Joutsan kunnanhallitus 233 19.12.2016 Joutsan kunnanhallitus 57 06.03.2017 Joutsan kunnanhallitus 113 22.05.2017 KULJETUSHANKINNAT: LINJA-AUTOKULJETUSTEN HANKINNAN HANKINTA- JA KESKEYTTÄMISPÄÄTÖS 17/00/2016 Joutsan kunnanhallitus 19.12.2016 233 Kunta järjestää monia lakisääteisiä kuljetuspalveluja. Lisäksi jär jes tetään kotona asumista henkilökuljetuksia ja kunnan toimintoja tu ke via tavarakuljetuksia. Joutsan kunnassa käytettiin vuonna 2015 hen ki lökul je tuk siin noin 570.000 euroa ja tavarakuljetuksiin (lähinnä ruo kien kuljetuksia) noin 95.000 euroa. Kunnan kuljetusten tarjouskilpailuja valmisteltaessa on päädytty kilpai lut ta maan henkilökuljetuksia varten kolmenlaisia kumppaneita. Päi vä au to jen ja täydentävien (ns. ylivuotoautojen) lisäksi tarvitaan isom paa kunnan ostamaa linja-autoa yhteen tai kahteen alueeseen lä hin nä koulukuljetusten järjestämisessä. Kunnan ostaman lii ken teen lisäksi hyödynnetään ELY-keskuksen hankkimaa lin ja-au to lii ken net tä ainakin Luhangan ja Hartolan suunnilla. Kokonaisuuden reitit suunnitellaan kullekin lukukaudelle ja/tai -vuodel le siten, että olemassa olevia sopimusautoilijoita hyödynnetään mah dol li sim man tarkoituksenmukaisesti ja tehokkaasti. Tämän hetken kuljetettavien määriä ja heidän kotien sijainteja sekä kou lu verkkoa koskevien tietojen perusteella kunnan maksamaa lin ja-au to liiken net tä tarvittaneen Leivonmäen ja Joutsan välillä. Myös Per tunmaan tien suunta on mahdollinen käyttösuunta, mutta epävarma. Tämän vuoksi linja-autoliikenteen hankinta on järkevää toteuttaa siten, et tä kunta sitoutuu yhden linja-auton koulupäivien aamujen ja il ta päivän liikennöinnin hankkimiseen. Tarjouspyynnössä varataan myös op tio toisen auton liikennöinnin hankkimiselle tarvittaessa. Sa manlais ta määrällistä joustoa sisältyy myös päiväautojen ja täydentävien au to jen määrään. Näin kokonaisuus voidaan suunnitella kulloistakin tar vet ta vastaavaksi. Linja-autoliikennettä koskevassa tarjouspyynnössä on kilpailun säännöt ja vertailuperusteet. Tarjouspyynnön liitteenä ovat tar jous lo ma ke ja esimerkki linja-autojen ohjelmaksi. Näiden asiakirjojen tar koi tuk sena on auttaa yrittäjiä tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen te ke mises sä. Lisäksi tarjouspyynnön liitteenä on hankinnan sisältöä ja ehtoja kuvaavat asiakirjat; sopimusluonnos, yksilö-, ryhmä- ja ta va rakul je tus ten palvelutasokuvaukset sekä julkisten hankintojen ylei set palvelusopimusehdot.
Asiakirjakokonaisuuden ovat valmistelleet samat työryhmän jäsenet, jot ka valmistelivat myös kuljetusten palvelutasokuvaukset ja muut ko ko nai suu teen kuuluvat tarjouspyynnöt. Asiakirjojen tarkoitus on, et tä tarjoajat tietäisivät jo tarjousta tehdessään millaiseen pal ve lu tasoon ja sopimukseen heidän odotetaan sitoutuvan. Lisäksi ta voit teena on, että tarjouskilpailun asiakirjat soveltuisivat lähes sellaisenaan so pi mus asia kir joik si (kerralla valmista). Sopimuskausi on voimassa toistaiseksi, kuitenkin enintään 70 kuukaut ta. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus mahdollistaa reagoinnit kul je tus tar pei den muuttuessa sekä maakunta-/soteuudistuksen ja Lii ken ne kaa ren tuomissa muutoksissa. Lisäksi toistaiseksi voimassa ole va sopimus kannustaa liikennöitsijää palvelemaan laadukkaasti. Vertailuperusteina tässä hankinnassa käytetään halvinta ver tai lu hintaa. Kunnanhallituksen jäsenen on mahdollista pyytää tar jous pyyn tö asiakir jat ennalta tutustuttavaksi. Ne ovat nähtävillä myös kokouksessa. Kunnanhallitus hyväksyy linja-autokuljetusten hankintaa koskevat han kin ta-asia kir jat ja val tuut taa julkaisemaan tarjouskilpailun. Lisäksi kun nan hal li tus val tuut taa kunnanjohtajan hyväksymään asiakirjoihin tar jous kil pai lun ai ka na tarvittavat tarkennukset ja muutokset, sekä tar joa jien hankintaa kos ke viin kysymyksiin annettavat vastaukset. Han kin ta pää tös tuo daan kunnanhallituksen päätettäväksi. Joutsan kunnanhallitus 06.03.2017 57 Kunnanhallitus hyväksyi 19.12.2016 kokouksessaan päiväautojen tar jous kil pai lus sa käytettävät hankinta-asiakirjat ja valtuutti jul kai semaan tarjouskilpailun. Tuon kunnanhallituksen päätöksen mukaan kun nan joh ta ja valtuutettiin hyväksymään asiakirjoissa tarvittavat tarken nuk set ja muutokset sekä tarjoajien esittämiin kysymyksiin an netta vat vastaukset. Lisäksi kunnanhallitus edellytti, että han kin ta pää tös tuodaan kunnanhallituksen päätettäväksi. Tarjouskilpailu on järjestetty kunnanhallituksen päätöksen mu kai sesti. Hankintailmoitus julkaistiin hankintailmoitukset.fi -palvelussa 20.12.2016. Tarjoajille järjestettiin infotilaisuus 10.1. ja he saivat esittää hankintaa koskevia kysymyksiä 23.1. klo 10 asti. Kaikkiin esi tet-
tyi hin kysymyksiin annettiin vastaukset ja lopulliset han kin ta-asia kirjat julkaistiin 27.1.2017 lähetetyn korjausilmoituksen yhteydessä. Tarjousten jättöaika päättyi 20.2.2017. Tarjouksia saapui yksi. Kos ka tarjouksia saapui vain yksi, on tarpeen arvioida, onko han kin nas sa noudatettavan hankintalain (30.3.2007/348) mukainen velvoite kil pailu olo suh tei den hyödyntämisestä tullut toteutuneeksi. Samoin on tarpeen arvioida, onko hankintalain tarkoitus julkisten varojen te hokkaas ta käyttämisestä toteutumassa, kun kilpailu on tuottanut vain yhden tarjoajan. Saadun tarjouksen hintataso on poikkeuksellisen korkea. Yhden linja-au ton tuntihinta saattaisi kohota yli 200 euron. Tarjouspyynnön ver tai lu hin nan laskentakaavan mukaisen päiväkustannuksen pe rusteel la laskettu kuljetusten vuosihinta olisi yli 175.000 euroa. Tällä het kel lä linja-autokuljetuksiin käytetään noin 110 000 euroa (alv 0 %) lukuvuoden aikana. Korkea hinta ja yksi tarjous on omiaan osoittamaan, ettei olemassa ole via kilpailuolosuhteita ole onnistuttu hyödyntämään, eikä julkisten va ro jen tehokas käyttö olisi toteutumassa. Hankinta on perusteltua kes keyt tää. Lain esitöiden mukaan hankinnan keskeyttämisen tulee pe rus tua todellisiin ja perusteltuihin syihin, eikä ratkaisu saisi vai kuttaa tarjoajaan syrjivästi. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti kat sottu, ettei hankintaviranomaisella ole velvollisuutta hyväksyä ainoaa saa maan sa tarjouspyynnön mukaista tarjousta. Lain ja oi keus käytän nön edellytykset keskeyttämiselle katsotaan täyttyvän tässä hankin nas sa. Linja-autokuljetuksia tarvitaan ainakin koulu- ja ui ma hal li kul je tuk sissa. Tarvetta vastaavat kuljetukset tulee kilpailuttaa. Valmistelussa on tarpeen selvittää mahdollisuuksien mukaan syyt sille, miksi tar jouk sia saatiin vain yksi. Asiakirjoja on syytä muuttaa tarpeellisilta osin ja järjestää uusi tarjouskilpailu. Asetetussa aikataulussa pysymistä (uudet sopimukset 1.8.2017 alkaen) helpottaa, mikäli tarjouskilpailu voitaisiin toteuttaa kun nan hal lituk sen aiemmin hyväksymiä asiakirjoja muuttamalla siten, että muute tut asiakirjat hyväksyisi kunnanjohtaja. Kunnanhallitus päättää keskeyttää 20.12.2016 käynnistetyn lin ja-auto kul je tuk sia koskevan hankintamenettelyn asian esittelyssä esi te tyin perustein. Kunnanhallitus valtuuttaa järjestämään uuden tarjouskilpailun kunnan joh ta jan hyväksymillä asiakirjoilla.
Joutsan kunnanhallitus 22.05.2017 113 Kunnanhallitus käsitteli 6.3.2017 kokouksessaan lin ja-au to han kin nan ensimmäistä tarjouskilpailua, jossa saatiin vain yksi tasoltaan poikkeuk sel li sen korkeahintainen tarjous. 6.3. kokouksessaan kun nanhal li tus valtuutti järjestämään uuden tarjouskilpailun. Uusi tar jous kilpai lu on järjestetty kunnanhallituksen päätöksen mukaisesti. Han kinta il moi tus julkaistiin hankintailmoitukset.fi -palvelussa 6.4.2017. Asiakirjojen valmistelussa kuultiin useita linja-autoyrittäjiä, mm. kolmea paikallista. Kuullun perusteella tarjouspyyntöön tehtiin mm. hintaportaikko eri päivittäisille ajotuntimäärille, jotta tarjoaja voi si hinnoitella kustannukset edellistä kilpailua paremmin. Hankintaan sisäl ly tet tiin kaksi erillistä osaa, joita oli mahdollista tarjota yhdessä tai erikseen. Osassa 1 pyydettiin tarjouksia Leivonmäki Joutsa vä lin ja osassa 2 ns. Suonteen kierroksen koulukuljetuksiin pe rus tu val le linjalle. Vuoropuhelun ja hyvän kumppanuuden edistämiseksi tar jous kil pailuun sisällytettiin mahdollisuus esittää kysymyksiä ja rohkaistiin tarjoa jia olemaan yhteydessä, mikäli jokin hankinnan kannalta oleel linen seikka ei tule selväksi asiakirjoista tai mikäli niissä havaitaan virhe. Yksikään tarjoaja ei käyttänyt tätä mahdollisuutta hyväkseen. Sen sijaan kaksi tarjoajaa ilmoitti asiakirjassa olevasta kahden vaa timuk sen yhteysvaikutuksen synnyttämästä haasteesta tar jouk sessaan, jolloin asiakirjojen selkiyttäminen ei enää ollut mahdollista. Asia kir jo jen yksityiskohdassa on kysymys kahdesta vaatimuksesta (Lei von mä en linjalle vaadittiin M2-luokan ajoneuvoa, jossa on vä hintään 25 matkustuspaikkaa), jotka yhdessä toteutuvat vain hyvin harvas sa autossa. M2-luokan vaatimuksesta olisi voitu luopua, mikäli täs tä epäkohdasta olisi saatu tieto riittävän ajoissa. Jopa tarjousten al le kir joi tus päi vä nä tehty ilmoitus olisi mahdollistanut asiaan rea goimi sen. Tarjousten jättöaika päättyi 10.5.2017. Tarjouksia saapui kolme, joista yhdessä tarjottiin molempia osia, yhdessä vain osaa 1 ja yh des sä vain osaa 2. Tarjouksista vain Unto Lehtosen tekemä osaa 2 kos keva tarjous oli tarjouspyynnön mukainen, joten osan 2 lii ken nöit si jäk si voitaneen nimetä Unto Lehtonen (Mieskonmäen kou lu kul je tus -toiminimen haltijana). Osaan 1 ei tullut yhtään tarjouspyynnön mukaista tarjousta. Kun nal la on lain mukaan mahdollisuus tehdä joko suorahankinta kil pai lut tamat ta (edellyttää, että ehtoja ei olennaisesti muuteta) tai kilpailuttaa han kin ta vielä kerran tai järjestää kuljetukset omana tuotantona esimer kik si koulunkäynninavustajan ja linja-autokuljettajan yh dis tel mä-
toi men ku val la (tämä voi olla hyvin taloudellinen vaihtoehto). Han kintaa toteutettaessa lienee välttämätöntä muuttaa ajoneuvoluokitusta kos ke vaa vaatimusta siten, että myös M3 -luokan ajoneuvo voi tulla ky see seen. Tämä muutos on siinä määrin olennainen, että suo rahan kin nan perustetta ei liene käytettävissä. Siksi on tarpeen jär jestää uusi tarjouskilpailu. Konsultti on lupautunut järjestämään vielä tämän (toisen kilpailun tavoin) takuutyönä / veloituksetta. Uusi kilpailu on aikataulusyistä järjestettävä vain yhden vuoden sopimuskaudelle. Han kin nan ennakoitu arvo on nykyisen laskutuksen mukaan ar vioiden alle 60.000 euroa, joten se jää alle kansallisen kynnysarvon. Kilpai lu voidaan siten järjestää uuden hankintalain mukaisena kyn nysar vot alittavana hankintana lyhyellä tarjousajalla, johon tarjoajat va litaan kunnan toimesta. Tarjoajia pyritään kannustamaan koettua parem paan kumppanuuteen jo tarjouskilpailun aikana, jotta kun ta laisten palvelut voidaan järjestää asiallisesti. Liitteenä tarjousten vertailuasiakirjat ja konsultin hankintaehdotus. Kunnanhallitus keskeyttää 6.4.2017 käynnistetyn lin ja-au to kul je tuksia koskevan hankintamenettelyn osan 1 (Leivonmäki Joutsa -lin ja) osalta asian esittelyssä esitetyin perustein. Kunnanhallitus valtuuttaa järjestämään osaa 1 koskevan uuden tarjous kil pai lun kunnanjohtajan hyväksymillä asiakirjoilla yhden kouluvuoden mittaiselle sopimuskaudelle. Kunnanhallitus nimeää osan 2 (ns. Suonteen lenkki) liikennöitsijäksi Unto Lehtosen.