM-tilintarkastaja tai julkishallinnon ja talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä JHTT-tilintarkastaja. Tilintarkastusyhteisön tulee olla KHT-, HTM- tai JHTT-yhteisö. Tilintarkastusyhteisön on määrättävä päävastuulliseksi KHT-, HTM- tai JHTT-tilintarkastaja. Kirkkovaltuusto tai yhteinen kirkkovaltuusto voi erottaa tilintarkastajan, varatilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön tehtävästään kesken toimikauden. Tilintarkastaja, varatilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö voi erota tehtävästään kesken toimikauden ilmoittamalla siitä kirkkovaltuustolle tai yhteiselle kirkkovaltuustolle. KJ 15:10. Tarjouspyyntö tilintarkastuksesta on lähetetty neljälle tilintarkastusyhteisölle ja ilmoitus julkaistiin 16.2.2011 julkisten hankintojen sähköisessä HILMA-järjestelmässä. Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät Audiator Oy, KPMG Oy ja Tuokko Tilintarkastus Oy. Kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Pistevertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisemman tarjouksen jätti KPMG Oy, vastuullinen tilintarkastaja KHT, JHTT Kaija Pakkanen, varatilintarkastaja JHTT Esko Säilä ja avustava tarkastaja KTM Kati Nikunen. Tarjouspyyntö, tarjouksien julkiset osat, avauspöytäkirja ja vertailu jaetaan esityslistan mukana. Tarjouksiin liittyi salassa pidettäviä asiakirjoja, jotka ovat nähtävillä talousjohtajan työhuoneessa virkaaikana ja kokouksessa.
Kirkkovaltuusto 31.3.2011 Sivu 15 Esitys Päätetään esittää, että kirkkovaltuusto valitsee toimintakautensa vuosien 2011-2014 tilintarkastusyhteisöksi KPMG Oy Ab:n. Esitys hyväksyttiin. 13 MUUTOKSENHAKU 14 Liite 1, 14.