Toimielin: YLEISJAOSTO Tehtäväalue: Henkilöstöhallinto Vastuuhenkilö: Henkilöstöpäällikkö (Laura Saurama) Toiminnan luonne: Tukitoiminto Tehtäväalueen kuvaus: Budjettirahoitteinen Henkilöstöhallinnon tehtävänä on henkilöstöpalveluista huolehtiminen, työterveyshuollon järjestäminen henkilökunnalle, työsuojelun, yhteistoiminnan ja neuvottelutoiminnan toteuttaminen ja yhteisen koulutustoiminnan järjestäminen. Henkilökunnalle luodaan edellytyksiä hyvän palvelun tuottamiseen pitkäjänteisesti ja inhimilliset tekijät huomioon ottaen. STRATEGINEN TAVOITE TOIMENPIDE MITTARI Huolehdimme talouden tasapainosta Varmistamme käytössä olevien sähköisten järjestelmien käyttöönottoa koulutuksin ja selkeillä ohjeilla intrassa. OPERATIIVINEN TAVOITE TOIMENPIDE MITTARI Osaamisen varmistaminen Terveellinen ja turvallinen työyhteisö Laaditaan koulutuskalenteri henkilöstölle ja esimiehille suunnatuista koulutuksista. Toimivan työterveyshuoltoyhteistyön varmistaminen. Työsuojelun toimintatavan kehittäminen. Esimiesfoorumeita toteutetaan käyttöönottojen varmistamiseksi. Intra kehittyy ja on ajantasainen. Suunniteltu koulutuskalenteri toteutuu. Työterveyshuollon vuosisuunnitelma toteutuu. Varhaisen tuen toimintamalli aktiivisessa käytössä. Työsuojelun intra kehittyy. TOIMINTATULOT YHT. 299 532,47 218 500 228 500 228 500 228 500 4,6 4,6 4,6 Myyntituotot 6 911,00 5 000 5 000 5 000 5 000 Maksutuotot 3 089,69 3 500 3 500 3 500 3 500 Tuet ja avustukset 289 531,78 210 000 220 000 220 000 220 000 4,8 4,8 4,8 Vuokratuotot Muut toimintatuotot Valmistus omaan käyttöön TOIMINTAMENOT YHT. 1 047 073,47 1 153 746 979 072 979 072 979 072-15,1-15,1-15,1 Henkilöstökulut 269 855,29 288 714 201 875 201 875 201 875-30,1-30,1-30,1 Palvelujen ostot 720 541,26 801 431 718 798 718 798 718 798-10,3-10,3-10,3 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 12 347,26 16 079 13 539 13 539 13 539-15,8-15,8-15,8 Avustukset Vuokrakulut 43 779,02 47 522 44 860 44 860 44 860-5,6-5,6-5,6 Muut toimintakulut 550,64 TOIMINTAKATE -747 541,00-935 246-750 572-750 572-750 572-19,7-19,7-19,7 Poistot ja arvonalentumiset -1,56-5 -5-5 Laskennalliset erät 159 165,81 189 799 179 742 179 742 179 742-5,3-5,3-5,3 TOIMINNAN YLI/ALIJÄÄMÄ -588 376,75-745 447-570 835-570 835-570 835-23,4-23,4-23,4 Ulkoiset toimintatulot 299 532,47 218 500 228 500 228 500 228 500 4,6 4,6 4,6 Sisäiset toimintatulot Keskinäiset toimintatulot TOIMINTATULOT YHTEENSÄ 299 532,47 218 500 228 500 228 500 228 500 4,6 4,6 4,6 Ulkoiset toimintamenot 932 898,60 1 026 714 851 940 851 940 851 940-17,0-17,0-17,0 Sisäiset toimintamenot 73 393,95 81 310 80 272 80 272 80 272-1,3-1,3-1,3 Keskinäiset toimintamenot 40 780,92 45 722 46 860 46 860 46 860 2,5 2,5 2,5 TOIMINTAMENOT YHTEENSÄ 1 047 073,47 1 153 746 979 072 979 072 979 072-15,1-15,1-15,1 TOIMINTAKATE -747 541,00-935 246-750 572-750 572-750 572-19,7-19,7-19,7 41
HENKILÖSTÖRESURSSIT Henkilöstöhallinnon määrärahalla katetaan henkilöstöpäällikön (yleisjaosto), työsuojelupäällikön (60 %) ja työsuojeluvaltuutetun (yhteistyötoimikunta) henkilöstökulut. Henkilöstöpalveluissa työskentelee toimistosihteeri, jonka henkilöstökulut kuuluvat asiahallintoon. Toimistosihteerin työpanos on henkilöstöhallinnolle äärettömän tärkeä. TALOUSARVION PERUSTELUT Henkilöstöhallinnossa on toteutettu viimeisten vuosien aikana huomattava määrä kehittämistyötä. Vuonna 2016 tavoitteena on vakiinnuttaa tehtyjen ohjelmistohankintojen käyttöä. Investointihankkeena esitetään palkkahallinnon ohjelmistoon lisättäväksi matkalaskujen sähköistä hyväksyntää. Tämä on suhteellisen pieni investointi ja mahdollistaa viimeisen ns. paperisen lomakeprosessin muuttamisen sähköiseksi. Henkilöstöpalvelujen tavoitteena on toteuttaa oikeudenmukaista henkilöstöpolitiikkaa. Keinoina tässä on yhteisten pelisääntöjen rakentaminen, näistä tiedottaminen ja kouluttaminen, työterveyshuollon järjestäminen, työsuojelun, yhteistoiminnan ja neuvottelutoiminnan toteuttaminen. Henkilöstön työhyvinvoinnin tukemiseksi esitetään talousarviossa edellisten vuosien tapaan seuraavia osaamista ja työhyvinvointia tukevia toimintamenoja, jotka kohdistuvat sekä henkilöstöpalvelujen, työterveyshuollon että yhteistyötoimikunnan kustannuspaikoille. TA2016 Ravintoedut 55 000 Koulutus 30 000 Liikunta-ja vapaa-aikajaos 20 000 Seniorijaos 14 000 Ennaltaehkäisevät toimenpiteet 20 000 Työterveyshuolto, KELA I 197 000 Työterveyshuolto, KELA II 198 000 Ikäohjelman fysikaalinen hoito 40 000 Kuntolomat 25 000 Kevätjuhlat 15 000 Sähköiset järjestelmät (KuntaHR, KuntaRekry, TVA) Työterveyshuolto 28 000 Toimiva työterveyshuolto on paras kumppani sekä työnantajalle että työntekijälle työkykyhaasteiden ennaltaehkäisyssä ja niiden ratkaisemisessa. Työterveyshuoltoyhteistyö on tiivistynyt vuoden 2015 aikana. Vuoden 2016 aikana tavoitteena on tiivistää edelleen yhteistyötä kehittäen toimintaa enemmän kohti ennaltaehkäisyä, mm. lisäämällä työpaikkaselvityksiä sekä erilaisia tukiryhmiä. Lisäksi jatketaan varhaiskuntoutuskursseja. Ensiapukoulutuksiin esitetään edelleen omaa määrärahaa 7 000 ja lisäksi suojavaatteisiin (näyttöpäätelasit, tukipohjalliset, muotitetut kuulosuojaimet) 7 000. Työsuojelu Työsuojelupäällikkö työskentelee kaksi päivää viikossa (40 %) työsuojelun parissa. Työntekijöiden työsuojeluvaltuutettu on täysiaikainen ja toimihenkilöiden työsuojeluvaltuutettu hoitaa tehtäväänsä oman toimen ohessa. Vuodelle 2016 esitetään työsuojelupäällikön työpanoksen kasvattamista 60 %, jotta työterveyshuollolla on työpari ennaltaehkäisevissä toimenpiteissä. Työpanoksen kasvatus toteutuu sillä edellytyksellä, että työsuojelupäällikölle saadaan rakennettua toimiva työnkuva. Koulutukset Vuoden 2016 aikana keskusvirasto, joka toimii tukifunktiona, räätälöi eri henkilöstöryhmille kohdennettuja koulutuksia liittyen mm. atk-taitoihin, raportointiin, alv-periaatteisiin, laskujen käsittelyprosessiin, mitkä koordinoidaan henkilöstöhallinnosta. Tavoitteena on vahvistaa osaamista sekä kehittää yhteisiä sisäisiä prosesseja kustannustehokkaasti. Näiden lisäksi esimiehille suunnataan koulutusta (30 000 ) vahvistamaan ja yhdenmukaistamaan esimiestyötä. Työyhteisöjen muutostilanteiden haasteiden tueksi varataan asiantuntijapalveluille 23 000 määräraha. Työhyvinvoinnin tukeminen Työhyvinvoinnin edistämiseksi panostetaan Naantalissa paljon. Kuntolomia esitetään jatkettavaksi ja niihin varataan 25 000. Myös yhteisöllisyyttä ylläpitävä yhteinen kevätjuhla luottamushenkilöille ja henkilöstölle on perinteinen tapahtuma, johon esitetään varattavaksi 15 000. Naantalissa toimii yhteistyötoimikunnan alaisuudessa liikunta- ja vapaa-aikajaos, joka sekä järjestää tapahtumia että tukee tapahtumiin osallistumista ja niiden järjestämistä työyksiköissä. Liikunta- ja vapaa-aikajaokselle esitetään edelleen 20 000 määrärahaa, johon sisältyy Hevoshaan käyttötavaroiden hankinta. Ikäohjelman piirissä olevat kuuluvat ns. senioritiimiin, jonka toimintaa koordinoi seniorijaos. Seniorijaoksen käyttöön esitetään edelleen 14 000 määrärahaa. Senioritiimiläisillä on oikeus puolen työpäivän vapaaseen (suhteessa omaan työaikaan) kerran vuodessa, kun jaos järjestää virkistysmatkan. Työssäjaksamista edistää työnantajan tukema lounasruokailu. Toimintatapaa esitetään jatkettavan ja siihen varattavan 55 000. 42
MUUTOKSET EDELLISEEN TALOUSARVIOON: Yleisjaosto - Hallintojohtajan työpanos siirtyy toisaalle Henkilöstöpalvelut - Populus-käyttöönottoprojekti on päättynyt - Investointina esitetään Populuksen matkalaskumoduulin käyttöönottoa vuoden 2016 aikana. Työterveyshuolto - Tuloarviota on nostettu 210 000 eurosta 220 000 euroon. - Ikäohjelman fysikaalista hoitoa supistetaan. Vuonna 2015 ikäohjelman piirissä olevat pääsivät työterveyslääkärin lähetteellä vuosittain 10 kertaa fysioterapiaan. Työterveyshuollon suositusten ja selvitysten mukaan 5 kerralla saavutetaan vastaava hyöty. Yhteistyötoimikunta - Työsuojelupäällikön työajan kasvattaminen 40 %:sta 60 %:n - Vuonna 2015 talousarviossa henkilöstömenoissa on vielä osa-aikaisen pääluottamusmiehen palkkakustannukset. Henkilö eläköityi vuoden 2015 alussa. INVESTOINNIT Investointiosaan esitetään 33 000 määrärahaa palkkahallinnon ohjelmiston matkalaskumoduulin käyttöönottamiseksi. Varsinaisen käyttöönottoprojektin kustannusarvio on 26 000. Tämän lisäksi ohjelmiston käyttöönotosta syntyy vuositasolla noin 7 000 palvelumaksu. Vuonna 2016 kustannuksia esitetään toteutettavaksi henkilöstöpalvelujen kustannuspaikalta. Vuonna 2017 jatkuvan palvelun kustannus siirtyisi palkkahallinnon kustannukseksi. Matkalaskut toimitetaan edelleen paperisena palkkahallintoon, jossa lasketaan käsin mm. päivärahat. Tämän prosessin sähköistäminen olisi ns. viimeinen sähköistettävä prosessi liittyen palkkahallintoon. Vuositasolla päivärahatapahtumia on noin 1 300. KAUPUNGINJOHTAJA: Ehdotus hyväksytään. KAUPUNGINHALLITUS: Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksytään. 43
Toimielin: YLEISJAOSTO Tehtäväalue: Palkkahallinto Vastuuhenkilö: Henkilöstöpäällikkö (Laura Saurama) Toiminnan luonne: Tukitoiminto Kohderahoitteinen Tehtäväalueen kuvaus: Palkkahallinto huolehtii palkkojen ja kokouspalkkioiden maksatuksesta sekä henkilöstöhallinnon raportoinnista. STRATEGINEN TAVOITE TOIMENPIDE MITTARI Huolehdimme talouden tasapainosta Palkkahallinnon uuden ohjelmiston käyttöönoton vakiinnuttaminen OPERATIIVINEN TAVOITE TOIMENPIDE MITTARI Palkkojen ja palkkioiden oikeellisuus ja oikea-aikainen maksatus Palkojen ja palkkioiden maksatukset vain työehtosopimuksen mukaisesti. Esimiesten koulutus ja ohjeistus. Vuoden 2016 loppuun mennessä palkkahallinnossa selvitään viiden henkilön resurssilla. Palkkalaskelmien määrä laskee n. 1900:aan kpl/kk (yli 2000:sta). Toteutuneet esimiesfoorumit ja intran päivittäminen. TOIMINTATULOT YHT. 404 064,00 430 000 455 000 455 000 455 000 5,8 5,8 5,8 Myyntituotot 404 064,00 430 000 455 000 455 000 455 000 5,8 5,8 5,8 Maksutuotot 0,00 0 0 0 0 Tuet ja avustukset 0,00 0 0 0 0 Vuokratuotot 0,00 0 0 0 0 Muut toimintatuotot 0,00 0 0 0 0 Valmistus omaan käyttöön 0,00 0 0 0 0 TOIMINTAMENOT YHT. 377 882,53 428 211 447 760 447 761 447 761 4,6 4,6 4,6 Henkilöstökulut 291 687,96 317 910 296 310 296 310 296 310-6,8-6,8-6,8 Palvelujen ostot 51 769,68 70 372 119 140 119 140 119 140 69,3 69,3 69,3 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 6 048,49 11 700 5 697 5 698 5 698-51,3-51,3-51,3 Avustukset 0,00 0 0 0 0 Vuokrakulut 28 376,40 28 229 26 613 26 613 26 613-5,7-5,7-5,7 Muut toimintakulut 0,00 0 0 0 0 TOIMINTAKATE 26 181,47 1 789 7 240 7 239 7 239 304,7 304,6 304,6 Poistot ja arvonalentumiset 0,00 0 0 0 0 Laskennalliset erät -8 880,98-13 932-13 553-13 553-13 553-2,7-2,7-2,7 TOIMINNAN YLI/ALIJÄÄMÄ 17 300,49-12 143-6 313-6 314-6 314-48,0-48,0-48,0 Ulkoiset toimintatulot 0,00 0 0 0 0 Sisäiset toimintatulot 390 924,00 407 924 438 576 438 576 438 576 7,5 7,5 7,5 Keskinäiset toimintatulot 13 140,00 22 076 16 424 16 424 16 424-25,6-25,6-25,6 TOIMINTATULOT YHTEENSÄ 404 064,00 430 000 455 000 455 000 455 000 5,8 5,8 5,8 Ulkoiset toimintamenot 322 649,81 369 511 395 510 395 510 395 510 7,0 7,0 7,0 Sisäiset toimintamenot 26 856,32 30 471 25 637 25 638 25 638-15,9-15,9-15,9 Keskinäiset toimintamenot 28 376,40 28 229 26 613 26 613 26 613-5,7-5,7-5,7 TOIMINTAMENOT YHTEENSÄ 377 882,53 428 211 447 760 447 761 447 761 4,6 4,6 4,6 TOIMINTAKATE 26 181,47 1 789 7 240 7 239 7 239 304,7 304,6 304,6 44
HENKILÖSTÖRESURSSIT Palkkahallinnossa työskentelee henkilöstöasiainhoitaja, joka toimii palkkasihteerien esimiehenä. Palkkasihteerien toimia on 6. Näistä neljä on täytetty toistaiseksi ja kaksi määräajaksi, perusteena ohjelmistouudistuksen tuoma lisätyö määräajaksi. Lisäksi vuonna 2015 ohjelmistouudistus-projektin aikana on palkkahallinnossa työskennellyt kaksi työllistettyä. Vuoden 2015 alussa toinen määräaikainen palkkasihteeri jäi eläkkeelle, mutta jatkoi työskentelyä 31.10.2015 asti turvaten ohjelmistouudistusta. Vuoden 2016 lopussa yksi vakituinen palkkasihteeri on eläköitymässä. Myös tulevina vuosina eläkkeelle tulee siirtymään kaksi palkkasihteeriä. Palkkahallinnon tavoitteena on tuottaa palkkahallinnon palvelut asiantuntevasti ja kustannustehokkaasti. Ottaen huomioon henkilöstön ikärakenne, on varauduttava eläköitymisiin. Näin ollen esitetään, että yksi avoinna oleva ja määräaikaisesti täytetty palkkasihteerin toimi voitaisiin täyttää vakituisesti vuoden 2016 alusta. Samalla esitetään toisen avoinna olevan palkkasihteerin vakanssin lakkauttamista. Edelleen ohjelmistouudistukseen liittyen tulee varautua tilapäiseen työvoimatarpeeseen, jotta palkat saadaan maksuun oikein ja ajallaan. TALOUSARVION PERUSTELUT Palkkahallinnon kustannuksista katetaan henkilöstömenot sekä palkkahallinnon ohjelmistokulut. Henkilöstö Syksyllä 2013 palkkahallintoon tarvittiin sijainen vakituisen palkkasihteerin siirryttyä talon sisällä toisiin tehtäviin. Tällöin saatiin työllistämistoiminnan kautta henkilöstöratkaisu kustannustehokkaaksi. Vuoden 2014 aikana palkkakustannukset siirtyivät palkkahallintoon, jolloin henkilöstökustannukset nousivat. Ohjelmistouudistus toteutettiin 2015 ja sen turvaamiseksi tarvittiin edelleen kahta määräaikaista palkkasihteeriä, minkä seurauksena henkilöstökulut nousivat aiempiin vuosiin verrattuna. Vuoden 2016 aikana on tavoitteena tuottaa palkkahallinnon palvelut vähemmillä henkilöstöresursseilla. Tämä tarkoittaa sitä, että palkkahallinnossa olisi henkilöstöasiainhoitajan virka ja 5 palkkasihteerin tointa, kaikki täytetty toistaiseksi ja huomioiden, että yksi viidestä eläköityy vuoden 2016 lopulla. Ohjelmiston tuottama muutos on ollut haasteellinen ja siten tilapäisen työvoiman käyttöön tulee varautua. Tulevina vuosina henkilöstökustannuksia tulee nostamaan eläkeperusteisten maksujen nousu. Palvelujen ostot Palkkahallinnon kustannusrakenne muuttui ohjelmistouudistuksen myötä, koska palvelujen ostot (ohjelmisto n. 60 000 ja sähköiset/paperiset palkkalaskelmat n. 10 000 ) vakiintuvat osaksi kustannusrakennetta. MUUTOKSET EDELLISEEN TALOUSARVIOON: - Esitetään yhden palkkasihteerin toimen vakinaista täyttöä ja yhden vakanssin lakkautusta. Lisäksi varaudutaan tilapäiseen työvoiman tarpeeseen. - Palkkahallinnon kustannuksiin syntyy palvelujen ostosta pysyvä ulkoinen menoerä. KAUPUNGINJOHTAJA: Ehdotus hyväksytään. KAUPUNGINHALLITUS: Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksytään. 45
Toimielin: YLEISJAOSTO Tehtäväalue: Uudelleen sijoittaminen Vastuuhenkilö: Henkilöstöpäällikkö (Laura Saurama) Toiminnan luonne: Tukitoiminto Budjettirahoitteinen Tehtäväalueen kuvaus: Aktiivisen uudelleensijoitustoiminnan avulla pyritään mahdollisimman nopeasti löytämään uudet tehtävät ja asianmukainen ammatillinen koulutus niille kaupungin vakinaisille työntekijöille, jotka eivät enää terveydellisistä syistä pysty jatkamaan aikaisemmissa tehtävissään. OPERATIIVINEN TAVOITE TOIMENPIDE MITTARI Henkilöstön työurien pidentäminen Henkilöstökulujen määräaikainen siirto uudelleensijoitukseen joko työkyvyn selvittämisen tai uudelleenkoulutuksen/-sijoittumisen varmistamiseksi. Uudelleen sijoituksen rahoituksen käyttöaste siten, että vakanssirakenne ei vääristy. TOIMINTATULOT YHT. 360,00 0 0 0 0 Myyntituotot 360,00 0 0 0 0 Maksutuotot 0,00 0 0 0 0 Tuet ja avustukset 0,00 0 0 0 0 Vuokratuotot 0,00 0 0 0 0 Muut toimintatuotot 0,00 0 0 0 0 Valmistus omaan käyttöön 0,00 0 0 0 0 TOIMINTAMENOT YHT. 83 389,36 194 200 151 427 151 427 151 427-22,0-22,0-22,0 Henkilöstökulut 77 805,98 190 092 144 748 144 748 144 748-23,9-23,9-23,9 Palvelujen ostot 5 591,80 4 108 6 679 6 679 6 679 62,6 62,6 62,6 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 0,00 0 0 0 0 Avustukset 0,00 0 0 0 0 Vuokrakulut 0,00 0 0 0 0 Muut toimintakulut -8,42 0 0 0 0 TOIMINTAKATE -83 029,36-194 200-151 427-151 427-151 427-22,0-22,0-22,0 Poistot ja arvonalentumiset 0,00 0 0 0 0 Laskennalliset erät -1 274,22-838 0 0 0-100,0-100,0-100,0 TOIMINNAN YLI/ALIJÄÄMÄ -84 303,58-195 038-151 427-151 427-151 427-22,4-22,4-22,4 Ulkoiset toimintatulot 360,00 0 0 0 0 Sisäiset toimintatulot 0,00 0 0 0 0 Keskinäiset toimintatulot 0,00 0 0 0 0 TOIMINTATULOT YHTEENSÄ 360,00 0 0 0 0 Ulkoiset toimintamenot 79 321,36 192 092 148 856 148 856 148 856-22,5-22,5-22,5 Sisäiset toimintamenot 4 068,00 2 108 2 571 2 571 2 571 22,0 22,0 22,0 Keskinäiset toimintamenot 0,00 0 0 0 0 TOIMINTAMENOT YHTEENSÄ 83 389,36 194 200 151 427 151 427 151 427-22,0-22,0-22,0 TOIMINTAKATE -83 029,36-194 200-151 427-151 427-151 427-22,0-22,0-22,0 46
HENKILÖSTÖRESURSSIT Uudelleen sijoituksessa ei sinänsä työskentele henkilöstöä vaan uudelleensijoitukseen voidaan ohjata määräajaksi henkilön palkkakuluja yhteisesti sovittujen periaatteiden mukaisesti. TALOUSARVION PERUSTELUT Uudelleen sijoituksen määrärahassa viraston kanssa tehtävä yhteistyö on tärkeässä roolissa, koska uudelleen sijoituksen päättyessä vakituisella henkilöllä tulee olla vakanssi, johon hänet kiinnitetään tai on perustettava vakanssi. MUUTOKSET EDELLISEEN TALOUSARVIOON: Talousarviossa esitetään henkilöstökuluihin pienennystä. Tämä johtuu siitä, että viimeisten vuosien aikana uudelleen sijoituksella on ollut kysyntää, mutta lyhyisiin määräaikaisiin kausiin, jolloin ns. kumulatiivista kustannusta ei synny. KAUPUNGINJOHTAJA: Ehdotus hyväksytään. KAUPUNGINHALLITUS: Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksytään. 47