PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 16/2014 Aika: 9.11.2014 klo 12:00 Paikka: HO / Sillanpää Läsnä: Pekka Hassinen, kuraattori Olga Penkkilä, varapuheenjohtaja Jenni Rönkkö, sihteeri Laura Kylliäinen, taloudenhoitaja Teemu Laakso, toiminnanohjaaja Paula Talonen Juhani Takkunen Kari Tuominen Anna Zitting Poissa: Mari Teinilä Iina Jokilaakso 1. Avaus Kuraattori avasi kokouksen kello 12:40. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Työjärjestys Vuoden 2015 budjetin ensimmäinen käsittely siirrettiin kohdaksi 9. Hyväksyttiin esityslista (liite 1) muutoksin. 4. Edellisten kokousten pöytäkirjat (liitteet 1 ja 2) Hallituksen 14. kokouksessa käsiteltiin ehdotusta virkalijaohjesäännön muutokseksi Hälläpyörän päätoimittajan osalta muissa asioissa. Silloin todettiin, että muissa asioissa ei voida tehdä sääntömuutospäätöstä. Korjattiin asia 14. kokouksen pöytäkirjan kohdassa 19. Kokouksessa 15 asiaa käsiteltiin virheellisesti jo hyväksyttynä, joten muutosehdotus täytyy vielä tässä kokouksessa hyväksyä (kohta 13). Kokouksen 15 pöytäkirjan kohdan 8 viimeistä lausetta lyhennettiin.
Hyväksyttiin kokousten 14 ja 15 pöytäkirjat tehdyin muutoksin. 5. Ilmoitusasiat Kuraattori kertoi säätiön laatineen alustavan budjetin osakunnalle kesällä 2015 tulevalle remontille. Remontin alustavaan suunnitelmaan on tämän kuun aikana mahdollisuus ottaa kantaa, ja joulukuussa perustetaan virallinen remonttitoimikunta seuraamaan ja valvomaan remonttia osakunnan puolelta. Kuraattori ilmoitti myös, että ylimääräinen yleiskokous järjestetään tulevana torstaina 13.11., jolloin käsitellään ohjesääntömuutokset, joista hallitus tässä kokouksessa laatii esityksen. Sääntömuutokset tulisivat suureen marraskuun yleiskokoukseen toiseen käsittelyyn, ja niiden toivottavasti tultua hyväksytyiksi voitaisiin valita Hälläpyörän päätoimittaja muiden virkailijoiden muassa. Ilmoitetaan päätoimittajalle tästä. 6. Tehdyt edustusvierailut Olga Penkkilä oli KyO:n Rajanylityksessä. Pekka Hassinen, Jenni Rönkkö ja Olga Penkkilä olivat Lundissa Internordisk Studentmötessä, jossa edustajia oli kaikista pohjoismaista, paitsi Islannista, ja tapahtuman teemana oli hallitustyöskentely. Edustajat lähentyivät monien muiden pohjoismaisten opiskelijaorganisaatioiden toimijoiden kanssa. 7. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja ilmoitti, että osakunnan siivoustalkoot olivat kokousta edeltävänä päivänä. Hämäläis Osakunnan 361 vuosijuhlat ovat tulossa. 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja totesi asiansa olevan budjetti. 9. Budjetti 2015: ensimmäinen käsittely Budjettiehdotus käytiin läpi taloudenhoitajan johdolla.
Tuotot Jäsenmaksutuotoiksi ehdotettin 17 000 euroa, edellisinä vuosina se on ollut 18 000 euroa. Puhuttiin, että suhtaudutaan jäsenmaksutuottoihin varauksella ja todennäköisesti ei tulla ylittämään niitä. Päätettiin alustavasti budjetoida 17 000 euroa jäsenmaksutuottoihin. HYS:n toiminta ja projektiavustus on ilmoitettu. HYS:ltä saadaan myös 55 000 euroa historiateosavustusta. Muut tuotot eli paitamyynnin tuotot pidetään 800 eurossa, historiikin myynti saattaa tosin tuottaa tuloja varsinkin Riemujen yhteydessä. Osinkotuottoihin ja korkotuottoihin ei budjetoitu mitään, silä niistä ei odoteta saatavan mitään merkittäviä tuloja, koska osakunta omistaa enää vain PUP:n osakkeita. Valiokunnat Hallitus tarkasteli aluksi taulukkoa, johon taloudenhoitaja oli lisännyt valiokuntien määrärahahakemusten summat sekä omat arvionsa tietyistä kohdista. Kulttuurivaliokunta: Valiokunta ei vielä ollut sääntömääräisessä syyskokouksessa hyväksyttänyt määrärahahakemustaan, mutta sitä käsiteltiin todennäköisesti lopullisena versiona. Pohdittiin, pitäisikö poistaa Kulttuurivaliokunnan budjetin momentti Muut kulut, koska sitä ei ole käytetty moneen vuoteen. Budjetoitiin KuVK:lle 1400 euroa. Yleisvaliokunta: YVK hakee rahaa omaan momenttiinsa ja muihin hankintoihin, mutta päätettiin käsitellä ensin YVK:n omaa toimintaa koskeva hakemus. Hakemus katsottiin alustavasti hyväksi. Kesäpaikkatoiminnan erillisistä momenteista Kesäpaikkatoiminnan kulut ja Kesäpaikan korjauskulut ja hankinnat keskusteltiin ja pohdittiin, pitäisikö ne selkeyden vuoksi yhdistää. Haettuja summia pidettiin hyvinä, budjetoitiin YVK:lle 6500 euroa. Ulkoasiainvaliokunta: Hakemuksessa oli muutoksia viime vuoteen nähden. UAV:n muut kulut nostettiin 100 eurosta 500 euroon, koska anottu kohta Yhteismatka Uppsalaan tai Kaunasiin (400e) siirrettiin sinne. Kaikki eivät olleet lukeneet hakemusta, joten siirrettiin sen käsittely
myöhemmäksi kokoukseen. Juhla ja ohjelmavaliokunta: Hakemuskokonaisuudesta puuttui isännistön hakemus. Emännistön hakemus katsottiin hyväksi. JVK:n määrärahahakemuksesta keskusteltiin. Haettuja summia muokattiin pyöristämällä sopivasti ylös tai alaspäin. Hankintamomenttiin päätettiin laittaa 400 euroa, jos ei ole hankittu uusia kappakankaita ja 200, jos ne on jo hankittu (selvitetään ensi kokoukseen). Teeiltamomenttia ollaan viime vuosina nostettu inflaatiokoron mukaisesti. Hallituksella oli halua kannustaa teeiltatoimintaa, joten budjetoitiin teeiltamomenttiin 1300 euroa. JVK:lle budjetoitiin alustavasti 5050 euroa. Viestintävaliokunta: Hälläpyörän kokouskulut ja palkkiot momentista keskusteltiin ja haettu 600 euroa nähtiin hyvänä. Osakuntaesitteet on aiemmin budjetoitu VVK:n muihin kuluihin, nyt ne ovat momentissa Muut julkaisut, mikä nähtiin hyvänä. Hakemus nähtiin kokonaisuudessaan sopivana, VVK:lle budjetoitiin 7600 euroa. Liikuntavaliokunta: hakemusta ei oltu vielä hyväksytty LVK:n kokouksessa. Maanantaitarjoilujen haettu budjetti on yli puolet teeiltojen budjetista, ja keskusteltin alustavasti momentin pienentämisestä 600 euroon. Pohdittiin, pitäisikö liikunnanohjaajien palkkamomenttiin budjetoida enemmän rahaa, sillä momentti on pitkään ylittynyt. Nostettiin alustavasti Palkat momentti 550 euroon. LVK:lle päätettiin alustavasti budjetoida 3450 euroa. Koulutusvaliokunta: Hakemus ei ollut saavuttanut taloudenhoitajaa, mutta Olga Penkkilä kertoi hakemuksen sisällön. Maakuntatoimintaan eli pääasiassa abi infoihin kuluvasta rahasta keskusteltiin. Abi infot momentti mahdollisesti yhdistetään momenttiin maakuntatoiminta. Hakemusta pidettiin alustavasti hyvänä ja KoVK:lle budjetoitiin 2610 euroa. Kerhot Taidekerho: Kerholta ei ollut tullut määrärahahakemusta. Kerholle on kuitenkin ollut kysyntää jäsenten keskuudessa. Kuraattori ehdotti taidekerholle budjetoitavaksi 300 euron määrärahaa, hallitus hyväksyi alustavasti. Juristikerho: Kerhon hakemus nähtiin asianmukaisena. Kerho hakee korotettua määrärahaa
juhlavuoden johdosta. Budjetoitiin Juristikerholle 2400 euroa. Luontokerho: oli pyytänyt sadan euron korotusta entiseen määrärahaansa. Nähtiin hyvänä, budjetoitiin luontokerholle 300 euroa. HoRes: Kerhon hakemus oli 100 euroa korkeampi kuin edellisenä vuonna. Päätettiin budjetoida HoRes:ille 500 euroa. Pop klubben: Toiminnanohjaaja kertoi, että kerhon rahankäyttö on ollut luonteeltaan lähinnä spontaania, esimerkiksi korjauskuluja, minkä vuoksi perinteistä 560 euron määrärahahakemusta on ollut vaikea perustella. Pop klubben kerää jäsenmaksua. Ehdotettiin määrärahan pienentämistä 300 euroon, yllättävien kulujen sattuessa kerho tekisi jatkossa ytm hakemuksen. Juhani Takkunen sanoi kannattavansa vanhaa 560 euron määrärahaa, ja että määrärahahakemusten tekeminen esimerkiksi korjauskuluihin hidastaisi kerhon toimintaa. Päätettiin budjetoida Pop klubbenille alustavasti 300 euroa. SnookerHO: Kerho oli hakenut aikaisempaa enemmän määrärahaa erityisesti hankintoja varten. Päätettiin budjetoida 300 euroa. Viiniseura: Kerho ei ollut toimittanut hakemusta taloudenhoitajalle. Olga Penkkilä kertoi hakemuksen sisällön. Viiniseura hakee rahaa 25 vuotisjuhlaa varten. Päätettiin alustavasti budjetoida kerholle 700 euroa. Ompeluseura: Kerho pyytää korotusta aikaisempaan määrärahaansa ompelukoneiden huollon vuoksi. Hakemus nähtiin perusteltuna. Kuitenkin päätettiin budjetoida ompelukoneiden huoltoon haettu 350 euroa erilleen ompeluseuran määrärahasta, mahdollisesti osakunnan muihin kuluihin. Päätettiin alustavasti budjetoida ompeluseuralle 200 euroa. Näytelmäkerho: Määrärahahakemus ei ollut saavuttanut taloudenhoitajaa. Mimmikerho: Kerho haki kasvaneen toiminnan johdosta 150 euroa enemmän kuin edellisenä vuonna. Erittelystä keskusteltiin. Olga Penkkilä kertoi, että hakemusta ei oltu vielä hyväksytty
kerhon kokouksessa eikä ensi vuoden virkalijoista ole varmuutta. Mimmikerholle päätettiin alustavasti budjetoida 450 euroa ja pyytää hakemukseen tarkennuksia. Leffaklubi: Kerho haki samaa summaa kuin tälle vuodelle oli myönnetty, eli 200 euroa. Hakemusta pidettiin hyvänä, budjetoitiin leffaklubille 200 euroa. Pelikerho: Kerhon hakemusta ehdotettiin pyöristettäväksi alaspäin 400 euroon, ehdotus hyväksyttiin alustavasti. Kokkikerho: Kerhon määrärahahakemuksen oli puheenjohtajan estyttyä laatinut kerhon hallitusvastaava Kari Tuominen. Hakemus hyväksyttiin alustavasti ja budjetoitiin kokkikerholle 350 euroa. Äijäkerho: Kerhon hakemusta pidettiin oivallisena. Äijäkerholle budjetoitiin 450 euroa. Koirakerho: Kerho on suunnitellut lakkauttamistaan, eikä määrärahahakemusta oltu tehty ensi vuodelle. HOL: Määrärahahakemuksesta keskusteltiin. Palkat momentti oltiin laskettu indeksikorotuksella. Hallitusvastaava Paula Talonen pyytää tarkempaa selvitystä. HOS: Kerho haki pientä summaa palkoista erilliseen toimintaan. 300 euroa sai alustavasti kannatusta. Päätettiin keskustella palkoista erikseen sähköpostilla (viime vuoden hallituksen ehdotuksella se olisi 0 euroa, sillä kerho ei ole onnistunut osakuntalaisten jäsenten osuuden kasvattamisessa vaaditulla tavalla). HOT: Kerho haki 1000 euron määrärahaa. Siirrettiin keskustelu sähköpostilla käytäväksi. Bittikerho: Kerho haki erillistä rahaa fuksi ja koulutustoimintaan, joka olisi osakuntalaisten atk kouluttamista ja fuksiaisrastin kustannuksia varten. Päädyttiin myöntämään kerholle alustavasti 450 euron määräraha. Pidettiin lounastauko.
Hallintokulut Telekulut: kuraattori kyseenalaisti toimiston puhelimen tarpeen, sillä lankapuhelinliittymä on kallis. Budjetoitiin 2400 euroa. Toimistotarvikkeet: Logopapereiden tilaaminen voisi olla ajankohtaista, mikäli niiden määrä on vähäinen. Sihteeri lupasi tarkistaa niiden tilanteen. Tilintarkastus ja asianajokulut: Momentista ei tullut täydellistä arviota, sillä arviota testamenttiasiaa hoitavan juristin palkkiosta ensi vuonna ei vielä ole. Vakuutukset: Vakuutuksista pitäisi myös keskustella osakunnan taide mahdollisesti vakuutetaan laajamittaisesti ja kuten Paula Talonen sanoi, vakuutukset momentista voisi eritellä pakolliset henkilöstövakuutukset mahdollista muista vakuutuksista. Matkat: Keskusteltiin myös matkat momentin epämääräisyydestä: momentti on olemassa, mutta ei ole selvää, mitkä kaikki matkat kuuluvat sinne. Momentin voisi poistaa. Päätöstä ei tehty. Muut hallintokulut: Pohdittiin, voisiko momentin poistaa, sillä se ei ole ollut vuosiin käytössä. Kokouskulut: Kannatettiin kokouskuluihin budjetoitua summaa 2000 euroa taloudenhoitajan erittelyn mukaisesti. Huoneistokulut Sähkö: Juhani Takkunen huomautti, että tuleva remontti saattaa kasvattaa sähkönkulutusta. 13 500 euroa hyväksyttiin sähkökustannuksiin. Talouskulut: Todettiin, että hintojen nousua mattoja ja taloustarpeita toimittavalla yrityksellä on vaikea ennakoida. Päätettiin budjetoida talouskuluihin 8 400 euroa.
Vartiointi: Todettiin, että on hyvä varautua budjetissa neljään hälytysajoon vuoden aikana. Pitäydyttiin 3 000 eurossa. Taide: Taiteen konservointikulut ja tulevat taiteen arvomäärityskulut menevät tästä momentista. Budjetoitiin momenttiin 3 000 euroa. Jäsenmaksut yhdistykselle: Budjetoitiin 150 euroa. Vieraanvaraisuus ja huomionosoitukset Vieraanvaraisuus jäsenille: Taloudenhoitaja ehdotti nostoa 1 500 euroon. Ehdotus hyväksyttiin. Varsinainen toiminta Ilveshiihto: Hakemusta ei oltu tehty, päätettiin siirtää seuraavaan kokoukseen. Lynces Academici: Keskusteltiin siitä, voidaanko myöntää määrärahaa, jos kerho ei ole täyttänyt vaatimuksia muuttua osakunnan kerhoksi. Riemuylioppilasjuhlat: Laskettiin määrärahaa 1 400 euroon, sillä kutsuttavia on vähemmän kuin vuonna 2014. Vuosijuhla: Päätettiin siirtää päätös seuraavaan kokoukseen. Fuksisitsit: Päätettiin nostaa määräraha 200 euroon. Itsenäisyyspäiväsitsit: Päätettiin nostaa määräraha 200 euroon. Muut juhlat: Momentiin kuuluvat tulevat suursitsit ja kuraattorinvaihtokaronkka. Ei budjetoitu vielä mitään. Muut toiminnan kulut
Toimintakertomus: Todettiin, ettei toimintakertomuksia ole valmistunut viimeiseen kymmeneen vuoteen. Päätettiin toiveikkaasti budjetoida momenttiin 350 euroa. Palkat Palkat päätettiin pyöristää lähimpään kymmeneen euroon. Muut palkat: Ei budjetoitu tähän mitään. Esimerkiksi viime Pitojen tanssiohjaajan palkka otettiin Pitojen budjetista. Lomarahat: Paula Talonen sanoi, että juridisten väärinkäsitysten välttämiseksi virkalijoiden lomarahat voisi poistaa. Nykyisessä taloushallinnossa on epäselvää, ketkä virkalijat ovat työntekijöitä ja ketkä vain luottamustehtävässä, josta saa rahallista korvausta. Mikäli lomarahat poistettaisiin, nostettaisiin näiden virkalijoiden palkkoja 9%. Asiasta ei vielä tehty päätöstä. 10. Saapunut posti a. SatO kiittää kutsusta vuosijuhlaan (liite) 11. Saapuneet kutsut i. HYY:n vuosijuhla 26.11. (liite) Iina Jokilaakso oli ilmoittanut olevansa halukas lähtemään. Jenni Rönkkö ilmoitti olevansa kiinnostunut. Olga Penkkilä harkitsee. ii. Turun Savo Karjalaisen osakunnan seniorijuhlat 22.11. Ei nähty syytä osallistua. 12. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset (liite ) Anna Zitting kertoi kulttuurivaliokunnan puheenjohtajan pyytäneen aikataulua kerhojen ja valiokuntien deadlineista, esimerkiksi määrärahahakemusten hyväksyttämisestä kokouksissa. 13. Muutokset ohjesääntöihin
a. Hälläpyörän päätoimittaja koskevien muutosten hyväksyminen (liite) Muutosehdotuksesta oltiin keskusteltu ja se oltiin käytännössä hyväksytty, nyt hyväksyttiin virallisesti. Esitetään muutosta yleiskokoukselle. b. Huoneistomestarin ohjesäännön muutokset (liite) Muutosehdotus hyväksyttiin, viedään ehdotus yleiskokoukselle. 14. Ehdotus rajoittaa Key Toesin pääsyä F rappuun (liite) Juhani Takkunen oli aloittanut keskustelun sähköpostilistalla. Pop klubbenin bändi Key Toes sai alkuvuodesta luvan säilyttäää tavaroitaan toistaiseksi F rapussa, nyt päätettiin kehottaa heitä siirtämään kamansa pois marraskuun loppuun mennessä. 15. Muistion laatiminen sovituista asioista lakimiehen kanssa Muistion oli laatinut lakimies Ikonen. Siirrettiin muistion ja sovintoesityksen hyväksyminen sähköpostikokoukselle. Pohdittiin, onko yleiskokous antanut hallitukselle mandaatin hoitaa testamenttiasiaa. Jos valtuutusta ei olla vielä saatu, niin viedään asia ylimääräiselle yleiskokoukselle 13.11. 16. Ulkojäsenhakemukset a. Ulkojäsenhakemus (liite) b. Ulkojäsenhakemus (liite) Hyväksyttiin ulkojäsenhakemuksista ensimmäinen. 17. Määräraha anomukset a. Nettisivujen uudistaminen (vuodelle 2014) (liite) Sihteeri lisäsi, että myös opiskelijatyö on mahdollinen. Asiasta keskusteltiin, mutta asia päätettiin pöydätä. 18. Tilahakemukset Tilahakemuksia ei ollut tullut. 19. Muut asiat Muita asioita ei ilmennyt.
20. Kokouksesta tiedotettavat asiat Todettiin, ettei ilmennyt erityisiä tiedotettavia asioita, paitsi yleiskokoukseen tulevat sääntömuutokset. 21. Seuraava kokous Päätettiin seuraavaksi budjettikokoukseksi sunnuntai 23.11. kello 14 alkaen. 22. Kokouksen päättäminen Kuraattori päätti kokouksen kello 17:51. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Pekka Hassinen Kuraattori Jenni Rönkkö Sihteeri