Ilo elää järjestöissä Pohjois-Karjalan järjestöpäivät Ilomantsi 16.-17.11.2012 Anneli Pahta, SOSTE
Sisältö 1. Mitä hyvällä hallinnolla tarkoitetaan 2. Hyvä hallinto ja luottamus 3. Hallituksen tehtävät ja vastuu 4. Hyvän hallinnon tarve yhdistyksissä 2
Mitä hyvällä hallinnolla tarkoitetaan Mitkä ovat luottamushenkilöiden ja toimihenkilöiden toimivaltasuhteet, vastuut ja tehtävät Miten hallitus ohjaa ja valvoo järjestön toimintaa Järjestön toimintatavat ovat avoimia ja läpinäkyviä Toiminnasta, taloudesta ja sosiaalisista tuloksista raportoidaan selkeästi Hyvä hallinto täydentää lakisääteisiä menettelytapoja - se on itsesääntelyä ja hyvien käytäntöjen toteuttamista - taloussääntö; hallintosääntö; toiminnan suunnittelu; raportointi toiminnasta, seuranta ja arviointi; hallituksen kokoonpano ja hallitustyöskentely; talous ja riskienhallinta hallituksen valvonnassa jne. 3
Mitä hyvällä hallinnolla tarkoitetaan Yritystoimintaan liittyvän itsesääntelyn taustalla on ollut joukko epäonnistumisia ja virheitä: taloudelliset väärinkäytökset riittämättömät toimintojen kontrollimekanismit valta on keskittynyt liian harvojen käsiin heikko hallitus ylioptimistiset taloudelliset raportit 4
Mitä hyvällä hallinnolla tarkoitetaan Jäsenten oikeudet Jäsenten oikeuksien kunnioittaminen sekä jäsenten tukeminen ja rohkaiseminen oikeuksiensa käyttämiseen Sidosryhmät Järjestön pitää tunnistaa keskeiset sidosryhmänsä sekä velvoitteensa näitä sidosryhmiä kohtaan Hallitus Hallituksella on oltava riittävästi kokemusta ja asiantuntemusta järjestön toiminnan ohjaamiseksi ja arvioimiseksi 5
Mitä hyvällä hallinnolla tarkoitetaan Eettisyys Rehellisyys ja oikeudenmukaisuus ovat ehdottomia edellytyksiä johdon ja hallituksen jäsenten valinnassa. Vastuullista ja eettistä päätöksentekoa tukevat toimintamallit. Avoimuus Hallituksen vastuut ja tehtävät määritetään selvästi ja kommunikoidaan sidosryhmille niiden luottamuksen saavuttamiseksi. Taloudellisen ja muun tiedon on oltava eri sidosryhmien näkökulmasta ajantasaista ja riittävää. 6
Hyvä hallinto ja luottamus Jotta järjestöt voivat toimia tehokkaasti, edistää jäsenistönsä arvoja ja tavoitteita, pitää kansalaisten ja muiden yhteiskunnan toimijoiden tuntea luottamusta järjestöjä kohtaan Suomalaisella kansalaisjärjestötoiminnalla on pitkät perinteet, luottamusta järjestötoimintaa kohtaan on rakennettu menestyksekkäästi jo vuosikymmenien ajan Meidän tehtävämme on huolehtia, että luottamus järjestötoimintaa kohtaan säilyy hyvänä ja vahvistuu entisestään 7
Hyvä hallinto ja luottamus Luottamuksen merkitys on monitahoinen asia: yhteiskunnassa vallitseva yleinen luottamus luottamus yhteiskunnallisia ja poliittisia instituutioita kohtaan luottamus kansalaisjärjestöihin ja niiden toimintaan - luottamus kansalaisten omiin vaikutusmahdollisuuksiin - luottamus kanssaihmisiä ja vertaisia kohtaan - luottamus itseensä ja omiin kykyihin Tällöin myös luottamuksen menetyksellä on vahingolliset ja kauaskantoiset seuraukset 8
Hyvä hallinto ja luottamus Eri sidosryhmät tarvitsevat erilaista tietoa luottamuksen rakentamiseksi ja säilyttämiseksi: - jäsenet - avustusten ja lahjoitusten antajat - työntekijät ja luottamushenkilöt - vapaaehtoiset - viranomaiset ja julkishallinto - yhteistyökumppanit - asiakkaat jne. 9
Hyvä hallinto ja luottamus Viestintätoimisto Edelmanin 2012 luottamusbarometrin mukaan luottamus poliitikkoihin ja yritysjohtajiin on kokenut maailmanlaajuisesti vakavia kolhuja Barometrin mukaan kansalaiset luottavat: - akateemisten tutkijoiden tuottama tieto - teknisten asiantuntijoiden tuottama tieto - vertaistieto Luottamus sosiaalisiin verkostoihin ja erilaisiin sisällön jakamiseen tarkoitettuihin sivustoihin on lisääntynyt huomattavasti - luottamus sosiaaliseen mediaan kasvanut 75% 10
Hyvä hallinto ja luottamus Kansalaiset luottavat enemmän toisiinsa kuin vakiintuneisiin instituutioihin Kolmannen sektorin toimijat ovat edelleen eniten luottamusta nauttiva taho, vaikka laskua on ollut maailmanlaajuisesti Myös yritystoiminnassa yhteiskunnallisten tekijöiden osuuden merkitys luottamuksen rakentamisessa tulee kasvamaan suhteessa yrityksen toimintaan liittyviin tekijöihin - Miten kansalaisjärjestöt voivat hyödyntää tätä omassa toiminnassaan? - Yhteistyö ja verkottuminen yritystoiminnan kanssa? Lähde: www.edelman.com/trust 11
Hallituksen tehtävät ja vastuu Päätösten toimeenpano (toimivalta) - jäsenten tekemien päätösten toimeenpano - jäsenistön näkemysten selvittäminen - ylin päätösvalta jäsenillä Toiminnan ohjauksen ja valvonnan toteuttaminen - strategia ja toimintasuunnitelma - taloussuunnitelma (budjetti) - talouden raportointi - sisäinen valvonta Kirjanpidon ja varainhoidon järjestäminen - taloushallinnon prosessit ja toimintatavat - kattavat vakuutukset - varallisuuden turvaaminen ja säilyttäminen 12
Hallituksen tehtävät ja vastuu Hallitus toimeenpanee yhdistyksen kokouksessa tehtyjä päätöksiä Hallituksen toimivaltaa rajaa yhdistyksen jäsenille kuuluva päätöksenteko-oikeus Toisin kuin osakeyhtiössä, yhdistyksen hallituksella ei ole yleistoimivaltaa Ellei laissa tai säännöissä ole määrätty päätöksentekijää, hallituksen on käännyttävä toimivaltakysymyksessä jäsenten puoleen - taloudellisesti tai muutoin merkittävä päätös - puheenjohtajan tehtävä 13
Hallituksen tehtävät ja vastuu Hallituksen jäsenellä on oikeus saada tietoja yhdistyksestä, sen toiminnasta ja taloudesta - tämä on välttämätöntä vastuunäkökulmasta - huolellinen tehtävien hoitaminen edellyttää riittävästi tietoja Hallituksen jäsenellä on oikeus esittää eriävä mielipiteensä - imaistava heti päätöksenteon yhteydessä ja tehtävä merkintä pöytäkirjaan, myös perusteista - ei voi osallistua päätöksen toimeenpanoon - vastuusta vapautuminen - tieto asiasta harkinnan mukaan joko jäsenille ja/tai tilintarkastajalle 14
Hallituksen tehtävät ja vastuu Hallituksen jäsenyys perustuu vapaaehtoisuuteen Hallituksen jäsenellä on oikeus erota tehtävästään - hallituksen jäsenen on ilmoitettava erostaan hallitukselle - jäsenen tulisi erota tehtävästään vain perustellusta syystä, jotta hallituksen päätöksenteko ja toiminta voidaan turvata - tarvittaessa on kutsuttava yhdistyksen tai valtuutettujen kokous valitsemaan uutta hallituksen jäsentä Hallituksen jäsen voidaan erottaa milloin tahansa toimikautensa aikana (luottamuspula) - erottamispäätöstä ei tarvitse perustella eikä hallituksen jäseniä tarvitse kohdella tasavertaisesti 15
Hallituksen tehtävät ja vastuu Hyvä valmistautuminen ja perehtyminen kokousta varten Puolueeton, aktiivinen keskustelija, avoin muiden mielipiteille ja näkemyksille - ei voi olettaa oman näkemyksensä voittavan kaikissa tilanteissa - puheenjohtaja keskusteluttaa ja hakee kompromissia Antaa oman erityisosaamisensa ja kokemuksensa hallituksen ja puheenjohtajan käyttöön On sitoutunut yhdessä sovittuihin toimintatapoihin ja periaatteisiin Käyttää riittävästi aikaa tehtäviensä hoitamiseen Aktiivinen myös hallituksen kokouksien välisen aikana 16
Hallituksen tehtävät ja vastuu Hallituksen jäsenten lukumäärästä ja toimikaudesta on määräys yhdistyksen säännöissä Rotaatiolla varmistetaan hallituksen uudistuminen ja annetaan osallistumismahdollisuuksia uusille tulokkaille, päivitetään hallituksen osaamista Kokoonpanossa tulee ottaa huomioon tarvittava osaaminen, henkilöiden sitoutuminen tehtävään sekä hallituksen monimuotoisuus Esteellisyysnäkökohdat on syytä ottaa huomioon jo jäsenehdokkaita nimettäessä Ennakkoon saadut tiedot jäsenehdokkaista ja heidän kompetenssistaan auttavat valinnassa 17
Hallituksen tehtävät ja vastuu Hallituksen toiminnan ja suorituksen arviointi vuosittain - strategian toteutuminen - toiminnan taloudelliset ja sosiaaliset tulokset - talouden hallinta Yhdistyksen maineen ja arvostuksen kasvattaminen - ei kertoilla sisäisestä hallitustyöskentelystä jäsenistölle tai muille tahoille (vrt. avoimuus) Avoimuuden ja vastuullisuuden periaatteen noudattaminen Muotoseikat halliten, mutta ennen kaikkea keskustelevan, avoimen ja yhteistyökykyisen työskentelyn aikaansaaminen 18
Hallituksen tehtävät ja vastuu Puheenjohtaja johtaa hallitustyöskentelyä ja vastaa työn tuloksista Toimii yhdistyksen keulakuvana Motivoi ja antaa palautetta (vapaaehtoiset, toimihenkilöt, jäsenet jne.) Vastaa siitä, että kokoukset on hyvin valmisteltu - etukäteen tieto käsiteltäväksi tulevista asioista - tehokas ja tasapuolinen asioiden hoitaminen ja päätöksenteko - ohjeistaa kokousasiakirjojen ja raporttien laatimisen - priorisoi ja valitsee hallituksen käsiteltäväksi tulevat asiat - ohjaus ja kontrolli / näkee metsän puilta - toimivaltakysymyksen ratkaiseminen - ulkopuolisen asiantuntijan käyttäminen tai kuuleminen 19
Hallituksen tehtävät ja vastuu Työnantajan roolissa yhdistyksessä toimii hallitus, puheenjohtajan erityinen asema Hallitus voi toimia sekä työnantajan että esimiehen roolissa Hallituksen tulee olla perillä työsuhdetta määrittävästä lainsäädännöstä Hallituksen tulee huolehtia toimihenkilön perehdyttämisestä sekä muusta tarvittavasta esimiestuesta ja motivoimisesta Hallituksen tulee sopia kuka on toimihenkilön/toimihenkilöiden esimies/lähiesimies - jos toimihenkilöitä on useampia, on suositeltavaa että esimies on joku toimihenkilöistä 20
Hallituksen tehtävät ja vastuu 1. Hallituksen jäsen on esteellinen äänestämään yhdistyksen kokouksessa, kun päätetään tilintarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta, tilinpäätöksen vahvistamisesta taikka vastuuvapauden myöntämisestä silloin, kun asia koskee hallintoa, josta hän on vastuussa 2. Hallituksen jäsen ei saa osallistua hänen ja yhdistyksen välistä sopimusta koskevan eikä muunkaan sellaisen asian käsittelyyn eikä ratkaisemiseen, jossa hänen yksityinen etunsa saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa Esteellisyyden vaikutelma Yhtiöpuolen lähipiiriajattelu 21
Hallituksen tehtävät ja vastuu Hallitustyöskentelyn menestystekijät 1. Tarvittavat henkilökohtaiset ominaisuudet ja kyky työskennellä yhdessä (toimiva johto ja hallitus), - hallitus valvoo ja opastaa - toimiva johto vastaa päivittäisestä toiminnasta 2. Hallitus ei keskity vain tiettyihin tahoihin kohdistuvien etujen ajamiseen mikä jakaa hallituksen ja siitä huonosti toimivan (koko jäsenistön etu) Lähde: Hallituksen Agenda, käytännön ohjeita tehokkaaseen hallitustyöskentelyyn (PriceWaterhouseCoopers) 22
Hallituksen tehtävät ja vastuu Tuija Hänninen: Nöyrä, ymmärtävä ja kannustava Suomen Punaisen Ristin vapaaehtoistyön johtamisen kehittämishaasteet Ammattikorkeakoulun opinnäytetyö, maaliskuu 2012 Toivottiin puheenjohtajilta kannustavampaa, innostavampaa ja yhteisöllisempää otetta johtamiseen Enemmän arjessa mukana olemista ja me-henkeä Tulevaisuuden haasteina nousi esille puheenjohtajan vuorovaikutustaidot sekä puutteet aika- ja henkilöresursseissa 23
Yhdistyksen toiminnanjohtaja Johtava toimihenkilö on muiden toimihenkilöiden tavoin yhdistyksen työntekijä (vrt. yhtiön toimitusjohtajaelin) Irtisanominen ainoastaan työsopimuslaissa mainituin perustein 1. yksilöstä johtuvat syyt 2. tuotannollis- taloudelliset syyt Toiminnanjohtajan työtehtävistä on syytä sopia kirjallisesti Vastaa yhdistyksen juoksevasta hallinnosta Kirjanpidon ja varainhoidon asianmukainen järjestäminen Valmistelee asiat hallitukselle Toimihenkilöiden ja vapaaehtoisten esimies 24
Hyvä hallinto ja henkilöstö Hallituksen ja operatiivisen johdon selkeät vastuut ja tehtävänjako edistävät koko organisaation toimintaa Strategia, toiminnan suuntaviivat ja selkeät tavoitteet sitouttavat henkilöstön ja vapaaehtoiset, ja auttavat heitä toimimaan yhdistyksen tavoitteiden suuntaisesti Selkeiden tavoitteiden avulla voidaan arvioida aikaansaatuja tuloksia, tukea henkilöstöä ja vapaaehtoisia toiminnan kehittämisessä Hyvän hallinnon periaatteet kuten avoimuus, keskinäinen kunnioitus ja myönteinen suhtautuminen erilaisten mielipiteiden ja näkemysten esille tuomiseen ovat asioita, joita työntekijät ja vapaaehtoiset arvostavat 25
Hyvän hallinnon tarve yhdistyksissä Jäsenistön, luottamushenkilöiden, toimihenkilöiden ja vapaaehtoisten väliset toimivaltasuhteet, tehtävät ja vastuut pitäisi olla kaikkien järjestössä toimivien tiedossa Järjestöissä tehdään arvokasta työtä aatteellisen tavoitteen saavuttamiseksi Tavoitteena on säilyttää tunteen palo ja innostus, mutta samalla kehittää entisestään hyvän hallintotavan mukaisia menettelyjä Hyvällä ja avoimella hallinnolla edistetään uusien, innokkaiden järjestöaktiivien mukaan tuloa toimintaan 26
Hyvän hallinnon tarve yhdistyksissä Vahva luottamus järjestökenttää kohtaan edistää 1. yksittäisen järjestön toimintamahdollisuuksia ja 2. koko järjestökentän roolia suhteessa julkishallintoon ja yksityiseen sektoriin Tässä yhteiskunnallisessa ajassa, yritysten, järjestöjen ja julkisten toimijoiden pitää yhä enenevässä määrin ottaa huomioon yhteiskunnalliset ja sosiaaliset näkökohdat omassa toiminnassaan Järjestöjen pitää huolehtia luottamuksen säilyttämisestä ja tuoda esille sosiaalisen toiminnan asiantuntemuksensa It takes years to build up trust, but only seconds to destroy it 27
Kiitos! Anneli Pahta Järjestölakimies, SOSTE anneli.pahta@soste.fi 040 742 9511 28