PAKETTI KUNTIEN PALVELURAKENTEIDEN KEHITTÄMISPROJEKTI OHJAUSRYHMÄ 5/2009 PÖYTÄKIRJA Aika: Keskiviikko 8.4.2009 klo 12.00 13.30 Paikka: Lahden kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone Osallistujat: Kaupunginjohtaja Jyrki Myllyvirta, Lahti, puheenjohtaja Kaupunginjohtaja Martti Heinonen, Orimattila Kansliapäällikkö Pekka Virkkunen, Heinola Kunnanjohtaja Pauli Syyrakki, Nastola Kunnanjohtaja Päivi Rahkonen, Hollola Kunnanjohtaja Raija Peltonen, Hartola Kunnanjohtaja Kari Mustonen, Hämeenkoski Kunnanjohtaja Kimmo Kuparinen, Artjärvi Kunnanjohtaja Seppo Huldén, Kärkölä Kunnanjohtaja Heikki Jaakkola, Padasjoki Kehitysjohtaja José Valanta, Lahden kaupunki Projektijohtaja Jaana Simola, Päijät-Hämeen liitto Projektipäällikkö Lauri Kuukasjärvi, Päijät-Hämeen liitto Projektikoordinaattori Maija Väkeväinen, Päijät-Hämeen liitto, sihteeri Asiantuntijat: Pasi Rusila, LUT Lahti School of Innovation, asiakohta 2 Juhani Ukko, LUT Lahti School of Innovation, asiakohta 2 Poissa Maakuntajohtaja Esa Halme, Päijät-Hämeen liitto Kaupunginjohtaja Hannu Komonen, Heinola Kunnanjohtaja Juri Nieminen, Asikkala Kunnanjohtaja Marketta Kitkiöjoki, Sysmä 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. Puheenjohtaja avasi kokouksen. PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO, PL 50, (Hämeenkatu 9 A), 15111 Lahti, p. 03-8719 40, www.paijat-hame.fi
2 2. Läsnäolijoiden toteaminen Todetaan läsnäolijat Todettiin läsnäolijat. 3. Edellisen kokouksen muistion tarkastaminen Edellisen kokouksen muistio on lähetetty ohjausryhmän jäsenille kokouksen jälkeen. Hyväksytään edellisen kokouksen muistio. Hyväksyttiin. 4. Päijät-Hämeen tuottavuusohjelman käyttöönotto Ohjausryhmä on päättänyt, että tuottavuusohjelman toteuttaminen käynnistetään sosiaali- ja terveyssektorien mittariston laadinnalla ja käyttöönotolla. Toteuttamisessa säilytetään yhteys käynnissä olevaan TORA-hankkeeseen ja palvelujen tilaajat pidetään mukana mittariston kehittämisessä ja käyttöönotossa. Tuottavuusmittariston laadinta on käynnistetty Lappeenrannan teknillisen yliopiston kanssa. Ensimmäisenä pidettiin sosiaali- ja terveyssektorin tilaajien kanssa 24.3.2009. neuvottelu, jossa kartoitettiin mittariston laadinnan päälinjat, tunnistettiin keskeiset toimijat ja tärkeimmät haastateltavat tahot. Lappeenrannan teknillisen yliopiston kanssa on neuvoteltu seuraava vaiheistus ja aikataulu: 8.4. asian esittely ohjausryhmälle 8.4. 30.6. mittariston valmistelu; haastattelut, muu tiedon hankinta, kehittämistyö 15.5. ja 10.6. työn vaiheen esittely ohjausryhmälle 30.6. työ on valmis ja aineisto luovutetaan projektille Pasi Rusila ja Juhani Ukko, Lahti School of Innovation, esittelevät asian. Merkitään selvitys tiedoksi. Hyväksytään esitetty suunnitelma ja aikataulu. 2
3 Merkittiin selvitys tiedoksi ja hyväksyttiin esitetty suunnitelma ja aikataulu. Ohjausryhmästä haastateltaviksi nimettiin Päivi Rahkonen, Martti Heinonen ja Pekka Virkkunen. Mittaristoa luotaessa tulee työskentelyn painopisteenä olla vaikuttavuuden näkökulma. Lisäksi hyödynnetään Lahden kaupungin nykyiset mittaristot, yhteyshenkilönä José Valanta. 5. Päijät-Hämeen henkilöstölinjaukset Otsikkoasiaa käsiteltiin ohjausryhmän kokouksessa 10.2.2009. Silloin päätettiin, että asiaan palataan kokonaisuudessaan seuraavassa kokouksessa, kun SeutuHenki -työryhmältä on saatu tarkempi selvitys henkilöstölinjausten toteuttamisesta. Seutuhenki-ryhmä on käsitellyt Päijät-Hämeen henkilöstölinjaukset -raportin ja ottanut kantaa siinä tehtyihin ehdotuksiin. PAKETTI -projektissa on varattu resursseja myös Päijät-Hämeen henkilöstölinjausten eteenpäin viemiseen. Mikäli henkilöstölinjaus-raportin ehdotuksia toteutettaisiin, edellyttäisi se PAKETTI projektin resursseja n. 6 henkilötyökuukautta/vuosi. Projektisuunnitelman tarkentamista varten järjestettiin 17.3. tapaaminen Seutuhenki-ryhmän puheenjohtaja Ritva Friskin kanssa. Utti ja Matikainen selvityksen ehdotusten osalta todettiin seuraavaa: - Seutuhenki ryhmä vie eteenpäin kolmea ehdotusta (henkilöstöjohtamisen ydinprosessi, henkilöstöpolitiikan yhteinen perusta sekä palkkauksen ja palkitsemisen yhdenmukaisuus). - Liikkuvuuden ja joustavuuden lisääminen ehdotus ei edellytä toimenpiteitä, - Yhteisen työterveyshuollon kehittäminen on jo valmistelussa, - Henkilöstö- ja taloushallinnon palvelukeskus ei aiheuta toimenpiteitä, - Osakeyhtiöpohjainen varahenkilöjärjestelmä on kuntien yhteisen rekrytointiosakeyhtiön muodossa ollut käsittelyssä. Vaikka asia on tärkeä, Lahden kaupunki ei ole lämmennyt sille. Tapaamisessa todettiin edelleen, että PAKETTI projekti voisi ensimmäisenä tarttua ehdotuksiin, jotka liittyvät Yhteisen koulutuksen kehittämiseen sekä Kuntatyönantajan houkuttelevuuden parantamiseen. Seutuhenki-ryhmän tekemät rajaukset tarkoittavat toimenpiteitä, jotka ovat koulutusorganisaatioiden ja kuntatoimijoiden keskeisiä kehittämistoimintoja, jotka kyseisten organisaatioiden on tehtävä asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Ulkopuoliset projektit tai organisaatiot eivät voi suoraan puuttua ko. kehittämisalueisiin. PAKETTI-projekti voi kuitenkin tukea ja vahvistaa toimijoiden välisiä yhteisiä kehittämisprosesseja. Projektipäällikkö Lauri Kuukasjärvi esittelee asian. Järjestetään Innovaatiosessio kuntien henkilöstöasioita hoitaville viran- ja toimenhaltijoille, ml. Seutuhenkityöryhmän jäsenet. Hyväksyttiin ehdotus. 3
4 6. Ilmastostrategian laatiminen Ilmastomuutos on haaste myös kunnille. Päästöjen ja ilmastomuutosten hillintään pyritään vaikuttamaan mm. Kioton pöytäkirjalla vuodelta 1997, Kansallisilla ilmasto- ja energiastrategioilla 2001 ja 2005, Pitkän aikavälin ilmasto- ja energiastrategialla (Valtioneuvoston selonteko eduskunnalle 8.11.2008) sekä EU-komission suosituksilla (päästöjen vähentäminen 20 %, uusiutuvien energialähteiden osuuden kasvattaminen 20 %:iin, energian säästäminen 20 %:lla sekä biopolttoaineiden osuuden nostaminen 10 %:iin). Kuntaliitto on suositellut mm. kunnallisten tai mielellään seudullisten ilmastostrategioiden laatimista, energiatehokkuuden lisäämistä, uusiutuvien energian potentiaalin kartoitusta ja ilmastonmuutosten hillinnän ottamista näkökulmaksi maankäyttöön, liikennejärjestelmien, palvelurakenteiden ja palveluiden suunnitteluun sekä hankintoihin. Lahden seudun (Lahti, Hollola, Nastola) ilmasto-ohjelman 2009 2015 laatiminen on aloitettu. Valmistelua ohjaa Lahden seudun ympäristöpalvelut. TKK Lahden keskus tukee ilmasto-ohjelman laatimista. Paikallisilla teoilla ilmastomuutoksen hillintään IMMU projektin puitteissa TKK kerää tietoa mm. energian tuotantoon ja käyttöön, jätehuoltoon ja liikenteeseen liittyvää tietoa ja välittää sitä kuntien päättäjille, kuntalaisille ja yrityksille. Lahden seudun ilmastoohjelman ensimmäinen luonnos valmistuu syksyllä 2009. Sen jälkeen voitaisiin käynnistää koko maakuntaa koskeva ilmastostrategian valmistelu IMMU-projektin, Lahden seudun ympäristöpalvelujen ja kuntien yhteistyönä. PAKETTI-projekti on varautunut resursoimaan ilmastostrategian laatimista. Reetta Jäniksen esitys: Ilmastotyö Lahden seudulla ja Päijät-Hämeessä, liitteenä. Projektipäällikkö Lauri Kuukasjärvi esittelee asian. Merkitään selvitys tiedoksi. Päätetään, että ilmasto-ohjelman luonnos esitellään ohjausryhmän alkusyksyn kokouksessa. Hyväksyttiin ehdotus. 7. Sähköinen arkistointi Heinolan kaupunki on esittänyt Pakettihankkeessa toteutettavaksi: Sähköisen arkistoinnin järjestäminen ja sen tulevaisuus. Ongelma koskee kaikkia kuntia, ja ratkaisut tulee suunnitella alusta alkaen niin, että tapahtuu kuntarakenteessa mitä tahansa, niin ratkaisut toimivat. Kysymyksessä on hyvin laaja tulevaisuusongelma. Nyt on vinkkejä siitä, että mm. Lahdessa ja Heinolassa oltaisiin valmistelemassa samaa asiaa, joten tarvittaneen asian koordinointia. 4
5 Mikkelin teknologiakeskuksen organisoimana on muutaman vuoden ajan valmisteltu SARKK sähköiset palvelut kuntien käyttöön -hanketta, jossa tavoitteena on luoda (sähköinen)arkistopalvelu kuntien/julkishallinnon käyttöön. Hanke on edennyt järjestelmän hankintavaiheeseen, jossa asiantuntijapoolina on muutamien suurten kaupunkien tietohallintojohtajia. Lahden kaupungin edustajana hankkeen SARKK-raadissa on Marko Monni. Tavoitetilan toteutuessa hanke tuottaa kuntaomisteisen (valtakunnallisen) yhtiön, joka vastaa sähköisen aineiston pitkäaikaisarkiston toteuttamisesta. Lahden näkökulmasta hanke ratkaisisi ongelman sähköisen arkistoinnin suhteen. Seudullisesti sähköinen arkistointi on ollut esillä viimeisimmässä seudun tietohallinnon ohjausryhmässä (18.3.2009) jossa SARKK -hanke merkittiin tiedoksi. SARKK hankkeen esittely asialistan liitteenä. Ohjausryhmä keskustelee kuntien sähköisestä arkistoinnista ja päättää mahdollisista jatkotoimenpiteistä. Päätettiin palata asiaan syksyllä, jolloin kutsutaan kuultavaksi Marko Monni. 8. Seurakuntayhteistyö Heinolan ja Hollolan rovastikuntien seurakunnat ovat lähes koko viime vuosikymmenen tehneet lisääntyvässä määrin yhteistyötä Päijät-Hämeen maakunnan alueella. Yhteistyön yhtenä näkyvänä tuloksena julkaistiin vuonna 2008 raportti Seurakuntarakenteet muutoksessa. Katsaus Päijät-Hämeen seurakuntien muutoksiin ja muutoshaasteisiin (toim. Petri Määttä). Raportissa kuvattiin yleisluontoisesti seurakuntarakenteen muutokseen liittyviä näkökohtia, esiteltiin Päijät-Hämeen seurakuntien nykyisiä yhteistyömuotoja sekä kuvattiin alueen seurakuntien toiminnallisia ja taloudellisia tunnuslukuja. Lisäksi raportissa kuvattiin kaksi alueelle sijoittunutta seurakuntarakenteen muutosprosessia: Hämeenkosken itsenäisen seurakunnan liittämistä Hollolan seurakunnan kappeliksi sekä Heinolan seurakuntayhtymän purkamista yhdeksi Heinolan seurakunnaksi. Seurakunnat käsittelivät raporttia ja Rovastikunnan neuvottelukunnan kokouksessa 6.2.2008 seurakunnat päättivät jatkaa yhteistyömahdollisuuksien ja seurakuntien tulevaisuuden selvittämistä. Lääninrovastien johdolla perustettiin tätä varten uusi projekti ajalle 1.9.2008-31.3.2009. Projektin rahoituksesta ovat vastanneet Tampereen ja Mikkelin hiippakunnat, Päijät-Hämeen liitto ja Päijät-Hämeen alueen seurakunnat. Projektin tavoitteena on: 1. Tukea seurakuntia kohtaamaan ympäristössä tapahtuvia muutoksia ja niiden esiin tuomia haasteita. 2. Synnyttää ja ylläpitää toimivaa vuorovaikutuskulttuuria Päijät-Hämeen alueen eri seurakuntien luottamushenkilöiden ja työntekijöiden välillä. 5
6 3. Synnyttää uutta ajattelua ja yhteistyötä kirkollisessa työssä Päijät-Hämeen alueella. 4. Valmistaa seurakunnan luottamushenkilöitä ja työntekijöitä kohtaamaan mahdolliset kuntarakenteessa tapahtuvat muutokset. 5. Antaa seurakunnan luottamushenkilöille ja työntekijöille tietoa kuntien yhdistymiseen liittyvistä neuvotteluista sekä toteutuneista seurakuntien yhdistymisistä. Rovastikuntakuntaprojektin tuloksena syntyy raportti esityksineen, joka esitellään PAKETTI-projektin ohjausryhmälle syksyn kokouksessa. Projektiin liittyen seurakuntayhteistyön kokouksessa 22.1.2009 on esitetty yhteisen tapaamisen järjestämistä kirkkoherrojen ja kuntajohtajien kanssa elo-syyskuussa 2009. Tilaisuuteen toivottiin myös alustuksia ulkopuolisilta puhujilta seurakuntien ja kuntien rakenteiden muutosprosesseista kansallisesta näkökulmasta. Päätetään järjestää kuntajohtajien ja kirkkoherrojen yhteispalaveri kuntajohtajien kokouksen yhteydessä 8.9.2009 klo 12.00 alkaen ja keskustellaan mahdollisista kutsuttavista asiantuntijoista. Päätettiin järjestää kuntajohtajien ja kirkkoherrojen yhteispalaveri syyskuun kokouksen yhteydessä 11.9.2009. 9. Paras hankkeen loppuarviointi, kehittämisehdotukset Päijät-Hämeen palvelurakenneuudistus -hankkeen loppuarviointi julkaistiin 1.4.2009. Hanketta arvioinut asiantuntijaryhmä suosittelee kuntien yhteistyöllä toteutettavien maakunnallista palveluiden kehittämisen jatkamista. Arviointiin sisältyvät seuraavat kehittämisehdotukset: - Toimintalinjausten uudelleenmäärittely - Kuntarakenteen huomioiminen jatkokehittämisessä - Vision ja strategisen toiminnan kirkastaminen - Palvelustrategian laatiminen - Lahden rooli veturina - Toimeenpanovajeen vähentäminen - Verkostotoiminnan ylläpitäminen - Yhteinen asiantuntemus ja kehittämisen reservi - Omistajaohjauksen terävöittäminen - Strategisen ajattelun ja johtamisen terävöittäminen - Tuottavuusohjelman toteuttaminen - Asiakas- ja käyttäjälähtöisyyden vahvistaminen - Toiminnan laatukriteerien määritteleminen - Palveluiden tuotteistaminen - Kustannustietoisuuden edistäminen - Hinnoittelun ja rahoituksen läpinäkyvyyden parantaminen - Tilaaja- ja tuottajaosaamisen parantaminen - Prosessiajattelun vahvistaminen - Hallitusosaamisen tukeminen 6
7 - Pilotoinnin parempi hyödyntäminen Arviointiryhmän johtaja Jari Stenvallin esitys asialistan liitteenä. Projektitoimisto valmistelee arvioinnin pohjalta jatkotyöskentelyn toimenpideehdotukset seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen 15.5.2009. Hyväksyttiin ehdotus. 10. Esitys kuntaliitosselvitysten käynnistämiseksi Kuntien edustajat olivat koolla Lahdessa 17.2.2009 keskustelemassa siitä, missä aikataulussa ja millä edellytyksillä kunnat voivat tehdä päätöksen kuntaliitosselvitykseen osallistumisesta. Paikalla olleet luottamushenkilöt esittivät, että PAKETTI projektin johtoryhmän kokouksessa luottamushenkilöille esitellään kuntajohtajien valmistelema esitys siitä, mitä kuntaliitosselvityksessä konkreettisesti selvitetään. Kuntajohtajien valmistelema, ensimmäinen hahmotelma kuntaliitosselvityksessä selvitettäviksi asioiksi esiteltiin johtoryhmän kokouksessa 13.3.2009. Keskustelun jälkeen johtoryhmä päätti, että - kuntajohtajat valmistelevat yksilöidyn esityksen selvityksen sisällöstä kokouksessaan 8.4.2009, - kunnille tehdään esitys osallistumisesta selvitykseen/selvityksiin ja pyydetään kuntia käsittelemään asia valtuustoissa kesäkuun alussa, ennen seuraavaa johtoryhmän kokousta, - kuntien kannanottojen jälkeen jatkovalmistelusta tehdään esitys seuraavaan PAKETTI projektin johtoryhmään. Kuntajohtajille on lähetetty 26.3.2009 luonnos kuntiin lähetettäväksi esitykseksi ja kuntajohtajia on pyydetty esittämään kommenttinsa ennen 8.4. pidettävää kokousta. Keskustellaan esityksen sisällöstä. Tehdään mahdolliset muutokset esitykseen. Päätetään jatkotoimista. Hyväksyttiin luonnos keskustelun aikana tehdyin tarkennuksin ja päätettiin lähettää se Lahden kaupungin nimissä maakunnan sekä kuntayhtymien jäsenkuntiin lausunnoille. Lausunnot annetaan kesäkuun aikana, mielellään 10.6. mennessä. 7
8 11. Tiedoksisaantiasiat 1. Kuntajakolakityöryhmä luovutti ehdotuksen uudeksi kuntajakolaiksi hallintoja kuntaministeri Mari Kivinimelle keskiviikkona 25. maaliskuuta. Hallituksen esitys uudeksi kuntajakolaiksi on tarkoitus antaa eduskunnalle kevätistuntokauden 2009 kuluessa. Laki tulisi voimaan vuoden 2010 alusta ja sitä sovellettaisiin ensimmäisen kerran kuntajaon muutoksiin, jotka tulevat voimaan vuoden 2011 alusta. Työryhmän esitys on asialistan liitteenä. 2. PAKETTI-projekti, Sosiaaliturvan keskusliitto ja Päijät-Hämeen sosiaaliturvayhdistys järjestävät yhdessä Sosiaalipoliittisen foorumin tiistaina 12.5.2009 klo 12.00 16.00 Kongressikeskus Fellmannissa. Foorumin aiheena on turvallinen ikääntyminen. Foorumin kutsu ja alustava ohjelma on asialistan liitteenä. 3. KuntaIT hankkeet Uusia palveluprosesseja ja palvelutuotantomahdollisuuksia kehittävien KuntaIT-hankkeiden esittely asialistan liitteenä. Tiedoksisaantiasiat merkitään tiedoksi. Hyväksyttiin ehdotus. 12. Muut asiat - Merkittiin tiedoksi kuntien tilinpäätöstiedot vuodelta 2008 Pelastuslaitoksen talous toukokuun kj-kokouksessa kuntien ja kuntayhtymien katsaukset oman organisaation talousnäkymiin. Kokoukseen kutsutaan sosiaali- ja terveysyhtymän sekä koulutuskonsernin johtajat. lähetetään täydennetty yhteenveto kuntien tilinpäätöksistä sähköisesti ohjausryhmän jäsenille 13. Seuraavat kokoukset Seuraavat ohjausryhmän kokoukset pidetään 8
9 Perjantai 15.5.2008 klo 10.00 13.00 Keskiviikko 10.6.2008 klo 12.00 16.00 Ohjausryhmän syksyn 2009 kokoukset ehdotetaan pidettäväksi: Keskiviikko 12.8.2009 klo 12.00 16.00 Tiistai 8.9.2009 klo 12.00 16.00 Keskiviikko 14.10.2009 klo 12.00 16.00 Keskiviikko 11.11.2009 klo 12.00 16.00 Keskiviikko 9.12.2009 klo 12.00 16.00 Ohjausryhmän syksyn 2009 kokoukset päätettiin pitää seuraavasti: Keskiviikko 12.8.2009 klo 12.00 16.00 Perjantai 11.9.2009 klo 12.00 16.00 Keskiviikko 14.10.2009 klo 12.00 16.00 Keskiviikko 11.11.2009 klo 12.00 16.00 Torstai 10.12.2009 klo 12.00 16.00 14. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.30. Kokouksen vakuudeksi Jyrki Myllyvirta puheenjohtaja Maija Väkeväinen sihteeri 9