PÖYTÄKIRJA 18.2.2013 JÄRJESTÖTOIMIKUNNAN KOKOUS 1/2013 Aika: 16.2.2013 klo 10.00 15.00 Paikka: SPEK Pasila, Helsinki Osallistujat: Markku Leinonen, pj. Kaakkois-Suomen Pelastusalan Liitto Pirkko Wahlfors, Hämeen Pelastusliitto Kerttu Tyrväinen, Etelä-Savon Pelastusalan Liitto Henrik Helenius, Helsingin Pelastusliitto Pertti Leppänen, Keski-Suomen Pelastusalan Liitto Kari Laaksonen, Länsi-Suomen Pelastusalan Liitto Juha Kupiainen, Pohjois-Karjalan Pelastusalan Liitto Marko Hassinen, Pohjois-Savon Pelastusalan Liitto (Online) Marko Koivikko, Pohjois-Suomen Pelastusliitto (Online) Petri Jaatinen, esittelijä SPEK Valtteri Tervala, sihteeri SPEK Käsiteltävät asiat: 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen 10:00. Kokous aloitettiin Haka-koulutuksella toimikunnan jäsenille. Esitys lähetetään toimikunnan jäsenille. 2. Kokousvirkailijat Todettiin kokousvirkailijat: puheenjohtajana toimii Markku Leinonen, esittelijänä toimii Petri Jaatinen ja sihteerinä Valtteri Tervala. 3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu on lähetetty 25.1.2013. Kokouksen päätösvaltaisuutta ei ole määritelty. Esitys: Todetaan kokouksen läsnäolijat ja kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Päätös: Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi ja kokouksen läsnäolijat (Kts. kohta osallistujat). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Edellisessä kokouksen pöytäkirja on lähetetty 24.9.2012 ja kokouksen liitteet ovat olleet luettavana tiedostot.spek.fi/jarjestotoimikunta. Esitys: Hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja. Päätös: Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja.
5. Kokouksen työjärjestys Kokouksen asialista on toimitettu 2 vko ennen kokousta toimikunnan jäsenille ja varajäsenille sähköpostitse. Esitys: Hyväksytään kokouksen asialista. Päätös: Lisätään 24365.fi-sertifikaatti asialistan kohdaksi 8.2. Hyväksyttiin työjärjestys lisäyksin. 6. Ilmoitusasiat - Toimiston ajankohtaisissa asioissa esittelijä kävi läpi palokuntatoiminnan vuoden 2012 onnistumiset ja missä tulisi vielä parantaa. Lisäksi esittelijä kävi läpi toimiston tilannetta tällä hetkellä ja vuoden 2013 aikana. Toimisto on päivittänyt palveluprosesseja ja sitä kautta tarkastetaan nykyisen henkilöstön toimenkuvat. Järjestötoimintaa tullaan vahvistamaan kahdella henkilöllä kevään aikana. Vuoden 2013 osalta tarkastettu budjetti kavensi suunnitellusta toiminnasta XX %. Tämä ei kuitenkaan näy merkittävästi toiminnassa. Myös suunnitelmaa on tarkastetun budjetin takia arvioitu ja tehty muutamia toiminnan leikkauksia. Tammikuun aikana toteutettiin taloustutkimuksen kanssa kyselytutkimus VPK toiminnan tunnettavuudesta. Kyselytutkimuksen tuloksia liitteenä (tiedosto.spek.fi/jarjestotoimikunta). - 175 v. juhlavuoden tilannekatsaus Juhlavuosi avattiin Tulimeri-risteilyllä. Samalla avattiin Suomen suurin virtuaalipalokunta perinteisen paloaseman avajaisten kaavan mukaisesti. Juhlavuoden kunniaksi julkaistaan video palokuntatoiminnasta. Traileri on jo nähtävillä (http://www.youtube.com/watch?v=1wvbuwr5m8y) ja sitä saa jakaa. Lopullinen video tultaneen julkaisemaan maaliskuun lopulla. Elo-syyskuun vaihteessa järjestetään tapahtumaviikonloppu, jossa yhdistyy pelastustoimen ajankohtaispäivät, kansainvälinen seminaari, paraati sekä palokuntalaisille suunnattu seminaari (la). Järjestelyistä tiedotetaan tarkemmin suunnitelmien edetessä. - Vuodelta 2012 toimikunnan avoimet asiat Vuoden 2012 avoimet asiat on koottu uuteen vuoden 2013 seurantalistaan. Seurantalista on liitteenä (tiedostot.spek.fi/jarjestotoimikunta). Vuodelta 2012 avoimia asioita oli palokuntapukuohje, pelastusalan kolmannen sektorin asioiden valmistelu ja päätöksentekoprosessi, palokuntarekisterin päivittäminen sekä yleisen palokuntalaiskokouksen valmistelu. 7. Käsiteltävät asiat 7.1. Pelastusalan kolmannen sektorin asioiden valmistelu ja päätöksen tekoprosessi Esittely: Toimikunnan edellisessä kokouksessa päädyttiin siirtämään käsittely seuraavaan kokoukseen. Toimisto valmistelee asiaa ja pohtii puheenjohtajien kanssa tuotosta, joka käsitellään seuraavassa kokouksessa (1/2013). Päätöksentekoprosessiin ja sen tehostamista varten seuraavaan kokoukseen (1/2013) kukin edustaja tuo alueeltaan n.3 min esityksen, miten omalla alueella päätöksentekoprosessi toimii ja mitä kokee tarvitsevansa valtakunnalliselta verkostolta (SPEK-ryhmä). Päätösesitys: Todetaan olemassa olevat prosessit. Laaditaan kehitysehdotukset päätöksentekoprosessien tehostamiseksi.
Päätös: Keskusteltiin päätöksentekoprosessista. Pelastusliittojen edustajien esityksistä tuli ilmi melko erilaisia toimintamalleja. Johtopäätöksenä kuitenkin voidaan todeta että pelastusliittojen toiminnanjohtajilla on suuri rooli pelastusliiton toiminnassa asioiden valmistelijana ja esittelijänä. Vapaaehtoisten vaikuttaminen koettiin pääsääntöisesti helpoksi ja mahdolliseksi. Pelastusliiton rooli koettiin tärkeänä juuri järjestötoiminnan kohdalla. Haasteena ilmeni päätöksenteon osalta pitkäjänteisyyden puuttuminen erilaisista syistä johtuen. Kuitenkin tällä hetkellä vaikutusmahdollisuuksia koetaan olevan hyvin. Kehotetaan pelastusliittoja kannustamaan palokuntia osallistumaan aktiivisesti pelastusliiton päätöksentekoon vaikuttamalla yleisissä kokouksissa sekä arvioimalla tarpeitaan pelastusliitoilta. Lisäksi kannustetaan pelastusliiton edustajia vaikuttamaan olemassa olevien kanavien kautta (järjestötoimikunta, SPEK valtuusto) yleisesti SPEK-ryhmän ja SPEK:n toimintaan. 7.2. Palokunta Suomessa 175-vuotta juhlavuoden mitalin myöntämisperusteet Esittely: Palokunta Suomessa 175 vuotta juhlavuoden kunniaksi on mahdollista anoa juhlavuosimitalia pelastusalan ansioituneille henkilöille. Mitalille tulisi laatia myöntämisperusteet. Päätösesitys: Laaditaan juhlavuoden mitalin myöntämisperusteet ja avataan mitali hakemuksille. Päätös: Esittelijä kävi läpi ehdotuksen myöntämisperusteista. ESITYS: Juhlamitali voidaan myöntää sellaisille henkilöille tai ryhmän jäsenille, jotka ovat aloittaneet jonkin uuden toiminnan. Perustaneet uuden osaston, aloittaneet uuden toiminnan, käynnistäneet projektin tai hankkeen, joka on jäänyt elämään pelastusalalla. Hyväksyttiin esittelijän ehdotus (liitteenä tiedostot.spek.fi/jarjestoiminta). Hinnaksi toimikunta katsoi sopivaksi, juhlavuoteen liittyen, 175. Tehdään esitys hallitukselle myöntämisperusteiden hyväksymisestä ja mitalin anomisprosessista. 7.3. Palokuntarekisterin päivittäminen Esitys: Vuosittain kerätään toimintatilastoja palokuntatoiminnan tunnusluvuiksi. Tunnusluvut on tarkoitus selvittää pelastusliitoittain, jonka jälkeen ne kerätään keskusjärjestöön (15.2.2013 mennessä) ja laaditaan valtakunnalliset tulokset. Tarkastetaan tilanteet pelastusliitoittain ja selvitetään alueet, jotka eivät vielä ole lukuja saaneet. Päätös: Tarkasteltiin toimiston valmistelemat tilastokoonnit Hakasta (toimintatilaston palautteiden määrät: hälytysosastot 261, naisosastot 195 ja nuorisoosastot 332). Sovittiin että toimikunnan jäsenet selvittävät oman pelastusliittonsa alueen palokunnat (nimet ja yhteystiedot) ja näissä toimivien hälytysosastojen määrä (erityisesti yhteystiedot). Avuksi toimikunnan jäsenille on annettu pelastusliittotunnukset Hakaan. Tiedot palokuntien ja hälytysosastojen määrästä toivotaan palautettavan järjestöpäällikölle 18.3.2013 mennessä (valtteri.tervala@spek.fi). 7.4. XXVII Yleinen palokuntalaiskokous Esittely: Seuraava yleinen palokuntalaiskokous järjestetään 2014 kesäkuun 7.- 8. päivä. Kokouksen ympärille rakennetaan jälleen suuri palokuntatapahtuma kil-
pailuineen ja konsertteineen Finlandia-talossa. Avataan keskustelu Yleisen palokuntalaiskokouksen sisällöstä ja linjattavista/ päätettävistä aiheista. Kotkassa edellisessä Yleisessä palokuntalaiskokouksessa käsiteltiin seuraavia asioita: pelastusalan vapaaehtoistoiminnan yhteiskunnallinen merkitys, palokuntalaisten osaaminen ja motivaatio, pelastusalan vapaaehtoistoiminnan jatkuvuuden turvaaminen, palokuntalaisten pukeutuminen, SPEK-ryhmän palvelut palokunnille, SPEK-strategia 2025 ja päätettiin seuraavien kokousten järjestäjät, paikat sekä ajankohdat (2014 ja 2018). Päätösesitys: Laaditaan prosessi aiheiden määrittelemiseksi. Päätös: Puheenjohtajisto valmistelee yhdessä toimiston kanssa kyselyn pelastusliittoihin keväällä ja syksyllä kokouksessa kootaan lopulliset käsiteltävät asiat. Keskusteltiin teemasta, jonka ympärille kyselyä aiheista valmistellaan. Päädyttiin rakentamaan aiheet alueelta: Vastaavatko palokuntatoiminnan rakenteet yhteiskunnan muutoksia? palokuntatoiminnan tarpeen muuttuminen ja siihen vastaaminen. Käsiteltäviä aiheita 3-5 enintään. Tavoitteena on saada huomiota kokouksen asioilla esim. julkilausuma. Prosessi etenee seuraavasti. Maalishuhtikuun aikana valmistellaan kysely, joka lähetetään palokunnille huhtikuun alussa ja vastausaikaa on toukokuun loppuun. Vastaukset kootaan toimistolla ja valmistellaan syksyn toimikunnan kokoukseen päätettäväksi. 7.5. Pelastusalan vapaaehtoistoiminnan turvaamisen työryhmä Esitys: Tarkastetaan työryhmän tavoitteet ja niiden eteneminen ja sovitaan toimenpidesuunnitelman mukaisesta jatkosta. Päätös: Työryhmän tavoitteet toimenpidesuositusten laatimiseksi nähtiin oikeansuuntaisena. Työryhmä jatkaa toimintaa kevään ajan ja tarkoitus on määrätietoisesti laatia selkeitä suosituksia toteutettavaksi. Työryhmän tulee valmistella suositukset kevään aikana, jonka jälkeen ne esitetään toimikunnalle ylimääräisessä etäkokouksessa kevään lopulla. 7.6. Johtosääntöjen ja sääntöjen päivittämisen työryhmä Toimikunta on kokouksessaan 1/2012 päättänyt perustaa työryhmän pelastusalan vapaaehtoistoiminnan johtosääntöjen ja sääntöjen päivittämiseksi. Sääntöjen tuli olla päivitetty kuluvan vuoden viimeiseen kokoukseen mennessä mutta aikataulua on jouduttu siirtämään myöhemmäksi. Esitys: Tarkastetaan työryhmän tavoitteiden eteneminen. Käydään läpi päivityksen eteneminen ja todetaan jatkosta. Päätös: Työryhmän tavoitteiden eteneminen on hieman takkuillut. Työryhmä on päässyt aloittamaan työskentelyn ja saanut päivityksen käyntiin. Seuraavaa ONLINE-kokousta suunnitellaan. Työryhmän tulee laatia päivitetyt johtosäännöt ja ohjeet kevään aikana, jonka jälkeen ne esitetään toimikunnalle ylimääräisessä etäkokouksessa kevään lopulla. 7.7. Toiminnansuunnittelu 2014 Esittely: Vuoden 2014 toiminnansuunnittelu aloitetaan jo nyt. Keväällä on tarkoitus laatia luonnos vuoden 2014 toiminnansuunnittelusta.
ESITYS: Käydään keskustelua keskusjärjestön ja SPEK-ryhmän toiminnasta ja palveluista vuodelle 2014. Laaditaan alustava suunnitelma. Päätös: Palvelut kehittyvät, joten koulutusta erilaisten järjestelmien tuomista mahdollisuuksista tarvitaan. Suunnitellaan vuodelle 2014 erityisesti toimintaa yhdistystoiminnan tueksi, erimerkiksi minimessut, joissa eri palveluntarjoajia ja välineitä yhdistystoiminnan tueksi. Toimisto valmistelee alustavaa toimintasuunnitelmaa ja välittää tietoa sen etenemisestä toimikunnalle. 8. Muut esille tulevat asiat 8.1. Päätös- ja toimenpidelista Käytiin läpi avoimet tehtävät ja todettiin niiden eteneminen. Muun muassa pukuohje tulee saada valmiiksi ensi tilassa. Lisätään tämän kokouksen asioista yleinen palokuntalaiskokous ja Haka rekisterin tilastojen päivittäminen seurantalistalle. Työryhmien tilanteet löytyvät myös seurantalistalta. 8.2. 24365.fi sertifikaatti Esittelijä kertoi luonnoksesta ja ideasta. Keskustelua käytiin yhteistyöstä muiden järjestöjen SSPL ja SPPL kanssa sekä pohditaan hankkeiden kautta kehittämistä käytäntöön. Esitys on liitteenä (tiedostot.spek.fi/jarjestotoimikunta). 9. Seuraava kokous ja kokouksen päättäminen Esitys: Päätetään seuraavan kokouksen ajankohta ja päätetään kokous. Päätös: Toimisto valmistelee seuraavan kokouksen ajankohdan, joka pidetään onlinekokouksena. Seuraavassa kokouksessa päätetään loppuvuoden kokoontumiset. Päätettiin kokous 16:30.