1 (6) TAMMERKOSKEN NUORKAUPPAKAMARI RY Hyväksytty hallituksessa 1.10.2013 TALOUSOHJE 1. Yleiset periaatteet 1.1 :n (jäljempänä Kamari) toiminnassa, varojen hoidossa ja tilinpidossa on noudatettava yhdistyslain, kirjanpitolain ja -asetuksen, Kamarin sääntöjen ja toimintaohjeiden sekä yhdistyskokousten päätösten ja ohjeiden lisäksi tämän talousohjesäännön määräyksiä. 1.2 Yhdistyksen hallituksen on yhdistyslain mukaisesti ilmoitettava yhdistystä koskevat asiat yhdistysrekisteriin viivytyksettä. 1.3 Yhdistyksen nimen kirjoittaa ja yhdistystä edustaa hallituksen puheenjohtaja ja yhdistyksen hallitus yhdistyslain ja yhdistyksen sääntöjen mukaisesti. 1.4 Tässä talousohjesäännössä tarkoitettujen hallinto-, johto- ja valvontaelimien, toimihenkilöiden ja tilintarkastajien tulee hoitaa tehtäväänsä huolellisesti. 1.5 Kamarin varainhoidon johto ja valvonta samoin kun tämän talousohjesäännön noudattamisen valvonta kuuluu Kamarin koko hallitukselle, mutta erityisesti puheenjohtajalle ja taloudenhoitajalle. 1.6 Hallituksen kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa. Pöytäkirjaan on merkittävä kokouksen pitoaika ja paikka, läsnä olleet henkilöt ja käsiteltävinä olleista asioista vähintään päätökset ja mahdolliset äänestystulokset. Pöytäkirjassa on jäsenmaksuja, toimihenkilöiden mahdollisia palkkoja, lainanotto-, lainananto- ja rahannostovaltuuksia, talousarvioita sekä muita seikkoja koskevien päätösten lisäksi myös todettava huomattavimmat talouteen liittyvät muut tapahtumat kuten lahjoitukset, keräykset ja niiden loppuraportit sekä mahdolliset poikkeamat talousarviosta ja taloussäännöstä, jäsenistössä tapahtuneet muutokset sekä mahdolliset organisaatiossa tapahtunet muutokset. 1.7 Pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti vuoden alusta lähtien. Pöytäkirja on tarkastettava ja hyväksyttävä seuraavassa kokouksessa. Pöytäkirjat on säilytettävä järjestettyinä luotettavalla tavalla. Puheenjohtajan tulee antaa pöytäkirjan päätökset välittömästi asianomaisten tiedoksi. 1.8 Hallitus esittää vuosikokoukselle talousarvioehdotuksen kuluvalle toimintavuodelle. Talousarviossa on esitettävä Kamarin tulot ja menot bruttoperiaatteen mukaisesti. Talousarvion
2 (6) rakenteen on noudatettava vahvistettua tilijärjestelmää siten, että talousarvion tarkoituksenmukainen seuranta on mahdollista. 1.9 Taloutta on hoidettava huolellisesti. Olennaiset poikkeamat vahvistettuun talousarvioon on käsiteltävä ja hyväksyttävä hallituksessa tai yhdistyksen kokouksessa. 2. Varojen hoitoa koskevat periaatteet 2.1. Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. 2.2. Laskun oikeellisuuden tarkastaa aina se henkilö, joka on tilannut suoritteen. Hän myös vastaa siitä, että laskusta ilmenevät kaikki tiliöinnin kannalta oleelliset tiedot. Kamarin menotositteet hyväksyy nimikirjoituksellaan puheenjohtaja varmistettuaan suoritteen tilaajalta laskun oikeellisuuden. Hänen on tarkastettava, että maksu on Kamarin toiminnasta johtuva, sopimuksen mukainen, asiallinen ja hyväksyttävä. Puheenjohtaja voi hyväksyä yksittäisiä kululaskuja 1.000 euroon saakka. Muut laskut ja kaikki investoinnit on hyväksytettävä hallituksella. Puheenjohtajan kulutositteet hyväksyy IPP. Taloudenhoitajan on ennen maksun suorittamista tarkastettava, että tosite on päivätty, tositteesta käy selville luovutettu suorite tai maksun aihe, laskutoimitukset ovat oikeat ja että tosite on asianmukaisesti hyväksytty. 2.3. Hallitus päättää pankkitilien avaamisesta ja lopettamisesta. Hallitus antaa tarvittavat tilinkäyttöoikeudet. Valtuutus on merkittävä pöytäkirjaan. Tilinkäyttöoikeus on rajoitettava puheenjohtajaan (PRES) ja taloudenhoitajaan (TREAS), elleivät erityiset syyt muuta vaadi. 2.4. Yhdistyksen hallitus päättää lainan ottamisesta yhdistykselle yhdistyksen sääntöjen ja toimintaohjeiden edellyttämää tarkoitusta ja toimintaa varten. Samoin menetellään yhdistyksen omaisuutta pantattaessa ja kiinnitettäessä. 2.5. Maksut on yleensä suoritettava tilisiirroin. Saatu kuitti on liitettävä maksun perusteena olevaan alkuperäiseen laskuun tai muuhun hyväksyttyyn asiakirjaan. Tiliotteet on säilytettävä tositeaineiston yhteydessä. 2.6. Taloudenhoitajan on laadittava jäsenmaksujen perimisluettelo, jonka puheenjohtaja tarkastaa ja allekirjoituksellaan hyväksyy ennen jäsenmaksujen perimisen aloittamista sekä sen päätyttyä. Luetteloon on merkittävä tuloutetut jäsenmaksut ja siitä on selvittävä saamatta jääneet sekä mahdollisesti palautetut jäsenmaksut. Perimisluettelo on säilytettävä kirjanpidon tilinpäätöstositteiden yhteydessä. 2.7. Jäsenmaksut ym. tulot on pyrittävä perimään tarkoitusta varten laadittuja laskulomakkeita käyttäen. Käteisvarat on viivytyksettä talletettava Kamarin pankkitilille. Käteismenoista on vaadittava tai laadittava kuitti, joka on maksunsaajan kuitattava. Käteistuloista on laadittava tosite. Käteissuorituksia tulee käyttää vain pakottavissa tapauksissa.
3 (6) 2.8. Meno- ja tulotositteisiin on kirjattaessa selvästi merkittävä kirjausvuoden tositenumero sekä käytettävien tilien numerot tililuettelon mukaan. 2.9. Kamarin omaisuutta ja vakuuksia saa luovuttaa vain hallituksen päätöksellä. 3. Projektitoiminnan ohjeita 3.1. Kamarin projektitoiminnoista tulee laatia projektisuunnitelma, jossa määritellään projektin toiminta-ajatus, vastuuhenkilöt sekä budjetti. Projektisuunnitelma tulee hyväksyttää hallituksella ja liittää hallituksen pöytäkirjaan. 3.2. Projektin tuottaman ylijäämän jaosta ja käyttämisestä muussa nuorkauppakamaritoiminnassa tai alijäämän kattamisesta päättää hallitus. 3.3. Projektin kertahankinnoista, jotka ylittävät 10 % projektin suunnitellusta tuotosta tai 1.000 euroa, tarvitaan erillinen hallituksen päätös, ellei hallitus projektisuunnitelmassa ole muuta vahvistanut. 3.4. Projektipäällikkö tekee suoritetusta projektista loppuraportin Kamarin hallitukselle. Muistio on liitettävä hallituksen pöytäkirjaan. 4. Kirjanpitoa ja tilinpäätöstä koskevat määräykset 4.1. Hallituksen on huolehdittava, että Kamarin kirjanpito on järjestetty luotettavasti kirjanpitolain ja -asetuksen sekä tämän taloussäännön mukaisesti. 4.2. Hallitus vahvistaa kirjanpidossa ja talousarvion laadinnassa noudatettavan tililuettelon. 4.3 Kamarin kirjanpito ja talouden seuranta on järjestettävä ja pidettävä siten, että varojen käytöstä päätettäessä on riittävän tarkasti selvillä ao. tilikauden menot ja tulot sekä päätöksentekoajankohdan taloudellinen tila. 4.4. Taloudenhoitajan on laadittava Kamarin taloudesta talousarviovertailu, joka esitetään hallitukselle riittävän usein vuoden aikana. 4.5. Kirjanpidon merkintöjen tulee perustua hyväksyttyihin, juoksevasti numeroituihin tositteisiin. Kirjanpitokirjat ja tositteet on säilytettävä turvaavalla tavalla kirjanpitolain vaatiman ajan. Tilikauden aikana tositteista vastaa Hallituksen hyväksymä talouspalveluiden tuottaja ja sen jälkeen hallitus. 4.6. Tilikauden aikana tapahtumat voidaan kirjata maksuperusteen mukaan. Tilinpäätöstä laadittaessa kirjaukset on saatettava suoriteperusteisiksi siten, että kaikki velat, velvoitteet, sitoumukset ja saatavat on käytävä ilmi tilinpäätöksestä. 4.7. Taloudenhoitajan on esitettävä hallitukselle tilinpäätösehdotuksensa hyvissä ajoin ennen vuosikokousta. 4.8. Tilinpäätös on laadittava kirjanpitolain ja -asetuksen mukaisesti. Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman, taseen ja liitetiedot. Toimivaltaisen hallituksen on allekirjoitettava tilinpäätös ennen tilintarkastajille luovuttamista. Hallituksen on laadittava tilikaudelta sen toimintaa kuvaava toimintakertomus.
4 (6) 4.9. Tilinpäätöksen liitteeksi on laadittava tase-erittelyt yksityiskohtaisesti kirjanpitolain ja - asetuksen mukaan taseryhmittäin sekä luettelo kamarin käyttöomaisuudesta. Tase-erittelyt ja käyttöomaisuusluettelon päivää ja allekirjoittaa niiden laatija. 4.10 Käyttöomaisuudesta on pidettävä luetteloa, jossa on esineiden nimet, tuntomerkit, määrä, hankintahinta ja säilytyspaikat. Luetteloon on välittömästi merkittävä vuoden aikana tapahtuneet muutokset. Kalenterivuosittain on käyttö- ja vaihto-omaisuus inventoitava ja verrattava kirjanpitoon sekä laadittava poistettavasta käyttö- ja vaihto-omaisuudesta luettelo. 5. Yhdistyksen kirjanpidosta erillään hoidettavien projektien erilliskirjanpitoa ja taloutta koskevat määräykset 5.1. Yhdistyksen toimintakulujen kattamiseksi yhdistys voi järjestää hallituksen hyväksymiä erillisprojekteja. Hallitus voi myöntää projekteille toimintaluvan ja yhdistyksen nimenkäyttöoikeuden vain asiallisen projekti-ilmoituksen perusteella. Projekti-ilmoituksessa on hallitukselle esitettävä vähintään: miten projekti liittyy yhdistyksen varsinaiseen toimintaan ja projektin hyöty yhdistykselle projektin sisältö ja sen tavoitteet sekä merkitys siihen osallistuville projektin talousarvio riittävän yksityiskohtaisesti eriteltynä kulu- ja tuottoerittäin bruttoperiaatteella kuinka verotukselliset näkökohdat otetaan huomioon projektin organisaatio projektin aikataulu kuinka projektin kirjanpito ja taloudenhoito järjestetään 5.2. Hallitus voi päättää projekti-ilmoituksen pohjalta tietyn projektin tilinpidon järjestämisestä yhdistyksen kirjanpidosta erillisenä itsenäisenä kirjanpitona, mikäli projektin laajuus tätä edellyttää ja valvonta on luotettavasti järjestettävissä. 5.3. Erillistilinpitoa koskevassa päätöksessä hallituksen tulee todeta vähintään nimetty projektinjohtaja, joka vastaa tilinpidon järjestämisestä päättää projektin käyttöön asetettavista varoista ja tuottotavoitteista päättää projektin varojen ja pankkitilien käyttöoikeuksista asettaa joku hallituksen jäsenistä toimimaan projektin valvojana asettaa projektille ajankohdat, jolloin sen tulee antaa hallitukselle väliaikaraportit projektin etenemisestä asettaa ajankohta, johon mennessä projektin on laadittava tilinpäätös sekä tehtävä lopullinen tilitys hallitukselle. 5.4. Projektin tuoton käytöstä yhdistyksen toimintaan päättää hallitus talousarvion ja taloussäännön puitteissa. Projektijohtajilla tai ryhmillä ei ole päätösvaltaa projektien tuottoon. 5.5. Projektin vetäjä vastaa projektin kestoajan sen varojen hoidosta sekä projektin raporteista ja tilityksistä. Mikäli projektin vetäjä vaihtuu projektin kuluessa, on hallitukselle esitettävä uuden vetäjän nimeäminen viivytyksettä. 5.6. Projektin johtoryhmän on annettava projektista väliraportti ja loppuraportti yhdistyksen hallitukselle.
5 (6) 5.7. Projektin ajaksi voidaan avata hallituksen päätöksellä oma pankkitili, jonka kautta projektin koko maksuliikenne on hoidettava, ja johon hallitus nimeää käyttöoikeudet kuitenkin aina myös yhdistyksen rahastonhoitajalle. Projektin päätyttyä on pankkitili lopetettava ja tilille sen jälkeen tulevat varat on ohjattava yhdistyksen varsinaisille pankkitileille. 6. Tilintarkastusta koskevat määräykset 6.1. Tilintarkastajalta tulee olla ennen valintaa suostumus tehtävän vastaanottamisesta. Rahastonhoitajan on mahdollisimman pian ilmoitettava valituille tilintarkastajille ja heidän varamiehilleen valinnasta. Jos tilintarkastaja tulee esteelliseksi tai on estynyt, hänen on heti ilmoitettava esteestään hallitukselle. 6.2 Tilintarkastajien tulee tarkastaa Kamarin kirjanpito, tilinpäätös ja hallinto hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa. 6.3. Hallituksen on luovutettava tilintarkastajille vähintään kahta viikkoa ennen vuosikokousta kirjanpito- ja tilinpäätösaineisto sekä talousarvio, kokousten pöytäkirjat ja muut tilintarkastajien vaatimat tiedot ja asiakirjat. 6.4. Tilintarkastajien on tarkastuksessaan pyrittävä toteamaan mm. seuraavat asiat: onko tilinavaus oikein suoritettu ovatko kirjanpidon tositteet Kamarin toiminnasta johtuvia, asiallisia ja asianmukaisesti hyväksyttyjä ovatko hallituksen puheenjohtajan kulut asiallisia ja hyväksyttäviä onko liiketapahtumat kirjattu oikein tositteista onko tilinpäätös oikein johdettu kirjanpidosta ja onko se hyvän kirjanpitotavan mukainen ovatko rahavarat ja arvopaperit yhtäpitävät pankkien tiliotteiden ja kirjanpidon kanssa onko Kamarin omaisuus tallessa miten talousarvio on toteutunut onko taloutta hoidettu huolellisesti ja taloussäännön mukaisesti onko omaisuus riittävästi vakuutettu antaako tilinpäätös liitetietoineen oikeat ja riittävät tiedot toiminnasta onko yhdistyksen kokousten ja hallituksen päätöksiä noudatettu onko taseen ulkopuoliset vastuut (leasing-sopimukset, takaukset tms.) ilmoitettu asianmukaisesti taseen liitetiedoissa voidaanko tilinpäätös vahvistaa voidaanko puoltaa vastuuvapauden myöntämistä tilivelvollisille 6.5. Tilintarkastajien on tehtävä tilinpäätökseen merkintä siitä, onko tilinpäätös laadittu hyvän kirjanpitotavan mukaisesti. 6.6. Tilintarkastajien tulee laatia tarkastuksestaan kirjallinen tilintarkastuskertomus, jossa heidän on annettava lausuntonsa siitä, onko tilinpäätös laadittu voimassa olevien sääntöjen mukaisesti, voidaanko tilinpäätös vahvistaa ja voidaanko tilivelvollisille myöntää vastuuvapaus ao. tilikaudelta. hallituksen esityksestä tilikauden tuloksen käsittelemisestä Lisäksi tilintarkastuskertomuksessa tulee antaa tietoja, joiden saattamista jäsenten tietoon tilintarkastajat pitävät tärkeänä.
6 (6) 6.7. Tilintarkastuskertomuksessa on annettava muistutus, mikäli hallituksen jäsen tai muu toimihenkilö on syyllistynyt lain tai Kamarin sääntöjen vastaiseen tekoon, josta saattaa seurata yhdistyslain mukainen vahingonkorvausvelvollisuus. 6. 8. Matkustusohje Kamarin matka- ja majoituskustannusten korvausperiaatteet on esitetty Tammerkosken Nuorkauppakamarin erillisessä matkustusohjesäännössä. 7. Erityismääräykset 7.1. Tämän talousohjesäännön vahvistamisesta ja käyttöönottamisesta on taloudenhoitajan annettava tieto viipymättä tilintarkastajille ja muille asianosaisille. Samalla heille on luovutettava nämä talousohjesäännöt. 7.2. Muutokset tähän talousohjesääntöön vahvistaa hallitus. 7.3. Tämä talousohjesääntö on vahvistettu 1.10.2013 ja astuu voimaan heti päätöksestä.