Toteuttamissuunnitelma

Kirjaamisen ja tilastoinnin kehittäminen Kanta-Hämeen sosiaalipalveluissa 1.3.2014-28.2.2016 Toteuttamissuunnitelma tiivistetty versio 23.9.2014 Matti Karvonen Anni Kuhalainen

SISÄLLYS 1 Lyhyt kuvaus hankkeesta... 2 2 Hankkeen tausta... 2 Hakuprosessi... 3 Muutos alkuperäiseen hankesuunnitelmaan... 3 3 Hankkeen organisoituminen... 4 4 Hankkeen tarkoitus ja tavoitteet... 6 Pitkän ajan tavoitteet... 6 Välittömät tavoitteet... 6 Hyödyt kansallisiin tietomäärityksiin ja tietojärjestelmäpalveluihin... 6 Hankkeen rajaukset... 7 5 Hankkeen tuotokset... 7 6 Hankkeen toteuttamissuunnitelma... 8 Kuvaus hankkeen toteutustavasta... 8 Tärkeimmät toimenpiteet... 8 KEHITTÄMISKOKONAISUUS A... 8 KEHITTÄMISKOKONAISUUS B... 9 Hankkeen aikataulujana kuvana... 10 7 Talousarvio... 10 8 Viestintä, arviointi ja raportointi... 11 Liite 1 KiTi-hankkeen aikataulu, vaiheistus ja tarkistuspisteet... 12 1

1 Lyhyt kuvaus hankkeesta Kirjaamisen ja tilastoinnin kehittäminen Kanta-Hämeen sosiaalipalveluissa (KiTi-hanke) on Hämeenlinnan, Hattulan ja Janakkalan sekä Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän eli Forssan, Tammelan, Jokioisten, Humppilan ja Ypäjän kehittämishanke. Hankkeessa yhdenmukaistetaan kunnissa ja kuntayhtymässä tuotettujen lastensuojelun ja aikuissosiaalityön sosiaalipalvelujen kirjaamis- ja tilastointikäytäntöjä, sovitaan yhteisistä tilastoista sekä otetaan käyttöön kansallisten linjausten mukaisia asiakirjapohjia ja luokituksia. Hanke saa valtionavustusta THL OPER-yksiköstä 199 030 ja hankkeen kokonaisbudjetti on 275 580. Omarahoitusosuudesta (76 550 ) vastaavat hankkeessa mukana olevat kunnat. Hankkeen hallinnoijana on Hämeenlinnan kaupunki ja toteutuksesta vastaa ostopalvelusopimuksen mukaisesti sosiaalialan osaamiskeskus Pikassos. Hankkeessa tavoitellaan asiakastietojärjestelmien käytön ja hyödyntämisen helpottamista sekä monipuolistumista Kanta-Hämeen kuntien ja kuntayhtymän lastensuojelun alkuvaiheen sekä aikuissosiaalityön palvelutehtävän toteutuksessa. Hanke toteutetaan ajanjaksolla 1.3.2014-28.2.2016. Hankehenkilöstö koostuu osa-aikaisesta projektipäälliköstä ja kokoaikaisesta projektisuunnittelijasta. Keskeistä hankkeessa on kuntien pääkäyttäjien työn tukeminen sekä maakunnallisen tukiverkoston luominen kuntien johtaville viranhaltijoille, asiakastietojärjestelmien pääkäyttäjille ja asiakastyötä tekeville. Hankkeen kehittämiskokonaisuudet on jaettu kahteen osaan: A) asiakastietojärjestelmien selkiyttäminen ja asiakasasiakirjojen hallinnan yhdenmukaistaminen sekä B) systemaattista tiedontuotantoa koskevan suunnitelman ja koulutuskokonaisuuden valmisteleminen. Hankeaikana vahvistetaan yhteistyötä kansallisten kehittäjien ja tietojärjestelmätoimittajien kanssa. Lisäksi koulutetaan ja ohjeistetaan asiakastyötä tekeviä dokumentoinnissa (A) sekä johtavia viranhaltijoita tilastojen raportoinnissa ja analysoinnissa (B). 2 Hankkeen tausta Kanta-Hämeen sosiaali- ja perusturvajohtajat sekä sosiaalialan osaamiskeskus Pikassos tekivät keväällä 2013 esiselvityksen dokumentoinnin ja tilastoinnin nykytilasta työllistymiseen liittyvissä sosiaalipalveluissa, vammaispalveluissa, lastensuojelussa ja ikäihmisten palveluissa. Esiselvitystä varten tehtiin puhelinhaastattelut yhteensä 45:lle sosiaalialan työntekijälle, päällikölle ja johtajalle, jotka työskentelivät Hämeenlinnassa, Hattulassa, Janakkalassa, Forssassa, Jokioisilla, Tammelassa, Humppilassa Ypäjällä, Riihimäellä, Hausjärvellä ja Lopella. Esiselvityksen pohjalta pääteltiin seuraavaa Kanta-Hämeen sosiaalipalvelujen tilastoinnin ja dokumentoinnin kehittämistarpeista: Tilastojen kokoaminen asiakastietojärjestelmistä on usein käytännössä hankalaa ja tämän vuoksi tilastojen kerääminen ja tallentaminen manuaalisesti on edelleen melko yleistä. Tietojen hallintaa on tarpeen kehittää paikallisesti siten, että mahdollisimman moni yksilöitävä suorite syntyy systemaattisesti asiakastiedon kirjauksen yhteydessä. Myös tilastojen raportointia koskevaa henkilöstön tietotaitoa tulee vahvistaa. Tilastoja on kehitettävä johtamisen, yksilöllisen palvelusuunnittelun ja asiakkaiden tavoitteiden seuraamisen tueksi. Tilastoja ja tilastointikriteerejä on yhdenmukaistettava kunnissa, jotta tietojen pohjalta on mahdollista tehdä sekä ajallisesti että alueellisesti luotettavia vertailuja. 2

Esiselvityksen perusteella voitiin todeta, että Kanta-Hämeessä kannatetaan asiakastietojen kirjaamiskäytäntöjen yhtenäistämistä ja kansallisten asiakirjojen käyttöä. Selvityshetkellä dokumenttien ylikunnallista vertailtavuutta heikensivät kunnittain vaihtelevat työskentelyalueet ja työn organisointitavat sekä työntekijöiden toisistaan poikkeavat tulkintatavat ja kirjaustyylit. Kirjaamiskäytäntöjen yhdenmukaistaminen edellyttää yhteisten ohjeistusten laadintaa alueella, kansallisten linjausten soveltamista ja kirjaamiskäytäntöjä koskevaa ylikunnallista koulutusta. Pääkäyttäjyyden selkeään koordinointiin ja pääkäyttäjien tietotaidon ylläpitoon alueella on tärkeä panostaa, jotta asiakastietojärjestelmiä on mahdollista hyödyntää mahdollisimman monipuolisesti. Esiselvityksen mukaan voitiin todeta, että järjestelmien rakenteita tulee kehittää siten, että päätösten perusteet ja kustannukset tulevat nykyistä selkeämmin esiin. Kun kuntien kirjaamiskäytännöt yhtenäistyvät, tulevaisuudessa tietojen lineaarinen käyttö on mahdollista, vaikka asiakkaan kotikunta muuttuu ja ko. kunnissa olisi käytetty eri toimittajien asiakastietojärjestelmiä. Hankealueella käytetään seuraavia asiakastietojärjestelmiä lastensuojelussa ja toimeentulotuessa/aikuissosiaalityössä: Effica YPH Hämeenlinnassa sekä Pro Consona Hattulassa, Janakkalassa sekä Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän kunnissa eli Forssassa, Humppilassa, Jokioisilla, Tammelassa ja Ypäjällä. Hakuprosessi Hämeenlinnan seudun (Hämeenlinna, Hattula ja Janakkala) ja Forssan seudun (Forssa, Jokioinen, Tammela, Humppila ja Ypäjä) sosiaali- ja perusturvajohtajat päättivät laatia syksyllä 2013 hankesuunnitelman yhteistyössä sosiaalialan osaamiskeskus Pikassoksen kanssa, jotta edellä kuvattuihin kehittämistarpeisiin ja käytäntöjen yhtenäistämisodotuksiin olisi mahdollista reagoida konkreettisin toimin mahdollisimman pian. Pikassos valmisteli hankehakemuksen yhteistyössä kuntien kanssa ja hakemus lähetettiin THL OPERyksikölle syyskuun lopussa 2013. THL pyysi hankehakemukseen tarkennuksia ja uusi, täsmennetty hakemus lähetettiin OPER-yksikköön 8.11.2013. Hanke sai myönteisen rahoituspäätöksen THL OPER-yksiköltä joulukuun alussa 2013. Myönnetty valtionavustusosuus oli 30 620 pienempi kuin mitä haettiin, joten hankkeen kokonaisbudjettia pienennettiin em. määrän verran ja kuntien omarahoitusosuus säilytettiin entisellään. Muutos alkuperäiseen hankesuunnitelmaan Hanke alkoi toimintansa suunnitellun mukaisesti maaliskuun alusta. Sosiaali- ja terveysministeriö julkaisi tiedotteen 3.4.2014, jonka mukaan perustoimeentulotuen käsittely siirretään Kelalle vuoden 2017 alusta. Hallitus päätti asiasta kehysriihessä 25.3.2014 osana rakenneuudistusohjelmaa. (STM Tiedote 75/2014 http://www.stm.fi/tiedotteet/tiedote/-/view/1879307). KiTi-hankkeen ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa 13.4.2014 käsiteltiin tulevaa muutosta ja päädyttiin siihen, että KiTi-hanke tekee muutosanomuksen THL OPER-yksikölle toimeentulotukea koskevan kehittämisen suuntaamisesta aikuissosiaalityöhön. Muutoshakemus hyväksyttiin hankkeen valvojan toimesta 3.9.2014. 3

3 Hankkeen organisoituminen Hanketta hallinnoi Hämeenlinnan kaupunki isäntäkuntamallin mukaisesti. Muita osallistujia ovat Janakkalan ja Hattulan kunnat sekä Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymä (Forssa, Jokioinen, Tammela, Humppila ja Ypäjä). Hankehenkilöstö koostuu osa-aikaisesta projektipäälliköstä ja kokoaikaisesta projektisuunnittelijasta. Hankkeeseen on palkattu YTM Anni Kuhalainen osa-aikaiseksi (80%) projektipäälliköksi 1.3.2014 alkaen. Projektisuunnittelija FM Matti Karvonen on palkattuna hankkeeseen 11.8.2014-31.12.2015 välisen ajan. Henkilöstö sijoittuu sosiaalialan osaamiskeskus Pikassokseen. Hanketta ohjaa ja johtaa ohjausryhmä, jonka on asettanut hanketta hallinnoiva organisaatio eli Hämeenlinnan kaupunki. Ohjausryhmässä on edustajat kaikista hankekunnista, sosiaalialan osaamiskeskus Pikassoksesta ja THL OPER-yksiköstä. Ohjausryhmän kokoonpano (tilanne 9/2014): Nimi Eija Leppänen, puheenjohtaja Jari Pekuri, varapuheenjohtaja Sirpa Ylikerälä Anne Murtonen Marja Hänninen Anne Suntiainen-Nurmi Anne Tuominen Anna Roinevirta Edustettava taho tilaaja, lasten, nuorten ja elämänlaadun tilaajayksikkö Hämeenlinna tilaaja, lasten ja nuorten kasvua tukevat palvelut, Hämeenlinna tilaaja, sosiaalisen tuen palvelut, Hämeenlinna tuotanto, aikuissosiaalityö, Hämeenlinna tuotanto, lastensuojelu, Hämeenlinna tietohallinto, Hämeenlinna kehittämispalvelut, hankkeen hallinnointi, Hämeenlinna sosiaalityön johtaja, Janakkala * varajäsen Mirja Laine pääkäyttäjä, Janakkala Anitta Leinonen vs. perusturvajohtaja, Hattula * varajäsen Eeva Iivonen sosiaalityöntekijä, Hattula Eve Lääts vs. sosiaalihuollon kehittämispäällikkö, Forssan seudun hky * varajäsen Margit Rajahalme perhepalvelujen palvelualueen johtaja, Forssan seudun hky * varajäsen Jaana Paasikangas aikuissosiaalityön palvelualuejohtaja, Forssan seudun hky Kristiina Laiho toimitusjohtaja, Pikassos * varajäsen Minna Niemi kehittämispäällikkö, Pikasssos Maarit Laaksonen hankkeen valvoja, THL OPER * varajäsen Taina Jokinen hankkeen yhteyshenkilö, THL OPER Anni Kuhalainen, esittelijä Matti Karvonen, sihteeri Ohjausryhmälle on määritelty seuraavat tehtävät: projektipäällikkö KiTi-hanke, Pikassos projektisuunnittelija KiTi-hanke, Pikassos Seurata, ohjata ja valvoa hankkeen toimintaa ja rahoituksen käyttöä, tukea hankkeen tiedottamista, käsitellä ja hyväksyä hankkeen viralliset dokumentit kuten hankkeen tarkennettu suunnitelma, toteutussuunnitelma ja loppuraportti, käsitellä mahdolliset hankinnat ja sopia ohjausryhmän kokousten aikataulu. Hämeenlinnan kaupungin Terveyden ja toimintakyvyn edistämisen lautakunnan tilaajajohtaja Jukka Lindberg toimii hankkeen vastuuhenkilönä yhdessä KiTi-hankkeen projektipäällikön kanssa. Hankkeen taloudesta vastaavat Hämeenlinnan kaupungin kehittämispalvelut ja taloushallinto yhteistyössä KiTi-hankkeen pro- 4

jektipäällikön kanssa. Ohjausryhmä osallistuu hankkeen johtamiseen. KiTi-hankkeen henkilöstö projektipäällikön johdolla vastaa siitä, että hanke toteutetaan ohjausryhmän linjausten mukaisesti. Hankehenkilöstö välittää tiedon mahdollisista ongelmista ohjausryhmälle, joka tekee päätöksen asian korjaamiseksi. Hankehenkilöstön tarkemmat työvastuut jakautuvat seuraavasti: Projektipäällikkö johtaa ja ohjaa hanketta sen tavoitteiden ja kustannusarvion mukaisesti vastaa erityisesti hankkeen kehittämiskokonaisuus B:n toteutuksesta asiatarkastaa laskut sekä vastaa hankkeen taloudesta ja sen talouden raportoinnista yhdessä hallinnoijakunnan edustajien kanssa toimii hankkeen ohjausryhmän esittelijänä ja koollekutsujana vastaa yhteistyöstä hankkeen valvojatahon eli THL OPER-yksikön suuntaan vastaa yhteistyöstä muiden THL OPER-yksikön valvomien hankkeiden (Kapsa, Perho, LaTo) sekä muiden alueen kehittämishankkeiden (LasSe, SOS II) suuntaan osallistuu yhteistyöneuvotteluihin tietojärjestelmätoimittajien kanssa vastaa hankkeen kokonaisarvioinnista ja raportoinnista Projektisuunnittelija toimii projektipäällikön tukena ja työparina hankkeen toteutuksessa vastaa omalta osaltaan hankkeen tavoitteiden mukaisesta toiminnasta sekä tarkistetussa talousarviossa pysymisestä vastaa erityisesti hankkeen kehittämiskokonaisuus A:n toteutuksesta toimii hankkeen ohjausryhmän sihteerinä osallistuu hankkeen valvojatahon sekä muiden hankkeiden kanssa tehtävään yhteistyöhön osallistuu yhteistyöneuvotteluihin tietojärjestelmätoimittajien kanssa osallistuu hankkeen kokonaisarviointiin ja raportointiin Hämeenlinnan, Hattulan ja Janakkalan kuntien sekä Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköiden henkilöstö osallistuu erityisesti kehittämiskokonaisuus A:n toteutukseen. Hämeenlinnan, Hattulan ja Janakkalan kuntien sekä Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän johtajat viranhaltijat johtavat hanketta ohjausryhmässä ja osallistuvat erityisesti kehittämiskokonaisuus B:n toteutukseen. Hämeenlinnan, Hattulan ja Janakkalan kuntien sekä Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän lastensuojelun ja aikuissosiaalityön asiakastietojärjestelmien pääkäyttäjät muodostavat toiminnallisen työryhmän hankehenkilöstön rinnalle. Hankehenkilöstö vastaa hankkeen toteutuksesta hankekuntien toimijoiden kanssa. Hankkeen toteuttajina kunnissa ovat Hämeenlinnan, Hattulan ja Janakkalan kuntien sekä vuoden 2014 alussa toimintansa aloittaneen Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän sosiaalihuollon johtavat viranhaltijat ja päälliköt, asiakastietojärjestelmien pääkäyttäjät sekä osa kunnallisen lastensuojelun ja aikuissosiaalityön henkilöstöstä. Muut hyödynsaajat ja sidostahot hankkeessa ovat em. kuntayhtymän ja kuntien sosiaalipalveluita käyttävät asiakkaat, muu sosiaalipalvelujen henkilöstö sekä tietohallinnon asiantuntijat. Sidostahoja ovat alueella toimivat koulutus- ja tutkimusorganisaatiot, tietojärjestelmätoimittajat ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Hanke toimii tiiviissä yhteistyössä alueella toimivien KASTE-rahoitteisten hankkeiden kanssa, joita ovat LasSe - lastensuojelutarpeen selvittämisen kehittäminen Väli-Suomessa -hanke sekä SOS II -sosiaalisesti osalliseksi sosiaalityöllä, joka on aikuissosiaalityöhön keskittyvä hanke. Hanke tekee tiivistä yhteistyötä myös THL OPER-yksikön rahoittamien sosiaalialantietohallintoa kehittävien hankkeiden (KAPSA, Perho, LaTo) kanssa. 5

4 Hankkeen tarkoitus ja tavoitteet Hankkeen tavoitteena on selkiyttää, monipuolistaa ja kansallisten linjausten mukaisesti yhdenmukaistaa dokumentointia ja tilastointia 1) lastensuojelussa annettavissa sosiaalipalveluissa sekä 2) aikuissosiaalityön palvelutehtävän perusteella annettavissa palveluissa. Pitkän ajan tavoitteet Pitkän ajan tavoitteena on, että vuonna 2018: - Tietojärjestelmät ja tiedontuotanto toimivat nykyistä paremmin kunnissa ja kuntayhtymissä tuotetun lastensuojelun ja aikuissosiaalityön suunnittelun ja toteutuksen tukena. - Sosiaalipalveluissa käytössä olevien ohjelmistojen käytettävyys on parantunut. - Asiakastyön kirjaamiskäytännöt ovat yhdenmukaistuneet ja asiakkuusprosessit ovat selkiytyneet Hämeenlinnan seudun kuntien ja Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköissä. - Hankekuntien ja -kuntayhtymän lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköiden tuottavuus on parantunut. Kun tietojärjestelmien käyttö ja hyödyntäminen on sujuvaa, sosiaalipalvelujen henkilöstön työaikaa vapautuu tilastoinnista ja dokumentoinnista asiakkaan kohtaamiseen. - Hankekuntien ja kuntayhtymän lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköiden tietojärjestelmien selkiyttäminen ja tiedontuotannon yhdenmukaistaminen kansallisten linjausten mukaisesti luovat perustan asiakkaille suunnattujen sähköisten palvelujen kehittämiselle ja käyttöönottamiselle. - Hämeenlinnan ja Forssan seuduilta on saatavilla kuntakohtaisesti, alueellisesti ja kansallisesti hyödynnettävää, järjestelmällistä, yhdenmukaista ja kansallisten tietomäärittelyjen mukaista informaatiota kuntien ja kuntayhtymän lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköiden työstä. Näin tietojärjestelmät ja niiden sisällöt toimivat nykyistä paremmin johtamisen ja ohjauksen tukena sekä kustannusvaikutusten arvioinnin ja palvelusuunnittelun perustana. Välittömät tavoitteet Välittömänä tavoitteena on, että hankkeen päättyessä vuonna 2016 Hämeenlinnan, Hattulan, Janakkalan kuntien sekä Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän: - Lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköissä käytetään ainakin osaa ennalta sovituista asiakasasiakirjapohjista ja sovelletaan yhdessä sovittuja kirjaamiskäytäntöjä. On systematisoitu kirjaamismenetelmiä. Näin työn laadun ja asiakkuusprosessien kehityksen seuraamiselle on muodostettu perusta. Hankkeessa on järjestetty em. toimia tukevia koulutuksia henkilöstölle. - On luotu suunnitelma aikuissosiaalityötä ja lastensuojelua koskevalle yhdenmukaiselle ja mahdollisimman automatisoidulle tilastointijärjestelmälle. Hankkeessa on järjestetty tilastointia ja raportointia tukevia koulutuksia. - Hämeenlinnan ja Forssan seuduille on luotu osaamisverkosto, joka tekee yhteisiä linjauksia, tukeutuu keskinäisiin konsultaatioihin ja yhdenmukaistaa sosiaalihuollon tietohallintoa systemaattisesti. Hyödyt kansallisiin tietomäärityksiin ja tietojärjestelmäpalveluihin Kansalliset tietomäärittelyt otetaan hanketyöskentelyn perustaksi siten, että Hämeenlinnan ja Forssan seuduilla yhdenmukaistettavat tilastot ja luokitukset noudattavat niiden logiikkaa. Hankkeessa kehitetään asiakasasiakirjapohjia siten, että ne vastaavat kansallisia linjauksia ja perustuvat entistä vahvemmin rakenteiseen kirjaamiseen. Kirjaamis- ja tilastointikäytäntöjen kehitystyössä sovelletaan opaskirjoja ja koulutusma- 6

teriaaleja, joita THL on julkaissut. Yhteys THL:n edustajiin, tietojärjestelmätoimittajiin ja vastaaviin kehittämishankkeisiin pidetään tiiviinä koko kehitystyön ajan ja osallistutaan tarvittaessa kansallisen koulutusmateriaalin tuottamiseen. Hankkeen rajaukset Hankkeen kehittämistoiminnot kohdistuvat Hämeenlinnan, Hattulan ja Janakkalan kuntien sekä Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköihin - eivät kaikkiin sosiaalipalveluihin. Kunnat päättävät hankkeen edetessä mihin pilotoitaviin, käyttöön otettaviin ja hankkeessa muutoin hyödynnettäviin prosesseihin, asiakirjoihin ja luokituksiin keskitytään lastensuojelun alkuvaiheen ja aikuissosiaalityön osalta. Hankkeen tavoitteet koskevat kunnissa ja kuntayhtymässä tuotettujen sosiaalipalvelujen ja tietohallintopalvelujen kehittämistä - eivät alueella toimivien sosiaalialan järjestöjen tai yritysten palveluja. 5 Hankkeen tuotokset Hankkeen päättyessä helmikuussa 2016 Hämeenlinnan ja Forssan seuduilla on käytössä seuraavia palveluja, toimintamuotoja, aineistoja, tietoja ja tuotteita. 1) Käytännönläheinen sähköinen ohjeistus asiakastietojen käsittelystä sekä ohjeistuksen päivityssuunnitelma ovat hankekuntien lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköiden henkilöstön sovellettavissa. Ohjeistuksen sisältö määritellään hankkeen edetessä. 2) Yhteinen koulutussuunnitelma asiakastietojen dokumentoinnista lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköiden henkilöstölle on valmistunut. Koulutus sisältää yleiset periaatteet, tietotekniset osaamisvalmiudet, kansalliset kirjaamiskäytännöt ja uudistukset sekä ajankohtaiset tietojärjestelmäpäivitykset. Hankeaikana järjestetyt koulutustilaisuudet asiakastietojärjestelmien pääkäyttäjille, asiakastyötä lastensuojelussa ja aikuissosiaalityössä tekeville ovat vahvistaneet henkilöstön tietotaitoa. Koulutuksissa on otettu huomioon erilaisten asiakastietojärjestelmien toimintalogiikat. Ohjelmistopäivityksistä tiedotetaan hankkeessa kokeillun käytännön mukaisesti ohjelmia käyttäviä työntekijöitä. 3) Ennalta määriteltyjä lastensuojelun ja aikuissosiaalityön prosesseja, luokituksia ja asiakasasiakirjoja on yhdenmukaistettu kansallisten linjausten mukaisesti siinä laajuudessa kuin hankkeen edetessä on määritelty. Asiakkuusprosesseihin on luotu mahdollisuus lisätä tarvittaessa tietoja, joita kussakin toimintayksikössä pidetään tärkeänä tai joka eri lakien pohjalta on pakollista. 4) Hankkeessa valmistellaan tilastointia koskeva koulutussuunnitelma, jota noudattaen johtaville viranhaltijoille, päälliköille ja pääkäyttäjille voidaan hankkeen jälkeenkin järjestää asiasisällöiltään laadukkaita alueellisia koulutustilaisuuksia sosiaalihuollon tietovarannon raportoinnista. 5) Sosiaalihuollon johtavien viranhaltijoiden, päälliköiden ja pääkäyttäjien tietotaito tilastojen raportoinnissa ja analysoinnissa on vahvistunut hankkeen aikana järjestetyissä koulutustilaisuuksissa. 6) Kuntien välinen yhteistyö tietohallintoasioissa on lisääntynyt ja saanut rakenteet. Hämeenlinnan, Hattulan ja Janakkalan kuntien sekä Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän pääkäyttäjillä on yhteistyöverkosto, systemaattinen koulutusjärjestelmä ja entistä vahvemmat yhteydet kansallisiin kehittäjiin. 7

7) Hankkeen aikana on laadittu lähitulevaisuutta koskeva suunnitelma, jota vuosina 2016-2018 toteuttaen hankekuntiin voidaan tarvittaessa luoda yhdenvertainen tietovaranto lastensuojelun alkuvaiheen ja aikuissosiaalityön prosesseja koskien. Tämän seurauksena vuonna 2018 aikuissosiaalityötä ja lastensuojelun alkuvaihetta koskevassa seurannassa ja suunnittelussa on käytettävissä yhtenäiset ja kansallisten linjausten mukaiset tilastot, jotka kerätään ja analysoidaan samalla tavalla kaikissa kunnissa. Yhdenvertainen tilastointi toimii perustana hyvinvointikertomusten ja -suunnitelmien luomiselle sekä kuntakohtaisille vertailuille. 6 Hankkeen toteuttamissuunnitelma Kuvaus hankkeen toteutustavasta Hankkeessa toteutetaan kaksi lastensuojelun ja aikuissosiaalityön palvelutehtäviä koskevaa kehittämiskokonaisuutta, joihin kaikki hankekunnat osallistuvat. Kehittämiskokonaisuudet ovat: A) Asiakastietojärjestelmien selkiyttäminen ja asiakasasiakirjojen hallinnan yhdenmukaistaminen sekä B) Systemaattista tiedontuotantoa koskevan suunnitelman ja koulutuskokonaisuuden valmisteleminen Hankkeesta välitetään kootusti kertynyttä tietoa hankekunnille, hankekuntien tietojärjestelmätoimittajille ja THL:lle sekä osallistutaan asiakastietojärjestelmien kehittämistyöhön. Lisäksi kehitetään kuntien tietojenhallintaa siten, että vuoteen 2018 mennessä kunnat pystyvät hyödyntämään nykyistä paremmin asiakastietojärjestelmien toimintamahdollisuuksia ja Suomessa jo toteutettua kansallista kehittämistyötä. Hankehenkilöstö tukee kuntia konkreettisesti tilanneanalyysien ja muutosten teossa. Hankkeen työntekijät kouluttavat kuntatoimijoita yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa ottaen huomioon kansalliset linjaukset ja kehitystyön sekä koulutettavien lähtökohtaiset tietotaidot ja tarpeet. Tärkeimmät toimenpiteet KEHITTÄMISKOKONAISUUS A Kehittämiskokonaisuus A on asiakastietojärjestelmien selkiyttäminen ja asiakasasiakirjojen hallinnan yhdenmukaistaminen lastensuojelun ja aikuissosiaalityön palvelutehtäviin perustuvissa sosiaalipalveluissa. Käytännönläheisen sähköisen ohjeistuksen laadinnassa on sovellettu erityisesti THL:n Asiakastyön dokumentointi sosiaalihuollossa -raportin neljättä lukua, jossa linjataan asiakastyöstä kirjoittamista sekä yleisten asiakirjojen laatimisen periaatteita ja tarkoitusta. Ohjeistus on laadittu siten, että se on käyttäjälähtöinen ja fokusoitu hankekunnissa käytössä olevien asiakastietojärjestelmien (Effica YPH ja Pro Consona) prosesseihin. Hankkeen päätyttyä hyödynnettävissä on myös ohjeistuksen päivityssuunnitelma. Ohjeistuksesta tehdään luonnos, johon hanketoimijoista koottu testiryhmä esittää tarvittavia muutoksia. THL:n asiantuntijoita ja tietojärjestelmätoimittajia kutsutaan yhteistyöhön (ohjeistuksen laadinta ja arviointi). Ohjeistus viimeistellään saatujen kommenttien mukaan. Sovitaan ohjeistuksen päivittämistä koskevasta vastuunjaosta ja päivystysajankohdista. Ohjeistus julkaistaan hankkeen päättyessä ja se on näin kansallisesti sovellettavissa. Koulutussuunnitelma asiakastietojen dokumentoinnista laaditaan yhteistyössä hankehenkilöstön, tietojärjestelmätoimittajien, sosiaalialan johtavien viranhaltijoiden, työntekijöiden ja pääkäyttäjien sekä maakunnallisen tutkimus- ja koulutusorganisaation kanssa. Hankkeen aikana toteutetaan myös dokumentointia koskevia koulutuksia lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköiden henkilöstölle sekä pääkäyttäjille. Pää- 8

käyttäjien osaamisen vahvistamisesta huolehditaan riittävin koulutuksellisin toimin ja sovitaan koulutussuunnitelman päivittämisestä sekä varmistetaan koulutusten jatkuvuus ja vastuunjaot. Ennalta määriteltyjä prosesseja, luokituksia ja asiakasasiakirjoja yhdenmukaistetaan siinä laajuudessa, mitä hankkeen edetessä päätetään. Tässä otetaan huomioon THL:n julkaisemat sosiaalipalvelujen kansalliset tietomääritykset ja asiakasasiakirjat. Perhetietojen kirjaamiselle luodaan oma paikka asiakastietojärjestelmiin, jos tämä on mahdollista kansallisten linjausten puitteissa. Alueellisille yhteistyöverkostoille (pääkäyttäjät, johtavat viranhaltijat) luodaan toimivat rakenteet. KEHITTÄMISKOKONAISUUS B Kehittämiskokonaisuus B on systemaattista tiedontuotantoa koskevan suunnitelman ja koulutuskokonaisuuden valmisteleminen lastensuojelun ja aikuissosiaalityön palvelutehtäviin liittyvissä sosiaalipalveluissa. Johtaville viranhaltijoille laaditaan tilastojen raportointia ja analysointia koskeva koulutussuunnitelma hankehenkilöstön, johtavien viranhaltijoiden, kuntien pääkäyttäjien ja tietojärjestelmätoimittajien yhteistyönä. Hankkeen aikana toteutetaan tilastojen raportointia ja analysointia koskevia koulutuksia hankkeen kohderyhmille. Koulutusten jatkuvuus varmistetaan sopimalla koulutussuunnitelman päivittämisestä. Hankkeen aikana luodaan perusta ja suunnitelma, jonka varassa on mahdollista vuosina 2016-2018 yhdenmukaistaa lastensuojelun alkuvaiheen ja aikuissosiaalityön prosesseja koskevaa tiedontuotantoa Hämeenlinnan ja Forssan seuduilla. Hankeaikana selvitetään, onko lähitulevaisuudessa mahdollista/tarpeellista koota yhteistä tietovarantoa. Hankeaikana selvitetään, millaiset sopimukset ja asiakastietojärjestelmäkokonaisuudet kunnissa on ja miten niiden varassa voidaan asiakastietojärjestelmiä kehittää. Jos kunnan käyttämään ohjelmaan tulisi hankkia lisäosioita, selvitetään tästä aiheutuvat kustannukset ja hyödyt, jotta sosiaalihuollon johtavat viranhaltijat voivat tehdä asiaa koskevia päätöksiä. Valmistellaan kuntien käytäntöjä ja tekniikkaa sekä otetaan käyttöön kansallisesti määriteltyjä lastensuojelun alkuvaiheen ja aikuissosiaalityön prosesseja koskevia luokituksia ja asiakirjoja, jotta vuosina 2016-2018 on teknisesti mahdollista automatisoida asiakastietojärjestelmien tilastointia mahdollisimman paljon. Yhtenäistetään mahdollisimman pitkälle ennalta määriteltyjä luokituksia hyödyntäen hankkeen aikana sovittavia tilastoja. Samalla luodaan perusta myös tilastointikäytäntöjen yhdenmukaistamiselle Hämeenlinnan ja Forssan seuduilla. Kootaan ja raportoidaan yksityiskohtaisesti tilastointia koskevat ongelmat ja kehittämisehdotukset hankekunnille, tietojärjestelmätoimittajille ja THL:lle sekä aloitetaan neuvottelut muutosten aikaansaamiseksi. 9

Hankkeen aikataulujana kuvana Hankkeen käynnistys 1.3.2014 Projektipäällikkö alkaa työnsä ja ohjausryhmän työskentely käynnistyy Nykytilan kuvaus ja toteuttamissuunnitelma Dokumentoinnin ohjeistuksen suunnittelu alkaa, pääkäyttäjien verkoston kokoaminen Projektisuunnittelija alkaa työnsä 8/2014 Dokumentoinnin ohjeistuksen kokeilu ja muokkaaminen Hankkeen loppuraportin ja arvioinnin koostaminen alkaa Loppuraportti ja ohjeistuksen julkaisu Kiti-hanke kevät syksy kevät syksy kevät 1.3.2014 28.2.2016 2014 2014 2015 2015 2016 Aloitetaan kehittämistoimet: A) koulutussuunnitelman hahmotus ja asiakasasiakirja- ja luokitusprosessit käyntiin B) Kerättävien tilastojen ja teknisen tilanteen kartoitus Arviointi A) Julkaistaan koulutussuunnitelma ja järjestetään koulutuksia kuntien pääkäyttäjille ja henkilöstölle dokumentoinnista. Asiakasasiakirjojen ja luokitusten kehittämistyö jatkuu: kokeilut ja kommenttikierrokset B) Johdon verstaat käynnistyvät Valitaan tilastot, joita tulevaisuudessa käytetään, toteutetaan mahd. tekniset muutostyöt. Valmistellaan tilastointiin liittyvää koulutusta johdolle A) Otetaan uudistuneet asiakirjapohjat ja luokitukset käyttöön ja tuetaan koulutuksen avulla henkilöstöä niiden käytössä B) Järjestetään koulutusta johdolle tilastoinnista ja julkaistaan tilastojen kehittämistä koskeva toimintasuunnitelma lähivuosille Kuvio 1. KiTi-hankkeen aikataulu. KiTi-hankkeen tarkempi aikataulu, toimenpiteet ja tarkistuspisteet on selvitetty liitteessä 1. 7 Talousarvio Hankkeen kokonaisbudjetti on 275 580 euroa. Valtionavustuksen osuus kokonaisbudjetista on 199 030 eli noin 72 % hankkeen kokonaisbudjetista. Omarahoitusosuudesta 76 550 vastaavat hankkeessa mukana olevat kunnat. Kuntien omarahoitusosuus katetaan kuntien väestömäärien mukaisessa suhteessa budjettisuunnitelman mukaisesti. Henkilöstömenot sivukuluineen ovat yhteensä 187 600 euroa. Osa-aikaisen (80 %) projektipäällikön työsuhteen kesto on 24 kk ja kokoaikaisen projektisuunnittelijan työsuhteen kesto on noin 17 kk (11.8.2014-31.12.2015). Budjetissa on varattu 69 880 euroa palvelujen ostoihin; 2 000 euroa aineisiin, tarvikkeisiin ja tavaroihin sekä 16 100 euroa vuokriin. Budjetissa kuvatut toimisto-, pankki ja asiantuntijakulut 17 000 euroa aiotaan kohdentaa esim. toimisto- ja pankkikuluihin sekä kouluttajina toimivien asiantuntijoiden palkkioihin ja kulukorvauksiin. Budjetissa kuvatut koulutus- ja kulttuuripalvelut 22 000 aiotaan kohdentaa seuraavasti: hankesuunnitelmassa mainittujen koulutustilaisuuksien järjestämisestä aiheutuvat kulut sekä mahdollisesti koulutuskokonaisuudet, jotka on tarkoituksenmukaista ostaa kilpailutuksen tulosten mukaisesti yksityisiltä palvelutuottajilta. Jos jokin osallistujakunta tai -kuntayhtymä päättää investoida asiakastietojärjestelmäänsä hankkeen aikana, ko. kuluja ei kateta hankebudjetista. 10

8 Viestintä, arviointi ja raportointi KiTi-hankkeen pääasiallinen viestintäkanava on Pikassoksen kotisivut ja siellä hankkeen omat alisivut www.pikassos.fi/kiti. Hankkeen sivuilta löytyvät hankkeen perustiedot sekä hankehenkilöstön yhteystiedot. Hanketta koskevat materiaalit löytyvät Pikassoksen sivuilta Ainestot KiTi-hankkeen omasta kansiosta. Keskeisimpiä www-sivuille koostettavia materiaaleja ovat esim. hanketta koskevat yleiset dokumentit, ohjausryhmän toimintaan liittyvät dokumentit sekä hankkeen konkreettisiin kehittämistoimiin liittyvät dokumentit ja tuotokset. KiTi-hankkeen kuvaus on myös Innokylä-sivustolla sekä THL:n sosiaalihuollon tiedonhallinnan sivustolla kohdassa kehittämisprojektit http://www.thl.fi/fi/aiheet/tietopaketit/sosiaalihuollontiedonhallinta/kehittamisprojektit. Hankehenkilöstön ja sidosryhmien sisäisen viestinnän välineenä toimii pääasiallisesti sähköposti. Hanketta koskevista isommista uutisista tiedottamisessa käytetään sosiaalialan osaamiskeskus Pikassoksen etusivun Ajankohtaista -palstaa sekä sähköpostiviestintää. Tärkeänä viestinnän välineenä ovat hankkeen järjestämät kokoukset ja koulutukset. KiTi-hankkeen työntekijät osallistuvat myös aktiivisesti THL:n organisoimiin sosiaalialan tiedonhallintaa koskeviin yhteisiin verkostotapaamisiin ym. tilaisuuksiin, joiden avulla varmistetaan tulosten leviäminen myös valtakunnallisesti. KiTi-hanke on mahdollisuuksien mukaan esillä myös yhteistyökumppaneiden järjestämissä tilaisuuksissa ja tapahtumissa, esim. Sontikka-seminaarissa. KiTi-hankkeen arviointikokonaisuus toteutetaan hankekauden puolivälissä väliarviointina ja hankkeen päättyessä loppuarviointina. Väliarvioinnissa ja loppuarvioinnissa hyödynnetään Kanta-Hämeen kuntien keväällä 2013 toteuttamaa esiselvitystä sosiaalipalvelujen nykytilasta ja kehittämistarpeista vertaamalla ko. tilannetta arviointiajankohdan tilanteeseen. Väliarviointi pohjautuu seminaari/koulutustilaisuuksissa kerättyihin palautteisiin ja hankkeessa kertyneisiin dokumentteihin. Väliarvioinnin keskeinen idea on vuorovaikutteisesti reflektoida ja arvioida hankkeen ydintoimijoiden kanssa hankkeen liikkeellelähtöä ja kehittämisprosessin senhetkistä vaihetta sekä suunnata hankeprosessien etenemistä hankkeen loppuajalle. Hankkeen loppuarvioinnin aineistoksi kerätään uudelleen puhelinhaastatteluaineisto kuntien lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköiden henkilöstöä koskien. Lisäksi väliarvioinnin ja loppuarvioinnin yhteydessä kartoitetaan, miten hanke on pystynyt toteuttamaan suunnitelmaa, pitämään kiinni aikataulusta ja vastaamaan asetettuihin tavoitteisiin. Loppuarviointiraporttiin kirjataan, miltä osin hankkeessa onnistuttiin ja miltä osin mahdollisesti jäätiin tavoitteesta. Loppuraporttiin kirjataan myös, millaisia konkreettisia kehittämistoimintoja Kanta-Hämeen kunnissa tulisi hankkeen jälkeen toteuttaa. Hankesuunnitelma mahdollistaa selkeän tulosarvioinnin suunnittelemisen, koska useat toimenpiteet ovat konkreettisia ja tuotokset on etukäteen nimetty. Hankkeesta laaditaan loppuraportti, joka julkaistaan keväällä 2016. Lisäksi hankkeessa tuotetaan lastensuojelun ja aikuissosiaalityön kirjauksia koskeva käytännönläheinen ohjeistus, joka julkaistaan. Myös maakunnalliset koulutussuunnitelmat lastensuojelun ja aikuissosiaalityön tilastoinnista ja raportoinnista julkaistaan. Hankkeen tuloksena Kanta-Hämeen kunnat ovat voineet edetä kehitystyössään siten, että ne ovat vuonna 2016 tekniikan ja työkäytäntöjen osalta nykyistä valmiimpia vastaamaan rakenteellisiin velvoitteisiin, joita sosiaalihuollon tiedonhallinnalle on asetettu tai tullaan lähivuosina asettamaan. Niillä on myös hyvät valmiudet ottaa käyttöön valmisteilla oleva kansallinen tietoarkisto (kansallinen tietovaranto KanSa). Lisäksi kunnilla on tulevaisuudessa hyödynnettävänä hankkeessa luodut koulutussuunnitelmat, ohjeistus, vertailukelpoiset asiakirjapohjat, suunnitelma tilastoinnin yhdenmukaistamisesta ja automatisoimisesta sekä pääkäyttäjien ja johtavien viranhaltijoiden yhteistyöverkostojen pääomat. 11

Liite 1 KiTi-hankkeen aikataulu, vaiheistus ja tarkistuspisteet Kehittämiskokonaisuudet Kevät/kesä 2014 Syksy 2014 Kevät/kesä 2015 Syksy 2015 Kevät 2016 Y: Yleiset hanketoimet 3/14 Projektipäällikön rekrytointi, hankkeen käynnistämiseen liittyvät toimet 4/14 Ohjausryhmän työskentely käynnistyy 4-5/14 Projektisuunnittelijan rekrytointi 4-5/14 Nykytilan analyysin päivystys ja kuntakohtaiset kartoitukset. Miten osallistuvat organisaatiot pystyvät hyötymään hankkeesta ja mitkä organisaation valmiudet ovat hankkeeseen lähdettäessä? 4-5/14 Osallistujien yhteystietojen päivittäminen ja uusien yhteistyökumppaneiden kutsuminen hanketyöskentelyyn 4-5/14 Yhteistyösuhteen luominen THL:een ja tietojärjestelmätoimittajiin 6/14 Toteuttamissuunnitelma valmis: sisältää kehittämisprosessin, tiedonkeruun, viestintä- ja arviointisuunnitelman sekä suunnitellut koulutukset (1. tarkistuspiste) 8/14 Projektisuunnittelija alkaa työnsä 8-10/14 Järjestetään lastensuojelun ja aikuissosiaalityön henkilöstölle (pääkäyttäjät ja asiakastyötä tekevät) hankkeen KickOfftilaisuudet Forssan ja Hämeenlinnan seudulla. 8-12/14 Sähköisen dokumentointia koskevan ohjeistuksen suunnittelu alkaa 8-12/14 Asiakastietojärjestelmien pääkäyttäjien verkoston kokoaminen, heidän koulutustarpeensa kartoitus 8-12/14 Yhteistyön vahvistaminen THL:n ja muiden kehittämishankkeiden kanssa 4-6/15 Väliarviointi (2. tarkistuspiste) 1-6/15 Sähköisen dokumentointia koskevan ohjeistuksen suunnittelu jatkuu 1-6/15 Pääkäyttäjien osaamisen vahvistaminen 8-12/15 Sähköisen dokumentointia koskevan ohjeistuksen kokeilu käytännössä sekä muokkaaminen testiryhmän kommenttien perusteella 11-12/2015 Hankkeen loppuarviointimateriaalin koostaminen ja loppuarvioinnin toteutus 12/2015 Hankkeen loppuraportin valmistelu alkaa 1-2/16 Hankkeen loppuraportin valmistelu jatkuu 2/16 Julkaistaan käytännönläheinen sähköinen ohjeistus asiakastietojen tilastoinnista ja dokumentoinnista sekä ohjeistuksen päivityssuunnitelma 2/16 Hankkeen loppuraportin julkaisu

A:Asiakastietojärjestelmien selkiyttäminen sekä asiakasasiakirjojen hallinnan yhdenmukaistaminen 8-12/14 Valmistellaan koulutussuunnitelmaa asiakastietojen dokumentoinnista 8-12/14 Valitaan kehitettävät prosessit ja käynnistetään valittujen prosessien tarkastelu hankekuntien käytäntöihin suhteuttaen sekä luokitusten ja asiakirjapohjien yhdenmukaistaminen/ kehittäminen. 1/15 Julkaistaan koulutussuunnitelma 2-5/15 Järjestetään koulutustilaisuuksia asiakastietojen dokumentoinnista: pääkäyttäjille, asiakastyötä tekeville lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksikön henkilöstölle 1-6/15 Jatketaan keskeisimpien asiakirjapohjien ja luokitusten sekä kirjaamiskäytäntöjen yhdenmukaistamista/ kehittämistä: kokeilut ja kommenttikierrokset 8-12/15 Otetaan uudistuneet asiakirjapohjat ja luokitukset käyttöön ja tuetaan henkilöstöä niiden käytössä. B: Johtamista ja ohjausta tukevan systemaattisen tiedonkeruun ja sähköisen tietovarannon vahvistaminen 8-12/14 Kartoitetaan tilastot, joita kunnissa kerätään lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköissä 8-12/14 Kartoitetaan kunkin hankekunnan tilastointia koskevat tekniset mahdollisuudet ja käytännöt 1-6/15 Käynnistetään tekniset muutostyöt asiakastietojärjestelmiin (tarvittaessa yhteistyössä tietojärjestelmätoimittajien kanssa), jotta yhdenmukainen tilastointi on mahdollista vuoteen 2018 mennessä. 1-6/15 Valmistellaan maakunnallinen, johtaville viranhaltijoille suunnattu koulutussuunnitelma tilastojen raportoinnista ja analysoinnista 8-12/15 Järjestetään koulutustilaisuuksia tilastojen raportoinnista ja analysoinnista: lastensuojelun ja aikuissosiaalityön johtaville viranhaltijoille ja pääkäyttäjille 9-12/15 Julkaistaan tilastojen kehittämistä lähivuosina koskeva konkreettinen toimintasuunnitelma hankekunnista. 1-6/15 Valitaan tilastot, joita Kanta- Hämeen kunnissa on tarkoituksenmukaista ylläpitää tulevaisuudessa. Sovitaan yhteiset tilastointikriteerit ja raportointitavat kansalliset linjaukset huomioon ottaen. Tehdään tiivistä yhteistyötä THL:n kanssa, jotta tilastot ja luokitukset ovat kansallisten linjausten mukaisia.