Tie vie eteenpäin, annammeko sen vain viedä vai mietimmekö mikä odottaa seuraavan mutkan takana ja varaudumme siihen. ENNAKOINTI- MITÄ SE ON?
Sivu 1 / 28 Sisällys JOHDANTO... 2 1. ENNAKOINTI MITÄ SE ON?... 4 1.1 Miksi ennakoidaan?... 5 1.2 Kuinka ennakoidaan?... 6 1.4 Ennakointiprosessi... 7 2. Ennakoinnin menetelmät ja työkalut... 8 2.1 Tiedon keräämisessä käytettäviä työkaluja... 8 Heikot signaalit... 9 Trendit... 11 PESTE-analyysi... 12 Skenaariot... 14 Nelikenttä... 14 2.2 Tiedon analysoinnissa käytettäviä työkaluja... 16 SWOT... 16 8-kenttäinen SWOT... 17 Vaikuttavuusarviointi... 18 Tulevaisuuspyörä ( Futures Wheel)... 19 2.3 Toimenpidesuunnitelmien laatimisessa käytettäviä työkaluja... 20 Villit kortit... 21 3. Ennakointi ja innovointi... 21 3.1 Työkaluja innovointiin... 22 Strateginen sattumointi... 22 Tulevaisuusikkuna... 23 4. Kommunikointi... 25 5. Lopuksi... 26
Sivu 2 / 28 JOHDANTO Vai muutos on pysyvää ja näyttää siltä, että asiat muuttuvat aina vain nopeammalla tahdilla. Kuka tiesi 10 vuotta sitten, että vuoden 2014 joulumyyntihitti on selfie-keppi? Aavistiko joku 80-luvulla, että pystymme jonain päivänä puhumaan näköpuheluja ilmaiseksi maailman toiselle puolelle? Muutos tarjoaa paljon mahdollisuuksia yrityksille uudenlaisten tuotteiden ja palveluiden muodossa. Muutos voi olla kuitenkin myös riski, sillä tarjoamamme tuotteet tai palvelut voivat jonain päivänä olla tarpeettomia. Tästä syystä liiketoimintaympäristön seuraaminen ja ennakointi on tärkeää. Tämä pieni opas, johdatus ennakointiin syntyi Luksian, Omnian ja Keudan yhteistyönä toteuttaman Ennakointi- projektin ohessa. Projektissa on kehitelty ja tuotteistettu työkaluja ja menetelmiä ennakointiin PK yrityksille vuosina 2013 ja 2014. Vuosi 2015 on tarkoitettu työkalujen ja ennakointitietouden levittämiselle. Projektiin on osallistunut useita yrityksiä (osa yrityksistä on luvalla mainittu sivustoillamme), jotka ovat auttaneet työryhmää ideoimaan ja testaamaan työkaluja. Haluammekin kiittää yrityksiä arvokkaasta yhteistyöstä. Ilman yritysten näkökulmaa työn tekeminen olisi ollut paljon vaikeampaa. Projektissa ovat asiantuntijoina toimineet KTT, yritysfuturologi Tarja Meristö, Laurea FuturesLab CoFi sekä KTT, DI futuristi Elina Hiltunen, What s Next Consulting Oy. Kiitämme heitä asiantuntevasta opastuksesta projektin eri vaiheissa. Luksian ja Omnian yhteistyönä syntyi Ennakointipakki-niminen sivusto (www.ennakointipakki.fi), johon on koottu ennakointitietoa sekä työkaluja ja menetelmiä ennakointia varten. Keuda on kehittänyt ja tuotteistanut ennakoinnin menetelmiä ja näistä löytyy tietoa Keudan omalta sivustolta osoitteesta https://www.keuda.fi/ennakoinnintyokalut Tässä oppaassa esitellyt ennakoinnin työkalut ja menetelmät soveltuvat erityisesti PK-yritysten, yhdistysten ja koulutusorganisaatioiden käyttöön. Pienillä yrityksillä on harvoin aikaa paneutua ennakointiin, joten opas esittelee tarkemmin suhteellisen
Sivu 3 / 28 nopeasti toteutettavia ennakoinnin menetelmiä, mutta siinä on toki esitelty myös muita menetelmiä. Opas on koottu monista eri lähteistä ja niitä yhdistellen sekä kirjaten ylös omaa oppimista. Halusimme pitää oppaan helppolukuisena ja siitä syystä ainoastaan selkeät viittaukset vain yhteen lähteeseen on mainittu tekstissä, mutta muuten lähteet on lueteltu oppaan lopussa. Raaseporissa 11.9.2015 Jaana Karppinen
Sivu 4 / 28 1. ENNAKOINTI MITÄ SE ON? Tulevaisuusajattelu perustuu seuraaviin seikkoihin: Tulevaisuutta ei voi ennustaa Tulevaisuus ei ole ennalta määrätty Tulevaisuuteen voidaan vaikuttaa Ennakointi sekoitetaan kuitenkin usein virheellisesti ennustamiseen. Ennustettaessa käsitellään vain yhtä tulevaisuutta, mutta ennakoinnissa pyritään miettimään vaihtoehtoisia tulevaisuuskuvia sekä varautumaan niihin. Otetaanpa esimerkki jokaiselle tutusta asiasta eli säätilasta: Ennustus: Viikonlopuksi ennustetaan + 20-25 astetta ja auringonpaistetta. Uskot tähän ja varaat viikonloppureissulle mukaan hellevaatteita ja aurinkovoidetta. Ennakointi: Olet kuullut yllä mainitun sääennusteen, mutta et täysin luota siihen, vaan ajattelet ukkosen todennäköisyyden olevan melko suuri, joten varaudut kahteen eri vaihtoehtoon; helteeseen ja sateeseen, joten otat viikonloppureissulle mukaan hellevaatteiden ja aurinkovoiteiden lisäksi myös sadeasun ja viileämmän sään vaatteita. Esimerkki valottaa ennustamisen ja ennakoinnin eroa hyvin pelkistetysti ennakoinnissa on kysymys kuitenkin pidemmän ajan tulevaisuuden luotaamisesta ja erilaisiin vaihtoehtoihin- skenaarioihin varautumisesta. Ennakointityö on siis systemaattista liiketoimintaympäristöön liittyvän tiedon keräämistä, analysointia ja toimenpidesuunnitelmien laatimista. Ennakointi pitäisi olla osa jokaisen yrityksen strategiaa. Hienoinkin strategia on tuomittu epäonnistumaan, jos sitä tehtäessä ole otettu huomioon tulevia muutoksia pitkällä tähtäimellä.
Sivu 5 / 28 Kuva 1. Puhelin ennen ja nyt. Kuinka on käynyt pöytäpuhelinten valmistajille? Ennakointi on futuristi Elina Hiltusen mukaan myös innovointia; tutkimalla ympäristön muutoksia voidaan kehitellä uusia tuotteita uusia herääviä tarpeita varten. Tällä hetkellä varsinkin ikääntyneille on kehitteillä paljon uusia tuotteita elämää helpottamaan. Elina Hiltunen painottaa ennakoinnin yhteydessä myös kommunikoinnin tärkeyttä. Tehtävä 1: Mieti oletko itse joskus ennakoinut ja onko ennakoinnista hyötyä yksilötasolla? 1.1 Miksi ennakoidaan? Ennakoimalla voimme hyötyä muutosten tuomista uusista mahdollisuuksista sekä välttyä tulevaisuuden tuomilta uhkilta. Ennakointi on tavallaan henkistä harjoittelua tulevaisuuden varalle. Ajatellaanpa, että ihmisten kulutuskäyttäytyminen muuttuisi siten, että vaatteissa ei haluttaisikaan käyttää mitään muuta kuin luonnonmateriaaleja kuten puuvillaa ja villaa. Mikäli kankaiden valmistajat eivät seuraa muutoksia ihmisten ostotottumuksissa, he valmistavat keinokuituisia kankaita, jotka jäävät varastoon kysynnän puutteen vuoksi.
Sivu 6 / 28 Yksi ennakoinnin tehtävistä on luovaan ajatteluun herättäminen, sillä ennakoinnin avulla voidaan myös luoda uusia tarpeita. Jo aiemmin mainittu Selfie-keppi on hyvä esimerkki tuotteesta, jollaista ei muutama vuosi sitten pystytty edes kuvittelemaan ja nyt se on hyvin myyvä tuote. Ennakoinnista hyötyvät myös oppilaitokset, kunnat ja valtio. Liian usein havahdutaan aivan liian myöhään huomaamaan, että joidenkin ammattiryhmien työllistyminen on erittäin heikkoa ja oppilaitokset kouluttavat edelleen näihin ammatteihin aina vain lisää työttömiä vastavalmistuneita. Kunnissa tehdään paljon aivan vääriä investointeja, koska ei seurata tarpeita pitkällä tähtäimellä. Kuntien toiminnassa tarvitaan myös lyhyen tähtäimen ennakointia; miksi ihmeessä kadut avataan ensin viemäritöiden takia ja hetken päästä uudestaan kuidun asennuksen? Valtion ja kunnan tasolla ongelma on ennakoivien hallinnon työkalujen puute. Onneksi asiaan on Mikko Annalan artikkelin mukaan (Demos Helsinki, Mikko Annalan artikkeli 6.3.2015) alettu kiinnittämään huomiota ja työkalujen kehittäminen on aloitettu. 1.2 Kuinka ennakoidaan? Ennakoida voi monella eri tavalla. Tärkeintä on valita omalle yritykselle / organisaatiolle sopiva tapa ennakoida. Pienissä yrityksissä aika kuluu yleensä varsinaisen ydintehtävän parissa ja on hankalaa löytää aikaa tulevaisuuden miettimiseen. Ennakointia voi tehdä kuitenkin tehdä myös koko ajan kuuntelemalla ja tarkkailemalla ympäristöä ja pitämällä silmällä mahdollisia muutoksia. Ennakoinnissa tärkeää on avoin mieli; mitään ideaa ei saa torpedoida sen takia, että se on liian mahdoton kyseinen asia voi olla täyttä totta vähän ajan päästä. Ennakoinnissa on uskallettava ajatella myös ei-toivottuja tulevaisuuden kuvia. Jos ne lukitaan pois, ei pystytä näkemään mahdollisia karikoita. On myös hyvä pyrkiä pitämään mielessään se, että muutokset eivät tuo mukanaan pelkkiä haasteita, vaan
Sivu 7 / 28 roppakaupalla uusia mahdollisuuksia. Ennakointia varten on olemassa myös paljon erilaisia menetelmiä, joita käytetään ennakointiprosessin eri vaiheissa. 1.4 Ennakointiprosessi Esittelemme tässä kappaleessa yhden esimerkin ennakointiprosessista. Ennakointiprosessi voidaan jakaa kolmeen vaiheeseen: tulevaisuustiedon etsintään, tulevaisuustiedon analysointiin ja tulevaisuustiedon hyödyntämiseen eli toimenpidesuunnitelmien laatimiseen. Prosessin eri vaiheisiin on olemassa monia erilaisia työkaluja ja menetelmiä, joista osaa voidaan käyttää useammassakin vaiheessa. Prosessi on suuntaa antava; ennakointia voi ja kannattaa tehdä tavalla, joka tuntuu itsestä hyvältä.
Sivu 8 / 28 Kuva 2: Ennakoinnin prosessi. Kuvassa on mainittu vain joitakin prosessin eri vaiheissa käytettäviä työkaluja. 2. Ennakoinnin menetelmät ja työkalut Tässä luvussa käydään läpi joitakin menetelmiä ja työkaluja, joita voi hyödyntää ennakoinnissa. Monia näistä työkaluista voi hyödyntää myös moneen muuhun tarkoitukseen, joten ne voivat näin ollen tuttuja myös muista yhteyksistä. 2.1 Tiedon keräämisessä käytettäviä työkaluja Ennakointityö alkaa siis kuten jo mainittutulevaisuuteen liittyvän tiedon keräämisellä. Sitä voi tehdä havainnoimalla ympäristöä ja uutisia. Tiedon keräämisessä voi myös käyttää esimerkiksi seuraavia ilmiöitä ja työkaluja, joita on selvennetty myöhemmin tarkemmin:
Sivu 9 / 28 Heikot signaalit Trendit PESTE-analyysi Skenaariot ja nelikenttä Tietoa voi myös etsiä systemaattisesti kirjallisuudesta ja internetistä esimerkiksi hakurobottien avulla. Hae esimerkiksi sanoilla: Foresight Ennakointi Megatrends Heikot signaalit Weak signals Heikot signaalit Heikot signaalit ovat muutoksen merkkejä, niiden ensioireita. Heikot signaalit voivat olla viitteitä tulevista trendeistä, mutta yksittäinen heikko signaali ei välttämättä vielä ole merkki mistään suuremmasta muutoksesta, mutta yhdistelemällä heikkoja signaaleja voidaan löytää nousevia trendejä. Heikkoja signaaleja voi opetella bongaamaan ja ottaa kuvia uusista asioista, jotka voisivat antaa viitteitä tulevista muutoksista. Heikon signaalin tunnistaa siitä, että se yleensä aluksi kyseenalaistetaan ja sille jopa nauretaan. Hyvä esimerkki on hoivarobotit. Alussa ajatukselle robotin käytöstä hoivatyössä naurettiin ja sitä pidettiin mahdottomana ajatuksena ja nykyisin niitä alkaa olla käytössä enenevässä määrin. Yksi esimerkki muutaman vuoden takaisesta heikosta signaalista on googlen robottiauto, joka on kulkenut Kalifornian teillä jo kuusi vuotta. Robottiautojen tulo liikenteeseen merkitsee sitä, että esimerkiksi julkinen liikenne ja rahtiliikenne voitaisiin hoitaa tulevaisuudessa ilman kuljettajia. Tämä taas puolestaan merkitsee yhden ammattikunnan työllistymistilanteen heikkenemistä. Kyseessä oli siis heikko signaali tällä hetkellä erittäin mahdolliselta vaikuttavasta uudesta ilmiöstä eli kuljettajitta liikkuvista ajoneuvoista. Niiden yleistymisellä on erittäin suuri vaikutus moneen asiaan.
Sivu 10 / 28 Robottiauto oli käytössä myös vuoden 2015 asuntomessuilla Vantaalla ja Suomessa mietitään jo sen käyttöä esimerkiksi lentokentillä ja sen talvikestävyyttä kehitetään jatkuvasti. Tuusulan kunnassa on kiinnostusta ryhtyä Suomen ensimmäiseksi robottiautoilevaksi kunnaksi.(http://www.hs.fi/autot/a1436405433804). Heikkojen signaalien seuraaminen auttaa huomaamaan tulevat muutokset kuten esimerkiksi muutokset ihmisten kulutuskäyttäytymisessä. Näin yritykset pystyvät sopeuttamaan tuote tai palvelutarjontaansa muutosten mukaisesti. Se joka ensimmäisenä tuo uudet tuotteet markkinoille, kerää parhaat katteet. Kuva 3: Esimerkkejä heikoista signaaleista: 24 h hammaslääkäri ja botox-hoitola, koirakylpylä, epämiellyttävien muistikuvien poistaminen ja viherkatot. Tehtävä 2: Mieti millaisia vaikutuksia robottiautojen yleistymisellä on? Tehtävä 3: Tutki esimerkiksi uutisista asioita, jotka voisivat olla heikkoja signaaleja. Tehtävä 4: Tutustu tulevaisuusikkuna- työkaluun. Kerää kuvia ja rakenna oma tulevaisuusikkunasi.
Sivu 11 / 28 Trendit Trendi on pidemmän aikajakson kuluessa tapahtuva ilmiön yleinen kehityssuunta. Kyseessä on siis pidempikestoinen yhteiskunnallinen suuntaus, joka on alkanut menneisyydessä ja jonka voi olettaa jatkuvan tulevaisuudessakin. Ei ole kuitenkaan takuita siitä, että kehitys tulevaisuudessa jatkuisi samansuuntaisena kuin menneisyys. Tästä syystä trendien jatkumon arvioinnissa tulee olla varovainen. Tällä hetkellä trendejä ovat esimerkiksi yhteiskunnallisen yrittäjyyden kasvu, epätasainen talouskasvu, kasvava poliittinen ja taloudellinen läpinäkyvyys. Vastatrendi on puolestaan trendille muodostuva vastakkainen ilmiö. Esimerkiksi digitaalisen kaupan vastatrendi on oravannahkakauppa tai kivijalkakaupat. Koko ajan kiireisemmäksi muuttuvan elämän vastatrendi on slow life-ilmiö. Megatrendit ovat ilmeisiä globaaleja kehityskulkuja, joiden voidaan olettaa jatkuvan tulevaisuudessakin. Ne ovat siis isoja asioita, joilla on vaikutusta meihin kaikkiin. Megatrendin ja trendin välinen ero ei ole aina selvä, voidaan sanoa että megatrendi on kehityksen suuri aalto, jolla on globaaleja vaikutuksia ja alailmiöitä. Sitra on koonnut trendilistan tulevaisuuden kannalta keskeisimmistä globaaleista muutosilmiöistä.
Sivu 12 / 28 Kuva 4: Sitran trendilista Sitran sivustolla (https://www.sitra.fi/uutiset/sitran-trendilista-2014-2015-valmistunut) kutakin trendiä kuvataan tarkemmin. Kuvauksissa esitetään trendit ja niiden vastatrendit, kysymyksiä Suomen näkökulmasta sekä linkkejä signaaleihin, joista trendit koostuvat. Tehtävä 5 : Tutustu Sitran trendilistaan ja kuvauksiin ja mieti mitkä trendeistä vaikuttavat eniten omaan tulevaisuuteesi. PESTE-analyysi PESTE-analyysi juontaa juurensa 1960-luvulle, jolloin se on kehitetty yrityksen ulkoisen ympäristön analysoinnin välineeksi. Sitä käytetään nykyisin laajasti myös ennakoinnin menetelmänä. Sen avulla selvitetään poliittisia, ekonomisia, sosiaalisia, teknisiä ja ekologisia muutoksia ja trendejä, jotka voivat vaikuttaa ilmiöön tai organisaatioon.
Sivu 13 / 28 Tarkastelutasoina voi olla: maailma, Eurooppa, Suomi, toimiala, kunta, yritys. Muutosvoimia ovat esimerkiksi: Poliittisia: lainsäädännön rajoitukset, kansainväliset sopimukset, rikollisuus, yhdentyminen esim. EU, tutkimus-, kehittämis-, alue-, matkailu-, yms. politiikka; Ekonomisia: maailman, Euroopan, alueen talouskehitys, talouskriisit jalamat, kilpailurajoitukset, julkinen rahoitus ja tuet, ostovoima Sosiaalisia: arvot, kulutuskäyttäytyminen, ikärakenne, muuttoliike, syntyvyys ja Teknologisia: informaatio- ja tietoliikenne, bio-, nano-, ja energiateknologiat, verkkokauppa, virtuaalimaailma Ekologisia: kasvihuoneilmiö, ilmaston muutos, saastuminen, jäteongelmat, liikarakentaminen, ympäristötietoisuus, infrastruktuurinmuutos. Peste-analyysi tehdään yleensä taulukkomuodossa. Alla on esimerkki tyhjästä taulukosta. Taulukkoon kirjataan tarkastelutasoittain trendit tai muutosilmiöt. c Poliittinen Ekonominen Sosiaalinen Teknologinen Ekologinen Maailma Eurooppa Suomi Toimiala Yritys Kuva 5: PESTE-analyysi taulukko PESTEä käytettäessä on hyvä ottaa oman organisaatiotason yläpuolelta vähintään kaksi tarkastelutasoa, niin että saadaan riittävän laaja kuva ja huomataan mitä tapahtuu oman organisaation ulkopuolella.
Sivu 14 / 28 PESTEn teon jälkeen voi luontevasti siirtyä seuraavaan ennakointiprosessin vaiheeseen ja analysoida PESTEn avulla löydettyjen muutostekijöiden vaikuttavuutta. Skenaariot Skenaariot ovat kuvauksia, perusteltuja tarinoita tulevaisuudesta. Ne eivät ole ennusteita tai menneen kehityksen tulevaisuuteen suunnattuja jatkumoja, vaan keskenään erilaisia mahdollisia tulevaisuuksia. Skenaarioilla luodaan perusteltua pohjaa visiolle ja strategialle. Skenaariotyöskentelyssä erilaisia skenaarioita laaditaan yleensä vähintään neljä tai useampi skenaariota. Skenaariotyöskentelyä voidaan toteuttaa monella tapaa ja yleensä se on pitkä aikaa vievä prosessi. Työskentely voidaan jakaa esimerkiksi viiteen eri vaiheeseen: 1. Taustatiedon kerääminen ja analysointi (oma historia ja nykytila) 2. Tulevaisuuskuvien rakentaminen (tiedonkeruu ja muutosten tunnistaminen) 3. Skenaarioiden rakentaminen 4. Skenaarioiden analysointi 5. Strategian rakentaminen (askeleet kohti visioita) Skenaarioita voi rakentaa esimerkiksi tulevaisuustaulukon tai nelikentän avulla. Nelikenttä on yksinkertainen ja nopea väline neljän erilaisen skenaarion rakentamiseen. Kannattaa myös hyödyntää valmiita skenaarioita, joita löytyy esimerkiksi maakuntaliitoista ja toimialojen julkaisuista. Nelikenttä Nelikenttä rakennetaan kahden eri muuttujan avulla. Muuttujat voidaan valita esimerkiksi PESTE-analyysistä ja skenaariot rakentuvat seuraavasti:
Sivu 15 / 28 Muuttujien ääriarvot kirjoitetaan vaaka- ja pystyakselien päihin, jolloin muodostuu neljä ruutua, joiden maailman muuttujien ääriarvot määrittävät. Tämän jälkeen analysoidaan kuinka todennäköinen kukin maailma on ja kuinka tulisi toimia kussakin maailmassa. Kuva 5: Nelikenttä Kuvassa 5 muuttujiksi on valittu siis kaupungistuminen ja tietotekniikan kehittyminen ja näiden ääripäät on sijoitettu vaaka ja pystyakseleille. Näin jokaiseen lokeroon muodostuu oma maailmansa eli tässä tapauksessa: 1. Elinvoimainen maaseutu, jossa tietotekniikkaa käytetään kaikin tavoin hyväksi 2. Elinvoimainen maaseutu, jossa asiat hoidetaan ilman tietotekniikkaa 3. Kaupungit, joihin asuminen on keskittynyt ja joissa tietotekniikkaa käytetään kaikin tavoin hyväksi 4. Kaupungit, joihin asuminen on keskittynyt ja joissa asiat hoidetaan ilman tietotekniikkaa.
Sivu 16 / 28 Tämän jälkeen työskentely jatkuu näiden eri tulevaisuuskuvien analysoinnilla sekä kuhunkin maailmaan sopivan strategian laatimisella. Eli mietitään kuinka todennäköinen mikin maailma on ja kuinka missäkin skenaariossa tulisi toimia. Tehtävä 6: Rakenna neljä skenaariota nelikentän avulla. 2.2 Tiedon analysoinnissa käytettäviä työkaluja Ennakointityön seuraava vaihe on siis kerätyn tiedon analysointi. Tiedon analysointiin voidaan käyttää joitakin samoja työkaluja kuin keräysvaiheessakin kuten skenaarioita ja nelikenttiä. Analysointiin soveltuvia työkaluja ovat myös esimerkiksi: SWOT vaikuttavuusarviointi tulevaisuuspyörä Analysointivaiheessa selvitetään kuinka löydetyt ilmiöt ja muutokset vaikuttavat yleensä sekä millaiset vaikutukset niillä on omaan toimintaan. Lisäksi arvioidaan muutosten todennäköisyyttä. Tärkeintä on pitää mielessä se, että mikäli muutos arvioidaan erittäin epätodennäköiseksi, mutta vaikutuksiltaan suureksi, sitä ei saa unohtaa, sillä se voi yllättää. SWOT SWOT-analyysi (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) on Albert Humphreyn kehittämä nelikenttämenetelmä, jota voidaan käyttää toimintojen suunnitteluun ja kehittämiseen kaiken tyyppisissä yrityksissä ja organisaatioissa. SWOT:lla voidaan analysoida yrityksen toimintaa kokonaisuudessaan tai jotain osa-
Sivu 17 / 28 aluetta kuten esimerkiksi hankintoja tai henkilöstöä. Kohteena voi olla myös jokin tuote tai palvelu. SWOT- analyysi soveltuu myös mainiosti ennakointityöhön. SWOT-analyysi on kahden ulottuvuuden kuvaama nelikenttä. Kaavion vasempaan puoliskoon kuvataan myönteiset ja oikeaan puoliskoon haasteelliset asiat. Kaavion alapuoliskoon kuvataan organisaation ulkoiset ja yläpuoliskoon sisäiset asiat. Kuva 6: SWOT-analyysi 8-kenttäinen SWOT 8-kenttäinen SWOT-analyysi on nelikenttäistä laajempi ja käsittelee myös sitä, mitä analyysissa saaduilla tiedoilla pitäisi tehdä. Tämä analyysi sisältää näin ollen jo ennakointiprosessin kolmannen vaiheen. Sisäisten ja ulkoisten asioiden kartoituksen jälkeen mietitään kuinka: hyödynnetään menestystekijät (vahvuuden ja mahdollisuudet), kuinka korjataan /kehitetään heikkoudet vahvuuksiksi varaudutaan uhkiin ja käännetään ne vahvuuksiksi vältetään/torjutaan mahdolliset heikkouksien ja uhkien aiheuttamat kriisitilanteet
Sivu 18 / 28 Kuva 7: 8-kenttäinen SWOT-analyysi Vaikuttavuusarviointi Pelkkä tulevaisuuskuvien rakentaminen ei riitä, vaan on pyrittävä miettimään kuinka tulevat muutokset vaikuttavat toimintaan ja niiden vaikuttavuuden perusteella määräytyy se, kuinka muutoksiin pitäisi reagoida. Vaikuttavuutta voidaan tarkastella ja arvioida monella tapaa. Alla oleva taulukkomalli on yksinkertainen ja se ottaa lisäksi myös kantaa muutoksen todennäköisyyteen. Kuva 8: Muutostekijöiden vaikuttavuusarviointi
Sivu 19 / 28 Taulukko toimii siten, että valitaan ilmiö, jota halutaan tarkastella ja sijoitetaan se todennäköisyyden ja vaikuttavuuden perusteella paikoilleen. Tehtävä 7 : Tee vaikuttavuuarvio jostakin tällä hetkellä maailmalla vaikuttavasta ilmiöstä, joka ei ole vielä rantautunut Suomeen. Tulevaisuuspyörä ( Futures Wheel) Tulevaisuuspyörä on Jeremy Glennin kehittämä työkalu tapahtuman tai muutosilmiön kertautuvien seurausten analysointiin. Kuva 9: Tulevaisuuspyörä Muutosilmiö, tapahtuma tai trendi otetaan keskelle ja siitä piirretään viiva ensimmäisiin seurauksiin. Näistä 1. tason seurauksista piirretään viiva toisen tason seurauksiin eli seurauksiin, joita ensimmäisen tason seuraukset saavat aikaan. Seurauksia voidaan tarkastella haluttaessa useammankin tason verran.
Sivu 20 / 28 Kuva 10: Esimerkki tulevaisuuspyörästä Tehtävä 8: Tee tulevaisuuspyörä robottiautojen yleistymisen ensimmäisen ja toisen tason seurauksista. 2.3 Toimenpidesuunnitelmien laatimisessa käytettäviä työkaluja Ennakointiprosessin viimeisessä vaiheessa laaditaan strategioita erilaisten tulevaisuuskuvien varalle eli hyödynnetään ennakointitietoa. Yritysten tulisi ottaa ennakointi osaksi strategia työtä, sillä pitkän tähtäimen strategioita ei pitäisi laatia ottamatta huomioon tulevaisuuden mukanaan tuomia muutoksia. Tässä vaiheessa voidaan käyttää jo edellä mainittuja työkaluja kuten esimerkiksi SWOT:a ja miettiä sen avulla mitkä ovat yrityksen vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat kussakin tulevaisuuskuvassa. Viimeistään tässä vaiheessa on hyvä miettiä mahdollisia yllättäviä tekijöitä eli villejä kortteja.
Sivu 21 / 28 Villit kortit Villit kortit eli mustat joutsenet ovat ennalta-arvaamattomia täysin yllättäen tapahtuvia asioita, joilla on mittavat seuraukset. 9/11 terroristi-iskua ja Thaimaan tsunamia vuonna 2004 voidaan hyvin sanoa villeiksi korteiksi. Ne ovat myös kertaluonteisia ja aidosti epäjatkuvia. Villit kortit voivat olla luonnonilmiöitä (esimerkkinä tsunami) tai ihmisten toiminnan seuraamuksia (terroristi-isku). Villejä kortteja on kahdenlaisia: aidosti yllättäviä ja sellaisia, joiden voidaan tietää tai aavistaa tapahtuvan, mutta ne ovat luonteeltaan sellaisia, että niistä ei haluta puhua, ne ovat siis tabuja. Tällainen villi kortti on esimerkiksi tulivuoren lähistöllä asuville ihmisille kyseisen tulivuoren purkaus. Yrityksessä villi kortti voi olla esimerkiksi avainhenkilön menehtyminen yllättäen onnettomuudessa. Yksityishenkilölle se voi olla tulipalo. Villit kortit voivat olla myös positiivisia asioita kuten esimerkiksi yksityishenkilölle lottovoitto. Villejä kortteja voi niiden yllättävyydestä huolimatta ennakoida rakentamalla skenaarioita ja ottamalla ne huomioon riskinhallintasuunnitelmassa. Villejä kortteja voi käsitellä skenaarioprosessin kaikissa vaiheissa. Tehtävä 9: Mieti mikä voisi olla oppilaitoksessa villi kortti? Tehtävä 10: Mieti mikä voisi olla pienyrityksessä villi kortti? 3. Ennakointi ja innovointi Kuten alussa mainittiin, voimme myös itse vaikuttaa tulevaisuuteen ja luoda tarpeita tulevaisuuden tuotteille. Kuka olisi osannut ajatella 80-luvulla, että matkapuhelimet tulevat korvaamaan pöytäpuhelimet? Ennakointi on luonteva osa innovointia. Voimme ennakoinnin avulla kehitellä tuotteita tulevaisuuteen ja kehiteltyjen uusien tuotteiden avulla muuttaa maailmaa. Näinhän on tapahtunut kautta aikojen. Esimerkiksi matkapuhelimiin ei ole joskus uskottu lainkaan. Samoin montaa muuta
Sivu 22 / 28 nykypäivänä jokapäiväistä tuotetta on joskus aikoinaan pidetty kummajaisena, jolle ei todellakaan voi olla kysyntää. 3.1 Työkaluja innovointiin Futuristi Elina Hiltunen on kehittänyt työkaluja innovointiin. Näitä ovat mm. Strateginen sattumointi ja Tulevaisuusikkuna. Strateginen sattumointi Strateginen sattumointi perustuu siihen, että sattumalta valitut asiayhdistelmät, joihin muuten ei törmää, pakottavat meidät pois omalta osaamisalueelta ja saavat miettimään eri tavalla ja uusia asioita. Menetelmässä käytetään kolmea eri korttipinkkaa: ensimmäisen kortit kuvaavat ihmisiä tai eläimiä eli asiakasryhmiä. Toisen pinkan kortit kuvaavat erilaisia trendejä ja heikkoja signaaleja esim. ikääntymistä, uusia teknologioita tai kansainvälistymistä. Kolmannen pinkan kortit ovat aivan mitä tahansa ja tämä korttipinkka kuvaa teemaa. Jokainen strategiseen sattumointiin osallistuva ryhmä valitsee jokaisesta pinkasta kortin eli ryhmällä on näin ollen asiakas, trendi tai heikko signaali ja teema. Ryhmän tehtävänä on kehittää näiden aiheiden ympärille uusi tuote tai palvelu. Menetelmän teho perustuu siihen, että se kannustaa ryhmää miettimään tuotekonsepteja sellaisilla muuttujilla, jotka ei muuten ehkä tulisi mieleen. Menetelmän leikillisyys puolestaan vapauttaa ajatuksen ja poistaa paineet, joten innovaatio tai sen osanen voi syntyä ihan vahingossa.
Sivu 23 / 28 Ryhmä voi saada esimerkiksi seuraavat kortit: Kuva 11: Strateginen sattumointi-kortteja Näin ollen he alkavat kehitellä uutta tuotetta näiden asioiden eli opiskelija, globalisaatio ja 3D-tulostus tiimoilta. Tulevaisuusikkuna Tulevaisuusikkuna on menetelmä, jossa kuvia, animaatioita tai videon pätkiä heikoista signaaleista heijastetaan työpaikan/organisaation kahvilan tms. seinälle kannustaen työtekijöitä innovointiin. Heikot signaalit auttavat rikkomaan vanhoja ajatusmalleja antaen näin tilaa uusille ideoille. Tulevaisuusikkuna levittää heikkoja signaaleja organisaatiossa kannustaen tulevaisuusajatteluun. Tulevaisuusikkunamenetelmää käytetään esimerkiksi tuotekonseptoinnissa, jolloin menetelmä voi olla esimerkiksi seuraava: Tulevaisuusikkunashow pyörii-> ryhmät poimivat showsta muutaman kiinnostavan signaalin omaan teemaan liittyen -> ryhmä yhdistää signaaleja, keskustelee, pallottelee ja antaa niiden inspiroida uuden konseptin tuottamiseen -> tuotekonseptin kuvaus ja esitys.
Sivu 24 / 28 Kuvien heikoista signaalista tulee olla tuoreita, tällöin ne kuvaavat parhaiten aitoja signaaleja, jolloin niiden avulla voidaan oikeasti löytää trendejä. Yrityksessä voidaan esimerkiksi ohjeistaa henkilökuntaa ottamaan kuvia omasta arjestaan, maailmalta jne. ja kuvia kerätyistä heikoista signaaleista esitetään yhteisissä tiloissa. Tässä muutama esimerkki heikkoja signaaleja esittävistä kuvista: Koirakylpylä
Sivu 25 / 28 Koirien päiväkoti Aikuisten eskari Kuvat 12-14: Heikkoja signaaleja 4. Kommunikointi Kommunikointi on ennakoinnissa tärkeää. Ennakointitietoutta ja -ajatusta levitetään organisaatiossa kommunikoimalla. Kommunikoimalla organisaatiota myös brändätään tulevaisuussuuntautuneeksi ja kommunikoinnin avulla kerätään näkemyksiä tulevaisuudesta myös sidosryhmiltä.
Sivu 26 / 28 Autoalan konseptiautot ovat tulevaisuuden kommunikointia; niillä lähetetään heikkoja signaaleja markkinoille. Kuva 15: Konseptiauto Valmet Dawn EV-sähköauto 5. Lopuksi Ennakointi on kaikille organisaatioille tärkeää. Se auttaa hyödyntämään muutosten tuomat liiketoimintamahdollisuudet ja välttämään tai pienentämään muutosten mukanaan tuomat uhat; se auttaa olemaan valppaana. Suurissa yrityksissä on ennakointia varten vastuuhenkilöitä, sillä ne ovat palkanneet futurologeja tai futuristeja, jotka ovat mukana strategiatyössä ennakoinnin näkökulmasta. Ennakoinnin ei tarvitse kuitenkaan olla erillinen toiminto. Se voi olla myös päivittäisten toimintojen yhteydessä tapahtuvaa: huomioidaan heikkoja signaaleja ja mietitään mitä niiden ilmentämät uudet trendit merkitsevät sinulle tai yrityksellesi. Ennakointi ei vaadi välttämättä prosessia tai järjestettyä tilaisuutta, vaan sen voi ottaa osaksi jokapäiväistä elämää, sillä ennakoida voi koko ajan se vaatii ainoastaan avoimen mielen ja tarkkaavaisuutta huomata muutoksen siemeniä, niitä heikkoja signaaleja.
Sivu 27 / 28 Lähteet: Amara, Roy. (1981). "The Futures Field: Searching for Definitions and Boundaries." Futurist, 15 (1), 25-29. Annala, Mikko 2015. Miten päätöksenteosta saataisiin ennakoivaa. Kirjoitettu 6.3.2015. (http://www.demoshelsinki.fi/2015/03/06/miten-paatoksenteosta-saataisiinennakoivaa/) Futurix.fi (www.futunet.org) Kansallinen ennakointiverkosto (KEV) (http://www.foresight.fi/) Hiltunen, Elina 2012. Matkaopas tulevaisuuteen. Talentum, Helsinki. Hitunen, Elina & Hiltunen, Kari 2014. Teknoelämää. Talentum, Helsinki. Mannermaa, M. 1991. Evolutionaarinen tulevaisuudentutkimus. Acta Futura Fennica No. 2, Painatuskeskus, Helsinki Meristö, Tarja. Signaalibarometri-projektin luentomateriaalit (2013-2014) Opetushallitus. Ennakoinnin sähköinen tietopalvelu ENSTI. http://www.oph.fi/tietopalvelut/ennakointi/ennakoinnin_sahkoinen_tietopalvelu_en sti Osaamattomuus maksaa.viitattu 17.7.2015. https://osaamattomuusmaksaa.wordpress.com/tag/8-kenttainen-swot/ Tilastokeskus. http://www.tilastokeskus.fi