K U U L U T U S / K O K O U S K U T S U Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston kokous pidetään torstaina klo 18.00 Lammilla. Kokous alkaa tutustumisella Lammin kirkkoon (Kappelitie 2), jonka jälkeen n. klo 18.30 siirrymme Lammin seurakuntatalolle (Katariinantie 2). Yhteiskuljetusta ei järjestetä. Mikäli tarvitsette kuljetusapua, pyydämme ottamaan yhteyttä kokouksen sihteeriin (yhteystiedot alla). Kokouksen tarkastettu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan kirkkoherranvirastossa ajalla 27.5.2015 26.6.2015 viraston aukioloaikoina arkisin kello 9.00 15.00. Kokouksessa käsitellään seuraavat asiat: 19 Kokouksen avaus 20 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 21 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta 22 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen 23 Aulis Ansaharju tuo kirkolliskokouksen terveiset 24 Seurakuntayhtymän tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen varainhoitovuodelta 2014 25 Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö 26 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan johtosääntö 27 Hietajärven mökkitontin myynti (kiinteistötunnus 109-413-10-5) 28 Kiinteistön määräalan myynti Pappilan tilasta (109-422-1-50) Umpikujantien koillispuolelta luonnonsuojelutarkoituksiin 29 Muut asiat 30 Seuraava kokous 31 Valitusosoitus 32 Kokouksen päättäminen Hämeenlinnassa 13.5.2015 Erkki Alanen yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Ensimmäisille varajäsenille lähetetään esityslista tiedoksi. Varajäsen kutsutaan tarvittaessa erikseen kokoukseen puhelimella tai sähköpostilla. Mahdollisesta esteestä ja kuljetustoiveista pyydämme ilmoittamaan Päivi Hyväriselle puh. 040-8049 403, sähköposti paivi.m.hyvarinen@evl.fi.
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 2 19 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. 20 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous on kutsuttu koolle liitteen mukaisella kuulutuksella. Kokouskuulutus ja asialista on asetettu nähtäville Hauhon, Hämeenlinna-Vanajan, Kalvolan, Lammin, ja Tuuloksen seurakuntien kirkkoherranvirastojen ilmoitustauluille 13.5. 26.6.2015 väliseksi ajaksi. Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty valtuutetuille 13.5.2015. Kirkkojärjestyksen säännösten mukaisesti on kutsu asialuetteloineen lähetettävä yhteisen kirkkovaltuuston jäsenille viikkoa ennen kokousta (KJ 8:5 ). 21 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja ääntenlaskijaa. 22 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys. 23 Aulis Ansaharju tuo kirkolliskokouksen terveiset Yhteisen kirkkovaltuuston jäsen ja kirkolliskokousedustaja Aulis Ansaharju tuo yhteiselle kirkkovaltuustolle tiedoksi toukokuun alun (viikko 19) kirkolliskokouksen terveiset koskien seurakuntien rakennemuutosta.
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 3 24 Seurakuntayhtymän tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen varainhoitovuodelta 2014 Hämeenlinnan seurakuntayhtymän taloussäännön 22 :n mukaan tilinpäätös on laadittava maaliskuun loppuun mennessä kirkkojärjestyksen sekä kirjanpitolain ja -asetuksen säännösten, kirkkohallituksen ja yhteisen kirkkoneuvoston ja sen talous- ja henkilöstöjaoston antamien ohjeiden sekä taloussäännön määräysten mukaisesti. Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman ja taseen liitetietoineen, rahoituslaskelman, talousarvion toteutumisvertailun sekä toimintakertomuksen. Talousarvion toteutumisvertailu koostuu käyttötalous-, tuloslaskelma-, rahoitus- ja investointiosasta. Tilinpäätöksen allekirjoittaa päätösvaltainen yhteinen kirkkoneuvosto ja talousjohtaja. Allekirjoitettu tilinpäätös luovutetaan tilintarkastajille viipymättä sen valmistuttua. Tilinpäätösaineisto sidotaan tasekirjaksi. Seurakuntayhtymän tilinpäätöstä vuodelta 2014 laadittaessa on sovellettu kirkkohallituksen virastokollegion hyväksymää ohjetta tilinpäätöksen laatimisesta. Myös kiinteistö- ja hallintomenojen kohdentamisesta on laadittu erillislaskelma kirkkohallituksen ohjeiden mukaisesti. Hämeenlinnan seurakuntayhtymän kuudes tilikausi oli 1.393.406,43 (vuonna 2013-147.878,03) euroa ylijäämäinen. Talousarviossa ylijäämäksi ennustettiin 38.797 euroa. Ennustettua parempi ylijäämä johtui ennen kaikkea säästöistä toimintamenoissa ja yhteisöveron ennustettua paremmasta toteumasta. Säästöjä kertyi ennen kaikkea henkilöstömenoista. Veronkorotuksen myötä kirkollisveroja tilikaudella kertyi 11.187.124,62 (10.267.419,29) euroa eli 919.705,33 euroa edellistä vuotta enemmän. Yhteisöverotuotot olivat 1.269.705,05 (1.136.596,62) euroa. Verotuloja kertyi yhteensä 12.456.829,67 (11.404.015,91) euroa, mikä on noin 480.000 euroa enemmän kuin mitä talousarviossa ennustettiin ja noin 1.050.000 euroa enemmän kuin vuonna 2013. Toimintatuotot (ilman sisäisiä eriä) olivat 1.675.088,36 (1.1.776.464,76) euroa. Toimintakulut olivat -11.225.662,48 (-11.715.544,21) euroa, joten toimintakate oli -9.550.574,12 (-9.939.079,45) euroa. Rahoitustuottoja kertyi tilikauden aikana 276.068,52 (289.945,05) euroa. Sijoitustoiminnasta kertyi myyntivoittoja 265.824,42 (283.933,94) euroa. Suunnitelman mukaiset poistot olivat tilikaudelta -926.050,15 (-871.943,66) euroa. Tilikauden investoinnit olivat 444.264,89 (2.722.036,79) euroa. Merkittävimmät investoinnit olivat kahden traktorin hankinta sekä Loimalahden leirikeskuksen asunnon muuttaminen kerhotilaksi. Rahoituslaskelma osoittaa, että seurakuntayhtymän rahavarat ovat tilikauden aikana lisääntyneet 1.843.013,66 (-2.039.414,96) euroa. Seurakuntayhtymällä oli tilinpäätöshetkellä noteeratuissa arvopapereissa ja pankkitileillä yhteensä 7.470.511,75 euroa. Seurakuntayhtymän noteeratut
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 4 sijoitukset ja rahoitusarvopaperit on kirjattu hankinta-arvoon tai sitä alempaan markkina-arvoon. Lyhytaikaista vierasta pääomaa oli 1.623.814,16 euroa. Pitkäaikaista vierasta pääomaa ei seurakuntayhtymällä ole. Liitteenä 1 on seurakuntayhtymän tasekirja vuodelta 2014. Liitteen viimeisellä sivulla on 14.4.2014 päivätty tilintarkastajien tilintarkastuskertomus. Tilintarkastajat esittävät tilinpäätöksen hyväksymistä ja vastuuvapauden myöntämistä seurakuntayhtymän hallintoa ja taloutta hoitaneille tilivelvollisille tilikaudelta 2014. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää, että yhteinen kirkkovaltuusto 1. hyväksyy tasekirjan, 2. päättää, että tilikauden ylijäämäksi kirjataan 1.393.406,43 euroa ja ylijäämällä katetaan edellisten vuosien alijäämiä, 3. päättää, että hautainhoitorahaston tilikauden ylijäämäksi kirjataan 53.683,05 euroa ja ylijäämä kirjataan hautainhoitorahaston omiin pääomiin, 4. päättää myöntää vastuuvapauden tilivelvollisille vuodelta 2014. 25 Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö on edellisen kerran hyväksytty yhteisessä kirkkovaltuustossa joulukuussa 2010. Ohjesäännön päivittämiseen ovat vaikuttaneet mm. uudet virkamiesoikeudelliset säännökset ja tehtävienjaon tarkastukset yhteisen kirkkoneuvoston, talous- ja henkilöstöjaoston sekä kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan kesken. Ohjesääntöä valmisteltiin jo viime syksynä ja tavoitteena oli saada ohjesääntö hyväksytyksi edellisen valtuustokauden viimeisessä kokouksessa. Tässä aikataulutavoitteessa ei pysytty vaan valmistelutyötä jatkettiin edelleen seurakuntayhtymän johtoryhmän toimesta vuoden 2015 puolella. Yhteinen kirkkoneuvosto käsitteli ja hyväksyi kokouksessaan liitteen 3 mukaisen esityksen johtokunnan johtosäännöksi kokouksessaan 26.3.2015 27 samalla lähettäen esityksen seurakuntaneuvostoihin lausunnolle. Kaikki seurakuntaneuvostot ovat käsitelleet esityksen ja puoltaneet sen hyväksymistä muutamin teknisin korjauksin. Korjaukset käsiteltiin ja hyväksyttiin yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa 12.5.2015 42.
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 5 Liitteenä 3 on esitys Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännöksi. Ohjesääntö on yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttävä ja se on edelleen alistettava Tampereen hiippakunnan tuomiokapitulin vahvistettavaksi. Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy liitteen 3 mukaisen esityksen Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännöksi ja alistaa sen Tampereen hiippakunnan tuomiokapitulin vahvistettavaksi. 26 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan johtosääntö Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan johtosääntö on viimeksi hyväksytty vuonna 2006 Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan kirkkovaltuuston toimesta. Seurakuntayhtymää perustettaessa vuonna 2009 päätettiin, että seurakuntayhtymässä noudatetaan soveltuvin osin kaikkia niitä ohje- ja johtosääntöjä, jotka on hyväksytty itsenäistä Hämeenlinna-Vanajan seurakuntaa varten. Ohjesäännön päivittämisen tarpeeseen ovat vaikuttaneet tehtävienjaon tarkastukset yhteisen kirkkoneuvoston, talous- ja henkilöstöjaoston sekä kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan kesken Johtosääntöä valmisteltiin jo viime syksynä ja tavoitteena oli saada johtosääntö hyväksytyksi edellisen valtuustokauden viimeisessä kokouksessa. Tässä aikataulutavoitteessa ei pysytty vaan valmistelutyötä jatkettiin edelleen seurakuntayhtymän johtoryhmän toimesta vuoden 2015 puolella. Yhteinen kirkkoneuvosto käsitteli ja hyväksyi kokouksessaan liitteen 4 mukaisen esityksen johtokunnan johtosäännöksi kokouksessaan 26.3.2015 28 samalla lähettäen esityksen seurakuntaneuvostoihin lausunnolle. Kaikki seurakuntaneuvostot ovat käsitelleet esityksen ja puoltaneet sen hyväksymistä muutamin teknisin korjauksin. Korjaukset käsiteltiin ja hyväksyttiin yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa 12.5.2015 43. Liitteenä 4 on esitys Hämeenlinnan seurakuntayhtymän kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan johtosääntö. Johtosääntö on yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttävä. Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy liitteen 4 mukainen esityksen Hämeenlinnan seurakuntayhtymän kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan johtosäännöksi.
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 6 27 Hietajärven mökkitontin myynti (kiinteistötunnus 109-413-10-5) Yhteinen kirkkoneuvosto 3 /12.5.2015 / 44 Seurakuntayhtymä omisti Mattila-nimisellä tilalla Tammelassa Hietajärven rannalla neljä rantatonttia, jotka Kalvolan seurakunta rantakaavoitti myyntitarkoituksessa vuonna 1997. Tontteja yritettiin myydä Etelä-Hämeen OP- Kiinteistökeskuksen toimesta muutaman vuoden ajan, mutta myynnillinen ongelma aiheutui tonteille puuttuvasta tiestä. Tien tekeminen seurakuntayhtymän omistaman maan kautta osoittautui maasto-olosuhteiden vuoksi vaikeaksi ja kalliiksi. Tämän vuoksi tieoikeudesta neuvoteltiin sopimus viereisen Hietajärvitilan omistajien kanssa, jolloin seurakuntayhtymä luovutti tieoikeuden vastineeksi vaihdossa vastaavan suuruisen maa-alueen. Kauppa oli vastikkeeton ja se sai vahvistuksen kirkkohallituksen virastokollegion kokouksessa 13.3.2014 / 177. Kauppakirja maavaihdosta allekirjoitettiin toukokuussa 2014. Mökkitonteille rakennettavasta tiestä pyydettiin tarjouksia kahdelta Kalvolan alueella maarakennusyrittäjältä; Tuomo K Leinamolta ja Maanrakennus Antero Jokinen Ky:lta. Saatujen tarjousten perusteella talous- ja henkilöstöjaoston hyväksyi Tuomo K Leinamon tarjoukseen ja tie valmistui kesäkuun loppupuolella. Lisäksi alkukesän aikana talousjohtajan toimesta hoidettiin kuntoon myös myytäviin tontteihin liittyvän vesijättömaan lunastus. Heinäkuun alussa toimeksiantosopimukset koskien mökkitonttien myyntejä päivitettiin Etelä-Hämeen OP-Kiinteistökeskuksen kanssa ja tonttien myyntityö käynnistettiin välittömästi. Myytävien tonttien koot ovat n. 5000 m2 ja hintapyyntöjen vaihdellessa 66.500 81.500 euron välillä. Tonttien hintapyynnöt määräytyivät alueelle toteutuneiden kauppojen perusteella lisättynä osuudella tienrakentamisesta ja vesijättömaan lunastuksesta aiheutuneista kustannuksista. Tonteista kolme on jo aiemmin saatu myytyä. Neuvottelujen jälkeen Päivi ja Kari Mantere ovat jättäneet neljännestä tontista 67.500 euroa ostotarjouksen (hintapyyntö 69.000 euroa). He ovat tallettaneet pyydetyn 2.000 euron etumaksun Etelä-Hämeen OP-Kiinteistökeskuksen asiakasvarat tilille ja kohde myös poistettu Myytävistä. Liitteenä on ostotarjous, kauppakirjaluonnos ja alueen kartta. Talousjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se hyväksyy Päivi ja Kari Mantereen jättämän 67.500 euron ostotarjouksen Hietajärven mökkitontista, kiinteistötunnus 109-413-10-5. Lisäksi talousjohtaja valtuutetaan allekirjoittamaan kauppakirja, kun Kirkkohallituksen virastokollegio on vahvistanut myynnin. Päätösesitys hyväksyttiin.
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 7 Yhteinen kirkkovaltuusto Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy liitteen 5 mukaisen Päivi ja Kari Mantereen jättämän 67.500 euron ostotarjouksen Hietajärven mökkitontista, kiinteistötunnus 109-413-10-5. Lisäksi talousjohtaja valtuutetaan allekirjoittamaan kauppakirja, kun Kirkkohallituksen virastokollegio on vahvistanut myynnin. 28 Kiinteistön määräalan myynti Pappilan tilasta (109-422-1-50) Umpikujantien koillispuolelta luonnonsuojelutarkoituksiin Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 3.6.2014 47 ja 5.5.2015 38 Hämeen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus (ELY) on käytyjen neuvotteluiden perusteella lähettänyt seurakuntayhtymään uusitun tarjouksen, joissa tarjotaan erikseen luonnonsuojelualuetta Pappilan tilan Umpikujantien kohteesta tai sitten kaikista alueista yhteensä. Molemmista alueista on luonnonsuojelun toteuttamisen vaihtoehtoina kiinteistökauppa tai ainoastaan luonnonsuojelualueen perustaminen. Liitteenä on saatu uusi tarjous, alueen kartta ja hintalaskelmat. Tarjouksien sisältävät alueet on rajattu karttaan rasteroinnilla. Jätetyssä tarjouksessa on kaksi vaihtoehtoa. Ensimmäisessä tarjouksessa ELYkeskus tarjoaa korvauksen luonnonsuojelualueen perustamisesta kyseiselle alueelle (osa-alue 1), jolloin maapohja jää edelleen seurakuntayhtymän omistukseen (hinta 15.500 euroa) tai vaihtoehtoisesti ELY-keskus ostaa määräalan kiinteistökaupalla (hinta 17.000 euroa). Toisessa tarjouksessa ELY-keskus tarjoaa korvauksen luonnonsuojelualueen perustamisesta kaikille kolmelle osa-alueelle. Maapohjan jäädessä edelleen seurakuntayhtymän omistukseen hinta on 89.500 euroa tai vaihtoehtoisesti ELYkeskus tarjoaa vastaavasta määräalasta kiinteistökaupalla 95.000 euroa. Luontotyypiltään alue on jalopuumetsikkö, jolla kasvaa monilajinen lehtokasvillisuus. Puusto on lehtipuuvaltainen ja joukossa on harvinaisen suuria puita. Vaahteroita kasvaa runsaasti. Valtaosa niistä on pieniä, mutta joukossa on myös yli 20 runkomaista. Metsässä ei näy hakkuun merkkejä ja lahopuita on runsaasti. Paras ratkaisu on koko 2,7 ha metsä- ja peltoalueen rauhoittaminen luonnonsuojelualueeksi. Tarjouksen kohteena olevalla alueella ei ole havaittu sellaisia luontoarvoja, joiden olemassaolon vakiintuminen tarvitsisi aluksi määräaikaista suojelua. Tästä johtuen määräaikaista suojelua ei voida käyttää tällä kohteella.
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 8 Tämä kohde täyttää hyvin myös METSOn eli vapaaehtoisen metsien suojeluohjelman kriteerit. Seurakuntia on kutsuttu ympäristöministeriön toimesta osallistumaan METSO - ohjelmaan. Talousjohtajan päätösesitys: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta käsittelee liitteen mukaisen tarjouksen ja esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle n. 2,7 ha määräalan myyntiä Hämeen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle Pappilan tilasta (109-422-1-50) Umpikujantien koillispuolelta luonnonsuojelutarkoitukseen hintaan 17.000 euroa. Päätösesitys hyväksyttiin. Yhteinen kirkkoneuvosto 3 / 12.5.2015 / 45 Liitteenä on saatu tarjous ja alueen kartta. Talousjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se hyväksyy n. 2,7 ha määräalan myynnin Hämeen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle Pappilan tilasta (109-422-1-50) Umpikujantien koillispuolelta luonnonsuojelutarkoitukseen hintaan 17.000 euroa. Lisäksi talousjohtaja valtuutetaan allekirjoittamaan kauppakirja, kun Kirkkohallituksen virastokollegio on vahvistanut myynnin. Päätösesitys hyväksyttiin. Yhteinen kirkkovaltuusto Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy liitteen 6 mukaisen tarjouksen n. 2,7 ha määräalan myynnistä Hämeen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle Pappilan tilasta (109-422-1-50) Umpikujantien koillispuolelta luonnonsuojelutarkoitukseen hintaan 17.000 euroa. Lisäksi talousjohtaja valtuutetaan allekirjoittamaan kauppakirja, kun Kirkkohallituksen virastokollegio on vahvistanut myynnin.
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 9 29 Muut asiat 30 Seuraava kokous Seuraava yhteisen kirkkovaltuuston kokous ilmoitetaan kokouksessa. 31 Valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun mukainen valitusosoitus sekä todetaan pöytäkirjan pykälät, joista kirkkolain 24 luvun 5 :n mukaan ei saa tehdä kirkollisvalitusta eikä hallintolainkäyttölain 5 :n 1 momentin nojalla ryhtyä julkisista hankinnoista annetun lain mukaiseen hakemusmenettelyyn, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. 32 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen.