Liite 5b TARJOAJAN SOVELTUVUUS OHJE TARJOAJALLE ESPD-LOMAKKEEN LIITTÄMISESTÄ TARJOUKSEEN Tässä hankinnassa arvioidaan tarjoajien soveltuvuus uudella ESPD-vakiolomakkeella. Kilpailutusta varten tilaaja laatii sähköisessä ESPD-järjestelmässä lomakkeen, jonka se toimittaa kooditiedostona tarjoajille tarjouspyyntöasiakirjojen mukana. Tarjoajat tallentavat tiedoston koneelleen, lataavat sen sähköiseen järjestelmään ja täyttävät tiedot suoraan ESPD-palvelussa. ESPD-palvelussa tarjoajat ilmoittavat, etteivät niitä rasita ns. pakolliset poissulkuperusteet (syyllistyminen tiettyihin harmaan talouden torjuntaa koskeviin rikoksiin) tai tilaajan arvioimat harkinnanvaraiset poissulkuperusteet (esim. ympäristörikkomukset, konkurssi, yrityssaneeraus). Nämä soveltuvuusvaatimukset ja niiden edellyttäminen perustuvat hankintalainsäädäntöön. Suomessa on 18.4.2016 alkaen sovellettava suoraan julkisista hankinnoista annettua direktiiviä 2014/24/EU, niiltä osin kuin sen säännökset ovat ehdottomia sekä riittävän selkeitä ja tarkkoja. Direktiivillä on siten välitön oikeusvaikutus EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa siihen saakka, kunnes uusi kansallinen hankintalaki tulee voimaan arviolta loppuvuodesta 2016. Edellisen johdosta tässä hankinnassa sovelletaan direktiivin määräyksiä sekä EU:n vakiolomakeasetusta n:o 2016/7. Se tarkoittaa, että tarjoajien on liitettävä tarjoukseensa ns. yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja, ESPD. Tässä liitteessä annetaan tarjoajille ohjeet ESPD-asiakirjan täyttämisestä sähköisessä palvelussa. Kenen on täytettävä ESPD-lomake o Tarjoajaorganisaation o Kaikkien tarjoajan alihankkijoiden, joiden voimavaroihin tarjoaja vetoaa, eli joita tarjoaja aikoo käyttää hankinnan toteutuksessa (jokaisen erikseen) o Ryhmittymän kaikkien osallistujien erikseen Mitä ESPD-lomakkeessa kysytään ESPD-lomakkeessa kysytään tarjoajan soveltuvuuteen (kelpoisuuteen) liittyviä tietoja. Osa tarjoajan soveltuvuuteen liittyvistä vaatimuksista on kirjattu suoraan direktiiviin ja kansalliseen lakiin. Lisäksi hankintayksikkö voi asettaa tarjoajien soveltuvuudelle harkinnanvaraisia ehtoja. ESPD-asiakirjan on tarkoitus keventää tarjoajien taakkaa. Sen on tarkoitus korvata erilaiset asiakirjat, selvitykset ja lausunnot, joita hankintayksiköt eri puolilla EU:ta voivat vaatia, yhdellä asiakirjalla. ESPD-lomake toimii tarjoajan vakuutuksena vaatimusten täyttymisestä, ns. alustavana näyttönä. Varsinaiset näytöt eli asiakirjat voidaan vaatia vasta tarjouskilpailun voittajalta. Hankintayksikkö voi kuitenkin, milloin tahansa menettelyn aikana, pyytää ao. asiakirjoja tai osan niistä, jos se on tarpeen menettelyn asianmukaisen kulun varmistamiseksi.
ESPD-lomakkeen rakenne: I osa: Hankintamenettelyä ja hankintaviranomaista tai -yksikköä koskevat tiedot II osa: Talouden toimijaa (=ehdokasta tai tarjoajaa) koskevat tiedot III osa: Poissulkemisperusteet: A: Tuomioihin liittyvät perusteet B: Verojen tai sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyvät perusteet C: Maksukyvyttömyyteen, eturistiriitoihin tai ammatin harjoittamisessa tapahtuneeseen virheeseen liittyvät perusteet D: Muut poissulkemisperusteet, joista voidaan säätää hankintaviranomaisen tai -yksikön jäsenvaltion kansallisessa lainsäädännössä Kohdissa A-C ehdokas tai tarjoaja vakuuttaa, että sitä eivät koske direktiivin 57 artiklassa mainitut olosuhteet, pakolliset tai harkinnanvaraiset poissulkuperusteet. Tai vaihtoehtoisesti ehdokkaan tai tarjoajan on annettava selvitys, onko ja miten ehdokas tai tarjoaja on ryhtynyt toimiin luotettavuutensa osoittamiseksi (ns. puhdistautuminen). Korjaavista toimista on säädetty hankintadirektiivin 2014/24/EU 57 artiklan 6 kohdassa. Korjaavista toimista voidaan esittää direktiivin mukaan esimerkiksi näyttö siitä, että ehdokas tai tarjoaja on maksanut tai sitoutunut maksamaan korvauksen kaikista vahingoista, joita rangaistavasta teosta tai virheestä on aiheutunut, selvittänyt tosiasiat ja olosuhteet kattavasti toimimalla aktiivisesti yhteistyössä tutkintaviranomaisten kanssa ja toteuttanut konkreettiset tekniset sekä organisaatioon ja henkilöstöön liittyvät toimenpiteet, joilla voidaan tarkoituksenmukaisesti estää uudet rangaistavat teot tai virheet. Kohdassa D. sovelletaan Suomen hankintalain (348/2007) 53 :n 1 momentin 5 kohtaa, jossa viitataan kiskonnantapaiseen työsyrjintään. IV osa: Valintaperusteet A: Soveltuvuus B: Taloudellinen tilanne ja rahoitusasema C: Tekninen ja ammatillinen pätevyys D: Laadunvarmistusjärjestelmät ja ympäristöasioiden hallintaa koskevat standardit V osa: Kelpuutettujen ehdokkaiden määrän vähentäminen V osa koskee kaksivaiheisia hankintamenettelyitä kuten rajoitettu menettely tai neuvottelumenettelyt. VI osa: Loppulausumat Tässä osassa ehdokas tai tarjoaja vakuuttaa antamansa tiedot oikeiksi sekä vakuuttaa pystyvänsä toimittamaan tarvittaessa vakuutuksia vastaavat todistukset, ellei hankintayksikkö saa hankittua niitä maksutta sähköisistä EU-järjestelmistä, tai hankintayksiköllä jo ole hallussaan ko. todistuksia.
ALOITETAAN! Ohjeet miten toimia eri vaiheissa 1. Mene hankintailmoituksen liitteisiin 2. Tallenna tarjouspyynnön liitteenä oleva Liite 5a ESPD-lomake.xml -tiedosto tietokoneellesi 3. Mene www-sivulle: http://ec.europa.eu/growth/espd 4. Valitse kieli 5. Kuka olet? Valitse Talouden toimija 6. Mitä haluat tehdä? Valitse ylempi vaihtoehto tuoda yhteisen eurooppalaisen hankintaasiakirjan. Huom. älä valitse kohtaa Create response. 7. Lataa selaa painikkeesta edellä mainittu.xml tiedosto järjestelmään Tietoa xml-tiedostoista: kyseiset tiedostot sisältävät xml-koodia. Jos avaat tiedoston, sen sisältö on pelkkää koodia, eli sen ei kuulukaan näyttää kokonaiselta asiakirjalta. Älä tee mitään muutoksia tiedoston sisältöön! 8. Valitse kotivaltiosi 9. Paina seuraava 10. Ryhdy täyttämään lomaketta kohdasta II alkaen
Jaksossa A voidaan ilmoittaa myös, onko tarjoaja tai ehdokas pk-yritys. Pk-yrityksen määritelmä käy ilmi kohdassa ilmoitetusta infopainikkeesta. Samoin voidaan ilmoittaa, onko tarjoaja tai ehdokas suojatyökeskus tai yhteiskunnallinen yritys. Edelleen voidaan ilmoittaa, onko ehdokas tai tarjoaja merkitty mahdolliseen hyväksyttyjen tarjoajien tai ehdokkaiden viralliseen luetteloon. Jakson A kohdassa e pyydetään tietoja kysymyksestä Kykeneekö talouden toimittaja toimittamaan todistuksen sosiaaliturvamaksujen ja verojen maksamisesta tai antamaan tiedot, joiden avulla hankintaviranomainen tai -yksikkö voi hankkia kyseisen todistuksen suoraan minkä tahansa jäsenvaltion maksuttomasta tietokannasta?. Tässä kohdassa tarjoajaa suositellaan ilmoittamaan, että sosiaaliturvamaksujen ja verojen maksamisesta voidaan esittää Verohallinnosta saatava todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus. Lisäksi sähköisestä ytj-järjestelmästä (www.ytj.fi) saadaan tieto yrityksen mahdollisesta verovelasta. Sähköisen verkko-osoitteen (www.ytj.fi) voi syöttää kohtaan Jos kyseiset asiakirjat ovat saatavilla sähköisesti, annetaan seuraavat tiedot. A-osassa voidaan ilmoittaa lopuksi se, osallistuuko ehdokas tai tarjoaja hankintamenettelyyn yhdessä muiden tarjoajien tai ehdokkaiden kanssa. Jos ehdokas tai tarjoaja on ryhmittymä, tarjoukseen on liitettävä oma yhteinen eurooppalainen hankintaasiakirja jokaisesta ryhmittymän jäsenestä. Jos hankinta on jaettu osiin, alimmalle riville tarjoaja voi ilmoittaa, mihin osa-alueisiin se jättää tarjouksensa.
11. Osan II kohdan D voi jättää tyhjäksi. Hankintayksikkö ei tässä tarjouskilpailussa vaadi täyttämään näitä tietoja. 12. Seuraavaksi täytä osan III koskevat tiedot järjestyksessä. Työ- ja elinkeinoministeriön ohjeessa on listattu, mitkä rikosnimikkeet Suomen lainsäädännössä vastaavat lomakkeella olevia nimikkeitä: http://www.tem.fi/files/45062/espd-ohje.pdf Suurin osa listatuista kohdista käy ilmi Suomen hankintalain (348/2007) 53 :stä: http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070348 13. III osan B-jaksossa ilmoita, onko organisaationne rikkonut verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteita. Jos ilmoitatte kyllä, avautuu lisäkohtia, joissa ilmoitatte lisätiedot. Koska Suomessa verojen ja sosiaaliturvamaksujen velvoitteiden rikkominen osoitetaan useimmissa tapauksissa muutoin kuin lainvoimaisella oikeudellisella tai hallinnollisella päätöksellä, ehdokasta tai tarjoajaa suositellaan täyttämään kohtaan Onko velvoitteiden rikkominen todettu muutoin kuin oikeudellisella tai hallinnollisella päätöksellä vastaukseksi Kyllä. Tämän lisäksi kohtaan Syötä kuvaus käytetyistä välineistä voi ilmoittaa, että Suomessa verojen tai sosiaaliturvamaksujen maksamatta jääminen osoitetaan verovelkatodistuksella. Jos III osan jaksossa B ilmoitetaan vastaukseksi Kyllä, ehdokas tai tarjoaja voi vielä ilmoittaa, onko se kuitenkin jo suorittanut maksut tai sopinut sitovasta järjestelystä maksamatta jääneiden verojen tai sosiaaliturvamaksujen maksamisesta.
14. III-osan C-jakso. Täytä tässä osiossa näkyvät kohdat järjestyksessä. 15. III osan D-jaksossa tarjoaja ilmoittaa, onko se tai sen johtohenkilö tai edustus-, päätös tai valvontavaltaa käyttävä henkilö rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu rikoslain 47 luvun 3 a :n mukaisesta kiskonnantapaisesta työsyrjinnästä.
16. Osassa IV, kohdissa A-D, tarjoaja ilmoittaa, täyttääkö se hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset. Täytä näkyvissä olevat kohdat järjestyksessä. Alla on muutamia esimerkkejä yleisimmin täytettävistä kohdista: A. Toimialarekisteriin merkitseminen: Suomessa kaupparekisteri B. Taloudellinen suhdeluku: Rating Alfa tai vastaava rating-luokitus Vastuuvakuutus C. Referenssit D. Laadunvarmistus ja ympäristökriteerit
17. V-osaan kelpuutettujen ehdokkaiden määrän vähentäminen annetaan vastaus VAIN jos kyseessä on RAJOITETTU MENETTELY. Siinäkin tapauksessa, katso ehdokkaiden vähentämistä koskevat menettelytavat tarjouspyynnöstä, ja varmista, että olet vastannut tarjouspyynnössä esitettyihin selvityspyyntöihin. 18. VI osa, loppulausumat. Halutessasi voit tulostaa täyttämäsi ESPD-lomakkeen, jolloin organisaationne voi allekirjoituksellaan vahvistaa lomakkeella annetut tiedot. Allekirjoitus ei ole kuitenkaan välttämätön. 19. Kun olet tarkastanut lomakkeen, että olet täyttänyt kaikki kohdat, voit joko 1) tulostaa tehdyn raportin tai 2) viedä sen taas xml-muotoon tiedostoksi. 20. Tulostaminen: paina Tulosta -painiketta. Sen jälkeen varsinainen tulostus pitää tehdä internet-selaimen tulostustoiminnolla. Jos käytössäsi on pdf-tulostus, voit tulostaa raportin myös pdf-muotoon ja liittää pdf-tiedoston tarjoukseen.
21. Jos haluat viedä lomakkeen xml-muotoon, paina Vie painiketta. Syntyy oletuksena tiedosto, jonka nimi on espd-response.xml. Tiedoston nimeä voit kuitenkin muokata. Näin luodun xml-tiedoston voit liittää osallistumishakemukseen. 22. Xml-tiedoston uudelleenkäytettävyys: Voit myös myöhemmin käyttää samaa xml-tiedostoa jossain muussa tarjouskilpailussa, jossa vaaditaan täyttämään ESPD-lomake. Silloin sinun ei tarvitse täyttää kaikkia kohtia uudelleen. Jos haluat käyttää tiedostoa uudelleen, ota silloin ko. tarjouspyynnöstä hankintayksikön liittämä xml-request-tiedosto, ja liitä se, sekä tässä tallentamasi oma xml-tiedostosi palvelun etusivulla Yhdistä kaksi yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa toiminnolla kuten alla: 23. Soveltuvuustodistusten tarkastus Hankintayksikkö tarkastaa kaikki soveltuvuutta osoittavat todistukset hankinnan voittajalta ennen hankintapäätöksen ja sopimuksen tekemistä sekä sopimuskauden aikana. Tarkastus tehdään mm. seuraavat rekisterit ja todistukset läpikäymällä. Kaupparekisteri Ennakkoperintälain mukainen ennakkoperintärekisteri ja työnantajarekisteri Arvonlisäverolain mukainen arvonlisäverovelvollisten rekisteri Sijoittumismaan lainsäädännön mukaisten verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksaminen Suomen lainsäädännön mukaisten verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkemaksujen maksaminen jos ehdokas tai tarjoaja on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja Rikosrekisteriote hankintadirektiivin 2014/24/EU poissulkuperusteiden toteamiseksi Tilinpäätöstiedot Suomen Asiakastiedon Rating Alfa raportti Ehdokas tai tarjoaja sitoutuu toimittamaan hankintayksikölle soveltuvuusvaatimuksia koskevat selvitykset ja todistukset hankintamenettelyn sekä sopimuskauden aikana.