LUOTTAMUKSELLINEN SIL 2020 STRATEGIA Viestintä v.1.0 14.10.2015 SIL2020 Strategia- ja Sääntömuutostyöryhmä
Table of Contents: 1 Yleistä... 3 1.1 Strategiaprosessi... 3 2 Tavoiteasettelu... 4 2.1 Strateginen tavoite... 4 2.2 Sisäinen viestintä... 5 2.2.1 Ulkoinen viestintä... 5 3 Toteutus... 6 3.1 Tavoiteasettelu ja toimenpiteet... 6 3.1.1 Yleistä... 6 3.1.2 Viestintäkanavat... 6 3.1.3 Sisäinen viestintä... 7 3.1.4 Ulkoinen viestintä... 7 3.2 Toiminnan organisointi... 8 3.2.1 Johtaminen... 8 3.2.2 Toteutus... 8 3.3 Tarvittavat suunnitelmat osa-alueittain... 9 3.3.1 Strategia... 9 3.3.2 Viestinnän kehittämis- ja toteutussuunnitelma... 9 3.3.3 Lajitoimikuntien toimintasuunnitelmat... 9 3.3.4 Muu dokumentaatio... 9 3.4 Toiminnan rahoitus ja resursointi... 9 4 Toteutusaikataulu... 10 2
1 Yleistä 1.1 Strategiaprosessi Suomen Ilmailuliiton strategia SIL2020 määrittelee Ilmailuliiton toiminnalle strategiset painopistealueet, näille tavoitteet sekä linjaa strategian, jolla tavoitteisiin päästään. Strategiaprosessi noudattaa vuosisykliä, jonka keskeiset kiintopisteet on esitetty vuosikellossa (Kuva 1.1). Strategian päivittäminen käynnistyy syyskokouksen jälkeen, jolloin analysoidaan voimassa olevan strategian toteutuminen, tehdään analyysin perusteella strategiasuunnittelu, laaditaan toimintamalli ja työn tuloksena päivittynyt strategia tuodaan vuosikokoukseen hyväksyttäväksi. Tämän jälkeen käynnistetään strategian toteutus, joka jatkuu keskeytyksettä aina siihen saakka, kun uusi päivitetty strategia astuu voimaan ja sen toteutus käynnistetään. Edunvalvonnan osalta noudatetaan SIL:n strategiavuosikelloa. Kuva 1.1: Strategian vuosikello 3
2 Tavoiteasettelu 2.1 Strateginen tavoite Viestintä on määritelty SIL 2020 strategian ensimmäiseksi painopistealueeksi. Toimivan organisaation näkökulmasta ei riitä, että organisaatio tuottaa palveluja ja lisäarvoa, elleivät organisaatioon kuuluva jäsenistö sekä intressiryhmät saa riittävää informaatiota organisaation toiminnasta. Ilman näkyvää, tehokasta ja avointa viestintää on mahdollista, että organisaatio koetaan hyödyttömäksi tai sen uskottavuus intressiryhmien suuntaan menetetään. SIL2020 -strategia asettaa viestinnän osalta strategiseksi päätavoitteeksi sen, että Suomen Ilmailuliitto tunnetaan sekä kansallisesti että kansainvälisesti. Tavoitetta on tarkennettu seuraavalla määrittelyllä: Suomen Ilmailuliitto tunnustetaan harraste- ja yleisilmailun kansallisesti tärkeimmäksi keskusjärjestöksi, Suomen Ilmailuliitolla on luottamukselliset ja hyvät suhteet intressiryhmiensä kanssa sekä hyvä maine yhteiskunnan jäsenenä. Suomen Ilmailuliitto mielletään oleelliseksi osaksi kansallista ilmailukulttuuria. Lisäksi pyritään SIL-brändin vakiinnuttamiseen, joka tarkoittaa liiton kokonaisvaltaisen tunnettuuden ja siihen liittyvien positiivisten mielleyhtymien kasvattamista. Tähän kokonaisuuteen kuuluu niin liitosta logon ja ulkoasun perusteella nouseva mielikuva, kuin myös liitosta puhuttaessa esiin nousevat mielleyhtymät. Kuva 2.1: Tiedottaminen on keskeinen osa organisaation toimintaa. Tiedottamisen avulla jäsenistölle ja muulle yleisölle kerrotaan siitä työstä, jota organisaatiossa tehdään. Kuvassa nuorten lennokkiharrastajien rakennusprojektin satoa. 4
2.2 Sisäinen viestintä Järjestön toiminnan kannalta on keskeistä, että jäsenistö pidetään ajan tasalla siitä, mitä järjestössä tapahtuu, esim. mitä liiton toimisto, hallitus, eri työryhmät ja lajitoimikunnat tekevät. Kun jäsenistö kokee ja ymmärtää, mitä heidän eteensä Ilmailuliitossa tehdään, on siihen kuuluminen mielekästä. Aktiivisella ja avoimella viestinnällä pyritään luomaan positiivinen kuva Suomen Ilmailuliiton toiminnasta. Omalta osaltaan lisäarvoa jäsenistölle pyritään tuottamaan säännöllisesti ilmestyvällä jäsenlehdellä, jonka keskeisin rooli on kertoa harrastuksen eri osaalueista ja tarjota lukijoilleen mielekäs tapa seurata ilmailualan kuulumisia. Vuorovaikutus jäsenistön ja liiton toimielinten välillä on myös keskeinen osa sisäistä viestintää. Jäsenistölle tulee tarjota helposti saavutettavia ja käytettäviä kanavia, joita kautta liiton toimisto, hallitus, lajitoimikunnat ja muut toimielimet ovat tavoitettavissa niin, että yksittäisen jäsenen yhteydenottoonkin voidaan reagoida riittävällä vasteajalla. Sisäisen viestinnän osalta tavoitteena on, että Suomen Ilmailuliiton jäsenet kokevat liittoon kuulumisen tarpeelliseksi, tuntevat sen arvot, strategian sekä sen tarjoamat palvelut. Näin jäsenistö pysyy ajan tasalla liiton toiminnasta ja toiminta tulee myös jäseniä osallistavammaksi 2.2.1 Ulkoinen viestintä Suomen Ilmailuliiton viestinnän strategisena päätavoitteena on kasvattaa järjestön tunnettuvuutta yhteiskunnassa. Kantaa ottamalla, keskusteluihin osallistumalla ja lausuntoja antamalla sekä yhteiskuntasuhteita hoitaen ja vaikuttajaviestintää tekemällä liitto pyrkii saavuttamaan vakuuttavan aseman kansallisena harraste- ja urheiluilmailun asiantuntijatahona, jonka sanomiset huomioidaan valtakunnan tasolla ilmailuaiheista keskusteltaessa. Ulkoinen viestintä voidaan jakaa kahteen osa-alueeseen: 1) Vaikuttajaviestintä. Päättäjiin vaikuttaminen on Ilmailuliiton yhteiskunnallisen aseman kannalta keskeinen tehtävä. Tavoitteeksi asetetaan, että kaikki yleis- ja harrasteilmailuun liittyvään yhteiskunnalliseen päätöksentekoon osallistuvat tahot mieltävät, että Suomen Ilmailuliitto jäsenkerhoineen edustaa kansallista harrasteilmailua ja on se taho, jolla on kansallisesti korkein asiantuntemus yleis- ja harrasteilmailuun liittyen. Tavoitteena on lisäksi, että liiton antamien lausuntojen painoarvo on erittäin korkea, ja että järjestö halutaan mukaan kansalliseen yleis- ja harrasteilmailun yhteiskunnalliseen päätöksentekoon mukaan. Tämä edellyttää, että Suomen Ilmailuliitto tunnetaan laajasti tärkeiden yhteiskunnallisten vaikuttajien ja intressiryhmien taholla. 2) Markkinointiviestintä. Markkinointiviestintä kattaa Ilmailuliitossa kaiken toiminnan, jolla pyritään tekemään järjestön toimintaa tunnetuksi. Sen osaksi käsitetään lajia ja liittoa koskevat julkaisut kuten Ilmailulehti ja esitteet, tapahtumien järjestäminen ja niihin osallistuminen sekä verkkosivujen ja -palveluiden ulkoasu. Myös liiton toimijoiden lausunnot ja läsnäolo medioissa tulee nähdä osana markkinointiviestintää ja järjestön imagoa. Markkinointiviestinnällä pyritään SIL-brändin vahvistamiseen. Brändin uudistaminen ja vakiinnuttaminen tulee nähdä strategiatyön yhtenä tärkeimmistä lopputuotteista. Ilmailuliitosta pyritään luomaan positiivinen ja asiantunteva yhteiskunnallinen vaikuttajajärjestö. 5
3 Toteutus 3.1 Tavoiteasettelu ja toimenpiteet 3.1.1 Yleistä SIL2020 -strategiassa viestinnän tehokkuus korostuu. Tämän seurauksena sähköisen viestinnän kanavien ja palvelujen roolia tulee korostaa. Perinteisen painetun Ilmailu-lehden rinnalle nousevat uudistuneet verkkosivut, jotka tarjoavat jäsenistölle lisäarvoa. Sivustolla voidaan julkaista usein päivittyvää tietoa, tuoreita uutisia sekä julkaisuja eri formaateissa, mm. videoita ja interaktiivista materiaalia. Viestinnän kannalta oleellista on myös avoimen keskustelun kulttuuri. Ilmailuliiton sisällä on pystyttävä keskustelemaan harrastukseen ja Ilmailuliiton toimintaan liittyvistä asioista, ja myös kriittinen palaute on tervetullutta. Säännöllinen kommunikaatio toimiston, toimikuntien, hallituksen ja jäsenistön välillä on osa SIL2020-strategian keskeisimpiä tavoitteita. 3.1.2 Viestintäkanavat Viestintäkanavat ovat työkaluja, joita Suomen Ilmailuliitto hyödyntää viestintästrategiansa toteuttamisessa. Verkkopalvelut. Verkkopalveluilla tuetaan toimiston työtä jäsenistön palvelussa. Verkkopalvelujen eräs näkyvimmistä osista on verkkosivusto. Verkkosivuilla voidaan julkaista Ilmailu-lehden näköisversiota tai tarjota lehden artikkelit luettavaksi jossain muussa formaatissa. Lisäksi verkkosivuilla julkaistaan myös muuta useammin päivittyvää materiaalia. Järjestöön ja sen toimintaan liittyvien uutisten, tiedotteiden ja informaation tulee olla pääosassa liiton verkkosivuja tarkasteltaessa. Verkkopalvelujen kehittämisen tulee olla joustavaa ja muista medioista riippumatonta. Ilmailuliitto pyrkii tarkoituksenmukaiseen ja jäsenistön tarpeet ensisijaisesti huomioivaan verkkosivustoon, jonka lähtökohdaksi asetetaan selkeys, ajantasaisuus ja käyttäjäystävällisyys. Ilmailu-lehti. ILMAILU-lehti on Suomen Ilmailuliiton jäsenistölle ja irtonumeroina suurelle yleisölle suunnattu yleis- ja harrasteilmailun ajankohtaisista asioista kertova julkaisu. Lehti tavoittaa suurimman osan Suomen harrasteilmailijoista ja on siten merkittävä tiedonvälityskanava muiden tiedonvälityskanavien rinnalla. Tavoitteena on edelleen kehittää lehteä sen suuntaiseksi, että se koetaan mielenkiintoisemmaksi ja että se olisi luettavampi. Tällä pyritään ilmailuharrastajia lukemaan yhä kiinnostuneemmin oman etujärjestönsä toimittamaa lehteä. Painettu lehti ilmestyy rajallisen määrän vuodessa, joka tarkoittaa, että lehti ei sovellu nopeimmaksi pääuutiskanavaksi liiton tiedotuksessa. Lisäksi lehden tuottamisen tulee olla kustannustehokasta, eikä se saa vaatia kohtuutonta osuutta Ilmailuliiton taloudellisista resursseista. Tästä Ilmailu -lehti jaetaan sekä painettuun että sähköiseen versioon. Painetun lehden ilmestymismäärä sopeutetaan taloudellisiin resursseihin. Sähköiseen versioon sekä sen rinnalla tarjottaviin verkkopalveluihin panostetaan aiempaa merkittävästi enemmän. Verkkopalveluilla tarjotaan tietoa monipuolisesti ja joustavasti resursseista riippuen. 6
Sosiaalinen media. Rakentamalla entistä aktiivisempia kanavia sosiaalisen median palveluihin liitto pyrkii vahvistamaan asemaansa aktiivisena ilmailun asiantuntijana. Ilmailuliiton presenssi sosiaalisessa mediassa kattaa vähintään palvelut, kuten Facebookin, Twitterin ja Instagramin. Uuden sukupolven kanavien kautta liiton viestinnällä pyritään tavoittamaan ja toteuttamaan myös perinteisten viestintäkanavien ulkopuolelle usein jääviä kohderyhmiä kuten lapsia ja nuoria. Myös uusien potentiaalisten jäsenten ja harrastajien aktivoiminen tulee nähdä liiton sosiaalisen median käytön tavoitteena. 3.1.3 Sisäinen viestintä Ilmailuliitto organisoi ja toteuttaa tehokkaan ja säännöllisen tiedotusjärjestelmän, jolla tarjotaan liiton toiminnasta keskeistä informaatiota jäsenistölle. Kohdassa 3.1.2 määriteltyjen viestintäkanavien lisäksi hyödynnettäviä viestintävälineitä ovat: - Säännölliset jäsenkirjeet - Sähköiset verkkopalvelut: o Liiton www-sivujen toteutus niin, että sivut ovat lukijaystävälliset ja järjestön toimintaan liittyvät uutiset selkeästi näkyvillä o Ilmailu-lehdelle luodaan omat sivut Lisäksi Ilmailuliitto organisoi ja toteuttaa tehokkaan viestintäkanavan jäsenistön suuntaan. Viestintäkanavan avulla jäsenistö saa yhteyden liiton keskeisiin toimijoihin, pystyy antamaan palautetta, esittämään kysymyksiä sekä laatimaan aloitteita: - Jäsenistölle järjestetään keskustelu- ja palautekanava, jossa esim. hallitus voisi aloittaa keskustelua jäsenistöstä nousseiden juttuaiheiden pohjalta, jonka jälkeen kaikki halukkaat voisivat liittyä keskustelemaan aiheesta - Suora yhteys toimistoon ja toimihenkilöihin - Yhteys lajitoimikuntiin - Yhteys SIL:n hallitukseen ja hallituksen alaisiin työryhmiin 3.1.4 Ulkoinen viestintä Suomen Ilmailuliitto organisoi toimielimiensä; toimiston, hallituksen, lajitoimikuntien, työryhmien ja jäsenkerhojen kautta tiedotuskanavan, jonka avulla tiedotetaan ja pidetään säännöllisesti yhteyttä niin kansallisiin kuin paikallisiinkin intressiryhmiin. Intressiryhmät ovat esim. valtion ja kuntien viranomaistahoja, poliittisia päätöksentekijöitä, yrityksiä, muita yhdistyksiä ja toimijoita jne. Tältä osin viestintä linkittyy vahvasti edunvalvontastrategiaan. Suomen Ilmailuliitto osallistuu aktiivisesti kansalliseen yleis- ja harrasteilmailuun liittyvään vuoropuheluun sekä tiedottaa tarvittaessa oma-aloitteisesti näkemyksistään julkisen median ja muiden kanavien kautta. (vrt. case Malmi) 7
3.2 Toiminnan organisointi 3.2.1 Johtaminen Suomen Ilmailuliiton viestintää ja tiedottamista johtaa ja siitä vastaa liiton toiminnanjohtaja, joka raportoi toiminnasta Ilmailuliiton hallitukselle. Toiminnanjohtaja toimii yhteistyössä Ilmailuliiton tiedottajan kanssa, joka vastaa viestinnän ja tiedottamisen käytännön toteuttamisesta sekä viestintästrategian jalkauttamisesta jäsenkerhojen suuntaan. Tiedottaja raportoi toiminnanjohtajalle. Ilmailulehden toteuttamisesta vastaa lehteä toimittavan organisaation päätoimittaja, joka raportoi toiminnasta Ilmailuliiton toiminnanjohtajalle (käytännöistä sovittava erikseen). 3.2.2 Toteutus Suomen Ilmailuliiton tiedottaja vastaa viestinnän ja tiedottamisen käytännön organisoinnista ja toteuttamisesta. Lisäksi tiedottaja vastaa siitä, että tiedotukseen liittyvä strateginen rooli tulee huomioiduksi Ilmailu-lehden toimituksessa, sekä siitä, että Ilmailuliiton toimisto tarjoaa omalta osaltaan lehden toimittamiseen tarvittavan materiaalin Ilmailu-lehden toimituksen käyttöön sovitun aikataulun puitteissa. Tiedottaja vastaa myös siitä, että jäsenkerhoilla on käytössään tarvittava materiaali ja tieto kentällä paikallisesti tapahtuvaan viestintään liittyen. Suomen Ilmailuliiton viestinnästä vastaava ja sitä toteuttava organisaatio on esitetty kuvassa Kuva 3.1. Kuva 3.1: Viestinnän organisointi ja toteutus SIL2020 strategian mukaan 8
3.3 Tarvittavat suunnitelmat osa-alueittain 3.3.1 Strategia Suomen Ilmailuliiton hallitus ja/tai hallituksen nimeämä työryhmä vastaa siitä, että Ilmailuliiton strategia on ajan tasalla ja vastaa toimintaympäristön ja tavoiteasettelun vaatimuksia. Strategia päivitetään vuosikellon mukaisesti (Kuva 1.1). 3.3.2 Viestinnän kehittämis- ja toteutussuunnitelma Liiton toimisto tuottaa yksityiskohtaisen suunnitelman viestinnän toteuttamisesta ja kehittämisestä osana vuosikellon mukaista suunnitteluprosessia. Suunnitelman toteuttamisesta vastaa liiton tiedottaja tai tiedotuksesta vastaava erikseen nimetty henkilö yhdessä toiminnanjohtajan kanssa. Suunnitelmassa kuvataan nykyinen tilanne sekä arvioidaan lähitulevaisuutta 3-5 vuoden päähän. Suunnitelma määrittelee viestintäkanavat ja keinot ja nimeää tärkeimmät kohderyhmät. Lisäksi analysoidaan vahvuudet ja heikkoudet sekä uhat ja mahdollisuudet (SWOT-analyysi) ja muodostetaan näiden perusteella tilannekuva. Tilannekuvan perusteella laaditaan toteutus- ja kehittämissuunnitelma, joka kuvaa tarvittavat toimenpiteet ja aikatauluttaa ne. Suunnitelma kuvaa myös toiminnan organisoinnin sekä esittää kustannusarvion suunnitelman toteuttamisesta. Näin rahoitustarve saadaan mukaan seuraavan jakson budjettiin. 3.3.3 Lajitoimikuntien toimintasuunnitelmat Lajitoimikunnat laativat toimintasuunnitelmansa niin, että niissä huomioidaan Suomen Ilmailuliiton voimassa oleva ja hyväksytty viestintästrategia. 3.3.4 Muu dokumentaatio 3.4 Toiminnan rahoitus ja resursointi Tiedottaja työskentelee Ilmailuliiton toimistossa palkattuna työntekijänä. Hänen palkkakustannuksistaan vastaa liiton toimisto budejetin mukaisesti. Jäsenpalvelujen suunnitteluun ja johtamiseen liittyvistä muista kuluista vastaa liiton toimisto erityisesti tähän tarkoitukseen budjetoiduista varoista. Lajitoimikunnat toimivat pääosin vapaaehtoisvoimin. Toiminnasta aiheutuvat suorat kulut, esim. matkakulut, katetaan lajitoimikunnan budjetista. Mikäli lajitoimikunta järjestää lajikohtaista tai muuta jäsenistölle suunnattua palvelua, toteutetaan se lajitoimikunnan budjetin puitteissa toimintasuunnitelman mukaan. Perusperiaattena kerhotoiminnan osalta on, että kerhot vastaavat omista kustannuksistaan. Suomen Ilmailuliitto pyrkii kuitenkin tukemaan kerhojen toimintaa tuottamalla mm. materiaalia kerhojen toiminnan tukemiseksi. Tämä materiaali sekä muut vastaavat kerhopalvelut tuotetaan SIL:n budjetin puitteissa. 9
4 Toteutusaikataulu Viestintä on järjestön kannalta eräs keskeisimpiä osa-alueita. Tästä syystä viestintää on pyritty tehostamaan erikseen valituilla toimenpiteillä, mm. Ilmailulehden uudistus, strategiaprosessin rinnalla. Keskeistä on toteuttaa yksityiskohtaiset suunnitelmat toiminnan kehittämisestä, tarjottavasta palvelusta ja sen organisoinnista. Tavoitteena on, että strategia toimii ja tuottaa näkyvää tulosta jo loppuvuodesta 2016 ja sen toteuttaminen on viety loppuun v. 2017 vuosikokoukseen mennessä. Kuva 4.1 esittää aikataulun viestintästrategian jalkauttamiseen. Kuva 4.1: Viestinnän aikataulutus ja toteutus SIL2020 strategian mukaan 10