Sisällysluettelo LASJOH, 25.10.2017 17:00, Esityslista 1-3 Esityslistan kansilehti (läsnäolijat)... 1-1 Esityslistan hyväksyminen... 2 10 Laskentapalveluiden johtokunnan kokousmenettely... 3 11 Ajankohtaiset asiat... 6 12 Laskentapalveluiden talousarvio 2018... 7 Liite: Laskentapalveluiden johtokunta 25.10.2017, liite 3/2017 laskentapalvelukeskuksen talousarvio 2018... 8 13 Laskentapalvelukeskuksen väistötilat... 10 14 Muut asiat... 11
-3, LASJOH 25.10.2017 17:00 Sivu 1 Kokousaika 25.10.2017 klo 17:00 Kokouksen päätöksentekotapa varsinainen kokous Kokouspaikka 203 Neuvotteluhuone Jäsenet Varajäsenet Pulli Atte pj Puranen Vesa Metsistö Matti 1. vpj Saarinen Ismo Lindberg Mikko 2. vpj Virta Timo Heininen Jaakko jäsen Inkinen Timo Hölsö Jaana jäsen Hörkkö Jaana Merivuori Marisa Tuulia jäsen Turpela Nina Mari Nikkonen Kari jäsen Mellanen Tapani Paaskunta Erkki jäsen Simelius Satu Ruottu Annina jäsen Nurminen Maria Tuokko Saila jäsen Mahkonen Beatriz Esittelijä Uuttu Merja laskentapäällikkö Muut osallistujat Pöytäkirjanpitäjä Tikakoski Vilma controller Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todetaan kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokouksen pöytäkirjantarkastajien valinta Valitaan kokoukselle kaksi pöytäkirjantarkastajaa.
-1, LASJOH 25.10.2017 17:00 Sivu 2 Esityslistan hyväksyminen Laskentapalveluiden johtokunta 25.10.2017 Esittely: Hallintosäännön 147 :n mukaan asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Hallintosäännön 148 :n mukaan toimielin voi esittelijän ehdotuksesta tai jäsenen ehdotuksesta, jota on kannatettu, ottaa enemmistöpäätöksellä käsiteltäväksi asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Valmistelija: Laskentapäällikkö Merja Uuttu, p. 050 314 6193 Laskentapäällikkö Merja Uuttu: Laskentapalveluiden johtokunta päättää, että asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä. Päätös:
10, LASJOH 25.10.2017 17:00 Sivu 3 Laskentapalveluiden johtokunnan kokousmenettely Laskentapalveluiden johtokunta 25.10.2017 Esittely: Kuntalain 98 :n ja Kaarinan kaupungin hallintosäännön 133 135 :t mahdollistavat toimielimen päätöksentekotavoiksi varsinaisen kokouksen, sähköisen kokouksen ja sähköisen päätöksentekomenettelyn. Tällä hetkellä tekniset edellytykset mahdollistavat ainoastaan perinteisen varsinaisen kokouksen. Hallintosäännön 136 :n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Kokouskutsu ja esityslista Hallintosäännön 137 :n mukaan kokouskutsu ja esityslista lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo oikeus tai velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti. Kaupunginhallituksen 18.4.2017 151 päätöksen mukaisesti 1.6.2017 alkavalla valtuustokaudella noudatetaan sähköisen kokouskäytännön periaatteita. Tavoitteena on edelleen laajentaa paperitonta kokoustyöskentelyä Kaarinan kaupungin eri luottamuselimissä. Kuntalain uudistamisen tavoitteena on ollut edistää sähköisten toimintatapojen hyödyntämistä. On luontevaa ja johdonmukaista, että Kaarinan kaupunki paperittoman kokouskäytännön edelläkävijänä edistää aktiivisesti kuntalain tavoitteita. Vuoden 2017 talousarviossa on tavoitteeksi asetettu, että kaikki luottamushenkilöt ovat sähköisen kokousmenettelyn piirissä. Kokouskäytäntö kaupungin eri toimielinten kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen, lautakuntien, toimikuntien, yksilöasioiden jaoston ja laskentapalveluiden johtokunnan sekä muiden vastaavien kokouksissa on ensisijaisesti sähköinen. Paperinen toimintatapa on poikkeus. Sähköiseen kokouskäytäntöön siirtyville kaupunginhallituksen päätöksessä erikseen mainituille luottamushenkilöille maksetaan sähköisen kokouskäytännön mahdollistavan työskentely ympäristön hankinnasta laskennallinen euromääräinen korvaus. Korvauksen maksamisen edellytyksenä on, että henkilö siirtyy käyttämään pelkästään sähköisiä esityslistoja kaikissa kaupungin toimielimissä, eikä hänelle enää toimiteta lainkaan paperista kokous tai muuta luottamushenkilötyöskentelyyn liittyvää materiaalia. Sähköisen käytännön valinneille esityslistat, kokousmateriaali ja muu mahdollinen luottamustehtävän hoitoon liittyvä aineisto toimitetaan sähköpostin välityksellä (joko liitetiedostona tai tiedostolinkkinä). Hallintosäännön 141 :n mukaan toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän
10, LASJOH 25.10.2017 17:00 Sivu 4 voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle. Kaupungin eri toimielinten kokouksissa on jäsenten ja esittelijöiden lisäksi läsnäolo ja puheoikeus kaupunginhallituksen puheenjohtajalla ja kaupunginjohtajalla. Palvelualuejohtajilla ja hallintopalveluiden toimialuejohtajalla on puheja läsnäolo oikeus palvelualueensa / toimialueensa toimielimien kokouksissa. Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolo ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Kaupunginhallitus voi määrätä hallintosäännön 143 :ssä ilmenevin rajoituksin toimielimiin edustajansa ja hänelle henkilökohtaisen varaedustajan, jolla on läsnäolo ja puhe oikeus toimielimen kokouksessa. Edustajaksi voidaan määrätä kaupunginhallituksen varsinainen jäsen. Varaedustajaksi voidaan määrätä kaupunginhallituksen varsinainen jäsen tai varajäsen. Pöytäkirjan tarkastaminen ja nähtäville asettaminen Hallintosäännön 157 :n mukaan pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti. Pöytäkirja tarkastetaan ensisijaisesti sähköisesti siten, että puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat ilmoittavat sähköpostitse hyväksyvänsä, että pöytäkirja on laadittu kokouksen kulun mukaisesti. Pöytäkirja allekirjoitetaan toimielimen seuraavan kokouksen yhteydessä. Hallintosäännön 158 :n mukaan kaupunginhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kaupungin verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 :ssä tarkemmin säädetään. Kuntalain 140 :n mukaan valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Kuntalain 140 :n 2 mom. mukaan viranhaltijapäätökset pidetään yleisesti nähtävänä, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi. Valmistelija: Controller Vilma Tikakoski, p. 050 373 2709 Laskentapäällikkö Merja Uuttu Laskentapalveluiden johtokunta päättää, että 1. johtokunnan kokoukset pidetään neuvotteluhuoneessa 203, ellei kokouskutsussa toisin mainita 2. johtokunnan kokouskutsu ja julkinen esityslista liitteineen lähetetään ensisijaisesti sähköisesti pääsääntöisesti kokousta edeltävänä perjantaina
10, LASJOH 25.10.2017 17:00 Sivu 5 Päätös 10: sähköpostin liitetiedostona tai linkkinä johtokunnan varsinaisille jäsenille, kaupunginvaltuuston ja hallituksen puheenjohtajalle, kaupunginjohtajalle sekä tiedotusvälineille. Lisäksi sähköinen esityslista liitteineen julkaistaan kaupungin internet sivuilla; 3. johtokunnan ei julkinen esityslista ja ei julkiset liitteet lähetetään johtokunnan varsinaisille jäsenille ensisijaisesti sähköisesti pääsääntöisesti kokousta edeltävänä perjantaina; 4. johtokunnan salassa pidettävien asioiden esityslista ja salassa pidettävät liitteet lähetetään ensisijaisesti sähköisesti lautakunnan varsinaisille jäsenille suojattua sähköpostiosoitetta käyttäen; 5. varsinaiset jäsenet ilmoittavat ensisijaisesti itse esteestä varajäsenelleen ja kokouksen sihteerille; 6. pöytäkirja tarkastetaan ensisijaisesti sähköisesti viimeistään päivää ennen pöytäkirjan nähtäville asettamispäivää. Pöytäkirja tarkastetaan sähköisesti siten, että puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat ilmoittavat sähköpostitse hyväksyvänsä, että pöytäkirja on laadittu kokouksen kulun mukaisesti. Pöytäkirja allekirjoitetaan toimielimen seuraavan kokouksen yhteydessä. 7. lautakunnan pöytäkirja pidetään tarkastamisen jälkeen yleisesti nähtävänä kaupungin kotisivuilla,
11, LASJOH 25.10.2017 17:00 Sivu 6 Ajankohtaiset asiat Laskentapalveluiden johtokunta 25.10.2017 Esittely: Johtokunnalle annetaan katsaus laskentapalvelukeskuksen ajankohtaisiin asioihin. Valmistelija: Laskentapäällikkö Merja Uuttu, p. 050 314 6193 Laskentapäällikkö Merja Uuttu Laskentapalveluiden johtokunta merkitsee annetun katsauksen tiedoksi. Päätös 11 :
12, LASJOH 25.10.2017 17:00 DA: 730/2017 Sivu 7 Laskentapalveluiden talousarvio 2018 DA: 730 /051/2017 Laskentapalveluiden johtokunta 25.10.2017 Esittely: Talousarvio on laadittu vuoden 2017 talousarvion periaatteilla. Talousarviossa on huomioitu arvio väistötiloista maksettaviin ulkoisiin vuokriin (60 000 euroa) sekä palvelukeskuksen toiminnan yhtenäistämiseen liittyvään kehittämistyöhön: lähinnä kunnan ja palvelukeskuksen toimintojen rajapintojen selvitystyö, suoriteperusteisen hinnoittelun määrittäminen ja uusien ohjelmistojen valintaprosessiin liittyvä määrittelytyö. Vuoden 2018 aikana palvelukeskuksen toiminta jatkuu käytännössä samoilla periaatteilla kuin aloitettaessa. Kuntien laskentapalvelut tuotetaan kuntien omilla ohjelmilla ja pääsääntöisesti aikaisemmin kunnassa toimineen henkilöstön voimin. Tämän vuoksi kuntalaskutuksen periaatteet säilyisivät myös ennallaan. Talousarvioesitys on liitteenä: Laskentapalvelukeskuksen talousarvioesitys 2018, liite 3/2017 Valmistelija: Laskentapäällikkö Merja Uuttu, p. 050 314 6193 Laskentapalveluiden johtokunta päättää 1. hyväksyä liitteen 3/2017 mukaisen ehdotuksen laskentapalvelukeskuksen vuoden 2018 talousarvioksi 2. tarkastella kuntalaskutusta puolivuosittain Päätös 12 :
12, LASJOH 25.10.2017 17:00 / Liite: Laskentapalveluiden johtokunta 25.10.2017, liite... Sivu 8 Talousarvio 2018 Kaarinan laskentapalvelukeskus (Kaari( ina, Lieto, Paimio, Sauvo) TALOUSARVIO 2018 TOIMINTASUUNNITELMA Vuoden 2016 aikana laskentapalvelujen yhdistämistä itäisten kuntien (Lieto, Kaarina,, Paimio ja Sauvo) kanssa selvitettiin ja sopimukseen päästiin loppuvuonna. Laskentapalvelukeskus aloitti 1.1.2017 vastuukuntamallilla, jossa Kaarina toimii vastuukuntana. Liedosta ja Paimiosta siirtyi Kaarinan kaupungille laskentapalveluihin18 henkilöä. Yhteistyösopimuksen mukaan toiminta muutetaan m osakeyhtiömalliin viimeistään 1.1.2019. Vuoden 2018 aikana toteutetaan hallittu siirtyminenn osakeyhtiömalliin ja uuden toimintamallin toteutus kunta-asiakkaiden palvelemiseksi. Strateginen tavoite ja kriittinen menestystekijä Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen/ Toimivat työskentelyketjut ja selkeät vastuusuhteet Tavoite Laskentapalvelukeskuksen hallittu siirtyminen vastuukuntamallista osakeyhtiömalliin. Valmistelutyö vuoden 2018 aikana. Mittarin tavoitearvo Osakeyhtiö aloittaa toimintansa 1.1.2019 ja hoitaa velvoitteensa osakkaina oleviin kunta-asiakkaisiin. TALOUSARVIO JA KUNTALASKUTUS Vuoden 2018 aikana palvelukeskuksen toiminta jatkuu käytännössä samoilla periaatteilla kuin aloitettaessa. Kuntien laskentapalvelut tuotetaan kuntien omillaa ohjelmilla ja pääsääntöisesti aikaisemmin kunnassa toimineen henkilöstön voimin. Tämän vuoksi kuntalaskutuksen periaatteet säilyisivät myös ennallaan. Eli kunnilta laskutetaan suorat henkilöstömenot sekä asukasluvun mukaan laskettu osuus johdon- ja kehittämisen kustannuksista. Erona vuoden 2017 laskutukseen olisi ainoastaan se, että vuonna 2018 laskutetaan kultakin kunnalta talousarvioon perustuva tasasumma kuukausittain. Vuoden 2017 laskutus on perustunut toteutuneiden palkkakustannusten laskutukseen sekä puolivuosittain laskutettaviin kehittämiskustannuksiin. Vuonna 2018 tarkistetaan toteutuneiden kustannusten ja talousarvion suhdetta puolen vuoden jälkeen ja sovitaan mahdollisista laskutuksen tarkistuksista erikseen. Varsinainenn suoritteisiin perustuva kuntalaskutus s otettaisiin käyttöön 1.1..2019, jolloinn laskentapalvelukeskuksella on käytössä yhtenäiset ohjelmat asiakaskuntien laskentapalvelujen hoitamiseen. Talousarvioo on laadittu vuoden 2017 talousarvion periaatteilla. Talousarviossa on huomioitu arvio väistötiloista maksettaviin ulkoisiin vuokriin (60 000 euroa) sekä palvelukeskuksen toiminnan yhtenäistämiseen liittyvään kehittämistyöhön: lähinnä kunnan ja palvelukeskuksen toimintojen rajapintojen selvitystyö-, suoriteperusteisen hinnoittelun määrittäminen ja uusien ohjelmistojen valintaprosessiin liittyvä määrittelytyö. Seuraavassa taulukossaa esitetään talousarvio 2018, vuoden 2017 talousarvioluvut sekä elokuun 2017 toteutuma euroina ja prosentteina alousarviosta. Lisäksi on havainnollistettu kuntien osuuksien jakoa. Liedon ja Paimion henkilöstökuluihin sisältyvät kuntien laskentapalvelutehtäviä hoitavien henkilöiden palkkauskulut, Sauvon osalta mukana on Paimion ja Sauvon, ennen laskentapalvelujen toiminnan aloittamista, tekemän sopimuksen mukainen osuus Sauvon palkkojen laskennasta. Henkilöstökuluihin on lisäksi laskettu asukasmäärän mukaan jaettu osuus laskentapäällikön ja kehityspäällikön henkilöstökuluista.
12, LASJOH 25.10.2017 17:00 / Liite: Laskentapalveluiden johtokunta 25.10.2017, liite... Sivu 9 Talousarvio 2018 TULOSLASKELMA Toimintatuotot Sisäiset liiketoimintatuotot Yhteistoimintakorvaukset kunnilta Muut toimintatuotot TA 2017 TOT 08/2017 tot/ta % TA 2018 KAARINA LIETO PAIMIO SAUVO 1 699 180 1 1500 326 67,77 % 1 713 820 960 057 438 576 276 171 39 016 948 030 6322 020 66,7 % 926 057 926 057 721 150 4955 188 68,7 % 753 763 438 576 276 171 39 016 30 00 00 222 987 76,66 % 34 000 34 000 Toimintakulut yhteensä 1 707 680 1 1533 079 67,5 % 1 713 702 959 939 438 576 276 171 39 016 Henkilöstökulut Palkat Henkilösivukulut 1 348 128 9366 347 69,5 % 1 292 5345 637 440 381 029 238 467 35 598 1 040 039 7233 689 69,66 % 982 149 468 469 298 775 186 990 27 915 308 089 2122 658 69,0 % 310 385 168 971 82 254 51 4777 7 683 Palvelujen ostot Aineet, tarvikkeet ja tavarat Vuokrat ja muut kulut 305 712 1777 778 58,2 % 299 328 233 328 38 396 24 186 3 418 18 500 5 460 29,5 % 22 5005 22 500 35 340 333 494 94,8 % 99 340 66 671 19 151 13 518 TOIMINTAKATE -8 500-22 753 32,4 % 118 118 0 0 0
13, LASJOH 25.10.2017 17:00 DA: 731/2017 Sivu 10 Laskentapalvelukeskuksen väistötilat DA: 731 /072/2017 Laskentapalveluiden johtokunta 25.10.2017 Esittely: Laskentapalvelukeskuksen tavoitteena on keskittää toiminnat yhteisiin tiloihin. Kaarinan virastotalossa, jossa Kaarinan kaupungin laskentapalvelut sijaitsevat, alkaa julkisivujen ja sisätilojen kunnostustyö, joten väistötiloja tarvitaan. Tässä yhteydessä on toiminnan kannalta järkevää keskittää kaikki laskentapalvelujen henkilöt yhteen. Tällöin pystytään paremmin hoitamaan myös sijaistuksia sekä yhteisiin ohjelmiin siirtymiseen liittyviä määrittely ja tallennustöitä sekä koulutuksia. Ulkopuolisiin vuokrattavana oleviin tiloihin on tutustuttu. Laskentapalveluista tutustumassa on ollut viiden henkilön ryhmä. Laskentapalvelukeskuksen muuttamiselle paras ajankohta tilinpäätösten ja muiden vuodenvaihteeseen kohdistuvien kiireiden vuoksi olisi marraskuun loppupuoli. Tutustumisen perusteella parhaaksi toimitilaksi soveltui Kaarinassa Pyhän Katariinantie 7:ssa sijaitsevat toimistotilat. Tilojen etuina ovat Kaarinan kaupungin rakentama kuituyhteys (edellinen vuokralainen oli Kaarinan kaupungin sosiaalitoimi), hyvä sisäilma, Kaarinan tietohallinnon läheisyys sekä kohtuulliset liikenneyhteydet Paimiosta ja Liedosta työssä käyville. Valmistelija: Laskentapäällikkö Merja Uuttu, p. 050 314 6193 Laskentapäällikkö Merja Uuttu Laskentapalveluiden johtokunta päättää, että Kaarinan laskentapalvelukeskukselle vuokrataan Kaarinassa Pyhän Katariinantie 7:ssä sijaitsevat toimistotilat 20.11.2017 alkaen 31.12.2018 saakka Päätös 13 :
14, LASJOH 25.10.2017 17:00 Sivu 11 Muut asiat Laskentapalveluiden johtokunta 25.10.2017 Päätös 14: