KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 1 Kokousaika Tiistai 22.9.2015 kello 18.00 Kokouspaikka Tuuloksen seurakuntatalo, Pappilantie 15, Tuulos Läsnä Käsitellyt asiat 56 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Antti Hieta Sihteeri Tuija Niemi-Nikkola Pöytäkirjan tarkistus Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Paikka ja aika Hämeenlinna.. 2015 Allekirjoitukset Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto.2015 Todistaa Talousjohtaja Kai Kauppinen Otteen oikeaksi todistaa:
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 2 56 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. 57 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty jäsenille sekä sähköpostina että kirjepostina 17.9.2015. Johtokunnan kokous todetaan laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 58 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys. 59 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Valitaan pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat. 60 Ilmoitusasiat Ylipuutarhuri Kari Laihon päätös reunakivien asettamisesta Ahveniston hautausmaalle Rengon uuden muistolehdon siunaus- ja käyttöönottotilaisuus on sunnuntaina 11.10.2015 klo 12 ja Vuorentaan hautausmaan uuden muistolehdon siunaus- ja käyttöönottotilaisuus on sunnuntaina 11.10.2015 klo 14 Johtokunta merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. 61 Talousarvion toteutuminen 1.1. 30.8.2015 n liitteenä 1 on hautaustoimen ja liitteenä 2 kiinteistötoimen talousseuranta ajalta 1.1. 30.8.2015.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 3 Pylväät viestittävät kuluneen vuoden toteutuneita kuluja elokuun loppuun saakka ja katkoviiva näyttää kuluvan vuoden talousarviota, joka on jaettu tasan kaikille kuukausille. Talousarvioseuranta merkitään tiedoksi. 62 Kiinteistötarkastus Tuuloksen seurakuntataloon ja pihatupaan Johtokunnan kokouksessa on sovittu, että johtokunta kokoontuu seurakuntayhtymän eri toimitiloissa ja että kokousten yhteydessä suoritetaan kyseisen toimipisteen kiinteistötarkastus (johtokunnan tehtävät 13, kohta 11). Tällä kertaa tutustumme Tuuloksen seurakuntataloon sekä pihatupaan ja saamme kiinteistöpäällikön selvityksen seurakuntataloon tehtävistä korjaustöistä (Eija Rantala on ollut Tuuloksen seurakuntaneuvoston kesäkuun kokouksessa selvittämässä asiaa). Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta tekee kiinteistötarkastuksen, käy aiheesta keskustelun ja päättää mahdollisista toimenpiteistä. 63 Hautaustoimen esittely Johtokunnan ensimmäisessä kokouksessa sovittiin, että johtokunnan jäsenille pidetään sekä hautaustoimen että kiinteistötoimen esittelyt. Johtokunnan kokouksessa 9.6.2015 ylipuutarhuri Kari Laiho esitteli hautaustoimen, seurakuntayhtymän hautaushinnaston ja seurakuntayhtymän haudanhoitohinnaston. Tässä kokouksessa esitellään - hautaustoimilaki, liite 3 - Kirkkolain ja kirkkojärjestyksen hautatointa koskevat pykälät, liite 4 - Hämeenlinnan seurakuntayhtymän hautaustoimen ohjesääntö, liite 5 - hautausmaiden käyttösuunnitelmat, liite 6 Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta merkitsee esittelyn tiedoksi.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 4 64 Seurakuntayhtymän kiinteistöjen avainturvallisuus Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 24.11.2010 86 Kiinteistöjen avainturvallisuus muodostuu avainhallinnasta sekä säilytyksestä ja on tärkeä osa kiinteistöjen riskienhallintaa. Seurakuntayhtymän avainturvallisuus järjestettiin SVK:n turvaohjeiden määrittelemälle tasolle vuonna 2009. Kaikki avainhallinta-asiat hoitaa kiinteistötoimisto; lukituksiin liittyvät asiat, sarjoitukset, lisäavainten tilaukset, avainten säilytys, luovutus ja palautus. Julkisessa käytössä olevien rakennusten avainten hallinnan ja säilytyksen osalta tullaan jatkossa noudattamaan ko. turvaohjeita. Avainhallinnan helpottamiseksi on hankittu Servus-avainhallintaohjelma, johon jatkossa tullaan kirjaamaan tiedot jokaisesta seurakuntayhtymän avaimesta. Avainturvallisuudesta tärkeä osa jää viime kädessä käyttäjän huolellisuuden varaan. Käyttäjille pyritään antamaan vain tarpeellinen määrä avaimia ja kulkuoikeudet määritellään työntekijäkohtaisesti. Avaimia luovutettaessa vastaanottajalle painotetaan hänen vastuutaan avaimien huolellisesta käyttämisestä ja säilyttämisestä. Kiinteistöinsinöörin päätösesitys Seurakuntayhtymän avainturvallisuudesta ja avainten käyttöoikeudesta vastaa kiinteistöinsinööri. Avaimia luovutetaan vain kirjattuna avainhallintaohjelmaan ja käyttäjän tulee allekirjoittaa avainlainauslomake. Avainlainauslomakkeen kohdilla kadonnut avain 250 sekä rikkoutunut avain 50 pyritään ohjaamaan käyttäjiä huolellisuuteen ja muistuttamaan jokaista käyttäjää omasta vastuustaan. Avaimen kadotessa käyttäjän tulee tehdä välittömästi ilmoitus. Kiinteistötoimisto laatii tiedotteen avainasioihin liittyvistä toimintatavoista kaikille työntekijöille. Päätösesitys hyväksyttiin. --------------------------------------- Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 14.2.2012 14 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta kokous 7 / 24.11.2010 / 86 Kiinteistöjen avainturvallisuus muodostuu avainhallinnasta sekä säilytyksestä ja on tärkeä osa kiinteistöjen riskienhallintaa. Seurakuntayhtymän avainturvallisuus järjestettiin SVK:n turvaohjeiden määrittelemälle tasolle vuonna 2009. Kaikki avainhallinta-asiat hoitaa kiinteistötoimisto; lukituksiin liittyvät asiat, sarjoitukset, lisäavainten tilaukset, avainten säilytys, luovutus ja palautus. Julkisessa käytössä olevien rakennusten avainten hallinnan ja säilytyksen osalta tullaan jatkossa noudattamaan ko. turvaohjeita. Avainhallinnan helpottamiseksi on hankittu Servus -avainhallintaohjelma, johon jatkossa tullaan kirjaamaan tiedot jokaisesta seurakuntayhtymän avaimesta. Avainturvallisuudesta tärkeä osa jää viime kädessä käyttäjän huolellisuuden varaan. Käyttäjille pyritään antamaan vain tarpeellinen määrä avaimia ja kulkuoikeudet määritellään työntekijäkohtaisesti. Avaimia luovutettaessa vastaanottajalle painotetaan hänen vastuutaan avaimien huolellisesta käyttämisestä ja säilyttämisestä. Kiinteistöinsinöörin päätösesitys Seurakuntayhtymän avainturvallisuudesta ja avainten käyttöoikeudesta vastaa kiinteistöinsinööri. Avaimia luovutetaan vain kirjattuna avainhallintaohjelmaan ja käyttäjän tulee allekirjoittaa avainlainauslomake. Avainlainauslomakkeen kohdilla kadonnut avain 250 sekä rikkoutunut avain 50 pyritään ohjaamaan käyttäjiä
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 5 huolellisuuteen ja muistuttamaan jokaista käyttäjää omasta vastuustaan. Avaimen kadotessa käyttäjän tulee tehdä välittömästi ilmoitus. Kiinteistötoimisto laatii tiedotteen avainasioihin liittyvistä toimintatavoista kaikille työntekijöille. Päätösesitys hyväksyttiin. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan nuorisotyöntekijät sekä nuorisotyönpapit että rippikoulutyöstä vastaava pappi ovat allekirjoittaneet 10.11.2011 päivätyn aloitteen koskien Syöksynsuun leirikeskuksen ja saunan avainten luovuttamista ko. henkilöiden käyttöön (liite 8). Aloitteessa todetaan, että työn joustavuuden, sujuvuuden ja turvallisuuden kannalta olisi tärkeää, että jokaisella nuorisotyöntekijällä on omat avaimet Syöksynsuun leirikeskukseen ja saunarakennukseen. Kaikilla nuorisotyön toimialoilla on toimintaa leirikeskuksessa. Syöksynsuun uudisrakennuksen rakentamisen yhteydessä keväällä 2011 sekä leirikeskukseen että saunarakennukseen vaihdettiin iloq avainjärjestelmä. Muutoksen yhteydessä yhtenäistettiin Syöksynsuun leirikeskuksen avainpolitiikka samanlaiseksi kuin se on ollut jo useita vuosia Loimalahden leirikeskuksessa. Tarvittavat avaimet on varattavissa ja noudettavissa Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan kirkkoherranvirastosta tilavarauksia hoitavalta henkilöltä arkisin viraston aukioloaikoina klo 9-15. Kesäkaudella leirien vastuuhenkilöt saavat tarvittavat avaimet leirikeskuksen henkilökunnalta leirin alussa. Kaikkien seurakuntayhtymän kiinteistöjen ja niissä sijaitsevien tilojen käytöstä tulee tehdä varaus tilavarausohjelmaan. Syöksynsuun leirikeskusta ja rantasaunaa vuokrataan myös muuhun käyttöön. Avainten jatkuva hallinta ei täytä avainturvallisuusmääräyksiä. Syöksynsuussa ei ole vakituista kiinteistöhenkilökuntaa. Kiinteistöturvallisuus, tilojen siivoustarve, mahdolliset korjaustarpeet sekä kiinteistövakuutuksen asettamat ehdot voidaan huolehtia ainoastaan tilavarausten ja avainhallinnan avulla. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Seurakuntayhtymän avainturvallisuudesta ja avainten käyttöoikeudesta vastaa kiinteistöpäällikkö. Syöksynsuun leirikeskuksen käyttö kesäkauden ulkopuolella edellyttää tilavarauksen tekemistä ja avainten noutamista. Päätösesitys hyväksyttiin. Lisäksi todettiin, että kiinteistöpäällikkö keskustelee johtavan nuorisotyön-ohjaaja Markku Ihanderin kanssa Syöksynsuun tarkoituksenmukaisesta avainkäytännöstä koskien kevät- ja syyskaudella. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta Kiinteistöpäällikkö kertoo seurakuntayhtymän kiinteistöjen avainturvallisuuden tämänhetkisestä tilanteesta ja edellisen johtokuntakäsittelyn jälkeen tulleista muutoksista. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta käy asiasta keskustelun ja tekee tarvittavat päätökset.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 6 65 Erityisammattimies Ilmo Tuomiston työsuhteen vakinaistaminen Erityisammattimies Ilmo Tuomisto on aloittanut 22.11.2010 erityisammattimiehenä hautatoimessa. Hänen pääasiallisena työpisteenään ovat olleet Hämeenlinnan hautausmaat ja Vuorentaan kappeli. Talousjohtajan päätöksellä Ilmo Tuomisto on palkattu erityisammattimieheksi ajalle 22.11.2010 31.8.2011. Johtokunta on jatkanut Ilmo Tuomiston erityisammattimiehen työsopimussuhdetta ajalle 1.9.2011 31.8.2012, 1.9.2012 31.8.2014 ja edelleen 1.9.2014 31.12.2015. Tehtävän vaativuusryhmä on 401. Määräaikaisuuden perusteena ovat olleet taloudelliset syyt. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta valitsee Ilmo Tuomiston erityisammattimiehen vakinaiseen työsuhteeseen 1.1.2016 alkaen. Tehtävän vaativuusryhmä on 401 ja pääasiallinen työpaikka on Vuorentaan kappeli sekä seurakuntayhtymän hautausmaat ja muut kiinteistöt. 66 Erityisammattimies Eero Partion työsuhteen vakinaistaminen Erityisammattimies Eero Partio on aloittanut 7.3.2011 erityisammattimiehenä hautatoimessa. Hänen pääasiallisena työpisteenään ovat olleet Hämeenlinnan hautausmaat ja Vuorentaan kappeli. Talousjohtajan päätöksellä Eero Partio on palkattu erityisammattimieheksi ajalle 7.3.2011 31.12.2011. Johtokunta on jatkanut Eero Partion erityisammattimiehen työsopimussuhdetta ajalle 1.1. 31.8.2012,1.9.2012 31.8.2014 ja edelleen 1.9.2014 31.12.2015. Tehtävän vaativuusryhmä on 401. Määräaikaisuuden perusteena ovat olleet taloudelliset syyt. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta valitsee Eero Partion erityisammattimiehen vakinaiseen työsuhteeseen 1.1.2016 alkaen. Tehtävän vaativuusryhmä on 401 ja pääasiallinen työpaikka on Vuorentaan kappeli sekä seurakuntayhtymän hautausmaat ja muut kiinteistöt.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 7 67 Erityisammattimies Vesa Simolan työsuhteen jatkaminen Talousjohtajan päätöksellä Vesa Simola on palkattu erityisammattimieheksi ajalle 16.1.2015 15.1.2016. Hänen pääasiallisena työpisteenään ovat olleet Hämeenlinnan hautausmaat ja Vuorentaan kappeli. Vesa Simola on ilmoittanut jatkavansa mielellään em. tehtävissä. Johtokunta jatkaa Vesa Simolan erityisammattimiehen työsopimussuhdetta ajalle 16.1.2016 31.12.2016. Tehtävän vaativuusryhmä on 401 ja pääasiallinen työpaikka on Vuorentaan kappeli sekä seurakuntayhtymän hautausmaat ja muut kiinteistöt. Määräaikaisuuden perusteena ovat taloudelliset syyt. 68 Vahtimestarin työsuhteen täyttäminen Hämeenlinnan seurakuntayhtymästä on jäänyt muutaman vuoden sisällä eläkkeelle vahtimestari Antti Heino (Kalvola), siivooja-vahtimestari Sirkka Karevaara, suntio Timo Jauhola, suntio Hannele Pasanen (Lammi) ja vahtimestari Pirkko Lempelto. Lisäksi lokakuun alusta 2015 jää eläkkeelle vahtimestari Merja Hiltunen. Talousjohtajan päätöksellä vahtimestari Peter Österman on aloittanut 2.3.2015 määräaikaisena vahtimestarina kiinteistötoimessa. Hänen työpisteinään ovat olleet Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan ja Kalvolan seurakunnan alueella olevat kiinteistöt. Peter Österman on virkavapaalla 31.12.2015 saakka Paraisten seurakuntayhtymän suntion virasta. Peter Österman on ilmoittanut jatkavansa mielellään Hämeenlinnan seurakuntayhtymän palveluksessa ja hän on ilmoittanut irtisanoutuvansa vakinaisesta virastaan Paraisten seurakuntayhtymässä. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta valitsee Peter Östermanin vahtimestarin vakinaiseen työsuhteeseen 1.1.2016 alkaen. Tehtävän vaativuusryhmä on 401 ja pääasiallinen sijoituspaikka on keskusseurakuntatalo ja tarvittaessa seurakuntayhtymän muut kiinteistöt ja hautausmaat.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 8 69 Vahtimestari Petra Sarasteen sivutoimilupahakemus Vahtimestari Petra Saraste anoo sivutoimilupaa toimiakseen Vanajaveden Opistossa sivutoimisena tuntiopettajana kuvataideaineissa. Liitteenä 7 on sivutoimilupahakemus. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta myöntää Petra Sarasteelle sivutoimiluvan 31.5.2017 asti. 70 Muut asiat Kiinteistöstrategian valmistelun tilanne Sankarihautojen kunnostuksen valmistelun tilanne Rengon pappilan myynnin tilanne Keskustelu koskien hautausmaiden valaistusta 71 Seuraava kokous Seuraavat johtokunnan kokoukset on sovittu pidettäväksi tiistaina 27.10.2015 klo 18 kiinteistötoimistolla Verhonkadulla (talousarvio 2016) ja tiistaina 1.12.2015 klo 18 (HHR talousarvio 2016). Tiistain 1.12.2015 kokousta esitetään siirrettäväksi maanantaille 30.11.2015. 72 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todetaan pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 72 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen.