H4: Tehtävänanto Tekstinkäsittelyn perusharjoitus Ennen kuin aloitat harjoituksen teon, lue siihen liittyvä taustamateriaali. Tällä kerralla kaikki neljä harjoituksen tehtävää tehdään omiksi dokumenteikseen, tai halutessasi voit tehdä tehtävät 2 ja 3 samaankin dokumenttiin (kustakin dokumentista kaksi muotoa), jolloin dokumentteja on vain kolme. Tiedostoja tulee olemaan siis joko kuusi tai kahdeksan. Nimeä palauttamasi kolme (tai neljä) dokumenttia seuraavasti: H4T1.docx ja H4T1.pdf, H4T2.docx ja H4T2.pdf H4T3jaT4.docx ja H4T3 jat4.pdf tai voit tehdä kaksi viimeistä omiin dokumentteihinsa: H4T3.docx ja H4T3.pdf H4T4.docx ja H4T4.pdf Näin arvioija tietää suoraan nimistä mihin tehtävään kukin dokumentti liittyy. Palautettavia dokumentteja on siis 4 (tai 3) kappaletta ja tiedostoja 8 (tai 6). Harjoituksen tavoitteet Harjoituksessa tutustutaan tekstinkäsittelyyn MS Word 2013-tekstinkäsittelyohjelmaa käyttäen. Harjoituksen osaamistavoitteet ovat seuraavat: osaan kopioida, leikata ja liittää tekstiä sekä liikkua tekstidokumentissani eri tavoin, osaan käyttää viivainta, ymmärrän miten sarkaimia osaan tehdä tekstidokumentin piilomerkit näkyviksi ja osaan paikallistaa dokumentista ainakin rivinvaihdot ja välilyönnit, ymmärrän mitä kappaletyyleillä tarkoitetaan ja osaan käyttää niitä loogisesti (otsikot vs. kappaleet), osaan muokata tyylejä eri tavoin, esim. reunojen tasaus, kappaleiden sisennys, fonttikoko, osaan palstoittaa tekstiä. Tehtävä 1 (2p): Tekstin käsitteleminen valinta, kopinti, siirtely. Tehtävä 2 (3p): Tyylien määritys muotoilemattomalle tekstille. Tehtävä 3 (3p): Viivaimen ja sarkainten käyttö. Tehtävä 4 (2p): Taulukon luonti Taulukko-työkalulla Tehtävänanto Avaa taas uusi dokumentti tekstinkäsittelyohjelmaan, Wordiin, ja tallenna se jo samantien tyhjänä koneellesi nimelle H4T1.docx. Muista aina tallentaa dokumenttiasi säännöllisin väliajoin). Kirjoita taas dokumentin alkuun tieto millä harjoitus on tehty. Kirjoita ensimmäisen tehtävän vastaukset a e tähän ratkaisudokumenttiin ja tuo loppuun pyydetty kuva vastauksena kohtaan f. - 1 -
Tehtävä 1 (2p): Tekstin käsitteleminen valinta, kopinti, siirtely. Käy hakemassa omalle koneellesi kurssisivuilta H4-tehtävänannon yhteydestä löytyvä dokumentti H4-T1-harjoitusteksti.docx. Avaa se omaan tekstinkäsittelyohjelmaasi ja etsi vastaukset tähän ensimmäiseen tehtävään käyttäen sitä kokeilutiedostona. Vastaukseksi neljästä ensimmäisestä kohdasta (a-d) riittää lyhyt selitys vastaukseksi, kahteen viimeiseen (e-f) anna vastaukseksi yksi kuva josta näkyy sekä e- että f-kohdan suoritukset. a. Kuvassa 1 on aktivoitu tekstin ensimmäisen lauseen viimeisen sana parhaillaan. Sen voi tehdä viemällä kursorin m-kirjaimen eteen ja raahamalla kursori sanan yli hiiren painiketta pohjassa pitäen. Kerro jokin toinen tapa sanan aktivoimiseksi. b. Kappaleenkin voi aktivoida (Kuva 2) raahaamalla sen yli hiiren painike pohjassa, mutta kerro kaksi muuta tapaa, miten saat aktivoiduksi kokonaisen kappaleen. c. Aktivoi kappale. Vie kursori aktivoidun kappaleen sisälle ja paina hiiren painike pohjaan. Siirrä sitten kursoria johonkin kohtaan tekstiä aktivoidun kappaleen ulkopuolelle ja vapauta hiiren painike. Mitä tapahtui? Muista että voit aina peruuttaa tehdyt muutokset komennolla Ctrl+z (tai Wordissä valintanauhan yläpuolella kuvake ). Tee uudelleen sama, mutta nyt ctrl-näppäin alhaalla, ts. aktivoi kappale, paina ctrl alas, vie hiiren kursori kappaleen sisään, paina hiiren painike alas ja siirrä kursoria tekstialueen ulkopuolelle ja vapauta hiiren painike jossain kohdassa. Miten tämä erosi tilanteesta jossa ctrl ei ollut alas painettuna? d. Kerro kaksi tapaa, miten saat aktivoiduksi virkkeen (Kuva 3). e. Mistä löydät erikoismerkit? Miten saat aikaan yläindeksin? Tee otsikolle yläindeksiksi copyright merkintä Pitkänen. Ota tämä kohta mukaan viimeseen, f-kohtaa varten ottamaasi kuvaan (vrt. Kuva 4). Vihje 1 f. Valitse tekstistä muutama erillinen alue, ja ota Kuvaa 4 vastaava kuva. Vihje2 Älä kuitenkaan valitse samoja alueita kuin mallikuvassa, ettei herää epäily mallikuvan käyttämisestä ratkaisussasi. Kuva 1 Sanan aktivointi Kuva 2 Kappaleen aktivointi Kuva 3 Virkkeen aktivointi Kuva 4 Erikoismerkit, yläindeksi ja erillisten alueiden valinta. - 2 -
Vihje 1 Erikoismerkkejä saa tekstiin lisätyksi valinnalla LISÄÄ / Merkki (INSERT; Symbol) ja yläindeksin saa määriellyksi ALOITUS / Fontti (HOME / Font)-työkaluryhmän. Vihje 2 Ks. taustamateriaali, erillisten alueiden valinta. Huomaa, että sama periaate on yleisempikin: esimerkiksi käyttöjärjestelmätasolla kun haluat valita tiedostoja kansiosta. Ensimmäisestä tehtävästä luotiin siis oma vastausdokumenttinsa, palautetaan tiedostot H4T1.docx ja H4T1.pdf. Tehtävä 2 (3p): Tyylien määritys muotoilemattomalle tekstille. Nouda pelkkää muotoilematonta tekstiä sisältävä dokumentti H4-T2-teksti.txt omalle koneellesi ja avaa se tekstinkäsittelyohjelmaasi. Vihje 3 Tallenna se saman tien ohjelmasi natiiviformaattiin nimelle H4T2.docx. Muotoillaan teksti tyylien avulla selkeäksi dokumentiksi. Tekstinkäsittelyn perusääntö oli että välilyöntejä ja rivinvaihtoja ei milloinkaan käytetä tekstin muotoiluun. Siten esimerkiksi rivin sisennykset välilyönnein tai kaksi peräkkäistä rivinvaihtoa ovat tyyleihin perustuvassa tekstinkäsittelyssä virheitä. a. Käännä piilomerkit näkyviin ( -painike) ja poista edellä mainitut virheet tekstistä. Missään ei siis tule olla kahta välilyöntiä tai rivinvaihtoa peräkkäin, eikä välilyöntejä tule milloinkaan olla rivin alussa sisentämässä riviä. Vihje 4 Huom. ks. harjoitusivulta H4T2-malli-alkuvaihe.pdf miltä tekstin pitäisi virhemuotoilujen poiston jälkeen näyttää. b. Määritä koko tekstille tyyliksi Leipäteksti (Body Text). Vihje 5 c. Valitse sitten tekstin otsikko Lapset ja media ja määrittele sen tyyliksi Otsikko (Title) Vihje 6 d. Määrittele rivin Media ja Lapsen ikä tyyliksi Otsikko1(Heading 1) e. Määrittele rivien "Media ja 0 1 -vuotias", "Media ja 11 13 -vuotias" ja "Media ja 13 17 -vuotias" tyyliksi Otsikko 2 (Heading 2)-tyyli. f. Käytimme nyt oletustyylejä, haluttaessa niiden muotoiluja voidaan muuttaa. Muuta kappaletyylejä kokeeksi seuraavasti: Vihje 7 - Otsikko (Pääotsikko, Title): Font Verdana 18pt, lihavoitu ei kursiivi, tumma punainen, vasemmalle tasattu - Otsikko 1 (Heading 1): Font Verdana 14 pt, lihavoitu ei kursiivi, tumma punainen, vasemmalle tasattu - Otsikko 2 (Heading 2): Font Verdana 12pt, lihavoitu ei kursiivi, musta, vasemmalle tasattu - Leipäteksi (Body Text/Text Body): Times New Roman, 12 pt, normaali, musta g. Kokeillaan myös kappaleiden välistyksen ja tasauksen muuttamista. Määritä, että - leipätekstikappaleen jälkeen jätetään tilaa 10 pt - määritä leipätekstikappaleet tasatuksi molemmista reunoistaan (justified). Vihje 8 h. Poista *-merkit listojen rivien alusta, ja määrittele listat Numeroitu lista -listatyylin avulla (huom, sinun tulee tehdä lista nimeomaan tyylien kautta, ei suoraan määräten listariveille numerointia). Vihje 9 i. Palstoita vielä koko luku Media ja lapsen ikä kahteen palstaan annetun mallin mukaisesti (niin että palstat erottuvat selkeästi toisistaan). Vihje 10 Harjoitussivujen tiedosto H4-T2-malli-lopputulos.pdf on malli siitä millaiselta tiedostosi näyttää annettujen muotoilujen tekemisen jälkeen. - 3 -
Omassa versiossa saattavat jotkut muotoilut erota mallista, koska oman Wordisi pohjatyylit ovat erilaiset. Riittää siis, että kaikki ne muotoilut, joita yllä lueteltiin ovat kuten mallissa, vaikka joitain muita muotoilueroja malli-pdf:ään havaitsisitkin. Palauta ratkaisuna dokumentit H4T2.docx ja H4T2.pdf Vihje 3. Jos napasautit tekstitiedostolinkkiä, teksti aukeaa selaimeesi muotoilematonta tekstiä sisältäväksi sivuksi. Sinun tulee ladata tekstitiedosto omalle koneellesi ja aukaista se sitten tekstinkäsittelyohjelmaan. Oheismateriaalisivulla, vie kursori H4-T2-teksti.txt-linkin päälle ja valitse hiiren oikean painikkeen kautta vaihtoehto Save Link As ; Tallenna nimelle.. (tai jotain vastaavaa, vaihtelee hiukan selaimesta riippuen). Kun olet tallentanut koneellesi tiedoston H4-T2-harjoitusteksti.txt, aukaise Word ja avaa tiedosto ohjelmaasi File-valikon kautta (tiedoston kaksoisnapsautus aukaisee tiedoston todennäköisesti johonkin pikkuteksturiohjelmaa, esim. Notepadiin). Huomaa, että Avaa (Open) -viestiruudussa joudut määrittämään avattavien tiedostojen tyypiksi (Files of Type) joko All Files (*.*) tai Text Files (*.txt), jotta saat tekstitiedoston näkymään viestiruudun tiedostolistassa. Word saattaa kysyä tekstin koodaustapaa, anna Other encoding/unicode (UTF 8). UTF-8 osaa tulkita kansalliset merkit oikein. Toinen tapa aukaista tiedosto haluamallaan ohjelmalla: paina tiedoston päällä oikea hiiren painike pohjaan, valitse ponnahdusvalikosta Open With Word. Vihje 4. Piilomerkkien ( ) päälle laittaminen kääntää tekstin näkymättömät merkit näkyviksi. ei kahta peräkkäistä rivin vaihtoa (ts. ei muotoilua tyhjien rivien avulla) ei muotoilua (sisennyksiä) välilyöntimerkeillä Vihje 5. Valitse koko teksti, aukaise tyylipaneeli (ALOITUS/Tyylit/Tyylit; HOME / Styles/Styles pieni nuoli Tyylit-ryhmän oikeassa alareunassa). Valitse valmistyyli Leipäteksti (Body Text). Ellet löydä tyyliä listasta, avaa paneelin oikeasta reunasta Asetukset (Options) -linkki, valitse sieltä Näytettävät tyylit: Kaikki Tyylit (Select styles to show: All styles). Voit myöhemmin palata asettamaan näytettäväksi vain käytössä olevat tyylit. Vihje 6. Vie kursori johonkin kohtaan otsikkoa, määritä tyylivalikosta tyyliksi Otsikko (Title) Vihje 7. Vie kursori pääotsikkoon, valitse Tyylit (Styles) -paneelista kakkospainikkeella Otsikko (Title) - tyylin päältä aukeavasta valikosta Muokkaa (Modify), jossa pääset määrittelemään kappaletyylille halutut ominaisuudet ja asetukset. Jos kaikkia ominaisuuksia ei löydy päälehdeltä, vasemman alareunan Muotoile kautta pääsee käsiksi kaikkiin määriteltävissä oleviin ominaisuuksiin. Muokkaa samoin kaksi muuta otsikkoa. Jos tyylivalikossa ei näy etsimiäsi tyylejä saat Asetukset (Options) aukeavan viestiruudun ensimmäisestä pudostusvalikosta Kaikki tyylit (All styles) näkyviin. Vihje 8. Leipäteksti (Body Text) -tyylille, kappaleen jälkeen jätettävän tilan määritys tapahtuu kappaletyylin muokkauksen viestiruudussa (aukaistiin edellä) valitse Muotoile / Kappale / Sisennykset ja välit / Välistys (Format / Paragraph / Indents and Spacing / Spacing): After 10 px (pt). Tasaus määritellään samassa dialogissa Tasaus (Alignment): Molemmat (Justified). Vihje 9. Ota ensin kaikkien listarivien alusta pois merkit * (siis myös välilyönti tähden jälkeen). Valitse kaikki listan rivit, ja määritä niiden tyyliksi nimeltään List Number. Monen kirjasimen kätytäminen samassa dokumentissa ei ole tyylikästä, siksi List Number -fontti kannattaa muuttaa samaksi kuin leipätekstissä (Times New Roman). Jos numerointi jatkuu aiemmasta listasta, saat sen alkamaan alusta listan ensimmäisellä rivillä hiiren kakkospainikkeesta aukeavan ponnahdusvalikon kautta. - 4 -
Vihje 10. Valitse koko luku Media ja lapsen ikä alusta luvun viimeiseen lauseeseen asti. Sen jälkeen määrittele palstojen lukumäärä joko työkaluriviltä löytyvän painikkeen tai valikkovalinnan SIVUN ASET- TELU / Sivun asetukset / Sarakkeet (PAGE SETUP / Page Layout / Columns) kautta. Palstojen leveyttä pääset säätelemään raahaten hiirellä palstan leveysmerkkiä viivaimessa. Tehtävä 3 (3p): Viivaimen ja sarkainten käyttö. Opettele käyttämään sarkainta ja tee niitä käyttäen alla olevan mukainen taulukko aikatauluksi T3-kurssille. Jotta saat taulukon asettumaan sivulle mallin mukaisesti, käytä taulukon sarakeotsikossa ja taulukon sisällössä fonttia Calibri 12; otsikossa vahvennettuna sisällössä normaalivahvuisena. Otsikon muotoilun ei tarvitse olla täysin esimerkin kaltainen, kokeile Fontti-työkaluryhmästä löytyvän Text effects and Typography (Tekstitehosteet ja typografia) ja valitse otsikollesi sieltä jokin omaa silmää miellyttävä muotoilu. Itse taulukon muotoiluun sinun tulee käyttää vain sarkaimia. Vihje 11 Et siis saa käyttää esimerkiksi välilyöntejä tekstin muotoilemiseksi. Tee taulukon sisältö yhdeksi kappaleeksi, Vihje 12 ja viiva sarakeotsikkorivin ja taulukon sisällön väliin käyttäen Kappaletyökaluryhmän Reunat-työkalua (Paragraph / Borders; Kappale / Vihje 13 Reunat). - 5 -
Yllä olevassa esimerkissä taulukon otsikkorivin sarkaimet on asetettu seuraavasti ja taulukon sisältöriveillä on käytetty seuraavanlaisia sarkaimia Voit kirjoittaa taulukon sisällön, mutta jos haluat säästää aikaa, voit kopioda taulukon sisältönä olevan tekstin pohjatiedostosta H4-T3-teksti.txt. Ratkaisusta tullaan tarkastamaan seuraavat asiat. 1. Otsikko on muotoiltu joitain tekstiefektejä käyttäen 2. Taulukko näyttää silmämääräisesti samalta kuin mallikuvassa 3. Ratkaisusta ei löydy välilyöntejä (muuten kuin erottamassa kahta sanaa toisistaan), eikä tyhjiä rivejä, ts. muotoilut on tehty sarkainten avulla. 4. Talukon sisältö ( Kurssin esittely PinniB 1096 ) yhtä kappaletta. 5. Otsikossa on käytetty kolmea sarkainta: yksi palkkisarkain ( ) ja kaksi oikeaa sarkainta ( ) 6. Taulukon sisältö-kappaleessa on käytetty viittä sarkainta: yksi palkkisarkain, kaksi oikeaa sarkainta, yksi vasen sarkain ( ) ja yksi desimaalisarkain ( ). Huom! Ratkaisuksi jätetään tekstidokumentti (H4T3.docx ja H4T3.pdf) sellaisenaan (ÄLÄ siis ota taulukosta kuvaa). Ratkaisudokumentissa taulukon tulee siis olla tekstiä, ei kuva! - - - - - - - - - - Vihje 11 Jos viivain ei ole näkyvissä dokumentin yläreunassa, saat sen näkyviin rastittamalla valintaruutu Ruler (Viivain) VIEW/Show (NÄYTÄ/Näytä) -työkaluryhmässä Vihje 12 Taulukon rivejä ei pidä lopettaa enternäppäimellä, koska on kappaleen vaihtomerkki. Kun painat vaihtonäppäimen pohjaan (shift) ja sen jälkeen enter-näppäintä, saat aikaan rivinvaihtomerkin, joka ei katkaise kappaletta. Kun käännät piilomerkit näkyviin, kappaleenvaihto näkyy tekstissä kreikkalaisena pi-merkkiä muistuttavana merkkinä ( ) ja rivinvaihto kulmanuolena taaksepäin ( ). Vihje 13 Kappaleen voi kehystää valitsemalla alareunaviivan suoraan HOME/Paragraph/Borders (ALOI- TUS/Kappale/Reunus) -komennon pudotusvalikosta, mutta kannattaa opetella samantien käyttämään Borders and Shading -viestiruutua, jonka kautta pystyt muokkaamaan kehystyksiä ja kappaleen taustaa monipuolisesti. Reunat ja sävytys -viestiruudun saat aukaistuksi pudotusvalikon viimeisen komennon kautta (ks. kuva alla). - 6 -
Viivan tyyli Reunan valinta Tehtävä 4 (2p): Taulukon luonti Taulukko-työkalulla. Luo edellistä sarkaimien avulla luotua taulukkoa silmämääräisesti 1 vastaava taulukko, mutta käytä nyt taulukko-työkalua, ei viivainta ja sarkaimia (alla kuva samasta tekstistä taulukkotyökalun avulla 5 x 13 -talukoksi muotoiltuna). Jos tarvitset tarkempia ohjeita, seuraavassa askeltavat ohjeet taulukon luontiin. a. Otsikon muotoilu vapaasti, kuten edellisessä tehtävässä (kokeile jotain muuta kui edellisessä ratkaisussasi). 1. Taulukon sarakkeiden leveyksien ei tarvitse olla millilleen samanlevyiset kuin kolmostehtävässä. Riittää, että taulukossa teksti kussakin solussa on silmämääräisesti kuten tehtävässä kolme ja tekstit kaikissa soluissa on saatu sopimaan yhdelle riville. Kokeile otsikossa jotain muuta tekstiefektejä kuin edellisessä tehtävässä - 7 -
b. Voit luoda 5 x 3 taulukon ja kirjoittaa tai kopioida sisällöt taulukon soluihin solu solulta. Vaihtoehtoisesti voit käyttää taulukon luontiin Muunna teksti taulukoksi Vihje 14 työkalua. Vihje 15 c. Muuta fontit ja koot kuten edellä (Calibri 12 bold, otsikko vahvennettuna). d. Muokkaa talukon sarakkeiden leveydet niin, että solujen tekstit mahtuvat yhdelle Vihje 16 riville samaan tapaan kuin edellisessä tehtävässä. e. Muokkaa taulukon sarakkeiden asettelut kuten edellä: Aika ja Paikka olivat oikealle tasattuja sarakkeitä. Vihje 17 Kellonaika-sarakkeelle ei taulukossa ole desimaalisarkainta vastaavaa asettelua, joten joudut tekemään myös sen tasaamalla sarakkeen solujen sisällöt oikealle. f. Muokkaa solujen reunukset niin, että jäljelle jää vain ristikko ensimmäisen sarakkeen okealle puolelle ja sarakeotsikoiden alle. Vihje 18 - - - - - - - - - - Vihje 14. Tyhjän taulukon luot komennolla LISÄÄ / Talulukko / Lisää taulukko (INSERT / Table / Insert Table ), tämän jälkeen täytät taulukon soluihin sisällöt ennen kuin lähdet muotoilemaan sarakkeiden leveyksiä ja ja reunuksia mallin mukaisiksi. Jos tekstissä sarakkeet on eroteltuna toisistaan tietyllä merkillä (pohjatekstissä ne on erotetu sarkainmerkillä), voit luoda taulukon nopemmin niin, että teksti tuodaan sinne automaattisesti seuraavalla tavalla. Kun olet tuonut raakatekstin ratkaisudokumenttiisi, valitse koko teksti ja sen jälkeen valikosta LISÄÄ / Talulukko / Muunna teksti taulukoksi (INSERT / Table / Convert From Text to Table ). Määritä avautuvassa valintaruudussa että sarakkeiden erotinmerkki on sarkain (tab). Näin saat tekstisisällöt suoraan taulukon soluihin ja taulukko näyttää tässä vaiheessa seuraavalta. - 8 -
Vihje 15 Valitse kaikki taulukon solut ja muuta fontti Calibri 12 -fontiksi, sen jälkeen valitse vain ensimmäinen rivi ja valitse vahvenna (bold). Vihje 16 Tarttumalla sarakkeiden seinämiin pääset raahaamalla muokkaamaan sarakkeiden leveyksiä. Sarakeiden leveyksiä kannattaa muuttaa oikealta vasemmalle siirtyen. Taulukossa varataan kuhunkin soluun hiukan marginaalia tekstille, joten saattaa olla, että joudut joko hiukan kaventamaan sivun marginaaleja tai pienentämään soluille määriteltyä marginaalia, jotta saat solujen tekstit mahtumaan samalle riville. Vihje 17 Valitse koko sarake joko raahamalla solujen yli tai viemällä kursori sarakkeen yläpuolelle (kursori muuttuu nuoli alaspäin -kuvakkeeksi) ja napsauta. Valitse sen jälkeen tekstintasauspikapainike työkaluriviltä. Vihje 18 Taulukon solujen reunaviivoja pääset käsittelemään vastaavasti kuin edellisessä tehtävässä, valinnalla ALOITUS / Kappale (HOME/Paragraph) -ryhmän Reunat (Borders) painike. Tallenna taulukko tiedostoiksi H4T4.docx ja H4T4.pdf palauta ne vastauksena tai vaihtoehtoisesti voit tehdä taulukon samaan dokumenttiin edellisen tehtävän kanssa, jolloin nimeät dokumentin H4T3jaT4.docx ja H4T3jaT4.pdf. (HUOM! Ei ruudunkaappauskuvaa taulukosta, vaan dokumentti sellaisenaan) - 9 -
- 10 -